Hotărâre nr. 909 din 8 decembrie 2016

În temeiul art. 108 din Constituţia României, republicată,

Guvernul României adoptă prezenta hotărâre.

Articolul I

Hotărârea Guvernului nr. 799/2014 privind implementarea Programului operaţional Ajutorarea persoanelor defavorizate, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 688 din 19 septembrie 2014, cu modificările şi completările ulterioare, se modifică şi se completează după cum urmează:

1.Articolul 1 se modifică şi va avea următorul cuprins:

Art. 1. – Prezenta hotărâre stabileşte cadrul instituţional şi procedural de gestionare a fondului de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane şi cadrul legal privind eligibilitatea cheltuielilor efectuate de beneficiari în cadrul operaţiunilor finanţate din acest fond.

2.La articolul 6, după alineatul (2) se introduc patru noi alineate, alineatele (2^1)-(2^4), cu următorul cuprins:

(2^1)Ministerul Fondurilor Europene, prin Direcţia coordonare sistem şi monitorizare, este responsabil cu desemnarea şi monitorizarea desemnării autorităţilor cu rol în gestionarea şi controlul Programului operaţional Ajutorarea persoanelor defavorizate.

(2^2)Prin ordin al ministrului fondurilor europene se desemnează autorităţile care îndeplinesc rolul de autoritate de management şi autoritate de certificare, pe baza raportului şi a opiniei emise de către autoritatea de audit.

(2^3)Calitatea de autoritate desemnată se poate retrage prin ordin al ministrului fondurilor europene, în cazul în care rezultatele auditului şi ale verificărilor/controalelor relevante efectuate la nivelul autorităţii desemnate arată că autoritatea desemnată nu mai îndeplineşte criteriile iniţiale pe baza cărora autoritatea de audit a emis raportul şi opinia în vederea desemnării şi nu a întreprins măsurile de remediere dispuse în conformitate cu art. 35 alin. (5) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.

(2^4)În vederea monitorizării desemnării, autoritatea desemnată are obligaţia transmiterii către Ministerul Fondurilor Europene - Direcţia coordonare sistem şi monitorizare a proiectelor de raport de audit şi a rapoartelor finale de audit în termen de maximum 3 zile lucrătoare de la data primirii acestora, precum şi a rezultatelor verificărilor/controalelor relevante efectuate la nivelul autorităţii desemnate în termen de 3 zile lucrătoare de la data aprobării acestora.

3.La articolul 7, alineatul (4) se modifică şi va avea următorul cuprins:

(4)Regulile generale de eligibilitate, precum şi tipurile de cheltuieli eligibile sunt prevăzute în anexa nr. 1.

4.Articolul 8 se modifică şi va avea următorul cuprins:

Art. 8. – Atribuţiile instituţiilor responsabile cu gestionarea şi controlul Programului operaţional Ajutorarea persoanelor defavorizate, precum şi ale instituţiilor publice centrale şi locale cu responsabilităţi în implementarea programului sunt prezentate în anexa nr. 2.

5.După articolul 9 se introduce un nou articol, articolul 10, cu următorul cuprins:

Art. 10. – Anexele nr. 1 şi 2 fac parte integrantă din prezenta hotărâre.

Articolul II

(1)Anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 799/2014, cu modificările şi completările ulterioare, va avea conţinutul prevăzut în anexa nr. 1 "Reguli generale de eligibilitate şi tipuri de cheltuieli eligibile" la prezenta hotărâre.

(2)Anexa la Hotărârea Guvernului nr. 799/2014, cu modificările şi completările ulterioare, "Atribuţiile instituţiilor publice centrale şi locale cu responsabilităţi în aplicarea şi derularea Programului operaţional Ajutorarea persoanelor defavorizate" se modifică şi se înlocuieşte cu anexa nr. 2 la prezenta hotărâre.

PRIM-MINISTRU

DACIAN JULIEN CIOLOŞ

Contrasemnează:

Ministrul fondurilor europene,

Dragoş Cristian Dinu

Viceprim-ministru,

ministrul dezvoltării

regionale şi administraţiei publice,

Vasile Dîncu

Ministrul afacerilor interne,

Ioan-Dragoş Tudorache

p. Ministrul afacerilor externe,

Marius Cristian Bădescu,

secretar de stat

Ministrul muncii,

familiei, protecţiei

sociale şi persoanelor vârstnice,

Dragoş-Nicolae Pîslaru

Ministrul educaţiei naţionale

şi cercetării ştiinţifice,

Mircea Dumitru

Ministrul finanţelor publice,

Anca Dana Dragu

Bucureşti, 8 decembrie 2016.

Nr. 909.

