Normă
Norma nr. 3 din 26 februarie 2002
privind standardele de cunoaştere a clientelei
- Emitent
- Banca Națională a României
- Publicat în
- Monitorul Oficial nr. 154 din 4 martie 2002
Textul actului · 57 de articole
100%
privind standardele de cunoaştere a clientelei
În temeiul prevederilor art. 2 alin. (2) şi ale art. 26 alin. (2) din Legea nr. 101/1998 privind Statutul Băncii Naţionale a României, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale art. 45 şi 55 din Legea bancară nr. 58/1998, cu modificările şi completările ulterioare,
având în vedere prevederile Legii nr. 21/1999 pentru prevenirea şi sancţionarea spalarii banilor şi necesitatea diminuării riscului reputational*), operational, de credit, de lichiditate şi de conformare la cerinţele legii, precum şi protejarea siguranţei şi stabilitatii băncilor şi, prin aceasta, a integrităţii sistemului bancar,
Notă *) Posibilitatea ca publicitatea negativa facuta practicilor de afaceri ale unei bănci şi/sau persoanelor legate de aceasta acţionari, parteneri de afaceri etc. -, indiferent dacă este conformă realităţii sau nu, sa cauzeze o pierdere a încrederii în integritatea băncii.
Banca Naţionala a României emite prezentele norme.
(1)Prezentele norme se aplică băncilor, persoane juridice române, şi reprezintă un cadru general pentru elaborarea de către acestea a politicilor şi procedurilor proprii de cunoaştere a clientelei, ca parte esenţială a unei gestiuni prudente a riscului şi a unor sisteme eficiente de control intern.
(2)Prezentele norme se aplică în mod corespunzător şi sucursalelor din România ale băncilor străine.
În scopul asigurării desfăşurării activităţii bancare în conformitate cu cerinţele legii, inclusiv cu legislaţia privind prevenirea şi sancţionarea spalarii banilor şi cu regulile unei practici bancare prudente şi sanatoase, băncile trebuie să adopte politici şi proceduri eficiente de cunoaştere a clientelei, denumite în continuare programe de cunoaştere a clientelei, care să promoveze înalte standarde etice şi profesionale şi sa prevină folosirea băncii de către clienţii acesteia pentru desfăşurarea unor activităţi de natura infractionala sau a altor activităţi contrare legii.
(1)Pentru scopul prezentelor norme, termenul client include:
a)orice persoană fizica, persoana juridică sau entitate fără personalitate juridică ce are deschis la banca un cont prin care sunt derulate operaţiuni care implica primirea sau distribuirea de fonduri;
b)orice persoană fizica, persoana juridică sau entitate fără personalitate juridică în numele căreia este deschis un astfel de cont;
c)orice persoană fizica, persoana juridică sau entitate fără personalitate juridică ce are legătură cu o tranzacţie financiară în care banca este implicata şi care poate genera un risc reputational sau de alta natura pentru aceasta.
(2)Termenul client va fi înţeles în cel mai larg sens, astfel încât sa includă, fără a fi limitativ:
a)orice beneficiar direct sau indirect al unui cont de disponibilitati, de depozit, de credit sau al unui alt cont prin care sunt derulate operaţiuni care implica primirea sau distribuirea de fonduri;
b)orice persoană sau entitate care este beneficiarul real al tranzacţiilor derulate de intermediarii de profesie, cum ar fi organismele de plasament colectiv în valori mobiliare, fondurile de pensii ori alte entităţi ale căror active sunt administrate de societăţi de administrare, beneficiarul real al tranzacţiilor derulate prin conturile administrate de avocaţi, societăţi de valori mobiliare, agenţi de bursa pentru clienţii acestora, beneficiarul real al tranzacţiilor derulate prin conturi deschise pe numele unui împuternicit sau al unei persoane interpuse;
c)băncile corespondente;
d)orice persoană imputernicita sa opereze în conturile unui client al băncii.
(1)Programele de cunoaştere a clientelei trebuie să aibă în vedere toate operaţiunile băncii care implica primirea sau distribuirea de fonduri ale clienţilor, cuprinzând, fără a fi limitative:
a)deschiderea de conturi curente, de depozit, de economii, de credit, de card;
b)deschiderea de conturi de evidenta a valorilor mobiliare;
c)închirierea de casete de siguranţă;
d)efectuarea tranzacţiilor cu valori mobiliare ori cu alte instrumente financiare, valuta, metale şi pietre preţioase, a căror valoare depăşeşte 10.000 euro în echivalent;
e)operaţiuni cu numerar care depăşesc 10.000 euro în echivalent;
f)acordarea de credite şi operaţiuni cu efecte de comerţ.
(2)Operaţiunile cu numerar sunt considerate operaţiunile efectuate la ghiseul băncii sub forma de schimb valutar, vânzare-cumpărare de metale preţioase, subscriere de obligaţiuni, vânzarea de cecuri de călătorie, încasare de cecuri şi alte asemenea operaţiuni.
