Norme specifice din 27 noiembrie 2008

Notă *) Aprobate de Ordinul nr. 3.512/2008, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 870 din 23 decembrie 2008.

NORME MET ODOLOGICE

de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile

Anexa nr. 1

A. Norme generale

1.Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, consemnează operațiunile economico- financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate (jurnale, fișe și alte documente contabile, după caz).

2.Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

— denumirea documentului;

— denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmește documentul;

— numărul documentului și data întocmirii acestuia;

— menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul);

— conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;

— datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz;

— numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuții de control financiar preventiv și ale persoanelor în drept să aprobe operațiunile respective, după caz;

— alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operațiunilor efectuate.

Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condițiile în care furnizează toate informațiile prevăzute de normele legale în vigoare.

3.În cuprinsul oricărui document emis de către o societate comercială trebuie să se menționeze și elementele prevăzute de legislația din domeniu, respectiv forma juridică, codul unic de înregistrare și capitalul social, după caz.

4.Documentele justificative provenite din tranzacții/operațiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderouri de achiziții, pot fi înregistrate în

contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective.

5.În cazul în care documentele se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie să aibă la bază contracte sau convenții civile, încheiate în acest scop, și documentul prin care se face dovada plății, respectiv dispoziția de plată/încasare.

6.În conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, contabilitatea se ține în limba română și în moneda națională. Contabilitatea operațiunilor efectuate în valută se ține atât în moneda națională, cât și în valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.

Documentele justificative și financiar-contabile pot fi întocmite și într-o altă limbă și altă monedă dacă acest fapt este prevăzut expres printr-un act normativ (de exemplu, Codul fiscal, referitor la factură).

7.Documentele contabile — jurnale, fișe etc. —, care servesc la prelucrarea, centralizarea și înregistrarea în contabilitate a operațiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:

— felul, numărul și data documentului justificativ;

— sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate;

— conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare;

— semnăturile pentru întocmire și verificare, după caz.

8.Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.

9.Regimul juridic al documentelor în formă electronică, ce conțin date privind operațiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit și primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanțe în formă electronică, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operațiunilor comerciale prin mijloace electronice.

Facturile și chitanțele în formă electronică, emise fără îndeplinirea condițiilor prevăzute de legea mai sus menționată, nu au calitatea de document justificativ, în înțelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată.

10.În documentele justificative și în cele contabile nu sunt admise ștersături, modificări sau alte asemenea procedee, precum și lăsarea de spații libere între operațiunile înscrise în acestea sau file lipsă.

Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.

Corectarea se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, menționându-se și data efectuării corecturii.

11.În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricții, documentul întocmit greșit se anulează și rămâne în carnetul respectiv.

La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operații de predare-primire a valorilor materiale și a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât și a primitorului.

12.În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, menționându-se data rectificării și semnătura celui care a făcut modificarea. Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fișiere sau în

baza de date a unității) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea unității.

13.În cazul în care prelucrarea documentelor justificative se face de către un terț (persoană fizică sau juridică), în relațiile dintre terți și unitățile beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în contabilitate să se respecte următoarele reguli:

— documentele justificative să fie întocmite corect și la timp de către unitățile beneficiare, acestea răspunzând de realitatea datelor înscrise în documentele respective;

— documentele contabile, întocmite de terți pe baza documentelor justificative, trebuie predate unităților beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau convențiile civile încheiate, terții răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor;

— în condițiile în care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoană fizică sau juridică autorizată potrivit Ordonanței Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activității de expertiză contabilă și a contabililor autorizați, republicată, unitățile beneficiare trebuie să efectueze verificarea documentelor contabile obținute de la terți, în sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectării corespondenței conturilor și exactității sumelor înregistrate.

14.În vederea înregistrării în jurnale, fișe și în celelalte documente contabile a operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare în contabilitate utilizate de unități, se poate face contarea documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor sintetice și analitice, debitoare și creditoare, în conformitate cu planul de conturi general aplicabil.

Înregistrările în contabilitatea sintetică și analitică se fac pe bază de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conținut se referă la operațiuni de aceeași natură și perioadă.

În cazul operațiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, înregistrările în contabilitate se fac pe bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau note de calcul, după caz.

În cazul stornărilor, pe documentul inițial se menționează numărul și data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operațiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se menționează documentul, data și numărul de ordine ale operațiunii care face obiectul stornării.

Corectarea înregistrărilor făcute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop. Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate și sistematic, în conturi sintetice și analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru

fiecare formă de înregistrare în contabilitate.

Înregistrările în contabilitate se pot face manual sau utilizându-se sistemele informatice de prelucrare automată a datelor.

15.Factura se întocmește și se utilizează în conformitate cu prevederile Codului fiscal.

Pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fără drept de deducere a taxei pe valoarea adăugată și nu sunt obligate să întocmească facturi, în conformitate cu prevederile Codului fiscal și ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operațiunile economice se înregistrează în baza contractelor încheiate între părți și a documentelor financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operațiuni, cum sunt: aviz de însoțire a mărfii, chitanță, dispoziție de plată/încasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., după caz.

16.Registrele de contabilitate și formularele financiar- contabile pot fi adaptate în funcție de specificul și necesitățile persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, cu condiția respectării conținutului de informații și a normelor de întocmire și utilizare a acestora. Acestea pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.

Numărul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevăzut în prezentele norme metodologice, în condițiile în care procedurile proprii privind organizarea și conducerea contabilității impun acest lucru.

În situația în care activitatea de întocmire a documentelor justificative și financiar-contabile este încredințată în baza unui contract de prestări de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de întocmire și utilizare a formularelor respective se adaptează în mod corespunzător, fiind obligatoriu să se prevadă în contract clauze referitoare la întocmirea și utilizarea formularelor în aceste condiții.

Se pot stabili norme proprii de întocmire și utilizare a formularelor financiar-contabile, cu condiția ca acestea să nu contravină reglementărilor legale în vigoare.

Neîntocmirea, întocmirea eronată și/sau neutilizarea documentelor justificative și financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancționează potrivit dispozițiilor legale.

17.Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:

— persoanele care răspund de organizarea și conducerea contabilității vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor aferente;

— fiecare formular va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvențial(ă), stabilit(ă) de societate. În alocarea numerelor se va ține cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

— persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, vor emite proceduri proprii de stabilire și/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menționa, pentru fiecare exercițiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.

B. Registrele de contabilitate

18.Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-l-2) și Cartea mare (cod 14-1-3).

Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat și astfel completate încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate.

Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru, foi volante sau listări informatice, după caz.

Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.

19.Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operațiunile economico-financiare.

Operațiunile de aceeași natură, realizate în același loc de activitate (atelier, secție etc.), pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal.

Unitățile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operațiunile de casă și bancă, decontările cu furnizorii, situația încasării-achitării facturilor etc.

Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul și data documentului justificativ, explicații privind operațiunile respective și conturile sintetice debitoare și creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate.

Unitățile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

Editarea Registrului-jurnal se efectuează la cererea organelor de control sau în funcție de necesitățile proprii.

20.Persoanele fizice care desfășoară activități independente și conduc contabilitatea în partidă simplă, în conformitate cu prevederile legale, întocmesc Registrul jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b), precum și alte documente de evidență prevăzute de legislația în domeniu.

21.Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ și de pasiv, grupate în funcție de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.

Registrul-inventar se întocmește la înființarea unității, cel puțin o dată pe an pe parcursul funcționării unității, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activității, precum și în alte situații prevăzute de lege, pe bază de inventar faptic.

În acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conținutul fiecărui post al bilanțului.

Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ și de pasiv. Elementele de activ și de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conținutul acestora la sfârșitul exercițiului financiar.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor și se scad rulajele ieșirilor de la data inventarierii până la data încheierii exercițiului financiar.

22.Pe baza Registrului-inventar și a balanței de verificare de la 31 decembrie se întocmește bilanțul care face parte din situațiile financiare anuale, ale cărui posturi, în conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, și ale reglementărilor contabile aplicabile, trebuie să corespundă cu datele înscrise în contabilitate, puse de acord cu situația reală a elementelor de activ și de pasiv stabilită pe baza inventarului.

23.Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar și sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de activ și de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză și sistematizare și conține simbolul contului debitor și al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor și creditor, precum și soldul contului. Registrul Cartea mare poate conține câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare stă la baza întocmirii balanței de verificare.

Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.

Editarea Cărții mari se efectuează la cererea organelor de control sau în funcție de necesitățile proprii.

24.Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Registrul Cartea mare se păstrează în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.

Persoanele fizice care utilizează tehnica de calcul trebuie să asigure listarea acestora în orice moment pe parcursul celor 10 ani de păstrare.

Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, care utilizează, potrivit legii, registre și formulare specifice privind activitatea financiară și contabilă, reglementate

prin actele normative în vigoare, procedează la înscrierea datelor în aceste registre și formulare potrivit normelor specifice, prezentate în actele normative respective, precum și prezentelor norme metodologice privind documentele justificative și financiar-contabile.

C. Formele de înregistrare în contabilitate

25.Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de registre, formulare și documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică și sistematică în contabilitate a operațiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercițiului financiar.

26.Principalele forme de înregistrare în contabilitate a operațiunilor economico-financiare în cazul unităților care conduc contabilitatea în partidă dublă sunt: „pe jurnale”,

„maestru-șah” și forma combinată „maestru-șah cu jurnale”.

27.În cadrul formei de înregistrare în contabilitate „pe jurnale”, principalele registre și formulare care se utilizează sunt:

— Registrul-jurnal (cod 14-1-1);

— Registrul-inventar (cod 14-1-2);

— Cartea mare (cod 14-1-3);

— jurnale auxiliare;

— Balanța de verificare.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operațiunilor economico- financiare consemnate în documentele justificative. Pentru operațiunile care nu au la bază documente justificative se întocmește Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A).

Notele de contabilitate se întocmesc pe bază de note justificative sau note de calcul și se înregistrează în mod cronologic în Registrul-jurnal.

Unitățile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operațiuni, cum sunt:

1.Jurnal privind operațiunile de casă și bancă (cod 14-6-5);

2.Jurnal privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6);

3.Situația încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7);

4.Jurnal privind consumurile și alte ieșiri de stocuri (cod 14-6-8);

5.Jurnal privind salariile și contribuția pentru asigurări sociale, protecția socială a șomerilor și asigurările de sănătate (cod 14-6-10);

6.Jurnal privind operațiuni diverse (cod 14-6-17).

Lunar sau la altă perioadă prevăzută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se înscriu în Registrul-jurnal.

Contabilitatea analitică se poate ține fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fișa de cont analitic pentru valori materiale, fișa de cont pentru operațiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.

Pentru unele conturi, pe lângă jurnalul privind operațiunile de credit se întocmește și situația privind operațiunile de debit.

Înregistrările în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai la sfârșitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor centralizatoare întocmite pentru operațiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic în acestea.

Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabilă care cuprinde toate conturile sintetice și reflectă existența și mișcarea tuturor elementelor de activ și de pasiv la un moment dat.

Cartea mare servește la stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor conturilor și stă la baza întocmirii balanței de verificare. Pentru stabilirea rulajelor se preia în Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se

stabilește prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.

Soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabilește în funcție de rulajele debitoare și creditoare ale contului respectiv, ținându-se seama de soldul de la începutul anului, care se înscrie pe rândul destinat în acest scop.

Balanța de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate și controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică, precum și principalul instrument pe baza căruia se întocmesc raportările contabile stabilite potrivit legii.

Balanța de verificare a conturilor sintetice, precum și balanțele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc cel puțin anual, la încheierea exercițiului financiar sau la termenele de întocmire a raportărilor contabile, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare și ori de câte ori se consideră necesar.

28.În cadrul formei de înregistrare „maestru-șah”, principalele registre și formulare care se utilizează sunt:

— Registrul-jurnal (cod 14-1-1);

— Registrul-inventar (cod 14-1-2);

— Cartea mare (șah — cod 14-1-3/a);

— Balanța de verificare.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operațiunilor economico- financiare consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul formei de înregistrare „pe jurnale”.

În vederea înregistrării în Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrării contabile (sortare pe feluri de operațiuni, verificare, evaluare, contare). Dacă pentru același fel de operațiuni există mai multe documente justificative, acestea se totalizează cu ajutorul documentelor cumulative întocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflectă asemenea operațiuni.

Pentru operațiunile care nu au la bază documente justificative se întocmește Nota de contabilitate (cod 14-6-2A).

Cartea mare (șah — cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare a înregistrărilor contabile în conturile sintetice.

Înregistrările în Cartea mare (șah) se fac pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative și a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de câte ori este nevoie. Înregistrarea în acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este precedată de înregistrarea în Registrul-jurnal.

La sfârșitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (șah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor și ale conturilor corespondente. Totalul sumelor conturilor corespondente trebuie să fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv.

Contabilitatea analitică se ține cu ajutorul formularelor comune (fișa de cont pentru operațiuni diverse, fișa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice folosite în acest scop.

Balanța de verificare se întocmește pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (șah), respectiv din fișele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.

Pentru verificarea înregistrărilor în contabilitatea analitică se pot întocmi balanțe de verificare analitice. La instituțiile publice, balanțele de verificare sintetice se întocmesc lunar, iar balanțele de verificare analitice, cel mai târziu la sfârșitul trimestrului pentru care se întocmesc situațiile financiare.

29.În cazul utilizării formei de înregistrare combinată

„maestru-șah cu jurnale”, pe lângă fomularele menționate la forma de înregistrare „maestru-șah” se utilizează jurnalele auxiliare specifice formei de înregistrare „pe jurnale”.

În Cartea mare (șah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite în jurnal se înscriu atât în coloana destinată

rulajului debitor sau creditor, cât și în coloanele conturilor corespondente.

La instituțiile publice și persoanele juridice fără scop patrimonial se poate folosi forma de înregistrare în contabilitate

„maestru-șah simplificat”. În acest caz, contabilitatea sintetică se ține pe fișe de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22 și 14-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic în Cartea mare (șah), iar contabilitatea analitică se ține pe fișele menționate la forma de înregistrare „maestru-șah”.

D. Metodele de conducere a contabilității analitice a bunurilor

30.Contabilitatea analitică a bunurilor se poate ține pe baza uneia dintre următoarele metode: operativ-contabilă, cantitativ- valorică, global-valorică.

Metoda operativ-contabilă se poate aplica pentru contabilitatea analitică a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mărfurilor și ambalajelor.

Metoda cantitativ-valorică se poate folosi pentru contabilitatea analitică a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mărfurilor, animalelor și ambalajelor.

Metoda global-valorică se poate utiliza pentru contabilitatea analitică a mărfurilor și ambalajelor din unitățile de desfacere cu amănuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protecție în folosință, precum și a altor categorii de bunuri.

31.Metoda operativ-contabilă constă în ținerea, în cadrul fiecărei gestiuni, a evidenței cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fișelor de magazie. În contabilitate, această metodă constă în ținerea evidenței valorice pe conturi de materiale, desfășurate valoric pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, după caz.

Controlul exactității înregistrărilor din evidența gestiunilor și din contabilitate se asigură prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fișele de magazie în registrul stocurilor.

În metoda operativ-contabilă se pot folosi următoarele formulare comune pe economie:

— Fișă de magazie (cod 14-3-8 și 14-3-8/a, după caz);

— Fișă de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22);

— Registrul stocurilor (cod 14-3-11 și 14-3-11/a).

Fișele de magazie servesc pentru evidența cantitativă, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar în contabilitate, pentru controlul operațiunilor înregistrate de gestionar sau persoana desemnată, pentru preluarea în registrul stocurilor a cantităților aflate în stoc, precum și pentru calculul valorii bunurilor existente în stoc la sfârșitul lunii (perioadei), în scopul confruntării cu datele din contabilitatea sintetică.

La gestiune, fișele de magazie se țin în ordinea în care sunt înscrise materialele în registrul stocurilor. În aceste fișe cantitățile se înregistrează zilnic de gestionar sau persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare (factură, aviz de însoțire a mărfii, notă de recepție și constatare de diferențe etc.) și a documentelor de ieșire (bon de consum, fișă limită de consum, aviz de însoțire a mărfii, factură, bon de transfer etc.), poziție cu poziție. De asemenea, în fișele de magazie se înscriu plusurile de la inventar pe coloana „Intrări” și minusurile de la inventar pe coloana „Ieșiri”.

Erorile constatate în evidența gestiunilor se corectează în prezența persoanei care răspunde de înregistrările efectuate în fișele de magazie, iar abaterile de la regulile de întocmire și utilizare a documentelor se aduc la cunoștința conducătorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate

să conducă contabilitatea, după caz, pentru stabilirea măsurilor care se impun.

Semnătura persoanei desemnate pentru evidența stocurilor în fișele de magazie constituie dovada verificării înregistrărilor efectuate și preluării documentelor de intrare și de ieșire a materialelor.

În contabilitate, documentele privind mișcarea stocurilor se grupează pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terți, consum intern etc.) și, în cadrul acestora, pe conturi de materiale și gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, după caz.

Intrările sau ieșirile de bunuri de natura stocurilor se înregistrează în contabilitatea sintetică și analitică, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situații întocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind mișcarea stocurilor.

Verificarea înregistrărilor efectuate în conturile de stocuri și fișele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11 și 14-3-11/a). În acest scop, în Registrul stocurilor, la sfârșitul fiecărei luni (perioade), se înscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fișele de magazie, se calculează valoarea cantităților aflate în stoc pe baza prețurilor de înregistrare și se totalizează valoarea acestora pe pagini ale Registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi și magazii (depozite).

În cazul în care se constată că există frecvente diferențe între soldurile conturilor de stocuri din Registrul stocurilor și cele din contabilitate, provenind din înregistrarea operațiunilor, evaluarea cantităților de stocuri din documentele de intrare și de ieșire, prelucrarea acestora etc., diferențele respective pot fi localizate printr-o nouă centralizare a intrărilor și ieșirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obținute se confruntă cu datele din Registrul stocurilor.

32.Pentru produse finite și produse reziduale, metoda operativ-contabilă se aplică în același mod ca și pentru stocuri de materii prime și materiale consumabile. În acest caz, evidența cantitativă pe feluri de produse se ține la magazie (depozit) cu ajutorul fișelor de magazie, iar evidența valorică se ține în contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse, desfășurat în analitic pe gestiuni, în care înregistrările se fac pe baza datelor obținute prin centralizarea zilnică a documentelor de mișcare a produselor respective.

