Regulament din 21 noiembrie 2000

Capitolul 1Temeiuri normative

● Ordonanţa Guvernului nr. 65/1994, aprobată şi modificată prin Legea nr. 42/1995:

–art. 19: "Corpul Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi are următoarele atribuţii:

c)asigura buna desfăşurare a activităţii experţilor contabili şi a contabililor autorizaţi;

j)alte atribuţii stabilite prin lege sau regulament."

● Regulamentul de organizare şi funcţionare a Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România, aprobat prin Hotărârea Conferintei naţionale a experţilor contabili şi contabililor autorizaţi nr. 1/1995, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 276 din 27 noiembrie 1995, modificat prin Hotărârea Consiliului superior al Corpului nr. 00/36/2000:

–pct. 67:"Consiliul filialei are următoarele atribuţii:

a)supraveghează asupra modului de exercitare a profesiilor de expert contabil şi de contabil autorizat în raza de activitate a filialei;"

–pct. 115: "Adunarea generală are următoarele atribuţii:

c)ia cunoştinţa de raportul consiliului filialei privind rezultatul analizei activităţii profesionale a experţilor individuali şi a societăţilor comerciale controlate, în vederea asigurării bunei exercitari a profesiei de expert contabil şi de contabil autorizat pe teritoriul filialei. Adunarea generală aproba lista experţilor individuali şi a societăţilor comerciale ce vor fi analizate în anul următor;"

–pct. 134: "Sunt abateri disciplinare următoarele fapte:

j)refuzul de a pune la dispoziţie organelor de control ale Corpului documentele privind activitatea profesională;"

● Codul privind conduita etica şi profesională a experţilor contabili şi contabililor autorizaţi din România, aprobat prin Hotărârea Conferintei naţionale a experţilor contabili şi contabililor autorizaţi nr. 1/1995:

–titlul II, cap. 2, secţiunea a 2-a, pct. 42: "Calitatea lucrărilor membrilor Corpului şi ale colaboratorilor acestora consta în constiinciozitatea şi competenţa acestora în realizarea lor.

În acest sens experţii contabili şi contabilii autorizaţi aplica:

a)principiile contabilităţii;

b)normele Corpului privind exercitarea profesiei şi executarea lucrărilor, care trebuie să fie în măsura să justifice aplicarea acestora prin documente corespunzătoare."

–titlul II, cap. 4, secţiunea 1, pct. 68: "Consiliul filialei poate să verifice şi să se asigure ca societatea comercială de expertiza contabila, sucursalele şi birourile secundare ale acesteia sunt sub conducerea şi supravegherea permanenta şi efectivă a unui expert contabil sau contabil autorizat, membru al Corpului."

–pct. 69: "Consiliul superior şi consiliile filialelor au obligaţia organizării şi exercitării examinării profesionale a persoanelor fizice membre ale Corpului, potrivit Regulamentului de organizare şi funcţionare a Corpului."

● Normele naţionale de audit, aprobate prin Hotărârea Consiliului superior al Corpului nr. 99/24/1999, publicate în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 75 bis din 23 februarie 1999:

–Norma de audit nr. 22 "Controlul de calitate într-o misiune de audit" - pct. 4: "Societatea de expertiza contabila trebuie să definească şi sa pună în lucru politici şi proceduri de control de calitate."

Capitolul 2Definiţii

2.1.Expresia control de calitate desemnează un ansamblu de măsuri luate de Corpul Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România vizând analiza modalităţilor de organizare şi funcţionare a unui cabinet şi aprecierea modului de aplicare în cadrul acestuia a normelor profesionale emise de Corp.

Controlul de calitate se exercită asupra cabinetului şi fiecărui liber-profesionist contabil înscris în Tabloul Corpului. El se exercită atât la sediul principal al cabinetului, cat şi la sediile birourilor secundare, înscrise sau neînscrise în Tabloul Corpului.

2.2.Expresia cabinet desemnează fie un cabinet individual condus de un expert contabil sau de un contabil autorizat membru al Corpului, fie o societate de expertiza contabila şi/sau de contabilitate recunoscută de Corp.

