Hotărâre nr. 1.127 din 18 septembrie 2008

Având în vedere prevederile Legii nr. 157/2005 pentru ratificarea Tratatului dintre Regatul Belgiei, Republica Cehă, Regatul Danemarcei, Republica Federală Germania, Republica Estonia, Republica Elenă, Regatul Spaniei, Republica Franceză, Irlanda, Republica Italiană, Republica Cipru, Republica Letonia, Republica Lituania, Marele Ducat al Luxemburgului, Republica Ungară, Republica Malta, Regatul Ţărilor de Jos, Republica Austria, Republica Polonă, Republica Portugheză, Republica Slovenia, Republica Slovacă, Republica Finlanda, Regatul Suediei, Regatul Unit al Marii Britanii şi Irlandei de Nord (state membre ale Uniunii Europene) şi Republica Bulgaria şi România privind aderarea Republicii Bulgaria şi a României la Uniunea Europeană, semnat de România la Luxemburg la 25 aprilie 2005, precum şi al art. 4 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 620/2007 privind modalitatea de utilizare a fondurilor alocate de Uniunea Europeană prin intermediul Facilităţii Schengen şi pentru fluxurile de numerar,

în temeiul art. 108 din Constituţia României, republicată,

Guvernul României adoptă prezenta hotărâre.

Articolul I

Hotărârea Guvernului nr. 895/2007 privind stabilirea cadrului instituţional pentru planificarea financiară, coordonarea, implementarea şi auditarea utilizării fondurilor acordate României prin Facilitatea Schengen, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 561 din 15 august 2007, cu modificările ulterioare, se modifică şi se completează după cum urmează:

1.La articolul 2, literele d) şi e) se modifică şi vor avea următorul cuprins:

d)autoritatea de certificare este autoritatea publică desemnată să certifice declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei Europene aferente proiectelor finanţate din Facilitatea Schengen;

e)autoritatea de contractare şi plată reprezintă autoritatea publică desemnată să organizeze şi să desfăşoare proceduri de achiziţii publice, semnarea contractelor, monitorizarea implementării acestora, întocmirea cererilor de fonduri şi de executare a plăţilor aferente Facilităţii Schengen;.

2.La articolul 2, după litera h) se introduc şase noi litere, literele i), j), k), l), m) şi n), cu următorul cuprins:

i)autoritatea de evaluare este autoritatea publică de coordonare a instrumentelor structurale din cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor, prin care se planifică şi se desfăşoară activităţile de evaluare a stadiilor de implementare a Planului indicativ aprobat în scopul monitorizării;

j)cererile de fonduri reprezintă documentele prin care autoritatea de contractare şi plată solicită autorităţii competente fonduri în tranşe în baza estimărilor de plată, în funcţie de necesităţi, pentru finanţarea din Facilitatea Schengen a contractelor semnate în conformitate cu programul anual al achiziţiilor şi al costurilor logistice eligibile din Facilitatea Schengen;

k)cheltuieli eligibile a fi făcute din facilitatea Schengen reprezintă orice cheltuială făcută în conformitate cu prevederile Planului indicativ şi cu criteriile de eligibilitate stabilite de Comisia Europeană;

l)cheltuieli suportate din contribuţia naţională reprezintă orice cheltuială prevăzută sau neprevăzută care poate apărea în oricare moment al ciclului de viaţă al proiectului, ce nu poate fi acoperită din Facilitatea Schengen, dar care este necesar a fi efectuată pentru atingerea obiectivelor contractului. În această categorie intră, dar fără a se limita la acestea: cofinanţarea de la bugetul statului, cheltuieli de reprezentare legală a instituţiei publice în faţa organelor competente, atât în ţară, cât şi în străinătate, precum şi orice taxă judiciară ce decurge din acestea, comisioane bancare, diferenţe de schimb valutar, impozite, autorizaţii şi taxe specifice operaţiunilor ce urmează a se desfăşura pentru atingerea obiectivelor contractuale, debitele datorate bugetului Uniunii Europene pentru nereguli, inclusiv majorările de întârziere ca urmare a nerecuperării acestora la timp de la contractanţi, beneficiari, organisme intermediare, după caz, TVA aferentă proiectelor aprobate în Planul indicativ;

m)ofiţerul responsabil de program este persoana din cadrul administraţiei publice centrale care administrează autoritatea competentă, având întreaga responsabilitate a managementului Facilităţii Schengen în România;

n)ofiţerul responsabil de proiect este persoana desemnată de către conducătorul organismului intermediar, având întreaga responsabilitate a managementului proiectelor aflate în coordonarea directă a respectivului organism intermediar.

