Acord multianual de finanţare din 2 februarie 2001

Notă *) Traducere.

Comisia Comunităţilor Europene, denumita în continuare Comisia, actionand pentru şi în numele Comunităţii Europene, denumita în continuare Comunitate, pe de o parte, şi Guvernul României, actionand pentru şi în numele României, denumit în continuare România, pe de altă parte, denumite în continuare părţi contractante,

întrucât:

1.un program special de preaderare pentru agricultura şi dezvoltare rurală, denumit în continuare SAPARD, care furnizează o contribuţie financiară a Comunităţii, a fost stabilit prin Reglementarea Comisiei (C.E.) nr. 1.268/1999 din 21 iunie 1999 privind suportul Comunităţii pentru măsurile de preaderare în domeniul agriculturii şi dezvoltării rurale în ţările candidate din centrul şi estul Europei în perioada de preaderare*1);

2.România este eligibilă să fie beneficiara în cadrul SAPARD;

3.România a aprobat un plan pentru agricultura şi dezvoltare rurală şi l-a prezentat ca program Comisiei pentru aprobare;

4.planul a fost aprobat ca program pentru agricultura şi dezvoltare rurală printr-o decizie luată în conformitate cu art. 4(5) din Reglementarea (C.E.) nr. 1.268/1999 în data de 12 decembrie 2000, este necesar să se stabilească condiţiile pentru execuţia Programului pentru agricultura şi dezvoltare rurală şi orice amendament la acesta în România;

5.Programul trebuie să fie executat pe o baza descentralizata urmând decizia Comisiei ce conferă managementul asistenţei unei agenţii în România, luată în conformitate cu art. 12(2) din Reglementarea Comisiei (C.E.) nr. 1.266/1999 din 21 iunie 1999 privind coordonarea ajutorului către ţările candidate în cadrul strategiei de preaderare şi care modifica Reglementarea Comisiei (C.E.) nr. 3.906/89*2),

adopta următorul acord:

*1) OJ L 161, 26 iunie 1999, p. 87.

*2) OJ L 161, 26 iunie 1999, p. 68.

Articolul 1Obiectiv

1.Acest acord stabileşte cadrul administrativ, legal şi tehnic conform căruia Programul pentru agricultura şi dezvoltare rurală, denumit în continuare Program, şi orice amendamente la acesta vor fi executate în România. Cu privire la respectarea acestui acord trebuie să se înţeleagă ca acesta include şi respectarea Programului, a acordului/acordurilor anual/anuale de finanţare şi a deciziei Comisiei la care face referire art. 3 paragraful 1 din secţiunea A din anexa.

2.România va asigura execuţia adecvată a Programului în România pe o baza descentralizata, în conformitate cu prevederile acestui acord.

3.În caz de conflict prevederile acestui acord vor prevala faţă de prevederile Programului.

Articolul 2Acordul anual de finanţare

1.După aprobarea de către Comisie a Programului şi încheierea prezentului acord un acord anual de finanţare va trebui să fie încheiat în fiecare an.

2.Angajamentul financiar al Comunităţii va fi stabilit în acordurile anuale de finanţare. Acestea sunt singurele instrumente care determina un angajament financiar din partea Comunităţii faţă de România. Fiecare acord anual de finanţare va stabili:

a)doar pentru anul respectiv angajamentul financiar maxim al Comunităţii pentru România şi perioada de valabilitate a acestui angajament;

b)acolo unde este cazul, amendamente la prevederile acestui acord.

3.Prin aderarea la Uniunea Europeană România va pierde dreptul la finanţare în cadrul Programului.

Articolul 3Inspecţie şi audit

1.Comisia şi Curtea de Conturi a Comunităţilor Europene, denumita în continuare Curtea de Conturi, vor avea dreptul, cu privire la execuţia Programului, sa trimită agenţi sau reprezentanţi autorizaţi pentru a îndeplini:

a)misiuni financiare, tehnice sau de auditare în România;

b)inspecţii legate de neregularităţi şi fraude.

Astfel de misiuni, auditari sau inspecţii pot implica în particular o examinare a sistemelor şi procedurilor, inspecţii la faţa locului asupra:

–proiectelor şi beneficiarilor; şi

–în particular cu referire la verificarea realităţii economice a ofertelor şi receptiilor, precum şi a certificatelor de origine, a furnizorilor de bunuri şi servicii către beneficiari cărora li s-a acordat asistenţa în cadrul Programului.

Comunitatea va anunta anticipat autorităţile din România despre aceste misiuni şi auditari.

2.România va păstra înregistrări şi bilanţuri adecvate pentru identificarea proiectelor şi, unde este cazul, a serviciilor finanţate de Program în conformitate cu procedurile contabile adecvate, luând în considerare cerinţele acestui acord.

Se va asigura ca agenţii sau reprezentanţii la care s-a făcut referire în paragraful 1 au dreptul sa inspecteze toată documentaţia relevanta, sistemele şi conturile aparţinând proiectelor şi, unde este cazul, serviciilor finanţate în cadrul Programului.

Se va asigura ca, nu mai târziu de data la care proiectele sunt selectate, toţi beneficiarii sunt informati cu privire la faptul ca agenţii sau reprezentanţii la care s-a făcut referire în paragraful 1 au dreptul de a realiza inspecţii la faţa locului.

3.România va furniza, la cererea agenţilor şi reprezentanţilor la care s-a făcut referire în paragraful 1, toate documentele şi informaţiile, inclusiv cele create sau inmagazinate pe suport electronic, legate de angajamentele şi cheltuielile finanţate în cadrul Programului, şi va lua măsurile necesare pentru a facilita munca agenţilor menţionaţi mai sus şi a reprezentanţilor Comunităţii în cadrul acestui acord.

Articolul 4Rezolvarea diferendelor

Diferendele dintre părţile contractante, legate de acest acord, vor fi rezolvate în conformitate cu secţiunea G din anexa.

Articolul 5Limba folosită

1.Orice comunicare între Comisie şi România, legată de acest acord, se va face în limba engleza.

2.România se va asigura ca pentru examinarea de către Comisie, la care se face referire în art. 3 paragraful 1 din secţiunea A din anexa, legislaţia naţionala relevanta, manualele cu proceduri scrise, liniile directoare, listele de verificări privind controlul standard, notificările administrative relevante, documentele şi formularele standard vor fi disponibile în limba engleza. În cazul în care este necesară documentaţie în alt scop decât cel de examinare, dar aceasta nu este disponibilă în limba engleza, România va asigura textele în limba engleza cu promptitudine, în urma unei cereri din partea Comisiei.

Articolul 6Rezilierea acordului

I. Comisia şi România vor monitoriza, în conformitate cu obligaţiile lor specifice, implementarea Programului în cadrul acestui acord. Fără a afecta drepturile şi obligaţiile care rezultă din acest acord, oricare dintre părţile contractante poate rezilia acest acord, dacă cealaltă parte nu reuşeşte să îşi îndeplinească oricare dintre obligaţiile sale referitoare la acest acord. În cazul în care una dintre părţile contractante detecteaza un astfel de esec, aceasta trebuie să înştiinţeze imediat cealaltă parte contractantă.

2.În cazul detectarii unei neconformităţi cu obligaţiile din acest acord, Comisia:

a)va notifica României cu privire la intentiile sale, cu justificarea (justificările) necesară; şi b) îşi rezerva dreptul cu privire la Program, dar fără a afecta deciziile la care se face referire în art. 11 şi 12 din secţiunea A din anexa:

(i)de a face corectii financiare împotriva României;

(îi) de a inceta transferul banilor spre România;

(iii)de a inceta preluarea oricărei noi obligaţii din partea Comunităţii; şi

(iv)dacă este cazul, de a rezilia acordul, cu efect din momentul în care a fost detectata prima data neconformitatea.

Articolul 7Condiţiile detaliate

Condiţiile detaliate privind executarea acestui acord sunt stabilite în anexa, după cum urmează:

Secţiunea A - Managementul financiar

Secţiunea B - Managementul, monitorizarea şi evaluarea Programului

Secţiunea CPrevederi generale

Secţiunea DDeclaraţiile de cheltuieli anuale şi trimestriale

Secţiunea E - Liniile directoare pentru Organismul de certificare

Secţiunea F - Textul legislaţiei Comunităţii, la care se face

referire în Reglementarea C.E. nr. 2.222/2000 privind

regulile financiare aplicabile SAPARD*3), adaptate

acestui acord

Secţiunea G - Rezolvarea diferendelor - SAPARD.

Anexa la acest acord face parte integrantă din acesta.

*3) OJ L 253, 7 octombrie 2000, p. 5.

Articolul 8Puncte de contact

Corespondenta privind orice aspect legat de scopul acestui acord, dacă este cazul menţionându-se numărul şi titlul Programului, va fi adresată astfel:

Pentru Comunitate:

Comisia Comunităţilor Europene

Direcţia generală pentru agricultura,

Unitatea SAPARD

Rue de la Loi, 200 B-1049 Bruxelles

Telefon: 00 32 2 2967 337

Fax: 00 32 2 29 51746

E-mail: agri-sapard@cec.eu.int

Pentru România:

Ministerul Integrării Europene

Str. Apolodor nr. 17, latura Nord, sectorul 5, Bucureşti

Telefon: 00 40 1 3011623

Fax: 00 40 1 3011626

E-mail: eugen.teodorovici@mie.ro

Articolul 9Intrarea în vigoare

Acest acord va intră în vigoare la data la care ambele părţi contractante îşi vor fi notificat reciproc îndeplinirea tuturor formalităţilor necesare pentru încheierea sa.

Articolul 10Semnare

Acest acord este elaborat în doua exemplare în limbile engleza şi română, doar textul în limba engleza fiind autentic.

Semnat la Bruxelles la 2 februarie 2001.

Pentru Comisia Comunităţilor Europene,

Franz Fischler,

membru al Comisiei Europene

Pentru România,

Hildegard Carola Puwak,

ministrul integrării europene

–coordonatorul naţional al asistenţei

Anexă

Secţiunea A MANAGEMENTUL FINANCIAR

Articolul 1Scop

Aceasta secţiune stabileşte prevederile financiare pentru execuţia Programului. Execuţia Programului trebuie să facă obiectul adoptării deciziei Comisiei care acorda managementul asistenţei unei agenţii şi în condiţiile contextului acelei decizii.

Articolul 2Definiţii

Pentru obiectivele acordului următoarele definiţii trebuie să fie aplicate:

a)Fondul Naţional înseamnă organismul numit de România şi aflat sub responsabilitatea responsabilului naţional cu autorizarea finanţării, care acţionează în calitate de Autoritate competenţa;

b)Autoritatea competenţa înseamnă organismul din România care:

(i)conferă, monitorizează şi retrage acreditarea Agenţiei SAPARD; şi

(îi) numeşte un organism de certificare;

c)Agenţia SAPARD înseamnă organismul stabilit de România care funcţionează sub responsabilitatea acesteia şi care îndeplineşte o funcţie de implementare şi o funcţie de plată. Doar o singura agenţie SAPARD poate fi acreditata în orice moment în România;

d)Organismul de certificare înseamnă organismul care este independent operational de Agenţia SAPARD şi stabileşte atestarea conturilor, raportează asupra sistemelor de management şi control şi verifica elementele de cofinantare;

e)contul euro SAPARD înseamnă contul deschis de responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, în numele României, aflat sub responsabilitatea acestora, într-o instituţie financiară sau la trezorerie, care este purtător de dobânda în condiţii comerciale normale, pentru a primi plăţile menţionate în art. 7 din aceasta secţiune, este utilizat exclusiv pentru tranzacţiile SAPARD, este menţinut în euro şi nu face obiectul nici unei taxe sau unui impozit;

f)anul financiar înseamnă anul calendaristic de la 1 ianuarie la 31 decembrie;

g)măsura înseamnă mijlocul prin care o prioritate este implementata, care permite proiectelor să fie cofinantate; unei măsuri i se aloca o contribuţie din partea Comunităţii şi a României, precum şi un set de sarcini specifice;

h)proiect înseamnă orice operaţiune întreprinsă de beneficiarul final în cadrul Programului;

i)beneficiar final înseamnă organizaţia publică sau privată care preia responsabilitatea realizării unui proiect;

j)contribuţia Comunităţii înseamnă partea cofinantata de Comunitate din cheltuielile publice totale eligibile efectuate în cadrul Programului;

k)cheltuieli publice înseamnă cheltuielile Comunităţii plus alte cheltuieli publice ale tuturor organismelor publice din România.

Articolul 3Conferirea managementului asistenţei

1.România va permite Comisiei sa verifice respectarea condiţiilor menţionate la pct. 1 şi 3 din secţiunea F, denumite în continuare în aceasta secţiune condiţiile, şi la art. 4, 5, 6 şi 14 din aceasta secţiune, înainte de luarea deciziei care conferă managementul asistenţei unei agenţii SAPARD.

Pentru stabilirea respectării condiţiilor şi a articolelor menţionate în primul subparagraf Comisia:

a)va examina procedurile şi structurile Fondului Naţional legate de implementarea Programului şi procedurile şi structurile Agenţiei SAPARD şi, dacă este cazul, procedurile şi structurile altor organisme cărora li s-au delegat sarcini în conformitate cu art. 4 paragraful 3, art. 5 paragraful 3 şi cu art. 6 paragraful 5 din aceasta secţiune;

b)va realiza verificări la faţa locului.

2.România va trebui să se asigure întotdeauna ca responsabilul naţional cu autorizarea finanţării din România poarta întreaga responsabilitate financiară şi obligaţia pentru fondurile primite din contribuţia Comunităţii. Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării va fi punctul de contact pentru informaţiile financiare transmise între Comisie şi România.

3.Decizia de a conferi managementul asistenţei unei agenţii SAPARD în România poate fi luată pe o baza provizorie, asigurându-se respectarea condiţiilor şi a articolelor la care se face referire în primul subparagraf al paragrafului 1.

Articolul 4Atribuţiile Autorităţii competente

1.România se va asigura ca înainte de acreditarea Agenţiei SAPARD Autoritatea competenţa trebuie să fie sigura ca aranjamentele administrative, contabile, de plată şi de control intern ale Agenţiei SAPARD oferă următoarele garanţii:

a)admisibilitatea cererilor şi respectarea acestui acord sunt verificate înainte de autorizarea plăţii;

b)angajamentele şi plăţile efectuate sunt înregistrate corect şi în întregime în conturi;

c)documentele necesare sunt transmise la momentul şi în formatul cerut;

d)eligibilitatea cererilor şi respectarea acestui acord sunt verificate înainte de semnarea contractelor cu beneficiarii şi de înregistrarea angajamentului.

Agenţia SAPARD trebuie să păstreze toată documentaţia care justifica plăţile efectuate şi documentele cu privire la efectuarea controalelor administrative şi fizice stabilite. Acolo unde documentaţia este păstrată de organismele responsabile pentru autorizarea cheltuielii, aceste organisme trebuie să transmită rapoarte Agenţiei SAPARD cu privire la numărul de verificări făcute, conţinutul acestora şi la acţiunile întreprinse ca urmare a rezultatelor acestor verificări.

2.România se va asigura ca decizia Autorităţii competente de a acredita Agenţia SAPARD este luată pe baza unei examinari care acoperă structurile şi procedurile privind aranjamentele la care se face referire în paragraful 1. Examinarea va include în special aranjamentele care au fost adoptate pentru a proteja interesele Comunităţii cu privire la tranzacţiile ce vor fi finanţate prin Program, ţinându-se seama de prevederile art. 5 şi 14 din aceasta secţiune, şi anume:

a)execuţia plăţilor;

b)protecţia trezoreriei;

c)securitatea computerelor;

d)menţinerea înregistrărilor contabile;

e)separarea îndatoririlor şi suficienta controalelor interne şi externe;

f)garanţiile de obţinut;

g)sumele de colectat;

h)selecţia proiectelor, ofertarea, contractarea;

i)respectarea regulilor de achiziţie.

3.Examinarea la care se face referire în paragraful 2 trebuie să fie facuta la standardele de audit internaţional acceptate.

Autoritatea competenţa poate delega conducerea examinării către alte organisme. În toate cazurile responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, în numele României, va purta întreaga răspundere.

4.Acreditarea poate fi oferită provizoriu pentru o perioadă care urmează să fie fixată în funcţie de seriozitatea problemei de care depinde implementarea oricăror schimbări în aranjamentele administrative sau contabile. În situaţiile în care este prevăzută o astfel de acreditare provizorie, trebuie să fie respectate prevederile art. 5 şi 14 din aceasta secţiune, în particular următoarele criterii:

(i)proceduri scrise;

(îi) separarea îndatoririlor;

(iii)aprobarea preproiectelor şi verificarea preplatilor;

(iv)procedurile de plată;

(v)procedurile de contabilitate;

(vi)securitatea computerelor;

(vii)audit intern şi, unde este cazul, prevederi pentru achiziţii publice.

