privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale
Prezentele norme metodologice, denumite în continuare norme, asigură condiţiile necesare implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale, denumit în continuare minister.
Sintagma "control intern/managerial" este utilizată în înţelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(1)În minister se urmăreşte atingerea obiectivelor şi a cerinţelor controlului intern/managerial prevăzute la art. 3 şi art. 4 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(2)Sistemul de control intern/managerial în minister se organizează astfel încât să asigure realizarea următoarelor trei categorii de obiective permanente:
a)eficacitatea şi eficienţa funcţionării;
b)fiabilitatea informaţiilor interne şi externe;
c)conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne.
(3)Controlul intern/managerial se organizează în cadrul ministerului pe baza următoarelor principii:
a)principiul legalităţii - respectarea prevederilor Constituţiei şi ale actelor normative în vigoare;
b)principiul adaptabilităţii - adaptarea la dimensiunea, complexitatea, mediul specific şi misiunile structurilor Armatei României;
c)principiul integralităţii - aplicarea la toate nivelurile de conducere şi cuprinderea tuturor activităţilor/acţiunilor acestora;
d)principiul uniformităţii - utilizarea aceloraşi instrumente de control intern/managerial în toate structurile Armatei României;
e)principiul finalităţii - asigurarea îndeplinirii obiectivelor stabilite;
f)principiul eficienţei - obţinerea celor mai bune rezultate cu resursele avute la dispoziţie;
g)principiul eficacităţii - îndeplinirea obiectivelor planificate pentru fiecare dintre activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective;
h)principiul economicităţii - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate.
În sensul prezentelor norme, definiţiile unor termeni şi expresii utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1.
În minister se constituie şi funcţionează, în funcţie de nivelul ierarhic, următoarele structuri şi comisii:
a)la nivelul ministerului, structura de specialitate din cadrul Secretariatului general;
b)la nivelul structurilor ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite, comisii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern/managerial, denumite în continuare comisii.
Secretariatul general, prin structura de specialitate, are următoarele atribuţii:
a)monitorizează, coordonează şi îndrumă metodologic structurile ministerului în domeniul controlului intern/managerial pentru atingerea obiectivelor, menţinerea riscurilor/ vulnerabilităţilor în limitele acceptabile, luarea deciziilor adecvate de exploatare a oportunităţilor şi îmbunătăţirea globală a performanţelor;
b)elaborează raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu;
c)elaborează, actualizează şi supune anual spre aprobare ministrului apărării naţionale Registrul de riscuri al Ministerului Apărării Naţionale, potrivit procedurii de sistem adoptate de Secretariatul general;
d)elaborează raportul de informare privind analiza riscurilor;
e)elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al Ministerului Apărării Naţionale şi îl supune spre aprobare ministrului apărării naţionale;
f)monitorizează sistemul de pregătire profesională a personalului din cadrul ministerului în domeniul controlului intern/managerial.
Comisiile de la nivelul structurilor ministerului se înscriu în ordinul de zi pe unitate şi se constituie din:
a)preşedinte - locţiitorul comandantului/şefului structurii sau şeful de stat major/similar al structurii, după caz;
b)membri - persoanele cu funcţii de conducere stabilite de comandantul/şeful structurii.
Secretariatele comisiilor sunt asigurate de un birou/compartiment, o funcţie de control intern/managerial sau de către o persoană stabilită de comandantul/şeful structurii.
(1)Comisia are următoarele atribuţii:
a)coordonează inventarierea activităţilor din cadrul structurii pe domenii de activitate, precum şi elaborarea/revizia procedurilor de sistem/operaţionale;
b)coordonează activitatea de stabilire a măsurilor de management al riscurilor;
c)analizează, avizează şi supune spre aprobare comandantului/şefului structurii Registrul de riscuri;
d)monitorizează şi coordonează permanent activităţile de punere în aplicare a măsurilor de management al riscurilor;
e)propune comandantului/şefului structurii noi acţiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncţii în implementarea măsurilor de management al riscurilor;
f)analizează, avizează şi supune spre aprobare comandantului/şefului structurii raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu;
g)analizează, avizează şi supune spre aprobare comandantului/şefului structurii Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
(2)Secretariatul comisiei are următoarele atribuţii:
a)centralizează, ţine evidenţa procedurilor de sistem/ operaţionale în format electronic şi le pune la dispoziţia personalului în reţelele informatice locale existente;
b)elaborează Inventarul activităţilor structurii pe baza propunerilor şefilor de microstructuri;
c)elaborează Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale, în format electronic;
d)elaborează Registrul de riscuri pe baza propunerilor şefilor de microstructuri;
e)elaborează procesul-verbal de analiză a riscurilor;
f)elaborează şi actualizează anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
g)elaborează raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute în Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare, pe baza datelor primite de la microstructurile responsabile de standarde şi de la structurile subordonate/aflate în coordonare;
h)pregăteşte documentele de lucru pentru şedinţele comisiei.
Pe linia implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial, comandanţii/şefii structurilor ministerului au următoarele atribuţii:
a)aplică principiile controlului intern/managerial în actul de conducere;
b)asigură cadrul organizaţional şi procedural privind punerea în aplicare a măsurilor necesare pentru implementarea şi dezvoltarea continuă a sistemului propriu de control intern/managerial;
c)decid măsurile adecvate de management al riscurilor;
d)aprobă Registrul de riscuri şi Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
e)dispun măsurile necesare pentru convocarea comisiei în vederea realizării activităţii de autoevaluare a sistemului propriu de control intern/managerial;
f)aprobă rapoartele şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu şi dispun transmiterea acestora, ierarhic, la Secretariatul general, la termenele stabilite;
g)analizează, în cadrul autoevaluării anuale a structurii proprii, stadiul implementării şi dezvoltării sistemului propriu de control intern/managerial;
h)stabilesc microstructurile responsabile de implementarea standardelor de control intern/managerial în conformitate cu atribuţiile ce le revin.
(1)Şefii microstructurilor au următoarele atribuţii:
a)pun în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea şi dezvoltarea continuă a sistemului de control intern/managerial;
b)stabilesc obiectivele şi indicatorii de performanţă ai microstructurii şi activităţile necesare îndeplinirii acestora potrivit responsabilităţilor;
c)identifică, analizează, evaluează şi prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale/specifice ale microstructurii şi formulează propuneri privind măsurile de management al riscurilor;
d)transmit secretariatului comisiei propuneri pentru Registrul de riscuri şi pentru revizia procedurilor de sistem/operaţionale;
e)reevaluează riscurile anual sau ori de câte ori situaţia o impune, semnalează apariţia unor noi riscuri şi fac propuneri în sensul diminuării acestora sau a exploatării oportunităţilor.
(2)Personalul implicat pune în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern/managerial.
(1)Standardele de control intern/managerial definesc în cadrul ministerului un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia.
(2)Implementarea standardelor de control intern/managerial se realizează în conformitate cu prevederile Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.
(3)Principalele cerinţe privind implementarea standardelor de control intern/managerial sunt prevăzute în anexa nr. 2.
(1)Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite elaborează şi actualizează anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 3, şi îl transmit la eşalonul ierarhic imediat superior, pentru informare şi armonizare, la datele stabilite de acestea, dar nu mai târziu de data de 5 martie a fiecărui an.
(2)Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terţiari de credite în finanţarea ordonatorului principal de credite, transmit programele elaborate şi actualizate conform alin. (1) la Secretariatul general, până la data de 10 martie a fiecărui an.
(3)În Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii se evidenţiază, în mod distinct, acţiunile de pregătire profesională, în domeniul controlului intern/managerial, a personalului de conducere şi execuţie, în cadrul structurilor de specialitate ale ministerului, precum şi în instituţii de specialitate din afara ministerului.
La nivelul ministerului, în vederea implementării standardelor de control intern/managerial, se stabilesc structurile centrale responsabile de standardele de control intern/managerial, conform anexei nr. 4.
1.Standardul 1 - Etica şi integritatea
Comandanţii/Şefii structurilor ministerului desemnează un ofiţer responsabil cu consilierea etică pentru cadrele militare şi personalul civil contractual, în vederea promovării valorilor etice, precum şi a valorilor specifice Armatei României.
Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de protecţie a identităţii persoanelor care au sesizat nereguli, fraude sau fapte de corupţie, conform legislaţiei privind avertizorul de integritate.
2.Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini
Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun actualizarea documentelor privind misiunea structurii, regulamentele interne şi fişele posturilor pentru atingerea obiectivelor şi luarea la cunoştinţă a conţinutului acestora de către întregul personal.
(1)Funcţiile considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile sunt acele funcţii care prezintă risc semnificativ în îndeplinirea obiectivelor structurii.
(2)La stabilirea funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile se au în vedere atribuţiile funcţionale care implică, de regulă:
a)accesul la informaţiile clasificate sau informaţiile neclasificate exceptate, potrivit legii, de la liberul acces al cetăţenilor;
b)gestionarea resurselor;
c)nivelul de decizie şi consecinţele actului de decizie;
d)competenţa decizională exclusivă;
e)derularea procedurilor de achiziţii publice;
f)relaţiile directe cu cetăţenii şi/sau instituţiile publice şi/sau private.
(3)În vederea inventarierii şi gestionării funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile, structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape:
a)convocarea comisiei în vederea identificării, ordonării, clasificării şi reevaluării funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile;
b)întocmirea Inventarului funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile, conform modelului prevăzut în anexa nr. 5.
3.Standardul 3 - Competenţa, performanţa
Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri pentru întocmirea planurilor de pregătire profesională a personalului nou-încadrat, încă din timpul procesului de selecţie.
4.Standardul 4 - Structura organizatorică
Pentru proiectarea structurii organizatorice, personalul implicat parcurge, în principal, următoarele etape:
a)analiza obiectivelor structurii;
b)definirea activităţilor necesare şi stabilirea conţinutului acestora;
c)crearea microstructurilor;
d)stabilirea propriu-zisă a structurii organizatorice.
Actul de delegare este conform atunci când:
a)este întocmit potrivit prevederilor actelor normative în domeniu;
b)respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuţiilor delegate şi cunoştinţele, experienţa şi capacitatea necesare efectuării actului de autoritate încredinţat;
c)sunt precizate în cuprinsul acestuia termenele-limită de realizare şi criteriile specifice pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuţiilor delegate;
d)sunt furnizate toate informaţiile asupra responsabilităţii ce va fi delegată;
e)sunt stabilite limitele competenţelor, atribuţiilor şi responsabilităţilor care se deleagă.
Persoana delegată răspunde de realizarea sarcinii, iar comandantul/şeful care a delegat îşi menţine în faţa superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia.
