Regulament din 1 februarie 2017

Articolul 1Criterii de selecție și procedura de selectare

Selecția administratorilor de incubator de afaceri se va face prin procedură stabilită la nivelul autorității publice, cu respectarea principiului transparenței, iar în cadrul procesului de selecție se vor avea în vedere cel puțin următoarele criterii:

a)după caz, prezentarea de proiecte de consultanță derulate în ultima perioadă și rezultatele acestora;

b)candidatul nu se află în stare de faliment ori lichidare, nu are afacerile administrate de un administrator judiciar, nu are activitatea comercială suspendată și nu are datorii la bugetul general consolidat și la bugetele locale, atât pentru sediul social, cât și pentru toate punctele de lucru. Solicitanții care au datorii eșalonate nu sunt eligibili pentru selecție;

c)implicarea în gestionarea acestui proiect a personalului și a colaboratorilor calificați, cu experiență în managementul afacerilor, capabili să ofere firmelor incubate consultanță și alte servicii de dezvoltare a afacerilor;

d)experiență demonstrată în ceea ce privește cunoașterea mediului de afaceri din aria geografică de amplasare a incubatorului de afaceri;

e)capacitatea de a favoriza și dezvolta o bună relaționare a incubatorului de afaceri cu autoritățile publice locale, unitățile bancare, institutele de cercetare, instituțiile de învățământ și unitățile economice din aria geografică de amplasare a acestuia;

f)prezentarea unui plan de promovare pentru perioada de preincubare și a unui plan de afaceri pe durata contractului de administrare;

g)prezentarea unei strategii de monitorizare a firmelor incubate pe parcursul a 2 ani postincubare;

h)îndeplinirea condițiilor prevăzute la art. 10 din Legea nr. 102/2016 privind incubatoarele de afaceri.

Articolul 2Contractul de prestare servicii

(1)În urma numirii sau selecției administratorului incubatorului de afaceri se încheie un contract de prestări de servicii între fondator și administratorul respectiv pe o perioadă de incubare de 3 ani, care reprezintă un ciclu de incubare, la care se poate adăuga perioada de 2 ani de monitorizare a rezidenților incubatorului.

(2)Administratorul unui incubator înființat va semna contractul de prestare servicii după primirea notificării privind selecția din partea fondatorului.

(3)Fondatorii pot decide ca la finalizarea raportului de evaluare a ciclului de incubare să se semneze reînnoirea contractului.

(4)Administratorul incubatorului de afaceri care îndeplinește criteriile de performanță pentru un ciclu de incubare de 3 ani are dreptul să solicite fondatorilor semnarea unui nou contract de prestări servicii pentru noul ciclu de incubare, în condițiile stabilite în regulamentul de selectare și numire a administratorului incubatorului de afaceri.

(5)Calitatea de administrator al incubatorului de afaceri încetează în următoarele situații:

a)administratorul este declarat în faliment, divizare sau dizolvare;

b)neîndeplinirea de către administrator a criteriilor de performanță stabilite în contractul de prestări servicii;

c)orice alte cazuri prevăzute de legislația în vigoare.

(6)Cu maximum 3 luni înainte de finalizarea contractului administratorului incubatorului, fondatorul va realiza o analiză privind performanța incubatorului din punct de vedere al vizibilității acestuia în zonă și al contribuției incubatorului la dezvoltarea economico-socială a zonei.

(7)În cazul în care din analiză reiese că funcționarea incubatorului a condus la:

–creșterea numărului de contracte/parteneriate încheiate de firmele incubate cu alte societăți/universități/institute de cercetare/autorități publice;

–dezvoltarea locală a zonei prin creșterea cifrei de afaceri, a profitului firmelor incubate, a numărului de locuri de muncă create de acestea,

se încheie un nou contract de administrare.

(8)În perioada de tranziție de la expirarea contractului de administrare până la încheierea unui nou contract de administrare, pentru asigurarea continuității, fondatorul poate încheia cu administratorul de incubator de afaceri un act adițional de administrare pe o perioadă determinată, valabil până la finalizarea procesului de selecție pentru un nou administrator. Actul adițional se va semna numai cu administratorii de incubator care au îndeplinit condițiile prevăzute la alin. (1).

(9)În baza contractului de administrare, fondatorii vor pune la dispoziția administratorului, cu titlu gratuit, clădirea incubatorului de afaceri sau platforma, în cazul incubatoarelor virtuale de afaceri, pe o perioadă de minimum 3 ani. Aceasta trebuie să fie racordată la utilități: energie electrică, energie termică, apă, gaze, servicii de telefonie și internet.

(10)În cazul în care administratorul incubatorului de afaceri nu își respectă din culpă obligațiile contractuale sau în urma raportului de evaluare se constată că rezultatele incubatorului nu sunt satisfăcătoare, fondatorul va putea impune penalități sau, după caz, va putea chiar solicita rezilierea contractului de prestare servicii, în conformitate cu condițiile contractuale stabilite.