5.Autoritatea competenţa trebuie să se asigure ca sistemul de contabilitate al Agenţiei SAPARD respecta standardele de contabilitate internaţional acceptate.

6.Dacă Autoritatea competenţa este sigura ca Agenţia SAPARD respecta toate cerinţele relevante, trebuie să înceapă acreditarea. În caz contrar trebuie să trimită Agenţiei SAPARD instrucţiunile legate de aranjamentele administrative şi de contabilitate şi, în particular, cele legate de orice condiţii cerute Agenţiei SAPARD care trebuie să fie îndeplinite înainte de acreditare.

7.Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării trebuie să comunice Comisiei următoarele particularităţi despre Agenţia SAPARD care îl acreditează sa îndeplinească sarcinile stabilite în art. 5:

a)denumirea şi statutul Agenţiei SAPARD;

b)condiţiile administrative, de contabilitate şi control intern în care sunt realizate plăţile legate de implementarea Programului;

c)actul acreditării care trebuie să constea într-o confirmare scrisă a faptului ca organismul respecta criteriile de acreditare şi, acolo unde este cazul, trebuie să stabilească instrucţiuni cu privire la schimbări şi la perioada;

d)informaţii cu privire la următoarele:

(i)responsabilităţile investite în ea;

(îi) alocarea responsabilităţilor între departamentele sale;

(iii)relaţiile sale cu alte organisme, publice sau private, care au, de asemenea, responsabilităţi în executarea măsurilor pentru care se fac cheltuieli în cadrul Programului;

(iv)procedurile prin care cererile beneficiarilor sunt primite, verificate şi validate şi prin care cheltuiala este autorizata, plătită şi contabilizata;

(v)previziunile pentru audit intern.

Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării trebuie să informeze Comisia în avans despre orice schimbări propuse la aceste particularităţi înainte ca ele să fie implementate.

8.România se va asigura ca Autoritatea competenţa monitorizează acreditarea şi, dacă se constata o neîndeplinire în respectarea oricărui criteriu stabilit în paragraful 4(i)-(vii) prin operaţiuni ale Agenţiei SAPARD, va retrage imediat acreditarea. Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării trebuie să informeze imediat Comisia.

Articolul 5Funcţiile de implementare şi de plată ale Agenţiei SAPARD

1.Funcţia de implementare a Agenţiei SAPARD va cuprinde:

a)primirea cererilor de finanţare şi publicarea termenilor şi condiţiilor de eligibilitate;

b)selectarea proiectelor, inclusiv cereri pentru prioritizarea criteriilor;

c)verificarea cererilor pentru aprobarea proiectelor pe baza termenilor şi condiţiilor de eligibilitate şi cu respectarea acestui acord, incluzând, dacă este cazul, prevederi cu privire la achiziţiile publice;

d)stabilirea de obligaţii contractuale în scris între Agenţia SAPARD şi beneficiari, incluzând informaţiile referitoare la posibile sancţiuni în cazul neconformitatii cu acele obligaţii şi, dacă este cazul, eliberarea aprobării pentru începerea lucrării;

e)realizarea de verificări pe teren pentru stabilirea eligibilităţii atât înainte, cat şi după aprobarea proiectului;

f)urmărirea activităţilor pentru a asigura progresul proiectelor ce sunt implementate;

g)raportarea progresului măsurilor ce sunt implementate pe baza indicatorilor;

h)asigurarea ca beneficiarul este informat cu privire la contribuţia Comunităţii la proiect.

2.Funcţia de plată a Agenţiei SAPARD trebuie să includă:

a)verificarea solicitărilor de plată;

b)realizarea de verificări pe teren pentru stabilirea eligibilităţii plăţii;

c)autorizarea plăţii;

d)executarea plăţii;

e)contabilitatea angajamentelor şi a plăţilor;

f)dacă este necesar, prin obligaţiile contractuale dintre Agenţia SAPARD şi beneficiar sau prin prevederile Programului, controale asupra beneficiarilor după plata ajutorului, pentru a se stabili dacă termenii şi condiţiile de eligibilitate ale ajutorului nerambursabil continua să fie respectate.

3.În cazul în care funcţiile de implementare şi de plată nu sunt îndeplinite într-o singura structura administrativă, Agenţia SAPARD le poate delega către alte părţi care asigura respectarea condiţiilor prevăzute la pct. 2.3.1-2.3.8 ale art. 14 din aceasta secţiune. În nici un caz funcţiile de executare a plăţilor şi funcţia de contabilizare a angajamentului şi plăţii, stabilite în art. 14 pct. 1.2 şi 1.3 din aceasta secţiune, nu pot fi delegate. Aprobarea proiectului, controalele pe teren şi procesele de plată trebuie să se bazeze pe o separare corespunzătoare a atribuţiilor.

4.România se va asigura ca orice schimbare propusă în aranjamentele de implementare sau de plată ale Agenţiei SAPARD după acreditarea sa este prezentată Comisiei de către Autoritatea competenţa pentru examinare înaintea implementarii.

5.România se va asigura ca, atunci când Agenţia SAPARD nu îndeplineşte, de asemenea, funcţiile de autoritate de management prevăzute la art. 2c) din secţiunea B, Agenţia SAPARD va comunică acelei autorităţi informaţiile necesare pentru ca aceasta să îşi îndeplinească funcţiile.

6.În ceea ce priveşte investiţiile în proiecte de infrastructura de un anumit tip, care generează de obicei venit net substanţial, Agenţia SAPARD va evalua, înainte de a intră în aranjamente contractuale cu un potenţial beneficiar, dacă proiectul este de acel tip. Când se poate ajunge la concluzia ca proiectul respectiv este de acel tip, Agenţia SAPARD se va asigura ca ajutorul public din toate sursele nu depăşeşte 50% din costul total eligibil.

7.În ceea ce priveşte investiţiile în proiecte, cu excepţia acelora în infrastructura de un tip care nu generează venit net substanţial, Agenţia SAPARD se va asigura ca acumularea ajutorului public acordat în cadrul Programului din toate sursele nu depăşeşte 50% din costul total eligibil al oricărui proiect. Măsurile pentru pregătirea personalului sunt considerate ca fiind capital uman şi nu sunt investiţii în sensul acestui paragraf.

Articolul 6Atribuţiile Organismului de certificare

1.România se va asigura ca atribuţiile Organismului de certificare vor cuprinde:

a)eliberarea unui certificat privind contul anual al Agenţiei SAPARD, precum şi pentru contul euro SAPARD, în ceea ce priveşte integralitatea, acuratetea şi veridicitatea acestor conturi;

b)raportarea anuală privind compatibilitatea sistemelor de management şi de control ale Agenţiei SAPARD referitor la capacitatea lor de a asigura conformitatea cheltuielilor cu prevederile art. 7 paragraful 1 din aceasta secţiune;

c)verificarea existenţei şi corectitudinii elementului de cofinantare naţional specificat în art. 8 paragraful 2 din aceasta secţiune.

2.Organismul de certificare trebuie să fie un departament sau un organism independent din punct de vedere operational faţă de Agenţia SAPARD şi care are o vocaţie tehnica potrivita.

3.Certificatul la care se face referire în paragraful 1 trebuie să se bazeze pe o examinare a procedurilor şi pe un esantion al tranzacţiilor. Trebuie sa acopere conformitatea plăţilor cu acest acord, în ceea ce priveşte capabilitatea structurilor administrative ale Agenţiei SAPARD şi ale Fondului Naţional de a asigura ca aceasta conformitate a fost verificata înainte ca plata sa fi fost facuta.

4.Raportul la care face referire paragraful 1b) trebuie să stabilească dacă:

a)procedurile Agenţiei SAPARD, în particular cele cu privire la criteriile şi funcţiile menţionate în art. 4, 5 şi 14 din aceasta secţiune, oferă suficiente garanţii ca operaţiunile desfăşurate de Program respecta acest acord şi ce recomandări au fost făcute pentru îmbunătăţirea sistemelor;

b)conturile anuale la care se face referire în art. 11 din aceasta secţiune sunt în concordanta cu registrele şi înregistrările Agenţiei SAPARD;

c)declaraţiile de cheltuieli prevăzute la art. 9 din aceasta secţiune şi în secţiunea D sunt înregistrări adevărate, complete şi clare ale operaţiunilor cuprinse în Program;

d)interesele financiare ale Comunităţii sunt protejate în mod corespunzător în ceea ce priveşte sumele ce trebuie să fie colectate şi, unde este cazul, garanţiile obţinute;

e)recomandările de imbunatatire a sistemelor, adresate Agenţiei SAPARD, au fost urmate;

f)orice tranzacţii neobisnuite sau dificultăţi tehnice au fost experimentate în ceea ce priveşte anul financiar în cauza;

g)orice modificare semnificativă a fost realizată de la ultimul raport de informare.

Raportul trebuie să fie însoţit de informaţii privind numărul şi calificarile personalului care efectuează auditul, munca realizată, numărul tranzacţiilor examinate, nivelul de materialitate şi încredere obţinut, privind orice slabiciune depistata şi recomandare facuta pentru imbunatatire şi privind operaţiunile Organismului de certificare şi ale celorlalte organisme de audit, din interiorul sau din exteriorul Agenţiei SAPARD, de la care s-a obţinut o parte sau întreaga siguranţa a Organismului de certificare în ceea ce priveşte chestiunile raportate.

5.Organismul de certificare îşi va conduce examinarea în conformitate cu standardele de audit internaţional acceptate şi cu liniile directoare stabilite în secţiunea E. Dacă organismul numit este Biroul naţional de audit sau un echivalent, acesta poate delega o parte sau toate atribuţiile de examinare specificate în paragraful 3, asigurând îndeplinirea efectivă a sarcinilor. Organismul de certificare poarta întreaga responsabilitate pentru sarcini în toate cazurile.

6.Verificările trebuie să fie efectuate atât în timpul, cat şi după sfârşitul fiecărui an financiar.

7.Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării trebuie să se asigure ca raportul Organismului de certificare asupra contului anual şi raportul de audit asupra constatărilor sale, la care se face referire în paragraful 1, specifică, în special dacă s-au obţinut suficiente asigurări, ca conturile care trebuie să fie transmise Comisiei sunt adevărate, complete şi clare şi ca procedurile de control intern au operat satisfăcător. Certificatul şi raportul trebuie să fie redactate până cel târziu la data de 15 aprilie a anului următor anului financiar în cauza şi comunicate de Autoritatea competenţa Comisiei cel târziu până la data de 30 aprilie. Comitetul de monitorizare la care se face referire în art. 7 din secţiunea B trebuie să primească o copie de pe raport.

Articolul 7Angajamentele şi plăţile de la Comisie

1.Doar asistenţa SAPARD, acordată în conformitate cu prevederile acestui acord, va face obiectul cofinanţării de către Comunitate.

2.Plăţile efectuate de Comisie din contribuţia Comunităţii vor fi făcute, în conformitate cu acordul/acordurile anual/anuale de finanţare la care se face referire în art. 2 din acest acord, în contul euro SAPARD şi vor arata ca verificările la care se face referire în art. 9 din aceasta secţiune nu indica nici o problemă. Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării trebuie să comunice Comisiei detaliile acestui cont, asa cum se arata în formularul D3 prezentat în secţiunea D.

3.Plăţile trebuie să fie făcute în contul primului angajament deschis.

Angajamentele din bugetul Comunităţii pentru România trebuie făcute în conturile Comunităţii, pe baza deciziei Comisiei prin care se autorizeaza semnarea fiecărui acord anual de finanţare.

Angajamentele trebuie, ca o regulă generală, să fie efectuate anual. Primul angajament în conturile Comisiei pentru România trebuie făcut atunci când este luată decizia Comisiei prin care se autorizeaza semnarea acordului anual de finanţare. Angajamentele ulterioare trebuie să fie efectuate în fiecare an prin decizia Comisiei prin care se autorizeaza semnarea acordului anual de finanţare. Fiecare angajament anual trebuie să fie stabilit în acordul anual de finanţare.

4.Comisia va dezangaja în mod automat:

a)întregul angajament ce priveşte orice an, dacă semnarea acordului anual de finanţare nu s-a realizat până la sfârşitul anului următor;

b)orice parte a unui angajament care nu a fost stabilit prin plata în cont sau pentru care nu s-a primit o cerere de plată conţinând toate elementele care să permită plata de către Comisie, în conformitate cu paragraful 6, până la sfârşitul celui de-al doilea an ulterior anului în care s-a făcut angajamentul.

5.Cu condiţia disponibilităţii alocării, Comisia va face o plata iniţială în avans în contul euro SAPARD. Aceasta plata, care poate fi facuta în mai mult de o transa, nu va depăşi 49% din angajamentul anual faţă de România, stabilit în primul acord anual de finanţare. Plata va fi facuta după adoptarea Programului, cu condiţia ca acreditarea Agenţiei SAPARD sa fi fost supusă deciziei specificate în art. 3 paragraful 1 din aceasta secţiune, şi după încheierea prezentului acord şi a primului acord anual de finanţare. Plata va fi rambursata în euro cu toate dobânzile acumulate dacă, în conformitate cu art. 9 din aceasta secţiune, nu este primită nici o cerere de plată acceptabilă de către Comisie în termen de 18 luni de la data acelei plati.

Dacă plata în avans este mai mica de 49%, cererile pot fi prezentate Comisiei pentru plati suplimentare în avans în limita generală, bazate pe declaraţiile de cheltuieli menţionate în art. 8 paragraful 1b) din aceasta secţiune, încă neonorate. Cu condiţia disponibilităţii alocării, Comisia va face plati ulterioare în avans care să reflecte aceasta necesitate anticipata.

În timpul derulării Programului responsabilul naţional cu autorizarea finanţării trebuie să utilizeze plata în avans doar pentru a plati contribuţia Comunităţii la cheltuiala, în conformitate cu acest acord. Toate dobânzile obţinute la plata în avans trebuie să fie utilizate în exclusivitate pentru Program.

6.Plăţile intermediare, altele decât cele în avans, trebuie să fie făcute de către Comisie pentru a rambursa cheltuiala plătită de fapt în cadrul Programului, astfel cum este atestat de responsabilul naţional cu autorizarea finanţării în conformitate cu art. 9 din aceasta secţiune. Astfel de plati trebuie să fie calculate şi făcute la nivelul măsurilor conţinute în planul financiar al Programului.

Acestea trebuie să fie supuse următoarelor condiţii:

a)ultimul raport anual de implementare datorat, care conţine informaţiile specificate în art. 8 paragraful 5 din secţiunea B, trebuie să fie înaintat Comisiei;

b)evaluarea intermediara la care se face referire în art. 10 din secţiunea B, acolo unde este cazul, trebuie să fie trimisa Comisiei;

c)cheltuiala pe măsura trebuie să fie în concordanta cu Programul, incluzând, acolo unde este cazul, flexibilitate între măsuri şi, în limitele contribuţiei Comunităţii, urmărind acordul anual de finanţare încheiat;

d)orice recomandări, astfel cum se specifică în art. 8 paragraful 3 din secţiunea B, trebuie să fi fost respectate într-o perioadă specificată sau, în cazul în care aceste recomandări au fost destinate sa remedieze erori serioase ale sistemului de monitorizare sau management, erori care submineaza managementul financiar al Programului, România sa fi comunicat motivele pentru care nu a fost întreprinsă nici o acţiune; orice cerere a Comisiei pentru acţiuni de corectare trebuie să fie respectata;

e)trebuie să se ţină seama de consecinţele financiare ale oricăror decizii luate în concordanta cu art. 11 şi 12 din aceasta secţiune.

f)furnizarea informaţiilor solicitate de Comisie, necesare pentru a clarifica orice elemente relevante privind cererile de plată.

România şi responsabilul naţional cu autorizarea finanţării trebuie să fie informati imediat de către Comisie dacă oricare dintre aceste condiţii nu este îndeplinită. Ei trebuie să ia măsurile necesare pentru a remedia situaţia înainte ca cererea de plată să fie acceptată.

7.Totalul combinat al plăţilor la care se face referire în paragrafele 5 şi 6 şi care sunt realizate cu privire la Program, înainte ca plata să fie facuta în conformitate cu paragraful 8, nu trebuie să depăşească 95% din angajamentul Comunităţii pentru Program.

8.Transa finala a Programului trebuie să fie plătită dacă:

a)responsabilul naţional cu autorizarea finanţării trimite Comisiei, în 6 luni de la termenul limita al plăţii stabilit în acordul anual de finanţare, o declaraţie de cheltuieli certificată, efectuate în conformitate cu art. 9 din aceasta secţiune;

b)raportul final de implementare a fost trimis şi aprobat de către Comisie;

c)a fost adoptată decizia la care se face referire în art. 11 şi 12 din aceasta secţiune.

