Regulament de functionare din 19 iunie 2003

1.Comisia de autorizare a laboratoarelor de mediu (CA) funcţionează în cadrul Ministerului Apelor şi Protectiei Mediului (MAPM).

2.Cheltuielile materiale ale CA şi ale Secretariatului tehnic (ST) al acesteia sunt suportate din bugetul MAPM, iar cheltuielile pentru activitatea consultantilor, auditorilor şi a laboratoarelor de referinţa sunt suportate de laboratorul de mediu (LM) autorizat, pe bază de contracte, conform prevederilor legale.

3.Activitatea CA se desfăşoară în şedinţe lunare şi ori de cate ori este necesar. Inregistrarile şi activităţile curente sunt efectuate de ST care funcţionează în cadrul Directiei de autorizare şi atestare.

4.CA are în principal urmatoarele atribuţii:

a)stabileste sistemul propriu de functionare prin intocmirea unor proceduri şi instrucţiuni de lucru;

b)face propuneri pentru revizuirea procedurii de autorizare, a regulamentelor de functionare, a listelor de colaboratori şi a laboratoarelor de referinţa;

c)asigura functionarea corecta şi eficienta a sistemului de autorizare şi de supraveghere a LM autorizate, prin respectarea procedurii de autorizare, a regulamentului şi a instructiunilor proprii;

d)aproba, pe baza criteriilor inscrise în secţiunea A din anexa nr. 6 la ordin, solicitarile privind admiterea în corpul de auditori ai LM;

e)stabileste conducatorul echipelor de audit de evaluare şi de supraveghere;

f)urmareste efectuarea şi, dacă este cazul, participa la auditurile de evaluare sau de supraveghere;

g)verifica şi aproba criteriile de evaluare a LM şi documentele intocmite de echipele de auditori;

h)analizeaza şi decide acordarea sau respingerea autorizarii;

i)emite certificate de autorizare;

j)analizeaza şi decide suspendarea sau retragerea autorizarii;

k)primeste şi transmite spre analiza sesizarile şi observatiile cu privire la activitatea LM;

l)face anual o analiza a activităţii sale şi un raport către conducerea MAPM.

5.Atribuţiile ST al CA sunt:

a)înregistrează şi păstrează documentaţia întocmită în cursul procedurii de autorizare;

b)menţine la zi lista consultantilor tehnici, a auditorilor şi a laboratoarelor de referinţa;

c)menţine la zi Lista laboratoarelor de mediu autorizate pe care o face publică pe site-ul MAPM, informandu-i pe toţi factorii interesati despre stadiul autorizarii fiecarui LM.

6.Sedintele CA se desfăşoară în urmatoarele condiţii:

6.1.Sedintele CA au loc lunar la sediul MAPM; data sedintei se stabileste la sedinta precedenta în una din zilele primei saptamani ale fiecarei luni.

6.2.ST stabileste programul fiecarei şedinţe şi îl aduce la cunoştinţa fiecarui membru printr-o adresa de convocare, cu cel puţin 7 zile înainte de data adunarii.

6.3.Sedintele CA au loc în prezenta a trei pătrimi din numărul membrilor. Hotărârile în cadrul sedintelor se iau cu majoritate de voturi.

6.4.Un membru al ST participa la sedintele CA şi întocmeşte procesul-verbal al sedintei.

6.5.La sedintele la care se analizeaza acordarea autorizarii pot fi invitati sa participe un reprezentant al LM şi seful echipei de evaluare.

7.Instrucţiuni de lucru pentru Secretariatul tehnic

7.1.ST este responsabil de:

a)organizarea sedintelor CA;

b)pastrarea intregii documentaţii cu privire la LM autorizate;

c)efectuarea tuturor înregistrărilor referitoare la activitatea de autorizare;

d)stabilirea şi menţinerea legaturii cu LM, cu echipa de evaluare şi echipa de supraveghere;

e)furnizarea de informaţii privind procedura, condiţiile şi tarifele de autorizare;

f)verificarea efectuării de către LM a platii tarifelor de autorizare.

7.2.În cadrul procedurii de autorizare ST al CA intreprinde urmatoarele acţiuni:

7.2.1.În vederea iniţierii procedurii de autorizare, ST urmareste înscrierea pe site-ul MAPM a modelelor de formulare necesare pentru inscriere (cerere de autorizare, fisa de prezentare, lista masurarilor) şi furnizeaza LM interesate informaţii privind procedura, tarifele şi condiţiile de autorizare.

7.2.2.După intocmirea documentatiei, ST primeste de la LM solicitant documentele necesare autorizarii, le verifica şi face inregistrarile în Registrul de evidenta a cererilor de autorizare şi în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii. Dacă documentaţia nu este corect sau complet întocmită, ea este returnata în intregime pentru completari.

