Decret nr. 472 din 20 decembrie 1971

Capitolul 1

Articolul 1

Documentele create în decursul vremii de organele de stat, de alte organizaţii socialiste, de celelalte organizaţii sau de persoanele fizice care au îndeplinit funcţii sau misiuni de răspundere în stat sau au avut un rol deosebit în viaţa politica, socială, economică, ştiinţifică, culturală sau artistică a tarii, constituie izvor de cunoaştere a istoriei patriei, a dezvoltării politice, economice, sociale şi culturale a tarii, a luptei poporului român pentru cucerirea şi apărarea libertăţii naţionale şi sociale, a eforturilor depuse pentru edificarea societăţii socialiste. Aceste documente, oricare ar fi deţinătorul lor, sînt bunuri de interes naţional cărora statul le acorda, în condiţiile prezentului decret, protecţie specială şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al Republicii Socialiste România.

Articolul 2

Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, în sensul prezentului decret, se înţeleg: acte, corespondenta oficială şi particulară, memorii, manuscrise ale lucrărilor ştiinţifice, literare şi artistice, planuri, harti, filme, diapozitive, plăci fotografice, fotografii, înregistrări fonice şi video, jurnale, chemări, proclamatii, afişe, schite, desene, tot felul de proiecte, stampe, sigilii, ştampile şi alte asemenea documente cu caracter istoric sau documentar.

Articolul 3

Organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii răspund de evidenta, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor proprii şi ale unităţilor subordonate.

Persoanele fizice care deţin, cu orice titlu, documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional sînt obligate să le păstreze în bune condiţii.

Articolul 4

Ministerul Afacerilor Interne îndrumă, coordonează şi controlează activitatea privind evidenta, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor din Fondul Arhivistic Naţional deţinute şi create de organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii.

Capitolul 2

Articolul 5

Îndeplinesc atribuţii speciale cu privire la documentele ce alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional, în raport de natura acestora, următoarele organe:

a)Direcţia generală a Arhivelor Statului din Ministerul Afacerilor Interne, pentru: documentele scrise, tipărite, fotografice, precum şi pentru sigilii şi ştampile;

b)Arhiva naţionala de filme din subordinea Consiliului Culturii şi Educaţiei Socialiste, pentru documentele cinematografice;

c)Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române, pentru documentele fonice şi video şi filmele de televiziune.

Articolul 6

Organele prevăzute la art. 5 îndeplinesc următoarele atribuţii principale:

a)elaborează norme tehnice pentru desfăşurarea activităţii arhivistice în conformitate cu prevederile prezentului decret; îndrumă şi controlează aplicarea acestora;

b)preiau de la organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii documentele care se păstrează permanent, în condiţiile şi termenele prevăzute în prezentul decret, şi asigura condiţiile necesare conservării lor.

Pentru documentele de importanţa deosebită, organizează un fond de asigurare pe bază de microfilme şi alte forme de reproducere adecvate;

c)informează activităţile ştiinţifice şi cultural-educative din ţara asupra documentelor pe care le deţin şi care conţin date privind domeniul lor de activitate;

d)editează publicaţii de specialitate;

e)întreţin şi dezvolta relaţii cu organizaţii din străinătate, în vederea schimbului de informaţii în domeniul arhivistic şi al schimbului de documente şi reproduceri de pe acestea; asigura aplicarea convenţiilor şi acordurilor internaţionale privind domeniul arhivistic şi iau parte la congrese şi conferinţe arhivistice internaţionale din sfera lor de activitate.

Articolul 7

Pentru desfăşurarea şi dezvoltarea activităţii arhivistice la nivelul cerinţelor activităţii de cercetare ştiinţifică şi al muncii cultural-educative, în cadrul Ministerului Afacerilor Interne funcţionează Comisia ştiinţifică pentru probleme arhivistice, formată din specialişti din Ministerul Afacerilor Interne, Ministerul Educaţiei şi Învăţămîntului, Ministerul Forţelor Armate, Ministerul Minelor, Petrolului şi Geologiei, Ministerul Afacerilor Externe, Consiliul Culturii şi Educaţiei Socialiste, Consiliul Naţional pentru Ştiinţa şi Tehnologie, Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române, Academia Republicii Socialiste România, Academia de Ştiinţe Sociale şi Politice a Republicii Socialiste România, Academia de Ştiinţe Medicale, Academia de Ştiinţe Agricole şi Silvice şi Departamentul Cultelor. Comisia ştiinţifică pentru probleme arhivistice are caracter consultativ.