Articolul 8Plăţile de la Agenţia SAPARD

1.România se va asigura ca plăţile de la Agenţia SAPARD către beneficiar:

a)sunt făcute în moneda naţionala şi sunt debitate corespunzător în contul euro SAPARD. Ordinul (ordinele) de plată către beneficiar (beneficiari) sau către delegaţii săi (lor) va fi eliberat (vor fi eliberate), ca regula generală, în 5 zile de la aceasta debitare;

b)sunt bazate pe declaraţiile de cheltuieli făcute de beneficiar, evidentiate prin facturile originale primite sau prin alte documente justificative, dacă, conform Programului, asistenţa nu este o funcţie de cheltuiala. Astfel de declaraţii vor include doar cheltuieli sau, în cazul în care asistenţa nu este o funcţie de cheltuiala, evenimente care au avut loc nu mai devreme de data la care a fost încheiat contractul prin care solicitantul devine beneficiar în cadrul Programului pentru proiectul respectiv, cu excepţia celor ce privesc studiile de fezabilitate şi altele legate de acestea, dar în nici un caz nu se vor referi la proiectele selectate, contractele încheiate de către sau în numele Agenţiei SAPARD şi beneficiari, cheltuiala plătită mai devreme de data specificată în decizia Comisiei la care se face referire în art. 3 paragraful 1 din aceasta secţiune. Dacă facturile originale sau alte documente justificative la care se face referire în acest subparagraf nu sunt reţinute de Agenţia SAPARD după primire, aceasta se va asigura ca se vor face copii şi se vor face aranjamente pentru ca originalele să poată fi consultate cu ocazia auditului şi inspecţiei.

2.Agenţia SAPARD se va asigura ca contribuţia Comunităţii va fi realizată simultan cu cheltuiala publică de la toate organismele publice. Totuşi, în cazul beneficiarilor din sectorul public contribuţia Comunităţii poate fi facuta mai târziu decât cea de la alte organisme publice. În nici un caz contribuţia Comunităţii nu va fi facuta înainte de contribuţia altor organisme publice din România.

3.Agenţia SAPARD se va asigura ca cheltuiala publică totală a tuturor organismelor publice din România pentru fiecare măsura şi proiect este identificabila la nivelul Agenţiei SAPARD.

4.Agenţia SAPARD va păstra înregistrări ale fiecărei plati, care trebuie să cuprindă cel puţin următoarele informaţii:

a)suma în moneda naţionala;

b)suma corespunzătoare în euro.

Proportiile contribuţiilor naţionale şi ale Comunităţii în cheltuiala publică şi ale cheltuielii totale publice în costul total eligibil trebuie să fie determinate în moneda naţionala.

5.Agenţia SAPARD se va asigura ca orice suma care a fost plătită inadecvat în plus faţă de suma datorată, care a fost semnalata şi care a fost incorporată în declaraţiile de cheltuieli evidentiate în contul euro SAPARD va fi înregistrată în termen de 5 zile în contul euro SAPARD şi va fi dedusă din următoarea cerere de plată către Comisie, la care se face referire în art. 9 din aceasta secţiune.

6.Agenţia SAPARD va asigura o tratare în timp util a cererilor de plată de la beneficiari. În cazul în care intervalul dintre primirea documentaţiei justificative necesare pentru plata şi eliberarea ordinului de plată depăşeşte 3 luni, cofinantarea comunitara poate fi redusă.

Articolul 9Cererea de plată de la Comunitate

1.Agenţia SAPARD va prezenta trimestrial Comisiei cereri de plată, în conformitate cu formularul D1 prezentat în secţiunea D, semnate, certificate şi transmise de responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, în numele României, în decurs de o luna de la sfârşitul fiecărui trimestru. Totuşi cereri suplimentare pot fi prezentate doar dacă se justifica pe baza riscului soldului net al contului euro SAPARD de a fi epuizat înainte de transmiterea următoarei cereri trimestriale.

2.Comisia va verifica cererile de plată ţinând seama de prevederile art. 7 din aceasta secţiune.

3.Cheltuiala declarata în cererile de plată va fi rambursata de către Comisie în termen de doua luni de la primirea unei cereri de plată acceptabile, cu condiţia ca:

a)verificările specificate în art. 7 paragraful 6 şi, unde este cazul, în art. 7 paragraful 8 din aceasta secţiune sa nu fi indicat nici o problemă;

b)sa nu fi fost decisa nici o suspendare a plăţilor în ceea ce priveşte măsura/măsurile care este/sunt subiectul cererii în cauza;

c)sa existe disponibilitatea alocării.

Articolul 10Rata de schimb şi dobânda

1.România se va asigura ca rata de schimb înregistrată pentru conversia dintre euro şi moneda naţionala este, pentru România, publicată de Banca Centrala Europeană pe pagina sa de web la ora 14,15 C.E.T.:

a)pentru plăţile de la Agenţia SAPARD, rata din penultima zi lucrătoare la Comisie în luna precedenta lunii în care cheltuiala a fost înregistrată în conturile Agenţiei SAPARD. Data la care este emis ordinul de plată către beneficiar sau către reprezentanţii acestuia trebuie să fie data specificată în conturi;

b)pentru plati necuvenite de către Agenţia SAPARD, rata penultimei zile lucrătoare la Comisie din luna precedenta lunii în care plata necuvenita a fost observata pentru prima oara;

c)pentru sumele fixate prin decizia de lichidare a conturilor şi prin deciziile de lichidare referitoare la conformitate, rata penultimei zile lucrătoare la Comisie din luna precedenta lunii în care a fost luată decizia;

d)pentru datoriile recuperate în conformitate cu art. 14 pct. 2.8 din aceasta secţiune, rata penultimei zile lucrătoare la Comisie din luna precedenta lunii în care a fost recuperată datoria;

e)pentru neregularităţi recuperate în conformitate cu art. 13 din aceasta secţiune, rata penultimei zile lucrătoare la Comisie din luna precedenta lunii în care suma a fost recuperată;

f)pentru dobânzi obţinute în contul (conturile) Agenţiei SAPARD, rata zilei în care dobânda a fost creditata în cont şi care trebuie să fie cel puţin lunară.

În cazul în care rata pentru o anumită zi nu este publicată, va fi utilizata rata publicată în cea mai recenta zi lucrătoare anterioară.

2.În cazul în care limitele de timp în deciziile luate conform art. 11 şi 12 din aceasta secţiune nu sunt respectate, orice suma restanta va genera dobânda la o rata egala cu rata Euribor pentru depozite de 3 luni, publicată de Banca Centrala Europeană, plus 1,5%. Acea rata va fi media lunară a lunii în care acele decizii specificate au fost luate.

3.România se va asigura ca dobânda realizată în contul euro SAPARD va fi utilizata exclusiv pentru Program. Conturile legate de fondurile SAPARD şi deschise de Agenţia SAPARD vor fi purtătoare de dobânda în condiţii comerciale normale. Dobânzile obţinute în aceste conturi atribuibile contribuţiei comunitare vor fi, de asemenea, utilizate exclusiv pentru Program şi nu vor constitui obiectul nici unor taxe sau impozite. Toate dobânzile atribuibile contribuţiei Comunităţii trebuie să fie adăugate sumelor incluse în acordurile anuale de finanţare şi trebuie să fie considerate ca fiind o contribuţie suplimentară a Comunităţii. Modificările corespunzătoare ale Programului vor trebui să fie făcute în conformitate cu art. 7 din secţiunea B.

Articolul 11Decizia de lichidare a conturilor

1.România se va asigura ca responsabilul naţional cu autorizarea finanţării trimite Comisiei, cel târziu până la data de 30 septembrie a anului următor anului financiar de referinţa, conturile anuale ale Agenţiei SAPARD, însoţite de informaţiile la cerere, la care se face referire în art. 6 paragraful 1 din aceasta secţiune, cu privire la Agenţia SAPARD şi Fondul Naţional şi în legătură cu tranzacţiile finanţate în cadrul Programului.

2.Conturile la care se face referire în paragraful 1 trebuie să fie trimise utilizându-se formularul D2 prezentat în secţiunea D.

3.Cheltuiala declarata pentru o anumită luna trebuie să fie legată de plăţile făcute, mai puţin orice încasări.

Data justificativă pentru plati trebuie să fie data la care Agenţia SAPARD a trimis ordinul de plată către o instituţie financiară sau beneficiar ori către reprezentanţii lor. Data justificativă pentru primire trebuie să fie data la care suma a fost înregistrată în cont.

Cheltuiala declarata poate include corectii la datele raportate pentru luna precedenta în acelaşi an financiar.

Pentru un anumit an financiar trebuie să fie luate în considerare toate tranzacţiile înregistrate în conturile Agenţiei SAPARD în acel an.

4.Atunci când plăţile datorate în cadrul Programului sunt afectate de cereri, acestea trebuie să fie considerate ca au fost făcute în întregime în înţelesul primului subparagraf al paragrafului 3:

–la data plăţii sumei încă datorate beneficiarului, dacă cererea este mai mica decât cheltuiala stabilită;

–la data stabilirii cheltuielii, dacă cea din urma este mai mica sau egala cu cererea.

5.Ordinele de plată neexecutate şi plăţile debitate în cont şi apoi recreditate trebuie să fie evidentiate în formularul D2 ca deduceri din cheltuiala cu privire la luna în cursul căreia esecul execuţiei sau anularea este raportată Agenţiei SAPARD.

6.Comisia, până cel târziu la data de 30 septembrie a anului următor anului financiar în cauza, pe baza informaţiilor la care se face referire în paragraful 1, va lua o decizie de lichidare a contului Agenţiei SAPARD, denumita în continuare decizie de lichidare a conturilor.

Decizia de lichidare a conturilor trebuie să asigure integralitatea, acuratetea şi veridicitatea conturilor prezentate şi nu va afecta adoptarea unei decizii ulterioare de lichidare a conturilor, conform art. 12 din aceasta secţiune.

Decizia de lichidare a conturilor va acoperi, de asemenea, lichidarea contului euro SAPARD şi sumele ce urmează să fie creditate în acest cont în conformitate cu art. 13 paragraful 2 şi cu art. 14 pct. 2.8 din aceasta secţiune.

7.Comisia va comunică României rezultatele verificărilor sale privind informaţiile furnizate, împreună cu orice amendamente pe care le propune, cel târziu până la data de 15 iulie a anului următor celui financiar de referinţa. Dacă din motive atribuite României Comisia nu poate să lichideze conturile României cel târziu până la data de 30 septembrie, Comisia va notifica României examinarile ulterioare pe care îşi propune să le realizeze.

8.Suma fixată prin decizia de lichidare a conturilor va fi în mod normal adăugată sau dedusă din una dintre plăţile ulterioare de la Comisie către România. În orice caz, în situaţiile în care suma ce urmează să fie dedusă, fixată prin decizia de lichidare a conturilor, depăşeşte nivelul plăţilor ulterioare posibile, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, în numele României, trebuie să asigure ca suma neacoperita de balanţa va fi creditata în euro către Comisie în termen de doua luni de la notificarea deciziei. Comisia poate, după caz, sa decidă ca orice suma ce urmează să fie creditata va fi compensata cu plăţile ce trebuie făcute de Comisie către România prin orice instrument comunitar.

Articolul 12Decizia de lichidare referitoare la conformitate

1.Comisia va lua o decizie, denumita în continuare decizie de lichidare referitoare la conformitate, prin care decide ca o cheltuiala este exclusa de la cofinantarea Comunităţii atunci când constata ca aceasta cheltuiala nu a fost efectuată în conformitate cu acest acord.

2.Atunci când, ca rezultat al unei examinari, Comisia considera ca aceasta cheltuiala nu a fost efectuată în conformitate cu acest acord, va notifica în scris responsabilului naţional cu autorizarea finanţării, înainte ca o decizie de lichidare referitoare la conformitate să fie luată, rezultatele verificărilor sale şi va indica acţiunile de corectie ce trebuie întreprinse pentru a se asigura conformitatea viitoare. Comunicarea trebuie să se refere, acolo unde este cazul, la articolele relevante din acest acord, la Program, la decizia la care se face referire în art. 3 paragraful 1 din aceasta secţiune şi la acordul/acordurile anual/anuale de finanţare.

3.Responsabilul naţional cu autorizarea finanţării va da un răspuns în scris în termen de doua luni, iar Comisia, în consecinţa, poate să îşi modifice poziţia. În cazuri justificate Comisia poate fi de acord cu extinderea perioadei de răspuns.

După expirarea perioadei de răspuns Comisia va invita România la o discuţie bilaterala şi ambele părţi contractante vor incerca sa ajungă la un acord cu privire la acţiunile ce trebuie întreprinse şi la evaluarea gravitatii abaterilor şi a pierderilor financiare pentru Comunitate. Ca urmare a acestei discuţii şi după termenul limita fixat de Comisie în timpul discuţiilor pentru transmiterea unor viitoare informaţii sau, în cazul în care România nu accepta invitaţia la intalnire înainte de termenul limita stabilit de Comisie, după ce acest termen limita a trecut, Comisia va comunică formal concluziile sale României.

Dacă nu se ajunge la nici un acord, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, în numele României, poate solicita să fie initiata o procedură, astfel cum este menţionat la pct. 9 din secţiunea F, în vederea medierii între părţile implicate, în decurs de 4 luni. Rezultatele acelei proceduri vor fi stabilite într-un raport redactat de Organismul de conciliere, ţinându-se seama de prevederile stabilite la pct. 9 din secţiunea F. Raportul va fi transmis Comisiei şi va fi examinat de aceasta înainte ca o decizie de lichidare referitoare la conformitate sa fi fost luată.

4.Comisia va evalua sumele ce urmează să fie excluse din motive care se referă în special la gradul de neconformitate. Comisia va lua în considerare natura şi gravitatea nerespectării legii şi creşterii riscului de pierderi financiare ale Comunităţii.

5.Un refuz al finanţării nu poate implica o cheltuiala pentru o măsura pentru care plata finala a fost efectuată înainte cu 24 de luni de la comunicarea scrisă a Comisiei către responsabilul naţional de autorizarea finanţării privind rezultatele acelor verificări în conformitate cu paragraful 2. Aceasta nu se va aplica consecinţelor financiare ale neregularităţilor la care se referă art. 13 din aceasta secţiune. În cazul în care textele necesare pentru realizarea acelor verificări nu sunt disponibile în limba engleza, această perioadă trebuie să fie extinsă până la durata perioadei dintre solicitarea documentelor în limba engleza de către Comisie şi primirea lor.

6.În cazurile în care controalele nu au fost corect stabilite sau executate de Agenţia SAPARD, o corectie financiară poate fi aplicată şi poate include aplicarea corectiilor cu cote uniforme, al căror nivel trebuie să fie proporţional cu riscul de pierderi financiare pentru Comunitate.

7.Suma ce trebuie recuperată în conformitate cu decizia de lichidare referitoare la conformitate va fi comunicată responsabilului naţional cu autorizarea finanţării care, în numele României, se va asigura ca suma este creditata în contul euro SAPARD în decurs de doua luni de la data la care a fost luată decizia de lichidare referitoare la conformitate şi este dedusă din următoarea cerere de plată de la Comisie. Comisia poate totuşi sa decidă, după caz, ca orice suma ce urmează sa îi fie creditata va fi compensata cu plăţile ce trebuie făcute de Comisie către România prin orice instrument comunitar.

8.Suma recuperată în conformitate cu decizia de lichidare referitoare la conformitate nu va fi realocata Programului.

Articolul 13Prevederi privind neregularităţile şi controlul

1.Fără a prejudicia prevederile acestui acord şi în concordanta cu prevederile naţionale stabilite prin lege, regulamente sau acţiuni administrative, România va trebui sa întreprindă acţiunile necesare pentru:

a)a fi multumita de faptul ca tranzacţiile finanţate prin Program sunt îndeplinite şi executate corect;

b)a preveni şi a rezolva neregularităţile;

c)a acoperi sumele pierdute ca urmare a neregularităţilor şi neglijentei.

România trebuie să informeze Comisia în legătură cu acţiunile întreprinse în acest scop şi, în particular, în legătură cu situaţia procedurilor administrative şi juridice.

2.Sumele recuperate, astfel cum se specifică în paragraful 1c), în legătură cu contribuţia Comunităţii trebuie să fie plătite Agenţiei SAPARD care a fost acreditata şi să fie deduse de aceasta din cheltuiala care a fost finanţată de Program.

3.România trebuie să pună la dispoziţie Comisiei toate informaţiile cerute pentru bunul mers al Programului şi trebuie să întreprindă toate acţiunile corespunzătoare pentru a facilita supervizarea pe care Comisia o considera necesară în cadrul managementului finanţării Comunităţii, inclusiv controale pe teren.