3.Articolul 3 se modifică şi va avea următorul cuprins:

Art. 3. – (1) În conformitate cu Decizia Comisiei Europene nr. C(2007)1.417 din 4 aprilie 2007 privind gestionarea şi controlul părţii consacrate acquis-ului Schengen din cadrul Facilităţii Schengen şi pentru fluxurile de numerar pentru perioada 2007-2009, denumită în continuare decizie, se înfiinţează următoarele sisteme şi funcţii:

a)sistemul de monitorizare, care este coordonat de Comitetul de monitorizare, organizat la nivel interinstituţional, cu următoarea componenţă: autoritatea competentă, autoritatea de certificare, autoritatea de contractare şi plată şi organismele intermediare. În cadrul Comitetului de monitorizare autoritatea de audit are calitatea de observator. Comitetul de monitorizare funcţionează pe lângă Ministerul Internelor şi Reformei Administrative şi analizează stadiul proiectelor Facilităţii Schengen pentru fazele de contractare şi implementare. În acest sens, sunt elaborate raportări anuale şi semestriale şi acţiuni de verificare a îndeplinirii măsurilor concluzionate cu ocazia şedinţelor Comitetului de monitorizare;

b)sistemele de gestionare şi control instituite la nivelul tuturor instituţiilor implicate, în scopul stabilirii unui sistem eficient de control intern, al definirii clare a funcţiilor cu care este învestită autoritatea competentă şi a celor pe care le poate delega organismelor intermediare şi pentru a fi asigurată o pistă de audit suficientă, în conformitate cu prevederile deciziei. Sistemele de gestionare şi control trebuie să prevadă proceduri destinate verificării veridicităţii cheltuielilor declarate şi, în special, îndeplinirea acţiunilor, precum şi eligibilitatea cheltuielilor până la concurenţa părţii corespunzătoare Facilităţii Schengen, în conformitate cu prevederile deciziei;

c)sistemul de audit, care constă în verificări efectuate de autoritatea de audit, pe baza unei eşantionări corespunzătoare, şi care vizează în special examinarea de o manieră selectivă a minimum 10% din fondurile alocate, pe baza unei analize a riscurilor şi a declaraţiilor de cheltuieli elaborate la diferite niveluri;

d)sistemul de verificare şi inspecţii la faţa locului, care constă în controale efectuate la beneficiarii fondurilor şi/sau la organismele intermediare aferente de autoritatea de contractare şi plată, comisiile mixte de control formate din reprezentanţi ai autorităţii de certificare, organismului intermediar şi ai autorităţii de contractare şi plată. Preşedintele comisiilor mixte va fi desemnat de autoritatea competentă;

e)raportul de verificare, care este documentul încheiat în urma desfăşurării activităţilor conform lit. d) şi care stă la baza întocmirii procesului-verbal de constatare;

f)activitatea de recuperare a sumelor constatate neeligibile de la contractant, beneficiar sau organism intermediar, după caz, care constă în stingerea creanţelor bugetare constatate în urma derulării activităţilor sistemelor de gestionare şi control, pe baza procesului-verbal de constatare, întocmit de autoritatea de contractare şi plată, care se constituie în titlu de creanţă, în conformitate cu prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 79/2003 privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi a fondurilor de cofinanţare aferente utilizate necorespunzător, aprobată cu modificări prin Legea nr. 529/2003, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Hotărârii Guvernului nr. 1.306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Ordonanţei Guvernului nr. 79/2003 privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi a fondurilor de cofinanţare aferente utilizate necorespunzător;

g)sistemul de gestiune financiară, la nivelul autorităţii de contractare şi plată, care reprezintă proceduri de verificare a recepţiei livrărilor de bunuri, prestărilor de servicii şi a execuţiilor de lucrări, întocmirea cererilor de fonduri, proceduri de ordonanţare, execuţie şi contabilizare a plăţilor, proceduri destinate verificării veridicităţii cheltuielilor declarate, precum şi a eligibilităţii cheltuielilor până la concurenţa părţii corespunzătoare din Facilitatea Schengen;

h)mecanismul de asigurare a contribuţiei naţionale, care reprezintă modul de finanţare de la bugetul de stat, prin bugetele beneficiarilor, a cheltuielilor eligibile din contribuţia naţională, prevăzute la art. 2 lit. l). În vederea efectuării plăţilor concomitent din fondurile din Facilitatea Schengen şi din contribuţia naţională, beneficiarii vor transfera sumele reprezentând contribuţia naţională, prevăzute în bugetele proprii, la solicitarea Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE, în conturile deschise de către Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE pentru gestionarea acesteia.