Verificarea înregistrărilor la sfârșitul lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor în care se stabilesc soldurile pe feluri de produse și pe total cont, prin transcrierea cantităților în stoc din fișele de magazie și evaluarea acestora pe baza prețurilor de înregistrare.

33.Metoda cantitativ-valorică pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar în depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, mărfuri, animale și ambalaje constă în ținerea evidenței cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecărei gestiuni, iar în contabilitate a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflectă stocurile de valori materiale se desfășoară în analitic pe gestiuni. Verificarea exactității înregistrărilor din evidența de la locurile de depozitare și din contabilitate se efectuează prin punctajul periodic dintre cantitățile operate în fișele de magazie și cele din fișele de cont analitic din contabilitate.

În metoda cantitativ-valorică se pot folosi următoarele formulare:

— Fișă de magazie (cod 14-3-8 și 14-3-8/a, după caz);

— Fișă de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22 și 14-6-22/a);

— Balanța analitică a stocurilor (cod 14-6-30/c).

Evidența cantitativă a materialelor se ține la gestiune cu ajutorul fișelor de magazie, care se țin în ordinea fișelor de cont

analitic din contabilitate. În fișele de magazie, înregistrările se fac zilnic, de către gestionar sau de către persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare și de ieșire a materialelor. După înregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe bază de borderou. În contabilitate, documentele se înregistrează în fișele de cont analitic pentru valori materiale și se stabilesc stocurile și soldurile, după ce în prealabil s-a verificat modul de emitere și completare a documentelor privind mișcarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorași documente, se întocmesc situațiile centralizatoare privind intrările și ieșirile de materiale, pentru înregistrare în contabilitatea sintetică.

Controlul înregistrărilor din conturile sintetice și cele analitice ale stocurilor se asigură cu ajutorul balanței de verificare analitice, întocmită separat pentru fiecare cont de stoc.

În vederea întocmirii balanței de verificare este necesar să se efectueze controlul asupra concordanței stocurilor scriptice din fișele de magazie cu cele din fișele de cont analitic pentru valori materiale.

În cazul instituțiilor publice cu mai multe gestiuni distincte, precum și în cazul instituțiilor care au subunități cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au compartimente proprii de contabilitate, contabilitatea analitică a stocurilor se poate asigura, în cadrul compartimentului financiar-contabil al instituției al cărei conducător are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fișei de evidență a materialelor și a materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosință (cod 14-3-9).

34.Metoda cantitativ-valorică pentru evidența analitică a produselor finite și produselor reziduale se aplică în același mod ca și pentru celelalte stocuri, cu următoarele particularități:

— atât intrările, cât și ieșirile valorice pot fi înregistrate în fișele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin înmulțirea cantităților totale de produse finite și produse reziduale cu prețurile unitare respective, fără a mai fi necesară evaluarea cantităților de produse în documente;

— pentru controlul înregistrărilor din contabilitatea sintetică și cea analitică a produselor finite, în locul balanței de verificare se poate folosi Registrul stocurilor.

35.Metoda global-valorică se aplică pentru evidența mărfurilor și ambalajelor aflate în unitățile de desfacere cu amănuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-se formularul comun „Fișa de cont pentru operațiuni diverse” (cod 14-6-22) și raportul de gestiune, după caz.

Potrivit acestei metode, contabilitatea analitică a mărfurilor și ambalajelor se ține global-valoric, atât la gestiune, cât și în contabilitate, iar verificarea concordanței înregistrărilor din evidența gestiunii și din contabilitate se efectuează numai valoric, la perioade stabilite de unitate.

Raportul de gestiune se completează pe baza documentelor de intrare și de ieșire a mărfurilor și ambalajelor și de depunere a numerarului din vânzare, iar în fișele valorice (ținute pe gestiuni în cadrul conturilor de mărfuri și ambalaje din contabilitate) înregistrările se fac pe baza acelorași documente. Soldurile valorice ale mărfurilor și ambalajelor aflate în gestiune se verifică pe baza raportului de gestiune predat la

contabilitate sau cu ocazia inventarierii, după caz.

36.Metoda global-valorică se folosește, de asemenea, pentru evidența rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalării, precum și la alte categorii de bunuri. În acest caz, evidența cantitativă se poate ține pe feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare etc., la locurile de gestionare, cu ajutorul fișelor de magazie (cod 14-3-8 și 14-3-8/a), care se completează de gestionar sau de către persoana desemnată.

Evidența valorică a mișcărilor se ține în contabilitate, pe gestiuni, în cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul

fișelor de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22 și 14-6-22/a). Înregistrările în fișele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare și de ieșire a materialelor consumabile respective și se preiau de către contabilitatea stocurilor, în prealabil făcându-se verificarea înregistrărilor din fișele de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigură înregistrarea acestora atât în fișele valorice pe gestiuni, cât și în conturile sintetice de stocuri.

37.Pentru materialele de natura obiectelor de inventar în folosință se ține numai evidența cantitativă cu ajutorul formularului Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință (cod 14-3-9).

În contabilitate, evidența valorică se ține cu ajutorul Fișei de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22 și 14-6-22/a), pe secții (locuri de muncă, unități etc.), în care înregistrările se fac valoric în funcție de intrări și ieșiri (scoateri din uz).

În situația returnării obiectului de inventar uzat, operațiunea înregistrată în Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință (cod 14-3-9) nu presupune înregistrarea unei intrări în evidența magaziei (depozitului). Datele din procesele-verbale pentru scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (obiecte de inventar) se confruntă cu datele privind restituirile de obiecte de inventar uzate, consemnate în Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință (cod 14-3-9).

Controlul exactității înregistrărilor se efectuează la perioadele stabilite de unitate și cu ocazia inventarierilor, evaluându-se stocurile existente pe baza listelor de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a și 14-3-12/b) și confruntându-se soldul astfel obținut cu soldul conturilor respective din contabilitate.

38.Contabilitatea analitică a SDV-urilor speciale și AMC-urilor se ține la gestiunea de SDV-uri și AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cu ajutorul Fișei de magazie (cod 14-3-8 și 14-3-8/a), iar în contabilitate, global-valoric, la nivel de produs.

39.Contabilitatea stocurilor se ține cantitativ și valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent ori a inventarului intermitent.

40.Entitățile care utilizează metoda inventarului intermitent efectuează inventarierea faptică a stocurilor în cursul perioadei, anual, trimestrial sau lunar, după caz, dar nu mai târziu de finele perioadei de raportare pentru care are de determinat obligații fiscale.

Metoda inventarului intermitent constă în faptul că intrările de stocuri nu se înregistrează prin conturile de stocuri, respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli, respectiv conturile din clasa 6.

Stabilirea ieșirilor de stocuri în cursul perioadei are la bază inventarierea faptică a stocurilor la sfârșitul perioadei. Ieșirile de stocuri se determină ca diferență între valoarea stocurilor inițiale, la care se adaugă valoarea intrărilor, și valoarea stocurilor la sfârșitul perioadei stabilite pe baza inventarului, respectându-se relația E = Si + I - Sf,

unde: E — ieșiri; I — intrări;

Si — stoc inițial; Sf — stoc final.

La începutul exercițiului, respectiv al perioadei, după caz, se anulează stocul existent ca o ieșire de stoc prin înregistrarea acestuia în clase de cheltuieli privind materiile prime, materialele etc.

articol contabil 6xx = 3xx.

La sfârșitul perioadei stocurile determinate în baza inventarierii efectuate, respectiv cele care nu au fost consumate în procesul de producție sau vândute, după caz, se înregistrează ca o intrare de stoc

articol contabil 3xx = 6xx.

Inventarierea stocurilor la sfârșitul perioadei se face în conformitate cu normele metodologice emise de Ministerul

Economiei și Finanțelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și pasiv.

În condițiile în care comisiile de inventariere nu constată existența de stocuri faptice, vor menționa acest fapt în procesul- verbal al comisiei de inventariere.

La locul de depozitare sau de utilizare în procesul de producție a stocurilor se ține o evidență tehnică operativă a stocurilor pe bază de fișă de magazie sau alte documente stabilite de unitate, în conformitate cu procedurile proprii elaborate de conducerea acesteia.

Ieșirile de stocuri aferente unei perioade, înregistrate în contabilitatea financiară, vor fi corelate cu cheltuielile evidențiate în contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc., după caz, în funcție de consumurile tehnologice normate.

Inventarul intermitent nu se utilizează în comerțul cu amănuntul în situația în care se aplică metoda global-valorică.

Perioada la care se efectuează inventarierea faptică a stocurilor se alege astfel încât să poată fi stabilite corect obligațiile legale (contabile, fiscale etc).

E. Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

41.Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice.

Pentru acele situații în care prin alte reglementări speciale se prevede că formularul original trebuie să fie păstrat la altă unitate, atunci la înregistrarea în contabilitate este folosită copia documentului respectiv.

42.Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligația să aducă la cunoștință, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului unității (administratorului unității, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității respective).

În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicării, conducătorul unității trebuie să încheie un proces-verbal, care să cuprindă:

— datele de identificare a documentului dispărut;

— numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului;

— data și împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semnează de către:

— conducătorul unității;

— conducătorul compartimentului financiar-contabil al unității sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcție;

— persoana responsabilă cu păstrarea documentului; și

— șeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentului, după caz.

Când dispariția documentelor se datorează însuși conducătorului unității, măsurile prevăzute de prezentele norme metodologice se iau de către ceilalți membri ai consiliului de administrație, după caz.

În condițiile în care documentul pierdut a fost întocmit de către unitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleași proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menționându-se în antetul documentului că este reconstituit, și stă la baza înregistrărilor în contabilitate.

43.Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracțiune, se încunoștințează imediat organele de urmărire penală.

44.Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire“, întocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie să conțină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea și reconstituirea documentului dispărut, și anume:

— sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția documentului;

— procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

— dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;

— dispoziția scrisă a conducătorului unității pentru reconstituirea documentului;

— o copie a documentului reconstituit.

45.În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitentă. În acest caz, unitatea emitentă va trimite unității solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

46.Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu și vizibil mențiunea „DUPLICAT“, cu specificarea numărului și datei dispoziției pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În acest caz, vinovații de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă unității, salariaților sau altor unități, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.

47.În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie să emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi:

— o factură nouă, care să cuprindă aceleași date ca și factura inițială, și pe care să se menționeze că este duplicat și că înlocuiește factura inițială; sau

— o fotocopie a facturii inițiale, pe care să se aplice ștampila societății și să se menționeze că este duplicat și că înlocuiește factura inițială.

48.Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc răspunderi materiale, care cuprind și eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.

Găsirea ulterioară a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sancțiunilor aplicate, în condițiile legii.

În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal, și se păstrează împreună cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire.

49.Conducătorii unităților vor lua măsuri pentru asigurarea înregistrării și evidenței curente a tuturor lucrărilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea și evidența responsabililor de păstrarea acestora, evidența tuturor reconstituirilor de documente, precum și pentru păstrarea dosarelor de reconstituire, pe toată durata de păstrare a documentului reconstituit.

F. Arhivarea și păstrarea registrelor și a documentelor financiar-contabile

50.Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.

Păstrarea registrelor și a documentelor justificative și contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.

Registrele și documentele justificative și contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun de condiții corespunzătoare. Și în acest caz, răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității beneficiare.

Unitatea care a încredințat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înștiința organul fiscal teritorial de care aparține despre această situație.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei și Finanțelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative și contabile și în alte locații decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dacă consideră că acestea nu sunt păstrate corespunzător.

51.Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor și a documentelor justificative și contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția celor prevăzute la pct. 52, 53 și 54.

52.Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt și persoanele parțial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor păstra conform termenului prevăzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare.

53.Documentele prevăzute în anexa nr. 4 se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesitățile proprii ale unității nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.

54.Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

55.În caz de încetare a activității persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, documentele contabile se arhivează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societățile comerciale, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.

56.Arhivarea documentelor justificative și contabile se face în conformitate cu prevederile legale și cu următoarele reguli generale:

— documentele se grupează în dosare, numerotate, șnuruite și parafate;

— gruparea documentelor în dosare se face cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societății, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;

— dosarele conținând documente justificative și contabile se păstrează în spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

— evidența documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit legii, în care sunt consemnate

dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea acestora în decursul timpului.

57.Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz. În această situație se întocmește un proces-verbal și se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei.

G. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate în activitatea financiară și contabilă

58.Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unități trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.

La elaborarea și adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere următoarele:

a)cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare și a posibilității de actualizare a acestor proceduri, în funcție de modificările intervenite în legislație;

b)cunoașterea adecvată a funcțiilor sistemului de prelucrare automată a datelor de către personalul implicat și respectarea acestora;

c)gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecției lor împotriva accesului neautorizat, realizarea confidențialității datelor din sistemul informatic;

d)stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieșire;

e)soluționarea eventualelor erori care pot să apară în funcționarea sistemului informatic;

f)verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcționare a procedurilor de prelucrare prevăzute de sistemul informatic;

g)verificarea totală sau prin sondaj a operațiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea să fie efectuate în concordanță strictă cu prevederile actelor normative care le reglementează;

h)verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.

59.Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:

a)să asigure concordanța strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;

b)să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiții de siguranță;

c)fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conținutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât și organele de control;

d)să asigure listele operațiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugări ulterioare;

e)să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obținute anterior;

f)să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicată;

g)să precizeze procedurile și suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situațiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;

h)să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;

i)să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:

— data efectuării înregistrării contabile a operațiunii;

— jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;

— numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);

j)să asigure confidențialitatea și protecția informațiilor și a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informații, copii de siguranță pentru programe și informații;

k)să asigure listări clare, inteligibile și complete, care să conțină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:

— tipul documentului sau al situației;

— denumirea unității;

— perioada la care se referă informația;

— datarea listărilor;

— paginarea cronologică;

— precizarea programului informatic și a versiunii utilizate;

l)să asigure listarea ansamblului de situații financiare și documente de sinteză necesare conducerii operative a unității;

m)să asigure respectarea conținutului de informații prevăzut pentru formulare;

n)să permită, în orice moment, reconstituirea conținutului conturilor, listelor și informațiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări și al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;

o)să nu permită:

— deschiderea a două conturi cu același simbol;

— modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;

— suprimarea unui cont în cursul exercițiului financiar curent sau aferent exercițiului financiar precedent, dacă acesta conține înregistrări sau sold;

— editarea a două sau a mai multor documente de același tip, cu același număr și conținut diferit de informații;

p)să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puțin 2 ani (exerciții financiare), în mod automat sau manual;

r)să prevadă în documentația produsului informatic modul de organizare și tipul sistemului de prelucrare:

— monopost sau multipost;

— monosocietate sau multisocietate;

— rețea de calculatoare;

— portabilitatea fișierelor de date;

s)să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:

— preluări pe loturi cu control ulterior;

— preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;

— combinarea celor două tipuri;

t)să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operațiunile contabile;

u)să posede documentația tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;

v)să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor și fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.

60.Elaboratorii de programe informatice au obligația de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind întreținerea și adaptarea produselor livrate, precum și clauze privind eliminarea posibilităților de modificare a procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori.

Unitățile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată a datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informațiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea și realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

61.Utilizatorul trebuie:

— să se asigure de perenitatea documentației, a diferitelor versiuni ale produsului-program;

— să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informațiile să poată fi reprocesate;

— să dețină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare complet și actualizat al fiecărui produs-program utilizat.

62.Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor și schimbărilor de sistem informatic, produse-program și sistem de calcul.

Dacă unitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie să se efectueze o reconciliere între datele arhivate și versiunile noi ale produselor-program și ale echipamentelor de calcul.

Arhivele pe suport magnetic trebuie „împrospătate” periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.

63.Responsabilitățile ce revin personalului unității cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor se stabilesc prin regulamente interne.

H. Condițiile în care se pot întocmi, edita și arhiva electronic documentele financiar-contabile

64.Din punct de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a conținutului documentelor financiar-contabile.

65.Documentele financiar-contabile, care se arhivează pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie să fie semnate de persoana care le întocmește, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

66.Trebuie să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice și organizatorice care să asigure următoarele cerințe minimale:

a)confidențialitatea și integritatea comunicațiilor;

b)confidențialitatea și nonrepudierea tranzacțiilor;

c)confidențialitatea și integritatea datelor;

d)restricționarea, detectarea și monitorizarea accesului în sistem;

e)restaurarea informațiilor gestionate de sistem în cazul unor calamități naturale, evenimente imprevizibile, prin:

— arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM, care să permită inscripționarea o singură dată și accesarea ori de câte ori este nevoie a informațiilor stocate;

— înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de calcul, cu aceleași caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locație.

67.Trebuie să se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.

Anexa nr. 2

NORMELE SPECIFICE

DE ÎNTOCMIRE ŞI UTILIZARE A DOCUMENTELOR FINANCIAR-

CONTABILE

NOMENCLATORUL

documentelor financiar-contabile

GRUPA I REGISTRELE

DE CONTABILITATE

REGISTRUL – JURNAL (Cod 14-1-1)

1.Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică şi sistematică a modificării elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii.

2.Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar.

Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.

Se întocmeşte lunar, prin înregistrarea cronologică a documentelor în care se reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii.

În cazul în care unitatea foloseşte jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se poate trece în registrul-jurnal.

Registrul-jurnal se editează la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile unităţii.

În cazul în care o unitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la balanţa de verificare, registrul-jurnal se poate conduce de către subunităţi, cu condiţia înregistrării acestuia la nivelul subunităţii.

În coloana 1 se înscrie numărul curent al operaţiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie, sau de la începutul activităţii, până la 31 decembrie, sau încetarea activităţii.

În coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) când se efectuează înregistrarea în registru.

În coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanţa, jurnalul privind operaţiunile de casă şi bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.), precum şi numărul şi data acestuia.

În coloana 4 se trece felul operaţiunii, dându-se explicaţiile în legătură cu operaţiunea respectivă. Această coloană se completează numai atunci cand este cazul.

În coloanele 5 şi 6 se trece simbolul conturilor debitoare şi, respectiv, creditoare.

În coloanele 7 şi 8 se trec sumele totale, debitoare şi creditoare din documentul respectiv (bon, factură, jurnal auxiliar, notă de contabilitate etc.).

Lunar se totalizează sumele debitoare şi sumele creditoare.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

În condiţiile conducerii contabilităţii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, fiecare operaţiune economico-financiară se va înregistra prin articole contabile, în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate.