5.Standardul 5 - Obiective
Conducerea ministerului defineşte obiectivele legate de scopurile acestuia, precum şi pe cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne.
(1)Stabilirea obiectivelor structurilor ministerului constituie un proces în cadrul căruia se reflectă priorităţile ministerului în concordanţă cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele avute la dispoziţie şi domeniile de responsabilitate.
(2)Stabilirea obiectivelor are la bază formularea în comun de către factorii implicaţi a unor ipoteze/premise.
(3)Structurile ministerului reevaluează obiectivele ori de câte ori se modifică ipotezele/premisele care au stat la baza stabilirii acestora.
(4)Ipotezele/Premisele, obiectivele şi indicatorii de performanţă sunt formulate respectând metodologia prezentată în anexa nr. 6.
6.Standardul 6 - Planificarea
(1)Structurile ministerului întocmesc planuri, potrivit reglementărilor în domeniu, prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile care ar putea afecta realizarea obiectivelor structurilor ministerului să fie minime.
(2)Planurile cu principalele activităţi ale structurilor, precum şi orice alte documente de planificare întocmite potrivit reglementărilor în domeniu trebuie să cuprindă ipoteze/premise şi obiective cărora li se asociază indicatori de performanţă.
(3)Pentru îndeplinirea obiectivelor, comandanţii/şefii structurilor ministerului asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor microstructurilor.
7.Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor
În vederea monitorizării gradului de îndeplinire a obiectivelor se elaborează indicatori de performanţă pentru fiecare politică şi activitate utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate.
8.Standardul 8 - Managementul riscului
Structurile ministerului analizează anual riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri şi stabilesc responsabilităţi şi termene pentru aplicarea planurilor respective.
În managementul riscului structurile ministerului sunt obligate să parcurgă următoarele etape:
a)identificarea, potrivit domeniilor de responsabilitate, a obiectivelor generale şi specifice care au rol hotărâtor în realizarea misiunii;
b)stabilirea activităţilor principale necesare îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice identificate;
c)identificarea riscurilor majore care pot afecta realizarea obiectivelor generale şi specifice;
d)evaluarea riscurilor identificate;
e)stabilirea măsurilor de management al riscurilor şi punerea lor în aplicare;
f)analizarea stadiului implementării măsurilor de management al riscurilor;
g)reevaluarea procesului de management al riscurilor.
Implementarea managementului riscului se realizează potrivit Diagramei de proces pentru implementarea managementului riscului prevăzute în anexa nr. 7, având în vedere Metodologia privind identificarea, evaluarea şi atenuarea riscurilor, prevăzută în anexa nr. 8.
Registrul de riscuri al structurii se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 9 şi se actualizează anual până la data de 15 decembrie sau ori de câte ori situaţia o impune.
9.Standardul 9 - Proceduri
Pentru îndeplinirea obiectivelor, structurile ministerului stabilesc activităţile care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale.
(1)Pentru elaborarea şi actualizarea procedurilor de sistem/operaţionale structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape:
a)stabilirea activităţilor care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale şi a persoanelor responsabile cu întocmirea acestora;
b)studierea prevederilor legislaţiei naţionale şi UE, precum şi a reglementărilor NATO, în baza cărora se exercită atribuţiile structurii potrivit domeniilor de activitate;
c)întocmirea Inventarului activităţilor structurii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 10;
d)elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/operaţionale;
e)analizarea, în cadrul comisiei, a proiectelor procedurilor de sistem/operaţionale, precum şi a codurilor de identificare ale acestora;
f)efectuarea modificărilor apărute în urma analizei asupra procedurilor de sistem/operaţionale;
g)aprobarea procedurilor de sistem/operaţionale;
h)centralizarea procedurilor de sistem/operaţionale, în format electronic;
i)executarea reviziei procedurilor de sistem/operaţionale, de regulă anual, în trimestrul I şi ori de câte ori situaţia o impune.
(2)La elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale se ţine cont de următoarele:
a)se întocmesc procedurile de sistem/operaţionale necesare îndeplinirii atribuţiilor funcţionale;
b)se concep procedurile de sistem/operaţionale pentru a reflecta şi a ajuta la realizarea obiectivelor stabilite;
c)se întocmesc procedurile de sistem/operaţionale după stabilirea corelaţiilor dintre diverse activităţi/tipuri de activităţi;
d)se analizează procedurile de sistem/operaţionale pentru evitarea suprapunerii acestora.
(3)Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale de către structurile ministerului este prevăzută în anexa nr. 11. (4) Procedura de sistem/operaţională se elaborează potrivit modelului orientativ prevăzut în anexa nr. 12. (5) La nivelul ministerului, codificarea procedurilor de sistem/operaţionale se realizează potrivit "Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem/operaţionale aferente domeniilor de activitate din Ministerul Apărării Naţionale", aprobată de secretarul general.
(1)Procedura de sistem/operaţională se elaborează în exemplar unic, iar după aprobare se înregistrează la compartimentul documente clasificate, se păstrează la structura/microstructura emitentă şi se transmite, în format electronic, secretariatului comisiei şi structurilor/microstructurilor/ persoanelor implicate/interesate.
(2)Procedura de sistem se elaborează şi se actualizează de către structura care, potrivit reglementărilor, este lider de domeniu de activitate.
(3)Procedura de sistem se aprobă de către comandantul/şeful structurii lider de domeniu de activitate, după consultarea şi avizarea de către structurile ale căror domenii de activitate sunt influenţate şi avizarea de către preşedintele comisiei.
(4)Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale al structurilor se elaborează şi se actualizează în format electronic, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 13. (5) Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/ operaţionale al structurilor se tipăreşte şi se înregistrează la sfârşitul anului calendaristic sau la solicitarea comisiilor de control.
10.Standardul 10 - Supravegherea
Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun planificarea, organizarea şi executarea controalelor activităţilor, operaţiunilor şi tranzacţiilor, în scopul realizării eficace a acestora, în baza unor proceduri prestabilite.
Supravegherea activităţilor presupune:
a)personalului îi sunt comunicate atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţă atribuite;
b)este evaluată sistematic activitatea personalului.
(1)Controlul este un proces continuu şi se desfăşoară, în principal, sub următoarele forme: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea şi aprobarea.
(2)Controalele specializate, efectuate de structurile anume constituite din minister, se desfăşoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor.
Controlul se desfăşoară potrivit prevederilor actelor normative specifice şi presupune:
a)integrarea acestuia în componentele procesuale şi structurale ale ministerului;
b)stabilirea unor obiective de control clare şi precise;
c)stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor şi procedurilor utilizate în cadrul acestora pentru asigurarea eficacităţii controlului sub raportul costuri/beneficii;
d)pregătirea şi instruirea personalului cu atribuţii de control sau căruia i s-au delegat asemenea atribuţii;
e)stabilirea modalităţilor de evaluare şi valorificare a rezultatelor controlului.
11.Standardul 11 - Continuitatea activităţii
Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de identificare a principalelor riscuri cu privire la continuitatea derulării activităţilor şi de asigurare a continuităţii activităţii prin măsuri/planuri care să prevină apariţia situaţiilor de discontinuitate.
12.Standardul 12 - Informarea şi comunicarea
Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de stabilire a metodelor şi căilor de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor, informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării activităţilor şi să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă.
13.Standardul 13 - Gestionarea documentelor
Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de elaborare şi implementare a procedurilor de sistem/operaţionale privind primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea documentelor, care să ofere control asupra ciclului complet de viaţă a acestora, precum şi accesibilitatea personalului şi terţilor abilitaţi.
14.Standardul 14 - Raportarea contabilă şi financiară
Comandanţii/Şefii structurilor ministerului care au calitatea de ordonatori de credite sunt responsabili de organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii şi de prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrare, precum şi a execuţiei bugetare, în vederea asigurării exactităţii tuturor informaţiilor contabile aflate sub control.
Contabilul-şef/Şeful microstructurii financiar-contabile asigură calitatea informaţiilor şi datelor contabile utilizate la realizarea situaţiilor contabile, care reflectă în mod real activele şi pasivele.
15.Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/ managerial
(1)Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite transmit pe cale ierarhică la eşaloanele superioare, la termenele stabilite de acestea, Situaţia centralizatoare semestrială privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. I, Informaţii generale, potrivit modelului din anexa nr. 3 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.
(2)Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terţiari de credite în finanţarea ordonatorului principal de credite, transmit situaţia prevăzută la alin. (1) la Secretariatul general, până la data de 10 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat.
Pentru autoevaluarea sistemului de control intern/managerial structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite parcurg, în principal, următoarele etape:
a)convocarea comisiei în vederea realizării autoevaluării sistemului propriu de control intern/managerial;
b)completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, prevăzut în anexa nr. 4.1 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
c)întocmirea Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, şi aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, în conformitate cu prevederile pct. 1 subpct. 1.4 alin. 3 lit. d) din Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
d)întocmirea Situaţiei centralizatoare anuale privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. II, Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20...., prevăzută în anexa nr. 3 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, şi a Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20...., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
e)înaintarea de către structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite, pe cale ierarhică, la eşaloanele superioare, la termenele stabilite de acestea, a documentelor prevăzute la lit. c) şi d);
f)înaintarea de către structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terţiari de credite în finanţarea ordonatorului principal de credite, la Secretariatul general a documentelor prevăzute la lit. c) şi d), până la data de 25 ianuarie a anului următor pentru anul precedent.
Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi nu au calitatea de ordonatori de credite completează doar documentul prevăzut la art. 44 lit. b) şi îl transmit eşaloanelor superioare pentru a fi cuprins în Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării a acestora.
16.Standardul 16 - Auditul intern
Structurile de audit public intern asigură evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului de control intern/ managerial al structurilor ministerului.
Pentru fundamentarea Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20...., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, la nivelul ministerului se stabilesc următoarele responsabilităţi:
a)structurile ministerului auditate de către structurile de audit public intern/extern în domeniul controlului intern/managerial transmit la Secretariatul general, în termen de 30 de zile de la încheierea misiunii de audit, principalele recomandări formulate în raportul de audit public, precum şi principalele măsuri dispuse în vederea implementării acestora;
b)Direcţia audit intern transmite la Secretariatul general o sinteză cu privire la principalele constatări în domeniul controlului intern/managerial, precum şi elemente considerate relevante în programul şi activitatea structurii de audit, până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.
(1)Structurile ministerului completează şi transmit pe cale ierarhică la Secretariatul general, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor norme, informaţiile din tabelul prevăzut în anexa nr. 14. (2) Structurile ministerului transmit pe cale ierarhică la Secretariatul general orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin. (1), în termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acesteia.
Documentele privind controlul intern/managerial se arhivează într-un dosar separat la compartimentul documente clasificate, potrivit termenelor stabilite de legislaţia în domeniu.
