Ordin nr. 1.649 din 17 februarie 2011
privind modificarea şi completarea Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
- Emitent
- Ministerul Finanțelor Publice
- Publicat în
- Monitorul Oficial nr. 140 din 24 februarie 2011
Textul actului · 4 articole
Cuprins
În temeiul art. 10 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 34/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Finanţelor Publice, cu modificările şi completările ulterioare,
în baza prevederilor art. 4 alin. (4), art. 5 alin. (2) şi (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,
având în vedere prevederile art. 19 lit. d) şi e) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare,
ministrul finanţelor publice emite următorul ordin:
Articolul I
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 675 din 28 iulie 2005, cu modificările şi completările ulterioare, se modifică şi se completează după cum urmează:
1.Articolul 2 se modifică şi va avea următorul cuprins:
Art. 2. – (1) Conducătorul fiecărei entităţi publice dispune, ţinând cont de particularităţile cadrului legal de organizare şi funcţionare, precum şi de standardele prevăzute în anexa nr. 1, măsurile necesare pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activităţi.
(2)Obiectivele, acţiunile, responsabilităţile, termenele, precum şi alte componente ale măsurilor respective se cuprind în programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, elaborat şi actualizat la nivelul fiecărei entităţi publice.
(3)În program se evidenţiază, în mod distinct, şi acţiunile de perfecţionare profesională, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cât şi pentru cele de execuţie, prin cursuri organizate de Şcoala de Finanţe Publice şi Vamă, Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici sau de alte organisme abilitate.
2.La articolul 3, alineatele (1) şi (2) se modifică şi vor avea următorul cuprins:
Art. 3. – (1) În vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării şi/sau dezvoltării sistemului de control intern/managerial, conducătorul entităţii publice constituie, prin act de decizie internă, o structură cu atribuţii în acest sens.
(2)Componenţa, modul de organizare şi de lucru, precum şi alte elemente privind structura prevăzută la alin. (1) se stabilesc, în funcţie de volumul şi de complexitatea activităţilor din fiecare entitate publică, de către conducătorul acesteia.
3.Articolul 4 se modifică şi va avea următorul cuprins:
Art. 4. – (1) Programele elaborate şi actualizate conform art. 2 alin. (2), inclusiv actele administrative de constituire şi modificare a structurilor prevăzute la art. 3 alin. (1), vor fi transmise, în vederea informării şi armonizării, la entităţile publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea, dar nu mai târziu de data de 15 martie a fiecărui an.
(2)Stadiul implementării şi dezvoltării sistemelor de control intern/managerial la nivelul entităţilor publice, precum şi situaţiile deosebite, constatate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, derulate de structurile prevăzute la art. 3 alin. (1), fac obiectul informării, prin întocmirea de situaţii trimestriale/anuale, care se transmit entităţilor publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea.
(3)Instituţiile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special transmit Ministerului Finanţelor Publice, Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, prin controlorii delegaţi numiţi la acestea de către ministrul finanţelor publice, situaţii centralizatoare ale situaţiilor trimestriale/anuale prevăzute la alin. (2), întocmite pe formatul-model prevăzut în anexa nr. 3, până la data de 25 a lunii următoare fiecărui trimestru încheiat, respectiv până la 25 februarie a anului următor, pentru anul precedent.
4.După articolul 4 se introduce un nou articol, articolul 4^1, cu următorul cuprins:
Art. 4^1. – (1) Se aprobă Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului anual al conducătorului entităţii publice asupra sistemului de control intern/managerial, prevăzute în anexa nr. 4.
(2)Ministerul Finanţelor Publice, prin Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, elaborează, în temeiul art. 4 alin. (5) şi al art. 19 alin. (8) lit. h) şi i) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, un raport anual privind controlul intern, care va cuprinde analiza activităţii de control financiar preventiv şi a stadiului implementării sistemelor de control intern/ managerial la nivelul instituţiilor publice la care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.
(3)Ministerul Finanţelor Publice prezintă Guvernului raportul prevăzut la alin. (2), odată cu conturile generale anuale de execuţie a bugetelor prevăzute de lege.
5.Articolul 5 se modifică şi va avea următorul cuprins:
Art. 5. – (1) În vederea asigurării bunei gestiuni a fondurilor publice şi/sau a patrimoniului public, Ministerul Finanţelor Publice, prin Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, avizează, din punctul de vedere al referirilor la procedurile de control, proiectele de reglementări cu implicaţii financiare, care se elaborează şi se aprobă la nivelul entităţilor publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special, la solicitarea acestora.