REGISTRUL-JURNAL DE ÎNCASĂRI ŞI PLĂŢI (cod 14-1-1/b)

1.Serveşte ca:

–document de înregistrare a încasărilor şi plăţilor;

–document de stabilire a situaţiei financiare a contribuabilului care conduce evidenţa contabilă în partidă simplă;

–probă în litigii.

2.Se întocmeşte într-un singur exemplar de către contribuabili, făcându-se înregistrarea operaţiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecare operaţiune, fără a se lăsa rânduri libere, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat la organul fiscal teritorial.

Pentru fiecare asociaţie fără personalitate juridică se va întocmi câte un registru-jurnal de încasări şi plăţi.

În Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se înregistrează nu numai operaţiunile în numerar, ci şi cele efectuate prin contul curent de la bancă.

Contribuabilii plătitori de taxă pe valoarea adăugată vor înregistra sumele încasate sau plătite, exclusiv taxa pe valoarea adăugată.

Operaţiunile înregistrate în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se totalizează anual.

Numerotarea filelor se va face în ordine crescătoare, iar după completarea integrală se deschide un nou registru înregistrat şi parafat, care va fi numerotat în ordine crescătoare.

Acest registru se parafează de către organul fiscal teritorial la începerea şi la încetarea activităţii.

În condiţiile conducerii evidenţei contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, fiecare operaţiune economico-financiară se va înregistra în ordine cronologică, în funcţie de data de întocmire sau de intrare a documentelor. În această situaţie Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe măsura editării lor.

Registrul-jurnal de încasări şi plăţi parafat şi înregistrat la organul fiscal teritorial va fi completat lunar, prin preluarea totalului sumelor din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi obţinut cu ajutorul tehnicii de calcul.

Practicienii în insolvenţă, persoane fizice sau juridice, care îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu prevederile Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 86/2006 privind organizarea activităţii practicienilor în insolvenţă, cu modificările şi completările ulterioare, completează registrul – jurnal de încasări şi plăţi după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii

lui.

REGISTRUL-INVENTAR (Cod 14-1-2)

1.Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ şi de pasiv.

2.Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii.

Se completează la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi respectiv în procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ şi de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, după caz.

Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ şi de pasiv grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de activ şi de pasiv.

Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare şi creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcţie de necesităţi.

În cazul încetării activităţii, registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de activ şi de pasiv inventariate faptic la acea dată.

În cazul în care o unitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la nivel de balanţă de verificare, registrul-inventar se poate conduce de către subunităţi, în condiţiile înregistrării acestuia în evidenţa subunităţii.

În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii.

În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ şi de pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni.

În coloana 3 se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate.

În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de activ şi de pasiv, stabilită de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere şi a proceselor-verbale de inventariere).

În coloana 5 se trec diferenţele din evaluare, calculate ca diferenţă între valoarea contabilă şi valoarea de inventar.

În coloana 6 se menţionează cauzele diferenţelor (deprecieri, dezmembrări, dezasortări, calamităţi, terţi neidentificaţi etc.).

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă a rezultatelor inventarierii.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

REGISTRUL CARTEA MARE (Cod 14-1-3)

1.Serveşte:

–la stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice, la unităţile care aplică forma de înregistrare „pe jurnale“;

–la verificarea înregistrărilor contabile efectuate;

–la întocmirea balanţei de verificare.

2.Se întocmeşte într-un exemplar, în cadrul compartimentului financiar- contabil, lunar, pentru debitul şi respectiv pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării operaţiunilor.

Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare şi jurnalelor, după caz, astfel:

–rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, fără desfăşurarea pe conturi corespondente;

–sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele jurnale, obţinându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;

–soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în funcţie de rulajele debitoare şi creditoare ale contului respectiv, ţinându-se seama de soldul de la începutul anului (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop).

3.Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.

4.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

5.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

REGISTRUL CARTEA MARE (ŞAH – Cod 14-1-3/a)

1.Serveşte:

–la ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor economico-financiare în unităţile care utilizează forma de înregistrare contabilă „maestru-şah“;

–la întocmirea balanţei de verificare a conturilor sintetice.

2.Se întocmeşte într-un exemplar, în cadrul compartimentului financiar- contabil, lunar, separat pentru debitul şi separat pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării operaţiunilor.

Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare şi a notelor de contabilitate.

La începutul anului, la deschiderea fişelor, pe primul rând al coloanei „Suma“ se înregistrează soldul iniţial, pe baza balanţei conturilor sintetice încheiată la finele anului precedent. Soldul înscris în fişă se barează şi apoi se efectuează înregistrarea operaţiunilor lunii ianuarie.

La sfârşitul lunii, se adiţionează pe verticală sumele pe conturi corespondente şi se barează. Totalul sumelor din coloanele „Conturi corespondente“, adunate pe orizontală, trebuie să fie egal cu totalul sumelor din coloana „Suma“ adunate pe verticală.

Cartea mare (şah) poate fi folosită pentru o perioadă mai mare (trimestru, semestru, an), dacă numărul operaţiunilor economico-financiare este prea mare. În acest caz, este necesar să se stabilească totalul sumelor separat pentru fiecare lună. În cazul balanţei cu patru egalităţi, în Cartea mare (şah), pe lângă rulajele lunare, este necesar să se stabilească şi rulajele cumulate de la începutul anului

(inclusiv soldurile iniţiale).

3.Registrul Cartea mare (şah) poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.

4.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

5.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

GRUPA a II-a MIJLOACE FIXE

REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR (Cod 14-2-1)

1.Serveşte ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente în unitate, în vederea identificării lor.

2.Se întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil prin înregistrarea cronologică a mijloacelor fixe intrate în unitate.

Se poate folosi fie câte un registru pentru fiecare grupă de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe, în funcţie de numărul mijloacelor fixe existente şi al celor care urmează a intra în unitate.

În scopul asigurării controlului asupra existenţei mijloacelor fixe, se atribuie fiecărui mijloc fix, care constituie obiect de evidenţă, un număr de inventar în momentul intrării în unitate prin achiziţionare, construire, confecţionare, transfer etc. (cu excepţia celor luate cu chirie), care se consemnează în registrul numerelor de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circulă prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprimă pe acestea.

Numerotarea mijloacelor fixe în cadrul registrului se face, de regulă, în ordinea succesivă a numerelor şi/sau pe grupe de mijloace fixe.

Numărul de inventar atribuit unui mijloc fix urmează să fie trecut în toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv.

Numărul de inventar atribuit se imprimă direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau se gravează pe o plăcuţă ce se fixează pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care să asigure identificarea mijlocului fix respectiv.

Pe fiecare obiect este obligatoriu să se imprime şi iniţialele unităţii căreia îi aparţin mijloacele fixe respective.

Pentru mijloacele fixe complexe (formate din mai multe obiecte componente) şi pentru mijloacele fixe a căror evidenţă se ţine pe tronsoane (conducte de distribuţie gaz metan, drumuri, linii electrice etc.), pe fiecare obiect se indică numărul de inventar atribuit. În aceste cazuri, este necesar ca, pe lângă numărul de inventar respectiv, să se folosească şi numere suplimentare.

Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor unităţi sau scoase din funcţiune nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate în unitate. Aceste numere rămân libere până la renumerotarea mijloacelor fixe, când se întocmeşte un nou registru al numerelor de inventar.

Mijloacele fixe închiriate se evidenţiază în contabilitatea unităţii care le-a luat cu chirie, în conturi în afara bilanţului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie.

Principalele date ale formularului se completează astfel:

–în coloana 1 se înscrie numărul de inventar;

–în coloana 2 se înscrie codul mijlocului fix;

–în coloana 3 se înscriu, pe scurt, datele strict necesare pentru identificarea mijlocului fix;

–în coloana 4 se înscrie locul unde se află mijlocul fix. În cazul mişcărilor frecvente, această coloană se completează cu creionul negru, pentru a se putea şterge denumirea locului de folosinţă anterior şi a se înscrie noul loc unde se află mijlocul fix;

–coloana 5 se foloseşte în măsura în care sunt necesare şi alte menţiuni decât cele făcute în celelalte coloane, ca, de exemplu, menţiuni privind transferul sau scoaterea din funcţiune a mijlocului fix, data instituirii gajului şi beneficiarul acestuia, după caz.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea formularului;

–denumirea unităţii;

–numărul de inventar; codul de clasificare; denumirea mijlocului fix şi caracteristici tehnice; locul unde se află.

FIŞA MIJLOCULUI FIX (Cod 14-2-2)

1.Serveşte ca document pentru evidenţa analitică a mijloacelor fixe.

2.Se întocmeşte într-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelaşi fel şi de aceeaşi valoare, care au aceleaşi cote de amortizare şi sunt puse în funcţiune în aceeaşi lună.

Se păstrează pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizărilor corporale conform legislaţiei în vigoare, iar în cadrul acestora, fişele mijloacelor fixe se grupează pe locuri de folosinţă.

Fişele mijloacelor fixe scoase din funcţiune sau transferate se evidenţiază separat.

Se completează pe baza documentelor justificative privind mişcarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completării, îmbunătăţirii, modernizării sau reevaluării lor (bon de mişcare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funcţiune etc.).

Când formularul este folosit ca fişă colectivă, mijloacele fixe se înscriu pe un singur rând, specificându-se în prima coloană numerele de inventar atribuite. În acest caz, valoarea unitară de inventar se poate înscrie în coloana a treia a formularului.

În coloana „Bucăţi“, intrările se înscriu „în negru“, iar ieşirile „în roşu“.

Înregistrările în coloanele „Debit“, „Credit“ şi „Sold“ se fac la valoarea de inventar a mijloacelor fixe.

În rubrica destinată datelor tehnice de identificare a mijlocului fix, în afară de datele privind marca, numărul de fabricaţie, seria, se înscriu şi părţile componente ale mijlocului fix.

Data amortizării complete şi cota de amortizare se înscriu în spaţiile rezervate.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea formularului;

–numărul de inventar;

–felul, seria, numărul şi data documentului de provenienţă;

–valoarea de inventar;

–amortizarea lunară;

–denumirea mijlocului fix şi caracteristicile tehnice;

–accesorii;

–grupa;

–codul de clasificare;

–data dării în folosinţă (anul, luna);

–data amortizării complete (anul, luna);

–durata normală de funcţionare; cota de amortizare (%), după caz;

Verso, după caz:

–numărul de inventar; documentul (felul, numărul, data); operaţiunile care privesc mişcarea, creşterea sau diminuarea valorii mijlocului fix; debit; credit; sold; date privind gajul instituit asupra mijlocului fix, după caz.

BON DE MIŞCARE A MIJLOACELOR FIXE (Cod 14-2-3A)

1.Serveşte ca:

–document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între două locuri de folosinţă ale unităţii (secţie, serviciu, brigadă, atelier, unităţi subordonate etc.);

–document de însoţire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secţia sau subunitatea predătoare la cea primitoare;

–document justificativ de înregistrare în evidenţa responsabilului cu mijloacele fixe la locurile de folosinţă şi în contabilitate.

2.Se întocmeşte în două exemplare de către persoana desemnată de compartimentul care dispune mişcarea mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-şef, energetic-şef, administrativ etc.).

3.Circulă:

–la persoana care aprobă mişcarea mijlocului fix în cadrul unităţii (ambele exemplare);

–la secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predătoare, pentru semnare de predare de către responsabilul cu mijloacele fixe şi pentru semnare de primire de către delegatul secţiei, serviciului etc. primitor (ambele exemplare);

–la secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) primitoare (împreună cu mijlocul fix), pentru înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă (exemplarul 1);

–la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea mişcării mijlocului fix (exemplarul 1).

4.Se arhivează:

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

–la secţia (serviciul, atelierul, subunitatea) predătoare (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea formularului;

–numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); predător; primitor;

–numărul curent; denumirea mijlocului fix şi caracteristicile tehnice; numărul de inventar; bucăţi; valoarea de inventar;

–subunitatea predătoare (secţie, atelier etc.); numele şi prenumele; semnătura;

–subunitatea primitoare (secţie, atelier etc.); numele şi prenumele; semnătura;

–aprobat: data, semnătura.

PROCES-VERBAL DE SCOATERE DIN FUNCŢIUNE A MIJLOACELOR FIXE/DE DECLASARE A UNOR BUNURI MATERIALE (Cod 14-2-3/aA)

1.Serveşte ca:

–document de constatare a îndeplinirii condiţiilor necesare scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă şi de declasare a altor bunuri materiale decât mijloacele fixe, potrivit dispoziţiilor legale;

–document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau de declasare a bunurilor materiale;

–document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe, precum şi din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare;

–document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate.

2.Se întocmeşte în două exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar în folosinţă şi bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza documentaţiei prevăzute în normele legale (notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din funcţiune, deviz estimativ al reparaţiei capitale, act constatator al avariei, avize, notă justificativă privind descrierea degradării bunurilor materiale, specificaţia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.).

Formularul se completează astfel:

–capitolele I şi II, de către comisia constituită în acest scop, după caz, cu constatările şi concluziile rezultate din analiza documentaţiei primite şi din verificarea stării mijloacelor fixe propuse a fi scoase din funcţiune, scoaterii din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau a bunurilor materiale propuse pentru declasare, se semnează de către membrii comisiei;

–capitolul III, după aprobarea propunerilor şi efectuarea scoaterii din funcţiune, din uz sau declasării, de către comisia de analiză şi avizare a propunerii de declasare a bunurilor materiale sau de delegaţii numiţi de conducerea unităţii care semnează pentru realitatea operaţiunilor; serveşte şi ca document de predare la magazie (depozit) a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau din declasarea bunurilor materiale.

Se menţionează că, în cazul scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, numărul de inventar se va trece la cap. II în coloana „Denumirea“. În situaţia în care capitolul III se completează în alte exerciţii financiare, este necesar să se întrunească o nouă comisie care să întocmească un nou proces-verbal de scoatere din funcţiune a

mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale, care să confirme datele completate în acest capitol.

3.Circulă:

–la persoana autorizată să aprobe scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare);

–la secţie (serviciu, subunitate) pentru înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă a mijloacelor fixe scoase din funcţiune (ambele exemplare);

–la magazie (depozitul de materiale), pentru descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în evidenţă a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare);

–la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe şi materialelor recuperabile şi refolosibile, rezultate din scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau din declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare);

–la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea operaţiunilor privind scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1);

–la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcţiune, din uz sau de declasare, pentru înregistrare (exemplarul 2).

4.Se arhivează:

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

–la compartimentul care ţine evidenţa mijloacelor fixe (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–aprobat; data;

–predătorul;

–constatările şi concluziile comisiei;

–mijloacele fixe scoase din funcţiune sau bunurile materiale declasate;

–numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea; amortizarea până la scoaterea din funcţiune;

–ansamble, subansamble, piese, componente şi materiale rezultate, după caz;

–numărul şi data (ziua, luna, anul) documentului;

–predătorul;

–primitorul;

–numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea;

–numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei şi a gestionarului pentru primire.

PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE (Cod 14-2-5) PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE PROVIZORIE (Cod 14-2-5/a) PROCES-VERBAL DE PUNERE ÎN FUNCŢIUNE (Cod 14-2-5/b)

1.Serveşte ca:

–document de înregistrare în evidenţa operativă şi în contabilitate;

–document de consemnare a stadiului în care se află obiectivul de investiţii;

–document de apreciere a calităţii lucrărilor privind obiectivul de investiţii;

–document de aprobare a recepţiei (cod 14-2-5);

–document de constatare a îndeplinirii condiţiilor de recepţie provizorie a obiectivului de investiţii (cod 14-2-5/a);

–document de aprobare a recepţiei provizorii a obiectivului de investiţii (cod 14-2- 5/a);

–document de punere în funcţiune a obiectivului de investiţii (cod 14-2-5/b).

2.Se întocmeşte în trei exemplare, la data punerii în funcţiune a mijlocului fix,

astfel:

–procesul-verbal de recepţie (cod 14-2-5) se întocmeşte pentru mijloacele fixe indepedente care nu necesită montaj şi nici probe tehnologice (utilaje pentru intervenţie, unelte, accesorii de producţie, mijloace de transport auto, animale etc.), acestea considerându-se puse în funcţiune la data achiziţionării lor;

–procesul-verbal de recepţie provizorie (cod 14-2-5/a) se întocmeşte pentru utilajele care necesită montaj, dar care nu necesită probe tehnologice, produse cu ciclu lung de fabricaţie care depăşesc un exerciţiu bugetar, realizate pe faze de fabricaţie, precum şi clădirile şi construcţiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la data terminării montajului, respectiv la data terminării construcţiei;

–procesul-verbal de punere în funcţiune (cod 14-2-5/b) se întocmeşte pentru utilajele şi instalaţiile care necesită montaj şi probe tehnologice, precum şi clădirile şi construcţiile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la terminarea probelor tehnologice.

Se întocmeşte de către secretarul comisiei numite pentru recepţionarea obiectivului de investiţii, în prezenţa membrilor comisiei care este formată din: preşedinte, specialişti-consultanţi, asistenţi la recepţie.

3.Circulă:

–la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 şi 3);

–la compartimentul care efectuează operaţiunea de control financiar preventiv (exemplarul 2);

–la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea şi înregistrarea procesului- verbal de recepţie (exemplarele 2 şi 3).

4.Se arhivează:

La furnizor (antreprenor):

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2 şi 3). La beneficiar:

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

GRUPA a III-a BUNURI DE NATURA

STOCURILOR

NOTĂ DE RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE (Cod 14-3-1A)

1.a) Serveşte ca:

–document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;

–document justificativ pentru încărcare în gestiune;

–document justificativ de înregistrare în contabilitate.

b)Se foloseşte ca document de recepţie obligatoriu numai în cazul:

–bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;

–bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;

–bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

–bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;

–bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;

–mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare.

c)În alte cazuri decât cele menţionate la lit. b), recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul (factura, avizul de însoţire a mărfii etc.).

2.Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită.

În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii.

Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferenţe la recepţie.

3.Circulă:

–la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate exemplarele);

–la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenţelor constatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii);

–la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–numărul facturii/avizului de însoţire al mărfii etc., după caz;

–numărul curent; denumirea bunurilor recepţionate; U/M; cantitatea conform documentelor însoţitoare; cantitatea recepţionată, preţul unitar de achiziţie şi valoarea, după caz;

–numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei de recepţie, în condiţiile în care se face recepţia mărfii primite direct de la furnizor sau data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului în situaţia în care apar diferenţe;

–preţul de vânzare şi valoarea la preţ de vânzare, după caz, pentru unităţile cu amănuntul.

În condiţiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, este obligatoriu ca aceste date să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.

BON DE PRIMIRE ÎN CONSIGNAŢIE (Cod 14-3-2)

1.Serveşte ca:

–dovadă de primire/predare a obiectului spre vânzare în consignaţie;

–document de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte de către unităţile de consignaţie în două exemplare. La primirea obiectului se face descrierea caracteristicilor acestuia şi se stabileşte preţul de vânzare în funcţie de preţul de evaluare sau de achiziţie.

Ambele exemplare sunt semnate de către deponent şi preţuitor, din care primul exemplar este predat deponentului drept dovadă că a predat obiectul pentru vânzare în regim de consignaţie.

Reducerile de preţ se calculează pe baza unei declaraţii semnate de deponent, în care se specifică noul preţ de evaluare sau de achiziţie şi se completează rubricile destinate acestei operaţiuni.

Restituirile se fac la cererea deponentului, semnându-se pentru primirea obiectelor restituite.

În cazul în care deponentul este plătitor de TVA, mărfurile depuse în consignaţie sunt însoţite de avizul de însoţire a mărfii care va purta menţiunea: „pentru vânzare în regim de consignaţie“. Unitatea de consignaţie va face încărcarea în gestiune cu mărfurile primite spre vânzare pe baza facturii primite de la deponent, lunar după ce marfa a fost vândută.

Exemplarul al doilea constituie fişa de evidenţă pentru înregistrare în contabilitatea unităţii de consignaţie.

3.Circulă la:

–deponent pentru confirmarea de predare a obiectului pentru vânzare în consignaţie (exemplarul 1);

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii; codul unic de înregistrare; localitatea; judeţul;

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–numărul curent; denumirea obiectului; descrierea obiectului şi caracteristicile lui; cantitatea depusă; preţul de evaluare (achiziţie); comisionul; TVA, după caz; preţul de vânzare; valoarea totală;

–valoarea totală la primire (în cifre şi litere);

–semnătura deponentului pentru luarea la cunoştinţă de instrucţiunile prevăzute pe verso;

–semnătura de primire spre vânzare în consignaţie;

–datele de identificare ale deponentului (numele şi prenumele, adresa, B.I./ C.I. – seria, nr., secţia de poliţie);

–semnătura preţuitorului, dacă este cazul;

–ştampila unităţii;

–restituiri (denumirea obiectului, cantitatea restituită, semnătura deponentului, comisionul acordat);

–reduceri de preţ acordate de deponent cf. Declaraţiei nr. … din data de … (denumirea obiectului, preţul de evaluare).

BON DE PREDARE, TRANSFER, RESTITUIRE (Cod 14-3-3A)

În cazul utilizării ca bon de predare a produselor finite la depozit

1.Serveşte ca:

–document de predare la magazie a produselor finite;

–document justificativ pentru încărcare în gestiune;

–document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziei şi în contabilitate;

–sursă de date pentru urmărirea realizării producţiei;

–sursă de date pentru calculul şi plata salariilor.

2.Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a produselor, de către secţie, atelier etc.

Dacă operaţiunile de predare-primire a produselor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de produse finite, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv menţiunea „primit în timpul inventarierii“.

3.Circulă:

–la magazia de produse finite, semnându-se de predare de către secţie (atelier) şi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);

–la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnându-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare), după caz;

–la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1);

–la compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei (exemplarul 2).

4.Se arhivează:

–la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenţa (exemplarul 1);

–la compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei (exemplarul 2).

În cazul utilizării ca bon de predare a materialelor refolosibile la magazie

1.Serveşte ca:

–document de predare la magazie a materialelor refolosibile rezultate din secţiile de fabricaţie principale şi auxiliare;

–document justificativ pentru încărcare în gestiune;

–document justificativ de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a materialelor refolosibile de către secţii, ateliere etc. şi se semnează de şeful secţiei care dispune predarea.

3.Circulă:

–la magazia de materiale refolosibile, semnându-se de predare de către delegatul secţiei, atelierului etc. şi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);

–la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenţa, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1 pentru evidenţa materialelor şi exemplarul 2 pentru evidenţa costurilor).

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

În cazul utilizării ca bon de predare a semifabricatelor la magazie

1.Serveşte ca:

–document de predare la magazie sau între secţii a semifabricatelor rezultate din producţie;

–document justificativ pentru încărcare în gestiune;

–document justificativ de înregistrare în contabilitate;

–sursă de date pentru calculul şi plata salariilor.

2.Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a semifabricatelor de către secţie, atelier etc.

Dacă operaţiunile de predare-primire a semifabricatelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de semifabricate, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv menţiunea „primit în timpul inventarierii“.

3.Circulă:

–la magazia de semifabricate pentru predarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către delegatul secţiei care face predarea şi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);

–la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnându-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare), după caz;

–la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1);

–la compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei (exemplarul 2).

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

În cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta unităţii

1.Serveşte ca:

–dispoziţie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta în incinta unităţii;

–document justificativ pentru scădere din gestiunea predătorului şi de încărcare în gestiunea primitorului.

2.Se întocmeşte în două exemplare, pe măsură ce se efectuează transferul, de către persoana care dispune transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare.

Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiaşi unităţi. În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmeşte Aviz de însoţire a mărfii (cod 14-3-6A).

3.Circulă:

–la magazia predătoare pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar (ambele exemplare);

–la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1 şi reţine exemplarul 2;

–la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, după confruntarea lor, stau la baza efectuării înregistrărilor în evidenţa magaziilor.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

În cazul utilizării ca bon de restituire

1.Serveşte ca:

–dispoziţie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale şi semifabricate) de secţiile de fabricaţie principale şi auxiliare;

–document justificativ de încărcare în gestiunea primitorului;

–document justificativ de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura restituirii la magazie a valorilor materiale, de persoana care efectuează restituirea (secţii, ateliere etc.) şi care semnează la rubrica corespunzătoare.

Nu se completează rubrica „Unitatea“.

3.Circulă:

–la magazie, pentru primirea cantităţilor restituite, semnându-se de predare de către delegatul secţiei (atelierului etc.) care face restituirea şi de primire de către gestionar (ambele exemplare);

–la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1 pentru evidenţa materialelor, exemplarul 2 pentru evidenţa costurilor).

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

5.În toate situaţiile menţionate, conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–predătorul;

–primitorul;

–numărul comenzii/codul produsului;

–numărul curent; denumirea valorilor materiale (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U/M; cantitatea; preţul unitar, valoarea, după caz;

–data şi semnătura predătorului şi primitorului.

BON DE CONSUM (Cod 14-3-4A)

BON DE CONSUM (colectiv – Cod 14-3-4/aA)

1.Serveşte ca:

–document de eliberare din magazie a materialelor;

–document justificativ de scădere din gestiune;

–document justificativ de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de către compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producţie şi a consumurilor normate, sau de către alte compartimente ale unităţii, care solicită materiale pentru a fi consumate.

Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condiţiile utilizării tehnicii de calcul.

Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmeşte pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiaşi cont de materiale, loc de depozitare şi loc de consum.

În situaţia în care materialul solicitat lipseşte din depozit, se procedează în felul următor:

–în cazul bonului de consum se completează rubrica cu denumirea materialului înlocuitor, după ce, în prealabil, pe verso-ul formularului se obţin semnăturile persoanelor autorizate să aprobe folosirea altor materiale decât cele prevăzute în consumurile normate;

–în cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului înlocuit şi se semnează de aprobare a înlocuirii, în dreptul rândului respectiv. După înscrierea denumirii materialului înlocuitor se întocmeşte un bon de consum separat pentru materialul înlocuitor sau se înscrie pe un rând liber în cadrul aceluiaşi bon de consum.

În bonul de consum, coloanele „Unitatea de măsură“ şi „Cantitatea necesară“ de pe rândul 2 se completează în cazul când se solicită şi se eliberează din magazie materiale cu două unităţi de măsură.

Dacă operaţiunile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv menţiunea „predat în timpul inventarierii“.

3.Circulă:

–la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);

–la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor înlocuitoare;

–la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar şi de primire de către delegatul care primeşte materialele (ambele exemplare);

–la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (ambele exemplare).

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea formularului;

–produsul/lucrarea (comanda); norma; bucăţi lansate;

–numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); numărul comenzii;

–denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); cantitatea necesară; U/M; cantitatea eliberată;

–preţul unitar; valoarea, după caz;

–data şi semnătura gestionarului şi a primitorului.

FIŞĂ LIMITĂ DE CONSUM (Cod 14-3-4/bA)

1.Serveşte ca:

–document de stabilire a cantităţii limită dintr-un material sau pentru mai multe materiale necesare executării unui produs (comandă) sau unei lucrări;

–document de eliberare succesivă a aceluiaşi fel de material pentru acelaşi produs (comandă sau lucrare);

–document justificativ de scădere din gestiune;

–document de stabilire a economiilor sau depăşirilor de materiale;

–document justificativ de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte în două exemplare, la începutul lunii sau lansării produsului (comenzii) sau lucrării, de compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare, pe baza programului de producţie şi a consumurilor normate.

În cazul fişei limită de consum, dacă în cursul lunii se produc modificări în programul de producţie, compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare modifică, în mod corespunzător, cantitatea limită de material (col. „i“), înscriind în col. „d“ cantitatea care se suplimentează sau se scade.

Dacă nu se mai foloseşte materialul iniţial, se recalculează cantitatea limită corespunzătoare producţiei executate până în acel moment, emiţându-se o nouă fişă.

În cazul când în cursul lunii se fac înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale pentru care se întocmesc bonuri de consum distincte, se corectează cantitatea limită (col. „i“), înscriindu-se în coloanele respective (col. „g“ şi „h“) numărul bonului de consum şi cantitatea eliberată.

Eliberările de materiale se înregistrează în fişele de magazie la terminarea executării produsului, lucrării sau la închiderea comenzii (dacă acestea se termină în cursul lunii) sau la sfârşitul lunii.

Valoarea economiilor sau a depăşirilor de materiale se completează la unităţile unde nu există producţie neterminată.

În cazul în care, în cursul lunii se fac înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale decât cele stabilite la întocmirea documentului, coloanele rezervate materialului înlocuit se barează. De asemenea, în rubrica „Diminuare“ se înscrie cantitatea cu care se corectează cantitatea limită iniţială, iar pentru materialul înlocuitor se utilizează un alt grup de coloane libere.

3.Circulă:

–la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);

–la persoanele autorizate să aprobe înlocuirea, suplimentarea sau diminuarea cantităţilor de materiale cu ocazia modificării programului de producţie (ambele exemplare);

–la magazia de materiale, pentru înscrierea cantităţilor eliberate, semnându-se de către delegatul care primeşte materialele (exemplarul 1);

–la secţie, atelier etc. pentru a fi folosite ca cerere de materiale şi situaţie a eliberărilor în cadrul cantităţii limită, semnându-se de gestionarul magaziei predătoare (exemplarul 2);

–la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrare în contabilitatea sintetică şi analitică (ambele exemplare). Primul exemplar se utilizează ca document de scădere din gestiune, iar al doilea exemplar pentru înregistrarea în contabilitate a costurilor.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea, numărul şi data (luna, anul) întocmirii formularului;

–denumirea unităţii;

–predătorul;

–primitorul;

–numărul comenzii/codul produsului;

–contul debitor şi contul creditor, după caz;

–denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U.M; cantitatea eliberată;

–semnătura de predare – primire;

şi respectiv, după caz:

–preţul unitar; valoarea;

–producţia (U/M, planificat, realizat), denumirea produsului, lucrarea, codul;

–cantitate necesară, cantitate înlocuită;

–şeful de compartiment;

–recalculat în baza producţiei realizate;

–data eliberării, cantitatea cerută, cantităţi eliberate (parţial, cumulat);

–cantitatea conform producţiei realizate; cantitate consumată;

–economii (-) depăşiri (+) cantitative; valoarea economiilor sau depăşirilor.

LISTĂ ZILNICĂ DE ALIMENTE (Cod 14-3-4/dA)

1.Serveşte:

–la stabilirea meniurilor zilnice;

–la calculul alocaţiei de hrană şi urmărirea încadrării în nivelul acesteia;

–ca document pentru eliberarea din magazie a alimentelor necesare pregătirii hranei;

–ca document justificativ de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte în două exemplare de către cantinele de pe lângă instituţiile publice (învăţământ, sănătate, asistenţă socială etc., organizaţii fără scop patrimonial finanţate din alocaţii bugetare etc.). Documentul se completează de către persoana desemnată de ordonatorul de credite sau conducătorul unităţii respective, pe baza centralizatorului întocmit pe meniuri.

Pe faţa formularului se înscriu meniurile care urmează a fi servite la mesele de dimineaţă, la ora 10, la prânz, la ora 16 şi seara, precum şi numărul de porţii necesare. Totodată, se stabileşte situaţia meselor servite faţă de efectivul care a servit masa, precum şi suma alocată în ziua respectivă, în funcţie de efectivul la hrană şi alocaţie cuvenită, determinându-se în acelaşi timp şi economia sau depăşirea alocaţiei în ziua respectivă şi cumulat de la începutul anului. Verso-ul formularului este destinat pentru înscrierea datelor privind cantitatea şi felul de alimente solicitate, ale celor eliberate, preţul unitar şi valoarea acestora.

3.Circulă:

–la compartimentul financiar-contabil, pentru calculaţie şi viză şi pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1);

–la persoana autorizată să aprobe eliberarea alimentelor din magazie;

–la magazia de alimente, pentru eliberarea cantităţilor de alimente prevăzute şi semnare de predare de către gestionar, de primire de către bucătar, precum şi de către persoana desemnată să asiste şi să confirme predarea-primirea alimentelor (ambele exemplare);

–la blocul alimentar, cantină etc., după caz, pentru urmărirea meniurilor preparate

şi a meselor servite (exemplarul 2).

4.Se arhivează:

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

–la cantină etc., după caz (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea formularului;

–denumirea unităţii;

–efectivul la masă; alocaţia; drepturile; recapitulaţia cheltuielilor pentru hrană; porţiile preparate, distribuite, rămase;

–consumul efectiv – lei;

–semnături: şef compartiment, aprobat, vizat compartimentul financiar-contabil;

–regimul; efectiv; dimineaţa; ora10; prânz; ora 16; seara, după caz;

–alimente; numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); predătorul; primitorul;

–denumirea alimentelor, U/M, codul, cantitatea solicitată, cantitatea eliberată, preţul unitar, valoarea;

–semnături: întocmit, gestionar, bucătar, confirmat, calculat.

DISPOZIŢIE DE LIVRARE (Cod 14-3-5A)

1.Serveşte ca:

–document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale destinate vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vânzării, după caz;

–document justificativ de scădere din gestiunea magaziei predătoare;

–document de bază pentru întocmirea avizului de însoţire a mărfii sau a facturii, după caz;

–ca document justificativ de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte în două exemplare de către serviciul desfacere.

3.Circulă:

–la magazie, pentru eliberarea produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale şi pentru înregistrarea în evidenţa magaziei, semnându-se de către gestionarul predător pentru cantităţile livrate (ambele exemplare);

–la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea bunurilor livrate în evidenţele acestuia şi pentru întocmirea avizului de însoţire a mărfii sau facturii, după caz (exemplarul 2).

4.Se arhivează:

–la magazie (exemplarul 1);

–la compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau compartimentul financiar- contabil, după caz.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–denumirea furnizorului;

–numărul curent; denumirea produselor; U/M; cantitatea dispusă; cantitatea livrată; preţul unitar în cazul în care bunurile sunt destinate vânzării;

–semnături: întocmit, dispus livrarea, gestionar, primitor.

AVIZ DE ÎNSOŢIRE A MĂRFII (cod 14-3-6A)

Este formular cu regim special intern de tipărire şi numerotare.

1.Serveşte ca:

–document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz;

–document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz;

–dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi;

–document de primire în gestiune, după caz;

–document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.

2.Se întocmeşte, în două sau mai multe exemplare, de către unităţile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale unităţii.

În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial, precum şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale etc.) avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea "Fără factură", după caz.

Pe avizul de însoţire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi se face menţiunea "Pentru prelucrare la terţi".

În celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura.

3.Circulă, după caz:

–la furnizor:

–la delegatul unităţii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire;

–la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor livrate în evidenţele acestuia şi pentru întocmirea facturii;

–la compartimentul financiar-contabil;

–la cumpărător:

–la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori materiale primite, după efectuarea recepţiei de către comisia de recepţie şi după consemnarea rezultatelor;

–la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea cantităţilor aprovizionate în evidenţa acestuia;

–la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică.

4.Se arhivează, după caz:

–la furnizor:

–la compartimentul desfacere;

–la compartimentul financiar-contabil;

–la cumpărător:

–la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al avizului de însoţire a mărfii este următorul:

–seria şi numărul intern de identificare a formularului;

–data emiterii formularului;

–datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală);

–datele de identificare ale cumpărătorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală);

–denumirea şi cantitatea bunurilor livrate;

–preţul şi valoarea, după caz;

–date privind expediţia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, număr), numărul mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului;

–semnătura expeditorului.

–data primirii în gestiune si semnătura gestionarului primitor.

FIŞĂ DE MAGAZIE (Cod 14-3-8)

FIŞĂ DE MAGAZIE (cu două unităţi de măsură – Cod 14-3-8/a)

1.Serveşte ca:

–document de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor bunurilor, cu una sau cu două unităţi de măsură, după caz;

–document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).

2.Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material şi se completează de către:

–compartimentul financiar-contabil la deschiderea fişei (datele din antet) şi la verificarea înregistrărilor (data şi semnătura de control). În coloana „Data şi semnătura de control“ semnează şi organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii;

–gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieşiri şi stoc.

Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe distincte care se ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

În scopul ţinerii corecte a evidenţei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifică inopinat, cel puţin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fişele de magazie, după caz.

Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operaţiune înregistrată şi obligatoriu zilnic.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea formularului; numărul paginii;

–denumirea unităţii; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea;

–U/M; preţul unitar, după caz;

–data (ziua, luna, anul), numărul şi felul documentului; intrări; ieşiri; stoc;

–data şi semnătura de control.

FIŞĂ DE EVIDENŢĂ A MATERIALELOR DE NATURA OBIECTELOR DE INVENTAR ÎN FOLOSINŢĂ (Cod 14-3-9)

1.Serveşte ca document de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului şi materialelor de protecţie date în folosinţa personalului, până la scoaterea lor din uz.