Reglementări specifice privind elemente de noutate/bună practică în domeniul controlului intern/managerial se stabilesc prin precizări ale secretarului general.
Anexele nr. 1-14 fac parte integrantă din prezentele norme.
la norme
GLOSAR
Impactul - consecinţa asupra rezultatelor/obiectivelor, dacă riscul s-ar materializa.
Microstructura - orice compartiment/birou/secţie/serviciu, după caz, de la toate nivelurile ierarhice.
Probabilitatea - posibilitatea sau eventualitatea ca un risc să se materializeze, determinată apreciativ sau prin cuantificare, atunci când natura riscului şi informaţiile disponibile permit o astfel de evaluare.
Riscul inerent - expunerea la un anumit risc, înainte să fie luată vreo măsură de atenuare a lui.
Riscul rezidual - expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsurile de management al riscului.
Structurile ministerului - structurile centrale, structurile subordonate nemijlocit ministrului apărării naţionale, structurile din subordinea/coordonarea structurilor centrale, până la nivel batalion/similar inclusiv, cu denumire, stat de organizare şi indicativ numeric.
la norme
Principalele cerinţe privind implementarea
standardelor de control intern/managerial
Font 7
┌───┬────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┐
│Nr.│ Standarde │ Principalele cerinţe │ Documente │
│crt│ │ │ │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 1.│Standardul 1 │1.1. Asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii, │- Documentele prin care au fost │
│ │ETICA ŞI INTEGRITATEA │respectării şi aplicării de către întregul personal│aduse la cunoştinţa întregului │
│ │ │a reglementărilor cu privire la etică, integritate,│personal reglementările care │
│ │ │evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi │guvernează comportamentul la locul │
│ │ │raportarea fraudelor, actelor de corupţie şi │de muncă (notificare e-mail, │
│ │ │semnalarea neregularităţilor: │registrul privind prelucrarea │
│ │ │1.1.1. postarea pe reţelele informatice locale │ordinelor, tabel de luare │
│ │ │existente a Codului de conduită etică a │la cunoştinţă etc.) │
│ │ │personalului militar şi civil contractual din │- Ordinul de zi pe unitate │
│ │ │Ministerul Apărării Naţionale, aprobat prin Ordinul│- Declaraţiile de avere şi interese│
│ │ │ministrului apărării naţionale nr. M.94/2004*), │- Procedurile operaţionale │
│ │ │precum şi a altor coduri de conduită aplicabile în │- Fişele posturilor │
│ │ │cadrul structurii, în funcţie de domeniul de │- Documentele cercetării (când │
│ │ │activitate şi/sau de categoriile de personal │este cazul) │
│ │ │existente; │ │
│ │ │1.1.2. aducerea la cunoştinţă a reglementărilor │ │
│ │ │care guvernează comportamentul la locul de muncă, │ │
│ │ │aplicabile în cadrul structurii; │ │
│ │ │1.1.3. prelucrarea actelor normative specifice │ │
│ │ │pentru respectarea disciplinei militare în armată; │ │
│ │ │1.1.4. desemnarea, potrivit Legii nr. 7/2004 │ │
│ │ │privind Codul de conduită al funcţionarilor │ │
│ │ │publici, republicată, prin ordin de zi pe unitate │ │
│ │ │(OZU) a unui consilier de etică pentru │ │
│ │ │funcţionarii publici din cadrul structurii, │ │
│ │ │responsabil pentru consiliere etică şi │ │
│ │ │monitorizarea respectării normelor de conduită, │ │
│ │ │precum şi desemnarea unui consilier de etică pentru│ │
│ │ │cadre militare şi personalul contractual civil; │ │
│ │ │1.1.5. aducerea la cunoştinţă a problemelor │ │
│ │ │disciplinare apărute la nivelul armatei, publicate │ │
│ │ │în Buletinul Informativ al Armatei; │ │
│ │ │1.1.6. depunerea, publicarea, monitorizarea şi │ │
│ │ │actualizarea declaraţiilor de avere şi de interese │ │
│ │ │ale personalului de conducere şi ale │ │
│ │ │funcţionarilor publici; │ │
│ │ │1.1.7. completarea fişelor posturilor cu atribuţii │ │
│ │ │în ceea ce priveşte semnalarea neregularităţilor │ │
│ │ │care pot afecta îndeplinirea obiectivelor; │ │
│ │ │1.1.8. asigurarea condiţiilor necesare │ │
│ │ │personalului de a semnala neregularităţile │ │
│ │ │apărute, astfel încât aceste semnalări să nu │ │
│ │ │determine un tratament inechitabil şi │ │
│ │ │discriminatoriu faţă de persoana în cauză; │ │
│ │ │1.1.9. efectuarea de cercetări pentru elucidarea │ │
│ │ │neregularităţilor semnalate, stabilirea şi │ │
│ │ │aplicarea măsurilor care se impun (când este │ │
│ │ │cazul). │ │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 2.│ Standardul 2 │2.1. Elaborarea/Actualizarea documentelor privind │- Atribuţiile structurii │
│ │ ATRIBUŢII, FUNCŢII, │misiunea, atribuţiile şi activităţile structurii │- Fişele posturilor │
│ │ SARCINI │2.2. Aducerea la cunoştinţa întregului personal a │- Inventarul funcţiilor considerate│
│ │ │documentelor actualizate privind misiunea, │ca fiind în mod special expuse la │
│ │ │atribuţiile şi activităţile structurii │corupţie/sensibile │
│ │ │2.3. Stabilirea sarcinilor/atribuţiilor asociate │- Inventarul activităţilor │
│ │ │posturilor în concordanţă cu competenţele │structurii │
│ │ │decizionale necesare realizării acestora │ │
│ │ │2.4. Repartizarea tuturor atribuţiilor structurii, │ │
│ │ │prevăzute de lege şi de normele interne, │ │
│ │ │personalului din compunerea structurii, prin │ │
│ │ │fişele posturilor │ │
│ │ │2.5. Actualizarea fişelor posturilor în vederea │ │
│ │ │repartizării raţionale şi echilibrate a │ │
│ │ │activităţilor/sarcinilor personalului │ │
│ │ │2.6. Întocmirea Inventarului funcţiilor │ │
│ │ │considerate ca fiind în mod special expuse la │ │
│ │ │corupţie/sensibile şi luarea măsurilor necesare │ │
│ │ │pentru reducerea riscurilor asociate acestora │ │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 3.│ Standardul 3 │3.1. Ocuparea posturilor prin concurs, potrivit │- Planul de pregătire a noilor │
│ │COMPETENŢA, PERFORMANŢA │legii │angajaţi │
│ │ │3.2. Completarea fişelor posturilor cu date privind│- Tabelul cu nevoile de pregătire │
│ │ │cunoştinţele şi aptitudinile necesar a fi deţinute │pe categorii de personal │
│ │ │de titulari în vederea îndeplinirii sarcinilor/ │- Documentaţia care atestă ocuparea│
│ │ │atribuţiilor │posturilor prin concurs, potrivit │
│ │ │3.3. Întocmirea tabelului centralizator cu nevoile │legii │
│ │ │de pregătire pe categorii de personal (cursuri │- Procedurile operaţionale │
│ │ │necesare pentru promovarea în carieră, cursuri de │ │
│ │ │specialitate pentru îndeplinirea atribuţiilor │ │
│ │ │funcţionale) şi modul de aplicare a nevoilor de │ │
│ │ │pregătire │ │
│ │ │3.4. Elaborarea şi realizarea de programe de │ │
│ │ │pregătire profesională a personalului, de către │ │
│ │ │structurile de specialitate, conform nevoilor de │ │
│ │ │perfecţionare identificate │ │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 4.│ Standardul 4 │4.1. Actualizarea şi păstrarea în conformitate cu │- Statul de organizare al │
│ │STRUCTURA ORGANIZATORICĂ│normele specifice în domeniu a statului de │structurii │
│ │ │organizare al structurii │- Diagramele de relaţii │
│ │ │4.2. Asigurarea corespondenţei dintre statul de │- Ordinul de zi pe unitate sau │
│ │ │organizare al structurii, registrul de evidenţă pe │extrasul din acesta │
│ │ │funcţii şi fişele postului │- Fişele posturilor │
│ │ │4.3. Stabilirea în scris a competenţelor şi a │ │
│ │ │responsabilităţilor delegate, precum şi a │ │
│ │ │limitelor acestora │ │
│ │ │4.4. Asumarea responsabilităţii de către personalul│ │
│ │ │delegat, confirmată prin semnătură │ │
│ │ │4.5. Înscrierea în fişa postului a activităţii │ │
│ │ │delegate │ │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 5.│ Standardul 5 │5.1. Stabilirea obiectivelor generale şi a celor │- Inventarul activităţilor │
│ │ OBIECTIVE │specifice ale structurii, conform actelor normative│structurii │
│ │ │în domeniu, în funcţie de resursele avute la │- Planul cu principalele activităţi│
│ │ │dispoziţie, având termene de realizare şi │ │
│ │ │indicatori de performanţă ataşaţi │ │
│ │ │5.2. Elaborarea inventarului activităţilor │ │
│ │ │structurii │ │
│ │ │5.3. Stabilirea activităţilor individuale pentru │ │
│ │ │fiecare salariat, care să conducă la atingerea │ │
│ │ │obiectivelor structurii │ │
│ │ │5.4. Formularea, în cadrul şedinţelor de lucru, a │ │
│ │ │ipotezelor/premiselor, acceptate prin consens, care│ │
│ │ │stau la baza stabilirii obiectivelor │ │
│ │ │5.5. Reevaluarea obiectivelor specifice atunci │ │
│ │ │când se constată modificări ale ipotezelor/ │ │
│ │ │premiselor │ │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 6.│ Standardul 6 │6.1. Repartizarea resurselor alocate astfel încât │- Planul cu principalele activităţi│
│ │ PLANIFICAREA │să asigure activităţile necesare realizării │şi/sau alte documente de │
│ │ │obiectivelor specifice compartimentului │planificare (directive, strategii │
│ │ │6.2. Elaborarea şi aprobarea documentelor de │etc.) │
│ │ │planificare şi conducere în funcţie de obiectivele │- Planul de asigurare şi │
│ │ │structurii │îmbunătăţire a calităţii │
│ │ │6.3. Actualizarea planurilor/programelor în │activităţii (Programul de pregătire│
│ │ │funcţie de schimbarea obiectivelor, resurselor sau │/instruire a personalului) │
│ │ │altor elemente ale procesului de fundamentare │- Programul anual al achiziţiilor │
│ │ │6.4. Adoptarea măsurilor de coordonare a │publice │
│ │ │deciziilor şi activităţilor structurii cu cele │- Planul de mentenanţă │
│ │ │ale altor structuri, în scopul asigurării │- Proiectul de buget │
│ │ │convergenţei şi coerenţei acestora │- Diagramele de relaţii │
│ │ │6.5. Realizarea de consultări permanente atât în │- Procedurile de sistem/ │
│ │ │cadrul structurilor, cât şi între structuri, în │operaţionale │
│ │ │vederea coordonării eficiente a activităţilor │ │
│ │ │desfăşurate, pentru îndeplinirea obiectivelor │ │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 7.│ Standardul 7 │7.1. Primirea, în mod sistematic, de raportări │- Rapoartele de activitate │