4.Reprezentanţii autorizaţi numiţi de Comisie sa realizeze inspecţiile pe teren trebuie să aibă acces la înregistrări şi documente, inclusiv la informaţii create şi stocate pe suport magnetic, legate de cheltuiala finanţată prin Program.

Aceştia pot verifica, în particular:

a)dacă practicile administrative sunt în concordanta cu acest acord;

b)dacă documentele justificative necesare exista şi coincid cu tranzacţiile finanţate prin Program;

c)condiţiile sub care tranzacţiile finanţate prin Program sunt realizate şi verificate.

Comisia trebuie să notifice României înainte ca inspecţia să fie realizată. Oficialii României pot lua parte la inspecţie.

5.La cererea Comisiei şi cu acordul României inspecţiile sau cercetările privind tranzacţiile la care se face referire în acest acord pot fi realizate de autorităţile României.

Oficialii Comisiei pot participa, de asemenea, la aceste inspecţii sau cercetări.

6.Fără a aduce prejudicii paragrafelor 1-5, România va aplica prevederile pct. 4-7 din secţiunea F privind neregularităţile şi organizarea unui sistem informaţional în acest domeniu.

Articolul 14Funcţiile şi criteriile pentru acreditare ca agenţie SAPARD

România se va asigura ca Agenţia SAPARD va executa următoarele:

1.Funcţii

1.1.Autorizarea angajamentelor şi a plăţilor: obiectivul acestei funcţii îl constituie stabilirea sumei care va fi plătită unui solicitant sau delegatului sau în conformitate cu acest acord, în special cele care privesc eligibilitatea cererilor de aprobare şi a solicitărilor de plată, în conformitate cu angajamentele luate cu ocazia aprobării proiectelor, procedurile de licitare şi contractare şi verificarea lucrărilor realizate sau a serviciilor furnizate.

1.2.Execuţia plăţilor: obiectivul acestei funcţii este emiterea unei instrucţiuni către bancherul Agenţiei SAPARD, sau, după caz, către un birou guvernamental de plati, pentru a plati suma autorizata solicitantului (sau reprezentantului acestuia).

1.3.Contabilitatea pentru angajamente şi plati: obiectivul acestei funcţii îl constituie înregistrarea angajamentului şi a plăţii în registre contabile separate ale Agenţiei SAPARD cu privire la cheltuielile SAPARD, care va fi facuta în mod normal sub forma unui sistem electronic de procesare a datelor, şi pregătirea unor rezumate periodice ale cheltuielilor, incluzând declaraţiile periodice şi anuale către Comisie. În registrele contabile se vor inregistra, de asemenea, detalii privind datoriile de recuperat.

1.4.Controlul: obiectivul acestei funcţii este de a verifica faptele pe care sunt bazate cererile şi solicitarile, pentru a se verifica conformitatea acestora cu acest acord şi termenii şi condiţiile angajamentului între Agenţia SAPARD şi beneficiar. Controalele, după caz, vor include verificări ale selectării preliminare a proiectelor, remasuratori, verificări ale cantităţii şi calităţii bunurilor sau serviciilor furnizate, o analiza sau un control pe un esantion, verificări preliminare ale plăţii şi orice alte prevederi speciale pentru implementarea acestui acord, în ceea ce priveşte eligibilitatea cheltuielii. Pentru a stabili eligibilitatea controalele vor include, dacă este cazul, examinari de natura tehnica, care pot implica evaluări economico-financiare şi verificări de natura ştiinţifică, tehnica sau agricolă.

1.5.Raportarea: obiectivul acestei funcţii este de a asigura ca progresul fiecărui proiect şi fiecărei măsuri este raportat într-un mod care să asigure o implementare efectivă şi eficienta a măsurilor.

2.Criterii

2.1.Structura administrativă a Agenţiei SAPARD va asigura separarea celor 3 funcţii de autorizare, execuţie şi contabilitate. Fiecare dintre aceste funcţii va constitui responsabilitatea unei subunitati administrative separate, ale carei atribuţii sunt definite într-o organigrama.

2.2.Agenţia SAPARD va adopta următoarele proceduri sau acele proceduri care oferă garanţii echivalente:

2.2.1.Agenţia SAPARD va stabili procedurile scrise detaliate pentru primirea, înregistrarea şi procesarea cererilor pentru aprobarea proiectelor, a solicitărilor, facturilor, documentelor justificative şi rapoartelor de control, inclusiv o descriere a tuturor documentelor ce trebuie folosite.

Aceste proceduri vor asigura faptul ca doar solicitarile de plată sau proiectele selectate care corespund criteriilor de selectare a proiectelor sunt procesate şi vor asigura menţinerea unui dosar al proiectului cuprinzând toată documentaţia relevanta pentru auditarea proiectului.

2.2.2.Împărţirea îndatoririlor va fi facuta astfel încât nici un funcţionar sa nu poarte în orice moment, pentru orice proiect, mai mult de o responsabilitate privind aprobarea proiectelor, autorizarea plăţii, plata sau contabilitatea pentru sume.

Activitatea fiecărui funcţionar care desfăşoară una dintre acele sarcini va fi supravegheată de un al doilea funcţionar. Responsabilităţile fiecărui funcţionar vor fi definite în scris şi vor fi stabilite limitele financiare ale autorităţii lor. Pregătirea personalului se va face în mod adecvat şi personalul care ocupa poziţii sensibile va fi rotit sau va fi supus unei supravegheri sporite.

2.2.3.Fiecare funcţionar responsabil cu autorizarea va avea la dispoziţie o lista detaliată cuprinzând verificările cerute să fie realizate şi prin documentele justificative ale solicitării va atesta faptul ca aceste verificări au fost realizate. Aceasta atestare poate fi facuta prin mijloace electronice cu privire la cerinţele de control la care se face referire la pct. 2.2.6.

Va exista evidenta verificării muncii realizate de mai mult de un cadru superior de conducere din rândul personalului. Analiza, evaluarea şi aprobarea proiectelor trebuie să fie evidentiate în scris. Analiza proiectului trebuie să se conducă după principiile unui management financiar solid.

2.2.4.O cerere sau o solicitare va fi autorizata doar după ce au fost realizate suficiente controale care să verifice dacă aceasta este conformă cu acest acord. Verificările vor include pe cele cerute de prevederile care guvernează măsurile specifice conform cărora este solicitată asistenţa şi pe cele necesare pentru a preveni şi a detecta frauda şi neregularităţile referitoare în special la riscurile prezentate.

Ca parte a funcţiei de autorizare, cererile vor fi supuse verificărilor care includ stabilirea respectării termenilor şi condiţiilor, eligibilităţii, completitudinii documentelor, corectitudinii documentelor justificative, datei de primire.

Toate verificările ce trebuie efectuate vor fi specificate într-o lista de verificare, iar realizarea acestora va fi atestata pentru fiecare cerere şi solicitare sau pentru fiecare serie de cereri sau solicitări.

În ceea ce priveşte serviciile sau bunurile livrate, controlul trebuie să constea în:

–controlul documentar: pentru a se asigura ca datele privind cantitatea, calitatea şi preţul bunurilor sau serviciilor din factura corespund cu cele comandate;

–controlul fizic: pentru a se asigura ca atât cantitatea, cat şi calitatea bunurilor sau serviciilor corespund celor menţionate în factura ori în solicitare.

Acest control al serviciilor sau bunurilor poate fi, de asemenea, executat în mod continuu în timpul livrării, deci atunci când sunt realizate plati iniţiale sau intermediare.

2.2.5.Procedurile vor asigura faptul ca plata este facuta doar către solicitant, în contul sau bancar, sau către reprezentantul sau. Plata va fi executată de bancherul Agenţiei SAPARD sau, după caz, de un birou guvernamental de plati ori cu cecul expediat, ca o regulă generală, în termen de 5 zile de la data debitarii contului euro SAPARD.

Toate plăţile pentru care transferurile nu sunt efectuate vor fi recreditate în contul euro SAPARD în termen de 5 zile de la notificarea neexecutării lor.

Sumele rezultate din cecuri neîncasate în perioada validităţii lor vor fi creditate în contul euro SAPARD în termen de 5 zile de la notificarea neexecutării lor.

Nici o plata nu va fi facuta în numerar. Aprobarea funcţionarului responsabil cu autorizarea şi a supervizorului acestuia poate fi facuta prin mijloace electronice, asigurându-se un nivel corespunzător de securitate, iar identitatea semnatarului este introdusă în înregistrările electronice.

2.2.6.Dacă cererile, solicitarile sau facturile sunt procesate folosindu-se un sistem computerizat, accesul la acesta va fi protejat şi controlat astfel:

a)toate informaţiile introduse în sistem trebuie să fie validate în mod corespunzător pentru a se asigura detectarea şi corectarea erorilor de intrare şi trimiterea spre verificări logice pentru a detecta date inconsistente sau redundante;

b)nici o dată nu va fi introdusă, modificată sau validată decât de funcţionarii autorizaţi cărora le sunt distribuite parole individuale;

c)identitatea fiecărui funcţionar care introduce sau modifica date ori programe este înregistrată în jurnalul de operaţiuni;

d)parolele vor fi schimbate în mod regulat pentru evitarea abuzului;

e)schimbările de hardware şi software vor fi testate şi aprobate înaintea implementarii, acesta fiind motivul schimbării procedurii de management;

f)sistemele computerizate vor fi protejate împotriva accesului neautorizat prin controale fizice, iar datele vor fi asigurate prin copii stocate într-o locatie separată, protejata;

g)toate intrările de date vor fi verificate prin teste logice care au drept scop detectarea datelor inconsistente sau redundante.

O politica de securitate a tehnologiei informationale cuprinzatoare va fi dezvoltata într-o baza de strategie acceptată pentru tehnologia informatiei şi comunicatiei, pentru asigurarea confidenţialităţii, integrităţii şi disponibilităţii tuturor datelor.

2.2.7.Procedurile vor asigura înregistrarea schimbărilor în ratele asistenţei sau în termenii şi condiţiile alocării asistenţei şi reactualizarea instrucţiunilor, bazelor de date şi a listelor de verificări în timp util.

2.3.O parte sau întreaga funcţie de autorizare şi control poate fi delegată către alte organisme, asigurându-se îndeplinirea următoarelor condiţii:

2.3.1.Responsabilităţile şi obligaţiile acestor organisme, în particular cele privind controlul şi verificarea conformitatii cu acest acord, trebuie să fie clar definite.

2.3.2.Organismele vor avea sisteme efective care să asigure îndeplinirea responsabilităţilor lor într-o maniera satisfăcătoare.

2.3.3.Organismele trebuie să confirme Agenţiei SAPARD ca îşi îndeplinesc într-adevăr responsabilităţile şi sa descrie mijloacele utilizate.

2.3.4.Agenţia SAPARD este informată în mod regulat şi la timp despre rezultatele controalelor efectuate, astfel încât oportunitatea acestor controale să poată fi întotdeauna luată în considerare înainte ca o cerere să fie autorizata, rezolvată sau să fie plătită o factura. Activitatea desfăşurată va fi descrisă în detaliu într-un raport care însoţeşte fiecare cerere şi solicitare, ansamblul de cereri şi solicitări sau, dacă este cazul, într-un raport care acoperă întregul an. Raportul va fi însoţit de o atestare a eligibilităţii cererilor şi solicitărilor aprobate, precum şi a naturii, scopului şi a limitelor activităţii realizate. Raportul trebuie să identifice verificările fizice şi administrative realizate, metoda descrisă, rezultatele tuturor inspecţiilor şi acţiunile întreprinse cu privire la discrepantele şi neregularităţile raportate. Documentele justificative prezentate Agenţiei SAPARD vor fi suficiente pentru a asigura ca toate verificările necesare privind eligibilitatea solicitărilor sau a facturilor autorizate pentru plata au fost realizate.

2.3.5.Agenţia SAPARD trebuie să se asigure ca, înainte de aprobarea proiectului şi de acordarea asistenţei, celelalte organisme au urmat procedurile în conformitate cu criteriile stabilite în acest articol.

2.3.6.Criteriile pentru evaluarea cererilor şi ordinea de prioritate a acestora vor fi clar definite şi documentate.

2.3.7.Dacă documentele referitoare la solicitarile autorizate, cheltuielile realizate şi controalele efectuate, precum şi cele referitoare la proiecte neselectate sunt reţinute de celelalte organisme, aceste organisme şi Agenţia SAPARD vor stabili proceduri pentru a se asigura ca localizarea tuturor documentelor relevante pentru plăţile specifice făcute de Agenţia SAPARD este înregistrată şi ca aceste documente trebuie să fie puse la dispoziţie pentru inspecţie la birourile Agenţiei SAPARD, la cererea persoanei şi a organismelor care în mod normal au dreptul de a inspecta astfel de documente, incluzând:

(i)personalul Agenţiei SAPARD care se ocupa de cereri;

(îi) serviciul de audit intern al Agenţiei SAPARD;

(iii)Organismul de certificare care atesta declaraţia anuală a Agenţiei SAPARD;

(iv)agenţii autorizaţi sau reprezentanţi ai Comunităţii.

2.3.8.Acordurile scrise vor fi încheiate între Agenţia SAPARD şi organismele cărora le sunt delegate funcţii ale Agenţiei SAPARD. Astfel de acorduri vor identifica în mod clar funcţiile pe care trebuie să le îndeplinească organismul delegat, tipul de documente justificative şi rapoartele ce urmează să fie trimise Agenţiei SAPARD în limita de timp specificată. Întregul sistem, incluzând funcţiile delegate îndeplinite de celelalte organisme, va fi stabilit într-o organigrama de funcţionare.

Acordul va asigura accesul agenţilor autorizaţi sau al reprezentanţilor Comunităţii la informaţiile deţinute de aceste organisme delegate şi cercetarea de către funcţionari a cererilor, incluzând realizarea de verificări ale proiectelor şi beneficiarilor asistenţei.

2.4.Procedurile contabile vor asigura ca declaraţiile de cheltuieli către Comisie sunt complete, exacte şi punctuale şi ca orice erori sau omisiuni sunt detectate şi corectate, în special prin verificări şi aranjamente realizate la intervale care nu depăşesc 3 luni. Va fi furnizată o pista de audit pentru fiecare articol intrat în conturi.

Procedurile contabile ale Agenţiei SAPARD vor asigura ca sistemul contabil poate furniza, în euro şi în moneda naţionala, pentru fiecare birou regional şi pentru fiecare proiect, contract sau măsura şi submasura, costul total, cheltuielile angajate, plăţile parţiale şi plăţile finale. Termenele limita vor fi fixate pentru anularea angajamentelor când activitatea nu a fost încheiată conform programului stabilit. Astfel de anulari vor fi înregistrate în mod corespunzător în sistemul contabil.

2.5.Agenţia SAPARD va asigura existenta unui serviciu de audit intern sau a unui serviciu echivalent pentru asigurarea funcţionarii efective a sistemului de control intern al Agenţiei SAPARD. Serviciul de audit intern trebuie să fie independent de celelalte departamente ale Agenţiei SAPARD şi trebuie să raporteze direct conducerii superioare a acesteia. Serviciul de audit intern va verifica dacă procedurile adoptate de Agenţia SAPARD sunt adecvate pentru asigurarea verificării conformitatii cu condiţiile de implementare a acestui acord şi dacă conturile sunt exacte, complete şi punctuale. Verificările pot fi limitate la măsurile şi submasurile selectate şi la esantioanele tranzacţiilor, în condiţiile în care un plan de audit asigura ca toate domeniile semnificative, incluzând departamentele şi organismele responsabile cu autorizarea şi acele departamente şi organisme cărora le-au fost delegate funcţii, sunt acoperite pe o perioadă ce nu depăşeşte 3 ani. Activitatea serviciului de audit intern va fi realizată în conformitate cu standardele de audit internaţional acceptate, va fi înregistrată în lucrările de serviciu şi va consta în rapoarte şi recomandări adresate conducerii superioare a Agenţiei SAPARD. Planurile de audit şi rapoartele vor fi puse la dispoziţie Organismului de certificare şi agenţilor sau reprezentanţilor Comunităţii autorizaţi sa preia auditurile financiare, în scopul de a evalua eficienta funcţiei de audit intern.

2.6.Regulile pentru achiziţionarea de către organismele publice de servicii, lucrări şi bunuri în România vor fi în conformitate cu regulile stabilite în manualul Comisiei, intitulat "Contracte de bunuri, servicii şi lucrări încheiate în cadrul cooperării comunitare pentru ţările terţe"*4). În orice caz nu se va aplica cerinţa pentru aprobarea ex-ante de către Comisie, inclusă în acesta.

*4) SEC 1999 1801/2

–http: //europa.eu.int/comm/scr/tender/usedoc/index_en.htm.

