Norme metodologice din 12 septembrie 1997

1.Introducere

1.1.Prezentele norme metodologice stabilesc condiţiile pe care trebuie să le indeplineasca persoanele fizice sau juridice, române sau straine, pentru a putea fi autorizate de Ministerul Transporturilor - Directia porturilor şi navigatiei maritime să efectueze auditul privind operarea în siguranţa şi prevenirea poluarii sau verificarea tehnica şi certificarea navelor conform convenţiilor internationale, pe bază de contract de reprezentare.

1.2.Autorizarea se face pe baza cererii formulate de persoana fizica sau juridica, română sau străină, către Ministerul Transporturilor - Directia porturilor şi navigatiei maritime, însoţită de documentele, certificatele şi de alte materiale relevante în susţinerea cererii. În cerere se va menţiona clar tipul de activitate pentru care se solicita autorizatia. Obtinerea acestei autorizaţii îi va conferi, totodata, dreptul de a actiona în perimetrul infrastructurilor portuare şi a cailor navigabile româneşti.

1.3.Auditorii individuali şi organizaţiile recunoscute, autorizati pentru efectuarea auditurilor şi eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare sau verificarea tehnica şi certificarea navelor conform convenţiilor internationale, sunt responsabili cu faptul ca procesul de auditare şi certificare se deruleaza conform cerințelor Codului I.S.M., convenţiilor internationale şi normelor metodologice emise de Administratie. Aceasta responsabilitate va fi înscrisă în contractul de reprezentare care se incheie între Administratie şi acestia. Tot prin acest contract de reprezentare se va preciza dreptul de control al Administraţiei asupra activităţii acestora.

1.4.În cazul în care, pentru efectuarea auditului, este necesară o echipa formata din mai mulţi auditori, acestia raspund solidar de faptul ca asigura derularea procesului de auditare şi verificare tehnica în conformitate cu Codul I.S.M., cu conventiile internationale şi cu normele metodologice emise de Administratie. La incheierea contractului de reprezentare dintre companie şi echipa de audit se va stipula persoana conducatoare a echipei. Acestei persoane trebuie să i se confere, prin contractul de reprezentare, autoritate în luarea hotărârilor finale privind executarea auditului, formularea observatiilor, redactarea textului privind nonconformitatile constatate.

Conducatorul echipei de audit îi revin şi responsabilitatile privind:

1.stabilirea planului auditului;

2.prezentarea raportului de audit;

3.semnarea certificatului de management al sigurantei interimar.

1.5.În cazul în care compania angajează o organizaţie autorizata de Administratie pentru efectuarea auditului şi pentru eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare, echipa de audit desemnata de aceasta va trebui să aibă nominalizat conducatorul, precum şi membrii acesteia.

1.6.Auditorii sunt raspunzatori pentru conformarea la cerinţele care guverneaza auditul, pentru asigurarea secretului privind documentele referitoare la certificare şi pentru tratarea cu discretie a informaţiilor confidentiale.

1.7.În cazul în care o companie a apelat la o firma de consultanţă, pentru proiectarea şi realizarea sistemului de management al sigurantei (S.M.S.), firma de consultanţă trebuie să obţină, în prealabil, o autorizatie din partea Ministerului Transporturilor - Directia porturilor şi navigatiei maritime. În vederea obtinerii acestei autorizaţii, firma de consultanţă va formula o cerere însoţită de documentaţia necesară, care să conţină sau din care să rezulte ca:

1.statutul societatii comerciale, din care să rezulte ca este inclusa în obiectul ei de activitate activitatea de consultanţă;

2.certificatul de inmatriculare la Camera de comert şi industrie - Oficiul Registrului comerţului;

3.certificatul de înregistrare fiscala;

4.documentul din care să rezulte cine conduce activitatea respectiva;

5.dovada ca poseda spatiu adecvat desfăşurării activităţii de consultanţă;

6.dovada ca dispune de posibilitati de stocare, tehnoredactare, multiplicare etc.;

7.dovada ca poseda atestate asupra cunoştinţelor profesionale în domeniul prevederilor Codului I.S.M.;

8.dovada ca poseda experienta în domeniul consultantei;