(2)Prevederi financiare:

a)contractele pentru derularea proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen vor fi încheiate în moneda euro;

b)plăţile din cadrul contractelor finanţate prin Facilitatea Schengen vor fi efectuate în moneda euro sau în moneda agreată de părţile semnatare ale contractelor, inclusiv pentru contractanţii români;

c)dobânda acumulată în conturile deschise de Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE pentru gestionarea fondurilor din Facilitatea Schengen se constituie sursă de finanţare pentru costurile operaţionale din Facilitatea Schengen, ca urmare a deciziei emise de autoritatea competentă în acest sens;

d)în cazul indisponibilităţii temporare a fondurilor din contribuţia naţională, Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE, cu aprobarea autorităţii competente, poate utiliza fondurile din Facilitatea Schengen, inclusiv dobânda acumulată în conturile deschise pentru gestionarea fondurilor din Facilitatea Schengen, în vederea finanţării cheltuielilor din contribuţia naţională;

e)reîntregirea fondurilor din Facilitatea Schengen, inclusiv a dobânzii, se face cu ocazia alimentării de către beneficiarii conturilor deschise de Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE pentru gestionarea contribuţiei naţionale. În acest sens, Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE efectuează transferul sumelor reprezentând fondurile Schengen şi dobânda din conturile deschise pentru gestionarea contribuţiei naţionale în conturile deschise pentru gestionarea fondurilor din Facilitatea Schengen.

4.Articolul 4 se modifică şi va avea următorul cuprins:

Art. 4. – Se desemnează Departamentul Schengen, Direcţia Generală Schengen din cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative ca autoritate competentă pentru coordonarea implementării asistenţei comunitare prin Facilitatea Schengen.

5.La articolul 5 alineatul (1), literele b), d), j) n), o), r) şi y) se modifică şi vor avea următorul cuprins:

b)elaborează Planul indicativ, împreună cu organismele intermediare şi beneficiarii, şi îl supune analizei şi aprobării Comisiei naţionale de autoevaluare Schengen şi după aprobare îl transmite instituţiilor implicate;

.........................................................................

d)verifică obţinerea rezultatelor generale şi a impactului definit prin Planul indicativ prin controale la faţa locului şi rapoarte periodice elaborate de autorităţile implicate în gestionarea proiectelor, conform procedurilor specifice Facilităţii Schengen;

.........................................................................

j)analizează şi înaintează spre aprobare Comisiei naţionale de autoevaluare Schengen propunerile de modificare a Planului indicativ, prin realocarea de fonduri între proiectele finanţate prin Facilitatea Schengen şi a sumelor necontractate sau neutilizate, introducerea sau retragerea unor proiecte din cuprinsul acestuia, şi îl transmite instituţiilor implicate în forma actualizată, aprobată;

.........................................................................

n)răspunde, împreună cu autoritatea de contractare şi plată, organismele intermediare şi beneficiarii, pentru respectarea măsurilor din Planul indicativ aprobat, avizează documentaţiile de atribuire şi formularele aferente din punctul de vedere al eligibilităţii obiectivelor finanţate prin Facilitatea Schengen, aplică un management financiar şi tehnic transparent, în conformitate cu prevederile acordurilor interinstituţionale şi ale legislaţiei în domeniu;

o)elaborează manualul de implementare şi utilizare a fondurilor acordate prin Facilitatea Schengen, în cooperare cu autorităţile implicate;

.........................................................................

r)ţine evidenţa sumelor recuperabile din plăţile deja făcute din Facilitatea Schengen şi se asigură că sumele sunt recuperate fără întârzieri nejustificate, restituie Comisiei Europene sumele neutilizate sau plătite în mod eronat din fondurile alocate prin Facilitatea Schengen;

.........................................................................

y)primeşte de la autoritatea de certificare certificatul privind eligibilitatea cheltuielilor cuprinse în declaraţia finală de cheltuieli, pe care îl transmite Comisiei Europene;.