Modul de organizare şi funcţionare, precum şi componenta Comisiei ştiinţifice pentru probleme arhivistice, se stabilesc de Colegiul Ministerului Afacerilor Interne; angajaţii celorlalte organe centrale vor fi desemnaţi cu acordul conducerii acestor organe.

Capitolul 3

Articolul 8

Organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii sînt obligate sa înregistreze toate documentele primite, expediate sau întocmite pentru uz intern, folosind în acest scop registrul de intrare-ieşire, conform modelului prevăzut în anexa nr. 1.

Articolul 9

Organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii, după ce înregistrează şi rezolva documentele, le grupează în dosare.

Organele centrale întocmesc indicatorul termenelor de păstrare pentru documentele proprii şi ale unităţilor pe care le îndrumă şi controlează, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 2, care se confirma de Direcţia generală a Arhivelor Statului.

Fiecare organizaţie întocmeşte nomenclatorul dosarelor potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 3.

Gruparea documentelor în dosare se face în raport cu problemele la care se referă şi cu termenele de păstrare, stabilite prin nomenclatorul dosarelor şi indicatorul termenelor de păstrare.

Coperta dosarului şi a materialelor preconstituite, cum sînt: registrele, condicile şi alte asemenea documente, se completează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 4.

Articolul 10

Dosarele şi materialele preconstituite se încheie anual şi se depun la arhiva unităţii în al doilea an de la crearea lor, pe bază de inventare întocmite potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 5; inventarele se întocmesc separat în raport cu termenele de păstrare ale documentelor, prevăzute în indicator.

Articolul 11

Evidenta documentelor de arhiva se tine în "Registrul de evidenta curenta" întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 6. În registru se trec toate inventarele documentelor primite de la unităţile din componenta organizaţiei socialiste, precum şi miscarea documentelor în decursul timpului.

Articolul 12

Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai dacă au fost selecţionate şi inlaturate ca nefolositoare, au fost găsite deteriorate total fără putinta de reconditionare, s-a constatat ca lipsesc sau au fost depuse definitiv la alta arhiva.

Pentru fiecare din cazurile menţionate la alineatul precedent se va întocmi de către şeful arhivei un proces-verbal care se supune aprobării conducerii organizaţiei şi confirmării Direcţiei generale a Arhivelor Statului sau filialelor sale.

Articolul 13

Sigiliile şi stampilele se iau în evidenta într-un registru separat întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 7.

Înregistrarea lor se face în ordinea dării în uz.

Articolul 14

Organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii selectioneaza periodic documentele, în vederea stabilirii celor care se păstrează permanent şi a celor care urmează a fi eliminate, avînd termenul de păstrare expirat şi neprezentind importanţa pentru cercetarea ştiinţifică ori activitatea practica.

Selecţionarea se efectuează de către comisii de selecţionare, desemnate de conducerile organizaţiilor socialiste şi ale celorlalte organizaţii.

Articolul 15

Inventarele documentelor stabilite de comisia de selecţionare a fi eliminate, însoţite de un proces-verbal întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 8, se înaintează pentru confirmare la Direcţia generală a Arhivelor Statului sau filialelor sale.

După primirea confirmării, documentele se predau, potrivit dispoziţiilor legale, unităţilor de colectare a deşeurilor.

Articolul 16

Organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii sînt obligate sa păstreze documentele, asigurindu-le împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii.

Articolul 17

Documentele se păstrează în depozite construite special pentru arhiva sau în încăperi amenajate în acest scop.

Depozitele de arhiva trebuie să fie dotate cu mijloace adecvate de păstrare şi prevenire a incendiilor.

Articolul 18

Organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii vor depune, după caz, la Direcţia generală a Arhivelor Statului sau la filialele sale documentele scrise, tipărite, fotografice, sigiliile şi stampilele prevăzute la art. 2 al prezentului decret, rămase după selecţionare, după cum urmează:

–documentele scrise, tipărite, sigiliile şi stampilele, după 30 de ani de la crearea lor, în cazul organizaţiilor socialiste şi celorlalte organizaţii centrale şi după 20 de ani în cazul celorlalte organizaţii;

–documentele fotografice, după 15 ani de la crearea lor;

–actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor.

Articolul 19

Filmele cinematografice, precum şi celelalte documente care se referă la activitatea cinematografica, se depun la Arhiva naţionala de filme din subordinea Consiliului Culturii şi Educaţiei Socialiste în condiţiile prevăzute la art. 40.

Articolul 20

Filmele de televiziune, înregistrările fonice şi video, precum şi celelalte documente care se referă la activitatea de radiodifuziune şi televiziune, se depun la Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române în condiţiile prevăzute la art. 46.