│ │ MONITORIZAREA │despre activitatea structurii de către comandantul/│- Analiza stării structurii │
│ │ PERFORMANŢELOR │şeful acesteia │- Fişele de apreciere de serviciu │
│ │ │7.2. Monitorizarea activităţilor în vederea │anuale │
│ │ │îndeplinirii obiectivelor cu ajutorul unor │- Planul cu principalele activităţi│
│ │ │indicatori de performanţă │ │
│ │ │7.3. Evaluarea performanţelor de către comandantul/│ │
│ │ │şeful structurii │ │
│ │ │7.4. Reevaluarea indicatorilor atunci când au loc │ │
│ │ │modificări ale ipotezelor/premiselor şi, implicit, │ │
│ │ │a obiectivelor │ │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 8.│ Standardul 8 │8.1. Identificarea şi evaluarea/reevaluarea │- Procesul-verbal de analiză a │
│ │ MANAGEMENTUL RISCULUI │principalelor riscuri asociate obiectivelor şi │riscurilor │
│ │ │activităţilor structurii care pot afecta │- Registrul de riscuri │
│ │ │eficacitatea şi eficienţa operaţiunilor, │ │
│ │ │respectarea regulilor, regulamentelor, încrederea │ │
│ │ │în informaţiile financiare şi de management intern │ │
│ │ │şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi │ │
│ │ │descoperirea fraudelor │ │
│ │ │8.2. Stabilirea măsurilor de gestionare a │ │
│ │ │riscurilor │ │
│ │ │8.3. Întocmirea şi actualizarea Registrului de │ │
│ │ │riscuri la nivelul structurii │ │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 9.│ Standardul 9 │9.1. Stabilirea activităţilor care pot fi transpuse│- Inventarul activităţilor │
│ │ PROCEDURI │în proceduri de sistem/operaţionale │structurii │
│ │ │9.2. Elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale│- Procedurile de sistem/ │
│ │ │şi aducerea lor la cunoştinţă persoanelor cu │operaţionale │
│ │ │atribuţii în domeniu │- Registrul pentru evidenţa │
│ │ │9.3. Respectarea codurilor de identificare │procedurilor de sistem/ │
│ │ │stabilite la nivelul ministerului │operaţionale │
│ │ │9.4. Identificarea activităţilor/acţiunilor/ │- Atribuţiile structurii │
│ │ │proceselor care necesită reevaluări sau noi │- Fişele posturilor │
│ │ │proceduri │- Diagramele de relaţii │
│ │ │9.5. Efectuarea modificărilor apărute în urma │- Documente justificative │
│ │ │analizei │ │
│ │ │9.6. Centralizarea procedurilor de sistem/ │ │
│ │ │operaţionale în format electronic de către │ │
│ │ │secretariatul comisiei │ │
│ │ │9.7. Modificarea şi actualizarea procedurilor de │ │
│ │ │sistem/ operaţionale, ca urmare a disfuncţiilor │ │
│ │ │constatate pe parcursul derulării activităţilor │ │
│ │ │9.8. Stabilirea măsurilor necesare pentru │ │
│ │ │separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor, │ │
│ │ │potrivit legii │ │
│ │ │9.9. Exercitarea de persoane diferite a funcţiilor │ │
│ │ │de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor│ │
│ │ │9.10. Întocmirea de documente înainte de efectuarea│ │
│ │ │operaţiunilor, în situaţia unor circumstanţe │ │
│ │ │deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care │ │
│ │ │induc abateri ce nu permit derularea tranzacţiilor │ │
│ │ │prin procedurile existente │ │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│10.│ Standardul 10 │10.1. Implementarea şi evaluarea eficacităţii │- Procedurile de sistem/ │
│ │ SUPRAVEGHEREA │mijloacelor de control şi supraveghere impuse │operaţionale │
│ │ │pentru realizarea obiectivelor stabilite │- Fişele de apreciere de serviciu │
│ │ │10.2. Comunicarea atribuţiilor, a │anuale │
│ │ │responsabilităţilor şi a limitelor de competenţă │- Planul de control │
│ │ │atribuite fiecărui salariat │- Documente rezultate în urma │
│ │ │10.3. Efectuarea evaluării periodice a activităţii │executării controlului │
│ │ │întregului personal │ │
│ │ │10.4. Verificarea şi aprobarea rezultatelor muncii │ │
│ │ │obţinute în diverse etape de realizare a │ │
│ │ │operaţiunii │ │
│ │ │10.5. Elaborarea planurilor de control care să │ │
│ │ │furnizeze asigurări pentru atingerea obiectivelor │ │
│ │ │10.6. Definirea modalităţilor de evaluare şi │ │
│ │ │valorificare a rezultatelor controalelor │ │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│11.│ Standardul 11 │11.1. Asigurarea continuităţii activităţilor la │- Inventarul situaţiilor care pot │
│ │ CONTINUITATEA │nivelul fiecărei microstructuri în parte, prin │conduce la discontinuităţi în │
│ │ ACTIVITĂŢII │întocmirea unui inventar al situaţiilor care pot │activitate şi al măsurilor care să │
│ │ │conduce la discontinuităţi în activitate şi al │prevină apariţia lor │
│ │ │măsurilor care să prevină apariţia lor │- Ordinul de zi pe unitate prin │
│ │ │11.2. Efectuarea demersurilor de încadrare pe │care se numeşte înlocuitorul la │
│ │ │funcţiile disponibile la plecarea personalului din │comandă al persoanelor cu funcţii │
│ │ │structură │de conducere la plecarea acestora │
│ │ │11.3. Asigurarea existenţei de contracte de service│în concedii, misiuni etc. │
│ │ │pentru întreţinerea echipamentelor din dotare │- Procedurile de sistem/ │
│ │ │11.4. Asigurarea existenţei de contracte de │operaţionale │
│ │ │achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente din │- Contractele de achiziţii │
│ │ │dotare │- Contractele de service │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│12.│ Standardul 12 │12.1. Stabilirea tipurilor de informaţii şi a │- Diagrama de relaţii │
│ │ INFORMAREA ŞI │nevoilor de informare în cadrul fiecărei structuri,│- Procedurile de sistem/ │
│ │ COMUNICAREA │pe nivele ierarhice, astfel încât, prin primirea şi│operaţionale │
│ │ │transmiterea informaţiilor, sarcinile să poată fi │- Buletinul Informativ al Armatei │
│ │ │îndeplinite │- Pagina de internet proprie │
│ │ │12.2. Stabilirea unui flux informaţional (diagramă │ │
│ │ │de relaţii) fiabil, în toate sensurile, inclusiv │ │
│ │ │în relaţiile cu exteriorul structurii │ │
│ │ │12.3. Stabilirea unui sistem eficient de comunicare│ │
│ │ │internă şi externă care să asigure o difuzare │ │
│ │ │rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor │ │
│ │ │12.4. Adaptarea procesului de comunicare la │ │
│ │ │capacitatea utilizatorilor, în ceea ce priveşte │ │
│ │ │prelucrarea informaţiilor şi achitarea de │ │
│ │ │responsabilităţi în materie de comunicare │ │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│13.│ Standardul 13 │13.1. Organizarea expedierii/primirii, a │- Procedurile de sistem/ │
│ │GESTIONAREA DOCUMENTELOR│depozitării şi a lucrului cu documente pentru │operaţionale │
│ │ │rezolvarea sarcinilor de serviciu şi transpunerea │- Documentele prin care au fost │
│ │ │acestor operaţiuni în proceduri operaţionale │aduse la cunoştinţa întregului │
│ │ │13.2. Implementarea măsurilor de securitate pentru │personal reglementările cu privire │
│ │ │protejarea documentelor împotriva distrugerii, │la corespondenţă şi arhivare │
│ │ │furtului, pierderii, incendiului etc. │(notificare e-mail, registrul │
│ │ │13.3. Aducerea la cunoştinţa întregului personal a │privind prelucrarea ordinelor, │
│ │ │legislaţiei cu privire la corespondenţă şi arhivare│tabel de luare la cunoştinţă etc.) │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│14.│ Standardul 14 │14.1. Elaborarea/Actualizarea procedurilor │- Planul de control intern în │
│ │ RAPORTAREA CONTABILĂ │contabile în concordanţă cu prevederile normative │domeniul financiar-contabil │
│ │ ŞI FINANCIARĂ │aplicabile domeniului financiar-contabil │- Procedurile de sistem/ │
│ │ │14.2. Executarea controalelor pentru a asigura │operaţionale │
│ │ │corecta aplicare a politicilor, normelor şi │- Rapoarte/Acte de verificare │
│ │ │procedurilor contabile, precum şi a prevederilor │- Situaţiile financiare anuale │
│ │ │normative aplicabile domeniului financiar-contabil │ │
│ │ │şi al controlului intern │ │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│15.│ Standardul 15 │15.1. Realizarea, anual, a operaţiunii de │- Situaţiile centralizatoare │
│ │EVALUAREA SISTEMULUI DE │autoevaluare a subsistemului de control intern/ │semestriale/anuale privind stadiul │
│ │ CONTROL INTERN/ │managerial la nivelul structurii prin întocmirea de│implementării şi dezvoltării │
│ │ MANAGERIAL │raportări şi informări/situaţii centralizatoare │sistemului de control intern/ │
│ │ │prevăzute de legislaţia în domeniu │managerial │
│ │ │15.2. Autoevaluarea anuală a stadiului │- Chestionarul de autoevaluare a │
│ │ │implementării şi dezvoltării sistemului propriu de │stadiului de implementare a │
│ │ │control intern/managerial, pentru a stabili gradul │standardelor de control intern/ │
│ │ │de conformitate a acestuia cu standardele de │managerial │
│ │ │control intern/managerial │- Situaţia sintetică a rezultatelor│
│ │ │ │autoevaluării │
│ │ │ │- Raportul asupra sistemului de │
│ │ │ │control intern/managerial │
├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│16.│ Standardul 16 │16.1. Executarea de misiuni de consiliere privind │- Documentele misiunii de audit │
│ │ AUDITUL INTERN │pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului │ │
│ │ │de control intern/managerial al structurii │ │
│ │ │16.2. Asigurarea evaluării independente şi │ │
│ │ │obiective a sistemului de control intern/ │ │
│ │ │managerial, de către structura de audit intern │ │
│ │ │16.3. Finalizarea acţiunilor auditorului intern │ │
│ │ │prin rapoarte de audit, în care se enunţă punctele │ │
│ │ │slabe identificate în sistem şi se formulează │ │
│ │ │recomandări pentru eliminarea acestora │ │
│ │ │16.4. Dispunerea de către comandantul/şeful │ │
│ │ │structurii a măsurilor necesare eliminării │ │
│ │ │punctelor slabe constatate de misiunile de audit, │ │
│ │ │având în vedere recomandările din rapoartele de │ │
│ │ │audit intern │ │
└───┴────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────┘
la norme
–Model -
ROMÂNIA Clasa/Nivel de secretizare
Ministerul Apărării Naţionale Exemplarul nr.