(2)Controlorii delegaţi numiţi de ministrul finanţelor publice pentru exercitarea controlului financiar preventiv delegat şi/sau monitorizarea operaţiunilor financiare la instituţiile publice formulează, în scris, la solicitarea ordonatorilor de credite sau a conducătorului compartimentului iniţiator, un aviz consultativ privind măsurile de control prevăzute în proiectele de proceduri elaborate în cadrul instituţiei respective, precum şi conformitatea acestor proceduri cu prevederile prezentului ordin.
6.Articolul 5^1se modifică şi va avea următorul cuprins:
Art. 5^1. – Anexele nr. 1, 2, 3 şi 4 fac parte integrantă din prezentul ordin.
7.După anexa nr. 2 se introduc două noi anexe, anexele nr. 3 şi 4, al căror conţinut este prevăzut în anexele nr. 1 şi 2, care fac parte integrantă din prezentul ordin.
Articolul II
În tot cuprinsul ordinului, sintagmele "control intern","control managerial" şi "management/control intern" se înlocuiesc cu sintagma "control intern/managerial".
Articolul III
Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi va fi afişat pe pagina de internet a Ministerului Finanţelor Publice.
Articolul IV
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 675 din 28 iulie 2005, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu modificările şi completările aduse prin prezentul ordin, va fi republicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, dându-se textelor o nouă numerotare.
Ministrul finanţelor publice,
Gheorghe Ialomiţianu
Bucureşti, 17 februarie 2011.
Nr. 1.649.
Anexa 1
───────
(Anexa nr. 3 la Ordinul nr. 946/2005)
─────────────────────────────────────
Instituţia publică ...................
Aprobat
───────
Ordonator principal de credite
Numele şi prenumele/semnătura/data
SITUAŢIE CENTRALIZATOARE,
trimestrială/anuală privind stadiul implementării sistemului de
control intern/managerial la data de*1).............
Capitolul IInformaţii generale*2)
*1) Data situaţiei centralizatoare şi transmiterea acesteia:
–cap. I "Informaţii generale" se întocmeşte trimestrial şi se transmite Ministerului Finanţelor Publice - Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, prin controlorii delegaţi, până la data de 25 a lunii următoare fiecărui trimestru încheiat, iar data situaţiei este, după caz, 31 martie, 30 iunie, 30 septembrie sau 31 decembrie;
–cap. II "Stadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării" se întocmeşte anual, data situaţiei fiind 31 decembrie, şi se transmite până la 25 februarie a anului următor pentru anul precedent.
*2) La cap. I se fac următoarele precizări:
–cuprinde date cumulative, raportate de fiecare instituţie publică pentru perioada cuprinsă între data aprobării propriului program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial şi data situaţiei centralizatoare;
–numărul total de instituţii publice subordonate, care se înscrie pe rândul 1 coloana 2, cuprinde instituţiile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, după caz, terţiari de credite, precum şi instituţiile din subordinea ordonatorilor secundari de credite;
–instituţiile publice subordonate, care se înscriu pe rândurile 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 coloana 4, se referă la instituţiile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, după caz, terţiari de credite, precum şi instituţiile din subordinea ordonatorilor secundari de credite;
–în coloana 5 se înscriu inclusiv menţiuni cu privire la situaţiile deosebite, constatate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, derulate de structura constituită şi investită cu astfel de atribuţii în cadrul instituţiei publice.