Articolul 21

Ministerul Afacerilor Interne, Consiliul Culturii şi Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române, după caz, pot aproba ca documentele care se păstrează permanent să fie deţinute de organizaţiile socialiste şi după expirarea termenului de depunere, în cazul cînd documentele sînt necesare în desfăşurarea activităţii acestora sau nu pot fi preluate din cauza lipsei spaţiului de depozitare necesar.

Organele supreme ale puterii şi administraţiei de stat vor putea păstra, fără aprobările prevăzute la alineatul precedent, documentele pe care le deţin şi le creează.

Ministerul Afacerilor Externe va putea păstra, fără aprobările prevăzute la alineatul 1, documentele diplomatice şi consulare atît timp cît acestea sînt necesare activităţii practice de documentare şi informare.

Articolul 22

Cultele, organizaţiile şi părţile componente ale acestora sînt exceptate de la obligaţia depunerii documentelor care provin din activitatea proprie. Ele au obligaţia să respecte dispoziţiile prezentului decret în ce priveşte evidenta, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor.

Cultele, organizaţiile şi părţile componente ale acestora pot depune la Direcţia generală a Arhivelor Statului sau la filialele sale şi documentele care provin din activitatea proprie.

Articolul 23

Cultele, organizaţiile şi părţile componente ale acestora, care deţin documente de alta provenienţă decît cele din activitatea proprie, sînt obligate să le declare la Direcţia generală a Arhivelor Statului sau la filialele sale, în vederea stabilirii şi preluării celor de valoare istorica şi documentara. Documentele stabilite a fi preluate trebuie depuse de cei care le deţin la Direcţia generală a Arhivelor Statului în termenele precizate de aceasta.

Articolul 24

Biblioteca Republicii Socialiste România, Biblioteca Centrala de Stat a Republicii Socialiste România, bibliotecile centrale universitare, Muzeul de istorie a Republicii Socialiste România, Muzeul literaturii române, precum şi alte muzee istorice şi memoriale stabilite de Consiliul Culturii şi Educaţiei Socialiste şi Ministerul Afacerilor Interne, care le păstrează permanent, necesare desfăşurării activităţii lor.

Organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii care deţin documente dobîndite prin donaţii pînă la data emiterii prezentului decret, le pot păstra.

Organizaţiile prevăzute în prezentul articol sînt obligate sa depună la Direcţia generală a Arhivelor Statului inventarul documentelor din Fondul Arhivistic Naţional care se păstrează permanent şi pe care le deţin potrivit alineatelor 1 şi 2.

Articolul 25

Organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii care deţin documente ce se păstrează permanent vor constitui pentru acestea un fond de asigurare, pe bază de microfilmare sau alte forme de reproducere.

Articolul 26

Persoanele fizice care deţin documente din Fondul Arhivistic Naţional le pot depune la Direcţia generală a Arhivelor Statului spre păstrare şi folosire.

Documentele din Fondul Arhivistic Naţional aparţinînd persoanelor fizice pot fi donate sau vîndute numai organizaţiilor prevăzute la art. 5 şi art. 24 alineatul 1.

Articolul 27

Sigiliile şi stampilele scoase din uz, confectionate din metal, care au stema şi denumirea completa a organizaţiei, se depun la Direcţia generală a Arhivelor Statului sau, după caz, la filialele sale, într-un singur exemplar. Celelalte exemplare, precum şi alte sigilii şi ştampile din metal scoase din uz, se depun la Monetaria Statului; sigiliile şi stampilele din cauciuc scoase din uz se depun la organul ierarhic superior.

Articolul 28

Organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii, precum şi persoanele trimise de acestea pentru a face studii şi cercetări în străinătate, în cazul în care obţin copii de pe documente cu caracter istoric, aflate în arhivele din alte tari, sînt obligate să le pună la dispoziţia Direcţiei generale a Arhivelor Statului pentru recopiere sau să depună spre păstrare copiile aduse.

Capitolul 4

Articolul 29

Documentele din arhiva organizaţiilor socialiste şi celorlalte organizaţii pot fi folosite pentru rezolvarea unor lucrări administrative, cercetări ştiinţifice, documentare, informare, activitate cultural-educativă, întocmirea de publicaţii, eliberarea de copii, extrase şi certificate, precum şi în alte scopuri asemănătoare.

Articolul 30

Documentele pot fi consultate de persoane de cetăţenie română, din afară organizaţiilor socialiste sau celorlalte organizaţii deţinătoare, numai după trecerea a 30 de ani de la crearea lor şi cu aprobarea conducerii acestora. În cazuri justificate, documentele pot fi date spre consultare şi înainte de expirarea acestui termen, însă numai cu aprobarea conducerii organizaţiei deţinătoare.