2.Se întocmeşte într-un exemplar, pe măsura dării în folosinţă a bunurilor, pe fiecare persoană, de către gestionarul care eliberează obiectele respective sau de către persoana desemnată să ţină evidenţa acestora.

Formularul se completează în mod diferit, în funcţie de organizarea depozitării acestora, şi anume:

–când eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct personalului muncitor, coloanele destinate eliberărilor se completează pe baza bonului de consum, iar coloanele destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire;

–când eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea, cât şi restituirea obiectelor date în folosinţa personalului se fac pe bază de semnătură direct în fişă;

–în cazul obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcţii, care nu se întocmesc decât după restituirea obiectelor uzate, înregistrările în fişa de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă se pot face, pentru simplificare, o singură dată, la eliberarea iniţială şi la restituirea definitivă a obiectelor respective.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea formularului;

–denumirea unităţii‚ secţia (locul de folosinţă);

–numele şi prenumele, marca, funcţia;

–denumirea obiectelor (inclusiv seria, dimensiunea etc.); termenul de folosire; preţul unitar; U/M;

–primiri: data, felul şi numărul documentului, cantitatea, semnătura;

–restituiri: data, felul şi numărul documentului, cantitatea, semnătura.

REGISTRUL STOCURILOR (Cod 14-3-11 şi Cod 14-3-11/a)

1.Serveşte ca document de evaluare a stocurilor de bunuri şi de verificare a concordanţei înregistrărilor efectuate în fişele de magazie şi în contabilitate.

2.Se întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil la sfârşitul fiecărei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar şi produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică, prin înscrierea stocurilor din fişele de magazie şi evaluarea lor la preţurile de înregistrare.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea formularului;

–denumirea unităţii;

–numărul curent;

–materialul/produsul (sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea); U/M; preţul unitar; luna; cantitatea; valoarea;

–semnături: întocmit, verificat.

LISTA DE INVENTARIERE (Cod 14-3-12) şi (Cod 14-3-12/b)

1.Serveşte ca:

–document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unităţii;

–document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale) şi a altor valori (elemente de trezorerie etc.);

–document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate;

–document pentru întocmirea registrului-inventar;

–document pentru determinarea ajustărilor pentru depreciere/pierdere de valoare;

–document centralizator al operaţiunilor de inventariere.

2.Se întocmeşte într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile prevăzute de dispoziţiile legale, de către comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unităţii şi separat pentru cele aparţinând altor unităţi, aflate asupra personalului unităţii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.

Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere folosind sisteme informatice de prelucrare a datelor, cu condiţia ca listele să cuprindă elementele principale din formularul – model.

În cazul bunurilor primite în custodie şi/sau consignaţie, pentru prelucrare etc., se întocmeşte în două exemplare, iar copia se înaintează unităţii în a cărei evidenţă se află bunurile respective.

În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât şi de gestionarul (gestionarii) care primeşte (primesc) gestiunea.

În listele de inventariere a bunurilor aflate în ambalaje originale intacte, a lichidelor a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvăzare şi măsurare sau a materialelor de masă, în vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataşa notele de calcul privind inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza calculelor.

Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate în secţiile de producţie şi nesupuse prelucrării se înscriu separat în listele de inventariere.

Materialele, obiectele de inventar, produsele finite şi ambalajele se înscriu în listele de inventariere pe feluri, indicându-se codul, unitatea de măsură, unii indici calitativi (tărie alcoolică, grad de umiditate la cereale etc.).

Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparţinând altor unităţi trebuie să conţină, pe lângă elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numărul şi data actului de predare-primire.

Pentru stocurile fără mişcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează

procesele-verbale în care se arată cauzele nefolosirii, caracterul şi gradul deteriorării sau deprecierii, dacă este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum şi persoanele vinovate, după caz.

Constatările făcute se soluţionează de către conducerea unităţii, în conformitate cu dispoziţiile legale.

3.Circulă:

–la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor şi a deprecierilor constatate la inventar, precum şi pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;

–la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionând pe ultima filă a listei de inventariere că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa;

–la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenţelor valorice şi semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum şi pentru verificarea calculelor efectuate;

–la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la compartimentul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de către comisia de inventariere;

–la conducătorul unităţii, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute;

–la unitatea căreia îi aparţin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc., în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

a)denumirea formularului;

b)data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

c)denumirea unităţii;

d)gestiunea; locul de depozitare;

e)numărul curent;

f)denumirea bunurilor inventariate;

g)codul sau numărul de inventar;

h)unitatea de măsură;

i)cantităţi: stocuri scriptice;

j)preţ unitar;

k)cantităţi: stocuri faptice;

l)cantităţi: diferenţe în plus, diferenţe în minus;

m)valoarea contabilă: valoarea, diferenţe în plus, diferenţe în minus;

n)valoarea de inventar;

o)deprecierea: valoarea, motivul;

p)comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura;

q)gestionar: numele şi prenumele, semnătura;

r)contabilitate: numele şi prenumele, semnătura.

6.Modalitatea de completare a informaţiilor de la pct. 5 lit. d)-o) ale listei de inventariere se realizează potrivit uneia dintre cele trei variante de efectuare a inventarierii elementelor de activ şi de pasiv pentru care optează entitatea, astfel:

Varianta I

Serviciul contabilitate transmite listele de inventariere pe care le completează cu informaţiile de la lit. d)-j) din datele informatizate ale entităţii şi pe care le semnează.

Comisia de inventariere stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz, date pe care le înscrie în listele de inventariere (lit. k) pe care le semnează împreună cu gestionarul.

Aceste date sunt transmise la serviciul contabilitate în vederea determinării diferenţelor cantitative şi/sau valorice cu ajutorul sistemelor informatice. În urma calculelor efectuate, serviciul contabilitate completează listele de inventariere cu informaţiile de la lit. l)-o).

Serviciul contabilitate întocmeşte o nouă listă de inventariere numai cu acele active la care s-au constatat diferenţe cantitative, pe care o semnează şi o transmite comisiei de inventariere. Această listă se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, după care este retransmisă la serviciul contabilitate.

Varianta II

Serviciul contabilitate transmite listele de inventariere pe care le completează cu informaţiile de la lit. d)-j) din datele informatizate ale entităţii şi pe care le semnează.

Comisia de inventariere stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz; determină diferenţele cantitative şi/sau valorice şi completează formularul cu informaţiile de la lit. k)-o) din datele rezultate în urma inventarierii.

Listele de inventariere astfel completate se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar.

Varianta III

Comisia de inventariere stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz.

Comisia de inventariere completează informaţiile de la lit. d)-o) ale formularului cu datele privind bunurile inventariate, imediat după determinarea cantităţilor inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, ţinându-se seama de dimensiunile şi unităţile de măsură cu care figurează în evidenţa de la locurile de depozitare şi în contabilitate.

Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleaşi preţuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate.

Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare amănunţită a exactităţilor tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor şi înregistrărilor din contabilitate şi din evidenţa de la locurile de depozitare. Greşelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.

Listele de inventariere astfel completate se semnează de către comisia de inventariere, gestionar şi contabilitate.

LISTĂ DE INVENTARIERE (pentru gestiuni global-valorice – Cod 14-3-12/a)

1.Serveşte ca:

–document pentru inventarierea mărfurilor, ambalajelor şi altor materiale aflate în evidenţa cantitativ-valorică în unităţile cu amănuntul;

–document pentru stabilirea minusurilor şi plusurilor valorice din gestiunile inventariate;

–document justificativ de înregistrare în evidenţa de la locurile de depozitare şi în contabilitate;

–document pentru întocmirea registrului-inventar;

–document pentru stabilirea ajustărilor pentru deprecieri.

2.Se întocmeşte în două exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni şi conturi de materiale, mărfuri şi ambalaje şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere, de către gestionar şi contabilul care ţine evidenţa gestiunii. În cazul predării-primirii gestiunii, listele de inventariere se întocmesc în trei exemplare, din care un exemplar pentru gestionarul predător, un exemplar pentru gestionarul care primeşte gestiunea, iar un exemplar pentru contabilitate.

Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare a datelor, cu condiţia ca listele să cuprindă elementele minimale obligatorii.

Pentru bunurile deteriorate total sau parţial, degradate, precum şi pentru cele fără mişcare sau cele care nu mai pot fi valorificate, se întocmesc liste de inventariere separate.

În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii sau de către persoanele care au calitatea de gestionari, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de către persoana (sau persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât şi de către gestionarul (gestionarii) care primeşte (primesc) gestiunea.

Pentru bunurile aflate în ambalaje originale intacte, lichidele a căror cantitate faptică nu se poate stabili prin transvazare şi măsurare sau mărfurile în vrac etc. a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, în listele de inventariere se menţionează modul în care s-a făcut inventarierea şi datele tehnice care stau la baza calculelor.

În listele de inventariere se înscriu stocurile faptice stabilite de către comisia de inventariere prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz.

Datele privind bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere imediat după determinarea cantităţilor inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, ţinându-se seama de dimensiunile şi unităţile de măsură cu care figurează în evidenţa de la locurile de depozitare şi în contabilitate.

Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleaşi preţuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate.

Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare amănunţită a exactităţilor tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor şi înregistrărilor din contabilitate şi din evidenţa de la locurile de depozitare. Greşelile

identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.

3.Circulă:

–la gestionar (gestionari în cazul predării-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecărei file a listei, menţionând pe ultima filă a listei că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa (lor), că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa (lor), că nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum şi faptul că preţurile, cantităţile, calităţile şi unităţile de măsură au fost stabilite în prezenţa sa (lor) şi nu are (au) obiecţiuni de făcut;

–la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecărei file a listei, calcularea listelor de inventariere, întocmirea recapitulaţiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilităţilor, conform dispoziţiilor legale, în cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii;

–la compartimentul financiar-contabil unde se efectuează confruntarea între raportul de gestiune predat la contabilitate şi valoarea totală a inventarului faptic. Totodată, se iau măsuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate şi înregistrarea în contabilitate a ajustărilor pentru depreciere;

–la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la oficiul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării, deteriorării bunurilor, numele persoanelor vinovate şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru avizarea propunerilor făcute de către comisia de inventariere;

–la conducătorul unităţii, împreună cu procesele-verbale sus-menţionate, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute.

4.Se arhivează:

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

–la compartimentul de verificări gestionare (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea formularului;

–data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–denumirea unităţii;

–gestiunea;

–locul de depozitare;

–numărul curent;

–denumirea bunurilor inventariate;

–unitatea de măsură; cantitatea;

–preţul unitar de înregistrare în contabilitate;

–valoarea contabilă;

–valoarea de inventar;

–deprecierea: valoarea, motivul, după caz;

–comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura;

–gestionar şi gestionar primitor (în cazul predării – primirii gestiunii): numele şi prenumele, semnătura;

–contabilitate: numele şi prenumele, semnătura.

GRUPA a IV-a

MIJLOACE BĂNEŞTI

ŞI DECONTĂRI

CHITANŢĂ (cod 14-4-1)

1.Serveşte ca:

–document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii;

–document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate.

În condiţiile în care sumele înscrise pe chitanţă sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii scutite fără drept de deducere conform prevederilor legale (ex: art. 141 alin. (1) şi (2) din Codul fiscal), formularul de chitanţă este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate.

2.Se întocmeşte în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităţii şi se semnează de acesta pentru primirea sumei.

3.Circulă la depunător (exemplarul 1, cu ştampila unităţii). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaţiunilor efectuate în registrul de casă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2).

5.Continutul minimal al formularului:

–denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerţului; sediul (localitatea, str., număr); judeţul;

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–numele şi prenumele persoanei fizice care depune sume şi ce reprezintă acestea sau, după caz, denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerţului; sediul (localitatea, str., număr); judeţul persoanei juridice;

–suma in cifre şi litere;

–semnătura casierului.

CHITANŢĂ PENTRU OPERAŢIUNI ÎN VALUTĂ (Cod 14-4-1/a)

1.Serveşte ca:

–document justificativ pentru încasările şi plăţile în valută efectuate în numerar;

–document justificativ de înregistrare în registrul de casă în valută şi în contabilitate.

2.Se întocmeşte la unităţile care efectuează operaţiuni în valută, în două exemplare, pentru fiecare sumă în valută, de către casierul unităţii şi se semnează de către acesta.

3.Circulă la depunător/plătitor, exemplarul 1, cu ştampila unităţii. Exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operaţiunilor înregistrate în registrul de casă în valută.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerţului; sediul (localitatea, str., număr); judeţul;

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–numele şi prenumele persoanei care depune/încasează sume în valută şi ce reprezintă acestea;

–felul valutei; suma în valută (în cifre şi în litere); cursul de schimb valutar; c/val în lei;

–semnătura casierului pentru plata/încasarea sumei în valută.

PROCES-VERBAL DE PLĂŢI (Cod 14-4-3A)

1.Serveşte ca:

–document justificativ pentru sumele predate de casierul unităţii mandatarului plătitor, în vederea efectuării plăţilor;

–document justificativ al sumelor primite de mandatarul plătitor;

–document justificativ de înregistrare în contabilitate a salariilor şi altor drepturi neachitate.

2.Se întocmeşte într-un exemplar şi se reţine în casieria unităţii ori de câte ori se fac plăţi prin casierii plătitori, astfel:

–faţa formularului se completează de către casierul unităţii, care semnează de predarea sumelor şi a actelor de plată, şi de către casierul plătitor pentru primirea acestora. Documentul se reţine în casieria unităţii pentru justificarea salariilor, ajutoarelor din fondurile de asigurări sociale, premiilor şi altor drepturi asimilate acestora, ridicate de la bancă şi predate casierilor plătitori până la termenul legal de efectuare a plăţii sumelor respective. Sumele predate casierilor plătitori nu se înregistrează la plăţi în registrul de casă, acestea figurând în soldul casei de la data înmânării sumelor până la data când casierii plătitori justifică sumele primite la casieria unităţii;

–verso-ul formularului se completează la restituirea sumelor neachitate, împreună cu actele de plăţi.

În situaţia în care spaţiul este insuficient se întocmeşte o listă (anexă) suplimentară care trebuie să conţină toate informaţiile cerute de document.

3.Circulă la compartimentul financiar-contabil ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–numele şi prenumele casierului şi ale mandatarului plătitor;

–suma predată/primită (în cifre şi în litere), cu menţionarea actelor de plăţi;

–semnătura casierului şi a mandatarului plătitor pentru suma predată/primită, precum şi pentru suma primită/restituită;

verso, după caz:

–data (ziua, luna, anul) decontării sumelor neachitate;

–numele şi prenumele; marca sau nr. matricol; sumele rămase neachitate.

DISPOZIŢIE DE PLATĂ/ÎNCASARE CĂTRE CASIERIE (Cod 14-4-4)

1.Serveşte ca:

–dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;

–dispoziţie pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziţiilor legale;

–document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate, în cazul plăţilor în numerar efectuate fără alt document justificativ.

2.Se întocmeşte în două exemplare de către compartimentul financiar- contabil:

–în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, când nu există alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);

–în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;

–în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, când nu există alte documente prin care se dispune încasarea (avize de plată, somaţii de plată etc.).

Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil.

3.Circulă:

–la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză în cazurile prevăzute de lege;

–la persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor respective;

–la casierie, pentru efectuarea operaţiunii de încasare sau plată, după caz, şi se semnează de casier; în cazul plăţilor se semnează şi de către persoana care a primit suma;

–la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate (exemplarul 2);

–la plătitor (exemplarul 1).

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de

casă.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumire formular: plată / încasare;

–numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–numele şi prenumele, precum şi funcţia (calitatea) persoanei care încasează/restituie suma;

–suma încasată/restituită (în cifre şi în litere); scopul încasării/plăţii;

–semnături: conducătorul unităţii, viza de control financiar preventiv, compartimentul financiar-contabil;

–date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primită, data şi semnătura;

–casier; suma plătită/încasată; data şi semnătura.

REGISTRU DE CASĂ (Cod 14-4-7A şi Cod 14-4-7bA)

1.Serveşte ca:

–document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar, efectuate prin casieria unităţii, pe baza actelor justificative;

–document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă;

–document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă.

2.Se întocmeşte în două exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de către persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi.

La sfârşitul zilei, rândurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se barează.

Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs.

Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate.

3.Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor înscrise şi respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor de casă (exemplarul 2).

Exemplarul 1 rămâne la casier.

4.Se arhivează:

–la casierie (exemplarul 1);

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–numărul curent; numărul actului de casă; explicaţii; încasări; plăţi;

–report/sold ziua precedentă;

–semnături: casier şi compartiment financiar-contabil.

REGISTRU DE CASĂ (în valută – Cod 14-4-7/aA şi Cod 14-4-7/cA)

1.Serveşte ca:

–document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în valută, efectuate prin casieria unităţii, pe baza actelor justificative;

–document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă;

–document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă în valută.

2.Se întocmeşte în două exemplare, zilnic, de către casierul unităţii sau de către altă persoană împuternicită, pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi în valută.

În antetul coloanelor se înscrie fiecare fel de valută care se încasează sau se plăteşte. În coloanele formularului se înregistrează sumele în valută, iar în ultima coloană echivalentul acestora în lei, la cursul de schimb valutar din data efectuării operaţiunilor.

Valutele care apar în două sau mai multe cursuri se trec în coloane diferite. La sfârşitul zilei, rândurile neutilizate se barează.

Soldul de casă al zilei precedente se reportează pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs.

În cazul în care numărul valutelor şi al cecurilor de călătorie încasate în cursul unei zile depăşeşte numărul coloanelor existente pe o filă, pentru ziua respectivă se completează atâtea file câte sunt necesare.

Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate.

3.Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor înscrise şi respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor valutare (exemplarul 2).

Exemplarul 1 rămâne la casier.

4.Se arhivează:

–la casierie (exemplarul 1);

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–numărul curent; numărul actului de casă; numărul anexelor; explicaţii; felul valutei şi cursul de schimb valutar pentru încasări şi plăţi; încasări; plăţi; contravaloarea în lei;

–report/sold ziua precedentă;

–semnături: casier şi compartiment financiar-contabil.

BORDEROU DE ACHIZIŢIE (Cod 14-4-13)

BORDEROU DE ACHIZIŢIE (de la producători individuali) (Cod 14-4-13/b)

1.Serveşte ca:

–document de înregistrare în gestiune a bunurilor cumpărate;

–document justificativ de înregistrare în contabilitate a valorii bunurilor cumpărate;

–document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziţii sau pentru decontarea sumelor plătite pentru achiziţii.

