Ordin nr. 1.389 din 22 august 2006

În temeiul art. 11 alin. (5) din Hotărârea Guvernului nr. 208/2005 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Finanţelor Publice şi a Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, cu modificările şi completările ulterioare,

în baza prevederilor art. 5 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată,

având în vedere prevederile art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare,

ministrul finanţelor publice emite următorul ordin:

Articolul I

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 675 din 28 iulie 2005, se modifică şi se completează după cum urmează:

1.Articolul 1 va avea următorul cuprins:

Art. 1. – Se aprobă Codul controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice, prevăzut în anexa nr. 1.

2.La articolul 3, după alineatul (2) se introduce un nou alineat, alineatul (3), cu următorul cuprins:

(3)În vederea elaborării procedurilor formalizate pe activităţi, entităţile publice pot utiliza modelul prezentat în anexa nr. 2.

3.După articolul 5 se introduce un nou articol, articolul 5^1, cu următorul cuprins:

Art. 5^1. – Anexele nr. 1 şi 2 fac parte integrantă din prezentul ordin.

4.La punctul 2 "Scopul şi definirea standardelor de control intern", de la "Prezentare generală", cuprins în anexa nr. 1, după ultimul alineat se introduce un nou alineat, cu următorul cuprins:

"În contextul acţiunilor pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemelor de control managerial, entităţile publice au obligaţia actualizării permanente a listei actelor normative reprezentative, cuprinse în componenta «referinţe principale» a fiecărui standard, precum şi a completării acesteia cu orice alte reglementări care cuprind prevederi aplicabile fiecărui standard."

5.Anexa la Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 devine anexa nr. 1 la acelaşi ordin şi se introduce o nouă anexă, anexa nr. 2, al cărei conţinut este prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Articolul II

Prezentul ordin va fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi va fi afişat pe pagina de internet a Ministerului Finanţelor Publice.

Ministrul finanţelor publice,

Sebastian Teodor Gheorghe Vlădescu

Bucureşti, 22 august 2006.

Nr. 1.389.

Anexa

(Anexa nr. 2 la Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005)

Entitatea publică ......................

Departamentul (Direcţia) ...............

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ*)

..................................

..................................

COD: P.O. ........

Ediţia ..........

Revizia .........

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau,

după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

2.Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

operaţionale

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

3.Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,

revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

4.Scopul procedurii operaţionale

4.1.Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi

persoanele implicate;

4.2.Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării

activităţii;

4.3.Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a

personalului;

4.4.Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare

şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei;

...........................

4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaţionale.

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

5.Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

5.1.Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura

operaţională;

5.2.Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului

de activităţi desfăşurate de entitatea publică;

5.3.Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de

activitatea procedurată;

5.4.Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de

rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor

implicate în procesul activităţii.

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

6.Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

6.1.Reglementări internaţionale

-

-

-

6.2.Legislaţie primară

-

-

-

6.3.Legislaţie secundară

-

-

-

6.4.Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice

-

-

-

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

7.Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

7.1.Definiţii ale termenilor

7.2.Abrevieri ale termenilor

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

8.Descrierea procedurii operaţionale

8.1.Generalităţi

8.2.Documente utilizate

8.2.1.Lista şi provenienţa documentelor

8.2.2.Conţinutul şi rolul documentelor

8.2.3.Circuitul documentelor

8.3.Resurse necesare

8.3.1.Resurse materiale

8.3.2.Resurse umane

8.3.3.Resurse financiare

8.4.Modul de lucru

8.4.1.Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

8.4.2.Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

8.4.3.Valorificarea rezultatelor activităţii

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

9.Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

10.Anexe, înregistrări, arhivări

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

11.Cuprins

PRECIZĂRI

cu privire la modelul de procedură operaţională

A. Precizări generale

a.1) Prezenta procedură operaţională este un model.