9.dovada ca a lucrat cu un sistem sau în interiorul unui sistem de management al sigurantei (S.M.S.);

10.cunoaste prevederile convenţiilor internationale aplicabile navelor;

11.dovada ca poseda bonitate financiară;

12.reputatia personalului angajat este ireprosabila, prin prezentarea unui curriculum vitae, a cazierului judiciar şi a altor acte doveditoare;

13.personalul cunoaste limba engleza, iar pentru firmele straine, limba română şi limba engleza;

14.are personal care să se poată deplasa la bordul navelor;

15.referinţe sau alte documente care să demonstreze capacitatea firmei de a oferi servicii de consultanţă competente.

Persoanele fizice sau juridice, române şi straine, care sunt angajate în activitatea de consultanţă nu pot efectua auditul respectivei companii.

1.8.Auditorii independenti şi organizaţiile autorizate de Administratie pentru efectuarea auditurilor şi eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare trebuie să corespunda cerințelor specifice prezentate în aceste norme metodologice. Auditul va fi efectuat numai de auditorii independenti sau de organizaţii de specialitate independente, care au fost autorizate în acest sens de către Ministerul Transporturilor - Directia porturilor şi navigatiei maritime, pe baza cererii acestora şi a indeplinirii condiţiilor prezentelor norme metodologice.

1.9.Administratia trebuie să se asigure ca exista independenta între auditorii desemnaţi şi personalul care furnizeaza serviciile de consultanţă pentru companie sau cei care sunt implicati în managementul companiei sau sunt actionari la aceasta, prin acte doveditoare.

2.Cerinţe privind competenţa de baza a auditorilor independenti care efectueaza audit pentru confirmarile anuale ale documentului de conformitate sau pentru confirmarile intermediare ale certificatului de management al sigurantei (S.M.C.)

2.1.Personalul care urmeaza sa participe la verificările anuale de confirmare la companii sau la verificările intermediare la bordul navelor, conform cerințelor Codului I.S.M., trebuie să aibă cel puţin o calificare într-un domeniu relevant de inginerie, stiinte exacte sau o calificare obtinuta de la o institutie maritima sau nautica şi să aibă experienta maritima ca ofiter de nava brevetat.

2.2.Acestia trebuie să posede competenţa adecvata şi abilitatile pentru realizarea verificării conformitatii cu cerinţele Codului I.S.M., mai ales cu privire la:

1.cunoasterea şi înţelegerea Codului I.S.M.;

2.reguli şi reglementari obligatorii;

3.termenii de referinţa, ceruti de Codul I.S.M., pe care compania trebuie să-i ia în considerare;

4.tehnici de evaluare, examinare, chestionare, analiza şi raportare;

5.aspecte tehnice sau operationale ale managementului sigurantei;

6.cunoştinţe fundamentale privind transporturile maritime şi operaţiunile de la bordul navei;

7.calificarea şi certificarea internationala de auditor, recunoscută de Ministerul Transporturilor, precum şi participarea la cel puţin două audituri, conform Codului I.S.M., în calitate de asistenti pe lângă un auditor sau membri intr-o echipa de audit.

2.3.O astfel de competenţa trebuie demonstrata prin certificate, examinari scrise sau orale şi prin alte mijloace acceptabile.

2.4.Autorizatia se elibereaza de Directia porturilor şi navigatiei maritime din cadrul Ministerului Transporturilor, la cererea auditorului, şi este valabila timp de 5 ani.

2.5.Autorizatia este valabila numai în baza contractului de reprezentare incheiat între Ministerul Transporturilor şi auditor. Conţinutul contractului de reprezentare este cel prevăzut la pct. 5.2. Durata de valabilitate a autorizatiei este aceeasi cu cea a contractului de reprezentare.

2.6.Autorizatia îşi pierde valabilitatea, dacă nu este reinnoita sau dacă ulterior se constata abateri faţă de condiţiile contractuale sau faţă de procedurile de auditare. Dreptul de suspendare a autorizatiei revine Directiei porturilor şi navigatiei maritime din cadrul Ministerului Transporturilor.