2.Se întocmeşte în două exemplare de către persoana care efectuează aprovizionarea cu bunuri de pe piaţa ţărănească, de la producătorii individuali sau de la alte persoane fizice, în momentul achiziţiei.

Se semnează de către persoana care face achiziţiile respective şi de către gestionarul care primeşte bunul.

3.Circulă:

–la gestiune, pentru semnarea de primire a bunurilor şi întocmirea Notei de recepţie şi constatare de diferenţe (ambele exemplare), după caz;

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

–rămâne în carnet (exemplarul 2).

4.Se arhivează:

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

–la delegatul achizitor (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

a)pentru formularul cod 14-4-13:

–denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr); judeţul;

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–produsul; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar de achiziţie; valoarea achiziţiei;

–semnături: achizitor, gestionar;

b)pentru formularul cod 14-4-13/b:

–denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr); judeţul;

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–numărul şi data contractului; producătorul: numele şi prenumele, domiciliul, seria şi numărul actului de identitate, după caz;

–denumirea produselor; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea; avansul acordat; suma plătită; semnătura de primire a sumei;

–semnături: achizitor, gestionar.

DECONT PENTRU OPERAŢIUNI ÎN PARTICIPAŢIE (Cod 14-4-14)

Se utilizează în toate domeniile de activitate în care se efectuează operaţiuni în participaţie.

1.Serveşte ca document pe baza căruia se decontează cheltuielile şi veniturile realizate din operaţiuni în participaţie, precum şi sumele virate între coparticipanţi.

2.Se întocmeşte de către unitatea care ţine contabilitatea asocierilor în participaţie, lunar, în două exemplare, pe fiecare coparticipant, cu veniturile şi cheltuielile ce revin acestuia, pentru înregistrarea în contabilitatea proprie, potrivit cotelor prevăzute în contractele de asociere încheiate. Cheltuielile şi veniturile vor fi grupate pe conturi din clasele de conturi de cheltuieli şi venituri, potrivit planului de conturi general aplicabil.

În decont se înscriu şi alte transferuri, reprezentând valoarea mijloacelor băneşti, a profitului realizat, amortizarea mijloacelor fixe şi alte sume rezultate din operaţiunile în participaţie.

3.Circulă:

–exemplarul 1 – la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil;

–exemplarul 2 – la compartimentul care ţine contabilitatea operaţiunilor în participaţie şi care întocmeşte decontul.

4.Se arhivează:

–la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

–la emitent, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţilor emitente şi destinatare; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr); judeţul;

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–numărul curent; simbolul contului debitor/creditor; denumirea contului creditor pentru cheltuielile şi sumele transmise; denumirea contului debitor pentru veniturile şi sumele primite; valoarea transmisă conform contractului de asociere în participaţie;

–semnături: conducătorul unităţii, inclusiv ştampila; conducătorul compartimentului financiar-contabil.

GRUPA a V-a

SALARII ŞI ALTE DREPTURI

DE PERSONAL

STAT DE SALARII (Cod 14-5-1/a, Cod 14-5-1/b, Cod 14-5-1/c şi Cod 14-5-1/k )

1.Serveşte ca:

–document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al contribuţiilor şi al altor sume datorate;

–document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se întocmeşte într-un exemplar sau în două exemplare, după caz, lunar, pe secţii, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de evidenţă a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizaţi în acord etc., a evidenţei şi a documentelor privind reţinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihnă, certificatelor medicale.

2.Se semnează, pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care determină salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii.

Coloanele libere din partea de reţineri a statelor de salarii urmează a fi completate cu alte feluri de reţineri legale decât cele nominalizate în formular.

Pentru centralizarea la nivelul unităţii a salariilor şi a elementelor componente ale acestora, inclusiv a reţinerilor, se pot utiliza aceleaşi formulare de state de salarii.

Plăţile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizaţiile de concediu etc. se includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor calculate şi toate reţinerile legale din perioada de decontare respectivă.

3.Circulă:

–la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata (exemplarul 1);

–la casieria unităţii pentru efectuarea plăţii sumelor cuvenite (exemplarul 1), după caz;

–la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1);

–la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci când se solicită plata salariilor neridicate, după caz.

4.Se arhivează:

–la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plăţi (exemplarul 1);

–la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), după caz.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii, secţiei, serviciului etc.;

–denumirea formularului; întocmit pentru luna, anul;

–numele şi prenumele; venitul brut; contribuţia individuală de asigurări sociale; contribuţia individuală la bugetul asigurărilor pentru şomaj; contribuţia pentru asigurări sociale de sănătate; cheltuieli profesionale; venitul net; deducere personală de bază; deduceri suplimentare; venitul bază de calcul; impozitul calculat şi reţinut; salariul net;

–semnături: conducătorul unităţii, conducătorul compartimentului financiar- contabil, persoana care îl întocmeşte.

LISTĂ DE AVANS CHENZINAL (Cod 14-5-1/d )

1.Serveşte ca:

–document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor ca avansuri chenzinale;

–document pentru reţinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale

plătite;

–document justificativ de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte lunar, pe baza documentelor de evidenţă a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate şi se semnează pentru confirmarea exactităţii calculelor de către persoana care a calculat avansurile chenzinale şi a întocmit lista.

3.Circulă:

–la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata (exemplarul 1);

–la casieria unităţii, pentru efectuarea plăţii avansurilor cuvenite (exemplarul 1), după caz;

–la compartimentul financiar-contabil, ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă, pentru înregistrare în contabilitate (exemplarul 1);

–la compartimentul care a întocmit lista de avans pentru a servi la întocmirea statelor de salarii la sfârşitul lunii (exemplarul 2).

4.Se arhivează:

–la compartimentul financiar-contabil, ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă (exemplarul 1);

–la compartimentul care a întocmit lista de avans chenzinal (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii, secţiei, serviciului etc.;

–denumirea formularului; întocmit pentru luna, anul;

–numele şi prenumele; salariul de bază; timpul efectiv: lucrat, concediu medical; avansul de plată;

–semnături: conducătorul unităţii, conducătorul compartimentului financiar- contabil, persoana care îl întocmeşte.

ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAŢIE – Cod 14-5-4)

1.Serveşte ca:

–dispoziţie către persoana delegată să efectueze deplasarea;

–document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate;

–document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans;

–document justificativ de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale cu plata în numerar.

3.Circulă:

–la persoana împuternicită să dispună deplasarea, pentru semnare;

–la persoana care efectuează deplasarea;

–la persoanele autorizate ale unităţii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii şi plecării persoanei delegate;

–la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de către titular, la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării materialelor, stabilindu-se diferenţa de primit sau de restituit, cu luarea în considerare a eventualelor penalizări şi semnătura pentru verificare.

În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferenţa de primit de către titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie.

În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispoziţie de încasare către casierie;

–la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză;

–la conducătorul unităţii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea şi numărul formularului;

–numele, prenumele şi funcţia persoanei delegate; scopul, destinaţia şi durata deplasării; ştampila unităţii; semnătura conducătorului unităţii; data;

–data (ziua, luna, anul, ora) sosirii şi plecării în/din delegaţie;

–ziua şi ora plecării; ziua şi ora sosirii; data depunerii decontului; penalizări calculate; avans spre decontare;

–cheltuieli efectuate: felul actului şi emitentul, numărul şi data actului, suma;

–numărul şi data documentului pentru restituirea diferenţei; diferenţa de primit/restituit;

–semnături: conducătorul unităţii; controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, şeful de compartiment, după caz; titularul de avans.

ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAŢIE) ÎN STRĂINĂTATE

(transporturi internaţionale – Cod 14-5-4/a)

1.Serveşte ca:

–dispoziţie către conducătorii auto să efectueze transporturi în străinătate cu autovehiculele unităţii;

–document de stabilire a avansului în valută, pentru deplasările conducătorilor auto care urmează să efectueze transporturi în străinătate, pe baza căruia aceştia ridică avansul de la casierie;

–document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum şi a valutei aduse la înapoiere în ţară;

–document justificativ de înregistrare în registrul de casă (în valută) şi în contabilitate.

2.Se întocmeşte la unităţile care efectuează transporturi în străinătate, în două exemplare, pentru fiecare deplasare, de către sectorul de exploatare şi se semnează de către şeful sectorului pentru confirmarea realităţii datelor şi exactităţii calculelor din ordinul de deplasare.

3.Circulă:

–la conducătorul unităţii, pentru semnare (ambele exemplare);

–la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză (ambele exemplare);

–la conducătorii auto care urmează să efectueze deplasarea, pentru semnare, pe ambele exemplare, de primire a avansurilor în valută, reţinând exemplarul 1, care urmează să fie ataşat la Decontul de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale) (cod 14-5-5/a);

–la casierul unităţii care semnează pentru plata sumei în valută (ambele exemplare) şi efectuează înregistrarea sumelor plătite în registrul de casă (în valută).

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea şi numărul formularului;

–numele, prenumele şi funcţia titularului de avans; destinaţia; marca şi numărul autovehiculului; scopul deplasării; locul de încărcare; locul de descărcare;

–detalierea elementelor de avans în lei şi în valută;

–numărul şi data documentului pentru restituirea diferenţei; diferenţa de primit/restituit;

–semnături: conducătorul unităţii; şeful de compartiment, controlul financiar preventiv, după caz; titularul de avans.

DECONT DE CHELTUIELI (pentru deplasări externe – Cod 14-5-5)

1.Serveşte ca:

–document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate (în valută şi în lei), cu ocazia deplasării în străinătate;

–document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans;

–document justificativ de înregistrare în registrul de casă (în valută) şi în contabilitate.

2.Se întocmeşte într-un exemplar de către titularul de avans pentru justificarea cheltuielilor efectuate pe întreaga durată a deplasării.

3.Circulă:

–la persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la întoarcerea din deplasare şi calculul eventualelor penalizări de întârziere, care semnează de verificare;

–la persoanele autorizate să exercite controlul finaciar preventiv şi să aprobe plata diferenţei în cazul în care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasării, suma cheltuielilor efective depăşeşte avansul primit;

–la casieria unităţii pentru plata diferenţei, caz în care titularul de avans semnează pentru primirea diferenţei respective, fără a se mai întocmi document distinct.

În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Chitanţă pentru operaţiuni în valută (cod 14-4-1/a) sau Dispoziţie de încasare către casierie (cod 14-4-4), după caz.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–numele şi prenumele titularului de avans;

–avansuri primite în valută sau în valută şi în lei; sume decontate; diferenţe de restituit/primit;

–semnături: conducătorul unităţii; şeful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, după caz; titularul de avans.

DECONT DE CHELTUIELI VALUTARE

(transporturi internaţionale – Cod 14-5-5/a)

1.Serveşte ca:

–document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate (în valută şi în lei), cu ocazia deplasării în străinătate;

–document pentru stabilirea diferenţei de primit sau de restituit de către titularul de avans;

–document de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte la unităţile care execută transporturi în străinătate, într-un exemplar, de către titularul de avans, pentru cheltuielile efectuate pe întregul parcurs, semnându-se de titularul de avans.

3.Circulă:

–la persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la întoarcerea din străinătate şi calculul eventualelor penalizări de întârziere, care semnează de verificare.

În cazul în care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit de către titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie (cod 14-4-4).

În situaţia în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efectuate sunt mai mici decât avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispoziţie de încasare către casierie (cod 14-4-4);

–la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză;

–la conducătorul unităţii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate şi a eventualei diferenţe de primit de către titularul de avans.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–numele şi prenumele titularului de avans;

–avans în valută; sume decontate; diferenţe de restituit/primit;

–semnături: conducătorul unităţii, şeful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, titularul de avans.

GRUPA a VI-a

CONTABILITATE GENERALĂ

NOTĂ DE DEBITARE-CREDITARE (Cod 14-6-1A)

1.Serveşte ca:

–document de înregistrare a operaţiunilor de decontare intervenite între unitate şi subunităţi care ţin contabilitate proprie şi între subunităţi ale aceleiaşi unităţi care ţin contabilitate proprie;

–document justificativ de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte în două exemplare, de către compartimentul financiar- contabil, pe baza actelor justificative care stau la baza operaţiunii.

3.Circulă:

–la conducătorul compartimentului financiar-contabil sau înlocuitorul său, pentru semnare (ambele exemplare);

–la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrare (exemplarul 2);

–la unitatea sau subunitatea care participă la operaţiunea de decontare, pentru înregistrare (exemplarul 1).

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil al părţilor participante la operaţiunea de decontare (exemplarul 1 la destinatar şi exemplarul 2 la emitent).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–emitentul; destinatarul; conturi debitoare/creditoare; suma; data operaţiunilor;

–semnături: persoana care întocmeşte documentul şi conducătorul compartimentul financiar-contabil.

NOTĂ DE CONTABILITATE (Cod 14-6-2A)

1.Serveşte ca document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază documente justificative (stornări, repartizare profit, constituire provizioane şi ajustări pentru depreciere sau pierdere de valoare etc.).

2.Se întocmeşte, într-un exemplar, de către compartimentul financiar-contabil.

3.Circulă:

–la persoana autorizată să verifice şi să semneze documentul;

–la persoana care asigură contabilitatea sintetică şi analitică în cadrul compartimentului financiar-contabil.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–denumirea unităţii;

–explicaţii; simbolul contului debitor/creditor; suma;

–semnături: întocmit, verificat.

EXTRAS DE CONT (Cod 14-6-3)

1.Serveşte la comunicarea şi solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relaţii economico-financiare şi ca instrument de conciliere prearbitrală.

De asemenea, se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile şi creanţele entităţii în relaţiile cu terţii.

2.Se întocmeşte în trei exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unităţii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică.

3.Circulă:

–la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi conducătorul unităţii emitente, pentru semnare (toate exemplarele);

–la unitatea debitoare (exemplarele 1 şi 2), care restituie unităţii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului. Eventualele obiecţii asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont.

4.Se arhivează:

–la compartimentul financiar-contabil al unităţii emitente (exemplarul 3, precum

şi exemplarul 2, după primirea confirmării);

–la compartimentul financiar-contabil al unităţii debitoare (exemplarul 1).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii creditoare;

–codul de identificare fiscală;

–sediul (localitate, stradă, număr);

–judeţul;

–contul;

–banca;

–denumirea formularului;

–denumirea unităţii debitoare;

–felul, numărul şi data documentului;

–explicaţii;

–suma;

-semnături: conducătorul unităţii, inclusiv ştampila, conducătorul compartimentului financiar-contabil.

JURNAL PRIVIND OPERAŢIUNILE DE CASĂ ŞI BANCĂ (Cod 14-6-5)

1.Serveşte:

–ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaţiunilor cu mijloace băneşti, la unităţile care aplică forma de înregistrare „pe jurnale”;

–la completarea registrului Cartea mare.

2.Se întocmeşte lunar sau pe măsura efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil, separat pentru fiecare cont sintetic, utilizându-se formatul potrivit, în funcţie de numărul conturilor corespondente.

Se completează pe baza registrului de casă şi a extraselor de cont primite de la bancă la care sunt anexate documentele justificative. În acest scop, se poate efectua gruparea sumelor pe conturi, atât pentru încasări, cât şi pentru plăţi, într-un document cumulativ.

La sfârşitul lunii se determină rulajul total, precum şi totalurile fiecăruia dintre conturile corespondente, care se trec în Cartea mare.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

rulajul;

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii; contul;

–denumirea formularului şi data (luna, anul) pentru care se întocmeşte;

–registrul de casă sau extrasele de cont de la bancă; conturile corespondente;

–semnături: întocmit, verificat.

JURNAL PRIVIND DECONTĂRILE CU FURNIZORII (Cod 14-6-6)

1.Serveşte:

–ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaţiunilor privind decontările cu furnizorii pentru materiale, mărfuri, lucrări executate, servicii prestate etc., la unităţile care aplică forma de înregistrare “pe jurnale”;

–la ţinerea contabilităţii analitice a furnizorilor;

–la completarea registrului Cartea mare.

2.Se întocmeşte în cadrul compartimentului financiar-contabil, fie pentru toţi furnizorii, fie separat, pe feluri de furnizori, pe furnizori principali, pe gestiuni etc.

Se completează pe baza documentelor justificative (facturi, note de recepţie şi constatare de diferenţe etc.) sau pe bază de centralizatoare, pentru operaţiunile înregistrate în creditul contului de furnizori şi pe baza documentelor justificative anexate la extrasul de cont primit de la bancă sau registrul de casă, pentru operaţiunile înregistrate în debitul acestui cont.

În cazul înregistrării pe bază de centralizatoare, evidenţa analitică a furnizorilor se ţine separat de jurnal, utilizându-se Situaţia încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7) sau alte formulare (Fişa de cont pentru operaţiuni diverse, cod 14-6-22).

Facturile rămase neachitate (nelichidate) până la sfârşitul lunii se înregistrează în Situaţia încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7).

La sfârşitul lunii, se determină rulajul creditor total, precum şi totalurile fiecăruia din conturile corespondente debitoare care se trec în Cartea mare.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului; contul;

–ziua înregistrării; numărul şi data notei de recepţie/ factură; furnizorul – localitatea (explicaţii); conturi corespondente debitoare; rulajul creditor al contului de furnizori;

–plata facturilor (debit cont furnizori): ziua achitării, cont corespondent creditor, nr. document, suma;

–semnături: întocmit, verificat.

SITUAŢIA ÎNCASĂRII-ACHITĂRII FACTURILOR (Cod 14-6-7)

1.Serveşte:

–ca jurnal auxiliar pentru ţinerea contabilităţii analitice a clienţilor sau furnizorilor la unităţile care aplică forma de înregistrare ,,pe jurnale“;

–ca situaţie a soldurilor contului 411 „Clienţi“, 401 „Furnizori“ sau 404

Furnizori de imobilizări.

2.Se întocmeşte lunar sau pe măsura efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil, fie pentru toţi clienţii sau furnizorii, fie separat pe feluri de clienţi sau de furnizori. În cazul în care situaţia se întocmeşte pentru achitarea facturilor separat pe feluri de furnizori, se au în vedere furnizorii principali potrivit categoriilor stabilite pentru înregistrarea în Jurnalul privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6).

Formularul se completează astfel:

În cazul încasării facturilor

–periodic, pe baza documentelor justificative privind produsele sau mărfurile livrate, lucrările executate, serviciile prestate etc., respectiv încasarea de la clienţi;

–la începutul lunii, prin transcrierea poziţiilor (facturilor) rămase neîncasate din Situaţia încasării facturilor întocmită pentru luna precedentă.