Font 9
| Nr. | Total | din care, aferent: | |||
|---|---|---|---|---|---|
| crt. | Specificaţii | (număr) | Observaţii | ||
| Aparatului | Instituţiilor | ||||
| propriu | publice | ||||
| subordonate | |||||
| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1. | Instituţii publice subordonate | X | X | ||
| 2. | Instituţii publice în care s-a constituit structura cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a sistemului de control intern/managerial | ||||
| 3. | Instituţii publice în care s-a elaborat şi aprobat programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial | ||||
| 4. | Instituţii publice care şi-au stabilit obiectivele generale | ||||
| 5. | Obiective generale stabilite de către instituţiile publice de la pct. 4 | ||||
| 6. | Instituţii publice care şi-au inventariat activităţile | ||||
| 7. | Activităţi inventariate de către instituţiile publice de la pct. 6 | ||||
| 8. | Instituţii publice care şi-au inventariat activităţile procedurabile | ||||
| 9. | Activităţi procedurabile inventariate de către instituţiile publice de la pct. 8 | ||||
| 10. | Instituţii publice care au elaborat proceduri | ||||
| 11. | Proceduri elaborate de către instituţiile publice de la pct. 10 | ||||
| 12. | Instituţii publice care au inventariat funcţiile sensibile | ||||
| 13. | Funcţii sensibile inventariate de către instituţiile publice de la pct. 12 | ||||
| 14. | Instituţii publice care au elaborat indicatori asociaţi obiectivelor | ||||
| 15. | Indicatori asociaţi obiectivelor elaboraţi de instituţiile publice de la pct. 14 | ||||
| 16. | Instituţii publice care au identificat, evaluat şi înregistrat riscuri | ||||
| 17. | Riscuri identificate, evaluate şi înregistrate în Registrul riscurilor de către instituţiile publice de la pct. 16 | ||||
Capitolul IIStadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20 ...*3)
*3) La cap. II se fac următoarele precizări:
–abrevierile "I", "PI" şi "NI", corespunzătoare coloanelor 2-10, au următoarele semnificaţii: "I" - Implementat; "PI" - Parţial implementat; "NI" Neimplementat;
–coloanele 8-10 se completează de ordonatorul principal de credite, prin cumularea informaţiilor conţinute în coloana 6 din anexa nr. 4.2 "Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării", transmise de instituţiile publice direct subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari (care transmit inclusiv pentru instituţiile aflate în subordine) sau, după caz, terţiari de credite.
| Denumirea standardului | Numărul de instituţii publice care raportează că standardul este: | din care: | Observaţii | ||||||||
| Aparat propriu | Instituţii publice subordonate | ||||||||||
| I | PI | NI | I | PI | NI | I | PI | NI | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | |
| I. MEDIUL DE CONTROL | |||||||||||
| Standardul 1 - Etica, integritatea | |||||||||||
| Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini | |||||||||||
| Standardul 3 - Competenţă, performanţă | |||||||||||
| Standardul 4 - Funcţii sensibile | |||||||||||
| Standardul 5 - Delegarea | |||||||||||
| Standardul 6 - Structura organizatorică | |||||||||||
| II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI | |||||||||||
| Standardul 7 - Obiective | |||||||||||
| Standardul 8 - Planificarea | |||||||||||
| Standardul 9 - Coordonarea | |||||||||||
| Standardul 10 - Monitorizarea performanţelor | |||||||||||
| Standardul 11 - Managementul riscului | |||||||||||
| Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări | |||||||||||
| III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA | |||||||||||
| Standardul 12 - Informarea | |||||||||||
| Standardul 13 - Comunicarea | |||||||||||
| Standardul 14 - Corespondenţa şi arhivarea | |||||||||||
| Standardul 16 - Semnalarea neregularităţilor | |||||||||||
| IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROL | |||||||||||
| Standardul 17 - Proceduri | |||||||||||
| Standardul 18 - Separarea atribuţiilor | |||||||||||
| Standardul 19 - Supravegherea | |||||||||||
| Standardul 20 - Gestionarea abaterilor | |||||||||||
| Standardul 21 - Continuitatea activităţii | |||||||||||
| Standardul 22 - Strategii de control | |||||||||||
| Standardul 23 - Accesul la resurse | |||||||||||
| V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA | |||||||||||
| Standardul 24 - Verificarea şi evaluarea controlului | |||||||||||
| Standardul 25 - Auditul intern | |||||||||||
| Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial .... | |||||||||||
| Măsuri de adoptat ............................................................................................... | |||||||||||
Elaborat:
Structura cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică
Preşedintele structurii:
Numele şi prenumele/semnătura/data ................................
Anexa 2
───────
(Anexa nr. 4 la Ordinul nr. 946/2005)
─────────────────────────────────────
INSTRUCŢIUNI
privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului
de control intern/managerial
1.Prevederi generale
1.1.În conformitate cu dispoziţiile art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, conducătorul fiecărei entităţi publice elaborează anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial, denumit în continuare raport, întocmit potrivit formatului prevăzut în anexa nr. 4.3. la prezentele instrucţiuni.