Anexa 1

(Anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 799/2014)

Reguli generale de eligibilitate

şi tipuri de cheltuieli eligibile

Articolul 1

Regulile generale de eligibilitate sunt următoarele:

1.Pentru a fi eligibilă, o cheltuială trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiţii cu caracter general:

a)să fie angajată de către beneficiar şi plătită de acesta în condiţiile legii între 1 decembrie 2013 şi 31 decembrie 2023, cu respectarea perioadei de implementare stabilite de către autoritatea de management prin contractul/decizia/ordinul de finanţare, în conformitate cu art. 22 (2) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014;

b)să fie însoţită de facturi emise în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale sau a statului în care acestea au fost emise ori de alte documente contabile pe baza cărora se înregistrează obligaţia de plată şi de documente justificative privind efectuarea plăţii şi realitatea cheltuielii efectuate, pe baza cărora cheltuielile să poată fi verificate/controlate/auditate, cu respectarea prevederilor art. 41 alin. (3) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, cu excepţia formelor de sprijin menţionate la art. 25 alin. (1) lit. b), c) şi d) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014;

c)să fie în conformitate cu prevederile programului;

d)să fie în conformitate cu contractul/decizia/ordinul de finanţare, încheiat/încheiată între autoritatea de management şi beneficiar;

e)să fie rezonabilă şi necesară realizării operaţiunii;

f)să respecte prevederile legislaţiei Uniunii Europene şi naţionale aplicabile;

g)să fie înregistrată în contabilitatea beneficiarului, ţinându-se cont de prevederile art. 25 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.

2.Cheltuielile efectuate în cadrul operaţiunilor sunt eligibile, în conformitate cu prevederile art. 26 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014

3.Cheltuielile realizate în cadrul operaţiunilor care au fost încheiate în mod fizic sau implementate integral înainte de depunerea de către beneficiar a cererii de finanţare în cadrul programului nu sunt eligibile indiferent dacă toate plăţile aferente au fost efectuate de către beneficiar, în conformitate cu prevederile art. 22 alin. (3) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.

Articolul 2

În cadrul operaţiunilor P1 - Lipsa alimentelor de bază şi P2 - Precaritate materială de bază la copii (lipsa materialelor şcolare) din POAD sunt eligibile următoarele cheltuieli:

a)costurile achiziţionării de alimente şi/sau asistenţă materială de bază;

b)în cazul în care un organism public achiziţionează alimente sau asistenţă materială de bază şi le furnizează organizaţiilor partenere, costurile transportării alimentelor sau ale achiziţionării asistenţei materiale de bază la depozitele organizaţiilor partenere şi costurile de depozitare la o rată fixă de 1% din costurile menţionate la lit. a) sau, în cazuri justificate în mod corespunzător, costurile angajate şi plătite;

c)costurile administrative, de transport şi de depozitare suportate de organizaţiile partenere, la o rată fixă de 5% din costurile menţionate la lit. a); sau 5% din valoarea produselor alimentare desfăcute în conformitate cu art. 16 din Regulamentul (UE) nr. 1.308/2013;

d)costurile colectării, transportului, depozitării şi distribuirii donaţiilor de produse alimentare şi ale activităţilor de sensibilizare legate în mod direct de acestea, angajate şi plătite de organizaţiile partenere;

e)costurile activităţilor auxiliare desfăşurate şi declarate de organizaţiile partenere care oferă în mod direct sau în cadrul unor acorduri de cooperare produsele alimentare şi/sau asistenţa materială de bază celor mai defavorizate persoane, la o rată fixă de 5% din costurile menţionate la lit. a).

Articolul 3

În cadrul asistenţei tehnice sunt eligibile următoarele cheltuieli:

În condiţiile respectării unui plafon de 5% din sumele alocate din fond, prin programul operaţional se pot finanţa cheltuieli privind pregătirea, gestionarea, monitorizarea, asistenţa tehnică, auditul, informarea, măsurile de control şi evaluare, asistenţa tehnică şi consolidarea capacităţilor organizaţiilor partenere:

a)Cheltuieli pentru întărirea capacităţii administrative a diferitelor autorităţi cu responsabilităţi în gestionarea, controlul şi implementarea acestui program operaţional:

1.cheltuieli de personal pentru personalul angajat în structura care asigură gestionarea programului şi pentru personalul din cadrul unităţilor de implementare a proiectelor organizate la nivelul Ministerului Fondurilor Europene şi Ministerului Educaţiei Naţionale şi Cercetării Ştiinţifice, conform legislaţiei în vigoare;

2.cheltuieli pentru îmbunătăţirea calificării, organizarea întâlnirilor, conferinţelor, cursurilor, călătoriilor de studiu pentru personalul implicat în implementarea şi gestionarea POAD;

3.cheltuieli de deplasare şi cazare pentru personalul angajat în structura care asigură gestionarea, controlul şi auditul programului şi pentru personalul din cadrul unităţilor de implementare a proiectelor organizate la nivelul Ministerului Fondurilor Europene şi Ministerului Educaţiei Naţionale şi Cercetării Ştiinţifice conform Hotărârii Guvernului nr. 1.860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului, cu modificările şi completările ulterioare;