6.La articolul 5 alineatul (1), după litera j) se introduc două noi litere, literele j^1) şi j^2), cu următorul cuprins:

j^1)aprobă, la nivel de ofiţer responsabil de program, modificările Planului indicativ în cadrul proiectelor, în condiţiile încadrării în bugetul alocat iniţial proiectului, fără a modifica sau altera obiectivele Planului indicativ aprobat, şi transmite autorităţii de contractare şi plată şi organismelor intermediare fişa tehnică a proiectului, actualizată şi aprobată;

j^2)asigură informarea autorităţii de certificare cu privire la procedurile de lucru urmate şi verificările efectuate pentru analizarea eligibilităţii obiectivelor proiectelor, respectarea normelor în vigoare şi pentru menţinerea pistei de audit.

7.La articolul 5, după alineatul (3) se introduce un nou alineat, alineatul (4), cu următorul cuprins:

(4)Fişele tehnice ale proiectelor, incluse în Planul indicativ, sunt elaborate, avizate şi aprobate cu respectarea etapelor prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. j^1) şi art. 17 alin. (1) lit. d).

8.La articolul 7, după alineatul (2) se introduce un nou alineat, alineatul (3) cu următorul cuprins:

(3)Ministerul Economiei şi Finanţelor va pune la dispoziţie un spaţiu adecvat pentru funcţionare, care va include spaţiu pentru birourile personalului OPCP, arhivă, încăpere pentru întâlniri, spaţiu pentru auditori, consultanţi, instructori, precum şi facilităţi de comunicare.

9.Articolul 8 se modifică şi va avea următorul cuprins:

Art. 8. – Autoritatea de contractare şi plată are următoarele sarcini:

a)răspunde, împreună cu autoritatea competentă, organismele intermediare şi beneficiari, pentru respectarea măsurilor din Planul indicativ aprobat şi pentru eligibilitatea operaţiunilor finanţate prin Facilitatea Schengen şi contribuţia naţională, aplicând un management financiar şi tehnic transparent, prin respectarea prevederilor acordurilor interinstituţionale de implementare şi a legislaţiei în domeniu;

b)acordă consultanţă la solicitarea organismelor intermediare în probleme privind procedurile de achiziţii şi financiare;

c)primeşte de la organismele intermediare Ministerul Internelor şi Reformei Administrative şi Serviciul de Telecomunicaţii Speciale documentaţiile de atribuire şi formularele aferente, în format standard, elaborate de beneficiari, potrivit Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare, iar de la organismul intermediar aferent Ministerului Afacerilor Externe documentaţia de atribuire şi formularele aferente elaborate în baza unei proceduri proprii aprobate prin ordin al ministrului afacerilor externe şi asigură transparenţa procedurii de achiziţii;

d)verifică din punct de vedere procedural documentaţiile de atribuire şi formularele aferente, elaborate de beneficiari şi avizate de organismele intermediare şi de autoritatea competentă;

e)organizează procedura de achiziţii pentru achiziţiile finanţate din fondurile alocate prin Facilitatea Schengen şi contribuţia naţională, este responsabilă pentru derularea acestora şi evaluează dosarele de licitaţie din punctul de vedere al formalităţii documentaţiei şi al integralităţii acesteia;

f)verifică şi aprobă componenţa comisiilor de evaluare, pe baza propunerilor organismelor intermediare, sub aspectul competenţei membrilor acesteia, pregătirii şi imparţialităţii faţă de domeniul procedurii de achiziţii şi de ofertanţi. Asigură preşedinţia comisiei de evaluare, reprezentanţii autorităţii de contractare şi plată neavând drept de vot;

g)elaborează proiectele de contract beneficiind de asistenţa tehnică necesară din partea organismului intermediar şi pregăteşte semnarea contractelor;

h)asigură, în condiţiile legii, derularea procedurilor de evaluare a ofertelor depuse în cadrul procedurii de achiziţii;

i)furnizează consultanţă şi sprijin administrativ necesar efectuării evaluărilor, asigurării pregătirii corespunzătoare a rapoartelor de evaluare care trebuie întocmite de comisia de evaluare;

j)dacă este necesar, solicită modificări ale contractelor, pentru asigurarea conformităţii cu reglementările legislaţiei comunitare şi naţionale în vigoare;

k)atribuie contractele în cadrul proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen, în conformitate cu legislaţia naţională în vigoare privind achiziţiile publice;