1.2.Primul raport anual are ca obiect sistemul de control intern/managerial al entităţii publice, existent la data închiderii exerciţiului financiar al anului 2011.
1.3.Raportul constituie forma oficială de asumare a responsabilităţii manageriale de către conducătorul entităţii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial şi este documentul prin care instituţiile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special furnizează Ministerului Finanţelor Publice informaţiile necesare elaborării raportului prevăzut de lege, care se prezintă Guvernului.
1.4.Responsabilitatea managerială defineşte un raport juridic de obligaţie a îndeplinirii sarcinilor de către managerul entităţii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace, eficiente şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice şi să răspundă pentru neîndeplinirea obligaţiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea managerului pentru toate cele 5 componente ale controlului intern/managerial în sectorul public: mediul de control; performanţa şi managementul riscului; informarea şi comunicarea; activităţi de control; auditarea şi evaluarea.
1.5.Sintagma "entitate publică" este utilizată în înţelesul definit de art. 2 lit. m) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, astfel: "entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public."
1.6.Raportul cuprinde declaraţii ale conducătorului entităţii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial al entităţii, existent la data închiderii exerciţiului financiar.
1.7.Declaraţiile formulate de conducătorul entităţii publice se întemeiază pe datele, informaţiile şi constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a stării sistemului de control intern/managerial, controalele ex-post, rapoartele de audit intern, precum şi din recomandările rezultate din rapoartele de audit extern.
1.8.În vederea elaborării raportului, conducătorul entităţii publice dispune programarea şi efectuarea de către conducătorii de compartimente aflaţi în subordine a operaţiunii de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial.
1.9.Realizarea autoevaluării constituie principala formă de implementare a regulii de management definită de standardul 24 "Verificarea şi evaluarea controlului" din Codul controlului intern, conform căreia entitatea publică trebuie să instituie o funcţie de evaluare a propriului sistem de control intern/managerial, a cărei exercitare este în responsabilitatea fiecăreia dintre persoanele care ocupă o funcţie de conducere în entitatea publică. Această funcţie de autoevaluare nu poate fi nici confundată şi nici substituită de evaluarea sistemului de control intern/managerial pe care o realizează compartimentul de audit public intern, pe baza unei metodologii specifice, în aplicarea standardului 25 "Auditul intern" şi a normelor care reglementează activitatea în acest domeniu.
1.10.Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entităţii publice poate recurge la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern, în condiţiile prevederilor Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 1.702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi exercitarea activităţii de consiliere desfăşurate de către auditorii interni din cadrul entităţilor publice, dar şi a altor structuri cu rol de îndrumare metodologică a implementării sistemului de control intern/managerial şi, după caz, la consilierea de către controlorul delegat numit de ministrul finanţelor publice, să îşi exercite atribuţiile la respectiva entitate publică.
1.11.Operaţiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al entităţii se realizează prin programarea şi efectuarea următoarelor acţiuni:
a)convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control intern/managerial, denumită în continuare structură, constituită prin act de decizie internă a conducătorului entităţii publice, în conformitate cu prevederile art. 3 alin. (1) din ordin, având ca obiect stabilirea măsurilor de organizare şi realizare a operaţiunii de autoevaluare;
b)completarea, de către fiecare compartiment din organigrama entităţii publice, a chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial", prevăzut în anexa nr. 4.1. la prezentele instrucţiuni, şi asumarea de către conducătorul de compartiment, a realităţii datelor, informaţiilor şi constatărilor înscrise în acesta;
c)întocmirea de către structură a Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2. la prezentele instrucţiuni, prin centralizarea informaţiilor din chestionarele de autoevaluare, semnate şi transmise de conducătorii de compartimente;
d)aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, care se realizează astfel:
–sistemul este conform dacă sunt implementate minimum 22 de standarde, rămânând a fi implementate ulterior cel mult următoarele 3 standarde: 15 - Ipoteze, reevaluări; 20 - Gestionarea abaterilor; 22 - Strategii de control;
–sistemul este parţial conform dacă sunt implementate între 13 şi 21 de standarde;
–sistemul este neconform dacă sunt implementate mai puţin de 13 standarde.