Modelul prezentat completează segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activităţile entităţilor publice în domeniul dezvoltării sistemelor de management financiar şi control, procedurile operaţionale fiind cunoscute în practică şi sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri formalizate etc.

a.2) Entităţile publice, în funcţie de mărimea entităţii, de politica adoptată cu privire la sistemul propriu de management financiar şi control, de gradul de dotare, de tipurile de activităţi şi complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedură operaţională în forma prezentată, în forme completate şi îmbunătăţite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, după modelul altor ghiduri întâlnite în practica domeniului, cu precizarea că, indiferent de forma adoptată, trebuie avute în vedere prevederile Standardului de control intern nr. 17 "Proceduri", prezentat în anexa nr. 1 la ordin.

a.3) Pentru o bună gestionare a elaborării, aprobării şi aplicării procedurilor operaţionale, conducătorii entităţilor publice trebuie să asigure derularea tuturor acţiunilor privind elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemelor de management financiar şi control, dispuse la art. 2, 3 şi 4 din ordin.

a.4) Procedurile trebuie elaborate, aprobate şi aplicate în condiţiile cunoaşterii şi respectării regulilor de management constituite în cele 25 de standarde de control prevăzute în anexa nr. 1 la ordin.

Indiferent de activitatea la care se referă, o procedură operaţională poartă amprenta fiecărui standard de control, din oricare dintre cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial, respectiv mediul de control, performanţa şi managementul riscului, informarea şi comunicarea, activităţile de control, auditarea şi evaluarea.

a.5) Condiţiile esenţiale ale procedurilor operaţionale stabilesc, printre altele, că acestea trebuie să fie scrise şi formalizate pe suport hârtie şi/sau electronic, simple şi specifice pentru fiecare activitate, actualizate în mod permanent şi aduse la cunoştinţă executanţilor şi celorlalţi factori interesaţi.

a.6) În măsura în care dotarea tehnică şi pregătirea personalului permit, operaţiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operaţionale se pot derula şi prin utilizarea sistemelor informatice.

B. Precizări privind componentele modelului de procedură operaţională

b.1) Precizări comune componentelor

b.1.1) Datele de identificare din cartuşul de capăt se trec pe fiecare pagină, cu modificările cerute de rubrici, acolo unde este cazul.

b.1.2) Denumirea procedurii operaţionale şi codul acesteia se stabilesc în cadrul fiecărei entităţi publice şi trebuie să reflecte activitatea procedurată şi locul acesteia în sistemul de codificare utilizat.

b.1.3) Ediţiile se numerotează cu cifre române, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.

b.1.4) Orice modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură, cu efect asupra activităţii procedurate, determină revizia sau, după caz, elaborarea unei noi ediţii pentru procedura operaţională respectivă.

b.1.5) În măsura în care este posibil, se asigură pagină distinctă pentru fiecare componentă a procedurii operaţionale.

b.2) Precizări specifice componentelor

b.2.1) Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale (componenta 1):

–responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaţiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de decizie internă a conducătorului entităţii publice;

–când una sau mai multe dintre operaţiuni se realizează, conform deciziei, de către un grup sau o comisie, în listă se cuprind toţi membrii grupului sau ai comisiei.

b.2.2) Cu privire la Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale (componenta 2):

–se cuprind, în ordine cronologică, toate ediţiile şi, respectiv, reviziile în cadrul ediţiilor;

–când se realizează o nouă ediţie a procedurii operaţionale, coloanele nr. 2 şi 3, privind componenta revizuită, precum şi modalitatea reviziei, nu se completează;

–coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveşte acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operaţionale;

–la fixarea datei de la care se aplică prevederile noii ediţii sau revizii (coloana nr. 4) se are în vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea şi studierea acesteia de către aplicatori.

b.2.3) Cu privire la Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale (componenta 3):

–coloana nr. 1 (Scopul difuzării) are în vedere faptul că oricare compartiment/persoană a cărui/cărei activitate intră sub incidenţa aplicării, informării, evidenţei, arhivării sau este în alte scopuri în legătură cu procedura respectivă trebuie să aibă la dispoziţie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizării prin noi ediţii sau revizii.

b.2.4) Cu privire la Scopul procedurii operaţionale (componenta 4):

