Procedură din 29 septembrie 2017

Capitolul IDepunerea formularului „Fișa Entitățiiˮ

Articolul 1

(1)În registrul altor entități se pot înregistra operatorii economici și alte entități decât cele prevăzute la art. 1^1 din anexa nr. 1 la ordin care aplică mecanismul plății defalcate a TVA și utilizează ordinul de plată multiplu electronic (OPME).

(2)Formularul „Fișa Entității“ poate fi descărcat de pe site-ul Ministerului Finanțelor Publice, Sistemul Național de Raportare Forexebug - Informații publice - Formulare sau poate fi pus la dispoziție de către unitatea Trezoreriei Statului la care entitatea are deschise conturi de disponibilități. Formularul „Fișa Entității“ se completează electronic.

Articolul 2

(1)Elementele din formular se completează astfel:

a)în rubrica „Tip Entitate“ entitatea selectează opțiunea „Alte entități“;

b)în secțiunea „Tip Acțiune - Preluare profil curent al Entității“, în rubrica „Tip Fișă“, entitatea selectează:

b1) opțiunea „Inițială“ pentru transmiterea, prin intermediul formularului „Fișa Entității“, a informațiilor referitoare la profilul entității dacă entitatea nu a mai fost anterior înregistrată în sistemul Forexebug. În cazul în care anterior au mai fost transmise unul sau mai multe formulare „Fișa Entității“, dar din partea sistemului nu a fost primit un mesaj de confirmare a înregistrării în sistem, reluarea procesului de transmitere a formularului corectat se va realiza tot prin selectarea opțiunii „Inițială“ pentru rubrica „Tip Fișă“;

b2) opțiunea „Rectificativă“ pentru a modifica informațiile referitoare la profilul entității anterior transmise și înregistrate în sistem. Formularul transmis trebuie să fie completat cu toate informațiile solicitate.

Secţiunea A Informații generalec) în rubrica „Denumire Entitate“ se înscrie denumirea integrală, fără abrevieri, a entității, conform actului de înființare a acesteia;

d)în rubrica „Denumire scurtă“ se înscrie abrevierea denumirii entității;

e)în rubrica „CIF Entitate“ se înscrie codul de identificare fiscală al entității;

f)rubrica „CIF în scop de TVA“ se completează automat cu informația din rubrica „CIF Entitate“;

g)în rubrica „Data înființării“ se înscrie data calendaristică la care s-a înființat entitatea, conform actului de înființare;

–Subsecțiunea „UAT“h) în rubrica „Județ“ se selectează denumirea județului pe raza căruia își desfășoară activitatea entitatea sau se selectează municipiul București;

i)în rubrica „Denumirea UAT pe raza căreia își desfășoară activitatea Entitatea“ se selectează denumirea integrală a unității/subdiviziunii administrativ-teritoriale, în cazul municipiului București, pe raza căreia își desfășoară activitatea entitatea;

j)rubrica „CIF UAT pe raza căreia își desfășoară activitatea“ se completează automat cu codul de identificare fiscală al unității/subdiviziunii administrativ-teritoriale înscrise la rubrica „Denumirea UAT pe raza căreia își desfășoară activitatea Entitatea“;

k)rubrica „TIP UAT pe raza căreia își desfășoară activitatea Entitatea“ se completează automat cu tipul unității/subdiviziunii administrativ-teritoriale pe raza căreia își desfășoară activitatea entitatea pe baza celor înscrise în rubrica „Denumirea UAT pe raza căreia își desfășoară activitatea Entitatea“;

l)în rubrica „Județ Trezorerie“ se selectează denumirea județului/municipiului București căruia îi aparține unitatea Trezoreriei Statului la care entitatea are deschise conturile de disponibilități;

m)în rubrica „Denumire Trezorerie la care Entitatea are deschise conturile de cheltuieli/conturile de disponibilități“ se selectează denumirea integrală a unității Trezoreriei Statului la care entitatea are deschise conturile de disponibilități;

n)rubrica „Cod Trezorerie“ se completează automat cu codul alocat de către Ministerul Finanțelor Publice unității Trezoreriei Statului la care entitatea are deschise conturile de disponibilități, pe baza celor înscrise în rubrica „Denumire Trezorerie la care Entitatea are deschise conturile de cheltuieli/conturile de disponibilități“;

o)în rubricile aferente subsecțiunii „Adresă Sediu Social Entitate“ se completează adresa sediului social al entității, conform certificatului de înregistrare fiscală;

p)în rubricile aferente subsecțiunii „Adresa fiscală“ se completează adresa domiciliului fiscal al entității;

q)rubricile aferente subsecțiunii „Adresa de corespondență Entitate“ pot fi identice cu cele de la subsecțiunea „Adresă Sediu Social Entitate“ sau se completează cu altă adresă, la care entitatea dorește să primească corespondența;

–Subsecțiunea „Adresa de e-mail“r) în rubrica „Adresa publică de corespondență“ se completează adresa de e-mail utilizată de respectiva entitate în relația cu alte entități;

s)în rubrica „Adresa corespondență în relația cu MFP“ se completează adresa de e-mail pentru corespondență în relația cu Ministerul Finanțelor Publice. Se pot introduce maximum două adrese de corespondență în relația cu Ministerul Finanțelor Publice.