1.12.Entitatea publică are obligaţia să elaboreze şi să păstreze pe o perioadă de cel puţin 5 ani documentaţia relevantă cu privire la organizarea şi funcţionarea sistemului de control intern/managerial propriu şi cea referitoare la operaţiunea de autoevaluare a acestuia.
2.Conţinutul raportului
2.1.Formatul de raport cuprinde declaraţiile minimal obligatorii pe care trebuie să le formuleze conducătorul entităţii publice.
2.2.Conducătorul entităţii publice poate include în raport şi alte informaţii referitoare la anumite elemente ale sistemului de control intern/managerial propriu, cum ar fi:
a)informaţii şi constatări care să permită formularea unor aprecieri în legătură cu eficacitatea sistemului în exerciţiul financiar următor;
b)prezentarea unor elemente considerate relevante în programul şi activitatea compartimentului de audit intern;
c)stadiul implementării măsurilor/acţiunilor/etapelor prevăzute în programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
d)formularea unor rezerve privind eficacitatea sistemului de control intern/managerial, prin menţionarea uneia sau mai multor slăbiciuni semnificative ale sistemului, existente la data închiderii exerciţiului financiar, caz în care este obligatorie prezentarea măsurilor destinate înlăturării acestora, precum şi termenele de realizare aferente;
e)analiza raportului cost/beneficiu la stabilirea şi aplicarea măsurilor de control intern/managerial.
2.3.În rapoartele elaborate de conducătorii instituţiilor publice care au calitatea de ordonator secundar de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special se va cuprinde, ca ultim alineat, o informare cu următorul conţinut:
Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise ordonatorului secundar de credite de către ordonatorii terţiari de credite direct subordonaţi rezultă că:
–(nr.) instituţii au sisteme conforme;
–(nr.) instituţii au sisteme parţial conforme;
–(nr.) instituţii au sisteme neconforme.
2.4.În rapoartele elaborate de conducătorii instituţiilor publice care au calitatea de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special se va cuprinde, ca ultim alineat, o informare cu următorul conţinut:
Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise ordonatorului principal de credite de către ordonatorii secundari şi cei terţiari de credite, direct subordonaţi, rezultă că:
–(nr.) instituţii au sisteme conforme;
–(nr.) instituţii au sisteme parţial conforme;
–(nr.) instituţii au sisteme neconforme.
3.Aprobarea şi prezentarea raportului
3.1.Raportul se aprobă prin semnarea acestuia de către titularul de drept al competenţei sau de către titularul unei competenţe delegate în condiţiile legii, în conformitate cu principiul responsabilităţii manageriale.
3.2.Raportul conducătorului entităţii publice se transmite odată cu situaţia financiară anuală şi se prezintă organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege.
3.3.Au obligaţia de a prezenta Ministerului Finanţelor Publice - Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, rapoarte anuale, întocmite conform prezentelor instrucţiuni, numai conducătorii instituţiilor publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.
(Anexa nr. 4.1 la instrucţiuni)
───────────────────────────────
Compartiment ..........................................
Conducător de compartiment
............................
Numele şi prenumele, funcţia/semnătura/data
CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE
a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial
| Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului*1) | Răspuns şi explicaţii*2) | La nivelul compartimentului standardul este*4): | ||
| Da/Nu*3) | Explicaţie asociată răspunsului | I/PI/NI | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| I. MEDIUL DE CONTROL | ||||
| Standardul 1 - Etică, integritate | ||||
| A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabileşte reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul compartimentului? | ||||
| Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită? | ||||
| Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini | ||||
| Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele actualizate privind misiunea entităţii, regulamentele interne şi fişele posturilor? | ||||
| Sarcinile/atribuţiile asociate posturilor sunt stabilite în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora? | ||||
| Standardul 3 - Competenţă, performanţă | ||||
| Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post? | ||||
| Sunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului? | ||||
| Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecţionare identificate anterior? | ||||
| Standardul 4 - Funcţii sensibile | ||||
| A fost întocmit inventarul funcţiilor sensibile? | ||||
| Este stabilită o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor din funcţiile sensibile? | ||||
| Standardul 5 - Delegarea | ||||
| Sunt stabilite şi comunicate limitele competenţelor şi responsabilităţilor care se deleagă? | ||||
| Delegarea/subdelegarea de competenţă se realizează în baza unor proceduri specifice aprobate? | ||||
| Standardul 6 - Structura organizatorică | ||||
| Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului? | ||||
| Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii? | ||||
| II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI | ||||
| Standardul 7 - Obiective | ||||
| Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? | ||||
| Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.? (Unde: S - precise; M - măsurabile şi verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare.) | ||||
| Sunt stabilite activităţile individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice compartimentului? | ||||