–denumirea structurii -
Nr. .... din ............
–localitatea -
Aprob
Comandantul/Şeful .............
(structura)
............
(gradul)
........................
(prenumele şi numele)
Programul de dezvoltare a sistemului
de control intern/managerial
al ........(denumirea structurii)..........
A. Cadru legal:
–Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
–Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
–Ordinul ministrului apărării naţionale nr. M.84/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale.
B. Obiective:
1.asigurarea implementării şi utilizării cu eficienţă a instrumentelor de control intern/managerial, în vederea informării operative, corecte şi la timp a conducerii structurii pentru a deţine un bun control asupra activităţilor şi acţiunilor organizate şi desfăşurate în cadrul structurii;
2.identificarea, analiza şi evaluarea riscurilor care pot afecta obţinerea rezultatelor şi atingerea obiectivelor, stabilirea măsurilor de adoptat şi a responsabilităţilor în acest sens, monitorizarea constantă a procesului.
..........
C. Acţiuni
Font 9
┌────┬───────────────────────┬──────────────────┬───────────────────┬──────────┬──────────┐
│Nr. │ Acţiuni │ Răspunde │ Participă │ Termen │Observaţii│
│crt.│ │ │ │ │ │
├────┴───────────────────────┴──────────────────┴───────────────────┴──────────┴──────────┤
│ Implementarea standardului 5 - Obiective │
├────┬───────────────────────┬──────────────────┬───────────────────┬──────────┬──────────┤
│ 1. │Formularea obiectivelor│Şefii de │Şefii de │ ........ │ │
│ │generale şi specifice │compartimente/ │compartimente/ │ │ │
│ │la nivelul │birouri/secţii/ │birouri/secţii/ │ │ │
│ │microstructurilor, │servicii │servicii │ │ │
│ │precum şi identificarea│ │ │ │ │
│ │ipotezelor/premiselor │ │ │ │ │
│ │ce stau la baza │ │ │ │ │
│ │stabilirii obiectivelor│ │ │ │ │
├────┼───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────┼──────────┤
│ 2. │Elaborarea │Şefii de │Şefii de │ ........ │ │
│ │indicatorilor de │compartimente/ │compartimente/ │ │ │
│ │performanţă asociaţi │birouri/secţii/ │birouri/secţii/ │ │ │
│ │obiectivelor │servicii │servicii │ │ │
├────┼───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────┼──────────┤
│ 3. │Includerea în Planul cu│Preşedintele │Şefii de │ ........ │ │
│ │principalele activităţi│comisiei │compartimente/ │ │ │
│ │ale structurii a │ │birouri/secţii/ │ │ │
│ │ipotezelor/premiselor, │ │servicii │ │ │
│ │obiectivelor şi │ │ │ │ │
│ │indicatorilor de │ │ │ │ │
│ │performanţă asociaţi │ │ │ │ │
├────┴───────────────────────┴──────────────────┴───────────────────┴──────────┴──────────┤
│ Implementarea standardului ........................... │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
la norme
Structurile centrale responsabile de standardele
de control intern/managerial
Font 7
┌────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┐
│Nr. │ Standardele de │Departa-│ Departa- │Departa-│ Statul │Secreta-│Direcţia│Direcţia│Direcţia│Direcţia│ Corpul │Direcţia│Direcţia│
│crt.│ control intern/ │ mentul │ mentul │ mentul │ Major │ riatul │generală│ mana- │ finan- │ instan-│ de con-│ audit │medicală│
│ │ managerial │ pentru │ pentru │ pentru │ General│ general│ de │ gement │ ciar- │ ţelor │ trol şi│ intern │ │
│ │ │politica│relaţia cu │ arma- │ │ │informa-│resurse │ conta- │militare│ inspec-│ │ │
│ │ │ de apă-│Parlamentul│ mente │ │ │ ţii a │ umane │ bilă │ │ ţie │ │ │
│ │ │ rare şi│ şi │ │ │ │apărării│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ plani- │ informare │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ ficare │ publică │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │
├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤
│ Mediul de control │
├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤
│ 1.│Etica, integritatea │ - │ C │ - │ - │ C │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │
├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│ 2.│Atribuţii, funcţii, │ - │ - │ - │ C │ - │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │
│ │sarcini │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│ 3.│Competenţa, │ - │ - │ - │ C │ - │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │
│ │performanţa │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│ 4.│Structura │ - │ - │ - │ R │ - │ - │ C │ - │ - │ - │ - │ - │
│ │organizatorică │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤
│ Performanţe şi managementul riscului │
├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤
│ 5.│Obiective │ R │ - │ - │ C │ C │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │
├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│ 6.│Planificarea │ R │ - │ - │ C │ C │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │
├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│ 7.│Monitorizarea │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │
│ │performanţelor │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│ 8.│Managementul │ C │ C │ C │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │
│ │riscului │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤
│ Activităţi de control │
├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤
│ 9.│Proceduri │ C │ C │ C │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │
├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│ 10.│Supravegherea │ - │ - │ C │ R │ - │ C │ - │ - │ - │ - │ - │ - │
├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│ 11.│Continuitatea │ - │ - │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │
│ │activităţii │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤
│ Informarea şi comunicarea │
├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤
│ 12.│Informarea şi │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │
│ │comunicarea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│ 13.│Gestionarea │ - │ - │ - │ C │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │ - │
│ │documentelor │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│ 14.│Raportarea contabilă│ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ R │ C │ C │ C │ C │
│ │şi financiară │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤
│ Evaluare şi audit │
├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤
│ 15.│Evaluarea sistemului│ C │ C │ C │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │
│ │de control intern/ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │managerial │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│ 16.│Auditul intern │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ R │ - │
└────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┘
LEGENDĂ:
–R - structură responsabilă cu implementarea şi dezvoltarea standardului;
–C - structură colaboratoare la implementarea şi dezvoltarea standardului.
la norme
Font 9
–Model -
ROMÂNIA
Ministerul Apărării Naţionale Clasa/Nivel de secretizare
–denumirea structurii - Exemplarul nr. ......
Nr. ...........din ...............
–localitatea -
Aprob
Comandantul/Şeful ..................
(structura)
............
(gradul)
............................
(prenumele şi numele)
Inventarul funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile
┌────┬─────────────────────┬─────────────────────┬───────┬─────────────────┬──────────┐
│Nr. │ Funcţie sensibilă │ Salariat │ Data │Măsuri de control│Observaţii│
│crt.│ compartiment/birou/ │ (grad/nume/prenume) │numirii│intern/managerial│ │
│ │ secţie/serviciu │ │ │ *) │ │
├────┼─────────────────────┼─────────────────────┼───────┼─────────────────┼──────────┤
│ 1.│ │ │ │ │ │
├────┼─────────────────────┼─────────────────────┼───────┼─────────────────┼──────────┤
│ 2.│ │ │ │ │ │
├────┼─────────────────────┼─────────────────────┼───────┼─────────────────┼──────────┤
│ ...│ │ │ │ │ │
├────┼─────────────────────┼─────────────────────┼───────┼─────────────────┼──────────┤
│ n.│ │ │ │ │ │
└────┴─────────────────────┴─────────────────────┴───────┴─────────────────┴──────────┘
la norme
Metodologia de formulare a ipotezelor/premiselor,
obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă
Obiectivele generale contribuie la îndeplinirea misiunii ministerului şi sunt enunţate în legea de organizare şi funcţionare a ministerului sau sunt stabilite în actele normative şi documentele de planificare (Strategia naţională de apărare, Carta albă a apărării, Directiva de planificare a apărării etc.).
Obiectivele specifice sunt obiectivele rezultate prin derivare din obiectivele generale şi contribuie la îndeplinirea obiectivului general corespunzător. Ele se particularizează de către comandantul/şeful structurii, în concordanţă cu activitatea şi atribuţiile specifice ale acesteia, şi se includ în planul cu principalele activităţi ale structurii sau în alte documente de planificare.
Ipotezele/premisele stau la baza stabilirii obiectivelor şi reprezintă construcţii logice între variabile, bazate pe date cantitative sau calitative complete, care exprimă posibilele schimbări din mediul intern sau extern al ministerului (de exemplu: în estimarea costurilor sau beneficiilor unei acţiuni se ia în considerare rata inflaţiei).
Obiectivele sunt formulate astfel încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T., care presupune că obiectivele trebuie să respecte următoarele criterii:
a)specific - obiectivele trebuie să fie precise şi concrete;
b)măsurabil - obiectivele trebuie să definească o stare viitoare dezirabilă într-un mod care să permită măsurarea, astfel încât să fie posibilă verificarea îndeplinirii obiectivului prin indicatori de performanţă;
c)abordabil - obiectivele stabilite trebuie să fie realizabile;
d)realist - obiectivele stabilite trebuie să fie ambiţioase, însă, în acelaşi timp, trebuie să fie realiste;
e)termen de realizare - obiectivele pot fi măsurate numai dacă sunt încadrate într-o perioadă fixă de timp sau dacă se raportează la o dată.
Obiectivele generale şi specifice trebuie stabilite în aşa fel încât îndeplinirea lor să poată fi verificată prin indicatori măsurabili de performanţă pentru activitatea planificată.
Indicatorii de performanţă sunt elaboraţi pentru a furniza informaţii de încredere asupra naturii şi performanţei sectorului supus revizuirii împreună cu un set compatibil de măsuri ale performanţei. Acest lucru va contribui la creşterea gradului de răspundere publică al sectorului, precum şi la asigurarea faptului că deciziile privind politicile pot fi agreate în baza informaţiilor întemeiate şi de încredere.
Un indicator de performanţă defineşte măsurarea unei informaţii importante şi folositoare, cu privire la performanţa ministerului, exprimată în procente, index, rată sau altă comparaţie, care este monitorizată la intervale regulate şi este comparată cu unul sau mai multe criterii.