2.7.Pentru achiziţii, altele decât cele amintite la pct. 2.6, următoarele trebuie să fie originare din Comunitate sau din ţările la care se face referire la pct. 8 din secţiunea F:

(i)servicii, activităţi, utilaje şi bunuri procurate;

(îi) bunuri şi echipamente achiziţionate de un contractor pentru contracte de lucrări sau servicii, dacă bunurile şi echipamentul urmează sa devină proprietatea proiectului în momentul în care contractul a fost încheiat.

2.8.Agenţia SAPARD va stabili, în conformitate cu Programul, un sistem pentru recunoaşterea tuturor sumelor datorate şi pentru înregistrarea într-un registru al debitorilor a tuturor astfel de datorii, inclusiv a neregularităţilor, înainte de primirea acestora. Registrul debitorilor va fi inspectat la intervale regulate de timp în scopul de a se lua măsuri pentru colectarea datoriilor care sunt depăşite ca termen, în particular în cazul garanţiilor anulate şi plăţilor rambursate. Fără a afecta prevederile art. 8 paragraful 5 din aceasta secţiune sau orice prevederi naţionale referitoare la recuperarea datoriilor, orice contribuţie financiară în sarcina Comunităţii referitoare la aceste sume, inclusiv neregularităţile, va fi anulată la sfârşitul celui de-al doilea an ce urmează înregistrării sale în registrul debitorilor şi va fi dedusă din următoarea cerere de plată în conformitate cu art. 9 din aceasta secţiune. Orice dobânda recuperată de Agenţia SAPARD, atribuită contribuţiei Comunităţii în legătură cu datoriile recuperate, va fi înregistrată în contul (conturile) Agenţiei SAPARD şi utilizata exclusiv pentru Program. Agenţia SAPARD se va asigura ca orice suma recuperată este creditata în contul euro SAPARD în termen de 5 zile de la data recuperării.

2.9.Agenţia SAPARD va face publică disponibilitatea de sprijin, făcând referire la cofinantarea comunitara, tuturor potenţialilor manageri şi operatori de proiect, astfel încât să obţină o cat mai larga selectare de potenţiali manageri şi operatori de proiect. Formularele de cerere standard cu linii directoare clare pentru completare şi condiţiile de eligibilitate vor fi stabilite înainte de lansarea schemei. Nici o taxa nu va fi impusa asupra potenţialilor beneficiari sau asupra beneficiarilor pentru informaţii, inclusiv pentru formularele de cerere, referitoare la Program. Aceasta prevedere se realizează fără a prejudicia taxele percepute în restul economiei.

2.10.Agenţia SAPARD va prelucra cererile primite de la beneficiari în timp util.

2.11.Agenţia SAPARD va instala un sistem potrivit pentru a raporta progresul fiecărui proiect şi fiecărei măsuri pe bază de indicatori predefiniti. Dacă este cazul, aceşti indicatori, cu aprobarea Comitetului de monitorizare şi cu acordul Comisiei, vor fi revizuiti.

2.12.În cazurile în care apar întârzieri în atingerea obiectivelor predefinite se vor lua măsuri, inclusiv, unde este cazul, retragerea aprobării unui proiect. Vor fi ţinute înregistrări corespunzătoare ale tuturor acţiunilor realizate.

2.13.Se va folosi un sistem informaţional de conducere potrivit pentru elaborarea rapida a rapoartelor corespunzătoare cu privire la proiecte şi măsuri. Aceste rapoarte vor fi puse la dispoziţie Autorităţii de management, Comitetului de monitorizare şi Comisiei, la cerere.

Articolul 15Păstrarea înregistrărilor

Agenţia SAPARD şi Fondul Naţional vor tine toate documentele, inclusiv cele care se referă la proiecte care nu au fost selectate, la dispoziţia Comisiei, până la expirarea unei perioade de 24 de luni, conform art. 12 paragraful 5 din aceasta secţiune. Totuşi documentele cu privire la neregularităţile la care se face referire în art. 12 paragraful 5 şi în art. 13 vor fi ţinute la dispoziţia Comisiei până la terminarea tuturor lucrărilor.

Agenţia SAPARD şi Fondul Naţional se vor asigura ca, dacă nu păstrează ele aceste documente, documentele sunt ţinute la dispoziţia Comisiei pentru această perioadă.

Secţiunea B MANAGEMENTUL, MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA PROGRAMULUI

Articolul 1Aplicabilitate

Aceasta secţiune stabileşte prevederile pentru managementul, monitorizarea şi evaluarea Programului. România trebuie să asigure ca aplica aceste prevederi.

Articolul 2Definiţii

Pentru obiectivele acestui acord:

a)prioritate reprezintă una dintre necesităţile principale, recunoscută ca fiind o solicitare de asistenţa pentru atingerea obiectivelor strategiei adoptate în Program;

b)submasura reprezintă componentele ce constituie o măsura, care pot forma, de asemenea, obiectul unor obiective specifice;

c)Autoritatea de management reprezintă autoritatea/organismul/unitatea/secţiunea publică sau privată desemnată de România, care poate fi sau nu în cadrul Agenţiei SAPARD, pentru a aduna informaţii necesare pentru monitorizarea şi evaluarea Programului şi pentru a raporta aceste informaţii Comitetului de monitorizare şi Comisiei.

Articolul 3Parteneriat

1.Programul trebuie să fie implementat printr-o strânsă colaborare între Comisie şi România, împreună cu autorităţile şi organismele desemnate de România, şi anume:

a)orice autorităţi regionale, locale şi alte autorităţi publice competente;

b)parteneri economici şi sociali;

c)orice alte organisme competente relevante.

2.Colaborarea trebuie să se desfăşoare în deplina concordanta cu atribuţiile instituţionale, legale şi financiare ale autorităţilor şi organismelor desemnate la paragraful 1.

În desemnarea celui mai reprezentativ parteneriat la nivel naţional, regional, local sau la alt nivel România trebuie să realizeze o implicare larga şi efectivă a tuturor autorităţilor şi organismelor relevante, în conformitate cu legile şi practicile naţionale, luând în considerare necesitatea de a promova egalitatea dintre femei şi bărbaţi şi dezvoltarea susţinută prin integrarea cerinţelor de protecţie a mediului înconjurător.

Toate părţile desemnate, denumite în continuare parteneri, trebuie să urmărească atingerea obiectivelor Programului.

3.Parteneriatul trebuie să se ocupe de finanţarea, implementarea, monitorizarea şi evaluarea Programului. România trebuie să asigure implicarea tuturor partenerilor relevanti pe durata Programului.

Articolul 4Eligibilitatea cheltuielilor

1.Cheltuiala va fi eligibilă pentru sprijinul comunitar pentru SAPARD, dacă este în conformitate şi cu acest acord, numai în cazul în care utilizarea asistenţei SAPARD este în concordanta cu principiile managementului financiar adecvat şi în special ale economiei şi eficientei costurilor.

Regulile existente în legislaţia naţionala cu privire la eligibilitatea cheltuielilor se vor aplica, în cazul în care aceste reguli sunt comunicate în prealabil Comisiei şi acceptate de către aceasta în mod specific, nu mai târziu de data la care Comisia ia o decizie în ceea ce priveşte managementul asistenţei, conform art. 3 paragraful 1 din secţiunea A şi fără a aduce atingere acestei decizii.

Regulile pentru eligibilitatea cheltuielilor propuse de România pentru fiecare măsura, în conformitate cu procedurile şi cu manualul, se vor aplica. Comisia va informa România asupra acceptării sau neacceptării regulilor propuse, în termen de 3 luni de la primirea lor, dar nu mai târziu de data la care Comisia ia o decizie în ceea ce priveşte managementul asistenţei, conform art. 3 paragraful 1 din secţiunea A şi fără a aduce atingere acestei decizii.

Regulile privind eligibilitatea cheltuielilor stabilite în Program se vor aplica fără a prejudicia luarea deciziei Comisiei privind conferirea managementului asistenţei, la care se face referire în art. 3 paragraful 1 din secţiunea A.

Costurile menţionate explicit în proiectul de contract(e) standard pe măsurile propuse de Agenţia SAPARD pentru beneficiari se vor aplica. Comisia va informa România asupra acceptării sau neacceptării regulilor propuse, în termen de 3 luni de la primirea lor, dar nu mai târziu de data la care Comisia ia o decizie în ceea ce priveşte managementul asistenţei, conform art. 3 paragraful 1 din secţiunea A şi fără a aduce atingere acestei decizii.

2.În cazul în care Comisia nu decide altfel în mod expres şi explicit, următoarele cheltuieli nu sunt eligibile pentru finanţarea Comunităţii în cadrul Programului:

a)cumpărarea, închirierea sau luarea în leasing a terenurilor şi clădirilor existente, indiferent dacă leasingul are ca rezultat trecerea în proprietatea celui care ia în leasing;

b)impozite, taxe vamale şi taxe de import care:

(i)sunt recuperabile, rambursabile sau compensate prin orice mijloace;

(îi) nu fac parte din sistemul fiscal general din România;

(iii)sunt disproportionate în orice parte a Programului;

c)costuri operationale, inclusiv costuri de întreţinere şi chirie;

d)leasing, exceptând cazul în care leasingul are ca rezultat trecerea în proprietatea celui care ia în leasing;

e)costurile oricăror servicii, bunuri şi lucrări care valoreaza mai mult de echivalentul în lei a 10.000 euro, pentru care beneficiarul nu a obţinut oferte de la cel puţin 3 furnizori, originalele acestora fiind incluse în declaraţia de cheltuieli la care se face referire în art. 8 b) din secţiunea A;

f)comisioane bancare, costurile garanţiilor şi cheltuieli similare;

g)costuri de schimb valutar, taxe şi pierderi ocazionate de schimburile valutare asociate contului euro SAPARD;

h)cheltuieli efectuate de administraţia publică, incluzând Agenţia SAPARD şi, în special, cheltuieli de regie, chirii şi salarii ale personalului angajat în activităţi de management, implementare, monitorizare şi control;

j)acea parte din costuri, precum onorariile plătite arhitectilor, inginerilor sau consultantilor, taxe legale, studii de fezabilitate, achiziţii de patente şi licenţe, costuri care privesc pregătirea şi/sau implementarea unui proiect, direct legate de măsura, care depăşesc 12% din totalul costului eligibil al proiectului;

k)cheltuiala legată de produsele sau serviciile care nu respecta prevederile menţionate la pct. 2.6 şi 2.7 ale art. 14 din secţiunea A;

l)cheltuiala privind proiectele care au generat taxe de utilizator sau participant înainte de încheierea proiectului fără ca sumele respective sa fi fost deduse din costurile eligibile;

m)costuri promotionale, altele decât în interes comun.

3.Următoarele cheltuieli pot fi eligibile doar pe baza unei decizii luate de Comisie ca urmare a unei examinari de la caz la caz, care va fi emisă în termen de 3 luni de la prezentarea de către România a unei cereri motivate şi complete către Comisie:

a)plata în natura;

b)cheltuieli pentru cumpărarea de echipament second-hand;

c)cheltuieli neimplicate în infrastructura ale unui beneficiar, dacă mai mult de 25% din capital este deţinut de un organism sau de organisme publice.

4.Acolo unde este specificat în Program, România se va asigura ca pentru o măsura data un proiect rămâne eligibil pentru cofinantarea Comunităţii doar dacă nu a suferit o modificare substantiala pe o perioadă de 5 ani de la data plăţii finale realizate de Agenţia SAPARD. Modificările substanţiale ale unui proiect sunt cele care:

a)îi afectează natura sau condiţiile de implementare sau acorda unei firme ori unui organism public un avantaj nejustificat; şi b) rezultă fie dintr-o schimbare în natura proprietăţii asupra unui element de infrastructura, fie dintr-o încetare ori o schimbare a localizarii activităţii productive cofinantate.

Dacă oricare dintre aceste modificări este detectata de România, trebuie informată imediat Comisia.

5.Nici un proiect pentru care autorităţile României, inclusiv Agenţia SAPARD, au făcut orice deducere, reţinere sau taxe ulterioare specifice programelor SAPARD, care ar reduce sumele plătibile sau plătite către beneficiar, nu va fi eligibil pentru cofinantare. În orice caz Agenţia SAPARD poate deduce din plăţile datorate:

a)sumele legate de importante plati restante în cadrul Programului către beneficiari;

b)sumele deţinute de beneficiari pentru nerespectarea condiţiilor ataşate plăţilor realizate în prealabil către aceştia de către Agenţia SAPARD în cadrul Programului.

Articolul 5Autoritatea de management

1.România va desemna o autoritate de management care, fără a afecta prevederile secţiunii A, va fi responsabilă pentru eficienta şi corectitudinea coordonării şi raportarii privind monitorizarea şi evaluarea Programului. Autoritatea de management va consulta Agenţia SAPARD despre toate aspectele referitoare la implementare.

2.Autoritatea de management, în conformitate cu prevederile art. 6-11 din aceasta secţiune, trebuie să constituie un sistem în care să se adune informaţii financiare şi statistice despre progresul Programului, dacă constituirea unui astfel de sistem nu este realizată de către Agenţia SAPARD, şi va trebui sa înainteze aceste date Comitetului de monitorizare, în conformitate cu acordurile încheiate între Comisie şi România, folosind, acolo unde este posibil, sisteme computerizate care să permită schimbul de date cu Comisia.

3.Autoritatea de management va propune Comisiei ajustarea Programului, după consultarea cu Agenţia SAPARD, dacă nu este în cadrul acesteia, şi urmărirea acordului de către Comitetul de monitorizare.

4.Autoritatea de management trebuie să redacteze şi, în urma consultării cu Agenţia SAPARD, dacă nu este în cadrul acesteia, şi după obţinerea aprobării Comitetului de monitorizare, sa transmită Comisiei raportul anual de implementare.

5.Autoritatea de management va organiza, în cooperare cu Comisia şi cu România, evaluarea intermediara menţionată în art. 10 din aceasta secţiune.

6.Autoritatea de management va fi organismul responsabil care se va asigura ca autorităţile relevante să fie informate cu privire la nevoia de a face schimbări administrative corespunzătoare, dacă asemenea schimbări sunt cerute conform unei decizii a Comisiei pentru amendarea Programului.

7.Autoritatea de management va consulta şi va informa Comisia în fiecare an, având avizul Comitetului de monitorizare, despre initiativele luate şi despre cele care vor fi luate cu privire la informarea publicului larg în legătură cu rolul jucat de Comunitate în cadrul Programului şi cu rezultatele sale.

Articolul 6Monitorizare şi indicatori de monitorizare

1.Agenţia SAPARD şi Autoritatea de management, indiferent dacă aceasta din urma este în cadrul Agenţiei SAPARD, vor asigura monitorizarea efectivă a implementarii Programului şi vor raporta Comitetului de monitorizare despre progresele măsurilor şi, dacă este cazul, a submasurilor. Comisia va verifica aceste rapoarte şi, dacă este cazul, va face recomandări de imbunatatire.

2.Monitorizarea va fi realizată prin referire la indicatori fizici, de mediu şi financiari şi va include date care să demonstreze ca fondurile Comunităţii nu au înlocuit finanţarea disponibilă în România. Aceşti indicatori de monitorizare, care privesc intrările şi ieşirile Programului, vor fi legaţi de caracterul specific al asistenţei respective, de obiectivele şi situaţia socială, economică, structurală şi privind mediul înconjurător din România.

Articolul 7Comitetul de monitorizare

1.Un comitet de monitorizare va fi constituit de către România, cu acordul Autorităţii de management şi al Agenţiei SAPARD, dacă Autoritatea de management nu este în cadrul acesteia, şi după consultarea cu partenerii menţionaţi în art. 3 din aceasta secţiune, pentru supervizarea Programului.

Comitetul de monitorizare va fi stabilit, ca o regulă generală, în termen de 3 luni de la aprobarea Programului.

2.Un reprezentant (sau reprezentanţi) al Comisiei va participa la lucrările Comitetului de monitorizare în calitate de consultant.

3.Comitetul de monitorizare, în colaborare cu Autoritatea de management, Agenţia SAPARD şi cu Comisia, va elabora propriile reguli de procedura. Aceste reguli de procedura vor fi adoptate de Comitetul de monitorizare la prima sa întrunire. Ele pot fi schimbate de către Comitetul de monitorizare atunci când este necesar. Aceste modificări vor fi comunicate în avans Comisiei.

Preşedintele Comitetului de monitorizare va fi desemnat de România. Persoana desemnată nu trebuie să deţină nici o poziţie în cadrul Agenţiei SAPARD.

4.Comitetul de monitorizare va asigura eficienta şi calitatea implementarii Programului în vederea atingerii obiectivelor specifice.