(3)Prevederile alin. (1) nu se aplică în cazul deschiderii de conturi pentru colectarea fondurilor în vederea constituirii capitalului social al unei societăţi, cu excepţia cazului în care banca suspecteaza ca operaţiunea are drept scop spalarea banilor.
Cerinţele privind cunoaşterea clientelei se aplică şi în cazul tranzacţiilor în care banca este angajata şi care pot genera pentru aceasta o expunere semnificativă la riscul reputational sau de alta natura, decurgând din calitatea partenerului sau contractual sau a oricărei alte persoane fizice ori entităţi care are o legătură cu tranzacţia respectiva.
Fiecare banca va elabora un program propriu de cunoaştere a clientelei, care să corespundă naturii, mărimii, complexităţii şi întinderii activităţii sale şi să fie adaptat la gradul de risc asociat categoriilor de clienţi pentru care aceasta prestează servicii bancare.
Programele de cunoaştere a clientelei trebuie să cuprindă cel puţin următoarele:
a)o politica de acceptare a clientului;
b)proceduri de identificare a clientului şi de încadrare a acestuia în categoria de clientela corespunzătoare;
c)modalităţi de întocmire şi păstrare a evidentelor corespunzătoare;
d)monitorizarea operaţiunilor derulate prin conturi în scopul detectarii tranzacţiilor suspecte şi procedura de raportare a acestora;
e)modalităţi de abordare a tranzacţiilor în şi/sau din jurisdictiile în care nu exista reglementări corespunzătoare în domeniul prevenirii spalarii banilor;
f)proceduri şi sisteme de verificare a modului de implementare a programelor elaborate şi de evaluare a eficientei acestora;
g)programe de pregătire a personalului în domeniul cunoaşterii clientelei.
Programele de cunoaştere a clientelei trebuie să fie elaborate în forma scrisă şi să fie aprobate de consiliul de administraţie al fiecărei bănci. Aceste programe de cunoaştere a clientelei trebuie să fie cunoscute de întregul personal implicat şi să fie reanalizate periodic de consiliul de administraţie în vederea adaptării lor corespunzătoare.
(1)Băncile trebuie să elaboreze politici clare de acceptare a clientului, prin care să se stabilească cel puţin categoriile de clientela pe care banca îşi propune să le atragă, tipurile de produse şi servicii care pot fi furnizate fiecărei categorii de clientela, procedurile graduale de acceptare a clientelei stabilite în funcţie de riscul asociat diferitelor categorii de clienţi şi care să includă şi o descriere a categoriilor de clienţi cu un grad de risc potenţial mai ridicat decât nivelul mediu acceptat de banca.
(2)La elaborarea politicilor de acceptare a clientului se va avea în vedere ca banca să între în relaţii de afaceri şi sa furnizeze produsele oferite numai în funcţie de calitatea clientului, care va fi evaluată indiferent de gradul de expunere a băncii la riscul de credit.
Băncile care oferă servicii bancare complexe, denumite în practica internationala private banking, trebuie să manifeste o vigilenta sporită faţă de categoria de clientela căreia îi sunt oferite astfel de servicii; toţi clienţii noi făcând parte din această categorie trebuie să fie aprobaţi atât în cadrul structurii organizatorice care gestionează acest tip de clientela, cat şi de cel puţin o persoană cu competente în managementul riscului clientelei, însărcinată în acest sens.
Decizia de a intră în relaţii de afaceri cu clienţii cu un grad de risc potenţial mai ridicat trebuie luată exclusiv la nivelul consiliului de administraţie al băncii sau, după caz, la nivelul comitetului de direcţie, în funcţie de competentele acordate acestuia.
3.1.Principii generale
(1)Băncile trebuie să stabilească o procedură sistematizată pentru verificarea identităţii noilor clienţi şi a persoanelor care acţionează în numele acestora şi sa nu între în relaţii de afaceri până când identitatea noului client nu este verificata în mod corespunzător.
(2)Băncile nu vor deschide şi nu vor opera conturi anonime pentru care identitatea titularului nu este cunoscută şi evidenţiată în mod corespunzător.
Băncile trebuie să obţină toate informaţiile necesare pentru a stabili identitatea fiecărui nou client, scopul şi natura preconizata a serviciilor bancare ce urmează să fie prestate de banca pentru respectivul client. Volumul şi natura informaţiilor solicitate vor fi în funcţie de tipul potenţialului client - persoana fizica, societate comercială - şi de natura şi volumul preconizat ale operaţiunilor ce urmează să fie derulate prin intermediul băncii.
Politicile de identificare a clientelei trebuie să fie aplicate în egala măsura atât în cazul conturilor deschise şi menţinute pe numele clientului băncii, cat şi în cazul conturilor nenominative pentru care identitatea titularului, cunoscută de banca, este înlocuită în documentaţia subsecventa printr-un cod numeric sau de alta natura, în vederea asigurării unui grad sporit de confidenţialitate.
În cazul conturilor de depozit şi de economii băncile trebuie să verifice identitatea oricărei persoane care efectuează depuneri în cont sau retrageri de sume care depăşesc 10.000 euro în echivalent.