–entitatea publică, spre deosebire de scopurile considerate generale şi prezentate ca exemple în modelul procedurii operaţionale la această componentă, identifică şi înscrie scopurile specifice în cazul fiecărei proceduri operaţionale elaborate, ţinând cont de rolul, locul, importanţa, precum şi de alte elemente privind activitatea procedurată; de exemplu, în cazul unei activităţi de aprovizionare, unul dintre scopurile specifice ale procedurii operaţionale este şi acela al descrierii, identificării şi asigurării necesarului de produse şi servicii.

b.2.5) Cu privire la Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (componenta 5):

–această componentă se bazează pe colaborarea dintre compartimentele entităţii publice, astfel încât la fixarea şi definirea activităţii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activităţi (pct. 5.2 şi 5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea respectivă (pct. 5.4) să fie eliminată orice situaţie de suprapunere de activităţi, de activităţi necuprinse în procesul de analiză şi elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuţii între compartimente, de atribuţii pentru care nu au fost fixate responsabilităţi etc.;

–de exemplu, în cazul unei proceduri operaţionale privind raportarea numărului de personal şi a veniturilor salariale se recomandă:

–prezentarea activităţii de raportare a datelor privind numărul de personal şi veniturile salariale ale acestuia (pct. 5.1);

–delimitarea acesteia, în special de alte activităţi de raportare, cum ar fi cele financiare, cele privind achiziţiile etc. (pct. 5.2);

–nominalizarea activităţilor privind organizarea concursurilor, examenelor de angajare sau de întocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca activităţi furnizoare de informaţii către activitatea de raportare a numărului de personal şi a veniturilor salariale, sau nominalizarea activităţii de elaborare a rapoartelor de sinteză, pe ansamblul entităţii publice, care se bazează pe informaţiile primite de la activitatea procedurată (pct. 5.3);

–nominalizarea, ca furnizoare de date, a compartimentului/persoanei cu atribuţii/sarcini de organizare a concursurilor/examenelor de angajare, a direcţiilor/serviciilor la nivelul cărora se întocmesc pontajele, a compartimentului/persoanei care elaborează statele de salarii etc. sau a compartimentului de sinteză, ca beneficiar de informaţii. Se nominalizează ca fiind implicate în procesul activităţii persoana/biroul/serviciul cu sarcina evidenţei personalului şi a stabilirii drepturilor salariale ale acestuia (pct. 5.4).

b.2.6) Cu privire al Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate (componenta 6):

–această componentă priveşte, în special, listarea documentelor cu rol de reglementare faţă de activitatea procedurată;

–este necesar să fie cunoscute şi respectate toate reglementările care guvernează fiecare activitate;

–gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementărilor, unde: reglementările internaţionale în legătură cu domeniul respectiv sunt cele la care România este parte; legislaţia primară se referă la legi şi la ordonanţe ale Guvernului; legislaţia secundară are în vedere hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuţii de reglementare şi care sunt emise în aplicarea legilor şi/sau a ordonanţelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice (legislaţie terţiară), se referă la instrucţiuni, precizări, decizii, ordine sau altele asemenea şi au efect asupra activităţii procedurate.

b.2.7) Cu privire la Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională (componenta 7):

–se va urmări definirea acelor termeni care: reprezintă element de noutate; sunt mai puţin cunoscuţi; prezintă sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.;

–se recomandă precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineşte termenul în cauză;

–se va avea în vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituţii etc.) utilizaţi cu mai mare frecvenţă în textul procedurii operaţionale şi/sau care, în urma acestei acţiuni, permit o înţelegere şi utilizare mai uşoară a procedurii;

–se recomandă ca ordinea în care se înscriu atât definiţiile termenilor în tabelul 7.1, cât şi abrevierile termenilor în tabelul 7.2, să fie aceea dată de prima apariţie în textul procedurii operaţionale a termenului definit sau abreviat, după caz;

–în tabelele 7.1 şi 7.2 din modelul de procedură operaţională au fost definiţi şi, respectiv, abreviaţi, pentru exemplificare, termeni utilizaţi în model.

b.2.8) Cu privire la Descrierea procedurii operaţionale (componenta 8):