| Standardul 8 - Planificarea | ||||
| Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului? | ||||
| În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate? | ||||
| Standardul 9 - Coordonarea | ||||
| Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora? | ||||
| În compartiment se realizează consultarea prealabilă, în vederea coordonării activităţilor? | ||||
| Standardul 10 - Monitorizarea performanţelor | ||||
| Este instituit un sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice? | ||||
| Atunci când necesităţile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în scopul operării corecţiilor cuvenite? | ||||
| Standardul 11 - Managementul riscului | ||||
| Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri, proprii activităţilor din cadrul compartimentului? | ||||
| Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din cadrul compartimentului? | ||||
| Este asigurată completarea/actualizarea registrului riscurilor? | ||||
| Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări | ||||
| Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens? | ||||
| Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora? | ||||
| III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA | ||||
| Standardul 12 - Informarea | ||||
| Au fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de serviciu? | ||||
| Colectarea, prelucrarea şi centralizarea informaţiilor se realizează în sistem informatizat? | ||||
| Standardul 13 - Comunicarea | ||||
| Circuitele informaţionale (traseele pe care circulă informaţiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă la timp la utilizatori? | ||||
| Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii şi personalul de execuţie din cadrul unui compartiment să fie informaţi cu privire la proiectele de decizii sau iniţiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile şi responsabilităţile? | ||||
| Standardul 14 - Corespondenţa şi arhivarea | ||||
| Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei? | ||||
| Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt cunoscute şi aplicate în practică? | ||||
| Standardul 16 - Semnalarea neregularităţilor | ||||
| A fost comunicată salariaţilor procedura aplicabilă în cazul semnalării unor neregularităţi? | ||||
| În cazul semnalării unor neregularităţi, conducătorul de compartiment a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora şi a aplicat măsurile care se impun? | ||||
| IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROL | ||||
| Standardul 17 - Proceduri | ||||
| Pentru activităţile proprii au fost elaborate/actualizate proceduri operaţionale? | ||||
| Procedurile operaţionale comunicate salariaţilor sunt aplicate? | ||||
| Standardul 18 - Separarea atribuţiilor | ||||
| Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite? | ||||
| Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor? | ||||
| Standardul 19 - Supravegherea | ||||
| Managerii supraveghează şi supervizează activităţile care intră în responsabilitatea lor directă? | ||||
| Supervizarea unor activităţi care implică un grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor proceduri prestabilite? | ||||
| Standardul 20 - Gestiunea abaterilor | ||||
| În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor? | ||||
| Se efectuează o analiză periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate abaterile în vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bună practică? | ||||
| Standardul 21 - Continuitatea activităţii | ||||
| Sunt inventariate situaţiile generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi? | ||||
| Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi? | ||||
| Standardul 22 - Strategii de control | ||||
| Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice? | ||||
| Strategiile de control aplicate furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor specifice? | ||||
| Standardul 23 - Accesul la resurse | ||||
| Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariaţilor din compartiment la resursele materiale, financiare şi informaţionale? | ||||
| Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă a normelor cuprinse în actele administrative de reglementare cu acest obiect? | ||||
| V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA | ||||
| Standardul 24 - Verificarea şi evaluarea controlului | ||||
| Conducătorul compartimentului realizează, anual, operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel? | ||||
| Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial au drept rezultat date, informaţii şi constatări pertinente necesare luării de decizii operaţionale, precum şi raportării? | ||||
| Standardul 25 - Auditul intern | ||||
| Compartimentul de audit intern execută, în afara misiunilor de asigurare, planificate şi aprobate de manager, şi misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului? | ||||
| Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit? | ||||
| Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial ......................... | ||||
| Măsuri de adoptat ................................................................................................... | ||||
*1) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, structura cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control intern/managerial poate defini şi include în chestionarul de autoevaluare şi criterii specifice proprii.
*2) Fiecare răspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului".
*3) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit compartiment, în coloana 2 se precizează "neaplicabil", prin acronimul "NA", şi se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului".