3.Cerinţe privind competenţa auditorilor care efectueaza auditul initial şi auditul pentru reinnoirea certificatelor

3.1.Pentru a estima în intregime dacă compania sau nava indeplineste cerinţele Codului I.S.M., în plus faţă de competenţa de baza afirmata, personalul care urmeaza sa realizeze auditurile initiale sau auditurile pentru reinnoirea documentelor de conformitate sau a certificatelor de management al sigurantei (S.M.C.) trebuie să aibă competenţa:

1.de a determina dacă elementele sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) se conformeaza sau nu cerințelor Codului I.S.M.;

2.de a determina eficienta sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) companiei sau a navei, pentru a verifica conformitatea cu regulile şi reglementarile, asa cum au fost evidentiate de documentele inspecţiilor statutare şi de clasificare;

3.de a estima eficienta sistemului de management al sigurantei, în asigurarea conformitatii cu alte reguli şi reglementari care nu sunt cuprinse în inspecţiile statutare şi de clasificare, şi de a avea posibilitatea verificării conformitatii cu aceste reguli şi reglementari;

4.de a aprecia dacă practicile recomandate de Organizaţia Maritima Internationala (I.M.O.), Administratie, societăţile de clasificare şi de organizaţiile industriei maritime au fost luate în considerare.

3.2.De asemenea, auditorii trebuie să demonstreze participarea, în calitate de asistenti sau membri ai echipei de audit, la cel puţin cinci audituri, conform cerințelor Codului I.S.M., dintre care doua trebuie să fie audituri initiale sau pentru reinnoirea certificatelor complete atât la companie, cat şi la bordul navelor. În cazul în care auditorul a efectuat trei sau mai multe audituri conform standardelor internationale de asigurare a calităţii I.S.O., acestea pot fi echivalate la stabilirea competentei, dar numai într-un numar de maximum trei, urmand a efectua doua audituri conform Codului I.S.M., complete atât la companie, cat şi la bordul navelor, în calitate de asistent sau de membru al unei echipe de audit.

4.Cerinţe privind competenţa auditorilor-şefi (lead auditor)

4.1.În cazul în care activitatea de audit nu poate fi realizata de un auditor împreună cu asistenţii săi, această competenţă poate fi realizata de echipe de auditori, care, împreună, au competenţa deplina necesară. În acest caz, echipele sunt conduse de un auditor-sef (lead auditor), care trebuie să posede certificare corespunzătoare, recunoscută international şi agreata de Administratie. În afara condiţiilor menţionate la pct. 2 şi 3, auditorul-sef (lead auditor) trebuie să aibă efectuate cel puţin două audituri initiale sau pentru reinnoirea certificatelor, complete, atât la companii cat şi la bordul navelor, în conformitate cu Codul I.S.M.

5.Standarde minime pentru organizaţiile autorizate de Administratie pentru efectuarea auditurilor şi eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare sau pentru verificarea tehnica şi certificarea navelor conform convenţiilor internationale.

O organizaţie poate fi autorizata de Administratie pentru efectuarea auditului extern şi eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare sau pentru verificarea tehnica şi certificarea navelor conform convenţiilor internationale, dacă intruneste un numar de condiţii minime, pentru care organizaţia trebuie să prezinte informaţii complete şi fundamentate.

Pentru autorizarea de către Administratie, organizaţia trebuie să demonstreze dimensiunea, structura, experienta şi capacitatea sa.

5.1.În scopul delegării autorităţii, prin contract de reprezentare, de a realiza servicii de auditare sau verificarea tehnica şi certificarea navelor conform convenţiilor internationale, organizaţia trebuie să indeplineasca urmatoarele condiţii:

1.să aibă un corp de auditori cu certificare şi recunoastere internationala pentru efectuarea auditului sau pentru verificarea tehnica şi certificarea navelor conform convenţiilor internationale;

2.să permită participarea reprezentantilor Administraţiei la verificări de confirmare şi de atestare;

3.sa functioneze cu:

–un important suport tehnic, de conducere şi de personal, având capacitatea dezvoltării şi intretinerii activităţii de audit şi de verificare tehnica şi certificare conform convenţiilor internationale;