În cazul achitării facturilor

–periodic, pe baza documentelor justificative de recepţie a materialelor şi produselor aprovizionate, respectiv de achitare a furnizorilor, în cazul în care contabilitatea analitică a furnizorilor nu se ţine cu ajutorul Jurnalului privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6);

–la începutul lunii, prin transcrierea poziţiilor (facturilor) rămase neachitate din Situaţia achitării facturilor sau din Jurnalul privind decontările cu furnizorii (cod 14-6- 6).

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului;

–ziua înregistrării; numărul şi data facturii; clientul (furnizorul), localitatea (explicaţii); sume de primit (datorate);

–încasarea (plata) facturilor: ziua, contul corespondent, nr. documentului,

suma;

–semnături: întocmit, verificat.

JURNAL PRIVIND CONSUMURILE ŞI ALTE IEŞIRI DE STOCURI

(Cod 14-6-8)

1.Serveşte:

–ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea lunară a operaţiunilor în creditul conturilor de stocuri, la unităţile care aplică forma de înregistrare „pe jurnale“;

–la completarea registrului Cartea mare.

2.Se întocmeşte periodic sau pe măsura efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil.

Se înregistrează la sfârşitul perioadei, document cu document sau pe baza centralizatoarelor pe operaţiuni (documente cumulative, situaţii de ieşire), în funcţie de metoda folosită pentru contabilitatea analitică a bunurilor.

În antetul coloanelor se înscrie simbolul fiecărui cont creditor, precum şi documentul care furnizează datele (numărul şi data documentului justificativ sau ale centralizatorului).

Conturile corespondente debitoare se deschid mai întâi pentru conturile de cheltuieli, fie pe conturi sintetice, analitice şi pe secţii, fie numai pe conturi sintetice şi pe secţii. În acest caz, concomitent cu efectuarea înregistrărilor în jurnal se fac înregistrările şi în evidenţa analitică a conturilor de cheltuieli (fişe, documente cumulative sau alte documente aprobate).

Rulajele creditoare totale se trec în Cartea mare.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului;

–ziua înregistrării; felul şi nr. documentului; conturi debitoare: sintetice, analitice, sume; conturi creditoare;

–semnături: întocmit, verificat.

JURNAL PRIVIND SALARIILE, CONTRIBUŢIA PENTRU ASIGURĂRI SOCIALE, PROTECŢIA SOCIALĂ A ŞOMERILOR ŞI ASIGURĂRI SOCIALE DE SĂNĂTATE

(Cod 14-6-10)

1.Serveşte:

–ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea lunară a operaţiunilor în creditul conturilor privind salariile, contribuţia pentru asigurări sociale, protecţia socială a şomerilor şi asigurările sociale de sănătate, la unităţile care aplică forma de înregistrare „pe jurnale“;

–la completarea registrului Cartea mare.

2.Se întocmeşte lunar, în cadrul compartimentului financiar-contabil, pe unitate sau secţii de producţie, după caz, pe baza statelor de salarii.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului;

–ziua înregistrării; felul şi nr. documentului; conturi debitoare: sintetice, analitice; conturi creditoare;

–semnături: întocmit, verificat.

BORDEROU DE PRIMIRE A OBIECTELOR ÎN CONSIGNAŢIE

(Cod 14-6-14)

1.Serveşte:

–la centralizarea evidenţei obiectelor primite spre vânzare în consignaţie;

–ca document de încărcare în gestiune cu obiectele primite spre vânzare;

–document de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte de către preţuitor sau persoana desemnată cu evaluarea obiectelor primite de la deponenţi, în două exemplare, şi se semnează de către acesta pentru predare şi de către gestionar pentru primirea obiectelor.

3.Circulă:

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

–la gestionar, împreună cu obiectele primite în consignaţie (exemplarul 2).

4.Se arhivează:

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

–la gestionar (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; raionul;

–numărul bonului de primire/chitanţă; valoarea la primire/vânzare; descrierea obiectului; deponent: numele, prenumele, seria şi nr. actului de identitate;

–semnături: preţuitor, gestionar.

BORDEROU DE IEŞIRE A OBIECTELOR DIN CONSIGNAŢIE

(Cod 14-6-15)

1.Serveşte la evidenţa mişcării obiectelor primite în consignaţie.

2.Se întocmeşte în două exemplare, de către gestionar, pe baza bonurilor fiscale sau facturilor.

3.Circulă:

–la compartimentul financiar-contabil, însoţit de documentele de vânzare (exemplarul 1);

–rămâne la gestionar, pentru justificarea predării documentelor (exemplarul 2).

4.Se arhivează:

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

–la gestionar (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–numărul şi data bonului de primire; numărul facturii sau al bonului fiscal; denumirea obiectului;

–valoarea obiectelor: retrase de deponent, după schimbarea preţului, la preţ de vânzare către cumpărător, la preţ de cumpărare de la deponent, comision;

–semnătura gestionarului.

JURNAL PRIVIND OPERAŢIUNI DIVERSE

(pentru conturi sintetice – Cod 14-6-17)

1.Serveşte:

–ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaţiunilor în creditul conturilor fără dezvoltare analitică sau a căror dezvoltare se asigură pe fişe separate, dar care nu sunt cuprinse în alte jurnale, la unităţile care aplică forma de înregistrare „pe jurnale“;

–la completarea jurnalului Cartea mare.

2.Se întocmeşte pe măsura efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil. Modelul formularului se adaptează, în funcţie de numărul conturilor folosite.

Se completează document cu document sau pe bază de centralizatoare.

Înscrierea conturilor se poate face pe genuri de operaţiuni, pe grupe de conturi care au legătură între ele sau în ordinea simbolurilor conturilor.

Dacă volumul operaţiunilor este mic, în jurnal pot fi cuprinse unul până la trei conturi creditoare.

La sfârşitul perioadei, după înregistrarea în jurnal a tuturor operaţiunilor, se face gruparea sumelor pe conturi corespondente debitoare, verificându-se ca totalul sumelor din grupare să fie egal cu rulajul creditor al contului pentru care s-a făcut gruparea.

Periodic, rulajele creditoare ale fiecărui cont, precum şi sumele totale ale conturilor corespondente debitoare (din grupare) se trec în Cartea mare.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea formularului şi luna, anul pentru care se întocmeşte;

–ziua înregistrării; felul, numărul şi data documentului; explicaţii; cont corespondent debitor; rulaj creditor; gruparea sumelor pe conturi corespondente debitoare;

–semnături: întocmit, verificat.

FIŞĂ DE CONT ANALITIC PENTRU CHELTUIELI EFECTIVE DE PRODUCŢIE (Cod 14-6-21)

1.Serveşte ca:

–document de înregistrare în contabilitatea de gestiune a costurilor efective pe comenzi, produse sau semifabricate, obiect (sau parte din obiect) de construcţii, lucrări de întreţinere şi reparaţii şi altele;

–document pentru determinarea costurilor efective pe unitatea de calculaţie.

2.Se întocmeşte într-un exemplar, de către compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare comandă, produs sau semifabricat, obiect (sau parte de obiect) de construcţii, lucrare de întreţinere şi reparaţii.

Se completează la începutul anului pe baza soldurilor de la sfârşitul anului precedent, iar în cursul anului, pe baza documentelor justificative referitoare la consumul de materiale, plata salariilor pentru munca prestată, a cheltuielilor indirecte şi alte cheltuieli efectuate potrivit dispoziţiilor legale. La sfârşitul fiecărei perioade se totalizează sumele înregistrate, în vederea întocmirii balanţei de verificare a operaţiunilor înregistrate.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea formularului; comanda, produsul, obiectul, lucrarea etc.;

–numărul comenzii; contul; cantitatea; U/M; data începerii (fabricaţiei, comenzii etc.); data terminării (recepţiei);

–data, felul şi numărul documentului; total cheltuieli; decontarea producţiei: cantitatea, preţul unitar, valoarea; contul corespondent;

–semnătura de întocmire.

FIŞĂ DE CONT ANALITIC PENTRU CHELTUIELI (Cod 14-6-21/a)

1.Serveşte ca document de înregistrare în contabilitatea de gestiune a cheltuielilor comune ale secţiei, cheltuielilor generale de administraţie, pe secţii şi feluri de cheltuieli, după natura lor, a cheltuielilor de desfacere (la intern), a cheltuielilor de circulaţie (cheltuieli de desfacere a produselor la export), a cheltuielilor cu activitatea de „service“ în perioada de garanţie, după caz.

2.Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare cont sintetic de cheltuieli. În cazul în care numărul coloanelor fişei este insuficient pentru reflectarea tuturor conturilor analitice ale contului respectiv de cheltuieli, se deschid două sau mai multe fişe, după caz.

Se completează pe baza documentelor justificative referitoare la operaţiunile intervenite.

La sfârşitul fiecărei perioade, se totalizează rulajele, în vederea întocmirii balanţei analitice de verificare a operaţiunilor înregistrate în contabilitatea de gestiune.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea formularului;

–denumirea contului (secţiei, atelierului, unităţii); contul;

–data, felul şi numărul documentului; explicaţii; total debit; simbol cont corespondent; suma creditată;

–semnătura de întocmire.

FIŞĂ DE CONT PENTRU OPERAŢIUNI DIVERSE (Cod 14-6-22)

FIŞĂ DE CONT PENTRU OPERAŢIUNI DIVERSE

(în valută şi în lei - Cod 14-6-22/a)

1.Serveşte:

–la ţinerea contabilităţii analitice a conturilor de clienţi, debitori, furnizori, credi- tori etc.;

–la ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor economico-financiare.

2.Se întocmeşte într-un exemplar, pentru fiecare client, debitor, furnizor sau creditor şi se sortează pe conturi analitice.

În cazul în care se utilizează pentru ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor economico-financiare, fişele de cont se deschid pentru fiecare cont sintetic de gradul I care nu se desfăşoară pe conturi sintetice de gradul II, şi pentru conturile de gradul II prevăzute în planul de conturi aplicabil.

Se completează, la începutul anului, pe baza soldurilor de la sfârşitul anului precedent, iar în cursul anului, pe baza documentelor justificative referitoare la operaţiunile intervenite.

La sfârşitul fiecărei perioade, în fişele analitice se totalizează rulajele pe perioada respectivă şi cumulat de la începutul anului, în vederea întocmirii balanţei de verificare a conturilor analitice sau a situaţiilor de solduri, iar în fişele de cont sintetic se face totalul cumulat al rulajului pe debit şi credit, precum şi soldul contului, în vederea întocmirii balanţei de verificare a conturilor sintetice.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea formularului;

–simbolul contului; data, felul şi numărul documentului; explicaţii; simbolul contului corespondent; debit; credit; D/C; sold;

–semnătura de întocmire şi verificare, după caz.

DOCUMENT CUMULATIV (Cod 14-6-24 şi Cod 14-6-24/b)

1.Serveşte ca:

–document de centralizare a datelor din mai multe documente justificative care reflectă operaţiuni economico-financiare de acelaşi fel dintr-o anumită perioadă (intrări şi ieşiri de materiale, produse sau mărfuri, operaţiuni băneşti etc.);

–document justificativ centralizator de înregistrare în contabilitatea sintetică şi analitică.

2.Se întocmeşte în cadrul compartimentului financiar-contabil, completându- se titulatura şi conţinutul coloanelor în funcţie de natura operaţiunilor economico- financiare şi de necesităţile de centralizare şi de înregistrare.

La instituţiile publice, în situaţia în care, în cursul unei zile, există un număr mai restrâns de operaţiuni, se poate folosi un singur document cumulativ pentru operaţiunile unei zile. În acest caz, documentul cumulativ va avea două părţi: în partea stângă, pe coloane distincte, se vor înscrie conturile care se debitează, iar în partea dreaptă, conturile care se creditează. Fiecare operaţiune se înscrie pe un rând separat pentru a se urmări corespondenţa conturilor. Pe ultimul rând se face totalul sumelor pe fiecare coloană. Totalul conturilor debitoare trebuie să corespundă cu totalul conturilor creditoare. La fiecare cont se înregistrează totalul rezultat în coloana corespunzătoare.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

BALANŢĂ DE VERIFICARE

(cu patru egalităţi – Cod 14-6-30 şi cod 14-6-30/A) BALANŢĂ DE VERIFICARE

(cu cinci egalităţi – Cod 14-6-30/a, Cod 14-6-30/b1, Cod 14-6-30/b2) BALANŢĂ DE VERIFICARE

(cu şase egalităţi – Cod 14-6-30/b) BALANŢĂ ANALITICĂ A STOCURILOR (Cod 14-6-30/c)

1.Serveşte:

–la verificarea exactităţii înregistrărilor;

–la controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi analitică;

–la întocmirea situaţiilor financiare.

2.Se întocmeşte într-un singur exemplar, cel puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a situaţiilor financiare periodice, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare şi ori de câte ori se consideră necesar.

Balanţa de verificare cuprinde pentru toate conturile unităţii următoarele elemente: simbolul şi denumirea conturilor; soldurile iniţiale debitoare şi creditoare; totalul sumelor debitoare şi creditoare ale lunii precedente, după caz; rulajele curente debitoare şi creditoare; totalul rulajelor debitoare şi creditoare, după caz; totalul sumelor debitoare şi creditoare; soldurile finale debitoare sau creditoare.

Balanţa de verificare la 1 ianuarie, în coloanele 2 şi 3, se completează cu soldurile finale debitoare şi creditoare ale lunii decembrie.

Pentru conturile analitice se poate întocmi numai situaţia soldurilor.

3.Nu circulă, fiind document de sinteză.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii;

–denumirea formularului; data pentru care se întocmeşte;

–simbolul şi denumirea conturilor; soldurile iniţiale debitoare/creditoare, rulajele lunii curente debitoare/creditoare; total sume debitoare/creditoare; soldurile finale debitoare/creditoare;

–semnături: conducătorul compartimentului financiar-contabil şi persoana care întocmeşte documentul, după caz.

GRUPA a VII- a ALTE SUBACTIVITĂŢI

Situaţia activelor gajate sau ipotecate (Cod 14-8-1) Situaţia bunurilor sechestrate (Cod 14-8-1/a)

1.Serveşte ca jurnal auxiliar pentru ţinerea contabilităţii angajamentelor asumate de către societate, reflectând eventuala datorie a entităţii faţă de terţi, generată de angajamentele asumate.

2.Se întocmeşte într-un exemplar sau în mai multe exemplare, după necesităţi, pe măsura încheierii contractelor care au la bază active gajate sau ipotecate, respectiv după încheierea procesului-verbal de sechestru de către executorul fiscal.

3.Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal al formularului este următorului:

–denumirea unităţii;

–denumirea activului gajat şi respectiv ipotecat, codul acestuia când este cazul sau denumirea bunurilor sechestrate;

–valoarea contabilă a activului;

–numărul şi data contractului, valoarea totală a contracatului, perioada de derulare a contractului, denumirea creditorului în cazul formularului cod 14-8-1;

–valoarea sechestrului în cazul formularului cod 14-8-1/a.

DECIZIE DE IMPUTARE (Cod 14-8-2)

1.Serveşte ca:

–document de imputare a valorii pagubelor produse;

–titlu executoriu din momentul comunicării;

–document de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte în două exemplare sau în mai multe exemplare, în funcţie de numărul persoanelor răspunzătoare pentru paguba produsă, pe baza actelor de constatare (procese-verbale, referate etc.) şi se semnează de către conducătorul unităţii, cu viza de control financiar preventiv şi viza compartimentului juridic.

3.Circulă:

–la persoana desemnată pentru acordarea vizei de control financiar – preventiv (toate exemplarele);

–la compartimentul juridic, pentru vizare asupra legalităţii şi realităţii;

–la conducătorul unităţii, pentru semnare (ambele exemplare);

–la persoana (sau persoanele) răspunzătoare de paguba adusă unităţii pentru semnare de luare la cunoştinţă şi de imputare (ambele exemplare).

4.Se arhivează la compartimentul financiar- contabil (exemplarul 1).

ANGAJAMENT DE PLATĂ (Cod 14-8-2/a)

1.Serveşte ca:

–angajament de plată a unei sume ce reprezintă o pagubă adusă unităţii;

–titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor;

–titlu executoriu pentru executarea silită, în caz de nerespectare a angajamentului.

2.Se întocmeşte într-un exemplar, de către persoana care îşi ia angajamentul, în condiţiile în care există documente din care rezultă pagube sau alte obligaţii de plată (proces-verbal de control, proces-verbal al comisiei de inventariere, referat de rebut sau alte documente).

3.Circulă pentru semnare, la persoana în faţa căreia s-a luat angajamentul (organ de control, jurisconsult sau alte persoane desemnate în acest scop).

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Anexa nr. 3

MODELELE DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE

Unitatea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

REGISTRUL–JURNAL

Nr. pagină. . . . . .

Întocmit, Verificat, 14-1-1

Nr. pagină ......

REGISTRUL-JURNAL DE ÎNCASĂRI ŞI PLĂŢI

14-1-1/b

Unitatea..................................................

REGISTRUL-INVENTAR

la data de ...............................

Nr. pagină ..........

Întocmit, Verificat, 14-1-2

Unitatea .....................................................

CARTEA MARE

97

14-1-3

Unitatea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14-1-3/a

Unitatea….......................... Număr pagină…...........

REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR

14-2-1

(verso)

14-2-2 t2

14-2-3A

Unitatea ................................

PROCES-VERBAL

DE SCOATERE DIN FUNCŢIUNE A MIJLOACELOR FIXE DE DECLASARE A UNOR BUNURI MATERIALE

APROBAT

DATA

Număr document

Data

Ziua Luna Anul

Predător

I. CONSTATĂRILE ŞI CONCLUZIILE COMISIEI

….................................................................................

….......................................................................................................................................................................

…......................................................................................................................................................................

….......................................................................................................................................................................

…....................................................................................................................................................................

….......................................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................................

….......................................................................................................................................................................

II. MIJLOACELE FIXE SCOASE DIN FUNCŢIUNE SAU BUNURILE MATERIALE DECLASATE

III. ANSAMBLE, SUBANSAMBLE, PIESE, COMPONENTE ŞI MATERIALE REZULTATE

14-2-3/aA

!image

102

UNITATEA ..................

Obiectivul pentru investiţii ...........................................

............................

Obiectivul supus recepţiei ...........................................

............................