l)deschide conturi în euro şi în lei pentru gestionarea fondurilor din Facilitatea Schengen şi a fondurilor din contribuţia naţională, precum şi pentru recuperarea debitelor;

m)autorizează şi efectuează plăţi către contractanţi în baza facturilor aprobate de organismele intermediare, cu menţiunea «citit şi aprobat», însoţite de documentele justificative necesare efectuării plăţii, prevăzute în contract;

n)informează, dacă este cazul, autoritatea competentă asupra necesităţii corectării plăţii soldului final al asistenţei, în termen de 9 luni de la data transferării sumelor aferente de către Comisia Europeană;

o)primeşte lunar rapoartele de progres tehnic privind implementarea contractelor, întocmite de beneficiari şi aprobate de organismele intermediare coordonatoare, în vederea monitorizării stadiului implementării acestora şi a întocmirii cererilor de fonduri;

p)întocmeşte cereri de fonduri pe baza estimărilor de plată a contractelor semnate şi a necesităţilor, ţinând seama de soldul disponibil după efectuarea plăţilor în perioada anterioară, pe care le înaintează autorităţii competente, în conformitate cu prevederile deciziei;

q)furnizează autorităţii competente şi organismelor intermediare, periodic, informaţii privind planificarea procedurii de achiziţii, a evaluării ofertelor, a atribuirii contractelor, precum şi rapoarte referitoare la situaţia financiară a fiecărui proiect, evidenţe detaliate privind plăţile efectuate, în vederea transmiterii acestora către Comisia Europeană;

r)recuperează sumele neeligibile emiţând titlurile de creanţă şi trimite anual autorităţii competente declaraţia referitoare la sumele rămase de recuperat la acea dată;

s)asigură menţinerea evidenţelor financiare privind operaţiunile pe care le derulează;

t)operaţionalizează şi asigură funcţionarea sistemului contabil necesar administrării financiare a fondurilor programului Facilitatea Schengen;

u)utilizează registre contabile şi asigură înregistrarea contabilă adecvată a tuturor plăţilor la nivel de program, proiect şi contract;

v)asigură transmiterea către autoritatea de certificare, la solicitarea acesteia, a informaţiilor şi documentelor despre procedurile de lucru, verificările şi plăţile efectuate, necesare pentru îndeplinirea cerinţelor de certificare;

w)operează în conturile deschise pentru programul Facilitatea Schengen, în sistemul dublei semnături, în condiţiile efectuării tuturor verificărilor standard şi a reconcilierilor necesare;

x)întreprinde măsurile necesare pentru asigurarea auditării conturilor de către autorităţile naţionale, cooperează cu Comisia Europeană, Curtea de Conturi şi sprijină aceste instituţii în îndeplinirea cerinţelor de audit;

y)răspunde de verificarea şi aprobarea documentelor privind promovarea proiectelor finanţate din Facilitatea Schengen;

z)îndeplineşte atribuţiile delegate de autoritatea competentă, precum şi alte atribuţii ce derivă în mod firesc din statutul de autoritate de contractare şi plată.

10.Articolul 9 se modifică şi va avea următorul cuprins:

Art. 9. – Se desemnează o structură organizatorică în Direcţia generală financiară din Ministerul Internelor şi Reformei Administrative pentru îndeplinirea funcţiei de autoritate de certificare pentru asistenţa acordată prin Facilitatea Schengen.

11.Articolul 10 se modifică şi va avea următorul cuprins:

Art. 10. – Autoritatea de certificare are următoarele sarcini:

a)să se asigure că declaraţia de cheltuieli cuprinde numai cheltuieli efectiv efectuate în perioada de eligibilitate;

b)să se asigure că declaraţia de cheltuieli cuprinde numai cheltuieli care pot fi justificate pe baza facturilor achitate sau a altor documente cu valoare justificativă echivalentă;

c)să se asigure că declaraţia de cheltuieli cuprinde numai cheltuieli care au legătură cu lucrări care nu erau finalizate în momentul depunerii cererilor de asistenţă;

d)să se asigure că sistemul de control şi pista de audit sunt suficiente;

e)să confirme faptul că a primit informaţiile adecvate din partea autorităţii competente, autorităţii de contractare şi plată şi a organismelor intermediare privind procedurile urmate şi verificările efectuate de către acestea pentru verificarea corectitudinii şi eligibilităţii cheltuielilor cuprinse în declaraţia de cheltuieli;