4.cheltuieli cu achiziţia de echipamente IT şi de birotică, materiale consumabile şi accesorii pentru structura care asigură gestionarea programului şi pentru unităţile de implementare a proiectelor organizate la nivelul Ministerului Fondurilor Europene şi Ministerului Educaţiei Naţionale şi Cercetării Ştiinţifice;

5.cheltuieli de operare a echipamentelor, achiziţia de licenţe şi softuri, ca şi servicii ITC pentru implementarea eficientă a programului pentru structura care asigură gestionarea programului şi pentru unităţile de implementare a proiectelor;

6.cheltuieli cu dezvoltarea şi mentenanţa sistemului IT care sprijină operarea POAD pentru structura care asigură gestionarea programului şi pentru unităţile de implementare a proiectelor;

7.cheltuieli cu realizarea de proceduri de lucru pentru implementarea programului.

b)Vizibilitate, informare şi comunicare:

1.cheltuieli pentru organizarea de campanii de informare realizate de AM;

2.cheltuieli pentru implementarea de activităţi de informare şi promovare.

c)Controlul şi auditul operaţiunilor:

1.cheltuieli de sprijinire a activităţii de control la nivelul AM;

2.cheltuieli de sprijinire a verificării la faţa locului;

3.cheltuieli de sprijinire a verificării de calitate a produselor oferite;

4.cheltuieli cu auditul programului.

d)Evaluarea programului operaţional:

1.cheltuieli cu pregătirea de analize, studii, raportări, evaluări;

2.costuri financiare ale procesului de evaluare.

e)La nivel de organizaţii partenere prin asistenţă tehnică se pot achiziţiona servicii de instruire a personalului (financiar, verificări), echipamente IT, de birotică, softuri pentru sistemul de monitorizare necesare pentru proiect. Tipurile de cheltuieli finanţate pentru organizaţiile partenere vor fi detaliate în Ghidul solicitantului.

Articolul 4

Următoarele costuri nu sunt eligibile pentru a beneficia de sprijin din programul operaţional:

a)dobânzile aferente datoriilor;

b)furnizarea de infrastructură;

c)costurile bunurilor folosite anterior;

d)taxa pe valoarea adăugată, cu excepţia cazului în care aceasta nu se poate recupera în temeiul legislaţiei naţionale privind TVA-ul.Anexa 2

(Anexa nr. 2 la Hotărârea Guvernului nr. 799/2014)

Atribuţiile instituţiilor publice centrale şi locale

cu responsabilităţi în aplicarea şi derularea Programului

operaţional Ajutorarea persoanelor defavorizate (POAD)

A. Instituţii cu rol în sistemul de management şi control al POAD

1.Ministerul Fondurilor Europene, în calitate de autoritate de management:

a)gestionează POAD în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare;

b)pune la dispoziţia beneficiarilor informaţii relevante pentru îndeplinirea sarcinilor care le revin şi, respectiv, implementarea operaţiunilor;

c)instituie un sistem de înregistrare şi stocare în format electronic a datelor referitoare la fiecare operaţiune care sunt necesare pentru monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificare şi audit;

d)se asigură că datele înregistrate în sistemul electronic sunt colectate, înregistrate şi stocate în conformitate cu dispoziţiile Directivei 95/46/CE şi, după caz, defalcate pe sexe;

e)elaborează şi, după consultarea cu părţile interesate relevante, evitând conflictele de interese, transmite Comisiei rapoartele anuale şi finale de implementare;

f)elaborează şi aplică proceduri şi/sau criterii de selectare adecvate care sunt nediscriminatorii şi transparente, conform programului operaţional aprobat;

g)asigură faptul că operaţiunea selectată:

● intră în domeniul de aplicare al fondului şi al programului operaţional;

● îndeplineşte criteriile stabilite în programul operaţional şi la art. 22, 23 şi 26 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului privind Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane;

● ia în considerare, după caz, principiile stabilite la art. 5 alin. (11), (12), (13) şi (14) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014;

h)întreprinde toate măsurile pentru ca beneficiarului să i se ofere un document care stabileşte condiţiile acordării sprijinului pentru fiecare operaţiune, inclusiv cerinţele specifice privind produsele sau serviciile care urmează a fi furnizate în cadrul operaţiunii, planul de finanţare şi termenul îndeplinirii;

i)se asigură că beneficiarul are capacitatea administrativă, financiară şi operaţională pentru a îndeplini condiţiile menţionate la lit. g), înainte de aprobarea operaţiunii;

j)se asigură că, în cazul în care operaţiunea a început înainte de data de depunere a unei cereri de finanţare către autoritatea de management, legislaţia aplicabilă relevantă pentru operaţiune a fost respectată;

k)determină tipul de asistenţă materială care poate face obiectul cheltuielii aferente unei operaţiuni;

l)verifică faptul că produsele cofinanţate au fost livrate şi că serviciile cofinanţate au fost prestate, precum şi faptul că beneficiarii au plătit cheltuielile declarate şi că acestea sunt în conformitate cu legislaţia aplicabilă, cu programul operaţional şi cu condiţiile de acordare a sprijinului pentru operaţiunea respectivă;

m)efectuează următoarele tipuri de verificări:

● verificări administrative referitoare la fiecare cerere de rambursare depusă de beneficiar;

● verificări la faţa locului ale operaţiunilor. Verificările la faţa locului ale operaţiunilor individuale pot fi efectuate prin eşantionare.

