Metodologie din 26 mai 2020

Capitolul IDispoziții generale

Articolul 1Obiectul metodologiei

Prezenta metodologie reglementează identificarea, analizarea, evaluarea și monitorizarea riscurilor de corupție, precum și stabilirea și implementarea măsurilor de prevenire și control al acestora, în conformitate cu obiectivul specific 2.1 din Strategia națională anticorupție 2016-2020 (SNA), aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 583/2016 privind aprobarea Strategiei naționale anticorupție pe perioada 2016-2020, a seturilor de indicatori de performanță, a riscurilor asociate obiectivelor și măsurilor din strategie și a surselor de verificare, a inventarului măsurilor de transparență instituțională și de prevenire a corupției, a indicatorilor de evaluare, precum și a standardelor de publicare a informațiilor de interes public.

Articolul 2Domeniul de aplicare

Prezenta metodologie se aplică tuturor unităților din cadrul sistemului administrației penitenciare, ai căror conducători au calitatea de ordonatori secundari sau terțiari de credite.

Articolul 3Scopul și obiectivele prezentei metodologii

(1)Prezenta metodologie are ca scop asumarea unor măsuri specifice pentru prevenirea și controlul riscurilor de corupție, pentru diminuarea probabilității de apariție a riscurilor de corupție, precum și a impactului în cazul materializării acestora.

(2)Activitățile de management al riscurilor de corupție vizează următoarele obiective:

a)promovarea integrității, transparenței instituționale și a bunei desfășurări a activităților specifice;

b)ameliorarea impactului și asigurarea sustenabilității rezultatelor activităților de prevenire și combatere, prin focalizarea lor prioritară asupra domeniilor de activitate vulnerabile la corupție;

c)promovarea integrității instituționale, prin conștientizarea personalului cu funcții de conducere asupra necesității participării nemijlocite la acest proces și asumării responsabilității pentru implementarea acestuia.

Articolul 4Etapele metodologiei

Implementarea prezentei metodologii presupune parcurgerea următoarelor etape:

a)constituirea Grupului de lucru pentru prevenirea corupției, denumit în continuare Grup de lucru;

b)identificarea și descrierea riscurilor de corupție;

c)evaluarea riscurilor de corupție;

d)stabilirea măsurilor de prevenire și control;

e)monitorizarea și revizuirea periodică a riscurilor de corupție;

f)actualizarea planurilor de integritate.

Capitolul IIGrupul de lucru pentru prevenirea corupției

Articolul 5Constituirea Grupului de lucru

(1)În vederea realizării activităților prevăzute de prezenta metodologie, directorul general al ANP și directorii unităților subordonate dispun, prin decizie scrisă, constituirea de grupuri de lucru pentru prevenirea corupției.

(2)Deciziile scrise se diseminează personalului instituției și se păstrează la nivelul secretarului Grupului de lucru.

Articolul 6Componența Grupului de lucru

(1)Componența Grupului de lucru se stabilește în funcție de dimensiunea și caracteristicile organizatorice ale unităților de muncă.

(2)Din componența Grupului de lucru fac parte:

a)o persoană din conducerea instituției - în calitate de șef al Grupului de lucru;

b)conducătorii sau reprezentanții unităților de muncă care se ocupă de următoarele activități: control intern, răspundere disciplinară, audit intern, resurse umane, control intern managerial, achiziții publice, gestionarea mijloacelor financiare, prevenirea criminalității - în calitate de membri ai Grupului de lucru;

c)consilierul de etică, în calitate de membru al Grupului de lucru;

d)consilierul pentru integritate, în calitate de secretar al Grupului de lucru.

(3)Se recomandă ca la nivelul instituției atribuțiile de consilier de etică, respectiv de consilier pentru integritate să fie îndeplinite de persoane diferite.

(4)Conducătorul instituției poate extinde componența Grupului de lucru și la alte funcții pe care le consideră relevante pentru realizarea activităților Grupului de lucru.

(5)În desfășurarea activităților sale, Grupul de lucru beneficiază de sprijinul conducătorilor unităților de muncă din instituție, aceștia având obligația de a transmite, în termenele fixate, informațiile sau documentele solicitate.

(6)Secretarul Grupului de lucru centralizează și elaborează, după caz, următoarele documente:

a)actul de constituire a Grupului de lucru;

b)copii după fișele posturilor membrilor în care sunt consemnate atribuțiile ce decurg din această calitate;

c)fișa de planificare a activităților Grupului de lucru;

d)minute ale întâlnirilor Grupului de lucru;

e)registrul riscurilor de corupție;

f)toate documentele care au stat la baza elaborării Registrului riscurilor de corupție (cazuistica incidentelor de integritate care au avut loc la nivelul instituției, rapoarte ale Curții de Conturi, rapoartele de audit intern, rapoarte ale autorităților și structurilor de control, chestionare pentru identificarea riscurilor de corupție, articole de presă, reclamații, petiții adresate instituției, hotărâri judecătorești);

g)planul de integritate;

h)analize și raportări;

i)alte documente ce rezultă din activitatea Grupului de lucru.

