Norma nr. 2 din 22 ianuarie 2008

Având în vedere prevederile art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, ale art. 57 alin. (1) lit. k), ale art. 66 alin. (2) şi ale art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,

în temeiul dispoziţiilor art. 23 lit. f) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 50/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 313/2005,

Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, denumită în continuare Comisie, emite prezenta normă.

Capitolul IDispoziţii generale

Articolul 1

Prezenta normă reglementează organizarea activităţii de arhivă a fiecărui administrator de fonduri de pensii private.

Articolul 2

Administratorii de fonduri de pensii private răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor create şi deţinute, în condiţiile prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică şi ale prezentei norme.

Articolul 3

Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a înfiinţa compartimente de arhivă, organizate în funcţie de complexitatea şi de cantitatea documentelor pe care le creează sau le deţin.

Articolul 4

Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normă au semnificaţia prevăzută la art. 2 din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv la art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi în legislaţia specifică privind activitatea de arhivă.

Capitolul IIObligaţiile administratorilor de fonduri de pensii private

Articolul 5

Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a crea şi de a deţine documente care să ateste atât activitatea curentă, cât şi activitatea de administrare a fondurilor de pensii private, inclusiv evidenţa participanţilor şi a beneficiarilor la fondurile de pensii private.

Articolul 6

(1)Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a înregistra documentele intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern.

(2)Înregistrarea documentelor se va face într-un registru de intrare-ieşire, cronologic, în ordinea primirii, fără ca numerele de înregistrare atribuite documentelor să se repete.

(3)Înregistrarea documentelor începe de la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie ale fiecărui an.

Articolul 7

Fiecare administrator de fonduri de pensii private are obligaţia de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al societăţii.

Articolul 8

(1)Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a inventaria documentele şi de a le preda la compartimentul de arhivă.

(2)Documentele se grupează în dosare, potrivit Nomenclatorului arhivistic.

(3)Predarea dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează pe bază de inventare şi procese-verbale.

(4)În cadrul compartimentului de arhivă, administratorii de fonduri de pensii private vor organiza depozitul de arhivă.

(5)Până la predarea la compartimentul de arhivă a documentelor se va întocmi o evidenţă provizorie a acestora, pe suport electronic şi pe suport de hârtie, cu obligativitatea actualizării acesteia periodic.

Articolul 9

(1)Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a întocmi evidenţa dosarelor depuse la depozitul de arhivă, respectiv a documentelor scoase din depozit.

(2)În cazul în care un administrator de fonduri de pensii private intenţionează să scoată dosare din evidenţa arhivei, în vederea selecţionării, transferului către un alt administrator desemnat, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat, operaţiunea se va efectua cu avizul Arhivelor Naţionale sau, după caz, al structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale şi cu notificarea Comisiei.

Articolul 10

Administratorii de fonduri de pensii private sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, extrase şi copii ale documentelor pe care le creează şi le deţin, dacă acestea se referă la drepturi care îi privesc pe solicitanţi.

Capitolul IIIPăstrarea documentelor şi organizarea depozitului de arhivă

Articolul 11

Sediile sociale ale administratorilor de fonduri de pensii private vor fi prevăzute cu spaţii pentru păstrarea arhivei.

Articolul 12

Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a organiza depozitul de arhivă, conform legii.

Articolul 13

(1)Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia să comunice Arhivelor Naţionale sau, după caz, structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale intenţia de a construi sau de a amenaja depozite de arhivă, în vederea avizării acestora.

(2)După obţinerea avizului din partea Arhivelor Naţionale sau, după caz, a structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale, administratorii de fonduri de pensii private vor solicita Comisiei autorizarea respectivelor depozite de arhivă, indicând adresa exactă a acestora.

Articolul 14

(1)Administratorii de fonduri de pensii private vor depune spre păstrare la Arhivele Naţionale sau, după caz, la structurile teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale documentele cu termene permanente, potrivit Nomenclatorului arhivistic.

(2)Prin excepţie, documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale participanţilor şi beneficiarilor, vor fi păstrate de către administratorii de fonduri de pensii, cu obligaţia notificării prealabile a Arhivelor Naţionale sau, după caz, a structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale şi a Comisiei.

Articolul 15

(1)În cazul în care administratorii de fonduri de pensii private vor apela la un furnizor de servicii de arhivare a documentelor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, vor notifica Comisiei, indicând furnizorul respectiv şi datele sale de contact.

(2)În cazul în care administratorii de fonduri de pensii private doresc să depună spre păstrare anumite documente în formă electronică în cadrul unei arhive electronice, respectând condiţiile Legii nr. 135/2007, vor notifica Comisiei data începerii acestor activităţi.

(3)În cazul în care administratorii de fonduri de pensii private vor apela la un furnizor de servicii de arhivare a documentelor în formă electronică, cu respectarea prevederilor Legii nr. 135/2007, vor notifica Comisiei, indicând furnizorul respectiv şi datele sale de contact.

Capitolul IVDispoziţii finale

Articolul 16

Administratorul de fonduri de pensii private care îşi încetează activitatea are obligaţia de a comunică Comisiei adresa arhivei şi datele de identificare şi de contact ale persoanei responsabile cu administrarea arhivei societăţii.

Articolul 17

Administratorii de fonduri de pensii private sunt obligaţi să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale sau, după caz, structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale, documentele care le atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii, precum şi măsurile dispuse în vederea organizării activităţii de arhivă a documentelor create sau deţinute de aceştia.

Articolul 18

Încălcarea prevederilor prezentei norme se sancţionează conform dispoziţiilor legale în vigoare.