În cazul în care autoritatea de management este, de asemenea, şi beneficiar al programului operaţional, modalităţile de verificare asigură separarea adecvată a funcţiilor;

n)se asigură că beneficiarii implicaţi în implementarea operaţiunilor rambursate pe baza costurilor eligibile suportate în mod real au fie un sistem de contabilitate separată, fie o codificare contabilă adecvată pentru toate tranzacţiile referitoare la o operaţiune;

o)instituie măsuri eficace şi proporţionale de combatere a fraudelor, luând în considerare riscurile identificate;

p)stabileşte proceduri pentru a se asigura că sunt păstrate toate documentele privind cheltuielile şi auditurile necesare pentru a se asigura o pistă de audit adecvată;

q)întocmeşte declaraţia de gestiune şi rezumatul anual menţionate de art. 32 alin. (4) lit. (e) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014;

r)se asigură că toate documentele justificative privind cheltuielile sprijinite din fond pentru operaţiunile pentru care cheltuielile totale eligibile se ridică la mai puţin de 1.000.000 euro sunt puse la dispoziţia Comisiei şi a Curţii de Conturi Europene, la cerere, timp de trei ani începând cu data de 31 decembrie ce urmează transmiterii conturilor în care sunt incluse cheltuielile aferente operaţiunii respective. În cazul altor operaţiuni decât cele menţionate anterior, toate documentele justificative sunt puse la dispoziţie pe o perioadă de doi ani începând cu data de 31 decembrie ce urmează transmiterii conturilor în care sunt incluse cheltuielile finale aferente operaţiunii încheiate;

s)primeşte de la unităţile de implementare, până la data de 1 mai a anului următor celui de raportare, un raport anual şi centralizează la nivel de ţară datele privind realizarea POAD, în vederea întocmirii şi transmiterii Raportului anual de implementare a POAD către Comisia Europeană până la data de 30 iunie a anului următor celui de raportare, conform art. 13 alin. (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014;

t)publică un rezumat al conţinutului fiecărui raport anual de implementare, precum şi al celui final;

u)asigură funcţionarea sistemului de gestiune şi control, cu respectarea cerinţelor UE, în vederea asigurării rezonabilităţii şi se asigură că acest sistem funcţionează în mod eficient pentru prevenirea, detectarea şi sancţionarea fraudelor:

● evaluează riscurile antifraudă;

● stabileşte măsuri antifraudă şi elaborează planuri de combatere a fraudelor;

● desfăşoară activităţi de conştientizare a personalului cu privire la riscul de fraudă;

● asigură mecanisme de prevenire a fraudelor;

● asigură mecanisme de detectare a fraudelor;

● raportează suspiciunile de fraudă şi progres în activitatea de investigare a fraudelor;

● implementează măsuri corective privind fraudele;

● realizează analize privind suspiciunile de fraudă;

● în cazul unei nereguli sistemice, extinde investigaţiile la toate operaţiunile care ar putea fi afectate;

● previne, detectează, corectează neregulile şi recuperează sumele plătite necuvenit, împreună cu orice dobânzi aferente plăţilor întârziate;

● notifică Comisia Europeană cu privire la neregulile care depăşesc 10.000 euro în contribuţii din partea fondului şi o ţine la curent cu privire la evoluţia semnificativă a procedurilor administrative şi juridice corespunzătoare;

v)coordonează, monitorizează şi evaluează modul de implementare a POAD şi ia măsuri de creştere a eficienţei derulării, inclusiv prin emiterea de instrucţiuni ale ministrului fondurilor europene;

w)primeşte şi analizează propunerile de îmbunătăţire a implementării programului şi ia măsuri în consecinţă;

x)stabileşte formatul-cadru al tuturor documentelor necesare pentru implementarea programului;

y)informează Comisia în termen de trei luni în legătură cu măsurile corective luate în urma primirii de la Comisia Europeană a unor observaţii cu privire la implementarea programului;