Articolul 7Imposibilitatea constituirii Grupului de lucru

În cazul unităților subordonate în cadrul cărora nu se poate constitui un grup de lucru din cauza numărului redus de personal, atribuțiile privind identificarea și evaluarea riscurilor, precum și stabilirea măsurilor de prevenire și control se îndeplinesc de către Grupul de lucru constituit la nivelul instituției supraordonate, din care va face parte și un reprezentant al unității respective.

Articolul 8Funcționarea Grupului de lucru

(1)În cadrul fiecărei unități va fi stabilit, prin decizie scrisă, modul de convocare a Grupului de lucru, de luare a deciziilor în cadrul acestuia, precum și alte aspecte procedurale privind funcționarea Grupului de lucru.

(2)Cu ocazia primei întâlniri, Grupul de lucru fixează principalele repere ale activităților, respectiv: delimitarea unităților de muncă ce se includ în procesul de analiză, rolul și responsabilitățile fiecărui membru al grupului, precum și termenii de referință privind planificarea, desfășurarea și evaluarea activităților și completează fișa de planificare a activităților, prevăzută în anexa nr. 1A.

(3)Grupul de lucru are obligația de a informa personalul unității cu privire la demersurile întreprinse în scopul prevenirii corupției.

Articolul 9Atribuțiile și activitățile Grupului de lucru

(1)Grupul de lucru are următoarele atribuții:

a)identifică și descrie riscurile de corupție;

b)evaluează riscurile de corupție;

c)stabilește măsurile de prevenire și control;

d)completează registrul riscurilor de corupție;

e)monitorizează și revizuiește riscurile de corupție;

f)actualizează planul de integritate.

(2)Organizarea activităților Grupului de lucru:

a)șeful Grupului de lucru convoacă membrii în vederea instruirii acestora cu privire la rolul și atribuțiile pe care aceștia le dețin;

b)șeful Grupului de lucru convoacă membrii în scopul organizării activității, stabilirii sarcinilor și completării fișei de planificare a activităților, conform anexei nr. 1A;

c)șeful Grupului de lucru se asigură că fișele de post ale membrilor sunt completate cu atribuțiile specifice ce rezidă din calitatea pe care o dețin în grup, de către șefii ierarhici ai acestora. O copie a fișei de post completată cu atribuțiile ce decurg din calitatea de membru în Grupul de lucru va fi păstrată de secretarul Grupului de lucru;

d)șeful Grupului de lucru convoacă membrii în vederea colectării și centralizării tuturor datelor necesare etapei de identificare și descriere a riscurilor, conform art. 10 alin. (2), (3) și (5). Datele colectate sunt analizate în cadrul grupului și sunt păstrate de secretarul acestuia;

e)rezultatele analizei datelor sunt dezbătute în cadrul Grupului de lucru. Ulterior, acestea vor sta la baza elaborării Registrului riscurilor de corupție, conform prezentei metodologii;

f)Registrul riscurilor de corupție va fi diseminat, spre luare la cunoștință, către întregul personal al instituției;

g)responsabilii de risc desemnați pentru fiecare risc identificat se vor asigura de implementarea măsurilor de prevenire și control prevăzute în Registrul riscurilor de corupție;

h)Grupul de lucru se întrunește ori de câte ori este necesar, dar în mod obligatoriu, la finalul anului, pentru analiza și interpretarea rezultatelor măsurilor de prevenire și control propuse în Registrul riscurilor de corupție. Acest demers se va materializa într-un raport de monitorizare, conform anexei nr. 1B.

(3)Secretarul Grupului de lucru desfășoară următoarele activități:

a)organizează ședințele Grupului de lucru pentru prevenirea corupției la solicitarea șefului Grupului de lucru și pregătește materialele de lucru necesare desfășurării ședințelor;

b)întocmește minutele ședințelor și le transmite membrilor grupului pentru asumare;

c)întocmește, centralizează, înregistrează și diseminează documente necesare bunei desfășurări a activității Grupului de lucru;

d)centralizează toate documentele necesare pentru elaborarea raportului de monitorizare a Registrului riscurilor de corupție;

e)transmite către DPCT o copie a Registrului riscurilor de corupție, semnat și înregistrat la nivelul unității;

f)păstrează documentația Grupului de lucru.