5.Comitetul de monitorizare va lua în considerare şi îşi va exprima opinia cu privire la criteriile de selectare şi ordonare a proiectelor sub fiecare măsura. În cazul în care aceasta opinie nu a fost exprimată la timp pentru a fi luată în considerare la momentul luării deciziei Comisiei, menţionată la art. 3 paragraful 1 din secţiunea A, acea decizie va putea fi revizuită pentru a tine seama de opinia Comitetului de monitorizare, opinie ce va fi comunicată Comisiei fie într-o luna de la adoptarea ei, fie într-o luna de la înfiinţarea Comitetului de monitorizare, oricare dintre aceste date fiind ultima.

6.Comitetul de monitorizare va verifica periodic progresul făcut în atingerea obiectivelor stabilite în Program. În acest scop va primi următoarele:

a)informaţii asupra oricărui sector unde exista dificultăţi în găsirea de debuseuri de piaţa normale la nivelul Comunităţii;

b)informaţii asupra rezultatelor controalelor realizate; şi c) lista şi caracteristicile proiectelor aprobate şi ale celor care nu sunt aprobate.

7.Comitetul de monitorizare va examina rezultatele Programului, în special atingerea obiectivelor stabilite pentru diversele măsuri, şi progresul utilizării alocarilor financiare pentru aceste măsuri şi a alocarilor pentru submasuri în cadrul măsurilor, în cazul în care Programul include asemenea alocari. În acest sens Autoritatea de management se va asigura ca toate informaţiile referitoare la progresul măsurilor şi, dacă este cazul, al submasurilor sunt puse la dispoziţie Comitetului de monitorizare.

8.Comitetul de monitorizare va examina evaluarea intermediara menţionată în art. 10 din aceasta secţiune.

9.Comitetul de monitorizare va lua în considerare şi va aproba raporturile de implementare finala şi anuală înainte de a fi trimise la Comisie.

10.Comitetul de monitorizare va lua în considerare şi va aproba, dacă este cazul, orice propunere către Comisie de amendare a Programului.

11.Comitetul de monitorizare poate propune Comisiei, prin intermediul Autorităţii de management, orice amendament sau revizuire a Programului pentru facilitarea atingerii obiectivelor Programului.

12.Comitetul de monitorizare, în urma consultării cu Autoritatea de management, cu Agenţia SAPARD, dacă nu este în cadrul acesteia, şi cu Autoritatea competenţa, poate propune Comisiei orice amendament sau revizuire a Programului, pentru a îmbunătăţi implementarea Programului.

13.Acolo unde Programul cere să fie formulată o opinie în orice privinta Comitetul de monitorizare trebuie să acţioneze în consecinţa.

Articolul 8Rapoartele anuale şi finale

1.România se va asigura ca, în urma consultării cu Agenţia SAPARD, Autoritatea de management, dacă nu este în cadrul acesteia, va inainta Comisiei un raport anual de implementare în termen de 6 luni de la sfârşitul fiecărui an calendaristic de implementare.

Raportul anual de implementare va fi examinat şi aprobat de Comitetul de monitorizare înainte să fie trimis Comisiei.

2.După ce Comisia a primit un raport anual de implementare va indica într-o perioadă de doua luni dacă raportul este considerat nesatisfăcător, precizând şi motivele; în caz contrar raportul va fi considerat acceptat. În cazul raportului final Comisia va răspunde în decurs de 5 luni de la primirea acestuia.

3.În fiecare an, atunci când este trimis un raport anual de implementare, Comisia şi Autoritatea de management şi, unde este cazul, Agenţia SAPARD trebuie să analizeze principalele rezultate ale anului precedent. Comisia se va consulta cu Autoritatea de management şi, dacă este cazul, cu Agenţia SAPARD cu privire la aranjamentele ce vor fi definite pentru aceasta analiza.

Dacă după aceasta analiza Comisia formulează comentarii către România, aceasta trebuie să informeze Comisia despre acţiunile întreprinse cu privire la aceste recomandări. Atunci când Comisia, fără a prejudicia deciziile care sunt luate în conformitate cu art. 11 şi 12 din secţiunea A, face recomandări României pentru ajustarile dorite pentru îmbunătăţirea eficientei aranjamentelor privind monitorizarea sau managementul pentru Program, România trebuie să demonstreze ulterior acţiunile întreprinse pentru îmbunătăţirea aranjamentelor privind monitorizarea sau managementul ori trebuie să explice de ce nu a acţionat astfel.

4.Raportul final trebuie să fie trimis Comisiei cel mai târziu după 6 luni de la data finala până la care cheltuielile sunt eligibile în cadrul Programului.

5.Toate rapoartele de implementare anuale şi finale vor cuprinde informaţii despre:

a)orice schimbare în condiţiile generale cu relevanta în implementarea Programului, în special principalele tendinte socioeconomice, schimbări ale politicilor naţionale, regionale sau sectoriale şi, dacă este cazul, implicatiile acestora în consecventa asistenţei SAPARD cu cea provenind din alte instrumente financiare ale Comunităţii;

b)progresul implementarii prioritatilor şi măsurilor cu privire la atingerea obiectivelor Programului, tintele lor specifice din Program, cu o cuantificare, oriunde şi oricând permit o cuantificare, a indicatorilor fizici şi a indicatorilor rezultatelor şi ai impactului în Program;

c)etapele parcurse de Autoritatea de management, de Agenţia SAPARD, unde este cazul, şi de Comitetul de monitorizare pentru a ajuta la asigurarea calităţii şi eficientei implementarii, în special:

(i)măsuri de monitorizare şi evaluare, inclusiv aranjamente privind colectarea datelor;

(îi) un rezumat al tuturor problemelor semnificative intalnite în implementarea Programului şi orice acţiuni întreprinse, inclusiv cele referitoare la recomandările de ajustare menţionate în paragraful 3;

(iii)modul de utilizare a asistenţei tehnice;

(iv)etapele ce trebuie parcurse pentru a se asigura publicitatea pentru Program;

d)etapele parcurse pentru a se asigura coordonarea întregii asistente comunitare pentru preaderare, la care se face referire în art. 1 din secţiunea C;

e)tabele financiare care prezintă cheltuielile pe măsuri şi, dacă este cazul, pe submasuri.

Articolul 9Principii de evaluare

1.Pentru a se măsura eficienta sa Programul va face obiectul unei evaluări intermediare şi ex-post pentru a evalua impactul sau cu privire la obiectivele stabilite în Program şi a analiza efectele sale structurale.

2.Eficacitatea măsurilor Programului va fi evaluată pe baza impactului sau general privind:

a)contribuţia la implementarea acquisului comunitar în ceea ce priveşte politica agricolă comuna şi politicile legate de aceasta;

b)rezolvarea prioritatilor şi problemelor specifice pentru adaptarea susţinută a sectorului agricol şi a zonelor rurale în România;

c)obiectivele Programului.

3.România va aduna resursele corespunzătoare şi va colecta datele necesare pentru a se asigura ca aceasta evaluare poate fi realizată în cea mai adecvată maniera. În acest sens evaluarea va utiliza diversele amănunte pe care aranjamentele de monitorizare le pot produce, suplimentate, acolo unde este necesar, de culegerea informaţiilor pentru a îmbunătăţi relevanta sa.

4.Evaluarile vor fi făcute de către evaluatori independenţi.

5.Evaluarile intermediare şi ex-post vor răspunde problemelor comune de evaluare definite de Comisie prin consultare cu România şi, ca regula generală, vor fi însoţite de criteriile şi indicatorii de realizare corespunzatori. În plus evaluarile pot fi cerute pentru a răspunde problemelor specifice legate de obiectivele Programului.

6.Rapoartele de evaluare vor explica metodologiile aplicate, incluzând o evaluare asupra calităţii datelor şi rezultatelor.

7.Calitatea şi implicatiile evaluărilor vor fi analizate de Autoritatea de management, Comitetul de monitorizare şi de Comisie.

Articolul 10Evaluarea intermediara

1.România, ţinând seama de prevederile art. 9 din aceasta secţiune, va asigura ca o evaluare intermediara va examina rezultatele iniţiale ale Programului, concordanta acestora cu evaluarea ex-ante, relevanta obiectivelor propuse şi măsura în care acestea au fost realizate. Se va evalua, de asemenea, calitatea monitorizarii şi a implementarii.

2.Evaluarea intermediara se va face sub responsabilitatea Autorităţii de management, în cooperare cu Comisia şi cu România. Aceasta va fi înaintată Comitetului de monitorizare, în conformitate cu art. 7 paragraful 8 din aceasta secţiune, şi va fi trimisa Comisiei în decurs de 3 ani de la data aprobării Programului, dar cel mai târziu la 31 decembrie 2003.

3.În plus faţă de evaluarea la care se referă art. 9 paragraful 7 din aceasta secţiune, Comisia va lua în considerare implicatiile evaluării în vederea revizuirii Programului.

4.Evaluarea intermediara, dacă este cazul, va fi actualizată şi înaintată Comisiei cel mai târziu la 31 decembrie 2005.

5.Autoritatea de management va informa Comisia dacă s-au respectat recomandările din raportul de evaluare, inclusiv orice actualizare posibila.

Articolul 11Evaluarea ex-post

O evaluare ex-post va fi realizată de către România prin consultare cu Comisia şi sub responsabilitatea Autorităţii de management. Pe baza rezultatelor evaluării deja disponibile şi ţinând seama de art. 9 din aceasta secţiune, precum şi de aspectele relevante din Program, evaluarea ex-post va acoperi utilizarea resurselor, eficienta şi eficacitatea Programului, impactul sau şi concordanta cu evaluarea ex-ante. Aceasta evaluare va acoperi factorii care contribuie la succesul sau la esecul implementarii, realizarile Programului şi rezultatele, inclusiv sustenabilitatea acestora.

Evaluarea ex-post trebuie să traga concluziile relevante cu privire la Program.

Evaluarea ex-post va fi încheiată nu mai târziu de sfârşitul celui de-al patrulea an care urmează încheierii acordului anual de finanţare final.

Secţiunea CPrevederi generale

Articolul 1Coordonarea cu alte instrumente

Comisia şi România trebuie să asigure coordonarea asistenţei dintre Program, Instrumentul de Politica Structurală pentru Preaderare (ISPA), PHARE şi asistenţa de la Banca Europeană de Investiţii (B.E.I.), precum şi alte instrumente financiare internaţionale.

România se va asigura în particular ca, în cazul în care un proiect SAPARD, datorită naturii sale, ar putea fi în întregime sau parţial potenţial eligibil pentru asistenţa în cadrul unuia dintre celelalte instrumente la care se face referire în primul subparagraf, trebuie să fie evitat orice risc ca aceasta cheltuiala să fie suportată mai mult decât o dată. Pentru toate aceste proiecte şi independent de orice alta acţiune întreprinsă de România toate facturile primite, menţionate la art. 8b) din secţiunea A, vor fi clar stampilate "SAPARD" de către un funcţionar autorizat înainte de a face obiectul unei plati de la Agenţia SAPARD.

Articolul 2Privilegii generale

România se va asigura ca personalului expatriat, angajat în mod specific de autorităţile României pentru scopurile Programului, şi membrilor familiilor lui le vor fi acordate cel puţin în aceeaşi măsura beneficiile, privilegiile şi scutirile acordate în mod obişnuit expatriatilor angajaţi în România şi membrilor familiilor lor în cadrul oricărui alt acord bilateral sau multinational ori al aranjamentelor pentru asistenţa economică şi programelor de cooperare tehnica. Prevederile acestui articol nu conferă statut diplomatic unui asemenea personal.

Articolul 3Facilităţile de stabilire, instalare, intrare şi rezidenţă

România se va asigura ca, în cazul contractelor de lucrări, bunuri sau servicii, persoanele fizice sau juridice eligibile sa participe la procedurile de licitaţie şi personalul tehnic necesar pentru realizarea studiilor pregătitoare vor avea dreptul la instalare şi rezidenţă temporare. Aceştia se vor bucura de acest drept din momentul în care a fost lansata o invitaţie la licitaţie şi până la expirarea unei luni de la desemnarea contractantului.

România va permite personalului care participa la contractele de lucrări, bunuri sau servicii în cadrul Programului şi membrilor familiilor lui să între în România, să se stabilească, sa lucreze şi sa părăsească acest stat, dacă natura contractului justifica acest lucru.

Articolul 4Importul şi reexportul de echipamente

România va acorda, la timp şi fără vreo taxa discriminatorie, permisele necesare pentru importul şi reexportul ulterior de echipamente necesare pentru executarea Programului. Acest lucru nu prejudiciază dreptul persoanelor fizice şi juridice care importa echipament de a beneficia de sistemul de admitere temporară în privinta respectivului echipament.

Articolul 5Controalele importurilor şi ale schimbului valutar

1.Pentru executarea Programului România preia sarcina, fără discriminare între statele membre şi ţările menţionate la pct. 8 din secţiunea F, de a acorda autorizaţii de import şi autorizaţii pentru achiziţionarea de valuta şi de a aplica reglementările naţionale privind controlul schimbului valutar.

2.România va acorda aprobările necesare, la timp şi fără vreo taxa discriminatorie, pentru repatrierea fondurilor primite cu privire la Program, în conformitate cu reglementările în vigoare în România privind controlul schimbului valutar.

Articolul 6Impozite şi taxe vamale

1.România se va asigura ca importurilor din cadrul contractelor de bunuri încheiate de autorităţile din România şi cofinantate prin Program le va fi permisă intrarea în România fără a face obiectul taxelor vamale, taxelor de import, impozitelor sau taxelor fiscale cu efect echivalent.

România se va asigura ca importurile respective vor fi eliberate contractorului din punctul de intrare al livrării, conform prevederilor contractului, în vederea utilizării imediate, asa cum este cerut de implementarea normală a contractului, fără a lua în considerare întârzierile sau disputele în privinta achitării acelor obligaţii, taxe sau impozite.

2.România se va asigura ca bunurile personale şi obiectele casnice importate pentru uzul personal de persoanele fizice (şi membrii familiilor lor), altele decât cele de provenienţă locală, angajate în derularea sarcinilor definite în contractele de asistenţa tehnica, vor fi scutite de taxe vamale, taxe de import, impozite şi alte taxe fiscale cu efect echivalent. Acele bunuri personale şi obiecte casnice vor fi fie reexportate, fie puse la dispoziţie României după terminarea contractului, în conformitate cu reglementările în vigoare în România.

Articolul 7Proceduri naţionale legale

În cazul în care se suspecteaza sau se dovedesc esecul unui beneficiar în ceea ce priveşte respectarea obligaţiilor legate de Program, precum şi încercările de a obţine de la Agenţia SAPARD plati pentru care nu are nici un drept, România va urmări orice asemenea esecuri şi încercări, conform procedurilor naţionale legale, într-un mod nu mai puţin riguros decât în cazurile în care sunt implicate fonduri publice naţionale.

Secţiunea DDeclaraţiile de cheltuieli trimestriale şi anuale

Formularul D1

Comisia Europeană - SAPARD

DECLARAŢIA DE CHELTUIELI ŞI CEREREA DE PLATA

[Va fi trimisa Comisiei Europene, DG AGRI, Rue de la Loi 200 (SAPARD), B-1049, Bruxelles).]

Denumirea Programului ........................................

Decizia Comisiei nr. .................. din ...................... (modificată ultima data prin Decizia nr. .......................... din ..........................)

Numărul de referinţa al Comisiei .....................

Subsemnatul ...................................., responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, reprezentând Guvernul României, după cum este prevăzut în Acordul multianual de finanţare încheiat între Guvernul României şi Comisia Comunităţilor Europene, declar prin prezenta ca cheltuiala eligibilă totală potrivit Programului, realizată din ziua/luna/anul ..... până la ziua/luna/anul ......, este în suma de ..................... (moneda naţionala), ....... [euro, convertiti din moneda naţionala la rata (ratele) indicată în tabelul anexat, conform art. 10 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare].

Detaliile referitoare la aceasta cheltuiala sunt cuprinse în tabelul anexat şi sunt parte integrantă a acestei declaraţii.

Declar, de asemenea, ca măsurile progreseaza cu o rata satisfăcătoare în conformitate cu obiectivele stipulate în Program şi ca documentele justificative sunt şi vor rămâne disponibile după cum prevăd art. 3 din Acordul multianual de finanţare şi art. 15 din secţiunea A din anexa la acest acord.

Declar că:

1.Lista cuprinzând cheltuielile este exactă. Se bazează pe conturi la nivelul proiectelor individuale şi este susţinută prin evidenta documentara. Lista şi documentele justificative corespunzătoare sunt deschise pentru verificare şi vor rămâne disponibile în conformitate cu art. 3 din Acordul multianual de finanţare şi cu art. 15 din secţiunea A din anexa la acesta.

