Norme metodologice din 9 septembrie 2003

Notă *) Aprobat prin ordinul nr. 840 din 9 septembrie 2003, a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 688 din 1 octombrie 2003

Anexă

MINISTERUL SĂNĂTĂŢII

NORME METODOLOGICE DE ORGANIZARE ŞI EXERCITARE A AUDITULUI PUBLIC INTERN

ÎN CADRUL MINISTERULUI SĂNĂTĂŢII

!image

APLICAREA NORMELOR DE AUDIT PUBLIC INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI SĂNĂTĂT• II

A.DISPOZITil GENERALE

1.Detinitia auditului pubiic intern

Auditul public intern reprezinta o activitate functional independenta si obiectiva, care da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, perfectionand activitatile entitatii publice. Ajuta entitatea publica sa-si îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor de administrare.

2.Tipuri de audit

Legea privind auditul public·intern defineste unnatoarele tipuri de audit:

a)Auditul de sistem - reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere şi control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcţionează economic, eficace şi eficient, pentru identificarea deficientelor şi formularea de recomandări pentru corectarea acestora

b)Auditul performanţei - examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor şi sarcinilor entităţii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor şi apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

c)Auditul de regularitate - reprezintă examinarea acţiunilor asupra efectelor fmanciare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectarii ,­ ansamblului principiilor, regulilor procedurale ·si metodologice, care le sunt aplicabile.

B. STRUCTURILE DE AUDIT PUBLIC INTERN IN ROMANIA ŞI ÎN CADRUL

MINIS•

TER•

UL" UI SĂ•

NĂTĂ' TII

3.Organizarea auditului public intern

În conformitate cu art. 4 din Legea privind audîtul public intern, auditul public intern este organizat astfel:·

a)UCAAPl - structură distincta în cadrul Ministerului Finanţelor Publice, constituita din compartimente de specialitate, in directa subordonare a

ministrului fi11antelor publice, având atribuţii de coordonare, evaluare, sinteză în domeniul activităţii de audit public intern la nivel naţional, care efectuează şi m1smni de audit public intern de interes naţional cu implicaţii multisectoriale. UCAAPI este condusa de un dîrector general, numit de ministrul finantelor publice, cu avizul CAPI;

b)CAPI - organism cu caracter consultativ, constituit din I I membri, specialisti din afara Ministerului Finantelor Publice, condus de un presedinte. CAPI sprijina UCAAPI in definirea strategiei şi îmbunătăţirii activitatii de audit public intern în sectorul public;

c)Compartimentele de audit public intern dil1 entităţile publice -structuri funcţionale de bază în domeniul auditului public intern, care exercită efectiv funcţia de audit public intern.

3.1.Organizarea auditului public intern la nivelul entitatilor publice din structura

Ministerului Sânătă,tii

Ministerul Sănătăţii funcţionează şi este organizat în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 743/3.07.2003. (organigrama este prezentată în anexa nr. 1 la prezentele norme.)

În Ministerul Sănătăţii auditul este organizat la nivelul unui compartiment şi cuprinde 4 funcţii de auditori astfel: 1 auditor superior, 2 auditori principali şi 1 auditor asistent La unităţile aflate în subordonarea Ministerului Sănătăţii sunt constituite compartimente de audit public intern formate din l până la 5 auditori ca urmare a aplicării prevederilor Legii 161/2003.

Auditul public intern reprezinta o activitate functional independenta si obiectiva, care da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si• cheltuielilor publice, perfectionand activitatiie entitatii publice. Ajuta entitatea publica sa-si îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor de administrare.

Exercitarea misiunii de audit

1.La nivelul' ministerului fac obiectul auditului conform prevederilor Legii 673/2002 • următoarele structuri:

-Dîrecţia Generală Farmaceutică, Inspecţia de Farmacie şi Aparatură Medicală

-Direcţia Resurse Umane, Formare Profesională, Concursuri şi Examene

-Direcţia Generală Asistenţă Medicală

-Direcţia Strategie şi Structuri Sanitare

-Direcţia Generală Sănătate Publică şi Inspecţia Sanitară de Stat

-Direcţia Generală pentru Integrare Europeană şi Relaţii Internaţionale

-Direcţia Generală Buget şi Achiziţii .

-Direcţia Relaţii cu Publicul, Mass-Media şi Administrativ

-Direcţa Relaţii cu Parlamentul, Legislaţie şi Contencios

2.La nivelul unităţilor aflate în subordonarea Miiiisterului Sănătăţii fac obiectul activităţii de audit toate unităţile sanitare aflate în raza teritorială de competenţă :

l. DSP Alba

2.Ds·p Arad

3.DSP Arges

4.DSPBacau

5.DSP Bihor

6.DSP Bistrita Nasaud

7.DSP Botosani

8.DSP Brasov

9.DSP Braila 1O.DSP Buzau

11.DSP Caras-Severin

12.DSP Calarasi

13.DSP Cluj

14 DSP Constanta

15.DSP Covasna

16.DSP Dambovita

17.DSP Dolj

18.DSP Galati

19.DSP Giurgiu

20.DSP Gorj

21.DSP Harghita

22.DSP Hunedoara

23.DSP Ialomita

24.DSP Iasi

25.DSP Maramures

26.DSP Mehedinti

27.DSP Mures

28.DSP Neamt 29.DSPOit

30.DSP Prahova

31.DSP Satu Mare

32.DSP Sibiu

33.DSP Salaj

34.DSP Suceava

35.DSP Teleorman

36.DSP Titnis

37.DSP Tulcea

38.DSP Vaslui

39.DSP Valcea

40.DSP Vrancea

41.DSP Ilfov

42.DSP Bucuresti

La celelalte unităţi aflate în subordonarea Ministerului Sănătăţii (prevăzute în anexa 1) există compartitnente de audit formate din 1-5 auditori.

3.La unităţile aflate sub autoritatea Ministerului Sănătăţii : Compania naţională "Unifarm" S.A. BucureştL S.C. "Antibiotice " S.A. Iaşi şi S.C. "Sanevit" S.A Arad activitatea este organizată în conformitate cu prevederile Legii 31/1990.

4.La unităţile aflate în coordonarea Ministerului Sănătăţii: Casa Naţională de Asigurări de Sănătate, Institutul Naţional de Cercetare-Dezvoltare în Domeniul Patologiei şi Ştiinţelor Biomedicale "Victor Babeş" Bucureşti, Institutul Naţional de Cercetare-Dezvoltare pentru Microbiologie şi Imunologie 11Cantacuzino" Bucureşti, Institutul Naţional de Cercetare-Dezvoltare în Sănătate Bucureşti şi Societatea Naţională de Cruce Roşie au organizat activitatea de audit în Direcţie de Audit (C.N.A.S ) şi respectiv compartimente de audit.

Planurile de audit se întocmesc anual de către compartimentul de audit public intern ale fiecărei structuri prezentate mai sus.

Selectarea misiunilor se face în functie de unnătoarele elemente fundamentale:

-evaluarea riscului asociat diferitelor' structuri, activităţi, programe, proiecte

-teme ordonate de UCAAPI

-respectarea periodicităţii de auditare, cel puţin o dată la trei ani

-tipurile de audit convenabile

-recomandările Curtii de Conturi

Planul anual este u' n document oficial. Se aprobă de către conducătorul entităţii publice până la 20 decembrie a anului precedent.

Fiecare plan va fi însoţit de un reforat de justificare a modului în care sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan; evidenţiind în mod obligatoriu rezultatele analizei riscului asociat.

Planul anual va avea următoarea structură:

-scopul acţiunii de auditare

-obiectivele acţiunii de auditare

-identificarea operaţiunilor supuse auditului public intern

-identificarea structurilor organizatorice la care se va desfăşura acţiunea de audit

La toate nivelurile se va urmări:

a)modul în care au fost respectate scopul şi obiectivele fiecărui program de sănătate

b)cheltuielile efectuate în cadrul fiecărui program de sănătate

c)încadrarea în bugetul aprobat

d)modul de cunoaştere de către personaiul implicat a responsabilităţilor legate de programul de sănătate respectiv.

4.Atributiile compartimentului de audit public intern

În conformitate •cu art.11 din Legea auditului public int atribuţiile compartimentului de audit public intern sunt:

a)elaborează norme metodologice specifice Ministerului Sănătăţii, cu avizul 'UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior în cazul entităţilor publice subordonate;

b)elaborează proiectul planului anual de audit public intern;

Precizarile referitoare la atributiile de la literele aJ si b) sunt prezentate la·punctul 6, subpunctele 6.1.3, respectiv 6.1.1 din prezentele norme.

c)efectuează activităţi de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control aie entităţii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate;

Auditul public· intern se exercita asupra tuturor activitatilor desfăsurate în Ministerul Sanatatii, inclusiv din entitatile aflate în subordonarea, sub autoritatea sau in coordonarea Ministerului Sanatatii, cu privire la formarea si utilizarea fondurilor publîce, precum sila adniinistrarea patrimoniului public.

Compartimentul de audit public intern auditează, cel puţin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele:

–angajamentele bugetare şi legale din care derivă direct sau indirect obligaţii de '°

plată, inclusiv din fondurile comunitare;

–plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare;

–vanzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

–concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitatiior administrativ-teritoriale;

–constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanţă, precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora;

–alocarea creditelor bugetare;

–sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia;

–sistemul de luare a deciziilor;

–sistemele de conducere şi control precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme;

–sistemele informatice.

d)informează UCAAPI despre recomandările neînsuşite de către ministrul sanatatii, precum şi despre consecinţele acestora;

Compartimentul de audit public intern din Ministerul Sanatatii transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, sinteze ale recomandărilor neînsuşite de către conducătorul entităţii publice auditate şi consecinţele neimplementării acestora, însoţite de documentatia relevanta, după cum urmează:

–entităţile publice entitatile aflate in subordonare sub autoritatea sau in

coordonarea Ministerului Sanatatii transmit trimestrial în maxim 5 zile de Ia încheierea trimestrului compartimentului de audit intern din Ministerul Sanatatii;

–Ministerul Sanatatii transmite trimestrial la UCAAPI, în termen de 10 zile de

la încheierea trimestrului.

e)raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit;

Compartimentele de audit public intern transmit la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, la cererea acestora rapoarte periodice privind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activităţile lor de audit.

f)elaborează raportul anual al activităţii de audit public intern;

Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern cuprind principalele constatări, concluzii şi recomandări rezultate din activitatea de audit, progresele înregistrate prin implementarea recomandărilor, eventualele iregularităţi/prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum şi informaţii referitoare la pregătirea profesională.

Rapoartele anuale privind a tivitatea de audit public intern se transmit la UCAAPI/structurile teritoriale ale OCA.API/organul ierarhic imediat superior, după cum urmează:

–entităţile publice entitatile aflate in subordonar sub autoritatea sau in coordonarea Ministerului Sanatatii transmit organelor ierarhice imediat superioare astfel: spitalele, ambulatoriile de specialitate cu personalitate juridic serviciile de ambulanţă şi alte unităţi ai căror conducători funcţionează ca orodnatori terţiari de credite până la 5 ianuarie , iar Casa Naţională de Asigurări de Sănătate transmite Ministerului Sănătăţii raportul anual privind activitatea de audit public intern până la lO ianuarie;

–direcţiile judeţene de sănătate publică şi celelalte unităţi ai căror conducători funcţionează ca ordonatori secundari de credite transmit rapoartele anuale privind

activitatea de audit public intern la structurile teritoriale ale UCAAPI până la 15 ianuarie;

–compartimentul propriu de audit public intern din cadrul Ministerului Sănătăţii

transmite la UCAAPI rapoartul anual privind activitatea de audit public intern până la 25 ianuarie.

g)în cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudica raportează imediat conducătorului entităţii publice şi structurii de control intern abilitate.

În situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activităţii/operaţiunii auditate, auditorii interni trebuie să înştiinţeze conducătorul entităţii publice şi structura de inspecţie sau o alta

structura de control intern stabilita de conducatorul entitatii publice, în termen de 3 zile.

Cazurile de identificare a iregularităţilor si fraudelor sunt prezentate în capitolul referitor la raportările periodice şi anuale.

În cazul identificarii unor iregularităţi majore auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entităţii care a aprobat-o, dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimează că prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informaţii insuficiente, etc.).

C. NORMELE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN SI AUDITORILOR INTERNI

5.Norme de calificare

5.1.Carta auditului intern si Codul privind conduita etica a auditorului intern

5.1.1.Carta auditului intern în cadrul Ministerului Sănătăţii defineste obiectivele, drepturile si obligatiile auditului intern si este elaborata de catre fiecare sef al compartimentului de audit public intern si aprobata de conducatorul entitatii publice. Carta auditului intern informeaza despre obiectivele si metodele de audit, clarifica , misiunea de audit, fixeaza regulile de lucru intre auditor si auditat si promoveaza regulile de conduita.

5.1.2.Codul privind conduita etică a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii şi reguli de conduită care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etica a auditorului intern este de a promova cultura etică în viziunea globală a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etica a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie sa le respecte in exercitarea atributiilor asa cum rezulta din prevederile Ordinului Ministrului Finantelor Publice nr. 880/2002.

5.2.Independenta si obiectivitate

5.2.1.Independenta organizatorica

Compartimentul de audit public întern funcţionează în subord:fuea directă a mînîstrului sanatatii si familîeî, exercitând o funcţie distinctă şi independentă de activităţile entităţii publice. Prin atribuţiile sale, compartimentul de audit public întern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern.

Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerînţeior externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până la comunicarea rezultatelor acesteia.

5.2.2.Obiectivitate individuala

Auditorii interni trebuie sa aiba o atitudine impartiala, sa nu aioa prejudecati si sa evite conflictele de interese.

Auditorii interni trebuie să-şi îndeplinească atribuţiile în mod obiectiv şi independent, cu profesionalism şi întegritate, potrivit normelor şi. procedurilor specifice activităţii de audit public intern.

5.2.2.1 Numirea/destituirea sefului compartimentului de audit public intern

Seful compartimetţtului de audit public întern este numit/destituit de catre ministrul sanatatii, cu avizul UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, astfel:

a)Numirea sefului compartimentului de audit public intern din Mînisterul Sanatatii se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta. Entitatea publică entitatile aflata în subordonarea, sub autoritatea sau in coordonarea Ministerului Sanatatii, solicită acest aviz de la seful compartimentului de audit intern din Ministerul Sanatatii în baza următoarei proceduri:

–candidaţii pentru funcţia de şef al compartimentului de audit public intern depun la compartimentul de audit public intern de la Ministerui Sanatatii urmatoarele documente: curriculum vitae; minim 2 scrisori de r omandare; o lucrare de conceptie privînd organizarea si exercitarea auditului public intern în entitatea respectiva; o declaraţie privind respectarea prevederilor art.20, alin.(1) dîn Legea auditului public întem, referitoare la încompatibilităţile auditorilor interni;

–avizarea candidaţilor se face în termen de 1O zile de la data depunerii documentelor, prin analizarea acestora şi prin consultări directe;

–după obţinerea avizului favorabil, numirea şefului compartimentului de audit public intern se face de către conducătorul entităţii publice respective, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea ş_i desfăşurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcţii;

–in cazul in care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concursul/examenul organizat pentru ocuparea acestei functii.

b)Destituirea sefului compartimentului de audit public intern din Ministerul Sanatatii se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabiiită de aceasta. Entitatea publică aflata in subordonarea, sub autoritatea sau in coordonarea Ministerului Sanatatii solicită acest aviz de la seful compartimentului de audit intern din Ministerul Sanatatii în baza următoarei proceduri:

–pentru destituirea şefului compartimentului de audit public intern, conducătorul • entităţii publice subordonate notifică conducătorului compartimentului audit intern din Ministerul Santatii despre intenţia de destituire, precum şi despre motivele destituirii;

–seful compartimentului audit intern din Ministerul Sanatatii analizează

motivele, efectuează investigaţa are consultări directe cu şeful compartimentului de audit public intern care este propus pentru destituire, după caz, şi în termen de 1O zile prezintă în scris avizul favorabil/nefavorabil privind destituirea;

–in cazul obtinerii unui aviz favorabii destituirii, conducatorul entitatii publice procedeaza in conformitate cu prevederile legale;

–in cazul obtinerii unui aviz nefavorabil, destituirea nu este posibila.

5.2.2.2.Numirea/revocarea auditorilor interni

Numirea/revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere, numai cu avizul prealabil al sefului compartimentului de audit public intern, astfel:

a)Pentru acordarea avizului în vederea numirii auditorilor interni, seful compartimentului de audit public intern analizează dosarele de înscriere depuse de candidaţii pentru ocuparea funcţiei de auditori interni şi poate avea consultări directe cu aceştia, cu 5-10 zile înainte de data susţinerii examenului. Dosarele de înscriere vor cuprinde în mod obligatoriu declaraţiile candidaţilor privind respectarea prevederilor art.20, alin.(l) din Legea privind auditul public intern, referitoare la incompatibilităţile auditorilor interni, precum si scrisori·de recomandare .În cazul obţinerii unui a ..z favorabil, numirea în funcţie se face de către conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea şi desfăşurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcţii;

b)Pentru revocarea auditorilor interni, conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere înştiinţează seful compartimentului de audit public intern despre intenţia de revocare a unui auditor intern şi despre motivele acesteia Seful compartimentului de audit public intern analizează motivele, efectuează investigaţii are consuitări directe cu aceştia, după caz, şi în termen de 1O zile prezintă avizul favorabil/nefavorabil revocarii.

c)Dacă funcţia de auditor intern nu este o funcţie publică, numirea/ revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere în concordanţă cu regulamentul propriu de funcţionare şi cu prevederile prezentelor norme.

5.2.3.Pierderea independentei si obiectivitatii auditorilor interni

Persoanele care sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorui entităţii publice, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiaşi entităţi publice.

Auditorii interni nu pot fi desemnaţi să etectueze misiuni de audit public intern la o structură/entitate publică dacă sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă. •

Auditorii interni nu trebuie implicaţi în vreun fel în îndeplinirea activităţilor pe care în mod potenţial le pot audita şi nici în elaborarea şi implementarea sistemelor de control intern ale entităţilor publice.

Auditorii interni care au responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicaţi în auditarea acestor programe.

Auditorilor interni nu trebuie să li se încredinţeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceştia au deţinut funcţii sau au fost implicaţi în alt mod. Această interdicţie se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.

Auditorii interni care se găsesc într-una din situaţiile prevăzute mai sus, au obligaţia de a informa de îndată, în scris, conducătorul entităţii publice şi şeful structurii de auclit public intern.

5.3.Competenta si constiinta profesionala

5.3.1.Competenta

Pregătirea şi experienţa auditorilor interni constituie un element esenţial în , atingerea eficacităţii activităţii de audit.

Auditorii interni trebuie sa posede cunostinte, indemanare si alte competente necesare pentru a-si exercita responsabilitat:ile individuale, mai ales:

–competenta in vederea aplicarii normelor, procedurilor si tehnicilor de audit;

–competenta in ceea ce priveste principiile si tehnicile contabile;

–cunoasterea principiilor de baza in economie, in domeniul juridic si in domeniul tehnologiilor informatice;

–cunostinte suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate si frauda, nefiind in sarcina auditorilor interni investigarea acestora; .

–capacitatea de a comunica oral si in scris, de a putea expune clar si eficient obiectivele, constatarile si recomandarile fiecarei misiuni de audit public intern.

Compartimentul de audît public intern trebuie să dispună in mod colectiv de toată competenţa şi experienţa necesară în realizarea misiunilor de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredinţate acelor

persoane cu o pregătire şi experienţă corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcm1L

Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună de metodologii şi

sisteme IT modeme, de metode de analiză analitic eşantioane statistice şi instrumente de control a sistemelor informatice.

Seful compartimentului de audit public intern trebuie sa se asigure ca pentru fiecare misiune de audit public •intern, auditorii desemnati poseda cunostintele, indemanarea si competentele necesare pentru desfasurarea corecta a misiunii.

Pentru cunostinte de stricta specialitate pot fi contractate servicii de xpertiza/ consultanta din afara entitatii publice.

5.3.2. Constiinta profesionala

Auditorul intern trebuie sa depuna toate eforturile in decursul exercitarii functiei sale si sa ia in consideratie urmatoareie elemente:

–perioada de lucru necesara pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit;

–complexitatea si importanta domeniilor auditate;

–pertinenta si eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor si de control;

–probabilitatea existentei erorilor, iregularitatilor si a unor disfunctionalitati semnificative;

–costurile implementarii unor controale suplimentare in raport cu avantajele

preconizate.

Fiind constient ca procedurile de audit public intern nu pot garanta ca toate riscurile semnificative au fost detectate, auditorul intern trebuie sa dea dovada de o vigilenta sporita in ceea ce priveste riscurile semnificative susceptibile sa afecteze obiectivele, activitatile si resursele entitatii publice.

5.3.3.Pregatirea profesionala continua

Auditorii interni trebuie sa-si imbunatateasca cunostintele si practica profesionala printr-o pregatire continua.

Seful compartimentului de audit public intern, respectiv conducerea entitatii publice, va asigura conditiile necesare pregatirii profesionale, perioada destinata in acest scop fiind de minim 15 zile pe an.

În scopul auditării unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiză/consultanţă din afara entităţii publice. Competenţa şi capacitatea acestor servicii trebuie să fie verificate si lucrările supervizate de către structura de audit public intern solicitanta.

5.4.Programul de asigurare si imbunatatire a calitatii

5.4.1.Definire

Seful compartimentului de audit public intern trebuie sa elaborezeun program de asigurare si imbunatatire a calitatii sub toate aspectele activitatii de audit public intern. Programul trebuie sa asigure ca normele, instructiunile si codul etic sunt respectate de auditorii interni.

5.4.2.Evaluarea programului de calitate

Auditul public intern necesita adoptarea unui proces permanent de supraveghere si evaluare a eficacitatii giobale a programului de calitate. Acest proces trebuie sa permita evaluari interne si externe.

5.4.2.1.Evaluarea interna

Evaluarea interna presupune efectuarea de controale permanente, prin care seful compartimentului de audit public intern examineaza eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica daca procedurile de asigurare a calitatii misiunilor de audit intern sunt aplicate in mod satisfacator, garantand calitatea rapoartelor de audit public intern. In acest cadru supervizarea realizarii misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficientelor, initierea imbunatatirilor necesare unei derulari corespunzatoare a viitoarelor misiuni de audit public intern si planificarea activitatilor de perfectionare profesionala.