z)în perioada de derulare a programului, poate evalua eficacitatea şi eficienţa acestuia. În acest sens va efectua un studiu structurat privind destinatarii finali în 2017 şi în 2022, în conformitate cu modelul adoptat de Comisia Europeană; aa) elaborează şi publică pe site-ul propriu, în format Excel, o listă de proiecte, contracte sau acţiuni sprijinite prin intermediul programului, actualizată cel puţin la fiecare 12 luni, care include minimum următoarele informaţii: numele şi adresa beneficiarului, cuantumul alocat beneficiarului din fondurile UE, tipul de acţiune materială vizat; bb) sub rezerva disponibilităţii fondurilor din prefinanţare şi din plăţile intermediare, rambursează beneficiarilor valoarea totală a cheltuielilor eligibile efectuate de către aceştia, cel târziu în termen de 90 de zile de la data depunerii cererii de plată de către beneficiar; cc) elaborează proceduri pentru gestionarea programului operaţional, în vederea asigurării îndeplinirii atribuţiilor ce îi revin; dd) stabileşte operaţiunile eligibile din cadrul programului operaţional gestionat prin elaborarea de documente programatice, de implementare (ghiduri, decizii, ordine etc.); ee) asigură monitorizarea implementării programului operaţional gestionat; ff) participă la reuniunile anuale cu Comisia Europeană pentru examinarea progresului implementării programului operaţional gestionat, în conformitate cu prevederile regulamentelor UE; gg) furnizează, în limita competenţelor, informaţiile necesare Ministerului Fondurilor Europene, autorităţii de certificare şi autorităţii de audit pentru îndeplinirea de către aceste instituţii a atribuţiilor; hh) asigură prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor, cu excepţia situaţiei prevăzute de art. 20 alin. (2) lit. d) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi recuperarea sumelor plătite necuvenit, corespunzător prevederilor cap. IV din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare; ii) asigură monitorizarea neregulilor corespunzător prevederilor art. 37 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare; jj) transmite autorităţii de certificare informaţiile prevăzute la art. 25 alin. (2) lit. g) din Normele metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 875/2011, cu modificările şi completările ulterioare; kk) transmite CE prin sistemul AFIS-IMS rapoartele cazurilor de nereguli constatate la nivelul programului pe care îl gestionează, elaborate conform prevederilor art. 3 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1972/2015 şi art. 2 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1976/2015; ll) aplică corecţiile financiare la nivel de program, operaţiune, beneficiar, după caz, în conformitate cu prevederile legislaţiei europene şi naţionale; mm) transmite autorităţii de certificare raportări anuale privind sumele retrase din cererile de plată transmise către CE în scopul îndeplinirii atribuţiilor sale; nn) elaborează şi actualizează, ca urmare a modificărilor, cu sprijinul celorlalte structuri implicate, descrierea sistemului de management şi control pentru programul operaţional gestionat, potrivit anexei I la Regulamentul (UE) nr. 341/2015; oo) asigură înregistrarea şi actualizarea cu celeritate a informaţiilor în SMIS-CSNR, fiind responsabilă de acurateţea, integritatea şi nivelul de completare a datelor aferente activităţii sale; pp) elaborează şi încheie contracte de finanţare cu beneficiarii proiectelor aprobate, prin care se asigură de respectarea condiţiilor specifice referitoare la implementarea proiectului, în conformitate cu regulamentele UE aplicabile şi cu legislaţia naţională în vigoare; qq) elaborează documentele aferente programării bugetare a surselor reprezentând fonduri externe nerambursabile primite din FEAD pentru prefinanţare, cofinanţare şi finanţare a cheltuielilor neeligibile; rr) verifică îndeplinirea condiţiilor pentru plata prefinanţării către beneficiari, autorizează şi efectuează plata acesteia, după caz, şi, ulterior, asigură recuperarea prefinanţării; ss) autorizează cheltuielile declarate de către beneficiar, efectuează, după caz, plăţile către beneficiar, în urma verificărilor efectuate în conformitate cu prevederile art. 32 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, şi elaborează şi transmite autorităţii de certificare declaraţii de cheltuieli; tt) elaborează şi transmite autorităţii de certificare din cadrul Ministerului Finanţelor Publice şi Ministerului Fondurilor Europene, în calitate de coordonator, previziuni realiste privind sumele ce urmează să fie incluse în declaraţii de cheltuieli aferente programului operaţional, pentru exerciţiul financiar în curs şi, după caz, pentru exerciţiul financiar următor; uu) transmite Comisiei Europene previziunile cererilor de plată aferente perioadei de programare 2014-2020 pentru exerciţiul financiar în curs şi pentru cel următor, după aprobarea prin memorandum a acestora de către Guvern; vv) asigură închiderea programului operaţional pentru perioada de programare 2014-2020, conform cerinţelor regulamentelor Uniunii Europene, ghidurilor EGESIF aplicabile şi legislaţiei naţionale; ww) asigură îndeplinirea obligaţiilor ce revin autorităţilor cu competenţe în gestionarea fondurilor europene, potrivit prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare, în ceea ce priveşte recomandările formulate de organismele de audit europene şi naţionale.