Măsurarea performanţei este, în general, orientată fie către rezultatele activităţii (output), fie către impactul programului (outcome) pe termen lung.
Tipuri de indicatori de performanţă:
a)cantitatea (care este rezultatul direct al activităţii sau al ceea ce se va produce în cadrul programului) - este un indicator a ceea ce activitatea/programul va produce efectiv (de exemplu, numărul militarilor instruiţi), fiind relevant pentru programele şi activităţile care se concentrează doar pe furnizarea de bunuri şi servicii de bază (de exemplu, numărul de paturi de spital furnizate, numărul de locuri în cadrul şcolilor de aplicaţie);
b)calitatea (cum va fi măsurată calitatea rezultatului) - măsoară calitatea rezultatelor produse (de exemplu, satisfacţia cadrelor militare faţă de cariera militară; numărul greşelilor făcute);
c)durata (în ce perioadă ar trebui produse efectele) - măsurarea duratei variază în funcţie de natura rezultatului (de exemplu, lista de aşteptare medie pentru o operaţie medicală, durata medie de spitalizare), fiind foarte folositoare atunci când elementul timp este o dimensiune importantă în cadrul desfăşurării activităţii/programului;
d)eficienţa (care este costul per unitate de produs) - este o măsură a unităţilor contribuţiilor, de obicei costul (de exemplu, salarii, cheltuieli administrative şi alte cheltuieli) per unitate de rezultat. Indicatorii de acest tip măsoară dacă serviciile sunt furnizate la cel mai redus cost. În timp, ei indică schimbări în costurile per unitate şi eficienţa operaţiunilor în furnizarea de servicii;
e)eficacitatea (ce impact a avut programul) - un indicator privind măsura în care un program sau serviciu şi-a atins obiectivele.
La selecţia indicatorilor de performanţă se au în vedere următoarele:
a)legătura între indicatori şi obiectivele stabilite trebuie să fie clară;
b)trebuie stabilite valorile de referinţă dintre cele mai recente valori istorice ale unui indicator;
c)trebuie stabilite activităţi regulate pentru colectarea indicatorului care să descrie modul în care indicatorul va fi colectat, cine este responsabil şi când anume va fi furnizată informaţia;
d)valorile-ţintă trebuie stabilite pentru fiecare trimestru al anului financiar curent.Anexa 7
la norme
Diagrama de proces pentru implementarea managementului riscului
┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
┌────→┤ Stabilirea obiectivelor generale/specifice │
│ │ │
│ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
│ │
│ ↓
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │ Stabilirea activităţilor principale pentru îndeplinirea │
│ │ obiectivelor generale/specifice │
│ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
│ │
│ ↓
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │ Identificarea riscurilor │
│ │ │
│ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
│ │
│ ↓
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │ │
│ │ Evaluarea riscurilor │
│ │ │
│ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
│ │
│ ↓
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │ │
│ │ Stabilirea măsurilor de management al riscurilor │
│ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
│ │
│ ↓
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │ Centralizarea propunerilor pentru întocmirea proiectului │
│ │ Registrului de riscuri al structurii │
│ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
│ │
│ ↓
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │Întocmirea proiectului Registrului de riscuri al structurii de │
│ │ către responsabilul pe linia controlului intern/managerial │
│ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
│ │
│ ↓
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│┌───→┤ Analizarea şi avizarea proiectului Registrului de riscuri al │
││ │ structurii în cadrul şedinţei comisiei │
││ └────────────────────────────┬──────────────────────────────────┘
││ │
││ ↓
││ .
││ ┌──────────────┐ . .
││ │ Responsabilul│ . .
││ │ pe linia │ Nu . Avizarea .
├┼─┤ controlului ├←───────. în şedinţa .
││ │ intern/ │ . comisiei .
││ │ managerial │ . .
││ └──────────────┘ . .
││ .
││ │ Da
││ ↓
││ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
││ │ Promovarea proiectului Registrului de riscuri al structurii, │
││ │ spre aprobare, comandantului/şefului structurii printr-un│
││ │ raport în care sunt evidenţiate principalele riscuri │
││ └───────────────────────────┬───────────────────────────────────┘
││ │
││ ↓
││ .
││ . .
││ . Aprobarea .
││ Nu . comandantului/ .
│└──────────────────────.şefului structurii .
│ . .
│ . .
│ . .
│ .
│ │ Da
│ ↓
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │ Punerea în aplicare a măsurilor stabilite │
│ │ │
│ └───────────────────────────┬───────────────────────────────────┘
│ │
│ ↓
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │ Analizarea stadiului implementării măsurilor │
│ │ de management al riscurilor │
│ └───────────────────────────┬───────────────────────────────────┘
│ │
│ ↓
│ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
└─────┤ Revizuirea, monitorizarea şi actualizarea │
│ Registrului de riscuri al structurii │
└───────────────────────────────────────────────────────────────┘
la norme
Metodologia privind identificarea, evaluarea şi atenuarea riscurilor
Managementul riscurilor este un proces efectuat de către conducerea şi personalul structurilor ministerului şi constă în:
1.identificarea riscurilor;
2.evaluarea riscurilor;
3.stabilirea toleranţei la risc;
4.strategia adoptată pentru atenuarea riscurilor - controlarea riscurilor (răspunsul la risc);
5.revizuirea şi raportarea riscurilor.
1.Identificarea riscurilor
Riscurile se identifică şi se definesc în raport cu obiectivele a căror realizare este afectată de materializarea lor.
Existenţa unui sistem de obiective clar definite în cadrul structurii constituie premisa esenţială pentru identificarea şi definirea riscurilor.
Dacă situaţia o impune, anumite activităţi/sarcini, ce au un rol determinant în realizarea obiectivului, pot fi detaliate la rândul lor până la limita necesară unei identificări şi evaluări mai precise a riscurilor.
Identificarea riscurilor se efectuează prin formularea răspunsului la următoarea întrebare: care ar fi consecinţele nerealizării sau realizării necorespunzătoare a acestei activităţi/sarcini?
Un risc identificat va fi exprimat succint cu ajutorul câtorva cuvinte care să îi redea esenţa (de exemplu: efectuarea de plăţi necuvenite sau atribuirea nelegală a contractului de furnizare).
Pentru identificarea şi definirea riscurilor se respectă următoarele reguli:
a)se ţine cont de faptul că riscul este o incertitudine, o posibilitate, şi nu un fapt împlinit;
b)se analizează problemele dificile identificate, iar dacă circumstanţele se pot repeta, se tratează problemele dificile şi ca riscuri;
c)problemele (situaţiile, evenimentele) care nu pot să apară nu se consideră riscuri;
d)se definesc atât cauzele, cât şi efectele riscului identificat asupra obiectivelor;
e)se grupează şi se prioritizează riscurile identificate.
2.Evaluarea riscurilor
Evaluarea riscurilor presupune evaluarea probabilităţii de materializare a riscurilor şi a impactului asupra obiectivelor în cazul în care acestea se materializează. Combinaţia dintre nivelul estimat al probabilităţii şi nivelul estimat al impactului constituie expunerea la risc, în baza căreia se realizează profilul riscurilor.
Etapele evaluării riscurilor sunt:
2.1.evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat;
2.2.evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor;
2.3.evaluarea expunerii la risc.
2.1.Evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat
Evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat constă în determinarea şanselor de apariţie a unui rezultat specific şi se realizează prin:
a)observarea materializării riscurilor similare în trecut;
b)analiza circumstanţelor (cauzelor) care favorizează apariţia riscurilor;
c)utilizarea scalelor de evaluare a probabilităţii de materializare a riscului, în trei trepte de probabilitate, potrivit tabelului:
┌────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┐
│ Nivelul probabilităţii │ Explicaţie │
├──┬─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1│Scăzută (0%-19%) │Este foarte puţin probabil să se întâmple pe o │
│ │ │perioadă lungă de timp; nu s-a întâmplat până în │
│ │ │prezent. │
├──┼─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤
│ 2│Medie (20%-79%) │Este probabil să se întâmple pe o perioadă medie de │
│ │ │timp; s-a întâmplat de câteva ori în ultimul │
│ │ │an/ultimii ani. │
├──┼─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤
│ 3│Ridicată (80%-100%) │Este foarte probabil să se întâmple pe o perioadă │
│ │ │scurtă de timp; s-a întâmplat de multe ori în ultimul│
│ │ │an. │
└──┴─────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┘
2.2.Evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor
Evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor reprezintă consecinţa asupra obiectivelor (rezultatelor) aşteptate, care poate fi, în funcţie de natura riscului, negativă sau pozitivă şi se face potrivit tabelului:
┌────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┐
│ Nivelul impactului/ │ Explicaţie │
│ consecinţelor │ │
├──┬─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1│Scăzut │Cu impact foarte scăzut asupra activităţilor │
│ │ │structurii şi îndeplinirii obiectivelor │
├──┼─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤
│ 2│Mediu │Cu impact mediu asupra activităţilor structurii şi │
│ │ │îndeplinirii obiectivelor │
├──┼─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤
│ 3│Ridicat │Cu impact semnificativ asupra activităţilor │
│ │ │structurii şi îndeplinirii obiectivelor │
└──┴─────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┘
2.3.Evaluarea expunerii la risc
Expunerea la risc reprezintă consecinţele, ca o combinaţie de probabilitate şi impact, pe care le poate resimţi o structură în raport cu obiectivele prestabilite în cazul în care riscul s-ar materializa.
Evaluarea expunerii la risc se determină astfel: probabilitate x impact (X x Y).
Scala evaluării expunerii la risc se reprezintă grafic astfel:
┌────┬─────────────┬─────────────┬─────────────┐
│RI- │≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│DI- │≈≈≈≈≈3≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒6▒▒▒▒▒▒▒│▒▒▒▒▒▒9▒▒▒▒▒▒│
│CAT │≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│ 3 │≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
├────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤
IMPACT (Y)│ME- │░░░░░░░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
│DIU │░░░░░2░░░░░░░│≈≈≈≈≈4≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒6▒▒▒▒▒▒│
│ 2 │░░░░░░░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│
├────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤
│SCĂ-│░░░░░░░░░░░░░│░░░░░░░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│
│ZUT │░░░░░1░░░░░░░│░░░░░2░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈3≈≈≈≈≈≈│
│ 1 │░░░░░░░░░░░░░│░░░░░░░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│
└────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤
│ SCĂZUTĂ-1 │ MEDIE-2 │ RIDICATĂ-3 │
└─────────────┴─────────────┴─────────────┘
PROBABILITATE (X)
a)pentru fiecare risc identificat este necesară efectuarea unei comparări a expunerii la risc cu nivelul toleranţei la risc;
b)se analizează deviaţia expunerii la risc faţă de toleranţa la risc şi se stabileşte dacă riscul este tolerabil sau nu;
c)dacă expunerea la riscul inerent este mai mică sau egală cu toleranţa la risc atunci nu se impun măsuri de control al riscurilor, ceea ce înseamnă că riscurile sunt acceptate;
d)toate riscurile care au un nivel al expunerii situat deasupra limitei de toleranţă trebuie tratate prin măsuri de control prin care expunerea la riscurile reziduale să fie adusă sub limita de toleranţă stabilită.