5.4.2.2.Evaluarea externa

Evaluarea externa este efectuata de catre UCAAPI prin:

–verificarea respectarii normelor, instructiunilor si a Codului privind conduita etica a auditorului intern, cel putin o data la cinci ani, initiindu-se masurile corective necesare in colaborare cu conducatorul entitatii publice in cauza;

–avizarea numirii/ destituirii sefilor compartimentelor de audit public intern din , entitatile publice.

6.Norme de functionare a auditului public intern

6.1.Cerinte privind functionarea compartimentului de audit public intern

Seful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea si desfasurarea activitatilor de audit public intern.

6.1.1.P!ani.ficarea activitatii de audit public intern bazata pe analiza riscurilor

6.1.1.1.Elaborarea planului de audit public intern

Planul de audit public intern se întocmeşte anual de către compartimentul de audit public intern.

Selectarea misiunilor de audit public intern se face in functie de urmatoarele

elemente de fundamentare:

a)Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sau operaţiuni;

b)Criteriile semnal/sugestiile conducătorului entităţii publice, respectiv: deficienţe

constatate anterior în rapoartele de audit; deficienţe constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspecţiilor; deficienţe consemnate în rapoartele Curţii de Conturi; alte informaţii şi indicii referitoare la disfuncţionalităţi sau abateri; aprecieri ale unor specialişti, experţi etc. cu privire la structura şi dinamica unor riscuri interne sau de sistem;analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcţionării sistemului; evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evoluează sistemul auditat;

c)Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducătorii entităţilor publice sunt obligaţi să ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI să fie introduse în planul anual de audit public intern al entităţii publice, realizate in bune conditii si raportate in termenul fixat;

d)Numărul entităţilor publice subordonate;

e)Respectarea periodicităţii in auditare, cel putin o data la 3 ani;

f)Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata;

g)Recomandările Curţii de Conturi.

Proiectul planului anual de audit public intern este intocmit până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează.

Conducătorul entităţii publice aprobă proiectul planului anual de audit public intern pana la 20 decembrie a anului precedent.

Planul anual de audit public intern reprezintă un document oficial. El este păstrat în arhiva instituţiei publice împreună cu referatul de justificare in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale.

6.1.1.2.Referatul de justificare

Proiectul planului anual de audit public intern este însoţit de un referat de justificare a modului in care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan.

Referatul de justificare trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal si alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective.

6.1.1.3.Structura planului de ai«Jit public intern

Planul anual de audit intern are următoarea structură:

–scopul acţiunii de auditare;

–obiectivele acţiunii de auditare;

–identificarea/descrierea activităţii/operaţiuniisupuse auditului public intern;

–identificarea/descrierea entităţii/entităţilor sau a structurilor organizatorice la care se va desÎaşura acţiunea de auditare;

–durata acţiunii de auditare;

–perioada supusă audiiării;

–numărul de auditori proprii antrenaţi în acţiunea de auditare;

–precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoştinţe de specialitate, precum şi a numărului de specialişti cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de expertiză/consultanţă (dacă este cazul);

–numărul de auditori care urmează să fie atraşi în acţiunile de audit public intern din cadrui structurilor descentralizate.

6.1.1.4.Actualizarea planului de audit public intern

Actualizarea planului de audit public intern se face în funcţie de:

–Modificările legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificaţie a auditării anumitor operaţiuni, activităţi sau acţiuni ale sistemului;

Solicitarile UCAAPI/entitatea publică ierarhic imediat superioară de a introduce/inlocuiielimina unele misiuni din planul de audit intern.

Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin intocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducătorul entităţii publice.

6.1.2.Gestiunea resurselor umane

Seful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea si desÎaşurarea activităţilor de audit public intern si trebuie sa asigure resursele necesare indeplinirii planului de audit public intern in mod eficient.

6.1.3.Raportarea activitatii de audit public intern

Raportul de audit public intern finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, este transmis ministrului sanatatii si familiei care a aprobat misiunea, pentru analiză şi avizare. Pentru instituţia publică mică, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.

Compartimentul de audit public intern asigura:

a)raportarea periodica asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit;

b)elaborarea raportului anual al activităţii de audit public intern;

c)in cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, se raporteaza imediat ministrului sanatatii şi structurii de control intern abilitate;

d)informarea UCAAPI despre recomandările neînsuşite de către ministrul sanatatii, precum şi despre consecinţele acestora;

e)verificarea şi raportarea la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, după

caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

6.2.Obiective aferente unei activitati de audit public intern

6.2.1.Evaluarea managementului riscurilor

Auditul public intern trebuie să sprijine conducătorul entităţii publice în identificarea şi evaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbunătăţirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie să supravegheze şi să evalueze eficacitatea acestui sistem. •

Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operaţiilor şi sistemelor informatice ale entităţii publice, privind:

–fiabilitatea şi integritatea informaţiilor fmanciare şi operaţionale;

–eficacitatea şi eficienta operaţiilor;

–protejarea patrimoniului;

–respectarea legilor, reglementărilor şi contractelor.

În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care·exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative.

6.2.2.Evaluarea sistemelor de control

Auditul public intern ajută Ministerul Sanatatii să menţină un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacităţii şi eficienţei acestuia, contribuind la îmbunatăţirea lui continuă.

Evaluarea pertinenţei şi eficacităţii sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evaluării riscurilor şi va viza operaţiile şi sistemele informatice ale entităţii publice din urmatoarele puncte de vedere:

–fiabilităţii şi integrităţii informaţiilor financiare şi operaţionale;

–eficacţtăţii şi eficienţei operaţiilor;

–protejării patrimoniului;

–respectării legilor, reglementărilor şi procedurilor.

În cursul misiunilor, auditorul intern trebuie să examineze procedurile de control intern în acord cu obiectivele misiunii în vederea identificării tuturor deficienţelor semnificative ale acestora.

Auditorii interni trebuie sa analizeze operatiile si activitatile si sa determine masura in care rezultatele corespund obiectivelor stabilite si daca operatiile/activitatile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor.

Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie sa determine masura in care ministrul sanatatii a definit criterii adecvate de apreciere si daca obiectivele au fost realizate. Daca aceste

criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate si de auditorii interni in evaluarea sistemului de control intern. Daca acestea sunt inadecvate, auditorii interni trebuie, impreuna cu ministrul sanatatii, sa elaboreze in mod corespunzator aceste criterii.

NORMELE METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN

Aceasta parte prezinta metodele si instrumentele utilizate in derularea unei misiuni de audit public intern.

7.Pregatirea misiunii de audit public intern

Graficul prezentat mai jos oferă o viziune globală asupra procesului de audit public intern. In partea stanga a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la procedurile de urmat, iar in partea dreaptă rezultatele obtinute cu referire la documentele corespunzătoare.

În Ghidul procedural sunt descrise procedurile si modelele standard ale documentelor utilizate.

Derularea misiunii de audit public intern

!image

. ,

Etape Proceduri Documente

!image

!image

!image

!image

!image

!image

!image

Ordinul de serviciu A-Ol

Iniţierea aud.itului POl, P02, P03

Pregatirea misiunii de audit

Colectarea şi prelucrarea informatiilor P04

Analiza riscurilor P05

Declaraţia de independenţă A-02 Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern B-01

Programul de audit A03

Programul preliminar al interventiilor la fata locului A03-1

Deschiderea sedintei P07

Elaborare programului de audit public intern P06

-+l.. Min_·_uta-sed_in-te_i_d_e_des-chi-·d_er_ e B_-0_2 .

,-------------,-- ► • Teste

A-04

!image

Colectarea dovezilor P08

Interventia la fata locului

.

Constatarea şi raportarea iregularitatilor P09

Formularele constatarilor de audit A-05

!image

!image

!image

--- r

r---------9---

!image

!image

lucru Pl0

Nota centralizatoare a documentelor de lucru C-02

Revizuirea documentelor de

Formular de constatare şi raportare a

_:iregularităţilor A-06 J

!image

!image

!image

!image

,!imageInchiderea sedintei Pi I

----► Minuta şedinţei de închidere

!image

!image

!image

!image

!image

Elaborarea proiectului de raport de

auditP12

Proiect de raport A07-l

Transmiterea proiectului de Raport Pl3

Reuniunea de conciliere Pl4

Minuta Reuniunii de conciliere B-04

Raportul final PI 5

Raportnl final A07-2

Superviz.area Pl6

Difuzarea Raportnlui de aud.it public internP17

Unnarirea recomandarilor

Raportul de audit public intern

!image

. •I

B-03

!image

!image

7.1.Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu se intocmeste de şeful compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de conducatorul entitatii publice. Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul de audit public intern.

Ordinul de serviciu repartizeaza sarcinile de serviciu auditorilor inte astfel

încât aceştia să poată deinara misiunea de audit.

7.2.Declaratia de independenta

Independenţa auditorilor interni selectaţi pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarata. In acest sens fiecare auditor intern trebuie sa intocmeasca o declaraţie de independenţă.

7.3.Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern

Compartimentul de audit public intern notifică entitatea/structura auditată cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acestei precum si despre faptul că pe parcursul misiunii vor avea loc intervenţii la faţa locului al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.

7.4.Colectarea si prelucrarea informaţiilor

7.4.1.Colectarea informatiilor

In această etapă auditorii interni solicita si colecteaza informatii cu caracter general despre entitatea/structura auditata. Aceste informatii trebuie să fie pertinente şi utile pentru a atinge urmatoarele scopuri:

a)identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio-economic în care entitatea/structura auditată îşi desfăşoară activitatea;

b)cunoaşterea organizării entităţii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru si a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei;

c)identificarea punctelor cheie ale funcţionării entitatii/structurii auditate si ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari şi slabe;

d)identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţă semnificativă;

e)identificarea informaţiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului şi selecţionării tehnicilor de investigare adecvate.

7.4.2.Prelucrarea informaţiilor

Prelucrarea informaţiilor consta in :

a)analiza structurii/entităţii auditate şi activităţii sale (organigrama, regulamente de funcţionare, fişe ale posturilor, circuitul documentelor);

b)analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entităţii/structurii auditate;

c)analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desîaşurare a misiunii de audit public intern;

d)analiza rezultatelor controalelor precedente;

e)analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea/structura auditată.

7.5.Identificarea obiectelor auditabile

7.5.1 Obiectul auditabil

Obiectul auditabil reprezintă activitatea elementară a domeniului auditat, ale cărei caracteristici pot fi definite teoretic şi comparate cu realitatea practică.

7.5.2.Etapele identificarii obiectelor auditabile

Identificarea obiectelor auditabile se realizeaza in 3 etape:

a)detalierea fiecărei activităţi în operaţii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activităţi până la înregistrarea ei (circuitul auditului);

b)definirea pentru fiecare operaţiune în parte a condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice şi al riscurilor aferente (ce trebuie să fie evitate);

c)determinarea modalităţilor de funcţionare necesare pentru ca entitatea sa atinga obiectivul şi sa elimine riscul.

7.5.3.Lista centralizatoare a obiectelor auditabile

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice şi ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor.

7.6.Analiza riscurilor

7.6.1.Definirea riscului

Riscul reprezinta orice eveniment, acţiune, situatie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacităţii entităţii publice de a realiza obiectivele.

7.6.1.1.Categorii de riscuri

Categorii de riscuri:

a)Riscuri de organizare (neformaiizarea procedurilor): lipsa unor responsabilitati precise; insuficienta organizare a resurselor umane documentatia insuficienta, neactualizata;

b)Riscuri operationale: neinregistrarea in evidentele contabile; arhivare

necorespunzatoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operatiilor cu risc ridicat;

c)Riscuri :financiare: plati nesecurizate, nedetectarea operatiilor cu risc fmanciar;

d)Riscuri generate de schimbarile legislative, structurale, manageriale etc.