f)să confirme faptul că a primit informaţiile adecvate din partea autorităţii competente, autorităţii de contractare şi plată şi a organismelor intermediare privind procedurile urmate şi verificările efectuate de către acestea pentru asigurarea respectării normelor în vigoare;

g)să confirme faptul că a primit informaţiile adecvate din partea autorităţii competente, autorităţii de contractare şi plată şi a organismelor intermediare privind procedurile urmate şi verificările efectuate de către acestea pentru menţinerea pistei de audit;

h)să confirme faptul că declaraţiile de cheltuieli au luat în considerare rezultatele tuturor auditurilor şi controalelor efectuate de autoritatea de audit sau sub supravegherea acesteia;

i)să emită certificatul privind declaraţia de cheltuieli din raportul complet şi din cele intermediare;

j)să solicite de la instituţiile implicate informaţii şi documente necesare pentru îndeplinirea cerinţelor de certificare;

k)să efectueze controale de certificare la faţa locului la nivelul instituţiilor implicate, cu scopul de a se asigura că este stabilit un sistem intern de control şi management efectiv şi funcţional şi că manualele de implementare sunt corect aplicate de către persoanele responsabile.

12.Articolul 11 se abrogă.

13.Articolul 12 se modifică şi va avea următorul cuprins:

Art. 12. – Se desemnează Unitatea centrală de evaluare ca autoritate de evaluare, structură specializată a Autorităţii pentru coordonarea instrumentelor structurale din cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor.

14.Articolul 17 se modifică şi va avea următorul cuprins:

Art. 17. – (1) Organismele intermediare au următoarele atribuţii principale:

a)coordonează activitatea beneficiarilor din subordine în cadrul exerciţiului de programare şi implementare a Facilităţii Schengen;

b)îndeplinesc obligaţiile pentru implementarea proiectelor, aşa cum acestea urmează a fi definite în acordurile interinstituţionale, în conformitate cu regulile şi procedurile de implementare ale Comisiei Europene, proceduri, instrucţiuni şi alte documente standard furnizate atât de OPCP, cât şi de autoritatea competentă, asigurând accesul liber, concurenţa loială şi transparenţa proceselor desfăşurate la nivelul acestora şi al beneficiarilor;

c)analizează oportunitatea propunerilor de proiecte sau de modificare a proiectelor incluse în Planul indicativ, primite de la beneficiarii coordonaţi, le avizează şi le înaintează spre analiză şi aprobare autorităţii competente;

d)coordonează elaborarea fişelor tehnice de proiect incluse în Planul indicativ, avizează propunerile de modificare a acestora transmise de beneficiari şi le înaintează autorităţii competente spre aprobare;

e)verifică şi avizează documentaţiile de atribuire şi formularele aferente, inclusiv specificaţiile tehnice, criteriile de calificare şi/sau selecţie, precum şi factorii de evaluare, elaborate de beneficiari, le supun aprobării autorităţii competente şi le transmit autorităţii de contractare şi plată;

f)propun autorităţii de contractare şi plată membrii comisiilor de evaluare, precum şi experţi pe linie tehnică, economică şi juridică, în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale privind achiziţiile publice, şi se asigură de prezenţa acestora pe toata perioada preselecţiei şi selecţiei;

g)monitorizează şi controlează implementarea proiectelor beneficiarilor, finanţate prin Facilitatea Schengen, pe toată durata derulării acestora;

h)verifică eligibilitatea cheltuielilor, la nivelul beneficiarilor, prin efectuarea de controale planificate, împreună cu ceilalţi reprezentanţi ai comisiei mixte de control, şi anume autoritatea de certificare şi autoritatea de contractare şi plată, cu preşedinte desemnat din partea autorităţii competente;

i)colaborează cu celelalte autorităţi implicate în gestionarea şi implementarea fondurilor alocate prin Facilitatea Schengen şi contribuţia naţională, precum şi cu alte instituţii naţionale cu care implementează în parteneriat proiecte finanţate prin Facilitatea Schengen;

j)organizează modalităţi de prezentare adecvată a materialelor de sinteză privind proiectele finanţate prin Facilitatea Schengen;

k)constituie şi actualizează permanent baza de date cu privire la implementarea proiectelor cu finanţare prin Facilitatea Schengen, pe baza informaţiilor primite de la beneficiarii proiectelor;