2.3.Prin control de calitate la un cabinet cu birouri secundare instalate pe teritoriul mai multor filiale ale Corpului se înţelege controlul efectuat atât la sediul cabinetului, cat şi la sediile biroului sau ale birourilor sale secundare.

2.4.Controlorii sunt membri activi ai Corpului, cu atribuţii de efectuare a controlului de calitate.

2.5.Controlul de calitate are drept scop asigurarea respectării de către toţi membrii activi ai Corpului a normelor şi regulilor în vigoare emise de acesta.

Capitolul 3Obiective, principii şi metodologia controalelor de calitate

3.1.Obiective

Controalele de calitate în cadrul profesiei contabile răspund următoarelor obiective:

–oferirea către public a unei bune perceptii despre calitatea serviciilor prestate;

–armonizarea comportamentelor profesionale ale membrilor;

–contribuirea la buna organizare a cabinetelor şi la perfecţionarea metodelor de lucru;

–aprecierea modului de aplicare a regulilor şi normelor profesionale;

–dezvoltarea solidarităţii în rândul profesiei prin favorizarea contactelor dintre colegi, apropierea şi respectul profesionistilor faţă de organismele Corpului.

3.2.Principii

Controlul de calitate se întemeiază pe 5 principii fundamentale:

–universalitate: controlul se aplică tuturor cabinetelor definite ca atare;

–confidenţialitate: nici o informaţie privind un cabinet sau un membru al acestuia nu poate fi adusă la cunoştinţa terţilor;

–adaptarea controlului: este corespunzător naturii misiunilor exercitate şi mărimii cabinetului;

–colegialitate: controlul este efectuat din iniţiativa filialei de către membrii activi ai Corpului anume desemnaţi;

–armonizarea: pe cat posibil, cabinetele care executa activităţi reglementate de mai multe organisme profesionale pot face obiectul unui control cu obiective stabilite de comun acord cu aceste organisme.

3.3.Metodologie

Controalele de calitate impun:

–cunoaşterea modului de organizare a cabinetului, a sistemelor şi procedurilor în vigoare în cadrul acestuia (control structural);

–aprecierea modului în care sunt aplicate normele profesionale, examinandu-se prin sondaj dosarele de lucru corespunzătoare misiunilor selecţionate pentru control (control tehnic).

Controlul de calitate are drept referinţa regulile şi normele profesionale în vigoare în momentul exercitării misiunilor şi uzanţele profesionale.

Prezentul regulament se referă atât la misiunile normalizate de Corp, cat şi la misiunile cerute de anumite reglementări în vigoare.

Capitolul 4Organizarea controlului de calitate

4.1.Subcomisia controlului de calitate

Preşedintele Corpului numeşte dintre membrii Consiliului superior al Corpului Subcomisia controlului de calitate, nominalizand:

–preşedintele;

–8 membri ca reprezentanţi teritoriali.

4.1.1.Subcomisia controlului de calitate are următoarele responsabilităţi:

a)supraveghează prin reprezentanţii teritoriali stabilirea listei cuprinzând controlorii, hotărâtă de consiliul filialei;

b)supraveghează prin reprezentanţii teritoriali alegerea cabinetelor de controlat, hotărâtă de consiliul filialei;

c)pregăteşte şi adapteaza la condiţiile conjuncturale (mărirea sau micşorarea misiunilor liber-profesionistilor contabili) metodologia controlului de calitate;

d)rezolva prin reprezentanţii teritoriali, în teritoriul afectat, problemele privind punerea în aplicare a controlului de calitate;

e)formulează, la propunerea reprezentanţilor teritoriali, recomandările către filiale, rezultate în urma sintezei controalelor efectuate;

f)întocmeşte sinteza anuală a controlului de calitate şi raportul anual destinat preşedintelui Corpului şi Conferintei naţionale;

g)elaborează bugetul anual de cheltuieli privind realizarea controlului de calitate, care este incorporat distinct în bugetul anual al Corpului.