7.6.1.2.Componentele riscului

Componentele riscului sunt:

–probabilitatea de aparitie;

–nivelul impactului, respectiv gravitatea consecintelor si durata acestora.

7.6.2.Scopul analizei riscurilor

Analiza riscului reprezinta o etapă majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri:

a)să identifice pericolele din entitatea/structura auditata;

b)să identifice dacă controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele;

c)să evalueze structura/evoluţia controlului intern al entitatii/structurii auditate.

7.6.3.Fazele analizei riscurilor

Fazele analizei riscurilor sunt urmatoarele :

a)analiza activitatii entitatii/structurii auditate;

b)identificarea si evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor, de eroare semnificativa a activitatilor entitatii/structurii auditate, cu incidenta asupra operatiilor fmanciare;

c)verificarea existentei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum si evaluarea acestora;

d)evaluarea punctelor slabe, cuantificarea si impartirea lor pe clase de risc.

Auditorii interni trebuie să integreze în procesul de identificare şi evaluare a riscurilor semnificative şi pe cele depistate în cursul altor misiuni.

7.6.4.Masurarea riscurilor

Masurarea riscurilor depinde de probabilitatea de aparitie a riscului si de gravitatea consecintelor evenimentului. Pentru realizarea masurarii riscurilor se utilizeaza drept instrumente de masurare, criteriile de apreciere.

7.6.4.1.Masurarea probabilitatii

Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilităţii de apariţie a riscului sunt

a)aprecierea vulnerabilităţii entităţii;

b)aprecierea controlului intern.

Probabilitatea de apariţie a riscului variază de la imposibilitate la certitudine şi este exprimată pe o scara de valori pe trei nivele:

–probabilitate mică;

–probabilitate medie;

–probabilitate mare.

a)Aprecierea vulnerabilităţii entităţii

Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toţi factorii cu incidenţă asupra vulnerabilităţii domeniului auditabil, cum ar fi:

–resursele umane;

–complexitatea prelucrării operaţiilor;

–mijloacele tehnice existente. Vulnerabilitatea se exprimă pe trei nivele:

–vulnerabilitate redusă;

–vulnerabilitate medie;

–vulnerabilitate mare.

b)Aprecierea controlului intern

Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calităţii controlului , intern al entităţii, pe trei nivele:

–control intern corespunzător;

–control intern insuficient;

–control intern cu lipsuri grave.

7.6.4.2.Măsurarea gravităţii consecinţelor evenimentului (nivelul impactului)

Nivelul impactului reprezintă efectele riscului în cazul producerii sale şi se poate exprima pe o scară de valorică pe trei nivele:

–impact scăzut;

–impact moderat;

–impact ridicat.

!image

!image

!image

!image

!image

!image

!image

t

I I

I

Probabilitate

mare

medie

mică

Impact scăzut moderat ridicat

7.6.5.Metoda - model de analiza a riscurilor

Prezentele norme metodologice exemplifica efectuarea analizei riscurilor prin parcurgerea urmatorilor pasi:

a)identificarea (listarea) operaţiilor/activităţiilor auditabile, respectiv a obiectelor

auditabile. In această fază se analizează si se identifica activităţile/operaţiile precum şi a interdependenţele existente între aceste fixându-se perimetrul de analiză;

b)identificarea ameninţărilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operaţiuni/ activităţi, prin determinarea impactului fmanciar al acestora;

c)stabilirea criteriilor de analiză a riscului. Recomandam utilizarea criteriilor : aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativă si aprecierea calitativă;

d)stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scari de valori pe trei nivele, astîei :

dl) pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunzător - nivel l; control intern insuficient-nivel 2; control intern cu lipsuri grave-nivel 3;

d2) pentru aprecierea cantitativă: impact fmanciar slab-nivel i; impact fmanciar mediu-nivel 2; impact financiar important-nivel 3;

d3) pentru aprecierea calitativă: vulnerabilitate redusă - nivel l; vulnerabilitate medie - nivel 2; vulnerabilitate mare -nivel 3.

e)stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate şi un nivel de risc fiecărui criteriu. Produsul acestor doi factori dă punctajul pentru criteriul respectiv iar suma punctajelor pentru o anumită operaţie/activitate auditabilă conduce la determinarea punctajului total al riscului operaţiei/activităţii respective. Punctajul total al riscului se obţine utilizând formulele:

n

!image

i= 1

Unde: sau

Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;

Ni= nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

T = Nl x N2 x x Ni, unde

N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat.

f)clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obţinute anterior, în: risc 'mic, risc medîu, risc mare;

g)ierahizarea/operatiunilor activitatiilor ce urmeaza a fi auditate, respectiv elaborarea

•• tabelului puncte tari si puncte slabe. Tabelul punctelor tari şi punctelor slabe prezintă sintetic rezultatul evaluarii fiecărei activităţi/operaţiuni/teme analizate şi permite ierarhizarea riscurilor în scopul orientării activităţii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii în detaliu. Tabelul prezinta în partea stângă rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori şi indici), iar în partea dreaptă opinia şi comentariile auditorului intern.

7.7.Elaborarea tematicii in detaliu a misiunii de audit public intern

Tematica în detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de îndeplinit), este semnată de seful compartimentului de audit public intern si adusa la cunostinta principalilor responsabili ai entităţii/structurii auditate în cadrul sedintei de deschidere.

7.7.1.Programul de audit public intern

Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul de audit public intern are drept scopuri:

a)asigura seful compartimentului de audit public intern că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;

b)asigura repartizarea sarcinilor si planificarea activităţilor, de catre supervizor.

7.7.2 Programul preliminar al intervenţiilor la faţa locului

Programul preliminar al intervenţiilor la faţa locului se intocmeste în baza programului de audit public intern si prezintă în mod detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le" efectueze, respectiv studiile, cuantificările, testele, validarea acestora cu materiale probante si perioadele in care se realizeaza aceste verificari la fata locului.

7.8.Deschiderea interventiei la fata locului

7.8.1.Sedinta de deschidere

Sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se derulează la unitatea auditată, cu participarea auditoriilor interni şi a personalului entităţii/structurii auditate.

Ordinea de zi a sedintei de deschidere trebuie sa cuprinda :

a)prezentarea auditorilor interni;

b)prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;

c)stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;

d)prezentarea tematicii în detaliu;

e)acceptarea calendarului întâlnirilor;

f)asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii de audit public intern.

Entitatea auditata poate solicita amanarea misiunii de audit, in cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstante). Amânarea trebuie discutata cu compartimentul de audit public intern şi notificata la conducatorul entitatii publice.

7.8.2.Minuta sedintei de deschidere

Data şedinţei de deschidere, participanţii, aspectele importante discutate trebuie consemnate in minuta sedint,ei de deschidere.

7.9.Notificarea privind realizarea interventiilor la fata locului

Compartimentul de audit public intern trebuie sa notifice entitatea/structura auditata despre programul verificărilor la faţa locului, inclusiv perioadele de desfasurare. Odata cu aceasta notificare trebuie sa se transmita si Carta auditului intern.

8.Interventia la fata locului (munca de teren)

8.1.De.finire si etape

Interventia Ia fata locului consta in colectarea documentelor, analiza şi evaluarea acestora

Interventia la fata locului cuprinde urmatoarele etape:

a)cunoasterea activităţii/sistemului/procesului supus verificării ş1

studierea procedurilor aferente;

b)intervievarea personalului auditat;

c)verificarea înregistrărilor contabile;

d)analiza datelor şi informaţiilor;

e)evaluarea eficientei şi eficacitatii controalelor interne;

f)realizarea de testări;

g)verificarea modului de realizare a corectarii acţiunilor menţionate în auditarile precedente (verificarea realizarii corectarii)

8.2.Tehnici si instrumente de audit intern

8.2.1.Principalele tehnici de audit intern

8.2.1.I.Verificarea - asigura validarea, confirmarea, acurateţea înregistrărilor, documentelor, declaraţiilor, concordanţa cu legile şi regulamentele, precum si eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare sunt:

a)Comparaţia: confrrma identitatea unei informatii dupa obtinerea acesteia din doua sau mai multe surse diferite;

b)Examinarea: presupune urmmirea in special a detectarii erorilor sau a iregularităţilor;

c)Recalcularea: verificarea calculelor matematice;

d)Confirmarea: solicitarea informaţiei din doua sau mai multe surse independente (a treia parte) în scopul de a validarii acesteia;

e)Punerea de acord: procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;

t)Garantarea: verificarea realitatii tranzacţiilor înregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative;

g)Urmărirea: reprezinta verificarea procedurilor de la documentelejustificative spre articolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate tranzacţiile reale au fost înregistrate.

8.2.1.2.Observarea fizica reprezinta modul prin care auditorii interni işi formeaza o părere proprie.

8.2.1.3 Interviul se realizează de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informaţiile primite trebuie confirmate cu documente.

8.2.1.4.Analiza consta in descompunerea unei entităţi în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate şi măsurate distinct.

8.2.2.Principalele instrumente de audit intern

8.2.2.1.Chestionarul cuprinde întrebarile pe care le formuleaza auditorii interni. Tipurile de chestionare sunt:

a)chestionarul de luare la cunostiinta (CLC) - cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, funcţionarea entitătii/structurii auditate;

b)chestionarul de control intern (CCI) - ghideaza auditorii interni inactivitatea de identificare obiectiva a disfuncţiilor şi cauzelor reale ale acestor disfuncţii;

c)chestionarul-lista de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite, responsabilităţile şi metodele mijloacele financiare, tehnice si de informare, resursele umane existente.

8.2.2.2.Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit), care permite:

–stabilirea fluxurilor informatiilor, atributiilor si responsabilitatilor referitoare la acestea;

–stabilirea documentatiei justificative complete;

–reconstituirea operatiunilor de la suma totala pana la detalii individuale si mvers.

8.2.2.3.Formularele constatarilor de audit public intern - se utilizeaza pentru prezentarea fundamentata a constatărilor auditului public intern.

a)Fisa de identificare si analiza problemelor (FIAP) - se intocmeste pentru fiecare disfunctionalitate constatata. Prezinta rezumatul acesteia, cauzele si consecintele, precum si recomandarile pentru rezolvare. FIAP trebuie să fie aprobată de către coordonatorul misiunii, confirmată de reprezentantii entitatii/structurii auditate şi supervizată de seful compartimentului de audit (sau de către înlocuitorul acestuia).

b)Formularul de constatare si raportare a iregularităţilor - se intocmeste in cazul in care auditorii interni constată existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se transmite imediat sefului compartimentului de audit public intern, care va informa in termen de 3 zile conducatorul entitatii publice si structura de control abilitata pentru continuarea verificarilor.

8.3.Dosare/e de audit public intern

Dosarele de audit public intern - prin informatiile continute asigura legătura între sarcina de audit, interventia la fata locului şi raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formularii concluziilor auditorilor interni.

Tipuri de dosare de audit public intern:

a)Dosarul permanent cuprinde urmatoarele sectiuni :

Secţiunea A - Raportul de audit public intern si anexele acestuia:

–ordinul de serviciu; declaraţia de independenţă;

rapoarte ( intermediar, final, sinteza recomandărilor); fisele de identificare şi analiza problemelor (FIAP); formularele de constatare a iregularităţilor;

programul de audit.