2.Ministerul Finanţelor Publice, prin Direcţia generală Autoritatea de certificare şi plată, în calitate de autoritate de certificare pentru POAD:

a)întocmeşte şi transmite către Comisie cererile de plată şi certifică faptul că acestea rezultă din sisteme de contabilitate fiabile, că sunt bazate pe documente justificative verificabile şi că au fost supuse unor verificări efectuate de autoritatea de management;

b)întocmeşte conturile menţionate la art. 59 alin. (5) primul paragraf lit. (a) din Regulamentul financiar nr. 966/2012;

c)certifică integralitatea, exactitatea şi veridicitatea conturilor, a faptului că cheltuielile înscrise în aceste conturi respectă legislaţia aplicabilă şi că ele au fost angajate pentru operaţiunile selectate în vederea finanţării în conformitate cu criteriile aplicabile programului operaţional şi cu dreptul aplicabil;

d)asigură un sistem în care se înregistrează şi se stochează, în format electronic, evidenţele contabile pentru fiecare operaţiune şi care conţine toate datele necesare pentru întocmirea cererilor de plată şi a conturilor, inclusiv înregistrări ale sumelor recuperabile, ale sumelor recuperate şi ale sumelor retrase în urma anulării integrale sau parţiale a contribuţiei pentru o operaţiune sau pentru un program operaţional;

e)se asigură că pentru întocmirea şi depunerea cererilor de plată a primit informaţii adecvate din partea autorităţii de management privind procedurile şi verificările efectuate cu privire la cheltuieli;

f)ia în considerare, la momentul întocmirii şi depunerii cererilor de plată, rezultatele tuturor auditurilor desfăşurate de către sau sub responsabilitatea autorităţii de audit;

g)păstrează, în format electronic, evidenţele contabile privind cheltuielile declarate Comisiei şi contribuţia publică corespunzătoare plătită către beneficiari;

h)păstrează evidenţele contabile ale sumelor recuperabile şi ale sumelor retrase în urma anulării integrale sau parţiale a contribuţiei pentru o operaţiune. Sumele recuperate se varsă la bugetul Uniunii, înainte de încheierea programului operaţional, prin deducerea acestora din următoarea declaraţie de cheltuieli;

i)asigură deschiderea şi gestionarea contului/conturilor necesar/necesare primirii de la Comisia Europeană a prefinanţării, plăţilor intermediare şi finale aferente programului operaţional pentru care autoritatea de management se află în România;

j)efectuează transferul sumelor din FEAD specifice perioadei de programare 2014-2020 către unitatea de plată a autorităţii de management;

k)asigură aplicarea corecţiilor financiare la nivel de program, operaţiune, beneficiar, după caz, în conformitate cu prevederile legislaţiei europene şi naţionale;

l)contribuie la elaborarea şi actualizarea descrierii sistemului de management şi control pentru programul operaţional pentru care a fost desemnată autoritate de certificare, conform competenţelor;

m)asigură înregistrarea şi actualizarea cu celeritate a informaţiilor în SMIS-CSNR, fiind responsabilă de acurateţea, integritatea şi nivelul de completare a datelor aferente activităţii sale;

n)furnizează, în limita competenţelor, informaţiile necesare Ministerului Fondurilor Europene, în calitate de coordonator, respectiv Autorităţii de Audit, pentru îndeplinirea de către acestea a atribuţiilor lor;

o)furnizează autorităţii de management, conform competenţelor, informaţiile necesare îndeplinirii atribuţiei prevăzute la art. 59 alin. (5) din Regulamentul nr. 966/2012.

3.Autoritatea de Audit

Autoritatea de Audit din cadrul Curţii de Conturi a României, în calitate de Autoritate de Audit pentru POAD, îndeplineşte atribuţiile prevăzute de Legea nr. 94/1992 privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi atribuţiile prevăzute de art. 34 şi art. 35 alin. (2) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.

B. Instituţii implicate în implementarea programului

1.MFE, în calitate de beneficiar:

a)iniţiază şi implementează operaţiunile de achiziţionare şi distribuire a ajutoarelor alimentare prin:

● organizarea şi derularea procedurilor de achiziţie publică pentru selectarea operatorilor economici în vederea furnizării/distribuirii alimentelor, conform prevederilor legale;

● încheierea şi implementarea contractelor cu operatorii economici selectaţi;

● plata cheltuielilor declarate de operatorii economici şi verificate de beneficiar, conform contractelor încheiate cu MFE;

● decontarea, după caz, organizaţiilor partenere, pe bază de documente justificative, a costurilor administrative, transport şi depozitare pentru derularea programului, în limita a 5% din valoarea ajutoarelor alimentare distribuite, în conformitate cu art. 26 alin. (2) lit. c) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014;

b)stabileşte, în baza numărului de persoane beneficiare comunicat de autorităţile executive ale autorităţilor publice locale, prin instituţia prefectului, cantitatea totală, la nivelul întregii ţări, de ajutoare alimentare pentru care va fi organizată licitaţia de furnizare, precum şi cantitatea ce va fi alocată fiecărei autorităţi publice locale, prin contractele de livrare;

c)asigură, prin personalul propriu şi, după caz, împreună cu reprezentanţii organizaţiilor partenere, verificarea fizică şi contabilă a distribuirii ajutoarelor alimentare în toate etapele de punere în aplicare a proiectelor şi pe toată durata acestora, la toate nivelurile lanţului de distribuţie, inclusiv la nivel local;