În cazul efectuării operaţiunilor prevăzute la art. 4 alin. (1) lit. d) şi e), a căror valoare se situeaza sub limita de 10.000 euro în echivalent, banca trebuie să verifice identitatea clientului/clienţilor în situaţiile în care sunt suspiciuni ca mai multe asemenea operaţiuni au o legătură între ele şi fac parte dintr-o singura tranzacţie care a fost astfel divizata în scopul evitării cerinţelor de identificare.
Dacă banca suspecteaza ca o operaţiune are drept scop spalarea banilor, aceasta trebuie să verifice identitatea clientului, indiferent de valoarea operaţiunii sau de incidenţa prevederilor referitoare la excepţia de la cerinţa identificarii, prevăzută la art. 4 alin. (3).
3.2.Cerinţe generale de identificare
(1)Băncile vor stabili identitatea clientului pe baza unui document oficial sau a altui document de identificare şi vor inregistra în evidente corespunzătoare identitatea clienţilor lor, inclusiv a clienţilor ocazionali.
(2)Băncile vor acorda o atenţie specială în cazul clienţilor nerezidenti şi al clienţilor care nu se prezintă personal la banca.
Băncile vor depune diligenţele necesare pentru verificarea informaţiilor furnizate de client în cadrul procedurii de identificare. Verificarea se poate realiza prin observarea directa a locatiei la adresa indicată, prin schimb de corespondenta şi/sau accesarea numărului de telefon furnizat de client, verificarea informaţiilor furnizate de client cu cele înscrise pe facturile remise la plata sau prin orice alta metoda.
(1)În cazul clienţilor persoane fizice băncile trebuie să solicite şi să obţină cel puţin următoarele informaţii:
a)numele şi prenumele şi, după caz, pseudonimul;
b)adresa domiciliului şi/sau reşedinţa;
c)data şi locul naşterii;
d)codul numeric personal sau, după caz, un alt element unic de identificare similar;
e)numele/denumirea angajatorului sau natura activităţii proprii;
f)sursa fondurilor;
g)specimenul de semnatura.
(2)Băncile vor urmări ca documentele pe baza cărora se verifica identitatea clienţilor să fie din categoria celor mai greu de falsificat sau de obţinut pe cale ilicită sub un nume fals, cum sunt documente originale de identitate, emise de o autoritate oficială, care să includă o fotografie a titularului, eventual o descriere a persoanei şi semnatura acesteia, ca de exemplu cărţi de identitate, paşapoarte.
(3)În vederea încadrării corespunzătoare în categoriile de clienţi stabilite de banca şi pentru asigurarea îndeplinirii în mod corespunzător a obligaţiilor de raportare ale băncii potrivit legislaţiei în vigoare, informaţii suplimentare care pot fi solicitate se vor referi la naţionalitate sau la ţara de origine a clientului, poziţia publică sau politica deţinută şi altele.
(1)Identificarea clienţilor persoane juridice sau entităţi fără personalitate juridică se realizează prin obţinerea, de la client sau de la un registru public ori din ambele surse, a documentelor care au stat la baza înmatriculării ori înregistrării acestora şi a unui extras la zi din acel registru; în cazul absentei unei cerinţe de înregistrare, identificarea se va realiza pe baza documentelor de constituire, inclusiv a autorizaţiilor de funcţionare şi/sau a rapoartelor de audit.
(2)Procedura de identificare a clientului va consta cel puţin în:
a)verificarea existenţei legale a entitatii, respectiv dacă aceasta este înregistrată în registrul comerţului sau, după caz, într-un alt registru public, şi obţinerea de informaţii privind denumirea, forma juridică, adresa sediului social, tipul şi natura activităţii desfăşurate, identitatea administratorilor/directorilor şi prevederile care reglementează puterile acestora de angajare a entitatii;
b)verificarea oricărei persoane care susţine ca acţionează în numele clientului, pentru a se stabili ca aceasta este autorizata/imputernicita în acest sens, şi identificarea persoanei în cauza.
(1)În scopul asigurării unei cat mai bune cunoaşteri a clientului băncile pot solicita informaţii suplimentare referitoare la situaţia financiară, structura entitatii şi la identitatea persoanelor fizice în beneficiul cărora sunt desfăşurate operaţiuni prin intermediul entitatii respective.
(2)Pentru verificarea unor informaţii furnizate de client băncile pot solicita confirmarea acestora de către terţe persoane.
(1)Băncile trebuie să întocmească şi sa păstreze evidente adecvate privind identitatea clienţilor, care să cuprindă copii de pe documentele de identificare şi/sau de pe alte documente, care să furnizeze cel puţin informaţiile prevăzute la art. 20 alin. (1) şi la art. 21 alin. (2), măsurile întreprinse în scopul verificării realităţii informaţiilor, analizele şi evaluarile legate de clientul respectiv, iar în cazul clienţilor cu un grad de risc potenţial mai ridicat, aprobările prevăzute la art. 11 şi la art. 44 lit. c).
(2)Băncile vor asigura accesul departamentului de control intern şi al auditorului independent la evidentele întocmite.