–această componentă reprezintă, în fapt, esenţa procedurii operaţionale. În acelaşi timp este şi acea componentă care nu este generalizabilă prin model de procedură decât în termeni foarte largi. Componenta este dependentă, în mod direct, de condiţiile concrete în care se desfăşoară activitatea respectivă în cadrul entităţii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi pregătirea profesională a salariaţilor şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management financiar şi control. Cele câteva puncte şi subpuncte, enumerate la această componentă în prezentul model de procedură operaţională, recomandă una din multitudinea de posibilităţi de descriere a acestei componente;

–la "Generalităţi" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activităţii. Se va evita repetarea acelora deja abordate în cadrul celorlalte componente ale procedurii operaţionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaţionale (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referinţă aplicabile activităţii procedurate (prezentate la componenta 6). De exemplu, în cazul unei proceduri operaţionale privind activitatea de aprovizionare, la "Generalităţi" se poate menţiona că aceasta urmăreşte descrierea clară a produsului/serviciului de achiziţionat, verificarea şi aprobarea documentelor utilizate în procesul de aprovizionare, relaţiile cu furnizorii/prestatorii, recepţia produsului/serviciului aprovizionat, păstrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se pot prezenta principiile generale aplicabile activităţii, cum ar fi: transparenţa, egalitatea şanselor potenţialilor furnizori/prestatori, legalitatea, imparţialitatea, confidenţialitatea etc.;

–la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, în principal, cele de natura formularelor, dar şi manuale, instrucţiuni operaţionale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizează informaţii necesare derulării activităţii, contribuie la prelucrarea de date în cadrul procesului sau transmit rezultatele obţinute altor utilizatori. De reţinut că documentele trebuie să fie actualizate, utile, precise, uşor de examinat, disponibile şi accesibile managerului, salariaţilor şi terţilor, dacă este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 şi 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putând fi comasate sau detaliate în funcţie de amploarea, volumul, diversitatea şi complexitatea documentelor respective;

–la "Lista şi provenienţa documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are în vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea şi actualizarea acestora, a codurilor de identificare, dacă este cazul, a regimului informaţiilor conţinute etc. În această listă se nominalizează şi documentele interne de această natură, emise şi utilizate în cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, între compartimentele entităţii publice;

–la "Conţinutul şi rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate în forma completă, anexând la procedură modele ale documentelor, instrucţiuni de completare a acestora şi menţiuni referitoare la rolul lor;

–subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are în vedere compartimentele/persoanele la care trebuie să circule documentele în procesul de realizare a activităţii, precum şi operaţiunile ce se efectuează în legătură cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoană pe la care circulă. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activităţii să fie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul entităţii publice. Se recomandă utilizarea reprezentării grafice a circuitului documentelor;

–pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvoltă pe structura clasică a acestora, respectiv resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) şi, respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De menţionat că structura resurselor este foarte sensibilă faţă de activitatea la care ne referim; la unele activităţi resursa necesară preponderentă este cea materială, iar la altele este preponderentă resursa umană sau resursa financiară ori combinaţii ale acestora;

–subpct. 8.3.1 "Resursa materială" se dezvoltă pe elementele de logistică: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, reţea, imprimantă, posibilităţi de stocare a informaţiilor etc., dar şi pe elemente de altă natură, dacă specificul activităţii o impune. De exemplu, în cazul unei entităţi publice cu activitate de teren intensă, cu deplasări auto frecvente, activitatea de transport capătă o conotaţie distinctă, iar procedura operaţională aferentă, la resursa materială, va trebui să reflecte parcul auto, fapt care, în acest caz, va da greutate sporită acestui tip de resursă, în comparaţie cu resursa umană sau financiară;

–subpct. 8.3.2 "Resursa umană" fixează compartimentul/compartimentele şi/sau persoana/persoanele din cadrul entităţii publice care sunt implicate, prin atribuţiile/sarcinile de serviciu, în realizarea activităţii procedurate;