Articolul 3Rolul și responsabilitățile administratorului incubatorului de afaceri

(1)Administratorul incubatorului de afaceri este responsabil pentru aspectele operaționale și de conducere a incubatorului de afaceri.

(2)Administratorul incubatorului de afaceri are următoarele obligații:

a)semnează un contract de prestări de servicii cu fondatorul;

b)semnează contracte de incubare cu societățile ce urmează a fi incubate;

c)organizează și asigură promovarea locală a incubatorului de afaceri (publicitate, materiale promoționale etc.), în scopul atragerii de potențiali beneficiari ai incubatorului, care vor participa, în maximum două grupe, la cursurile de instruire oferite în această perioadă și din care se vor selecționa beneficiarii ce urmează a fi incubați (rezidenții incubatorului);

d)prestează potențialilor beneficiari ai incubatorului de afaceri servicii de asistență în procesul de preincubare;

e)înființează și asigură funcționarea comisiei de selecție a societăților ce urmează a fi incubate;

f)prestează servicii de consultanță specializată, la cererea firmelor incubate;

g)cu aprobarea prealabilă a fondatorului, organizează minimum 5 evenimente pe an, relevante pentru creșterea vizibilității firmelor incubate și a incubatorului de afaceri;

h)asigură utilizarea optimă și în conformitate cu scopul incubatorului de afaceri a spațiilor și a mijloacelor fixe aflate în dotarea acestuia;

i)asigură încheierea unui contract de asigurare a clădirii, a mobilierului și a echipamentelor IT C puse la dispoziție de către fondator, a cărui contravaloare va fi repartizată pe parcursul anului în taxa de administrare percepută firmelor incubate;

j)elaborează anual rapoarte privind stadiul de realizare a obiectivelor și rapoarte financiare, pe care le înaintează către fondator;

k)asigură monitorizarea activității beneficiarilor incubatorului de afaceri pe toată perioada contractului și transmite către fondator rapoarte privind activitatea firmelor incubate;

l)informează fondatorul despre activitățile organizate, serviciile și cheltuielile efectuate, pune la dispoziția acestuia documente justificative, în vederea verificării acestora la sediul incubatorului de către fondator;

m)verifică efectuarea cheltuielilor și existența/corectitudinea documentelor justificative prezentate de către firmele incubate pentru justificarea cheltuielilor menționate mai sus, transmite aceste documente justificative către fondator, recuperează pe cale amiabilă sumele necheltuite și pe cele cheltuite necorespunzător și informează fondatorul asupra procesului de recuperare și asupra oricăror aspecte neconforme sesizate în legătură cu justificarea cheltuielilor menționate mai sus;

n)asigură serviciile necesare pentru buna funcționare a incubatorului de afaceri;

o)asigură atragerea de operatori economici ca rezidenți ai incubatorului de afaceri;

p)elaborează planul de dezvoltare a incubatorului de afaceri în concordanță cu strategiile de dezvoltare a domeniilor vizate, pe care îl supune spre aprobare fondatorului;

q)elaborează regulamentul privind funcționarea incubatorului de afaceri conform art. 13 din Legea nr. 102/2016 privind incubatoarele de afaceri;

r)monitorizează întreprinderile incubate și pe cele aflate în faza de postincubare;

s)derulează activitățile de promovare și de atragere a potențialilor rezidenți;

t)elaborează și prezintă fondatorului raportul de activitate anual, până la data de 30 martie a anului următor;

u)se asigură că a fost atins numărul minim de firme incubate, monitorizează și raportează anual, până la 30 martie, către fondator situația anului anterior privind:

–numărul de contracte/parteneriate încheiate de firmele incubate cu alte societăți/universități/institute de cercetare/autorități publice;

–creșterea cifrei de afaceri, a profitului firmelor incubate, a numărului de locuri de muncă create de acestea;

v)stabilește condițiile în care rezidenții incubați părăsesc incubatorul.

(3)În cazul în care în contractul de administrare în vigoare nu se regăsesc toate responsabilitățile și atribuțiile menționate în prezentul articol, administratorii de incubator vor semna un act adițional la contractul de administrare referitor la rolul și atribuțiile administratorului de incubator, conform prezentului regulament.

(4)Fondatorul are dreptul de a verifica cheltuielile efectuate de administratorul incubatorului, precum și de a recupera de la acesta sumele cheltuite fără documente justificative legale.

Articolul 4Tipuri de servicii oferite de administratorul incubatorului de afaceri

Serviciile oferite de administratorul incubatorului de afaceri sunt cele prevăzute la art. 12 din Legea nr. 102/2016 privind incubatoarele de afaceri.

Articolul 5Dispoziții finale

(1)Prezentul regulament se va anexa contractelor încheiate între fondatori și administratori.

(2)Prezentul regulament de selectare și numire a administratorului incubatorului de afaceri își produce efectele doar în cazul în care printre fondatori se află o autoritate publică, potrivit art. 9 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 102/2016 privind incubatoarele de afaceri.