3.3.Cerinţe specifice de identificare
(1)Băncile trebuie să ia măsurile necesare pentru a obţine informaţii cu privire la adevarata identitate a persoanelor în beneficiul cărora este deschis un cont sau este derulata o tranzacţie.
(2)Dacă exista suspiciuni asupra faptului ca un client este şi beneficiarul real al contului şi al operaţiunilor derulate prin acesta, băncile trebuie să manifeste diligenta necesară pentru stabilirea identităţii beneficiarului real. În acest sens ele vor solicita clientului sa completeze o declaraţie conform formularului prevăzut în anexa la prezentele norme, prin care acesta sa declare identitatea beneficiarului real.
Formularul de declaraţie poate fi întocmit de către bănci într-o formă agreată de acestea, care să corespundă propriilor cerinţe şi poate fi redactat în una sau mai multe limbi de circulaţie internationala, dar trebuie să includă cel puţin textul cuprins în formularul prevăzut în anexa la prezentele norme.
Băncile trebuie să manifeste suspiciune cu privire la identitatea beneficiarului real în situaţii cum ar fi:
a)când clientul împuterniceşte o persoană cu care, în mod evident, nu are relaţii apropiate să efectueze operaţiuni prin contul sau deschis la banca;
b)când valoarea fondurilor sau a activelor implicate într-o operaţiune dispusă de un client este disproportionata în raport cu situaţia financiară a acestuia, cunoscută de banca;
c)când banca observa şi alte situaţii neobisnuite pe parcursul derulării relaţiilor sale cu un client.
Banca trebuie să solicite clientului sa dea o declaraţie cu privire la identitatea beneficiarului real în forma prevăzută în anexa la prezentele norme, în următoarele cazuri:
a)operaţiuni cu numerar, a căror valoare excede 10.000 euro în echivalent;
b)în cazurile în care banca intră în relaţii cu clienţii prin corespondenta sau prin alta modalitate care nu implica prezentarea clientului la banca.
Dacă, după completarea declaraţiei, suspiciunile privind informaţiile furnizate în scris de către client persista şi nu pot fi inlaturate prin clarificări suplimentare, banca va refuza să între în relaţii cu clientul respectiv sau să efectueze operaţiunea solicitată.
În cazul deschiderii şi menţinerii unor conturi deţinute în comun de mai mulţi titulari băncile trebuie să dispună de o evidenta cuprinzând identitatea tuturor beneficiarilor contului.
În situaţia deschiderii de conturi în numele unei alte persoane, care acţionează ca intermediar - împuternicit, persoana interpusă, administrator al fondurilor, custode, tutore -, banca trebuie să solicite şi să obţină informaţiile şi documentele corespunzătoare cu privire la identitatea intermediarului şi a persoanelor beneficiare în contul cărora acesta acţionează, precum şi detalii privind natura împuternicirii.
(1)În cazul deschiderii de conturi administrate de intermediari de profesie - societăţi de administrare - în numele unor entităţi, cum ar fi fonduri mutuale, fonduri de pensii sau alte asemenea entităţi, precum şi de conturi administrate de avocaţi sau agenţi de bursa pentru o categorie de clienţi, se vor avea în vedere următoarele:
a)în cazul conturilor deschise pe numele unor organisme de plasament colectiv în valori mobiliare, care au mai mult de 50 de investitori, informaţiile privind identitatea beneficiarilor trebuie obţinute numai în cazul investitorilor care deţin direct sau indirect cel puţin 5% din activele respectivului organism;
b)în cazul conturilor deschise pe numele unui organism de plasament colectiv, la care numărul investitorilor este mai mic de 50, se vor solicita informaţii cu privire la identitatea tuturor beneficiarilor;
c)în cazul conturilor deschise pe numele unui intermediar, pentru care exista subconturi care pot fi atribuite fiecărui client al acestuia, banca trebuie să aplice procedurile de identificare prevăzute de prezentele norme pentru fiecare beneficiar al contului deţinut de intermediar.
(2)Băncile trebuie să accepte deschiderea unor asemenea conturi numai cu condiţia ca ele să fie în măsura sa stabilească dacă intermediarul a aplicat proceduri corespunzătoare de identificare şi dacă acesta dispune de sisteme adecvate de alocare a activelor din cont pe fiecare beneficiar. La evaluarea procedurilor intermediarului banca trebuie să aplice criteriile prevăzute la art. 32. (3) Când intermediarul nu este în măsura sa furnizeze băncii informaţiile solicitate cu privire la beneficiari sau când acesta nu este supus unor standarde echivalente celor prevăzute în prezentele norme, banca nu va intră în relaţii cu respectivul intermediar.
(1)În cazul acceptării unui nou client pe baza datelor de identificare furnizate de alte bănci sau de o terta parte, care intermediaza contactul clientului cu banca, aceasta trebuie să se asigure de calitatea procedurilor de identificare aplicate de intermediar. La evaluarea calităţii procedurilor banca va avea în vedere următoarele cerinţe:
a)asigurarea ca procedurile intermediarului sunt conforme cu standardele minime referitoare la cunoaşterea clientelei şi cel puţin la fel de riguroase ca cele implementate de banca;
b)încheierea unei înţelegeri cu intermediarul, prin care băncii sa i se permită sa verifice procedurile urmate de intermediar pentru cunoaşterea clientelei;
c)obligativitatea transmiterii către banca a tuturor informaţiilor şi a altor documente de identificare obţinute de intermediar în cadrul procedurilor proprii de identificare.