7.2.3.ST reprogramează analiza cererii în prima sedinta a CA şi în urma luării deciziei comunică LM hotărârea CA şi efectueaza urmatoarele activităţi pentru indeplinirea ei:

● în cazul începerii procedurii de evaluare:

a)ST ia legătură cu auditorul desemnat ca sef al echipei de evaluare şi îi comunică numirea sa de către CA;

b)ST primeste de la auditorul-sef componenta echipei de audit şi perioada programata pentru efectuarea auditului de evaluare, convenita cu LM, şi face inregistrarile în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii;

c)ST preda întreaga documentatie primita de la LM auditorului-sef, pe baza unei note de predare a documentatiei;

d)după efectuarea auditului de evaluare, ST primeste de la auditorul-sef urmatoarele documente:

–documentaţia tehnica a LM;

–Raportul de audit;

–Raportul de neconformitati;

–Planul de acţiuni corective (PAC);

–Fisa de evaluare a LM

şi reprogramează analiza LM în vederea autorizarii în urmatoarea sedinta a CA;

● în cazul acordarii autorizarii:

a)ST întocmeşte certificatul de autorizare, îl transmite spre semnare presedintelui CA şi îl înregistrează în Registrul laboratoarelor de mediu autorizate. Certificatul are stampila CA;

b)ST elibereaza certificatul de autorizare sub semnatura unui reprezentant al LM, după ce acesta a facut dovada achitarii către laboratorul de referinţa a tarifului de asistenţa tehnica pentru primul an;

c)rezultatele auditurilor de supraveghere programate şi ale altor verificări ale echipei de supraveghere, materializate în rapoarte de audit, rapoarte de neconformitate, situaţia indeplinirii PAC, fisele de evaluare şi alte documente rezultate în timpul supravegherii sunt transmise de către auditorul-sef ST, care face inregistrarile în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii şi, dacă este necesar, le reprogramează pentru analiza la urmatoarea sedinta a CA;

● în cazul respingerii autorizarii:

a)ST întocmeşte o nota scrisa prin care comunică LM decizia CA şi termenul de contestaţie;

b)în cazul existentei unor contestatii, acestea sunt înregistrate şi transmise pentru analiza Comisiei de apel;

c)după rezolvarea eventualelor contestatii, ST face inregistrarile în Registrul de evidenta a cererilor de autorizare şi în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii, preda LM documentaţia proprie şi inchide dosarul de autorizare pe care îl păstrează timp de un an în arhiva proprie;

● în cazul mentinerii, suspendarii sau ridicarii suspendarii autorizarii, ST întocmeşte o nota scrisa prin care comunică LM decizia de mentinere, respectiv de suspendare sau de ridicare a suspendarii, şi face inregistrarile în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii şi în Registrul laboratoarelor de mediu autorizate;

● în cazul retragerii autorizarii:

a)ST va actiona conform unei proceduri similare celei efectuate în cazul respingerii autorizarii, descrisa mai sus, dar va urmări sa primeasca de la LM certificatul de autorizare;

b)în cazul retragerii autorizarii numai pentru unele încercări, ST va retine vechiul certificat şi va întocmi un altul corespunzător domeniilor pentru care LM îşi păstrează autorizarea şi îl preda unui reprezentant al LM;

c)în cazul retragerii totale a autorizarii, ST va retine certificatul de autorizare şi va face inregistrarile în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii şi în Registrul laboratoarelor de mediu autorizate, va inchide şi va arhiva dosarul de autorizare; dosarul se va pastra în arhiva proprie timp de 2 ani;

● în cazul în care în cursul procesului de autorizare se constată că datele necesare luării deciziei sunt insuficiente, ST comunică auditorului-sef şi LM, prin nota scrisa, amanarea deciziei, cu menţionarea informaţiilor suplimentare solicitate de CA.

7.2.4.La modificarea statutului juridic al unui LM fără sa intervina modificari în organizare, sistemul calităţii, echipamente sau personal, LM va informa ST, care va informa CA şi va elibera un nou certificat de autorizare corespunzător noului statut.

7.2.5.ST va informa toţi clientii şi colaboratorii LM beneficiari ai analizelor de control al calităţii mediului despre acordarea, menţinerea, suspendarea sau retragerea autorizarii, atât la data obtinerii certificatului de autorizare, cat şi anual prin înscrierea pe pagina de web a MAPM a Listei laboratoarelor de mediu autorizate.

7.2.6.Dacă LM renunta la obtinerea autorizarii, poate solicita în scris CA intreruperea procedurii de autorizare. ST înregistrează cererea în Registrul de evidenta a cererilor de autorizare şi în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii. Documentele intocmite în cursul procesului de autorizare rămân în arhiva CA timp de un an. Plăţile efectuate până la data retragerii nu se restituie LM.

7.3.În cursul activităţii sale ST trebuie să intocmeasca, sa actualizeze şi sa pastreze urmatoarele documente cu înregistrări:

a)Registrul de evidenta a cererilor de autorizare;

b)fise de urmărire a stadiului autorizarii;

c)procese-verbale ale sedintelor CA;

d)rapoarte de audit, fise de evaluare;

e)Registrul laboratoarelor de mediu autorizate.

7.4.ST urmareste arhivarea şi pastrarea urmatoarelor documente:

7.4.1.documentaţii de autorizare (cererea şi documentaţia LM, documentele de audit şi fisele de urmărire a stadiului autorizarii) pentru solicitarile respinse - 1 an;

7.4.2.documentaţii de autorizare (cererea şi documentaţia LM, documentele de audit şi fisele de urmărire a stadiului autorizarii) anulate - 2 ani;

7.4.3.documentaţii de autorizare (cererea şi documentaţia LM, documentele de audit şi fisele de urmărire a stadiului autorizarii) după data expirarii valabilităţii certificatului - 2 ani;

7.4.4.procese-verbale ale sedintelor CA - 8 ani;

7.4.5.Registrul de evidenta a cererilor de autorizare - 8 ani;

7.4.6.Registrul laboratoarelor de mediu autorizate - 10 ani.