*4) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:
–implementat (I), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Da";
–parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Da";
–neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Nu".
(Anexa nr. 4. 2 la instrucţiuni)
─────────────────────────────────
Entitatea publică ............................
Preşedintele structurii
.......................
Numele şi prenumele/funcţia/semnătura/data
SITUAŢIA SINTETICĂ
a rezultatelor autoevaluării
| Denumirea standardului | Numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil | din care compartimente în care standardul este: | La nivelul entităţii publice standardul este: | |||
| I*) | PI | NI | I/PI/NI | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
| Total număr compartimente = | ||||||
| I. MEDIUL DE CONTROL | ||||||
| Standardul 1 - Etica, integritatea | ||||||
| Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini | ||||||
| Standardul 3 - Competenţă, performanţă | ||||||
| Standardul 4 - Funcţii sensibile | ||||||
| Standardul 5 - Delegarea | ||||||
| Standardul 6 - Structura organizatorică | ||||||
| II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI | ||||||
| Standardul 7 - Obiective | ||||||
| Standardul 8 - Planificarea | ||||||
| Standardul 9 - Coordonarea | ||||||
| Standardul 10 - Monitorizarea performanţelor | ||||||
| Standardul 11 - Managementul riscului | ||||||
| Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări | ||||||
| III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA | ||||||
| Standardul 12 - Informarea | ||||||
| Standardul 13 - Comunicarea | ||||||
| Standardul 14 - Corespondenţa şi arhivarea | ||||||
| Standardul 16 - Semnalarea neregularităţilor | ||||||
| IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROL | ||||||
| Standardul 17 - Proceduri | ||||||
| Standardul 18 - Separarea atribuţiilor | ||||||
| Standardul 19 - Supravegherea | ||||||
| Standardul 20 - Gestionarea abaterilor | ||||||
| Standardul 21 - Continuitatea activităţii | ||||||
| Standardul 22 - Strategii de control | ||||||
| Standardul 23 - Accesul la resurse | ||||||
| V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA | ||||||
| Standardul 24 - Verificarea şi evaluarea controlului | ||||||
| Standardul 25 - Auditul intern | ||||||
| Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele ....................... | ||||||
| Măsuri de adoptat ..................................................................................... | ||||||
Notă *) La nivelul entităţii publice, un standard de control intern/managerial se consideră că este:
–implementat (I), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;
–parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă între 41% şi 89% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;
–neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând.
(Anexa nr. 4.3 la instrucţiuni)
───────────────────────────────
Denumirea entităţii publice ...............
Nr. ................/data .................
RAPORT
asupra sistemului de control intern/managerial la data de
31 decembrie 20...
În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, subsemnatul, ....../(numele şi prenumele)....., în calitate de ...../(denumirea funcţiei de conducător al entităţii publice)....., declar că ...../(denumirea entităţii publice)...... dispune de un sistem de control intern/managerial a cărui concepere şi aplicare ..../(permite/permite parţial/nu permite)......, conducerii ..........(şi, după caz, Consiliului de administraţie) să furnizeze o asigurare rezonabilă că fondurile publice alocate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice au fost utilizate în condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficienţă şi economicitate.
Această declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă şi demnă de încredere asupra sistemului de control intern/managerial al entităţii, formulată în baza autoevaluării acestuia.
Sistemul de control intern/managerial ....../(cuprinde/cuprinde parţial/nu cuprinde)........ mecanisme de autocontrol, iar aplicarea măsurilor vizând creşterea eficacităţii acestuia ..../(are/nu are)....... la bază evaluarea riscurilor.
Precizez că declaraţiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilităţii manageriale şi au drept temei datele, informaţiile şi constatările consemnate în documentaţia aferentă autoevaluării sistemului de control intern/managerial, deţinută în cadrul ...../(denumirea entităţii publice)....., precum şi în rapoartele de audit intern şi extern.
Prezentul raport s-a elaborat în conformitate cu Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial, prevăzute în anexa nr. 4 la Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările ulterioare.
Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că, la data de 31decembrie 20 ...., sistemul de control intern/managerial al ..../(denumirea entităţii publice)...... este ....../(conform/parţial conform/neconform)....... cu standardele cuprinse în Codul controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice.
................
(funcţia)
...................
(numele şi prenumele)
....................
(semnătura şi ştampila)