Secţiunea B - Administrativă:

–notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern; minuta şedinţei de deschidere;

–minuta reuniunii de conciliere;

–minuta sedintei de inchidere;

–corespondenţă cu entitatea/structura auditata.

Secţiunea CDocumentatia misiunii de audit public intern :

–strategii interne;

reguli, regulamente şi legi aplicabile; proceduri de lucru;

materiale despre entitatea/structura auditata (îndatoriri, responsabilităţi, număr de angajaţi, fişele posturilor, graficul organizaţiei, natura şi locaţia înregistrărilor contabile); •

informaţii financiare;

rapoarte de audit public intern anterioare şi externe informaţii privind posturile cheie/fluxuri de operatii; documentati analizei riscului.

Secţiunea DSupervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii de audit public

intern si a remltawlor ţeia:

-revizuirea raportului de audit public intern;

–raspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern.

b)Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie sa corumne si sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere si cifre (E,F,G,... ) pentru fiecare secţiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie să fie simplă şi uşor de urmărit.

8.4.Revizuirea

Revizuirea se efectueaza de catre auditorii interni, inainte de intocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite in mod corespunzator.

8.5.Pastrarea si arhivarea dosarelor de aiulit public intern

Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitatii publice şi sunt confidenţiale. Ele trebuie pastrate până la îndeplinirea recomandărilor din raportul de audit public intern, dupa care se arhiveaza în concordanţă cu reglementarile legale privind arhivarea.

8.6.Şedinţa de închidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandarilor fmale din proiectul Raportului de audit public intern si a calendarului de implementare a recomandarilor. Se intocmeste o minuta a sedinţei de închidere.

9.Raportul de audit public intern

9.1.Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raport intermediar)

In elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie sa fie respectate urmatoarele cerinte:

a)constatarile trebuie sa apartina domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern si sa fie susţinute prin documente justificative corespunzătoare;

b)recomandarile trebuie să fie în concordanţă cu constatările şi sa determine reducerea riscurilor potentiale;

c)raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate;

d)se intocmeste pe baza FIAP-urilor.

In redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie sa fie respectate urmatoarele principii:

a)constatările trebuie sa fie prezentate într-o manieră pertinenta si incontestabilă;

b)evitarea utilizarii expresiilor imprecise (se pare, în general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract;

c)promovarea unui limbaj cât mai uzual şi a unui stil de exprimare concret;

d)evitarea tonului polemic, jignitor, tendenţios;

e)ierarhizarea constatărilor (numai cele importante vor fi prezentate în sinteza sau la concluzii);

f)evidenţierea aspectelor pozitive şi a îmbunătăţirilor constatate de la ultima

misiune de audit public intern.

9.2.Structura proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul Raportului de audit public intern trebuie sa cuprinda cel puţin următoarele elemente:

a)scopul şi obiectivele misiunii de audit public intern;

b)date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legală, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatorică auditată, durata acţiunii de auditare, perioada auditată); •

c)modul de desfăşurare a acţiunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode si tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale întocmite în cursul acţiunii de audit public intern);

d)constatări efectuate;

e)concluzii şi recomandări;

f)documentaţia-anexă (notele explicative; note de relaţii; situaţii, acte, documente şi orice alt material probant sau justificativ).

9.3.Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite in maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de catre auditorii interni.

9.4.Reuniunea de conciliere

In termen de 1O zile de la prumrea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile in vederea acceptarii recomandarilor formulate. Se intocmeste o minuta privind desfasurarea reuniunii de conciliere.

9.5.Elaborarea Raportului de audit public intern

Raportul de audit public intern trebuie să includă modificările discutate şi convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi insotit de o sinteza a principalelor constatări şi recomandări.

Seful compartimentului de audit public intern trebuie sa informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat superior despre recomandarile care nu au fost avizate de

conducatorul entitatii publice. Aceste recomandari vor fi insotite de documentatia de sustinere.

9.6.Difuzarea Raportului de audit public intern

Seful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finaliz.aţ impreuna cu rezultatele concilierii si punctul de vedere al entitatii/structurii auditate conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza si avizare:

Pentru institutia publica mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia.

Dupa avizarea recomandarilor cuprinse in Raportul de audit public in acestea vor fi comunicate structurii auditate.

Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern în timpul

verificărilor pe care le efectuează.

10.Urmarirea recomandarilor

Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandarile mentionate in Raportul de audit public intern sunt aplicate întocmai, in termenele stabilite, in mod eficace si ca, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandari.

Structura auditata trebuie sa informeaze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandarilor.

10.1.Responsabilitatea structurii auditate

Responsabilitatea structurii auditate in aplicarea recomandarilor consta in :

–elaborarea unui plan de actiune, insotit de un calendar privind îndeplinirea acestuia;

stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; punerea în practică a recomandarilor;

comunicarea periodică a stadiului progresului acţiunilor;

–evaluarea rezultatelor obţinute.

10.2.Responsabilitatea compartimentului de audit public intern

Compartimentul de audit public intern verifica si raporteaza la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, dupa caz, asupra progreselor înregistrate in implementarea recomandarilor.

Compartimentul de audit public intern va comunica conducatorului entitatii publice stadiul implementarii recomandarilor.

!image

CARTA AUD/TULU/ INTERN

A. ROLUL ŞI OBIECTIVELE AUDITULUI PUBLIC INTERN

1.Rolul auditului intern

Carta auditului intern fixează drepturile şi obligaţiile auditorilor interni ş1 urmareste:

–să informeze despre obiectivele şi metodele de audit;

–să clarifice misiunea de audit;

–să fixeze regulile de lucru între auditor şi auditat;

–să promoveze regulile de conduită.

Auditul public intern, conform Legii privind auditul public intern, este definit ca activitate funcţional independentă şi obiectiv care dă asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor publice, perfecţionând activităţile entităţii publice. Ajută entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică şi metodică, care evaluează şi îmbunătăţeşte eficienţa şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare.

Auditul public intern nu trebuie să fie confundat cu controlul intern.

Controlul intern, conform Legii privind auditul public intern, reprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace. Include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile.

Rolul auditului public intern este de a contribui Ia buna şi efectiva gestiune a fondurilor publice.

Aportul compartimentului de audit public intern constă în promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv şi eficient în cadrul entităţii publice.

Misiunea compartimentului de audit public intern este de a audita sistemele de control din cadrul entităţii publice în scopul de a evalua eficacitatea şi performanţa structurilor funcţionale în implementarea politicilor, programelor şi acţiunilor în vederea îmbunătăţirii continue a acestora.

2.Obiectivele auditului intern

2.1.Obiectivele compartimentului de audit public intern

Obiectivele compartimentului de audit public intern sunt:

–de a ajuta entitatea publică atat în ansamblul cât ş1 structurile sale prin intermediul opiniilor şi recomandărilor;

–să gestioneze mai bine riscurile;

–să asigure o mai bună administrare şi păstrare a patrimoniului;

–să asigure o mai bună monitorizare a conformităţii cu regulile şi procedurile existente;

–să asigure o evidenţă contabilă şi un management informatic fiabile şi corecte;

–să îmbunătăţească calitatea managementului, a controlului şi auditului intern;

–să îmbunătăţească eficienţa şi eficacitatea operaţiilor.

2.2.Obiectivele misiunii de audit public intern

Unei misiuni de audit i se pot atribui două obiective principale:

–asigurarea conformitatii procedurilor şi a operaţiunilor cu normele juridice - auditul de regularitate;

–evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmărite şi examinarea impactului efectiv - auditul de performanţă.

B.STATUTUL COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Compartimentul de audit public intern funcţionează în subordinea directă a conducătorului entităţii publice, exercitând o funcţie distinctă şi independentă de activităţile entităţii publice. Prin atribuţiile sale compartimentul de audit public intern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern.

3.Atribuţiile compartimentului de audit public intern

Atribuţiile compartimentului de audit public intern sunt:

a)elaborează norme metodologice specifice entităţii publice în care îşi desîaşoară • activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic superior in cazul entităţilor publice subordonate;

b)elaborează proiectul planului anual de audit public intern;

c)efectuează activităţi de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management fmanciar şi control ale entităţii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate" eficienţă şi eficacitate;

d)informează UCAAPI despre recomandările neînsuşite de către conducătorul entităţii publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora;

e)raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit;

f)elaborează raportul anual al activităţii de audit public intern;

g)in cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entităţii publice şi structurii de control intern abilitate.

C. PRINCIPIILE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN SI AUDITORULUI INTERN

4.Independenţă şi obiectivitate

Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerinţelor (imixtiunilor) externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până la comunicarea rezultatelor acesteia.

Conducătorul compartimentului de audit public intern din cadrul Ministerului Sănătăţii este numit/destituit de către ministru cu avizul UCAAPL Conducătorii compartimentelor de audit public intern ai unităţilor din structura Ministerului Sănătăţii conduse de ordonatori secundari şi terţiari de credite sunt numiţi/destituiţi în condiţiile legii de conducătorii unităţilor respective cu avizul organului ierahic superior.

Persoanele care sunt soţi, rude sau afmi până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul entităţii publice, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiaşi entităţi publice.

Auditorii interni nu pot fi desemnaţi să efectueze misiuni de audit public intern la o structură/entitate publică dacă sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.

Auditorii interni nu trebuie implicaţi în vreun fel în îndeplinirea activităţilor pe care în mod potenţial le pot audita şi nici în elaborarea şi implementarea sistemelor de control intern ale entităţilor publice.

Auditorii interni care au responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicaţi în auditarea acestor programe.

Auditorilor interni nu trebuie să li se încredinţeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceştia au deţinut funcţii sau au fost implicaţi în alt mod. Această interdicţie se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.

5.Competenţă şi conştiinţă profesională

Pregătirea şi experienţa auditorilor interni constituie un element esenţial în atingerea eficacităţii activităţii de audit.

Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună de toată competenţa şi experienţa necesară în realizarea misiunilor de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredinţate acelor persoane cu o pregătire şi experien corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcmn.

În scopul auditării unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiză/consultanţă din afara entităţii publice, iar lucrările vor fi supervizate de către compartimentul de audit public intern contractant.

Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună de metodologii şi sisteme IT moderne de metode de analiză analitică, eşantioane statistice şi instrumente de control a sistemelor informatice. •

Sunt necesare organizarea unor sisteme de pregătire profesională iniţială şi permanentă. În acest sens auditorii interni au obligaţia de a participa la activităţi de pregătire profesională cel puţin 15 zile pe an.

6.Exercitarea unei activităţi normate

Compartimentul de audit public intern va elabora norme metodologice proprii în conformitate cu Normele metodologice generale referitoare la exercitarea auditului public intern.

7.Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii

Şeful compartimentului de audit public intern trebuie să elaboreze un program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii sub toate aspectele activităţii de audit public intern. Programul trebuie să asigure că normele, instrucţiunile şi codul etic sunt respectate de auditorii interni şi de compartimentele de audit public intern.

Auditul public intern necesită adaptarea unui proces permanent de supraveghere şi evaluare a eficacităţii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie să permită evaluări interne şi externe.

7.1.Evaluarea internă

Evaluarea internă presupune atât controale permanente privind buna funcţionare a auditului public intern cât şi controale periodice efectuate de către auditorii înşişi (autoevaluare).

Şeful compartimentului de audit public intern examinează eficacitatea normelor interne de audit pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calităţii a misiunilor de audit sunt aplicate în mod satisfăcător, garantând calitatea rapoartelor de audit.