(2)După finalizarea completării informațiilor, entitatea își validează datele introduse în formular prin selectarea rubricii „Validează date și generează XML“. În cazul în care au fost identificate erori ca urmare a nerespectării regulilor de completare, este generată o listă cu erorile identificate. După ce entitatea corectează erorile, aceasta salvează datele validate.

(3)Formularul „Fișa Entității“ este tipărit și semnat olograf de către reprezentantul legal al entității sau de către o altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcție. În cazul semnării formularului „Fișa Entității“ de către o altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcție, la acesta va fi anexată împuternicirea acordată de reprezentantul legal.

Articolul 3

(1)Formularul „Fișa Entității“ poate fi depus la ghișeul unității Trezoreriei Statului la care entitatea solicită deschiderea/are deschis contul în scop de TVA odată cu depunerea documentelor necesare deschiderii contului sau ulterior. Formularul „Fișa Entității“ se depune pe suport hârtie, semnat olograf de către reprezentantul legal al entității sau de către o altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcție, precum și pe suport electronic (pdf). Nu se admite depunerea formularului numai în forma tipărită fără prezentarea acestuia în format electronic (pdf).

(2)Operatorul din unitatea Trezoreriei Statului la care entitatea are deschise conturile de disponibilități verifică concordanța datelor din documentul tipărit cu cele din formularul electronic, precum și corectitudinea informațiilor din subsecțiunile formularului „UAT“, „Tip Entitate“. În cazul în care informațiile nu sunt corecte, formularul este restituit reprezentantului entității, urmând ca acesta să revină cu documentul sau formularul electronic (pdf) refăcut. În cazul în care datele sunt corecte, formularul este transmis la nivelul activității de trezorerie și contabilitate publică județene/a municipiului București.

(3)Operatorul din cadrul activității de trezorerie și contabilitate publică județene/a municipiului București verifică formularul în vederea validării:

a)în cazul în care informațiile din formular nu sunt validate, activitatea de trezorerie și contabilitate publică județeană/a municipiului București transmite entității o adresă prin care i se comunică erorile depistate. Entitatea are obligația de a relua procesul de completare și depunere a formularului la ghișeul unității Trezoreriei Statului la care entitatea solicită deschiderea conturilor de disponibilități;

b)în cazul în care formularul „Fișa Entității“ este corect, i se alocă un „Număr de înregistrare al declarației - ghișeu“ și este depus în sistem în vederea înregistrării în registrul altor entități, pe baza unui certificat digital specific Trezoreriei Statului, de către operatorul din cadrul activității de trezorerie și contabilitate publică județene/a municipiului București.

(4)Operatorii din cadrul activității de trezorerie și contabilitate publică județene/a municipiului București vizualizează și verifică informațiile fișei entității din subsecțiunea „UAT“ și rubrica „Tip Entitate“. Pentru o entitate identificată unic prin cod de identificare fiscală se compară datele comune din Registrul persoane juridice și „Fișa Entității“ corespunzătoare rubricilor: „Denumire entitate“ și „Tip entitate“, procedându-se astfel:

a)în cazul în care informațiile diferă, activitatea de trezorerie și contabilitate publică județeană/a municipiului București transmite entității o adresă prin care i se comunică erorile depistate. Entitatea va depune o declarație pentru actualizarea datelor din Registrul persoane juridice la Agenția Națională de Administrare Fiscală sau va completa corect „Fișa entității“ și o va prezenta la ghișeul unității Trezoreriei Statului la care are deschise conturile de disponibilități;

b)în cazul în care datele din „Fișa Entității“ sunt validate, sistemul generează o notificare cu indexul formularului și confirmarea înregistrării fișei în registrul altor entități.

(5)Operatorul din cadrul activității de trezorerie și contabilitate publică județene/a municipiului București vizualizează recipisele (notificările) transmise de sistem pe baza indexului formularului și a codului de identificare fiscală al entității.

(6)Entitatea primește, prin intermediul adresei de e-mail sau de corespondență, comunicate în formularul „Fișa Entității“, o adresă semnată de la activitatea de trezorerie și contabilitate publică județeană/a municipiului București și recipisa (notificarea) transmisă automat de sistem, prin care i se comunică înregistrarea în sistem sau necesitatea reluării procesului de depunere a formularului, după caz.

Capitolul IIModificarea datelor din „Fișa Entității“ înregistrată în registrul altor entități

Articolul 4

(1)Datele din formularul „Fișa Entității“ pot fi modificate prin depunerea de către entitate a unui nou formular „Fișa Entității“, selectând la rubrica „Tip Fișă“ opțiunea „Rectificativă“, în cazul în care o entitate dorește să efectueze modificări în informațiile deja înregistrate în sistem. În acest caz, entitatea va depune la unitatea Trezoreriei Statului formularul rectificativ „Fișa Entității“ atât pe suport hârtie, cât și pe suport electronic (pdf), completând integral informațiile solicitate de formular. Dacă această regulă de completare nu este respectată, formularul va fi respins ca necorespunzător.

(2)Orice atribut din cadrul formularului „Fișa Entității“ va putea fi modificat, cu excepția codului de identificare fiscală al entității.

(3)La depunerea unui nou formular „Fișa Entității“ modificat vor fi urmați integral pașii de validare specifici formularului, iar, în caz de formular valid, registrul altor entități va fi actualizat printr-o nouă înregistrare.

(4)Formularul „Fișa Entității“ poate fi modificat oricând este necesar, neexistând restricții legate de momentul în care se poate transmite formularul „Fișa Entității“ modificat.