2.Fie lista include detalii privind datoriile ce urmează să fie colectate, în suma de .................. (moneda naţionala), ................ (euro), din care totalul sumei pentru fiecare măsura este anexat, inclusiv defalcarea contribuţiei publice naţionale şi a Comunităţii; fie nu exista datorii de colectat. (Se şterge în mod corespunzător.) Declaraţia cuprinde, de asemenea, toate datoriile de la declaraţia anterioară, care au fost înregistrate pentru mai mult de 2 ani şi care sunt deduse din aceasta declaraţie de cheltuieli.

3.Volumul fondurilor comunitare din contul euro SAPARD la data ultimului debit la sfârşitul trimestrului la care se referă declaraţia (sau, în cazul unei declaraţii adiţionale, la data specificată în aceasta declaraţie) se ridica la ..................... euro.

Plata trebuie facuta în contul euro SAPARD, folosindu-se detaliile de referinţa comunicate Comisiei conform art. 7 paragraful 2 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare (formularul D3).

Aceasta declaraţie de cheltuieli conţine ......... pagini numerotate.

Aceasta declaraţie a fost întocmită de .....................

Data, ştampila şi semnatura directorului Agenţiei SAPARD

Declaraţia a fost întocmită pe baza sumelor financiare furnizate de .........................................

Data şi semnatura contabilului Agenţiei SAPARD

Certificată de ...........................................

Data, ştampila şi semnatura responsabilului naţional cu autorizarea finanţării, în numele Guvernului României

Întocmită la ....................., ........................

(data)

Formularul D1

DECLARAŢII

care trebuie să fie prezentate împreună cu toate cererile de plată

Se confirma prin prezenta ca:

a)Agenţia SAPARD a verificat dacă cheltuiala declarata eligibilă a fost realizată în conformitate cu Programul, cu Acordul multianual de finanţare, cu decizia Comisiei la care se referă art. 3 paragraful 1 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare şi cu acordul/acordurile anual/anuale de finanţare.

b)Cheltuiala este reală, normală şi s-a produs de la data prevăzută în Decizia Comisiei nr. ...................................... prin care se acordă management Agenţiei SAPARD.

c)Plăţile către beneficiarii finali au fost făcute fără nici o taxa specifică, deducere sau reţinere a oricărei sume care ar putea sa reducă suma asistenţei financiare la care aceştia sunt îndreptăţiţi.

d)Sumele recuperate reprezentând plati efectuate incorect şi datoriile înregistrate în registrul debitorilor pentru mai mult de 2 ani au fost deduse din declaraţia de cheltuieli; Comisia a fost informată în privinta oricărei neregularităţi în concordanta cu prevederile art. 13 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare, privind neregularităţile şi recuperarea sumelor plătite incorect în cadrul programului de finanţare SAPARD.

e)Asistenţa acordată de România rămâne în limitele măsurii stabilite în Program.

f)Conversia dintre moneda naţionala şi euro s-a derulat în conformitate cu prevederile art. 10 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare.

g)Documentele justificative pentru aceasta declaraţie sunt şi vor rămâne disponibile conform prevederilor art. 3 din Acordul multianual de finanţare şi ale art. 15 din secţiunea A din anexa la acesta.

h)Măsurile care primesc asistenţa financiară a Comunităţii au făcut obiectul unei publicitati adecvate directionate spre opinia publică şi beneficiarii potenţiali şi actuali.

Întocmită la ........................., ....................

(data)

Aceasta declaraţie a fost întocmită de ......................

Semnatura şi ştampila directorului Agenţiei SAPARD

Aceasta declaraţie a fost întocmită pe baza sumelor financiare furnizate de ..........................

Semnatura şi ştampila contabilului Agenţiei SAPARD

Certificată de .........................................

Semnatura şi ştampila responsabilului naţional cu autorizarea finanţării, în numele Guvernului României

Formularul D1 - Tabelul A

DECLARAŢIA

privind cheltuielile eligibile realizate efectiv de la începutul Programului - toţi beneficiarii

Denumirea Programului ..................................................

Decizia Comisiei nr. ............ din ......... (modificarea finala fiind facuta prin Decizia nr. ....... din ........)

Numărul de referinţa al Comisiei ........................................

Declaraţia nr. ........ acoperind perioada de la începutul Programului ..... la ........ (data) inclusiv

În cazul existenţei unor diferenţe în legătură cu o declaraţie anterioară, acestea sunt identificate prin "*" şi explicate la paginile ...... .

Ratele de schimb moneda naţionala/euro sunt următoarele: rata ..... data .......... .

Formularul D2

DECLARAŢIA

privind cheltuielile anuale pentru anul financiar ......

[Va fi trimisa, împreună cu raportul de atestare şi audit cerut de art. 6 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare, Comisiei Europene, DG AGRI, Rue de la Loi 200 (SAPARD), B-1049 Bruxelles.]

Denumirea Programului ......................................................

Decizia Comisiei nr. ..................... din ....................(modificarea finala fiind facuta prin Decizia nr. ..................... din ...........................)

Numărul de referinţa al Comisiei .....................

Subsemnatul ......................................., responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, reprezentând Guvernul României, după cum este prevăzut în Acordul multianual de finanţare încheiat între Guvernul României şi Comisia Comunităţilor Europene, declar prin prezenta ca cheltuiala eligibilă totală potrivit Programului, realizată din (1/1 anul .......... până în 31/12 anul .............), este în suma de ............... (moneda naţionala), ....... (euro, convertiti din moneda naţionala la rata indicată în tabelul anexat, după cum prevede art. 10 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare).

Detaliile referitoare la aceasta cheltuiala sunt cuprinse în tabelul anexat şi sunt parte integrantă a acestei declaraţii.

Declar, de asemenea, ca măsurile progreseaza cu o rata satisfăcătoare în conformitate cu obiectivele stipulate în Program şi ca documentele justificative sunt şi vor rămâne disponibile după cum prevăd art. 3 din Acordul multianual de finanţare şi art. 15 din secţiunea A din anexa la acesta.

Declar că:

1.Lista cuprinzând cheltuielile este exactă. Se bazează pe conturi la nivelul proiectelor individuale şi este susţinută prin evidenta documentara. Lista şi documentele justificative corespunzătoare sunt deschise pentru verificare şi vor rămâne disponibile în conformitate cu art. 3 din Acordul multianual de finanţare şi cu art. 15 din secţiunea A din anexa la acesta.

2.Fie lista include detalii privind datoriile ce urmează să fie colectate, în suma de ............... (moneda naţionala), ..................... (euro), din care totalul sumei pentru fiecare măsura este anexat, inclusiv defalcarea contribuţiei publice naţionale şi a Comunităţii; fie nu exista datorii de colectat. (Se şterge în mod corespunzător.) Declaraţia cuprinde, de asemenea, toate datoriile de la declaraţia anterioară, care au fost înregistrate pentru mai mult de 2 ani şi care sunt deduse din aceasta declaraţie de cheltuieli.

3.Volumul fondurilor comunitare din contul euro SAPARD la data ultimului an la care se referă aceasta declaraţie se ridica la .......................... euro.

Aceasta declaraţie de cheltuieli conţine .................. pagini numerotate.

Aceasta declaraţie a fost întocmită de ....................................

Data, ştampila şi semnatura directorului Agenţiei SAPARD

Declaraţia a fost întocmită pe baza sumelor financiare furnizate de ............

Data şi semnatura contabilului Agenţiei SAPARD

Certificată de .................................................................

Data, ştampila şi semnatura responsabilului naţional cu autorizarea finanţării, în numele Guvernului României

Întocmită la ........................., ...................

(data)

Raportul de atestare şi audit al Organismului de certificare face parte din aceasta declaraţie.

Formularul D2

DECLARAŢII

care sunt prezentate împreună cu declaraţia anuală a contului

Se confirma prin prezenta ca:

a)Agenţia SAPARD a verificat dacă cheltuiala declarata eligibilă a fost realizată în conformitate cu Programul, cu Acordul multianual de finanţare, cu decizia Comisiei la care se referă art. 3 paragraful 1 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare şi cu acordul/acordurile anual/anuale de finanţare.

b)Cheltuiala este reală, normală şi s-a realizat la data/datele prevăzută/prevăzute în Decizia Comisiei nr. .......................... prin care se deleagă management Agenţiei SAPARD.

c)Plăţile către beneficiarii finali au fost realizate fără nici o taxa specifică, deducere sau reţinere a oricărei sume care ar putea sa reducă suma asistenţei financiare la care aceştia sunt îndreptăţiţi.

d)Sumele recuperate reprezentând plati efectuate incorect şi datoriile înregistrate în registrul debitorilor pentru mai mult de 2 ani au fost deduse din cheltuiala declarata. Comisia a fost informată în privinta oricărei neregularităţi în concordanta cu prevederile art. 13 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare, privind neregularităţile şi recuperarea sumelor plătite incorect în cadrul Programului de finanţare SAPARD.

e)Asistenţa acordată de România rămâne în limitele măsurii stipulate în Program.

f)Conversiile dintre moneda naţionala şi euro s-au realizat în conformitate cu prevederile art. 10 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare.

g)Documentele justificative pentru aceasta declaraţie sunt şi vor rămâne disponibile conform prevederilor art. 3 din Acordul multianual de finanţare şi ale art. 15 din secţiunea A din anexa la acesta.

h)Măsurile care primesc asistenţa financiară a Comunităţii fac obiectul unei publicitati adecvate directionate spre opinia publică şi beneficiarii potenţiali şi actuali.

Întocmită la ......................., .....................

(data)

Întocmită de .................................................

Data, ştampila şi semnatura directorului Agenţiei SAPARD

Declaraţia a fost întocmită pe baza sumelor financiare furnizate de ..........

Data şi semnatura contabilului Agenţiei SAPARD

Certificată de ............................................................

Semnatura şi ştampila responsabilului naţional cu autorizarea finanţării, în numele Guvernului României

Formularul D2 - Tabelul A

DECLARAŢIE

privind cheltuielile eligibile realizate efectiv pentru

anul ....... - toţi beneficiarii

Denumirea Programului ....................................................

Decizia Comisiei nr. ................... din .............. (modificarea finala fiind facuta prin Decizia nr. ............ din ...........

Numărul de referinţa al Comisiei ...............................

Declaraţia nr. ........................... acoperind perioada de la (1/1 / an) .............. la ..................... (31/12/an) inclusiv.

În cazul existenţei unor diferenţe în legătură cu o declaraţie anterioară, acestea sunt identificate prin "* " şi explicate la paginile .......... .

Ratele de schimb moneda naţionala/euro sunt următoarele: rata .......... data .... .

Formularul D3

–model -

IDENTIFICARE FINANCIARĂ - SAPARD

România

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Numele ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│titularului │N││A││T││I││O││N││A││L││ ││F││U││N││D││ ││S││A││P││A││R││D│ │

│contului: └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│ │ ││ ││ ││ ││E││U││R││O││ ││C││O││N││T││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│Adresa: │R││E││S││P││O││N││S││A││B││I││L││U││L││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│ │N││A││T││I││O││N││A││L││ ││C││U││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│ │A││U││T││O││R││I││Z││A││R││E││A││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│ │F││I││N││A││N││T││A││R││I││I││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│ │M││I││N││I││S││T││E││R││U││L││ ││F││I││N││A││N││T││E││L││O││R│ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│ │ ││ ││ ││ ││ ││ ││P││U││B││L││I││C││E││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│Oraşul: │ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│Codul poştal:│ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│Persoana de │ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ contact: └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│Telefon: │ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│Fax: │ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│E-mail: │ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│Banca: │B││A││N││C││A││ ││N││A││T││I││O││N││A││L││A││ ││A││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│ │ ││ ││ ││ ││ ││ ││R││O││M││A││N││I││E││I││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│ │ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│Numărul │ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ │ │

│contului: └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

│ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐ │

│ │E││U││R││O││ ││ │ │ ││ ││ ││ ││ │ │

│ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ └─┘└─┘└─┘└─┘└─┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Secţiunea E LINII DIRECTOARE PENTRU ORGANISMUL DE CERTIFICARE

Subiect: Linia directoare menţionată la art. 6 paragraful 5 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare - Forma, sfera de cuprindere şi conţinutul certificatului şi al raportului Organismului care realizează certificarea Agenţiei SAPARD

Introducere

1.Obiectul acestui document este de a stabili linii directoare privind cerinţele de certificare a contului, menţionate la art. 6 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare.

2.Subiectul certificării şi deci al certificatului de audit şi raportului de audit este Agenţia SAPARD şi toate organismele descentralizate şi delegate, adică procesele de la înregistrarea cererilor până la angajament şi de la înregistrarea facturii până la plata.

Certificatul de audit

3.Certificatul de audit trebuie să fie un document concis, clar şi explicit, care să cuprindă toate concluziile organismului nominalizat drept Organism de certificare. Exemple de certificate de audit sunt prezentate în anexa la aceasta secţiune.

Raportul de audit

4.Sfera de cuprindere a raportului de audit este mai larga decât cea a certificatului de audit, cuprinzând în plus declaraţii dacă:

(i)Organismul de certificare a obţinut asigurarea rezonabila ca procedurile de control intern sunt sigure teoretic şi ca vor opera în mod satisfăcător în practica;

(îi) procedurile, cu referinţa specifică la criteriile de acreditare de relevanta semnificativă (proceduri scrise, separarea funcţiilor, verificări preliminare ale proiectelor şi plăţii, achiziţii, proceduri de angajament şi de plată, proceduri de contabilitate, securitatea computerelor, auditul intern), dau asigurarea rezonabila ca proiectele din sarcina Agenţiei SAPARD sunt conforme prevederilor Acordului multianual de finanţare;

(iii)toate criteriile de acreditare de relevanta semnificativă continua să fie respectate, după cum este cerut, pentru conferirea de către Comisie a managementului asistenţei, la art. 3 paragraful 1 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare; şi

(iv)interesele financiare ale Comunităţii sunt protejate corespunzător.

Raportul trebuie, de asemenea, sa stabilească orice recomandări şi sa indice (şi cele din anii trecuţi, dacă este cazul) cui şi cum au fost adresate.

5.Conţinutul raportului:

I. Proceduri de control intern

Raportul trebuie să cuprindă dovezile obţinute de Organismul de certificare ca în perioada de realizare a auditului controalele interne au operat în practica ca şi în teorie, au fost aplicate tuturor tranzacţiilor planificate şi au avut ca rezultat corectarea erorilor. Raportul trebuie să includă o declaraţie privind procedurile de control intern, care trebuie să atragă atenţia asupra oricărei slabiciuni găsite în proiectarea sau în operaţiunile de control, cu referinţa specială asupra factorilor care pot diminua eficacitatea procedurilor interne de control, cum ar fi:

–potenţialul pentru controale sa nu fie luat în seama de funcţionarul responsabil;

–aplicarea incorectă a controalelor ca rezultat al interpretării gresite sau al neatentiei; şi

–dezvoltarea procedurilor nonstandard.

Funcţia de audit intern este un element-cheie al problematicii de control intern. Din acest motiv aceasta merita un capitol specific în raportul de audit. Raportul trebuie să ia în considerare independenta, competenţa şi eficienta auditului intern, precum şi, în special: sfera de cuprindere a responsabilităţilor; drepturile de acces la directorul Agenţiei SAPARD şi la toate înregistrările, personal şi anexe (incluzând organisme descentralizate şi delegate); excluderea membrilor unităţii de audit intern de la acţiunile operationale zilnice; angajaţii (competenţa, formarea şi experienta); planificarea (evaluarea nevoilor, abordarea bazată pe risc, ciclul de acoperire a auditului); documentarea (verificările şi concluziile în urma acestora vor fi înregistrate adecvat şi, de asemenea, vor fi însoţite de documentele justificative); evidenta auditului (asigurarea suficientei şi relevantei aranjamentelor); existenta aranjamentelor adecvate pentru asigurarea calităţii; rapoartele (sunt adecvate în conceptie şi vor asigura proceduri care vor fi efectuate la timp) şi concluziile referitoare la planul de auditare.

II. Proceduri pentru asigurarea conformitatii cu Acordul multianual de finanţare

Prevederile acestui punct se referă la autorizare. Tranzacţiile procesate de Agenţia SAPARD sunt guvernate prin reguli complexe. Riscul inerent apărut cere ca Agenţia SAPARD sa stabilească controale moderate, incluzând folosirea procedurilor scrise, a listelor de verificare şi a reperformantelor detaliate sau revazute de alt funcţionar.

Raportul trebuie să includă o declaraţie privind procedurile pentru asigurarea conformitatii cu Acordul multianual de finanţare (prin măsuri şi, dacă sunt aplicabile, submasuri) pentru fiecare procedura, stipuland dacă controalele relevante sunt suficient de solide pentru a se putea pune baza pe ele în perioada de auditare. Acolo unde s-a ajuns la concluzia ca o procedură nu conferă siguranţa necesară, elementele importante ale esecului controlului trebuie să fie luate în considerare.