Evaluarea internă va permite depistarea insuficienţelor şi va întreprinde îmbunătăţirile necesare unei derulări corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit şi de a planifica activităţi de perfecţionare profesională.

7.2.Evaluarea externă este exercitată de către UCAAPI prin:

–verificarea respectării normelor, instrucţiunilor, precum şi a Codului privind conduita etică a auditorului intern; UCAAPI poate iniţia măsurile corective necesare în colaborare cu conducătorul entităţii publice în cauză:

–avizarea de către UCAAPI a numirii/destituirii şefilor compartimentelor de audit public intern din entităţile publice.

D. METODOLOGIE

8.Planul anual de audit public intern

Proiectul planului de audit public intern se elaborează de către compartimentul de audit public intern, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sau operaţiuni, precum şi prin preluarea sugestiilor conducătorului entităţii publice, prin consultare cu entităţile publice ierarhic superioare, ţinând cont de recomandările Curţii de Conturi.

Conducătorul entităţii publice aprobă anual proiectul planului de audit public

intern.

Auditorul intern desfăşoară audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepţional, necuprinse în planul anual de audit public intern.

9.Condiţiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern

9.1.Accesul auditorilor interni la informaţii şi documente

Compartimentul de audit public intern are acces sau poate solicita toate datele şi informaţiile utile şi probante (inclusiv cele în format electronic) pe care le consideră relevante pentru scopul şi obiectivele misiunii de audit public intern utilizând principiul circuitului auditului (pista de audit).

Reprezentanţilor autorizaţi ai Comisiei Europene şi ai Curţii de Conturi Europene li se asigură drepturi similare celor prevăzute pentru auditorii interni, cu scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii Europene. Aceştia trebuie să fie împuterniciţi în acest sens printr-o autorizaţie scrisă, care să le ateste identitatea şi poziţia, precum şi printr-un document care să indice obiectul şi scopul controlului sau inspecţiei la faţa locului.

9.2.Relaţiile cu entitatea auditata, obiectul auditului

9.2.1.Contactarea responsabililor entităţii auditate

Responsabilul entităţii este informat înainte de misiune cu privire la data de intervenţie a auditului şi a conţinutului său, definite într-un ordin de serviciu.

9.2.2.Realizarea misiunii la/aţa locului

Auditul trebuie să fie realizat într-un climat de încredere, asigurat prin însuşi rolul auditului public intern, care în esenţă vizează îmbunătăţirea funcţionării entităţii şi răspunde intereselor acesteia. La aceasta contribuie atât şedinţa de deschidere cât şi transmiterea cartei de audit public intern . •

Şedinţa de deschidere permite prezentarea obiectului m1smnii, defmirea condiţiilor sale materiale, stabilirea întâlnirilor şi a contactelor, şi diminuarea perturbărilor în funcţionarea entităţii.

9.2.3.Transmiterea rezultatelor

Constatările şi recomandările sunt aduse la cunoştinţa entităţii auditate pe măsura obţinerii acestora, dacă ele prezintă importanţă. Răspunsurile responsabililor entităţii reprezintă un element de validare şi de corectare pentru auditor, fără a fi necesar să se aştepte finalizarea raportului. Acestea pot să determine corectarea aprecierii auditului şi reorientarea cercetărilor sale.

Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de încheiere, la faţa locului, prin care se realizează informarea responsabililor entităţii auditate asupra observaţiilor principale relevante, validarea acestor observaţii şi aplicarea primelor măsuri corective de către cei interesaţi.

Proiectul de audit public intern se transmite la structura auditată. Aceasta poate trimite în maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni.

În termen de IO zile de la primirea punctelor de vedere, compartimentul de audit public intern organizează reuniunea de conciliere cu structura auditată, în cadrul căreia se analizează constatările şi concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate.

Şeful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern, fmalizat, împreună cu rezultatele concilierii, conducătorului entităţii publice care a aprobat misiunea, pentru analiză şi avizare. Pentru instituţia publică mică, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia. După avizare

recomandările cuprinse în raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate.

9.2.4.Urmărirea misiunilor de audit

Reuniunea de conciliere fixează modalităţile de aplicare a recomandărilor.

Responsabilul entităţii auditate trebuie să propună planul de acţiune însoţit de un calendar de implementare. În cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate şi acceptate de comun acord.

Responsabilul entităţii auditate asigură urmărirea aplicării planului de acţiune. El îl informează pe auditor periodic în privinţa acestui lucru.

E. REGULI DE CONDUITA

Auditorul are acces la toate datele în cadrul misiunii sale si trebuie să respecte secretul profesional în ceea ce priveşte informaţiile colectate.

Auditorul exercită o funcţie de evaluare independentă, care să concretizează în recomandări.

Auditorul trebuie să respecte codul privind conduita etică.

Auditorul trebuie să semnaleze imediat, pe linie ierarhică, fraudele de orice tip şi neregulile grave care fac obiectul auditului. •

Auditorul trebuie să comunice rezultatele muncn sale (constatările ş1 recomandările) responsabilului entităţii auditate.

Raportul de audit este supervizat, înainte de difuzarea sa, de către responsabilul misiunii de audit sau, în lipsa acestuia, de către un auditor care nu a participat la misiune. Aceasta se asigură ca constatările şi informaţiile probante sunt validate.

Auditatul are drept de răspuns la constatările şi recomandările prezentate în raport. În acest sens, el are la dispoziţie un termen de 15 zile.

!image

Anexa nr. 1

la normele metodologice

LISTA

cuprinzând unităţile aflate în subordine sub autoritatea sau în coordonarea Ministerului Sănătăţii

A. Unităti

in

'

aflate

subordinea Ministerului

Sănătăt, ii

I. Unităţi finanţate integral de la bugetul de stat:

1.Direcţiile de sănătate publică judeţene, respectiv a municipiului Bucureşti

2.Institutul de Sănătate Publică Bucureşti

3.Institutul de Sănătate Publică "Prof. dr. Iuliu Moldovan" Cluj­ Napoca

4.Institutul de Sănătate Publică Iaşi

5.Institutul de Sănătate Publică "Prof. dr. Leonida Georgescu" Timişoara

6.Centrul de Sănătate Publică Târgu Mureş

7.Centrul de Sănătate Publică Sibiu

8.Institutul Naţional de Medicină Sportivă Bucureşti

9.Institutul Naţional de Hematologie Transfuzională "Prof. dr.

C.T. Nicolau" Bucureşti

10.Centrul de Statistică Sanitară şi Documentare Medicală Bucureşti

11.Academia de Ştiinţe Medicale Bucureşti

12.Oficiul Central de Stocare şi Rezervă pentru Situaţii Speciale Bucureşti

13.Direcţia de sănătate publică petru transporturi

II. Unităţi finanţate integral din venituri proprii prin sistemul de asigurări social.e de sănătate:

1.Institutul Oncologic "Prof. dr. Alexandru Trestioreanu" Bucureşti

2.Institutul Oncologic "Prof. dr. I. Chiricuţă" Cluj-Napoca

3.Institutul Naţional de Gerontologie şi Geriatrie "Ana Aslan" Bucureşti

4.Institutul de Pneumoftiziologie "Prof. dr. Marius Nasta" Bucureşti

5.Institutul pentru Ocrotirea Mamei şi Copilului "Prof. dr. Alfred Rusescu"

Bucureşti

6.Institutul Naţional de Recuperare, Medicină Fizică şi Balneoclimatologie

Bucureşti

7.Institutul de Endocrinologie "C.I. Parhon" Bucureşti

8.Institutul de Diabet, Nutriţie şi Boli Metabolice "Prof. dr. N. Paulescu"

Bucureşti

9.Institutul de Boli Cerebrovasculare "Prof. Dr. Vlad Voiculescu" Bucureşti

10.Institutul de Boli Cardiovasculare "Prof. dr. C.C. Iliescu" Bucureşti

11.Institutul Inimii "Prof. dr. Nicolae Stăncioiu" Cluj-Napoca

12.Institutul de Boli Infecţioase "Prof. dr. Matei Balş" Bucureşti

13.Institutul de Fonoaudiologie şi Chirurgie Funcţională O.R.L."Prof. dr. Dorin Hociotă" Bucureşti

14.Institutul de Boli Cardiovasculare Timişoara

15.Institutul Clinic Fundeni Bucureşti

16.Institutul Clinic de Urologie şi Transplant Renal Cluj-Napoca 17.Institutul de Boli Cardiovasculare şi Transplant Târgu-Mureş

18.Institutul de Gastroenterologie şi Hepatologie Iaşi

19.Centrul de Cardiologie Iaşi

20.Centrul de Cardiologie Craiova

21.Centrul Naţional de Acupunctură şi Homeopatie Bucureşti

22.Centrul de Patologie Neuromusculară "Dr. Radu Horia" Vâlcele

23.Centrul de Evaluare şi Recuperare pentru Copii şi Adolescenţi

"Cristian Şerban "Buziaş

24.Staţia Centrală de Salvare Bucureşti 25.Spitalul de Recuperare Neuropsihomotorie Dezna 26.Spitalul de Recuperare Borşa

27.Spitalul Clinic de Recuperare Medicală Băile Felix

28.Spitalul de Psihiatrie şi pentru Măsuri de Siguranţă Ştei

29.Spitalul de Psihiatrie şi pentru Măsuri de Siguranţă Săpoca

30.Spitalul de Psihiatrie şi pentru Măsuri de Siguranţă Poiana Mare

31.Spitalul de Psihiatrie şi pentru Măsuri de Siguranţă Zam

32.Spitalul de Psihiatrie şi pentru Măsuri de Siguranţă Pădureni­ Grajduri

33.Spitalul de Psihiatrie şi pentru Măsuri de Siguranţă Gătaia

34.Spitalul de Psihiatrie şi pentru Măsuri de Siguranţă Jebel 35.Spitalul Clinic de Psihiatrie "Socola" iaşi

36.Spitalul de Cardiologie Covasna

37.Spitalul Clinic de Recuperare, Medicină Fizică şi Balneologie Eforie-Nord

38.Sanatoriul Balnear Techirghiol 39.Sanatoriul Balnear Mangalia

40.Sanatoriul Balneoclimateric de Copii Buşteni

41.Sanatoriul de Nevroze Predeal 42.Sanatoriul Balnear Slănic Moldova

III. Unităţi finanţate din venituri proprii şi subvenţii de la bugetul de stat:

1.Institutul Naţional de Medicină Legală "Mina Minovici" Bucureşti

2.Institutul de Medicină Legală Iaşi

3.Institutul de Medicină Legală Cluj-Napoca

4.Institutul de Medicină Legală Timişoara

5.institutul de Medicină Legală Craiova

6.Institutul de Medicină Legală Târgu Mureş

IV. Unităţi finanţate integrai din venituri proprii:

1.Agenţia Naţională a Medicamentului Bucureşti

2.Staţia de Verificare şi Întreţinere a Aparaturii Medicale Bucureşti

3.Centrul Naţional Medicilor,Farmaciştilor, Asistenţilor Medicali

de Perfecţionare Altui Personal cu

Postuniversitară a

Studii Superioare şi

B. Unităti aflate sub autoritatea Ministerului Sănătătii:'

1.Compan'ia Naţională "Unifarm" - S.A. Bucureşti

2.Societatea Comercială "Antibiotice"-S.A. Iaşi

3.Societatea Comercială "Sanevit"-S.A. Arad

C. Unităti

Sănătătii:'

aflate în coordonarea Ministerului

1.Casa N'aţională de Asigurări de Sănătate

2.Institutul Naţional de Cercetare-Dezvoltare în Domeniul Patologiei şi Ştiinţelor Biomedicale "Victor Babeş" Bucureşti

3.Institutul Naţional de Cercetare-Dezvoltare pentru Microbiologie şi Imunologie "Cantacuzino" Bucureşti

4.Institutul Naţional de Cercetare-Dezvoltare în Sănătate Bucureşti

5.Societatea Naţională de Cruce Roşie

!image

Anexa nr. 2

la normele metodologice

!image

Scopul:

De a demonstra independenţa auditorilor fata de entitatea/structura auditata.