l)monitorizează modul de elaborare de către beneficiari a documentaţiei de atribuire şi formularele aferente, monitorizează raportările periodice, precum şi documentele elaborate de beneficiari în procesul de management al proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen, pe care le transmit autorităţii de contractare şi plată, autorităţii competente, autorităţii de audit sau autorităţii de evaluare, în funcţie de necesitatea aprobării documentelor de către aceste instituţii;

m)verifică şi se asigură că toate facturile sunt emise în numele beneficiarului cu menţiunea «plătibil prin OPCP», iar aceste facturi sunt înregistrate corespunzător în contabilitatea beneficiarului;

n)aprobă facturile, însoţite de documentele justificative, remise de beneficiarul final, cu menţiunea «citit şi aprobat», în vederea efectuării plăţii;

o)coordonează activităţile prin care se realizează implementarea din punct de vedere tehnic a proiectelor, monitorizarea şi execuţia şi aprobă rapoartele intermediare şi finale întocmite de contractanţi, în termen de maximum 30 zile de la prezentarea acestora;

p)aprobă documentele de raportare periodică şi le transmit lunar autorităţii de contractare şi plată şi autorităţii competente;

q)analizează şi avizează planurile de acţiuni şi rapoartele de promovare a proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen, întocmite de beneficiari, şi le transmit autorităţii competente şi autorităţii de contractare şi plată spre analiză, avizare, respectiv aprobare;

r)răspund, împreună cu autoritatea competentă, autoritatea de contractare şi plată şi beneficiarii, pentru respectarea măsurilor din Planul indicativ aprobat şi pentru eligibilitatea operaţiunilor finanţate prin Facilitatea Schengen, aplicând un management financiar şi tehnic transparent, în conformitate cu prevederile acordurilor interinstituţionale şi ale legislaţiei în domeniu;

s)asigură transmiterea către autoritatea de certificare, la solicitarea acesteia, a informaţiilor şi documentelor despre procedurile de lucru, verificările efectuate şi cheltuielile aprobate, necesare pentru îndeplinirea cerinţelor de certificare.

(2)Modificarea contractelor care presupune modificarea valorii contractelor în perioada implementării lor este valabilă numai cu aprobarea autorităţii de contractare şi plată. În lipsa aprobării autorităţii de contractare şi plată cheltuielile afectate de aceste modificări sunt considerate costuri neeligibile. Cheltuielile neeligibile sunt suportate de către organismul intermediar sau de către beneficiar dacă se dovedeşte că acesta a efectuat modificarea fără a anunţa organismul intermediar.

15.Articolul 18 se modifică şi va avea următorul cuprins:

Art. 18. – Beneficiarii asistenţei acordate României prin Facilitatea Schengen au următoarele atribuţii principale:

a)identifică şi elaborează propuneri de proiecte finanţate din fondurile alocate prin Facilitatea Schengen şi contribuţia naţională, pe baza priorităţilor din Planul indicativ şi din alte documente programatice, fişele tehnice de proiect şi le înaintează organismului intermediar coordonator pentru analiză şi avizare;

b)întreprind toate demersurile pe care le presupune exerciţiul de programare, în vederea asigurării eligibilităţii proiectelor propuse, completarea sau modificarea fişei de proiect, redimensionarea bugetului solicitat;

c)administrează proiectele şi contractele aferente acestora, asigură funcţionarea unui sistem informaţional pentru monitorizarea derulării acestora şi întreprind măsurile necesare pentru a asigura îndeplinirea de către contractant a sarcinilor ce îi revin conform contractului;

d)întocmesc documentele subsecvente aprobării Planului indicativ în vederea atribuirii contractului, inclusiv documentaţia de atribuire şi formularele aferente, având responsabilitatea stabilirii specificaţiilor tehnice, criteriilor de calificare şi/sau selecţie şi a factorilor de evaluare, determinând valorile estimative ale contractelor, şi le înaintează, spre verificare şi avizare, organismului intermediar;

e)îndeplinesc sarcinile ce le revin pentru participarea la procedurile de achiziţii, evaluarea ofertelor, selectarea contractantului, negocierea şi încheierea contractului, în colaborare cu autoritatea de contractare şi plată;

f)supraveghează în permanenţă îndeplinirea de către contractant a obligaţiilor asumate în conformitate cu contractul semnat;