–subpct. 8.3.3 "Resursa financiară" are în vedere prevederea în buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile necesare desfăşurării activităţii, acoperirea contravalorii serviciilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat în activitatea respectivă etc.), dar şi a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activităţi. De exemplu, în situaţia unei activităţi de achiziţie, resursa financiară trebuie să reflecte sumele din buget aferente programului de achiziţii al entităţii publice;

–pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus în procedura operaţională, numai prin aportul salariaţilor implicaţi direct în acea activitate;

–subpct. 8.4.1 "Planificarea operaţiunilor şi a acţiunilor activităţii" se sprijină, pe de o parte, pe acţiunile identificate, aşa cum sunt ele listate în cadrul tabelului de la componenta 9 "Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii", iar pe de altă parte, pe o bună cunoaştere şi stăpânire a cerinţelor generale şi a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8 "Planificarea" şi a Standardului de control intern nr. 11 "Managementul riscului", prezentate în anexa nr. 1 la ordin. Acţiunile analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate şi a măsurilor de limitare a efectului acestora, a condiţiilor de eficienţă şi legalitate impuse, puse în corelaţie şi într-o succesiune logică şi cronologică, constituie în fapt instrumentul de planificare cuprins în procedura operaţională pentru activitatea analizată. Un exemplu în acest sens poate fi considerat Cadrul general al proiectelor de operaţiuni supuse vizei de control financiar preventiv, anexa nr. 1 la Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cadrele specifice ale proiectelor de operaţiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, ca activitate de sine-stătătoare, documente elaborate şi aprobate la nivelul fiecărei entităţi publice;

–subpct. 8.4.2 "Derularea operaţiunilor şi acţiunilor" reflectă programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate în realizarea activităţii, în care acesta/aceasta uzează de toate instrumentele specifice şi acţionează corespunzător prevederilor din procedura operaţională şi, în special, celor din instrumentul de planificare a activităţii. Se recomandă cuprinderea în procedura operaţională, sub formă tabelară, a modului de operare, unde pe verticală se pot cuprinde etapele ce se derulează în legătură cu activitatea respectivă, iar pe orizontală se precizează intrările de informaţii (de la cine? ce?), operaţiunile, acţiunile/prelucrările, completările etc., ce au loc faţă de datele intrate, instrumentele utilizate în acest scop, ieşirile de rezultate (care? către cine? etc.). Recomandăm ca exemplu de instrument utilizat în derularea unei activităţi consultarea modelelor privind listele de verificare (check-lists) a proiectelor de operaţiuni prezentate la viză în cadrul activităţii de control financiar preventiv propriu, modele aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificările ulterioare;

–subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activităţii" poate fi orientat către mai multe direcţii, ca de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanţă asociaţi activităţii; furnizarea datelor şi informaţiilor cu privire la rezultatele activităţii către beneficiarii acestora; identificarea măsurilor de îmbunătăţire etc.

b.2.9) Cu privire la Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii (componenta 9):

–se va urmări identificarea tuturor acţiunilor care au loc în legătură cu activitatea procedurată, precum şi fixarea acestora pe compartimentele (posturile) cărora le revin responsabilităţile şi/sau, după caz, răspunderile faţă de acestea;

–se recomandă cuprinderea acţiunilor în tabel, pe cât posibil, în ordinea logică a desfăşurării lor, iar a compartimentelor (posturilor), în ordinea intervenţiei în proces;

–în tabelul 9 din modelul de procedură operaţională, compartimentele (posturile) au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., acţiunile (operaţiunile), cu a, b, c, ..., iar responsabilităţile/răspunderile, cu abrevierile regăsite în tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observăm, de exemplu, că operaţiunea a este o operaţiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operaţiunea c este o operaţiune de aprobare A, în răspunderea postului III; acţiunea f este o acţiune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.

b.2.10) Cu privire la Anexe, înregistrări, arhivări (componenta 10):

–este necesar ca procedura operaţională să cuprindă în anexe toate instrumentele relevante, prezentate în cadrul celorlalte componente ale acesteia, şi care sunt aplicabile în realizarea activităţii;

–pentru o mai bună ordonare şi evidenţă a anexelor, se recomandă întocmirea tabelului prezentat la componenta 10 din model.