Premise:

In vederea desemnarii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilităţile personale ale acestora. Astfel, u.n auditor nu va fi desemnat acolo unde există incompatibilităţi personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesara, fiind fumizata in acest sens o justificare din partea conducatorului Cqmpartimentului de audit pu}?Jic iptern. Dacă în timpul ţfecţuării misil.JţlH de audit apare o incompatibilitate, reală sau presupusa, auditorii sunt obligati sa informeze de urgenta conducerea. •

Procedura:

2.Verifica Deciaraţia de Independenţă;

3.Identifica incompatibilitatea semnalată de catre auditori ş1

4.A. robă. Oech1ra "ile de Tnde endentă;

5.Indosariază Declaraţia de independenta in dosarul de audit;

6.Dacă· în timpul misiunii apare o incompatibilitate reală sau resu usa, informeaza de ur enta conducerea.

DECLARATIA DE INDEPENDENTA- Model A-02

Entitatea publica........

A fi completat de către auditori, inclusiv consultantii:

Nurnele ......................................................... Data ...........

Misiunea de audit public intern ...........................................

Auditor, Conducator Compartiment de audit public inte

ModelA-02 Entitatea publica

Se completeaza de către Şeful de serviciu

1.Incompatibilităţi personale (a se trece din pagina anterioară)

2.Pot fi negociate/ diminuate incompatibilităţile? Dacă da, explicaţi cum anume

Data si semnatura

!image

3.NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Scopul:

Să informeze entitatea/structura auditata de declansarea misiunii de audit public intem

Premise:

Se intentioneaza ca prin notificarea entitatii/structurii auditate sa se asigure desfasurarea corespunzatoare a procedurilor de audit.

Procedura:

2.Verifica adresa de notificare;

3.Semneaza adresa de notificare;

5.Includ domeniile de interes (dacă se co1!1unică} în programul de audit

6.Indosarieaza copia adresei de notificare in dosarul permanent.

l\rlodel B-01 Entitatea publica Data

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Catre Părţile interesate

De la Conducatorul Compartimentului de audit public intern Ref Denumirea misiunii de audit public intern Stimate(ă)..........................

1n conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmeaza ca in perioada de...... ..... sa efectuam o misiune de audit public intern cu tema la (numele

eptitatii/strucrurii au4itaw).

Auditul va examina responsabilitatile asumate de catre (numele entitatii/structurii

auditate) siva determina daca aceasta isi indeplineste obligatiile sale intr-un mod

efiGie11t i efectiv.

Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o sedinta de deschidere in vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzand:

–prezentarea auditorilor;

–prezentarea principaldor obiective a.le misiunii de audit public intern;

–programul interventiei la fata locului;

–scopul misiunii de audit public intern;

–al.te aspecte.

Pentru o mai buna intelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara:.....................

Daca aveti unele întrebări privind aceasta actiune, va rog sa contactati pe (numele auditorului) sau pe mine .

Cu stima

Conducatorul Compartimentului de audit public intern

Data

!image

5.ANALIZA RISCURILOR

Scopul:

Analiza riscului reprezinta o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditata, daca controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza p colt;le,. evaluarea ştructurii/evolutiei controlului intern al entitatii/structurii auditate

Premise:

Reprezinta un punct de pornire in elaborarea tabelului „puncte tari• si puncte slabe''.

Aprecierea um1i risc are la baza dow timari:

–gradul de gravitate al pierderii care poate sa rezulte ca urmare a riscului (sau al

consecintelor directe si indirecte);

–prQbabilitatea ca riscul sa revina (notiune cuantificata formal),

Riscurile potentiale se pot concretiza in recomandari de audit, aceastea depinzand de

rezultatele de la controalele, testarile si verificarile anterioare.

P. u.nctelJ.

f_i.orte Sl•

puncteJ

.e ş_lab·e se expn•ma·

ca1J·tat•lv S•! cant1•tat1•v m•

_fun, 1•ed e

rezultatele asteptate si de conditiile de obtinere a acestora.

Un punct forte sau un punct slab trebuie sa fie exprimat in functie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmarita, pentru a asigura buna functionare a entitatii/st:rllcturii auditate sau a,ting ea unui rezultat scontat

Procedura:

1.Din activitatea desfasurata in timpul colectarii si prelucrarii informatiilor, pregatesc o lista centralizatoare a obiectelor auditabile;

2.Identifica ameniiltarile (riscurile) asociate acestor operatiuni/activitati;

3.Stabilesc criteriile de analiza a riscurilor;

4.Stabilesc ponderea fiecarui criteriu al riscului;

5.Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

6.Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat;

7.Claseaza riscurile pe baza punctajelor totale obtinute;

8.Ierarhizeaza operatiunile activitatiilor ce urmeaza a fi auditate, respectiv elaboreaza Tabelul puncte tari si puncte­ slabe;

9.Transmit Tabelul puncte tari si puncte slabe si constatarile

Exemplu Entitatea publica

Model C-01 Tabelul „PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE"

Denumirea misiunii de audit.......... Perioada supusa auditului

Iµto@}it de ". .. .. .. Oata.........

Aprobat de.......

Data.........

Ghidul de Evaluare a controlului intern

–conducerea si/sau personalul demonstreaza o atitudine necooperanta si nepasatoare cu privire la conformitate, pastrarea dosarelor, sau reviziile externe.

–auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite.

–analiza dezvaluie ca nu sunt in functiune tehnici de control adecvate si suficiente.

–procedurile de <;ontrol intern lipşesc sau sunt putin utiliza.te.

–conducerea si personalul demonstreaza o atitudine cooperanta cu privire la conformitate, pastrarea dosarelor sireviziilor externe.

–Auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat masuri de :remedire si a raspuns satisfacator la recomandarile auditului.

–analiza arata ca sunt in functiune tehnici de control adecvate si suficiente.

–conducerea si personalul demonstreaza o atitudine constructiva, existand preocuparea de a anticipa si inlatura problemele.

–audimrHe aute.-iQare si s.rndUle preliminare_nu au desGoperit nici

–analiza arata ca sunt it1 functiune numeroase si eficiente tehnici de control intern.

–procedurile sunt bine sustinute de documente.

6.ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Scopul:

Asigura conducatorul Compartimentului de audit public intern ca au fost luate in considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern si asigura repartizarea sarcinilor si planificarea activitatiilor, de catre supervizor.

Premise:

:Programul de audit este un document intern de lucru al CompartimeJ.1tului de.audit public intern; care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliata actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivulu precµm si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul preliminar al interventiilor la fata locului se intocmeste in baza Programului

de audit public intern si prezinta detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale prob te şi perioadele in care se realizeaza aceste verificari la fata locului.

Procedura:

–obiectivele auditului;

–testarile care se vor efectua;

2.Pregatesc o Nota cu urmatoarele anexe:

–colectarea si prelucrarea datelor;

–tabelul „Puncte tari si puncte slabe";

3.Organizeaza sedinta de analiza.

4.Verifica Nota si anexele acesteia.

5.Analizeaza si modifica dopa caz documentele prezentate.

6.Aproba Nota si anexele.

7.Indosariaza programul de audit -Model A-03.

8.Utilizeaza programul de audit in efectuarea misiunii.

Exemplu ModelA-03 Entitatea publica

PROGRAMUL DE AUDIT

Denumirea misiunii de audit.......... Perioada

supusa auditului.....

Intocmit de .... Data... .

Aprobat de ...... Data.. .

Model A03-1

B. PROGRAMUL INTERVENTIEI LA FATA LOCULUI

Denumirea misiunii de audit.......... Perioada supusa auditului.............

Intocmit de ..... .... Data.........

Aprobat de.......

Data.........

7.SEDINTA DE DESCHIDERE

Scopul:

Să efectueze o sedinţă de deschidere cu reprezentanţii (denumirea entitatii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite şi modalitatile de lucru privind auditul.

Premise:

Şedinta de deschidere serveşte ca intiln:i,:.e de început a, misiunii de audit Ordinea.de zi.a

sedintei de deschidere va cuprinde:

–prezentarea auditorilor;

–prezentarea obiectivelor misiunii de audit;

–stabilirea termenelor de raportare.a stadiului verificărilor;

–prezentarea în detaliu tematicii;

–acceptarea calendarului întâlnirilor;

–anaHza şi ac<;eptul cartei auditorului;

–asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii.

Procedura:

!image

.,._:;,; -

!image

–•--- v- •• -• ,,._,

–- ,•·- ,--.- •••-• -.-••

!image !image !image

–tema misiunii de audit public intern;

–perioada auditata;

–numele celor care intocmesc Minuta sedintei de deschidere

–numele persoanei insarcinate cu verificarea

–lista participantilor la sedinta de deschidere cu

. .

Exemplu

MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE

8.COLECTAREA INFORMA TIILOR

Scopul:

Informatiile colectate asigura o evidenta suficien competenta si relevanta si ofera o baza rezonabila pentru constatarile si concluziile auditorilor.

Premise:

In timpul fazei de colectare si prelucrare a inforrnatiilor, auditorii efectueaza testari in concordanta cu Programul de Audit aprobat. Munca in cadrul acestei faze produce dovezi de audit in baza carora auditorii forrnuleaza constatari, concluzii si recomandari. •

2.Apreciaza daca dovezile obtinute sunt suficiente, relevante, competente si folositoare;

3.Colecteaza documente pentru toata misiunea de audit; 4.Eticheteaza si numeroteaza toate documentele; 5.Pregatesc Fisele de Identificare si Analiza Problemelor;

6.La sfirsitul fazei de colectare a inforrnatiilor, finalizeaza Fisele de Identificare si Analiza Problemelor;

7.Transmit Fisele de Identificare si Analiza Problemelor sefului compartimentului de audit public intern;

8.Indosariaza documentele utilizate in cadrul misiunii de audit.

Procedura:

>'!.

Exemplu

ModelA-04

Entitatea publica

CHESTIONARUL- LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit.......... Perioada supusa auditului

lntocmit de .... Data... .

Aprobat de ...... Data.. .

Obiectivul 1

Sa evalueze eficienta si eficacitatea controalelor interne asupra operatiunilor entitatii/structurii auditate in urmatorul ciclu de operatiuni:

–plati

–contabilitate

ivfodel A-05

!image

Entitatea publica: ....................................

Tema misiunii de audit public intern:............

Numele auditorului: Data realizării:

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Intocmit de: Entitatea auditata

1--- --- --- --- ---

Supervizat Pentru conformitate:

!image

9.CONSTATAREA SI RAPORTAREA IREGULARITATILOR

Scopul:

De a furniza un ghid in cazurile de descoperire de iregularităţi

Premise:

Cind auditorii ajung la concluzia, bazata pe FIAP-uri, ca s-a comis o iregularitate, ei vor trebui sa raporteze, cel mai tarziu a doua zi, conducatorului Compartimentului de audit public intern prin transmîterea Formularului de constatare si raportare a iregularitatilor.