4.1.2.Repartiţia filialelor pe cei 8 reprezentanţi teritoriali, efectuată conform criteriului ariei geografice, este următoarea:

4.2.Controlorii

4.2.1.Candidaturi şi desemnare Persoanele fizice membre ale Corpului pot depune la consiliul filialei candidaturi pentru obţinerea calităţii de controlor. Candidaturile sunt analizate în consiliul filialei.

4.2.2.Stabilirea listelor

Fiecare consiliu de filiala stabileşte lista cuprinzând controlorii; candidaţii la funcţia de controlor se înscriu în lista prin hotărâre a consiliului filialei. Numărul de controlori se stabileşte în funcţie de programul de control.

4.2.3.Condiţii prealabile desemnării

Membrul Corpului care candidează la funcţia de controlor nu trebuie să fi făcut obiectul vreunei sancţiuni disciplinare.

Nici un membru al Corpului nu poate fi înscris în lista cuprinzând controlorii fără sa fi urmat în prealabil un stagiu de formare organizat de Corp. Costurile cu organizarea stagiului sunt sportate din bugetul Corpului.

Controlorii trebuie să fi fost înscrişi în Tabloul Corpului în calitate de membru activ de cel puţin 3 ani, iar activitatea lor profesională sa fi făcut obiectul a cel puţin unui control de calitate.

4.2.4.Durata mandatului

Fiecare controlor este mandatat pentru o perioadă de 3 ani, cu posibilitatea reînnoirii mandatului, la cererea acestuia, hotărâtă de consiliul filialei.

4.2.5.Drepturi şi obligaţii

Personalizare. Misiunea de controlor este o misiune personală, încredinţată de consiliul filialei; controlorul nu poate în nici un caz sa delege aceasta misiune altei persoane.

Disponibilitate. Candidatura la funcţia de controlor presupune angajamentul ca persoana respectiva va aloca anual pentru controlul de calitate minimum 50 de ore. Pentru a păstra caracterul colegial al controalelor de calitate activitatea fiecărui controlor nu va putea depăşi 200 de ore pe an.

Independenta. Controlorul nu trebuie să aibă sau sa fi avut în ultimii 3 ani vreun interes în cabinetul controlat.

Radierea unui controlor din lista cuprinzând controlorii se face prin hotărâre a consiliului filialei, la recomandarea Subcomisiei controlului de calitate sau la cererea controlorului, motivată de apariţia unei stări de incompatibilitate profesională sau de starea precara a sănătăţii.

Controlorul îşi organizează singur misiunea, stabilind fără vreo influenţa întinderea investigatiilor ce urmează să fie efectuate.

Obligaţii. Controlorul trebuie să ţină în secret informaţiile despre care a luat cunoştinţa cu ocazia controlului unui cabinet. El nu poate să scrie observaţiile şi concluziile legate de un control decât în raportul de control prevăzut de prezentul regulament.

Timp de 3 ani de la începerea controlului controlorul nu trebuie să accepte, direct sau indirect, nici o misiune de la un client al cabinetului controlat fără acordul expres al cabinetului respectiv. Orice litigiu care poate să apară în această perioadă între controlor şi cabinet este supus arbitrajului preşedintelui consiliului filialei din raza teritorială a cabinetului controlat.

Controlorul se angajează, în scris, să îşi exercite misiunea de control de calitate în conformitate cu prevederile prezentului regulament şi să se supună el însuşi unui control de calitate prealabil desemnării sale.

Capitolul 5Derularea controalelor de calitate

5.1.Alegerea cabinetelor de controlat Preşedinţii consiliilor filialelor întocmesc din proprie iniţiativă lista cuprinzând cabinetele de controlat şi definitiveaza împreună cu reprezentantul teritorial, înainte de data de 30 iunie a anului în curs, lista şi programul controalelor ce se vor realiza în anul următor, care va cuprinde:

–numărul cabinetelor de controlat;

–numărul orelor necesare pentru efectuarea controlului;

–numărul de controlori necesari.

Programul de control tine seama de cabinetele care au cerut voluntar sa beneficieze de un control de calitate şi care au făcut cerere în acest sens înainte de data de 30 iunie a anului în curs fie către Subcomisia controlului de calitate, fie către preşedintele consiliului filialei.