(2)Responsabilitatea ultima pentru cunoaşterea clientelei revine întotdeauna băncii.
(1)În cazul relaţiilor începute prin corespondenta sau prin intermediul mijloacelor moderne de telecomunicaţii - telefon, e-mail, Internet - băncile trebuie să aplice clienţilor în cauza procedurile de identificare şi standardele de monitorizare aplicabile clienţilor disponibili să se prezinte personal la banca.
(2)În cazul unor astfel de relaţii banca trebuie să verifice realitatea adresei şi a numărului de telefon indicate la art. 19 sau prin orice alta metoda considerată oportuna de către banca. Cu ocazia primei vizite a clientului la banca, aceasta va solicita documentele corespunzătoare pentru identificarea clientului şi va întocmi evidentele corespunzătoare.
(3)În vederea realizării unei cat mai bune cunoaşteri a acestei categorii de clientela băncile pot lua anumite măsuri, cum ar fi:
a)certificarea documentaţiei transmise băncii, inclusiv a specimenului de semnatura, în special în cazul clienţilor nerezidenti, de către o sucursala a băncii sau de un intermediar de încredere;
b)solicitarea unor documente suplimentare;
c)acceptarea clientului ca urmare a introducerii acestuia de către un intermediar care îndeplineşte cerinţele prevăzute la art. 32;
d)solicitarea ca prima plata să fie derulata în numele clientului printr-un cont de la o alta banca care este supusă unor standarde similare de identificare şi verificare a clientelei.
Băncile vor acorda o atenţie specială în cazurile în care intră în relaţii de corespondent sau continua asemenea relaţii cu o banca înregistrată într-o jurisdicţie care a fost identificata ca nefiind cooperanta în domeniul prevenirii spalarii banilor.
Monitorizarea clientelei se realizează cel puţin prin următoarele activităţi: actualizarea permanenta a evidentelor privind identitatea clienţilor, reevaluarea periodică a calităţii procedurilor de identificare aplicate de intermediari şi monitorizarea tranzacţiilor şi a conturilor în vederea determinării şi raportarii tranzacţiilor suspecte în conformitate cu procedurile interne ale băncii.
(1)Băncile trebuie să asigure o revizuire periodică a informaţiilor deţinute cu privire la client şi sa realizeze o actualizare permanenta a evidentelor întocmite la începutul relatiei; în funcţie de evoluţia relatiei cu fiecare client băncile vor proceda la reincadrarea acestora în categoriile de clientela corespunzătoare.
(2)Schimbările ulterioare în informaţiile furnizate vor fi verificate şi înregistrate în mod corespunzător.
(3)Dacă apar în mod frecvent schimbări substanţiale în structura clienţilor persoane juridice sau a altor entităţi fără personalitate juridică ori a deţinătorilor acestora, banca trebuie să realizeze verificări ulterioare.
(4)Revizuirea poate avea loc atunci când se derulează o tranzacţie semnificativă, când cerinţele referitoare la documentaţia necesară pentru fiecare client se modifica în mod semnificativ sau când exista o modificare importanţa în modul de operare a contului.
(5)În situaţiile în care exista lipsuri în informaţiile deţinute despre un client existent ori când exista indicii sau banca suspecteaza ca informaţiile furnizate nu corespund realităţii, aceasta trebuie să ia măsurile necesare pentru ca toate informaţiile relevante să fie obţinute cat mai curând posibil.
(6)În situaţia în care nu pot fi obţinute informaţiile solicitate sau în cazul în care se constata ulterior ca informaţiile furnizate de client nu corespund realităţii, banca va depune diligenţele necesare pentru încheierea relaţiilor cu clientul respectiv şi, după caz, va raporta despre aceasta autorităţilor competente şi Băncii Naţionale a României.
Băncile trebuie să reevalueze periodic calitatea procedurilor de identificare aplicate de intermediar pentru a se asigura ca acestea îndeplinesc cerinţele prevăzute de prezentele norme.
(1)Băncile trebuie să asigure monitorizarea activităţii clientului prin urmărirea tranzacţiilor efectuate de acesta prin toate conturile sale, indiferent de tipul contului şi unităţile teritoriale ale băncii unde sunt deschise acestea.
(2)Programul trebuie să prevadă un grad de monitorizare a tranzacţiilor derulate prin conturi, care să fie raportat la gradul de risc asociat diferitelor categorii de clienţi.
În vederea asigurării unei monitorizari eficiente a tranzacţiilor şi a conturilor băncile trebuie să cunoască activitatea clientului astfel încât să poată identifica tranzacţiile care ies din tiparele obişnuite ale operaţiunilor derulate de acesta prin conturile bancare.