Procedura:

FORMULAR DE CONSTATARE SI RAPORTARE A IREGULARITATILOR

Model A-06 Entitatea publica

Catre: conducatorul Compartimentului de audit public intern

In urma misiunii de audit public intern............................ efectuata la

. s-au constatat urmatoarele:

a)constatarea (abaterea);

b)actul sau actele normative incalcate;

c)recomandari ;

d)anexe.

Auditor ............

Data

/... /.......

10.REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Scopul:

Sa asigure ca documentele sunt pregatite in mod corespunzator si ca acestea furnizeaza un sprijin adecvat pentru munca efectuata si pentru dovezile adunate in timpul misiunii

de audit public intern.

Premise:

Auditorii revad FIAP-urile si documentele de lucru din punct de vedere al formatului si al continutului, asigurindu-se ca dovezile de audit prezentate in actele dosarului pot trece testul de evidenta. Pentru a trece testuL evidenta trebuie sa fie suficient concludenta si relevanta. •

!image

1.Pe masura ce auditul progreseaza, eticheteaza si numeroteaza toate documentele.

2.Apreciaza daca FIAP-urile si documentele de lucru asigura un sprijin corespunzator pentru misiunea de audit public intern.

3.Revizuiesc lucrarile din punctul de vedere al continutului si al formei si apreciaza daca FIAP-urile si documentele de lucru pot trece testul de evidenta. 4.Efectueaza modificarile necesare la documente.

5.Intocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru

-Model C-02

Auditorii

Procedura:

Model C-02

Entitatea publica Entitatea auditata NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Denumirea misiunii de audit.............

Perioada auditata....................

Intocmit de..............Data........

Auditori,

11.SEDINTA DE INCHIDERE

Scopul:

Permite prezentarea catre entitatea/structura auditata a opiniei auditorilor interni, a recomandarilor finale din Proiectul raportului de audit public intern.

Premise:

Sa se asigure ca Raportul de Audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant, respectiv:

–Clar:sa fie usor de inteles, evident, sa nu permita interpretari;

–Obiectiv: sa nu fie partinitor;

–Fundamentat: fiecare constatare sa aiba la baza documente doveditoare si sa faca trimiteri la textul legal incident;

–Relevant: aspectele semnalate sa ajute conducerea entitatii/structurii auditate in luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficientelor constatate.

Procedura:

5.Pregatesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificarile la raportul de audit.

6.Indosariaza toate modificarile aprobate la raportul de audit, Minuta sedintei de închidere

Exemplu

MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE

12.ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

Scopul:

Prezinta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile auditorilor publici interni.

Premise:

In elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul foloseste dovezile de audit raportate in Fisele de Identificare si Analiza a Problemelor si in Formularul de constatare si raportare a iregularitatilor.

Procedura:

1.Redacteaza Proiectul raportului de audit utilizand formatul prezentat mai jos;

2.Indica pentru fiecare constatare din Proiectul raportului de audit dovada coerspunzatoare;

3.Transmite conducatorului Compartimentului de audit

4.Analizeaza Proiectul raportului de audit;

5.Stabileste daca proiectul in întregime sau doar parti din el, trebuie sa fie transmise la compartimentul juridic

6.Efectueaza schimbarile propuse de catre conducatorul Compartimentului de audit public intern;

7.Indosariaza proiectul de raport de audit - Model A-07,

Model A-07-1

Entitatea publica

Pagina de titlu si cuprinsul

Reprezinta pagina in care se mentioneaza denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conţine un cuprins al lucrarilor si documentelor.

Semnatura

Raportul de audit este semnat de catre fiecare membru al echipei de audito pe fiecare pagină a acestuia. ffitima pagină a raportului este semnată şi de catre şeful Compartimentului de audit public intern.

Introducere

Descrie tipul de audit si baza legala a misiunii (planul anual de audit, solicitari speciale).

Prezinta datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditat durata actiunii de auditare, perioada auditata).

Identifica activitatea ce este auditata si prezinta informatii sintetice cu privire Ia misiunea de audit public intern

Prezinta modul de desfasurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode,

tehnici utilizate; documente materiale examinate in cursul misiunii de audit public intern; materiale intocmite in cursul misiunii de audit public intern).

Face referire la recomandarile misiunilor de audit public intern anterioare care, pana la momentul prezentei misiuni de audit public intren, nu au fost implementate.

Stabilirea obiectivelor

Obiectivele de audit prezentate in Raportul de audit public intern coincid cu cele inscrise in programul de audit.

Stabilirea metodologiei •

Explica tehnicile si instrumentele de audit public intern folosite pentru a indeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

Constatările si recomandarile auditului

Auditorul trebuie sa se pronunte asupra obiectivelor de audit in ordinea in care au fost stabilite in Programul de audit.

Constatarile efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatarile cu caracter pozitiv de constatarile cu caracter negativ, in scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, si al identificarii cailor de eliminare a deficientelor stabilite„ pe de alta parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatarilor facute, avand un caracter fundamentat. Trebuie sa fie pertinente si sa nu fie disproportionate in raport cu constatarile pe care se bazeaza.

Recomandarile din Raportul de audit trebuie sa fie fezabile si economice si sa aiba un grad de semnificatie important in ceea ce priveste efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie sa aiba un caracter de anticipare si, pe aceasta baza, de prevenire a eventualelor dis:functionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie sa contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitatii entitatii/structurii auditate si de crestere a performantei de management.

Fiecare recomandare trebuie sa fie elaborata dupa urmatoarea structura:

!)Faptele;

2) Criteriile, cauzele, efectele;

3) Recomandarile.

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatata. Recomandarile vor fi prezentate in functie de nivelul de prioritate stabilit in Fisa de Identificare si Analiza Problemelor: majore, medii si minore.

13.TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN

Scopul:

Sa-i asigure entitatii/structurii auditate posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de audit si de a formula un pooct de vedere la constatarile si recomandarile auditului.

Premise:

Proiectul de raport de audit transmis la entitatea/structura auditata trebuie sa fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor si concluziilor la care se face referire.

Procedura:

2.Analizeaza Proiectul de raport de audit.

3.Solicita, daca este cazul o Reuniune de conciliere.

4.Transmite punctul de vedere la Proiectul raportului de audit in termen de 15 zile de la primirea Proiectului de raport de audit.

5.Revad raspunsurile de la entitatea/structura auditata.

6.Discuta, daca este cazul, pregatirea unei Reuniuni de conciliere.

7.Precizeaza in Raportul de audit aspectele retinute din punctul de vedere al entitatii/structurii auditate, daca este cazul.

8.Indosariaza punctul de vedere al entitatii/structurii auditate

14.REUNIUNEA DE CONCILIERE

Scopul:

Acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate de catre auditori in Proiectul raportului de audit public intern si prezentarea calendarului de implementare a recomandarilor.

Premise:

Auditorii pregatesc Reuniunea de conciliere.

Procedura:

1.Pregatesc, in tennen de 1O zile de la primirea punctului de vedere de la entitatea/structura auditata, Reuniunea de conciliere.

2.Informarea entitatii/structurii auditate asupra locului si datei Reuniunii de conciliere

3.Intocmesc o Minuta a Reuniunii de conciliere.

Exemplu

MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE

15.RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

Scopul:

Sa prelucreze raportul de audit pentru redactarea finala si pentru tiparire.

Sa constate ca raportul de audit este complet, incluzind si punctul de vedere al entitatii/structurii auditate.

Premise:

Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentari de inalta calitate a Raportului de audit si intocmirea unei liste corecte si complete de difuzare.

1.Constata ca toate modificarile aprobate la Proiectul de raport sunt efectuate;

2.Finalizeaza raportul;

3.Constata daca lista de difuzare este completa si corecta.

Auditorii

Procedura:

ModelA07-2 Entitatea publica

Pagina de titlu si cuprinsul

Reprezinta pagina in care se mentioneaza denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conţine un cuprins al lucrarilor si documentelor.

Semnatma

Raportul de audit este semnat de catre fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagină a acestuia. Ultima pagină a raportului este semnată şi de catre şeful Compartimentului de audit public intern.

Introducere

Descrie tipul de audit si baza lagala a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitari speciale).

Prezinta datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata actiunii de auditare, perioada auditata).

Identifica activitatea ce este auditata si prezinta informatii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern.

Prezinta modul de desfasurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate in cursul misiunii de audit public intern; materiale intocmite in cursul misiunii de audit public intern).

Face referire la recomandarile misiunilor de audit public intern anterioare care, pana la momentul prezentei misiuni de audit public intren, nu au fost implementate.

Stabilirea obiectivelor

Obiectivele de audit prezentate in Raportul de audit public intern coincid cu cele inscrise in programul de audit;

Stabilirea metodologiei

Explica tehnicile si instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

Constatarile si recomandarile auditului

Eventualele modificari stabilite la Reuniunea de conciliere, precum si cele propuse de catre conducatoml Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse in Raportul de audit public intern fmal.

Auditorul trebuie sa se pronunte asupra obiectivelor de audit in ordinea in care au

fost stabilite in Programul de audit.

Constatarile efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatarile cu caracter pozitiv de constatarile cu caracter negativ, in scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, si al identificarii cailor de eliminare a deficientelor stabilite, pe de alta parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatarilor facute, avand un caracter fundamentat. Trebuie sa fie pertinente si sa nu fie disproportionate in raport cu constatarile pe care se bazeaza. •

Recomandarile din Raportul de audit trebuie sa fie fezabile si economice si sa aiba un grad de semnificatie important in ceea ce priveste efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie sa aiba un caracter de anticipare si, pe aceasta baza, unul de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie sa contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitatii entitatii/structurii auditate si de crestere a performantei de management.

Fiecare recomandare trebuie sa fie elaborata dupa urmatoarea structura:

1) Faptele;

2) Criteriile, cauzele, efectele;

3) Recomandarile.

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatata. Recomandarile vor fi prezentate in functie de nivelul de prioritate stabilit in Fisa de Identificare si Analiza Problemelor: majore, medii si minore.

16.SUPERVIZAREA

Scopul:

De a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse in conditii de calitate.

Premise:

Conducatoml Compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern.

!image

l .Prezinta conducatomlui Compartimentului de audit public intern documentele din dosarul

1.Auditorii

Procedura:

2.Ofera instructiunile necesare (adecvate) derularii misiunii de audit public intern;

3.Verifica executarea corecta a Programului de audit public intern;

4.Verifica existenta elementelor probante;

5.Supervizeaza FIAP-urile;

6.Verifica daca redactarea Raportului de audit public intern este exacta, clara, concisa;

7.Verifica daca Raportul de audit public intern este elaborat la termenul fixat.

17.DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Scopul:

Analizarea si avizarea recomandarilor din Raportul de audit.

Premise:

Raportul de audit fmal trebuie sa contina si o sinteza a constatarilor si recomandarilor. Pentru institutia publica mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia.

Proceduri:

5.Transmit entitatii/structurii auditate recomandarile aprobate.

6.Transmit la UCAAPI sau la organul ierarhic superior o

18.URMARIREA RECOMANDARILOR

Scopul:

Este de a urmari daca scopul si obiectivele misiunii de audit public intern au fost corect formulate.

Premise:

Urmarirea recomandarilor de catre auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea si oportunitatea actiunilor intreprinse de catre conducerea entitatii/structurii auditate pe baza recomandarilor din Raportul de audit public intern.

Procedura:

Exemplu ModelA-08

Entitatea publica

!image