d)se asigură că au fost efectuate acţiuni de informare şi comunicare către grupul-ţintă, publicul larg şi mass-media privind rolul şi contribuţia Uniunii Europene, a instituţiilor implicate în derularea programului. MFE se asigură de existenţa la punctele de distribuţie a ajutoarelor alimentare a cel puţin unui afiş, expus vizibil, cu o dimensiune minimă A3, cuprinzând informaţii despre program, fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane, sprijinul financiar al Uniunii, emblema Uniunii Europene, fără a stigmatiza beneficiarii;

e)realizează o scurtă descriere a operaţiunii pe site-ul propriu, inclusiv scopul şi rezultatele sale, evidenţiind sprijinul financiar din partea Uniunii;

f)comunică operativ instituţiilor prefectului evoluţia calendarului procedurilor de achiziţie publică şi încheiere a contractelor de furnizare, pentru a permite acestora să solicite la serviciile deconcentrate ale Casei Naţionale de Pensii Publice, Agenţiei Naţionale pentru Plăţi şi Inspecţie Socială şi Agenţiei Naţionale pentru Ocuparea Forţei de Muncă şi de la direcţiile generale de asistenţă socială şi protecţia copilului întocmirea şi trimiterea către autorităţile executive ale autorităţilor publice locale a listelor nominale cu beneficiarii eligibili, în aşa fel încât aceste liste să fie cât mai recente faţă de momentul distribuţiei şi, în acelaşi timp, să ajungă la autorităţile executive ale autorităţilor publice locale înainte de începerea distribuţiei.

2.Ministerul Educaţiei Naţionale şi Cercetării Ştiinţifice:

a)are atribuţii de beneficiar în sensul prevăzut de Regulamentul (UE) nr. 223/2014 şi implementează operaţiunile privind asistenţa materială de bază în conformitate cu prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 33/2001 privind acordarea de rechizite şcolare, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 126/2002;

b)realizează o scurtă descriere a operaţiunii pe site-ul propriu, inclusiv scopul şi rezultatele sale, evidenţiind sprijinul financiar din partea Uniunii.

3.Ministerul Muncii, Familiei, Protecţiei Sociale şi Persoanelor Vârstnice are următoarele atribuţii:

a)defineşte categoriile de persoane beneficiare;

b)comunică autorităţilor executive ale autorităţilor publice locale şi instituţiei prefectului, la solicitarea acestora, prin serviciile deconcentrate ale Casei Naţionale de Pensii Publice, Agenţiei Naţionale pentru Plăţi şi Inspecţie Socială şi Agenţiei Naţionale pentru Ocuparea Forţei de Muncă, numărul de beneficiari şi listele prevăzute la art. 5 alin. (3) lit. a), cu beneficiarii menţionaţi la art. 3 alin. (1) lit. a)-f). Serviciile deconcentrate respective vor verifica corectitudinea listelor comunicate, inclusiv sub aspectul veniturilor cumulate sau al dublelor înregistrări;

c)eliberează, dacă este cazul, prin serviciile deconcentrate ale Casei Naţionale de Pensii Publice, Agenţiei Naţionale pentru Plăţi şi Inspecţie Socială şi Agenţiei Naţionale pentru Ocuparea Forţei de Muncă, documentele care dovedesc apartenenţa la categoriile eligibile pentru beneficiarii menţionaţi la art. 3 alin. (1) lit. a)-f). Listele cu beneficiarii prevăzuţi la art. 3 alin. (1) lit. d)-f), întocmite de serviciile deconcentrate ale Casei Naţionale de Pensii Publice, vor include şi persoanele aflate în evidenţa caselor sectoriale de pensii, cu respectarea limitei de 450 lei/lună inclusiv pentru cumulul de venituri.

4.Instituţia prefectului

Prin ordin al prefectului, instituţia prefectului numeşte Grupul de lucru pentru derularea POAD, din care vor face parte reprezentanţii instituţiei prefectului, ai consiliului judeţean, ai Autorităţii Naţionale Sanitare Veterinare şi pentru Siguranţa Alimentelor (A.N.S.V.S.A.) prin direcţiile sanitar-veterinare şi pentru siguranţa alimentelor judeţene, respectiv a municipiului Bucureşti, ai serviciilor deconcentrate ale Casei Naţionale de Pensii Publice, Agenţiei Naţionale pentru Plăţi şi Inspecţie Socială, Agenţiei Naţionale pentru Ocuparea Forţei de Muncă, direcţiilor generale de asistenţă socială şi protecţia copilului, ai altor instituţii publice şi ai organizaţiilor fără scop lucrativ interesate, potrivit domeniului de competenţă specific fiecărei instituţii pe care o reprezintă.