3.2.Stabilirea limitei de toleranţă la risc constă în punerea într-o relaţie de echilibru a costului de controlare a riscurilor cu costul expunerii, în cazul în care riscul s-ar materializa şi se face potrivit tabelului:
┌───────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┐
│ Nivel tolerare │ Explicaţii │
├─────────┬─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│░░░░░░░░░│ │ │
│░░1 - 2░░│ Tolerabil │ Nu necesită nici o măsură de control. │
│░░░░░░░░░│ │ │
├─────────┼─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│≈≈≈≈≈≈≈≈≈│ │ │
│≈≈3 - 5≈≈│ Tolerare medie │Necesită măsuri de control pe termen scurt/mediu.│
│≈≈≈≈≈≈≈≈≈│ │ │
├─────────┼─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │ │
│▒▒6 - 9▒▒│ Intolerabil │ Necesită măsuri de control urgente. │
│▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │ │
└─────────┴─────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┘
4.Strategia adoptată pentru atenuarea riscurilor - controlarea riscurilor (răspunsul la risc)
4.1.După ce riscurile au fost identificate şi evaluate şi după ce s-au definit limitele de toleranţă în cadrul cărora structura este dispusă la un moment dat să îşi asume riscuri, se stabileşte tipul de răspuns la risc pentru fiecare risc în parte, potrivit tabelului:
┌─────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────────┐
│Strategia adoptată pentru│ Măsurile ce urmează a fi luate │
│ răspunsul la risc │ │
├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤
│Acceptare │Acceptarea (tolerarea) riscurilor, respectiv │
│ │neluarea unor măsuri de control, intervine atunci │
│ │când riscurile sunt liber asumate şi aplicarea unei │
│ │strategii de răspuns la risc nu este posibilă (se │
│ │recomandă în cazul riscurilor cu expunere scăzută). │
├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤
│Evitare │Evitarea riscurilor, eliminarea activităţilor │
│ │(circumstanţelor) care generează riscurile │
│ │(aplicarea acestei strategii este limitată în cazul │
│ │activităţilor care ţin de scopul structurii). │
├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤
│Monitorizare permanentă │Acceptarea riscului cu condiţia menţinerii sale sub │
│ │o permanentă supraveghere presupune o amânare a │
│ │luării măsurilor de control până la momentul │
│ │creşterii probabilităţii de apariţie a riscului │
│ │astfel tratat (se aplică în cazul riscurilor cu │
│ │impact semnificativ, dar cu probabilitate mică de │
│ │apariţie, monitorizându-se cu precădere │
│ │probabilitatea de apariţie a riscului). │
├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤
│Transferarea riscurilor │Încredinţarea gestionării riscului unui terţ │
│ │specializat, pe bază de contract, are ca efect │
│ │micşorarea expunerii structurii şi gestionarea │
│ │eficace a riscului de către un terţ specializat (se │
│ │pretează în cazul riscurilor financiare şi │
│ │patrimoniale, cum sunt contractele de asigurare). │
├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤
│Tratarea (atenuarea) │Reprezintă cea mai frecventă modalitate de abordare │
│riscurilor │pentru majoritatea riscurilor cu care se confruntă │
│ │structura şi presupune acţionarea prin măsuri de │
│ │atenuare a probabilităţii, a impactului sau a │
│ │amândurora (implementarea de instrumente de control │
│ │intern/managerial pentru a menţine riscurile în │
│ │limite acceptabile). │
└─────────────────────────┴────────────────────────────────────────────────────┘
4.2.Instrumentele de control intern/managerial constituie ansamblul măsurilor luate în vederea atenuării riscurilor şi sunt clasificate în şase grupe, astfel:
a)obiectivele - efectele pozitive pe care conducerea încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite ţinând cont de specificul domeniului de activitate şi al responsabilităţilor stabilite de legislaţia în domeniu;
b)mijloacele - ansamblul resurselor umane, financiare, materiale şi de altă natură puse la dispoziţia structurii în vederea realizării obiectivelor stabilite;
c)sistemul informaţional - totalitatea procedurilor, metodelor şi mijloacelor puse la dispoziţia structurii în cadrul procesului informaţional ce constituie un tot unitar cu privire la culegerea, prelucrarea, sistematizarea, transmiterea, valorificarea şi stocarea datelor şi informaţiilor, în conformitate cu legislaţia în domeniu;
d)organizarea - ansamblul de măsuri, metode, tehnici, mijloace şi operaţiuni, prin care se stabilesc, în conformitate cu anumite principii, reguli, norme şi criterii prevăzute în legislaţia specifică, componentele procesuale (activităţi, atribuţii, sarcini) şi organigramele structurilor ministerului, în vederea îndeplinirii atribuţiilor şi responsabilităţilor stabilite;
e)procedurile - totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii;
f)supervizarea, controlul - sunt vizate, în principal, măsuri de control ierarhic, menite să ţină sub control riscurile ce rezultă din desfăşurarea activităţilor de către personalul din subordine, şi presupune îndrumarea, coordonarea, monitorizarea şi verificarea.
5.Revizuirea şi raportarea riscurilor
Revizuirea şi raportarea riscurilor presupune:
a)monitorizarea modificării riscurilor ca urmare a implementării instrumentelor de control intern/managerial şi a modificării circumstanţelor care favorizează apariţia riscurilor (a se analiza dacă: riscurile persistă, au apărut riscuri noi, impactul şi probabilitatea riscurilor au suferit modificări, măsurile implementate sunt eficace, anumite riscuri trebuie raportate eşaloanelor superioare etc.);
b)obţinerea de asigurări privind eficacitatea gestionării riscurilor şi identificarea nevoii de a lua măsuri viitoare.Anexa 9
la norme
Font 7
–Model -
ROMÂNIA Clasa/Nivel de secretizare
Ministerul Apărării Naţionale Exemplarul nr. ....
–denumirea structurii -
Nr. ...... din ..............
–localitatea -
Aprob
Comandantul/Şeful ....................
(structura)
.....................
(gradul)
.....................
(prenumele şi numele)
Registrul de riscuri al .....................
(denumirea structurii)
┌────────┬──────────┬──────────┬─────────────┬─────────┬────────────┬──────┬─────────────────┬────────┬───────────┬──────────┐
│ Codul │ Obiectiv/│Descrierea│ Risc inerent│Strategia│Instrumentul│Termen│ Risc rezidual │Acţiuni │Responsabil│Observaţii│
│riscului│Activitate│ riscului ├───┬───┬─────┤adoptată │ de control │ ├─────┬───┬───────┤ noi │ │ │
│ │ │ │ P │ I │ E │ pentru │ intern/ │ │ P │ I │ E │propuse/│ │ │
│ │ │ │ │ │ │ risc │ managerial │ │ │ │ │ termen │ │ │
├────────┼──────────┼──────────┼───┼───┼─────┼─────────┼────────────┼──────┼─────┼───┼───────┼────────┼───────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11│ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │
│ │ │ │ │ │(4x5)│ │ │ │ │ │(10x11)│ │ │ │
├────────┼──────────┼──────────┼───┼───┼─────┼─────────┼────────────┼──────┼─────┼───┼───────┼────────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────┼──────────┼──────────┼───┼───┼─────┼─────────┼────────────┼──────┼─────┼───┼───────┼────────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────────┴──────────┴──────────┴───┴───┴─────┴─────────┴────────────┴──────┴─────┴───┴───────┴────────┴───────────┴──────────┘
LEGENDĂ:
–P - probabilitate;
–I - impact;
–E - expunerea la risc.
la norme
Font 9
–Model -
ROMÂNIA Clasa/Nivel de secretizare
Ministerul Apărării Naţionale Exemplarul nr. ...........
–denumirea structurii -
Nr. ......... din ...........
–localitatea -
Aprob
Comandantul/Şeful ..................
(structura)
..............
(gradul)
..........................
(prenumele şi numele)
Inventarul activităţilor ..............................
(denumirea structurii)
┌────┬──────────────────────┬──────────┬────────────────────┬───────────┬──────────┐
│Nr. │Denumirea activităţii │Activitate│Denumirea procedurii│Responsabil│Observaţii│
│crt.│ ├────┬─────┤(pentru activităţile│ │ │
│ │ │ P │ N │ procedurabile) │ │ │
├────┴──────────────────────┴────┴─────┴────────────────────┴───────────┴──────────┤
│ Serviciul ............................ │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Secţia ........................ │
├────┬──────────────────────┬────┬─────┬────────────────────┬───────────┬──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├────┴──────────────────────┴────┴─────┼────────────────────┴───────────┴──────────┤
│ Total general activităţi │ │
├──────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤
│Total general activităţi procedurabile│ │
└──────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┘
LEGENDĂ:
–P - procedurabilă;
–N - neprocedurabilă.