III. Criterii de acreditare de relevanta semnificativă

Raportul trebuie să stabilească limita până la care Agenţia SAPARD şi organismele descentralizate şi delegate îndeplinesc toate criteriile de acreditare de relevanta (proceduri scrise, separarea funcţiilor, verificări preliminare ale proiectelor şi plăţii, achiziţii, proceduri pentru angajamente şi plati, proceduri de contabilitate, securitatea computerelor, audit intern), după cum se stipulează la art. 3 paragraful 1 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare, pentru acordarea managementului asistenţei de către Comisie, şi ce acţiune (execuţia la timp şi durata), dacă exista vreuna, urmează să fie preluată de Agenţia SAPARD sau de organismul descentralizat/delegat pentru a rezolva orice deficienta.

IV. Proceduri pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţii

Prevederile acestui punct se referă la sumele care urmează să fie colectate (debitori). Obiectivele de control cheie pertinente includ: înregistrarea corecta şi la timp a tuturor debitorilor în registrul "Tranzacţii către debitori"; debit compensat din alte plati SAPARD către beneficiarii care au debit; şi înregistrarea corecta a tuturor chitantelor de la debitori.

În general raportul trebuie să includă o declaraţie privind protecţia intereselor financiare ale Comunităţii, stabilind pentru fiecare procedura dacă controalele relevante au fost suficient de solide pentru a se putea pune baza pe ele. Dacă se ajunge la concluzia ca o procedură nu conferă siguranţa necesară, elementele importante ale esecului controlului trebuie să fie luate în considerare.

V. Recomandări

Orice recomandări pentru îmbunătăţiri trebuie să fie clasificate cu referinţa la nivelul de importanţa pe care Organismul de certificare crede ca ar trebui să fie atribuit fiecărei situaţii. Pentru simplificarea prezentării este propusă următoarea clasificare a recomandărilor:

–majore: recomandări care cer atenţia imediata a directorului Agenţiei SAPARD;

–intermediare: recomandări care sunt semnificative în contextul controlului Agenţiei SAPARD şi care cer o atenţie imediata din partea conducerii;

–minore: recomandări pentru care fiecare acţiune trebuie să asigure deplina conformitate cu criteriile de acreditare.

Raportul trebuie să stabilească pentru fiecare recomandare procedura şi aspectele de politica implicând atenţie şi răspunsul Agenţiei SAPARD.

6.Profilul raportului

Profilul raportului va asista Comisia în procesarea rapoartelor privind certificarea, dacă un profil standard a fost urmărit după cum este indicat mai jos.

Rezumat executiv cuprinzând opinia, declaraţii rezumative pentru fiecare dintre pct. I, II, III şi IV menţionate mai sus şi secţiuni privind recomandările majore şi intermediare

Introducere generală

I. Proceduri de control intern: o evaluare a controalelor principale; funcţia de audit intern; declaraţia privind procedurile de control intern, împreună cu justificări

II. Proceduri pentru asigurarea conformitatii cu Acordul multianual de finanţare: o evaluare a controalelor-cheie; declaraţia privind procedurile pentru asigurarea conformitatii cu Acordul multianual de finanţare, împreună cu justificări

III. Criterii de acreditare de relevanta semnificativă: o evaluare a limitei până la care Agenţia SAPARD îndeplineşte toate criteriile de acreditare de relevanta semnificativă (proceduri scrise, separarea funcţiilor, verificări preliminare ale proiectelor şi plăţii, achiziţii, proceduri pentru angajamente şi plati, proceduri de contabilitate, securitatea computerelor, auditul intern), după cum se cere în art. 14 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare

IV. Proceduri pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţii: o evaluare a controalelor-cheie; declaraţia privind procedurile de protecţie a intereselor financiare ale Comunităţii, împreună cu justificări

Concluzii generale

Recomandări

Anexe

Pentru fiecare măsura/submasura şi funcţie comuna (de exemplu: contabilitate, serviciu de inspecţie, audit intern, tehnologia informatica) anexa trebuie să stabilească activitatea realizată pentru fiecare obiectiv de control, incluzând o descriere a obiectivului de control, mecanismul controlului, structura documentului (sa determine dacă cuprinde justificarea primara cerută/documente necesare pentru a sprijini solicitarea), constatările, evaluarea, concluziile şi recomandările detaliate.

O lista cuprinzând recomandările trebuie să fie pregatita cel puţin cu următoarele informaţii: referinţa/recomandarea/statutul/acţiunea raportului.

Anexă

la secţiunea E

Exemple de certificate de audit eliberate de Organismul de certificare*5)

*5) Conform Standardului internaţional privind auditul şi serviciile legate de acesta nr. 13 (ISA 13), elaborat de Federaţia Internationala a Contabililor (IFAC).

Matricea opiniilor:

A. Necalificat

Noi am auditat conturile anuale de cheltuieli declarate Comisiei ca fiind cheltuieli realizate pentru Programul pentru anul financiar 200x prin (denumirea şi adresa Agenţiei SAPARD). Responsabilitatea noastră, actionand ca Organism de certificare, este de a exprima o opinie asupra conturilor anuale.

Noi ne-am derulat auditul în concordanta cu standardele de auditare internaţional acceptate şi cu art. 6 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare. Am planificat şi am realizat auditul pentru a obţine asigurarea rezonabila ca conturile transmise Comisiei sunt lipsite de erori în declaraţii. Auditul a inclus examinarea, pe baza unor teste, a evidentelor cu privire la informaţiile din conturile anuale, înregistrarea angajamentelor, examinarea procedurilor şi a unui esantion de tranzacţii. Auditul a acoperit conformitatea plăţilor cu Acordul multianual de finanţare numai în ceea ce priveşte capacitatea structurilor administrative ale Agenţiei SAPARD de a asigura ca o astfel de conformitate a fost verificata înainte ca plata sa fi fost facuta. Auditul nostru furnizează o baza rezonabila pentru opinia noastră.

După opinia noastră conturile transmise Comisiei pentru anul financiar 200x (datat ZZ/LL/AAAA) sunt adevărate, complete şi clare.

Auditul nostru a fost derulat între ZZ/LL/AAAA şi ZZ/LL/AAAA. Un raport privind constatările noastre este furnizat la aceeaşi dată ca cea a acestui certificat.

(Data emiterii, semnatura, numele şi poziţia, denumirea şi adresa Organismului de certificare)

B. Calificat - diferenţe observate

Noi am auditat conturile anuale de cheltuieli declarate Comisiei ca fiind cheltuieli realizate pentru Programul pentru anul financiar 200x prin (denumirea şi adresa Agenţiei SAPARD). Responsabilitatea noastră, actionand ca Organism de certificare, este de a exprima o opinie asupra conturilor anuale.

Noi ne-am derulat auditul în concordanta cu standardele de auditare internaţional acceptate şi cu art. 6 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare. Am planificat şi am realizat auditul pentru a obţine asigurarea rezonabila ca conturile transmise Comisiei sunt lipsite de erori în declaraţii. Auditul a inclus examinarea, pe baza unor teste, a evidentelor cu privire la informaţiile din conturile anuale, înregistrarea angajamentelor, examinarea procedurilor şi a unui esantion de tranzacţii. Auditul a acoperit conformitatea plăţilor cu Acordul multianual de finanţare numai în ceea ce priveşte capacitatea structurilor administrative ale Agenţiei SAPARD de a asigura ca o astfel de conformitate a fost verificata înainte ca plata sa fi fost facuta. Auditul nostru furnizează o baza rezonabila pentru opinia noastră.

Diferenţele au fost observate între conturile anuale, documentele contabile şi înregistrările Agenţiei SAPARD pentru următoarele măsuri/submasuri (conform raportului de audit, pagina P):

(măsura/submasura diferenţa (+/-) în moneda naţionala şi euro

maşini agricole -23.000 CCC/100 euro)

După opinia noastră, cu excepţia diferenţelor descrise în paragraful precedent, conturile transmise Comisiei pentru anul financiar FEOGA 200x (datat ZZ/LL/AAAA) sunt adevărate, complete şi clare.

Auditul nostru a fost derulat între ZZ/LL/AAAA şi ZZ/LL/AAAA. Un raport privind constatările noastre este furnizat la aceeaşi dată ca cea a acestui certificat.

(Data emiterii, semnatura, numele şi poziţia, denumirea şi adresa Organismului de certificare)

C. Opinie calificată - limitarea sferei de cuprindere

Noi am auditat conturile anuale de cheltuieli declarate Comisiei ca fiind cheltuieli incluse în Programul pentru anul financiar 200x prin (denumirea şi adresa Agenţiei SAPARD). Responsabilitatea noastră, actionand ca Organism de certificare, este de a exprima o opinie asupra conturilor anuale.

Cu excepţia celor discutate în paragraful următor, noi ne-am derulat auditul în concordanta cu standardele de auditare internaţional acceptate şi cu art. 6 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare. Noi am planificat şi am realizat auditul pentru a obţine asigurarea rezonabila ca conturile transmise Comisiei sunt lipsite de erori în declaraţii. Auditul a inclus examinarea, pe baza unor teste, a evidentelor cu privire la informaţiile din conturile anuale, înregistrarea angajamentelor, examinarea procedurilor şi a unui esantion de tranzacţii. Auditul a acoperit conformitatea plăţilor cu Acordul multianual de finanţare numai în ceea ce priveşte capacitatea structurilor administrative ale Agenţiei SAPARD de a asigura ca o astfel de conformitate a fost verificata înainte ca plata sa fi fost facuta. Auditul nostru furnizează o baza rezonabila pentru opinia noastră.

Din cauza (de exemplu) naturii înregistrărilor Agenţiei SAPARD/Organismului delegat etc., nu putem fi satisfacuti chiar dacă (se citeaza natura problemei) recurgem la alte proceduri de audit (conform raportului de audit, pagina P).

După opinia noastră, cu excepţia efectelor unor astfel de ajustari, dacă exista, care s-au dovedit necesare, conturile ce urmează să fie transmise Comisiei pentru anul financiar 200x EAGGF (datat ZZ/LL/AAAA) sunt adevărate, complete şi clare.

Auditul nostru a fost derulat între ZZ/LL/AAAA şi ZZ/LL/AAAA. Un raport privind constatările noastre este furnizat la aceeaşi dată ca cea a acestui certificat.

(Data emiterii, semnatura, numele şi poziţia, denumirea şi adresa Organismului de certificare)

D. Refuzul opiniei - limitarea sferei de aplicare

Noi am auditat conturile anuale de cheltuieli declarate Comisiei ca fiind cheltuieli incluse în Programul pentru anul financiar 200x prin (denumirea şi adresa Agenţiei SAPARD). Responsabilitatea noastră, actionand ca Organism de certificare, este de a exprima o opinie asupra conturilor anuale.

Cu excepţia celor discutate în paragraful următor, noi ne-am derulat auditul în concordanta cu standardele de auditare internaţional acceptate şi cu art. 6 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare. Noi am planificat şi am realizat auditul pentru a obţine asigurarea rezonabila ca conturile transmise Comisiei sunt lipsite de erori în declaraţii. Auditul a inclus examinarea, pe baza unor teste, a evidentelor cu privire la informaţiile din conturile anuale, înregistrarea angajamentelor, examinarea procedurilor şi a unui esantion de tranzacţii. Auditul a acoperit conformitatea plăţilor cu Acordul multianual de finanţare numai în ceea ce priveşte capacitatea structurilor administrative ale Agenţiei SAPARD de a asigura ca o astfel de conformitate a fost verificata înainte ca plata sa fi fost facuta. Auditul nostru furnizează o baza rezonabila pentru opinia noastră.

Nu putem sa examinam procedurile care fundamentează plăţile efectuate de organismele cu responsabilităţi delegate, din cauza restrictiilor existente în sfera de aplicare a activităţii noastre din partea Agenţiei SAPARD (conform raportului de audit, pagina P).

Din cauza semnificatiei problemelor discutate în paragraful precedent, nu ne exprimam opinia dacă conturile transmise Comisiei pentru anul financiar 200x EAGGF (datat ZZ/LL/AAAA) sunt adevărate, complete şi clare.

Auditul nostru a fost derulat între ZZ/LL/AAAA şi ZZ/LL/AAAA. Un raport privind constatările noastre este furnizat la aceeaşi dată ca cea a acestui certificat.

(Data emiterii, semnatura, numele şi poziţia, denumirea şi adresa Organismului de certificare)

E. Opinie adversa

Noi am auditat conturile anuale de cheltuieli declarate Comisiei ca fiind cheltuieli incluse în Programul pentru anul financiar 200x prin (denumirea şi adresa Agenţiei SAPARD). Responsabilitatea noastră, actionand ca Organism de certificare, este de a exprima o opinie bazată pe auditul nostru.

Noi ne-am derulat auditul în concordanta cu standardele de auditare internaţional acceptate şi cu art. 6 din secţiunea A din anexa la Acordul multianual de finanţare. Noi am planificat şi am realizat auditul pentru a obţine asigurarea rezonabila ca conturile transmise Comisiei sunt lipsite de erori în declaraţii. Auditul a inclus examinarea, pe baza unor teste, a evidentelor cu privire la informaţiile din conturile anuale, înregistrarea angajamentelor, examinarea procedurilor şi a unui esantion de tranzacţii. Auditul a acoperit conformitatea plăţilor cu Acordul multianual de finanţare numai în ceea ce priveşte capacitatea structurilor administrative ale Agenţiei SAPARD de a asigura ca o astfel de conformitate a fost verificata înainte ca plata sa fi fost facuta. Auditul nostru furnizează o baza rezonabila pentru opinia noastră.

Cheltuielile declarate de Agenţia SAPARD nu sunt în concordanta cu plăţile şi chitanţele întocmite în perioada respectiva (conform raportului de audit, pagina P).

În opinia noastră, din cauza efectelor problemelor discutate în paragraful precedent, conturile transmise Comisiei pentru anul financiar 200x EAGGF (datat ZZ/LL/AAAA) nu sunt adevărate, complete şi clare.

Auditul nostru a fost derulat între ZZ/LL/AAAA şi ZZ/LL/AAAA. Un raport privind constatările noastre este furnizat la aceeaşi dată ca cea a acestui certificat.

(Data emiterii, semnatura, numele şi poziţia, denumirea şi adresa Organismului de certificare)

Secţiunea F

TEXTUL LEGISLAŢIEI COMUNITĂŢII, LA CARE SE FACE REFERIRE ÎN

REGLEMENTAREA C.E. Nr. 2.222/2000 PRIVIND REGULILE

FINANCIARE APLICABILE SAPARD, ADAPTATE ACESTUI ACORD*6)

*6) OJ L 253, 7 octombrie 2000, p. 5.

Secţiunea G REZOLVAREA DIFERENDELOR - SAPARD

1.Orice diferend între părţile contractante cu privire la acest acord, care nu este rezolvat între părţile contractante, va fi decis conform arbitrajului de către un tribunal de arbitraj, în concordanta cu prevederile pct. 2 şi 7 din aceasta secţiune.

2.Fiecare parte contractantă are dreptul sa invoce procedura de rezolvare a diferendelor. Fiecare parte contractantă îşi va nominaliza arbitrul în termen de 3 luni de la iniţierea procedurii.

3.Tribunalul de arbitraj constituit pentru fiecare caz individual va fi alcătuit din 3 arbitri numiţi după cum urmează:

–un arbitru va fi numit de România;

–un arbitru va fi numit de Comisie;

–un arbitru va fi numit prin acordul părţilor contractante sau, dacă acestea nu cad de acord, de către preşedintele Curţii de Justiţie a Comunităţilor Europene.

4.Dacă una dintre părţile contractante nu reuşeşte sa numească un arbitru într-o perioadă de 3 luni de la primirea solicitării de arbitraj, un asemenea arbitru va fi numit de preşedintele Curţii de Justiţie a Comunităţilor Europene.

5.Dacă orice arbitru numit demisioneaza, decedează sau este în incapacitate de a acţiona, alt arbitru va fi numit în concordanta cu prevederile pct. 2, 3 şi 4 şi va avea toate puterile şi sarcinile arbitrului iniţial.

6.Tribunalul de arbitraj va lua în considerare legislaţia relevanta a Curţii de Justiţie a Comunităţilor Europene.

7.Toate deciziile vor fi luate prin vot majoritar de către tribunalul de arbitraj. Procedura de arbitraj va fi stabilită de tribunal. Deciziile sale vor fi obligatorii pentru ambele părţi contractante. Fiecare parte contractantă va suporta costurile propriului arbitru şi ale reprezentanţilor în procedurile de arbitraj; restul costurilor va fi suportat în părţi egale de părţile contractante.