Procedura de determinare a activităţii obişnuite sau preconizate a clientului trebuie să aibă în vedere tipul de cont care a fost deschis. În acest sens banca trebuie să realizeze o clasificare a clientelei în mai multe categorii, având în vedere factori cum ar fi:
a)tipul contului;
b)tipul tranzacţiilor derulate prin diferitele tipuri de conturi;
c)numărul şi volumul tranzacţiilor derulate prin cont;
d)riscul unei activităţi ilicite asociat diferitelor tipuri de conturi şi de tranzacţii derulate prin cont.
Pentru toate conturile băncile trebuie să aibă în funcţiune sisteme de detectare a operaţiunilor neobisnuite sau suspecte. Aceasta se poate realiza prin stabilirea unor parametri în interiorul cărora se situeaza tranzacţiile obişnuite care pot fi derulate prin tipurile de conturi respective, cum ar fi: limite valorice pe tip de tranzacţie, de client sau de cont, domeniul de activitate în cazul persoanelor juridice şi al altor entităţi. În acest caz monitorizarea va viza tranzacţiile care nu se încadrează în parametrii stabiliţi.
(1)Programul trebuie să prevadă un sistem de determinare a tranzacţiilor suspecte şi o procedură de raportare a acestora persoanei desemnate potrivit art. 47 alin. (2) şi autorităţilor competente. Banca trebuie să se concentreze asupra tipurilor de tranzacţii care nu se încadrează în tiparele obişnuite şi sa izoleze tranzacţiile care prezintă factori de risc ce necesita o evaluare ulterioară. Apariţia unor suspiciuni depinde de volumul activelor sau veniturilor, de tipul tranzacţiilor, circumstanţele economice, reputaţia tarii de origine şi de plauzibilitatea explicatiilor oferite de client.
(2)Tranzacţiile suspecte pot include:
a)tranzacţiile care nu se circumscriu tiparelor obişnuite, inclusiv datorită frecvenţei neobisnuite a retragerilor ori depunerilor operate în cont;
b)tranzacţiile complexe, de o valoare semnificativă, care implica depuneri şi retrageri de mari sume de bani;
c)transferuri externe sau alte operaţiuni care nu par să aibă un sens economic, comercial sau legal, inclusiv transferuri externe care nu se circumscriu activităţii statutare a clientului sau care sunt ordonate de clienţi care nu sunt angajaţi în activitatea statutara.
(3)Circumstanţele şi scopul unor asemenea tranzacţii trebuie să fie examinate cat mai curând posibil, inclusiv pe baza unor documente suplimentare solicitate clientului pentru justificarea tranzacţiei, constatările să fie consemnate în scris şi să fie disponibile verificărilor ulterioare. Tranzacţiile vor fi raportate persoanei desemnate potrivit art. 47 alin. (2).
Pentru categoria clienţilor cu un risc potenţial mai ridicat este necesar să se monitorizeze majoritatea sau, după caz, toate tranzacţiile derulate prin conturile acestora. La stabilirea persoanelor care se încadrează în această categorie se vor lua în considerare:
a)tipul clientului - persoana fizica, persoana juridică;
b)ţara de origine;
c)poziţia publică sau poziţia importanţa deţinută;
d)conturile asociate acestuia;
e)specificul activităţii desfăşurate de client;
f)sursa fondurilor;
g)alţi indicatori de risc.
Pentru clienţii cu un risc potenţial mai ridicat:
a)băncile trebuie să dispună de sisteme adecvate de gestiune a informatiei care să furnizeze personalului de conducere şi de control intern informaţii în timp util, necesare pentru identificarea, analizarea şi monitorizarea efectivă a acestor conturi; sistemele implementate trebuie să evidenţieze cel puţin lipsa sau insuficienta documentaţiei corespunzătoare la deschiderea contului, tranzacţiile neobisnuite derulate prin contul clientului şi situaţia agregata a tuturor relaţiilor clientului cu banca;
b)personalul de conducere însărcinat cu serviciile bancare pentru clienţii respectivi trebuie să aibă cunoştinţa de circumstanţele personale ale acestora şi sa acorde atenţie sporită informaţiilor provenite de la terţe părţi în legătură cu aceste persoane;
c)tranzacţiile de mare valoare ale acestor clienţi trebuie aprobate la nivelul consiliului de administraţie al băncii sau, după caz, al comitetului de direcţie.
(1)Banca va putea refuza efectuarea operaţiunilor considerate suspecte şi nu va efectua operaţiunile care sunt contrare legii sau care nu pot fi justificate corespunzător.
(2)Operaţiunile suspecte se vor raporta de către banca la Banca Naţionala a României Direcţia supraveghere. Raportarea va cuprinde elemente de identificare a clientului, sumele implicate în operaţiune, justificarea operaţiunii, motivele pentru care operaţiunea solicitată este considerată suspecta şi orice alte informaţii considerate relevante de către banca. În cazul în care banca suspecteaza ca fondurile îşi au izvorul în activităţi criminale, aceasta va raporta şi altor autorităţi competente.Secţiunea a 5-a Managementul riscului
(1)Fiecare banca trebuie să îşi stabilească politici şi proceduri corespunzătoare pentru asigurarea implementarii unui program eficient de cunoaştere a clientelei. În acest sens prin reglementările interne trebuie să se asigure cel puţin:
a)separarea responsabilităţilor;
b)supravegherea periodică a gestiunii informatiei, a sistemelor şi controlului acestora;
c)o strategie de pregătire a personalului în domeniul standardelor de cunoaştere a clientelei şi a programelor proprii elaborate pe baza acestora.