–un personal calificat, care să satisfaca corespunzător cerinţele de serviciu în teritoriu şi locale;

4.să fie guvernata de principii de comportare etica, principii care să fie continute într-un cod de etica, în scopul asigurarii celor mai bune realizari în serviciu, prin recunoasterea responsabilitatilor datorate delegării autorităţii şi prin pastrarea confidentialitatii informaţiilor primite;

5.sa demonstreze competenţa tehnica, administrativa şi manageriala şi capacitatea de a asigura furnizarea de servicii de calitate şi de actualitate;

6.să fie pregatita sa furnizeze informaţii relevante Administraţiei;

7.conducerea organizaţiei trebuie să defineasca politica şi obiectivele ei, angajamentul sau pentru asigurarea calităţii şi sa garanteze ca aceasta politica este inteleasa, implementata şi mentinuta la toate nivelurile organizaţiei;

8.sa dezvolte, sa implementeze şi sa menţină un sistem intern propriu, efectiv, de asigurare a calităţii, bazat pe părţile adecvate ale standardelor internationale de calitate recunoscute, cum ar fi Standardul ISO seria 9000, care să indeplineasca urmatoarele cerinţe:

–responsabilitatile, autoritatea şi interrelaţiile personalului a cărui munca influenţează calitatea serviciilor organizaţiei să fie definite şi documente;

–toate activităţile trebuie să fie aduse la indeplinire în condiţii de control;

–sistemul de supervizare, care monitorizează actiunile, să fie pus în aplicare şi aceasta activitate să fie continuu indeplinita de către organizaţie;

–să fie implementat sistemul de calificare şi actualizare continua a cunoştinţelor şi/sau ale auditorilor;

–inregistrarile facute în timpul auditurilor şi inspecţiilor trebuie să fie pastrate, pentru demonstrarea realizării cerințelor articolelor din standarde şi a serviciilor specializate privind exploatarea corespunzătoare a sistemului calităţii;

–să fie implementat şi sa functioneze un cuprinzator sistem de planificare şi documentare a auditurilor interne, legate de calitatea activităţii în toate sectoarele;

9.sa fi fost supusă unei certificari a sistemului sau de asigurare a calităţii de către un organ independent de auditori, recunoscut de Administratie.

5.2.Organizaţia recunoscută va primi autorizatia numai după ce va incheia cu Ministerul Transporturilor un contract de reprezentare, în care se vor stipula urmatoarele:

1.tipurile de activităţi pentru care este valabila autorizatia, audit conform Codului ISM, eliberarea certificatului de management al sigurantei interimar, verificarea tehnica şi certificarea navelor conform convenţiilor internationale;

2.angajamentul organizaţiei recunoscute de a nu se implica în managementul sau în administrarea companiilor de navigatie sau a navelor;

3.respectarea de către organizaţia recunoscută a condiţiilor menţionate la pct. 5.1.

Conţinutul contractului de reprezentare va urmări respectarea legislaţiei româneşti în vigoare, precum şi prevederile inscrise în Rezolutia A 739 a Organizaţiei Maritime Internationale (I.M.O.).

5.3.Autorizatia se elibereaza pentru o perioadă de maximum 5 ani, urmand a fi prelungita la cerere. Durata de valabilitate a autorizatiei va fi aceeasi cu cea a contractului de reprezentare.

5.4.Autorizatia poate fi anulata numai de către Ministerul Transporturilor - Directia porturilor şi navigatiei maritime şi îşi pierde valabilitatea, dacă nu este reinnoita la timp sau dacă se constata nerespectarea condiţiilor contractuale.

5.5.Pentru efectuarea auditurilor, organizaţiile recunoscute vor putea utiliza personal propriu sau auditori independenti, în functie de fiecare situaţie concreta. Pentru efectuarea auditului initial al companiilor şi al navelor vor fi folositi numai auditori proprii având statut de angajat permanent. Pentru efectuarea celorlalte tipuri de audit se vor putea folosi şi auditori care nu au statut de angajat permanent, dar se va avea intotdeauna în vedere respectarea cerințelor inscrise la pct. 2, 3 şi 4 din prezentele norme metodologice.