Străinilor li se pot da spre consultare documentele numai cu aprobarea organului central în subordinea căruia se găseşte organizaţia care deţine documentele sau, după caz, a preşedintelui comitetului executiv al consiliului popular judeţean sau al municipiului Bucureşti, în condiţiile prevăzute de convenţiile internaţionale la care România este parte, precum şi de alte dispoziţii legale.

În aceleaşi condiţii se pot elibera copii, fotocopii, microfilme şi xerografii de pe documente.

Consultarea documentelor şi eliberarea de copii de orice fel de pe acestea se fac cu respectarea dispoziţiilor legale care reglementează secretul de stat.

Articolul 31

Împrumuturi de documente între organizaţiile socialiste ori între alte organizaţii, sau între organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii se pot face, în cazuri motivate, cu aprobarea conducerii organizaţiei care deţine documentele şi pe bază de proces-verbal de predare-primire.

Articolul 32

Organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii sînt obligate sa elibereze certificate, copii şi extrase de pe documentele pe care le deţin, chiar dacă nu au trecut 30 de ani de la întocmirea acestora, în cazul cînd documentele se referă la situaţii şi drepturi privind pe solicitant, cum sînt vechimea în munca, studii, drepturi patrimoniale şi altele asemenea.

Certificatul trebuie să cuprindă, în mod obligatoriu, denumirile documentelor pe baza cărora a fost întocmit.

Copiile şi extrasele se certifica sau, după caz, se legalizează de organizaţiile socialiste sau celelalte organizaţii care le eliberează.

Copiile şi extrasele de pe documentele aflate la Direcţia generală a Arhivelor Statului şi filialele sale au aceeaşi valabilitate ca şi originalele.

Diplomele sau certificatele de studii, actele de stare civilă sau alte acte originale personale, depuse la organizaţiile socialiste sau celelalte organizaţii se restituie titularului sub semnatura, reţinîndu-se la dosar o copie certificată de şeful arhivei.

Cererile organizaţiilor din străinătate, ale străinilor, precum şi ale cetăţenilor români domiciliaţi în străinătate, pentru obţinerea de certificate, extrase sau copii de pe acte, se primesc şi se rezolva de organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii care deţin actele respective. Trimiterea şi taxarea certificatelor, extraselor, copiilor şi fotocopiilor se fac potrivit legii.

Articolul 33

Documentele de valoare deosebită nu se expun în original în expoziţii, muzee etc., ci sub forma de mulaje grafice sau alte forme de reproducere.

Capitolul 5

Articolul 34

Documentele fotografice se compun din plăci şi filme fotografice, diapozitive şi fotografii.

Articolul 35

Evidenta documentelor fotografice create şi deţinute de organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii se tine în registrul de evidenta documentelor fotografice, întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 9.

Articolul 36

Termenele de păstrare a documentelor fotografice se stabilesc de organizaţiile socialiste sau celelalte organizaţii deţinătoare şi se consemnează într-un indicator de termene de păstrare confirmat de Direcţia generală a Arhivelor Statului sau filialele sale.

Articolul 37

Documentele fotografice care se păstrează permanent se depun la Direcţia generală a Arhivelor Statului sau filialele sale după trecerea a 15 ani de la crearea lor, pe bază de inventar întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 10.

Articolul 38

Documentele cinematografice se compun din filme artistice, documentare, jurnale de actualitati şi orice alte filme produse de studiourile cinematografice şi alte organizaţii din ţara, precum şi filme importate.

Articolul 39

Studiourile cinematografice şi celelalte organizaţii care produc sau importa filme cinematografice au obligaţia sa ţină evidenta acestora, pe genuri, titluri, acte şi metraj, într-un registru special, întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 11.

Articolul 40

Filmele sau materialele care fac parte din completul unui film cinematografic se depun la Arhiva naţionala de filme din subordinea Consiliului Culturii şi Educaţiei Socialiste, în următoarele condiţii:

a)studiourile cinematografice depun negativele imagine şi negativele sunet, pentru copii standard, precum şi copiile etalon, cel mai tirziu după 3 ani de la terminarea producţiei; la filmele reclama, realizate sub metrajul normal al unui act (280 m) studiourile cinematografice vor asigura ordonarea lor pe grupaje de cîte un act pentru fiecare material ce urmează a fi depus;

b)Direcţia reţelei cinematografice şi difuzării filmelor depune cîte un exemplar din materialele de multiplicare realizate şi cîte o copie pozitiva în starea a III-a tehnica, pentru toate filmele din producţia naţionala, inclusiv pentru filmele fonograme multiplicate, pentru reţeaua cinematografica, cel mai tirziu după 3 ani de la premiera; pentru filmele din producţia naţionala după care Direcţia reţelei cinematografice şi difuzării filmelor executa copii pozitive sau materiale de reproducere, dublate sau subtitrate în limbi străine, pentru nevoile de export sau pentru participare la manifestări peste hotare, copiile disponibile se vor depune cel mai tirziu după 7 ani de la realizare.