la norme
Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale
Font 8
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌────────────────────────────────┐ │
│ │Iniţierea PS/PO*) de către şeful│ │
│ │ structurii/microstructurii │ │
│ │ │ │
│ │● Stabilirea activităţilor care │ │
│ ┌─────────────────────┤pot fi transpuse în PS/PO │ │
│ ↓ │● Stabilirea termenelor şi │ │
│┌───────────────────────────────┐ │persoanelor responsabile de │ │
││ Elaborare PS/PO │ │elaborarea PS/PO │ │
││ │ └────────────────────────────────┘ │
││● Elaborarea PS/PO de către │ ┌───────────────────────────────┐ │
││persoanele desemnate │ │ Difuzarea PS/PO │ │
││● Verificarea PS/PO de către │ │ │ │
││şeful microstructurii │ │● Originalul PS/PO se înregis- │ │
│└──────────────┬────────────────┘ │trează şi se păstrează la │ │
│ │ ┌─────────────┐ │structura/microstructura │ │
│ │ ┌┴────────────┐│ │emitentă │ │
│ │ │Proiect PS/PO├┘ │● Se transmite PS/PO în format │ │
│ │ └─────────────┘ │electronic structurilor/micro- │ │
│ ↓ │structurilor implicate şi │ │
│┌───────────────────────────────┐ │responsabilului pe linia │ │
││ Analizarea PS/PO în cadrul │ │controlului intern/managerial │ │
││ şedinţelor comisiei │ └───────────────────────────────┘ │
││ │ ↑ │
││● Verificarea conformităţii │ │ │
││PS/PO │ │ │
│└──────────────┬────────────────┘ . │ │
│ ↓ . . │ │
│ . . . │ │
│ . . .Implică mai. ┌────────┴──────────┐ │
│ . .┌───────────┐ . multe .┌───────────┐ │ │ │
│ . CONFORM . DA ┌─┼───→. structuri/ . NU ├─┬──→│ Adoptarea PS/PO │ │
│ . .└─────────┼─┘ . micro- .└───────────┘ │ │ │ │
│ . . │ . structuri?. │ └───────────────────┘ │
│ . │ . . │ ↑ │
│ ┌───────┐ │ . . │ │ │
│ │ NU │ │ . │ ┌────────┴──────────┐ │
│ └───┬───┘ │ ┌───────┐ │ │ Armonizarea între │ │
│ │ ┌──────────┐│ │ DA │ │ │structurile/micro- │←───┼─┐
│ │ ┌┴─────────┐││ └───┬───┘ │ │ structurile │ │ │
│ │ │Observaţii├┘│ │ │ │ implicate │ │ │
│ │ └──────────┘ │ │ │ └───────────────────┘ │ │
│ ↓ │ ↓ │ │ │
│┌───────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────┐ │ │ │
││ Modificarea PS/PO │ │ │ Avizare PS/PO │ │ │ │
││ │ │ │ │ │ │ │
││● De către structura/ ├─┘ │● structura/micro- │ │ │ │
││microstructura responsabilă│ │structura responsabilă │ │ │ │
│└───────────────────────────┘ │transmite electronic │ │ │ │
│ ┌───────┐ │PS/PO structurilor/ │ │ │ │
│ ┌┴──────┐│ │microstructurilor │ │ │ │
│ │Proiect││ │implicate │ │ │ │
│ │ PS/PO ││ └───────────┬───────────┘ │ ┌───────────────┐ │ │
│ │refăcut├┘ ↓ │ ┌┴──────────────┐│ │ │
│ └───────┘ . │ │ Observaţii ││ │ │
│ . . │ │ transmise ││ │ │
│ . . │ │ structurii/ ││ │ │
│ . .┌────────┐ │ │microstructurii││ │ │
│ . Observaţii . NU ├──────┘ │ responsabile ├┘ │ │
│ . .└────────┘ └───────────────┘ │ │
│ . . │ │
│ . . │ │
│ . │ │
│ ┌───────┐ │ │
│ │ DA ├───────────────────────────────────────────────┼─┘
│ └───────┘ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
la norme
–Model orientativ -
PROCEDURA DE SISTEM/OPERAŢIONALĂ
┌──────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│ │ Clasa/Nivel de secretizare │
│ ROMÂNIA ├─────────────────────────────────────┤
│ Ministerul Apărării Naţionale │ Exemplar unic │
│ - denumirea structurii - ├─────────────────────────────────────┤
│ Nr. ....... din ........... │ Ediţia ...... │
│ - localitatea - ├─────────────────────────────────────┤
│ │ Revizia ...... │
└──────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┘
Aprob
Comandantul/Şeful ...................
(structura)
..........
(gradul)
.......................
(prenumele şi numele)
De acord
Preşedintele comisiei
..........
(gradul)
.......................
(prenumele şi numele)
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ - DENUMIREA PROCEDURII DE SISTEM/OPERAŢIONALE - │
│ Cod: P.S./P.O. ................ │
│ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Verificat
Şeful ...................
(microstructura)
..........
(gradul)
.......................
(prenumele şi numele)
Întocmit
..........
(gradul)
.....................
(prenumele şi numele)
CUPRINS
1.Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii de sistem/operaţionale
┌───────────────┬────────────────┬────────────────┬───────────────────────────┐
│Ediţia/Revizia │ Componenta │ Modalitatea │ Data la care se aplică │
│ │ revizuită │ reviziei │ prevederile ediţiei │
│ │ │ │ sau reviziei ediţiei │
├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤
│ Ediţia I │ X │ X │ │
├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤
│ Revizia 1 │ │ │ │
├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤
│ Revizia 2 │ │ │ │
├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤
│ ...... │ │ │ │
├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤
│ Ediţia II │ X │ X │ │
├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤
│ Revizia 1 │ │ │ │
└───────────────┴────────────────┴────────────────┴───────────────────────────┘
Când se realizează o nouă ediţie a procedurii de sistem/operaţionale, coloanele 2 şi 3 nu se completează.
Revizia se schimbă atunci când au loc acţiuni de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a unuia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii de sistem/operaţionale.
Paragrafele şi subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv.
Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare.
Dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii scrise sau diferenţa dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediţia procedurii scrise.
2.Lista de difuzare
Difuzarea procedurilor de sistem/operaţionale este realizată în format electronic.
┌────────┬──────────────────┬───────────────────┬──────────────────────────┐
│ Nr. │ Scopul difuzării │ Microstructura/ │ Data difuzării │
│ crt. │ │ Persoana │ │
├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤
│ 1 │ aplicare │ │ │
├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤
│ 2 │ .... │ │ │
├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤
│ 3 │ informare │ │ │
├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤
│ 4 │ .... │ │ │
├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤
│ 5 │ evidenţă │ │ │
├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤
│ 6 │ alte scopuri │ │ │
└────────┴──────────────────┴───────────────────┴──────────────────────────┘
3.Scop
În această secţiune se prezintă scopul pentru care a fost formulată procedura respectivă (PO sau PS). Totodată, este recomandabil să fie precizate şi beneficiile care se obţin prin utilizarea procedurii în cauză.
4.Documente de referinţă
Lista documentelor cu rol de reglementare, aplicabile activităţii procedurabile, şi legislaţia internă şi internaţională care reglementează activitatea.
5.Definiţii şi abrevieri
Se înscriu şi se explică termenii/abrevierile specifice activităţii.
5.1.Definiţii
5.2.Abrevieri
6.Domeniul de aplicare
Sunt precizate principalele activităţi de care depind sau care depind de activitatea care va fi transpusă în procedură, compartimentele furnizoare de date sau/şi beneficiare de rezultate ale activităţii. Listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.
7.Descrierea procedurii de sistem/operaţionale
Se descriu etapele de lucru: derularea operaţiunilor şi a acţiunilor.
Această parte de descriere a procedurii propriu-zise poate fi realizată astfel:
a)narativ, prin înşiruirea logică şi cronologică a paşilor care trebuie urmaţi în vederea realizării atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;
b)tabelar, prin includerea elementelor procedurii [paşi, responsabil(i), termen etc.] într-un tabel de forma:
┌────┬─────────────┬────────────┬─────────────┬───────────────────┬────────────┐
│Nr. │ Descriere │Responsabil │ Termen │ Documente │ Observaţii │
│crt.│ activitate │ │(timp alocat)│ (de intrare, de │ │
│ │ │ │ │ieşire, ajutătoare)│ │
├────┼─────────────┼────────────┼─────────────┼───────────────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└────┴─────────────┴────────────┴─────────────┴───────────────────┴────────────┘
8.Responsabilităţi
Această secţiune se referă la descrierea responsabilităţilor structurilor/microstructurilor/persoanelor care aplică procedura, şi nu la cele legate de elaborarea, verificarea şi aprobarea procedurii.
la norme
–Model -
Font 8
ROMÂNIA Clasa/Nivel de secretizare
Ministerul Apărării Naţionale Exemplarul nr. ......
–denumirea structurii -
Nr. ...... din ..............
–localitatea -
Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale
al .........................
(denumirea structurii)
┌────┬───────┬─────────┬────────┬───────────┬───────────┬─────────────┬────────┬───────┬─────────┬──────┐
│Nr. │ Codul │Denumirea│ Data │ Clasa sau │ Structura │ Nr. de │ Ediţia │Revizia│ Data │Obser-│
│crt.│ PS/PO │ PS/PO │intrării│nivelul de │ care a │înregistrare/│ │ │abrogării│vaţii │
│ │ │ │ în │secretizare│ elaborat │ data │ │ │ │ │
│ │ │ │vigoare │ │ PS/PO │ │ │ │ │ │
├────┼───────┼─────────┼────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼────────┼───────┼─────────┼──────┤
│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├────┴───────┴─────────┴────────┴───────────┴───────────┴─────────────┴────────┴───────┴─────────┴──────┤
│ CAPITOLUL I - PROCEDURI DE SISTEM │
├────┬───────┬─────────┬────────┬───────────┬───────────┬─────────────┬────────┬───────┬─────────┬──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼───────┼─────────┼────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼────────┼───────┼─────────┼──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴───────┴─────────┴────────┴───────────┴───────────┴─────────────┴────────┴───────┴─────────┴──────┤
│ CAPITOLUL II - PROCEDURI OPERAŢIONALE │
├────┬───────┬─────────┬────────┬───────────┬───────────┬─────────────┬────────┬───────┬─────────┬──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼───────┼─────────┼────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼────────┼───────┼─────────┼──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴───────┴─────────┴────────┴───────────┴───────────┴─────────────┴────────┴───────┴─────────┴──────┤
│ CAPITOLUL III - PROCEDURI DE SISTEM PRIMITE DE LA ALTE STRUCTURI │
├────┬───────┬─────────┬────────┬───────────┬───────────┬─────────────┬────────┬───────┬─────────┬──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼───────┼─────────┼────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼────────┼───────┼─────────┼──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────┴───────┴─────────┴────────┴───────────┴───────────┴─────────────┴────────┴───────┴─────────┴──────┘
la norme
–Model -
Font 8
ROMÂNIA Clasa/Nivel de secretizare
Ministerul Apărării Naţionale Exemplarul nr. ......
–denumirea structurii -
Nr. ...... din ..............
–localitatea -
TABEL
cu datele de identificare ale preşedintelui şi ale
persoanelor care asigură secretariatul comisiei
cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi
îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării
sistemelor proprii de control intern/managerial
┌────┬──────────┬─────────────┬──┬──────────────────────┬────────┬──────┬──────────┬────────┬──────────┐
│Nr. │Denumirea │Ordinul de zi│a)│Preşedintele comisiei │Funcţia │Gradul│Numele şi │Punct de│Observaţii│
│crt.│structurii│ pe unitate ├──┼──────────────────────┼────────┤ │prenumele │contact │ │
│ │ │ nr./data │b)│Secretariatul comisiei│Funcţia │ │ │ (STAR, │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │telefon │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ fix, │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ mobil, │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ fax, │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │e-mail) │ │
├────┼──────────┼─────────────┼──┼──────────────────────┼────────┼──────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────┴──────────┴─────────────┴──┴──────────────────────┴────────┴──────┴──────────┴────────┴──────────┘
Forma oficială este cea publicată în Monitorul Oficial.