(2)Băncile vor evalua noile produse şi servicii din perspectiva riscurilor asociate acestora, inclusiv a riscului de a fi folosite de clienţi ca mijloc pentru desfăşurarea unor activităţi de natura infractionala.
(1)Băncile trebuie să stabilească în mod explicit responsabilităţile prin reglementări interne, astfel încât să se asigure ca politicile şi procedurile sunt utilizate în mod eficient. Procedura de raportare a tranzacţiilor suspecte trebuie să fie clar stabilită, în forma scrisă, şi aduse la cunoştinţa întregului personal.
(2)Banca trebuie să desemneze un funcţionar responsabil cu coordonarea şi monitorizarea respectării procedurilor stabilite.
(1)Procedurile de control intern ale băncii trebuie să cuprindă o evaluare independenta a politicilor şi procedurilor proprii ale băncii privind cunoaşterea clientelei, inclusiv din punct de vedere al conformarii la cerinţele legii şi ale altor reglementări aplicabile.
(2)Controlul intern trebuie să evalueze periodic eficienta procedurilor şi politicilor stabilite, inclusiv nivelul de pregătire a personalului, să facă propuneri pentru înlăturarea deficienţelor constatate şi sa urmărească modul de rezolvare a concluziilor şi a propunerilor formulate.
(3)Responsabilităţile personalului însărcinat cu exercitarea controlului intern trebuie să includă monitorizarea permanenta a performantelor personalului prin testarea prin sondaj a respectării conformitatii cu normele interne şi revizuirea rapoartelor privind cazurile excepţionale, în vederea atenţionarii conducerii băncii sau consiliului de administraţie în cazul în care se considera ca procedurile stabilite privind cunoaşterea clientelei nu sunt respectate.
(4)Conducerea băncii trebuie să se asigure ca departamentul de control intern dispune de personal adecvat, cu experienta în asemenea politici şi proceduri.
(1)Băncile trebuie să aibă un program continuu de pregătire a personalului, astfel încât personalul implicat în relaţia cu clienţii să fie pregătit în mod adecvat. Programul de pregătire şi conţinutul acestuia pe diferite sectoare trebuie să fie adaptat necesităţilor fiecărei bănci.
(2)Cerinţele de pregătire a personalului trebuie să fie focalizate diferit în cazul noilor angajaţi, lucrătorilor de la ghiseu, personalului din departamentul de control intern şi al personalului implicat în relaţia cu noii clienţi. Personalul nou-angajat trebuie instruit în legătură cu importanţa programelor de cunoaştere a clientelei şi cu cerinţele minime ale băncii în acest domeniu. Personalul de la ghiseu, care vine în contact direct cu publicul, trebuie instruit sa verifice identitatea noilor clienţi, sa manifeste în permanenta vigilenta în administrarea conturilor clienţilor existenţi şi sa detecteze tipurile de activităţi suspecte.
(3)Personalul va fi instruit periodic, cel puţin o dată pe an şi ori de câte ori se considera necesar, pentru a se asigura ca acesta cunoaşte responsabilităţile care îi revin şi pentru a fi ţinut la curent cu noile progrese în domeniu, astfel încât să se asigure implementarea consecventa a programelor stabilite.
(1)Banca trebuie să asigure implementarea programelor de cunoaştere a clientelei în toate unităţile sale teritoriale şi filialele atât din ţara, cat şi din străinătate şi sa verifice periodic conformitatea acestora atât cu cerinţele prevăzute de prezentele norme, cat şi cu standardele tarii gazda, pentru ca programele sale sa opereze eficient pe plan global.
(2)Banca trebuie să dispună de proceduri de evaluare a vulnerabilitatii la riscul reputational, operational, de concentrare şi de conformare la cerinţele legii pentru unităţile sale teritoriale şi sa implementeze măsuri speciale de securitate, dacă este cazul.
(3)Evidentele referitoare la clientela, existente la nivelul fiecărei unităţi teritoriale sau filiale, trebuie să fie în mod corespunzător ţinute şi disponibile în cazul verificărilor realizate de controlul intern şi al inspecţiilor efectuate de Banca Naţionala a României.
Dacă legile şi reglementările din ţara gazda - în mod special dispoziţiile referitoare la secretul bancar - împiedica implementarea cerinţelor prevăzute de prezentele norme, unităţile teritoriale şi filialele din străinătate ale băncii vor respecta standardele tarii gazda, dar vor informa banca şi, prin intermediul acesteia, Banca Naţionala a României asupra diferenţelor existente.
(1)Consiliul de administraţie al fiecărei bănci trebuie să fie pe deplin angajat într-o strategie eficienta de cunoaştere a clientelei şi sa implementeze o politica clara cu privire la comportamentul etic şi profesional în relaţia cu clientela, care să fie aduse la cunoştinţa întregului personal al băncii.