Capitolul IIIIdentificarea, analizarea, evaluarea și monitorizarea riscurilor de corupție. Stabilirea și implementarea măsurilor de prevenire și control

Articolul 10Identificarea și descrierea riscurilor de corupție

(1)Identificarea și descrierea riscurilor constau în evidențierea amenințărilor de corupție, precum și a vulnerabilităților prezente în cadrul activităților curente derulate la nivelul instituțiilor din sistemul administrației penitenciare, care ar putea conduce la săvârșirea unor fapte de corupție.

(2)Pentru identificarea riscurilor de corupție, Grupul de lucru are în vedere:

a)cazuistica incidentelor de integritate care au avut loc la nivelul instituției;

b)rapoartele de audit intern;

c)rapoarte ale Curții de Conturi;

d)rapoarte ale autorităților și structurilor de control;

e)chestionare aplicate persoanelor cu funcții de conducere sau coordonare din cadrul instituției.

(3)Dacă apreciază că este necesar, Grupul de lucru poate aplica chestionare și angajaților din cadrul structurilor care desfășoară activități considerate vulnerabile la corupție.

(4)Forma chestionarului pentru identificarea riscurilor de corupție este prezentată în anexa nr. 1C.

(5)Grupul de lucru poate avea în vedere și alte surse, cum ar fi articole de presă, reclamații, petiții adresate instituției, hotărâri judecătorești.

(6)În baza informațiilor obținute conform alin. (2), (3) și (5), Grupul de lucru procedează la analizarea activităților vulnerabile la corupție, precum și a surselor posibile de riscuri, pentru consemnarea ulterioară în Registrul riscurilor de corupție, prevăzut în anexa nr. 1D, coloanele de la 1 la 4.

Articolul 11Evaluarea riscurilor

(1)Activitatea de evaluare se desfășoară pentru fiecare dintre riscurile identificate, prin estimarea nivelurilor de probabilitate și impact.

(2)Pentru evaluarea riscurilor de corupție se parcurg următoarele etape:

a)estimarea probabilității de materializare a riscurilor de corupție;

b)estimarea impactului;

c)determinarea expunerii la risc;

d)clasificarea și ordonarea riscurilor de corupție;

e)determinarea priorității de prevenire și control.

Articolul 12Estimarea probabilității de materializare a riscurilor de corupție

(1)Estimarea nivelului de probabilitate constă în aprecierea posibilității de materializare a riscurilor de corupție și se realizează prin stabilirea și aplicarea unitară a unor indicatori, având la bază anexa nr. 1E.

(2)Probabilitatea se măsoară pe o scală de la 1 la 3, astfel:a) 1 reprezintă probabilitate scăzută de materializare;b) 2 reprezintă probabilitate medie de materializare;c) 3 reprezintă probabilitate ridicată de materializare.

Articolul 13Estimarea impactului în situația materializării riscurilor de corupție

(1)Estimarea impactului constă în măsurarea efectelor materializării unui risc de corupție și se realizează prin stabilirea și aplicarea unitară a unor indicatori, având la bază anexa nr. 1F.

(2)Impactul se măsoară pe o scală de la 1 la 3, astfel:a) 1 reprezintă impact scăzut;b) 2 reprezintă impact mediu;c) 3 reprezintă impact ridicat.

Articolul 14Determinarea nivelului expunerii la riscuri

(1)Determinarea nivelului de expunere la un risc de corupție constă în produsul dintre valoarea probabilității de materializare a acelui risc de corupție și valoarea impactului în situația materializării lui.

(2)Valorile încadrate în intervalul 1-3 reprezintă nivel scăzut de expunere, ceea ce nu necesită adoptarea unor măsuri suplimentare, ci doar aplicarea celor existente.

(3)Valorile 4 și 6 reprezintă nivel mediu de expunere, ceea ce necesită adoptarea unor măsuri de prevenire și control.

(4)Valoarea 9 reprezintă nivel ridicat de expunere, ceea ce necesită intervenție urgentă.

(5)După determinarea nivelului expunerii se realizează clasificarea și ordonarea riscurilor de corupție și se consemnează în Registrul riscurilor de corupție, în ordine descrescătoare în funcție de expunere.

Articolul 15Stabilirea măsurilor de prevenire și control

(1)Pe baza rezultatelor activităților de identificare, descriere și evaluare a riscurilor de corupție, Grupul de lucru propune măsuri specifice pentru prevenirea și controlul acestora. Pentru fiecare măsură de prevenire și control se stabilesc responsabilul de risc și termenul de finalizare a implementării.