Filmele importate se depun în starea a III-a sau a IV-a, potrivit dispoziţiilor prevăzute în prezentul articol, în raport cu condiţiile în care au fost achiziţionate.

Articolul 41

Depunerea filmelor se face cu evidentierea lor valorică, în funcţie de gradul de uzura şi scoaterea lor din evidenţa contabilă a unităţilor respective, însoţite de materialele documentare auxiliare, cum sînt accesoriile regizorale, schiţele de decoruri, listele de montaj, listele de titluri, afisele, fotografiile, materialele de prezentare şi reclama, extrasele din presa.

Articolul 42

Organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii care imprumuta documente cinematografice de la Arhiva naţionala de filme poarta întreaga răspundere pentru securitatea lor, precum şi pentru respectarea normelor legale care reglementează regimul de folosire a filmelor de arhiva.

Articolul 43

Arhiva naţionala de filme poate face schimburi şi împrumuturi de filme cinematografice pe care le deţine, potrivit acordurilor încheiate cu instituţiile sau întreprinderile din alte tari, în condiţiile legii.

Articolul 44

Prin documente fonice şi video, se înţeleg înregistrările de acest fel, indiferent de forma de execuţie.

Articolul 45

Organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii care creează şi deţin documente fonice şi video sînt obligate sa ţină evidenta acestora într-un registru special, întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 12.

Articolul 46

Documentele fonice şi video care se păstrează permanent se stabilesc de Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române şi se depun la acesta după 3 ani de la crearea lor.

Depunerea documentelor fonice şi video se face pe bază de inventar întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 13.

La Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române se depun şi filmele produse de studiourile de televiziune sau utilizate de televiziune, în condiţiile în care se predau filmele cinematografice.

Capitolul 6

Articolul 47

Scoaterea peste granita fără autorizaţie legală a documentelor din Fondul Arhivistic Naţional, indiferent de deţinătorul lor, sau înstrăinarea acestora către persoane fizice sau juridice străine constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 2 la 7 ani.

Tentativa se pedepseşte.

Capitolul 7

Articolul 48

Autorizarea prevăzută la art. 47 alin. 1 se eliberează, pentru documentele proprietate personală, de către Direcţia generală a Arhivelor Statului, iar pentru documentele din fondul organizaţiilor socialiste şi celorlalte organizaţii, de către organul central în subordinea căruia se afla organizaţia respectiva.

Articolul 49

La cererea organelor de urmărire penală, a instanţelor de judecată sau a persoanelor interesate, Direcţia generală a Arhivelor Statului atesta dacă documentul ce i se prezintă face sau nu parte din Fondul Arhivistic Naţional.

Articolul 50

Ministerul Afacerilor Interne prin Direcţia generală a Arhivelor Statului, Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române, Arhiva Naţionala de filme din subordinea Consiliului Culturii şi Educaţiei Socialiste şi organizaţiile prevăzute la art. 24 alin. 1 au dreptul sa cumpere documente de la persoane fizice şi juridice, în scopul completării bazei documentare.

Cultele, organizaţiile şi părţile componente ale acestora pot cumpara documente sau accepta donaţii de documente care se referă la activitatea proprie.

Articolul 51

Protejarea şi păstrarea documentelor din Fondul Arhivistic Naţional, care potrivit Decretului nr. 724/1969 fac parte din fondul centralizat al valorilor artistice, istorice şi documentare, se reglementează potrivit acelui decret.

Articolul 52

În termen de 6 luni de la publicarea prezentului decret, cultele, organizaţiile şi părţile lor componente, care deţin documente de alta provenienţă decît cele din activitatea proprie, sînt obligate să le declare organelor prevăzute la art. 23.

Articolul 53

Anexele nr. 1-13 fac parte integrantă din prezentul decret.

Articolul 54

Decretul nr. 353/1957 pentru înfiinţarea Fondului Arhivistic de Stat, Hotărîrea Consiliului de Miniştri nr. 1119/1957 privind organizarea şi funcţionarea Direcţiei generale a Arhivelor Statului şi administrarea Fondului Arhivistic de Stat, precum şi orice alte dispoziţii contrare prevederilor prezentului decret, se abroga.