g)răspund de recepţia bunurilor, serviciilor şi a lucrărilor menţionate în facturile emise de contractanţi şi întocmesc documentaţia de recepţie în vederea efectuării plăţilor conform condiţiilor contractuale, întocmesc şi păstrează înregistrările aferente recepţiei;

h)ţin evidenţa repartizării şi utilizării bunurilor achiziţionate din fondurile alocate prin Facilitatea Schengen şi contribuţia naţională, conform destinaţiei şi scopului prevăzute în program;

i)furnizează asistenţa tehnică în vederea negocierii contractelor, acolo unde este cazul şi formulează recomandări tehnice privind elaborarea proiectelor de contract;

j)întocmesc documentele de raportare periodică privind stadiul implementării contractelor, rapoartele de monitorizare şi evaluare a contractelor, conform procedurilor Facilităţii Schengen, şi le supun aprobării organismului intermediar coordonator;

k)asigură schimbul de informaţii privind aspectele tehnice ale implementării proiectelor cu direcţiile implicate din cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, Ministerului Economiei şi Finanţelor şi al OPCP şi cu organismele intermediare;

l)pun la dispoziţia structurilor de control şi audit toate datele şi informaţiile solicitate;

m)organizează şi păstrează arhiva documentaţiei proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen pe perioada legală;

n)asigură publicitatea acţiunilor realizate şi a bunurilor achiziţionate prin intermediul Facilităţii Schengen, întocmesc planurile de acţiuni şi rapoartele de promovare a proiectelor şi le transmit organismului intermediar spre analiză şi avizare;

o)suportă cheltuieli constatate neeligibile de autoritatea de contractare şi plată, organismele şi structurile abilitate cu atribuţii de control în ceea ce priveşte gestionarea financiară a proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen, cu excepţia celor suportate de organismul intermediar potrivit art. 17 alin. (2). Sumele constatate neeligibile se virează în contul de debite deschis de autoritatea de contractare şi plată în acest scop;

p)răspund, împreună cu autoritatea competentă, organismele intermediare şi autoritatea de contractare şi plată, pentru respectarea măsurilor din Planul indicativ aprobat şi pentru eligibilitatea operaţiunilor finanţate prin Facilitatea Schengen, aplicând un management financiar şi tehnic transparent, în conformitate cu prevederile acordurilor interinstituţionale şi ale legislaţiei în domeniu;

q)elaborează norme procedurale proprii, aprobate de conducătorul instituţiei, prin care vor fi reglementate organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire în cazul contractelor a căror atribuire nu intră sub incidenţa legislaţiei naţionale privind achiziţiile publice.

16.La articolul 19, alineatele (1) şi (3) se modifică şi vor avea următorul cuprins:

Art. 19. – (1) În cadrul Departamentului Schengen şi al Direcţiei generale financiare din cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative se înfiinţează, în condiţiile legii, structuri care vor îndeplini atributele autorităţii competente şi ale autorităţii de certificare, ale căror atribuţii şi număr de personal se stabilesc prin ordin al ministrului internelor şi reformei administrative.

..........................................................................

(3)În cadrul autorităţii competente se înfiinţează, în condiţiile legii, Punctul unic de contact, cu rol de transmitere a datelor şi informaţiilor între autorităţile implicate în gestionarea şi implementarea Facilităţii Schengen şi instituţiile europene. Atribuţiile Punctului unic de contact sunt îndeplinite de structura de specialitate din cadrul Departamentului Schengen.

17.La anexa "Instituţii care îndeplinesc funcţia de organisme intermediare pentru Facilitatea Schengen", punctul 3 se abrogă.

Articolul II

Hotărârea Guvernului nr. 895/2007 privind stabilirea cadrului instituţional pentru planificarea financiară, coordonarea, implementarea şi auditarea utilizării fondurilor acordate României prin Facilitatea Schengen, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 561 din 15 august 2007, cu modificările ulterioare, precum şi cu modificările şi completările aduse prin prezenta hotărâre, se va republica, dându-se textelor o nouă numerotare.

PRIM-MINISTRU

CĂLIN POPESCU-TĂRICEANU

Contrasemnează:

Ministrul economiei

şi finanţelor,

Varujan Vosganian

Ministrul internelor

şi reformei administrative,

Cristian David

p. Ministrul

afacerilor externe,

Anton Niculescu,

secretar de stat

Directorul Serviciului

de Telecomunicaţii Speciale,

Marcel Opriş

Bucureşti, 18 septembrie 2008.

Nr. 1.127.