(2)Măsurile de prevenire și control pot consta, printre altele, în:

a)formularea de propuneri cu privire la modificarea legislației;

b)activități de instruire;

c)dezvoltare de sisteme informatice;

d)elaborare de proceduri de lucru;

e)planificarea și derularea periodică a unor activități de audit și/sau control pentru activitățile considerate vulnerabile;

f)rotația personalului.

(3)Responsabilul de risc se asigură de implementarea măsurii de prevenire și control în termen și pune la dispoziția Grupului de lucru documente justificative care atestă îndeplinirea măsurii.

Articolul 16Registrul riscurilor de corupție

(1)Pe baza activităților reglementate la art. 11-16, Grupul de lucru completează Registrul riscurilor de corupție.

(2)Registrul riscurilor de corupție are următoarea structură:

a)domeniul de activitate;

b)descrierea riscului;

c)probabilitatea, impactul și expunerea la riscul de corupție;

d)măsurile de prevenire și control;

e)termenul de implementare;

f)responsabilul de risc.

(3)Registrul riscurilor de corupție stă la baza actualizării, o dată la 2 ani, a Planului de integritate al ANP și al unităților subordonate.

(4)Planurile de integritate se transmit către DPCT, pentru a fi înaintate către secretariatul tehnic al SNA din Ministerul Justiției.

Articolul 17Monitorizarea și revizuirea riscurilor de corupție

(1)Monitorizarea și revizuirea se realizează de către Grupul de lucru și persoanele responsabile de risc desemnate.

(2)Anual, până la 30 ianuarie a anului în curs pentru anul precedent, Grupul de lucru și persoanele responsabile de risc desemnate monitorizează implementarea măsurilor stabilite în Registrul riscurilor de corupție și procedează la revizuirea acestuia, în conformitate cu starea de fapt existentă la nivelul instituției.

(3)În situația apariției unor riscuri noi de corupție, acestea vor fi evaluate conform etapelor prevăzute în prezenta metodologie și introduse în Registrul riscurilor de corupție revizuit.

(4)Ulterior, în termen de 15 zile de la data revizuirii, secretarul Grupului de lucru, respectiv consilierul pentru integritate transmit noul registru al riscurilor de corupție de la nivelul unității către Direcția prevenirea criminalității și terorismului din cadrul ANP, pentru centralizare.

Capitolul IVDispoziții finale

Articolul 18

(1)Documentația privind implementarea prezentei metodologii se păstrează de către consilierul pentru integritate, pentru a fi disponibilă în situația evaluării activității de management al riscurilor de corupție.

(2)Anexele nr. 1A-1F fac parte integrantă din prezenta metodologie.

Anexa nr. 1A

la metodologie

FIȘA DE PLANIFICARE A ACTIVITĂȚILOR

Anexa nr. 1B

la metodologie

RAPORT DE MONITORIZARE

Document narativ, ce va cuprinde următoarele secțiuni:Secţiunea I Riscuri identificate

La nivelul instituției ............................................, în perioada ............................ (Se va menționa.)

Grupul de lucru pentru prevenirea corupției a identificat următoarele riscuri de corupție:

..................................................................................................

..................................................................................................

..................................................................................................,

dintre care ............................. prezintă risc scăzut de expunere, ....................... risc mediu de expunere și .............................. risc ridicat de expunere.

Pe perioada ............................. următoarele riscuri și-au modificat nivelul de expunere la risc:

..................................................................................................

..................................................................................................

Secțiunea a IIa Măsuri dispuse și implementate

Pentru riscurile de corupție identificate, Grupul de lucru a dispus următoarele măsuri:

................................................................................................

................................................................................................

Se va menționa, pentru fiecare măsură propusă și inserată în Registrul riscurilor de corupție, gradul de implementare, precum și indicatorii calitativi și cantitativi, pentru care se anexează documente justificative.

Secțiunea a III-aIncidente de integritate

În perioada .........................., la nivelul instituției ................................ s-au produs ................................ incidente de integritate și, în consecință, Grupul de lucru a dispus următoarele măsuri ................................ (revizuirea nivelului de expunere, stabilirea unor măsuri suplimentare de prevenire și control sau apariția unor noi riscuri de corupție).

Anexa nr. 1C

la metodologie

CHESTIONAR PENTRU IDENTIFICAREA RISCURILOR DE CORUPȚIE

Anexa nr. 1D

la metodologie

Formatul registrului riscurilor de corupție

Anexa nr. 1E

la metodologie

Indicatorii de estimare a probabilității de materializare a riscurilor de corupție

Anexa nr. 1F

la metodologie

Indicatorii de estimare a impactului în situația materializării riscurilor de corupție