5.2.Etapele controlului de calitate

Pregătire. Numărul de controlori necesari este în funcţie de importanţa cabinetului şi se stabileşte numai după completarea şi analiza chestionarului de ancheta.

Când numărul de controlori la un cabinet este mai mare de 2, unul dintre ei este desemnat ca raportor; acesta conduce controlul de calitate şi prezintă raportul final care reia concluziile celorlalţi controlori.

Cabinetul ales pentru control de calitate este informat prin scrisoare cu cel puţin 60 de zile înainte de data fixată pentru începerea controlului. Scrisoarea este însoţită de un chestionar care cuprinde un ansamblu de informaţii referitoare, pe de o parte, la organizarea generală a cabinetului, iar pe de altă parte, la misiunile pe care acesta le derulează.

Chestionarul completat trebuie retrimis consiliului filialei împreună cu confirmarea de independenta, în termen de 30 de zile de la data primirii lui. O dată cu returnarea chestionarului cabinetul poate cere sa beneficieze de dispoziţiile prezentului regulament referitoare la recuzarea controlorilor.

O vizita prealabilă poate fi decisa de consiliul filialei în scopul completării informaţiilor cuprinse în chestionar; aceasta nu presupune control. Despre vizita cabinetul trebuie să fie informat printr-o scrisoare care să cuprindă data vizitei prealabile, durata şi numele persoanei care a fost desemnată pentru aceasta vizita.

Pe baza chestionarului şi după vizita prealabilă consiliul filialei desemnează controlorul sau echipa de control şi, respectiv, raportorul, fixează durata controlului şi costul acestuia.

Cabinetul este informat printr-o noua scrisoare despre numele controlorilor şi al raportorului, dacă este cazul, precum şi despre durata controlului. De la primirea acestei scrisori cabinetul dispune de un termen de 30 de zile în care poate să îşi exercite dreptul de recuzare a controlorilor, conform procedurii prevăzute de prezentul regulament.

Modalităţi de control. Fiecare control de calitate cuprinde doua faze complementare: controlul structural şi controlul tehnic. Controlul de calitate se efectuează conform Ghidului aprobat de Consiliul superior al Corpului.

Controlul structural consta într-un diagnostic de organizare a cabinetului, în scopul aprecierii dacă modul de organizare asigura îndeplinirea de misiuni conform normelor, regulilor şi uzantelor profesionale, emise sau recunoscute de Corp, scoţând în relief atât aspectele pozitive, cat şi lipsurile în ceea ce priveşte metodele şi procedurile existente în cabinet.

Controlul tehnic consta în revederea unui număr de dosare de lucru şi permite aprecierea calităţii metodelor efectiv puse în lucru de cabinet. Alegerea dosarelor se face pe baza concluziilor şi informaţiilor rezultate din controlul structural. Controlul tehnic se face prin referire la normele şi regulile în vigoare, precum şi la uzanţele profesionale.

Concluzii şi rapoarte. La sfârşitul unui control de calitate controlorii întocmesc o nota de sinteza care se trimite cabinetului controlat. Cabinetul dispune de un termen de 30 de zile pentru a prezenta, în scris, controlorilor observaţiile sale.

Raportul de control este întocmit de controlori sau de raportori şi are ca anexe nota de sinteza şi eventualele observaţii ale cabinetului.

Raportul scoate în evidenta lipsurile descoperite în cursul controlului efectuat şi abaterile grave şi repetate de la reglementările profesionale.

Raportul trebuie să cuprindă şi recomandări sau alte măsuri de remediere a deficienţelor.

Raportul, anexele şi dosarul de control sunt trimise reprezentantului teritorial din cadrul Subcomisiei controlului de calitate, în termen de 15 zile de la expirarea perioadei în care cabinetul avea posibilitatea să depună observaţii.

După verificarea raportului controlorilor şi a notei de sinteza reprezentantul teritorial propune Subcomisiei controlului de calitate formularea recomandărilor către filiala, iar după aprobarea acestora trimite preşedintelui consiliului filialei dosarul privind controlul efectuat.