Concluzia ....................................................................

PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE (Cod 14-2-5)

I. DATE GENERALE

1.Comisia de recepţie convocată la data de ............................... şi-a desfăşurat activitatea în intervalul: ....................................

II. CONSTATĂRI

În urma examinării documentaţiei prezentate şi a cercetării pe teren a lucrărilor executate s-au constatat:

1.Documentaţia tehnico-economică a fost prezentată comisiei de recepţie cu următoarele excepţii:

.........................................................

Comisia constată că lista documentaţiei prevăzute mai sus nu împiedică/împiedică efectuarea recepţiei.

2.Recepţia punerii în funcţiune a fost efectuată la data de , iar până la recepţia obiectivului de la data punerii în funcţiune

au trecut luni.

3.Valoarea lucrărilor supuse recepţiei conform documentelor de decontare este de lei.

4.La data recepţiei, nivelul atins de indicatorii tehnico-economici aprobaţi se prezintă astfel: ..................................................

5.Următorii factori au influenţat nefavorabil realizarea indicatorilor care n-au atins nivelul aprobat:

...................................................

6.La data recepţiei se constată următoarele disponibilităţi de capacităţi ale utilajelor tehnologice şi de spaţii construite care pot conduce la îmbunătăţirea indicatorilor tehnico-economici: ................................

7.S-a constatat că sunt/nu sunt luate măsurile pentru menţinerea nivelului aprobat al indicatorilor tehnico-economici în ceea ce priveşte:

a. asigurarea cu materii prime, materiale, combustibil, energie, apă etc. (se vor arăta cele ce nu sunt asigurate);

b. lucrări conexe, utilităţi, deserviri etc.;

c. forţa de muncă;

d. ........................................................................

III. CONCLUZII

1.Pe baza constatărilor şi concluziilor consemnate mai sus, comisia de recepţie hotărăşte în unanimitate/cu majoritatea de păreri:

SE ADMITE RECEPŢIA OBIECTIVULUI DE INVESTIŢII ŞI SE ACORDĂ CALIFICATIVUL

................................................................................

2.Comisia de recepţie stabileşte că, pentru menţinerea nivelului aprobat al indicatorilor tehnico-economici aprobaţi şi pentru o cât mai bună exploatare a capacităţilor ce se recepţionează, mai sunt necesare următoarele măsuri:

................................................................................

................................................................................

103

3.Prezentul proces-verbal, care conţine ........... file şi .............. anexe numerotate cu un total de ........... file, care fac parte integrantă din cuprinsul acestuia, a fost încheiat azi în trei exemplare originale.

UNITATEA .................. Obiectivul pentru investiţii

............................

Obiectivul supus recepţiei

............................ Concluzia ..................

PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE PROVIZORIE

(Cod 14-2-5/a)

I. DATE GENERALE

1.Comisia numită de ................................................. prin

............................................. pentru recepţionarea obiectivului de investiţii intitulat

.......................................... şi situat în a fost convocată la data

de .............. pentru a proceda la recepţia provizorie a lucrărilor de construcţii-montaj aferente.

Obiectul (obiectele)/părţi de obiect ...................................... pentru care

proiectantul general este ......................................... antreprenor general este

...................................................... şi beneficiar de investiţii este

............................................ .

2.Comisia şi-a desfăşurat activitatea în intervalul ......................

3.Valoarea situaţiei de plată a lucrărilor de construcţii-montaj supuse recepţiei provizorii este de , conform anexei.

4.Lucrările de construcţii-montaj supuse acestei recepţii au fost în prealabil preluate de beneficiar de la antreprenor pe baza procesului-verbal de predare-primire din ........................ .

5.Valoarea mijloacelor fixe ce se recepţionează este de lei.

II. CONSTATĂRI

A. Cu privire la documentaţia tehnico-economică necesară la recepţia provizorie a lucrărilor de construcţii-montaj .................................

Comisia consideră că actele prezentate sunt/nu sunt suficiente pentru aprecierea calităţii lucrărilor şi a dispus ...................................

B. Cu privire la îndeplinirea condiţiilor pentru prezentare la recepţie.

1.Executarea lucrărilor de construcţii şi instalaţii cuprinse în devizul general:

a. lucrările sunt terminate;

b. următoarele lucrări, conform anexei, nu sunt terminate.

2.Efectuarea prealabilă a probelor mecanice şi a rodajului mecanic la instalaţiile şi utilajele tehnologice.

3.Unităţile care condiţionează folosirea sau exploatarea obiectului sunt/nu sunt integral asigurate .......................................................

4.Terminarea lucrărilor aferente spaţiilor cu altă destinaţie inclusă în construcţia obiectului supus recepţiei (în cazul blocurilor de locuinţe)

...............................................................................

Concluzie: Pe baza constatărilor de la cap. B pct. 1 - 4, comisia constată că sunt/nu sunt îndeplinite condiţiile pentru ca obiectul să fie supus recepţiei. Totodată, comisia hotărăşte că lucrările arătate în anexă, ca neexecutate - să fie terminate până la ........................................

C. Calitatea lucrărilor realizate.

1.Respectarea prevederilor proiectului (inclusiv completările şi modificările aduse). În urma examinării lucrărilor executate şi a semnalărilor făcute de proiectant, comisia a reţinut în anexă următoarele nerealizări ale proiectului - dintre care cele în

dreptul cărora au fost prevăzute termene urmează să fie remediate:

................................................................................

Concluzie: Comisia consideră că abaterile de la proiect care sunt consemnate fără fixarea unui termen pentru refacerea lucrărilor, potrivit proiectului, nu influenţează comportarea, exploatarea, aspectul şi integritatea obiectului.

Lucrările pentru care s-a făcut menţiune în acest sens urmează să fie puse de acord cu prevederile proiectului în termenele specificate.

2.Calitatea soluţiilor constructive şi detaliile de execuţie folosite în proiect.

În urma examinării lucrărilor şi a observaţiilor prezentate de executant, au fost reţinute în anexă următoarele deficienţe de proiectare care influenţează executarea, exploatarea sau funcţionarea obiectului, dintre care unele urmează să fie remediate în termenele fixate în dreptul fiecăruia:

................................................................................

Concluzie: Comisia atrage atenţia proiectantului ce poartă răspunderea pentru consecinţele acestei deficienţe şi în acelaşi timp hotărăşte remedierea în contul proiectantului a deficienţelor pentru care a stabilit termen în acest sens.

3.Calitatea execuţiei lucrărilor.

Din dispoziţiile de şantier, buletinele de încercare a betoanelor şi îmbinărilor metalice, procesele-verbale de lucrări ascunse, certificatele de calitate pentru prefabricate şi materiale folosite, din constatările scrise ale organelor care au controlat pe parcurs calitatea lucrărilor, precum şi din constatările făcute de comisia de recepţie la faţa locului, rezultă următoarele:

3.1.La structura de rezistenţă

................................................................................

3.2.La restul lucrărilor de construcţii

................................................................................

3.3.La lucrările de instalaţii

................................................................................

3.4.La lucrările de montaj al instalaţiilor şi utilajelor tehnologice cuprinse în obiect

................................................................................

4.Deficienţe ale lucrărilor realizate care se datoresc beneficiarului de investiţii

................................................................................

5.Alte constatări:

................................................................................

................................................................................

III. CONCLUZII GENERALE

1.Pe baza constatărilor şi concluziilor consemnate mai sus, comisia de recepţie cu majoritate/în unanimitate de păreri hotărăşte: Admiterea (respingerea) recepţiei provizorii a lucrărilor de construcţii-montaj aferente obiectelor (obiectului)

................................................................................

................................................................................

................................................................................

care au fost terminate la data de şi care fac parte din obiectivul

................................................................................

................................................................................

2.Perioada de garanţie a lucrărilor recepţionate aferente fiecărui obiect este de

. luni (se completează numai în cazul admiterii recepţiei).

3.Comisia de recepţie apreciază că pentru o cât mai bună utilizare a obiectelor/obiectului recepţionate mai sunt necesare următoarele măsuri:

................................................................................

................................................................................

4.Prezentul proces-verbal, conţinând ........... file şi ............ anexe numerotate cu un total de file, care fac parte integrantă din cuprinsul lui, a fost încheiat

azi în trei exemplare originale.

ÎNCHEIERE DE LUARE ÎN PRIMIRE

Subsemnaţii pe baza calităţii şi a

împuternicirilor menţionate în dreptul fiecăruia şi ca urmare a prezentului proces- verbal de admitere a recepţiei provizorii, am procedat azi la predarea,

respectiv luarea în primire a obiectului

................................................................................

................................................................................

................................................................................

PREDAT, PRIMIT,

Antreprenor general Beneficiar de instalaţii

(denumirea unităţii, numele, (denumirea unităţii, numele,

calitatea, împuternicirea şi calitatea, împuternicirea şi

semnătura predătorului) semnătura primitorului)

PROCES-VERBAL nr.

privind executarea completărilor şi remedierilor prevăzute în anexă la procesul-verbal de recepţie provizorie a obiectului ....................

EXECUTANT, BENEFICIAR,

............................ ............................

(Numele, prenumele, funcţia) (Numele, prenumele, funcţia)

108

UNITATEA ........................................

Obiectivul pentru investiţii ................................................

Obiectivul supus recepţiei ............................................... Concluzia .........................................................................

PROCES-VERBAL DE PUNERE ÎN FUNCŢIUNE

(Cod 14-2-5/b)

I. DATE GENERALE

1.Comisia de recepţie convocată la data de .................... şi-a desfăşurat activitatea în intervalul: ........................................

II. CONSTATĂRI

În urma examinării documentaţiei prezentate, a rezultatelor probelor tehnologice şi a cercetării pe teren a lucrărilor executate s-a constatat:

1.Documentaţia tehnico-economică prevăzută în Regulamentul de efectuare a obiectivelor de investiţii a fost/nu a fost prezentată integral comisiei de recepţie, lipsind:

................................................................................

................................................................................

2.În perioada ...................... au fost efectuate probele tehnologice ale utilajelor şi instalaţiilor aferente capacităţii pentru exploatarea normală a instalaţiilor şi utilajelor tehnologice şi asigurarea calităţii produselor, conform documentaţiei tehnico- economice şi indicatorilor tehnico-economici aprobaţi.

3.La data recepţiei, nivelul atins de indicatorii tehnico-economici aprobaţi este următorul: ......................................................

4.Costul lucrărilor şi al cheltuielilor pentru efectuarea probelor tehnologice, aşa cum rezultă din documentele prezentate, este de

. lei.

5.Valoarea produselor rezultate în urma probelor tehnologice, care se pot valorifica, este de lei.

6.Valoarea de înregistrare a mijloacelor fixe ce se pun în funcţiune (sau se dau în folosinţă) este la data recepţiei de

. lei.

7.Alte constatări.

III. CONCLUZII

1.Pe baza constatărilor şi concluziilor consemnate mai sus, comisia de recepţie în unanimitate/cu majoritate de păreri hotărăşte: ADMITEREA RECEPŢIEI PUNERII ÎN FUNCŢIUNE A CAPACITĂŢII:

................................................................................

2.Comisia de recepţie stabileşte că, pentru o cât mai bună exploatare a capacităţii puse în funcţiune, mai sunt necesare următoarele măsuri:

................................................................................

................................................................................

................................................................................

109

3.Prezentul proces-verbal, care conţine .............. file şi ........... anexe, numerotate cu un total de .............. file, care fac parte integrantă din cuprinsul acestuia, a fost încheiat azi în trei exemplare originale.

110

14-3-1A t2

(verso)

111

*)Tip document (operaţie)

Unitatea …......................................

Codul unic de înregistrare…...........

Nr. înregistrare Oficiu reg. com./an …........... Localitatea …..................................

Judeţul …........................................

BON DE PRIMIRE ÎN CONSIGNAŢIE

nr. …........... din data de …..................

Valoarea totală la primire…………….lei, Am primit spre vânzare în consignaţie în litere……………………………………. obiectele menţionate mai sus, de la Am luat la cunoştinţă de instrucţiunile ........... ……………….din……………… prevăzute pe verso adresa………………………………….. Semnătura deponentului ………………. B.I./C.I.Seria………Nr… eliberat

de Secţia de Poliţie………………… Semnătura preţuitorului ……………

L.S.

RESTITUIRI PLĂŢI

14-3-2 t2

(verso)

Instrucţiuni pentru deponenţi

1.Obiectele depuse spre vânzare în consignaţie sunt şi rămân proprietatea deponentului, până în momentul vânzării.

2.La cererea deponentului, obiectele pot fi retrase în următoarele condiţii:

.............................................................................

.............................................................................

.............................................................................

3.Dacă obiectele depuse nu se vând în perioada , preţul de vânzare al

acestora poate fi redus pe baza cererii formulate în scris de către deponent.

4.Încasarea valorii obiectelor vândute în consignaţie sau retragerea lor se face numai pe baza bonului de primire prezentat de titular.

5.În caz de pierdere a bonului de primire, deponentul va solicita o copie după bonul de primire, de la societatea emitentă.

6.Comisionul societăţii comerciale pentru vânzarea obiectelor în consignaţie este de

. % .

7.După expirarea perioadei legale de păstrare a obiectelor depuse, sumele rezultate din vânzarea obiectelor depuse în consignaţie şi neridicate de deponent se prescriu, conform prevederilor legale.

8.Pentru orice informaţii privind reducerile de preţ, retragerea obiectelor, reclamaţii etc., deponentul se va adresa unităţii unde se află depuse obiectele, zilnic între orele

............... sau la telefon nr. ........

9.Plata sumelor se va face în maximum zile de la data vânzării obiectelor depuse

în consignaţie.

10.Alte clauze ...........................................................

114

14-3-3A

!image

Unitatea ......................................................................................................................... PRODUS/LUCRARE (COMANDA) .................................................................................. REPER..................................................................... NR.......................................................

DENUMIREA PIESEI .................................. NORMA.......................................................

Buc. lansate

BON DE CONSUM

Număr document

Data eliberării

Predător

Primitor

Nr. Comandă

Ziua Luna Anul

Cod produs

DENUMIREA MATERIALULUI

(inclusiv sortiment, marca, profil, dimensiune)

Cf. normei tehnice Înloc.

Cantitate necesară

1

2

1

2

Cod

U/M

Cantitatea eliberată

Preţul unitar

Valoarea

x

x

x

x

Şef compartiment

x

Data şi semnătura

Gestionar

x Primitor

115

14-3-4A t2

116

(verso)

117

14-3-4/aA

14-3-4/bA

Cantitate conform producţiei realizate..........................................

Cantitate consumată ..................................................

Economii (-) Depăşiri (+) cantitative ……………………… Valoarea economiilor sau depăşirilor ..........................................

*)Nu se completează de către unităţile sanitare 14-3-4/dA t2

(verso)

Întocmit, Gestionar, Bucătar,

Confirmat, Calculat,

14-3-5A

Furnizor ........................... Cumpărător ...........................

(denumirea, forma juridică) (denumirea, forma juridică) Nr. de înmatriculare în Registrul Nr. de înmatriculare în Registrul comerţului/anul .................... comerţului/anul ...................... Nr. de înregistrare fiscală ........ Nr. de înregistrare fiscală .......... Sediul (localitatea, str. nr.) Sediul (localitatea, str. nr.)

.................................... ......................................

Judeţul ............................ Judeţul ..............................

AVIZ DE ÎNSOŢIRE A MĂRFII

!image

| Nr. |

| Data (ziua, luna, anul) |

|!image|

!image

| Nr. | SPECIFICAŢIA | U.M.| Cantitatea livrată | Preţul unitar | Valoarea |

| crt.| (produse, | | | (fără T.V.A.) | - lei - |

| | ambalaje | | | - lei - | |

| | etc.) | | | | |

| | | | | | |

| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

| | | | | | |

| | | | | | |

| Semnătura şi ştampila | Date privind expediţia| | |

| furnizorului | Numele delegatului | TOTAL: | |

| | ......................| | |

| | Buletinul/cartea | | |

| | de identitate seria | |

| | ..... nr. ............| |

| | eliberat/ă ...........| |

| | Mijlocul de transport | Semnătura |

| | ........ nr. .........| de primire |

| | Expedierea s-a | |

| | efectuat în prezenţa | |

| | noastră la data de | |

| | ........ ora .........| |

| | Semnăturile ..........| |

| | | |

14-3-6A

14-3-8

14-3-8/a

125

14-3-9

126

Unitatea ………………

…………………………….

REGISTRUL STOCURILOR

(pag. din stânga)

(pag. din dreapta)

Întocmit, Verificat,

14-3-11

REGISTRUL STOCURILOR

Întocmit, Verificat, 14-3-11/a

128

14-3-12

129

14-3-12/b

14-3-12/a

*)Se semnează de gestionarul primitor, în cazul predării-primirii gestiunii.

Unitatea ........................................

Codul de identificare fiscală ...................

Nr. din registrul comerţului .................... Sediul (localitatea, str. nr.)

.................................................

Judeţul .........................................

CHITANŢA nr.

Data .....

Am primit de la .................................

Adresa ..........................................

Suma de ............ adică ......................

.................................................

Reprezentând ....................................

Casier,

14-4-1

14-4-1/a

!image

Unitatea ………………..

PROCES–VERBAL DE PLĂŢI

Întocmit azi .....................................................………………………………….

Subsemnaţii: casier .....................................................................…………………....

Mandatar plătitor ........................................................................…………………....

Primul am predat, iar secundul am primit suma de lei

( )

(în litere)

reprezentând actele de plăţi specificate mai jos, pentru secţia, atelierul, serviciul etc.

1) lei

2) lei

3) lei

TOTAL lei

Decontarea se va face la data de ............................…………………………………

Casier, Mandatar plătitor,

.................................................................................................………………………

Azi am restituit la casierie actele de plăţi menţionate mai sus

împreună cu suma de lei

( ) rămasă neachitată conform listei nominale

(în litere)

de pe verso formularului.

Mandatar plătitor, Casier,

Mandatar plătitor,

14-4-3A t2

Unitatea ...............................................

(verso)

Unitatea …………………….

*)Se va înscrie „ÎNCASARE“ sau „PLATĂ“, după caz 14-4-4 t2

(verso)

14-4-7A

14-4-7/bA

14-4-7/aA

14-4-7/cA

Unitatea ......................................….

Codul de identificare fiscală .........

Numărul de înmatriculare la oficiul registrului comerţului..............… Sediul (localitatea, str., număr) .......................................

Judeţul .....................................……

BORDEROU DE ACHIZIŢIE

nr. .................. data .........................