(2)Deciziile privind derularea unor operaţiuni pentru clienţii cu un risc potenţial mai ridicat şi a oricăror tranzacţii în care banca este implicata şi cărora le este asociat un grad de risc mai mare trebuie luate la nivelul consiliului de administraţie al băncii sau, după caz, al comitetului de direcţie. Deciziile trebuie să fie fundamentate pe o documentaţie adecvată şi o analiza a tuturor circumstanţelor operaţiunii/tranzacţiei respective în vederea determinării riscurilor asociate şi sa cuprindă, dacă este cazul, măsuri suplimentare de protecţie prin care să se asigure diminuarea acestor riscuri.
Conducerea băncii şi ceilalţi membri ai consiliului de administraţie sunt răspunzători pentru:
a)elaborarea şi implementarea unui program eficient de cunoaştere a clientelei;
b)asigurarea pregătirii corespunzătoare a personalului implicat;
c)realizarea controlului asupra respectării programelor stabilite şi eficientei politicilor, procedurilor şi sistemelor implementate;
d)efectuarea sau angajarea băncii în tranzacţii fără realizarea unei analize corespunzătoare, pe baza programelor stabilite şi a riscurilor asociate tranzacţiilor respective;
e)efectuarea sau angajarea băncii în tranzacţii atunci când stiau sau trebuiau sa ştie ca tranzacţiile prezintă un risc semnificativ pentru banca, periclitand credibilitatea şi viabilitatea băncii prin administrarea necorespunzătoare a fondurilor acesteia;
f)nerespectarea altor prevederi cuprinse în prezentele norme.
Băncile trebuie să asigure personalului însărcinat cu activitatea de supraveghere accesul la întreaga documentaţie legată de clienţi şi tranzacţiile derulate prin conturile acestora, inclusiv la orice analiza pe care banca a făcut-o pentru detectarea tranzacţiilor neobisnuite sau suspecte ori pentru a determina gradul de risc asociat unei tranzacţii în care este implicata banca.
(1)Pentru nerespectarea prevederilor prezentelor norme Banca Naţionala a României va aplica sancţiunile prevăzute la art. 69 din Legea bancară nr. 58/1998, cu modificările ulterioare, şi/sau va dispune, după caz, măsuri de remediere, conform art. 70 din aceeaşi lege.
(2)Aplicarea sancţiunilor de către Banca Naţionala a României nu inlatura răspunderea penală, civilă sau de alta natura, după caz, a persoanelor sancţionate.
(1)Băncile trebuie să păstreze, cel puţin 5 ani, toate evidentele de înregistrare a tranzacţiilor, atât a celor efectuate în ţara, cat şi în străinătate, care să le permită sa furnizeze cu usurinta toate informaţiile cerute de autorităţile competente. Asemenea evidente trebuie să fie suficiente pentru a permite o reconstituire a tranzacţiei - inclusiv suma şi tipul valutei - şi pentru a furniza, dacă este necesar, probe pentru incriminarea faptelor de natura penală.
(2)Evidentele realizate cu privire la identificarea clientelei - copii sau înregistrări ale documentelor de identitate originale -, dosarele de cont şi corespondenta de afaceri vor fi păstrate de către banca cel puţin 5 ani după închiderea contului sau după încheierea relatiei cu clientul. Aceste documente trebuie să fie disponibile, în condiţiile prevăzute de lege, autorităţilor competente în domeniul investigarii şi incriminării faptelor de natura penală şi autorităţii de supraveghere.
(1)În termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a prezentelor norme băncile vor adopta şi vor implementa programe de cunoaştere a clientelei, adaptate specificului activităţii fiecăreia.
(2)În acest sens, în termenul arătat băncile vor asigura identificarea clienţilor existenţi şi întocmirea evidentelor corespunzătoare.
GUVERNATORUL
BĂNCII NAŢIONALE A ROMÂNIEI,
MUGUR CONSTANTIN ISARESCU
Numărul contului Client*)
................. ..................
..................
DECLARAŢIE
privind identitatea beneficiarului real
Subsemnatul client declar pe propria răspundere, sub sancţiunea legii:
a)ca subsemnatul este beneficiarul real al fondurilor/activelor deţinute în contul arătat;
b)ca beneficiarul real/beneficiarii reali este/sunt:
Numele şi prenumele/denumirea Adresa domiciliului/sediului social şi ţara
............................. ...........................................
............................. ...........................................
............................. ...........................................
............................. ...........................................
Subsemnatul client se obliga sa comunice băncii orice modificare referitoare la cele declarate.
Locul şi data Semnatura clientului
................. .......................
N.B.: Banca îşi rezerva dreptul de a refuza efectuarea tranzacţiilor ordonate de client/de a inceta relaţiile cu clientul în cazul unor declaraţii false sau dacă are suspiciuni cu privire la realitatea celor declarate de client.
Notă *) Se va completa cu numele şi prenumele/denumirea clientului, adresa domiciliului/sediului social.
Forma oficială este cea publicată în Monitorul Oficial.