Preşedintele consiliului filialei decide în legătură cu modul de valorificare şi comunicare a rezultatelor controlului de calitate respectiv, după cum urmează:

–poate trimite o scrisoare de concluzii fără observaţii;

–poate trimite o scrisoare de concluzii cu simple observaţii, anexând eventual o convocare la biroul preşedintelui;

–poate trimite o scrisoare de concluzii cu observaţii, însoţită de o decizie de organizare a unui nou control după un an, pentru a se asigura ca s-a ţinut seama de observaţiile făcute.

Raportul controlorilor, dosarul de control şi scrisorile prevăzute la alineatul precedent nu pot fi divulgate şi comunicate decât:

–fie noului controlor, atunci când un nou control trebuie să aibă loc la expirarea perioadei de un an de la încheierea controlului efectuat;

–fie consiliului filialei, atunci când preşedintele decide acest lucru.

În cazul unor repetari ale abaterilor constatate, preşedintele consiliului filialei va sesiza comisia de disciplina a filialei Corpului.

Dosarul de control se distruge la împlinirea termenului de 3 ani de la încheierea controlului. Concluziile preşedintelui consiliului filialei şi raportul controlorului sunt păstrate de preşedintele consiliului filialei până la data la care cabinetul va face obiectul unui nou control de calitate.

Capitolul 6Drepturile şi obligaţiile cabinetului

6.1.Cabinetul ales pentru control de calitate este obligat sa pună la dispoziţie controlorilor, la sediul sau social sau/şi al biroului secundar, toate piesele şi documentele necesare în vederea efectuării controlului şi sa furnizeze orice explicaţie utila.

6.2.Cabinetul informat despre un control de calitate are dreptul de a recuza controlorii desemnaţi. Recuzarea poate fi cerută în termen de 30 de zile de la primirea scrisorii prin care a luat cunoştinţa despre control şi despre numele controlorilor desemnaţi prin scrisoare adresată preşedintelui consiliului filialei. Cererea este supusă aprecierii preşedintelui consiliului filialei, care va informa cabinetul în legătură cu acceptarea sau neacceptarea acesteia.

6.3.Un cabinet nu poate fi controlat decât la expirarea unei perioade de 3 ani de la încheierea controlului precedent.

Atunci când preşedintele consiliului filialei decide ca un cabinet trebuie supus unui nou control pentru a se asigura ca deficientele din raportul de control au fost remediate, acest control nu poate avea loc decât la expirarea perioadei de un an.

Durata controlului de calitate se stabileşte în funcţie de mărimea cabinetului controlat.

Capitolul 7Controlul de calitate al cabinetelor instalate în mai multe filiale

Controlul de calitate al cabinetelor instalate în mai multe filiale se caracterizează prin separarea controlului structural, care se desfăşoară la sediul cabinetului, de controlul tehnic realizat la nivelul birourilor secundare, pornindu-se de la sinteza controlului structural.

Subcomisia controlului de calitate supraveghează controalele structurale la cabinetele instalate - cu birourile lor în doua sau mai multe filiale.

Capitolul 8Finanţarea

8.1.Costurile controlului de calitate sunt în sarcina Consiliului superior al Corpului.

8.2.Un barem al remuneraţiilor controlorilor şi reprezentanţilor teritoriali este stabilit anual la nivel naţional de către Subcomisia controlului de calitate, cu aprobarea Consiliului superior al Corpului.

8.3.Pe baza acestuia şi a programului de control al filialelor Subcomisia controlului de calitate elaborează bugetul anual de costuri (retribuţii, cheltuieli de transport şi cazare) care este supus spre aprobare Consiliului superior al Corpului în vederea inglobarii lui distincte în bugetul anual al Corpului.

Capitolul 9Informarea Conferintei naţionale

Subcomisia controlului de calitate întocmeşte sinteza anuală a controlului de calitate şi raportul anual destinat preşedintelui Consiliului superior al Corpului.

După însuşirea acestora de către Consiliul superior al Corpului preşedintele acestuia le incorporeaza în raportul anual destinat informării şi aprobării de către Conferinţa naţionala anuală.