Grupul de lucru pentru derularea POAD are următoarele atribuţii:

a)comunică, la solicitarea Ministerului Fondurilor Europene, anterior demarării procedurii de achiziţie publică în vederea atribuirii contractelor de furnizare, numărul de beneficiari din categoriile menţionate la art. 3 alin. (1), pe localităţi şi total judeţ, adresa depozitului autorităţii executive a autorităţii publice locale unde furnizorii vor livra ajutoarele alimentare, persoana de contact la depozit şi persoana împuternicită să semneze procesele-verbale de recepţie, precum şi tabelul centralizator, în baza datelor primite de la autorităţile executive ale autorităţilor publice locale potrivit pct. 6 lit. a);

b)solicită serviciilor deconcentrate ale Casei Naţionale de Pensii Publice, Agenţiei Naţionale pentru Plăţi şi Inspecţie Socială şi Agenţiei Naţionale pentru Ocuparea Forţei de Muncă şi de la direcţiile generale de asistenţă socială şi protecţia copilului şi sprijină autorităţile executive ale autorităţilor publice locale în obţinerea, la timp şi corect, de date necesare în derularea POAD, în principal:

● numărul de beneficiari pe categorii eligibile şi localităţi necesar a fi comunicat la Ministerul Fondurilor Europene în vederea fundamentării necesarului de ajutoare alimentare pe ţară, judeţe şi localităţi;

● listele iniţiale de distribuţie pentru categoriile de la art. 3 alin. (1) lit. a)-g), corelat cu datele din calendarul procedurilor de achiziţie publică şi de încheiere a contractelor de furnizare, comunicat de Ministerul Fondurilor Europene, potrivit pct. 2 lit. (e) în aşa fel încât aceste liste să fie cât mai recente faţă de momentul distribuţiei şi, în acelaşi timp, să ajungă la autorităţile executive ale autorităţilor publice locale înainte de începerea distribuţiei. Listele vor fi transmise, sub forma unui tabel, pe suport electronic, pentru fiecare localitate în parte, în ordine alfabetică, separat pentru fiecare categorie menţionată la literele de la art. 3 alin. (1), şi vor conţine următoarele elemente: nr. crt., nume şi prenume, CNP, adresă;

c)comunică autorităţilor executive ale autorităţilor publice locale datele de livrare şi cantităţile din graficul de livrări primit de la Ministerul Fondurilor Europene şi este informat de autorităţile executive ale autorităţilor publice locale cu privire la eventualele modificări ale acestora, convenite cu furnizorul, pe care le transmite Ministerului Fondurilor Europene;

d)informează săptămânal Ministerul Fondurilor Europene pe durata livrărilor, în ultima zi lucrătoare a săptămânii de raportare, prin poşta electronică, cu privire la cantităţile de ajutoare alimentare recepţionate de autorităţile executive ale autorităţilor publice locale, menţionând localitatea, cantitatea şi numărul de proces-verbal;

e)realizează, prin sondaj, misiuni de control la livrarea/ recepţia şi la distribuţia ajutoarelor alimentare de către autorităţile executive ale autorităţilor publice locale;

f)se sesizează din oficiu sau la primirea de reclamaţii şi declanşează controale pe aspectele sesizate sau reclamate;

g)în baza rapoartelor de control, prevăzute la lit. e), sesizează beneficiarul pentru recuperarea eventualelor prejudicii constatate, datorate lipsurilor în gestiune, distribuţiei neconforme către persoane neeligibile, deteriorării cutiilor cu ajutoare alimentare, degradării calităţii ajutoarelor alimentare prin depozitare necorespunzătoare, sustragerilor favorizate de neasigurarea unor condiţii corespunzătoare de pază, alte aspecte sesizate sau reclamate etc., cu informarea operativă a AMPOAD;

h)coordonează acţiunile de redistribuire a eventualelor stocuri, rămase după distribuţia pe lista iniţială, între autorităţile executive ale autorităţilor publice locale din judeţ şi între judeţe;

i)trimite la Ministerul Fondurilor Europene, până la data de 1 mai a anului următor celui de raportare, un raport anual privind implementarea POAD la nivelul judeţului, centralizând informaţiile şi sintezele de date primite de la autorităţile executive ale autorităţilor publice locale, precum şi alte date şi informări despre derularea POAD la nivelul judeţului, solicitate de Ministerul Fondurilor Europene. Raportul anual va cuprinde o scurtă prezentare a derulării POAD la nivelul judeţului, probleme în desfăşurare, propuneri pentru îmbunătăţirea derulării viitoare a programului, sinteza datelor primite de la autorităţile executive ale autorităţilor publice locale, sinteza măsurilor auxiliare realizate în judeţ;

j)alte atribuţii stabilite prin instrucţiuni ale ministrului fondurilor europene.

5.Autoritatea Naţională Sanitară Veterinară şi pentru Siguranţa Alimentelor

A.N.S.V.S.A., prin direcţiile sanitar-veterinare şi pentru siguranţa alimentelor judeţene, respectiv a municipiului Bucureşti, verifică respectarea legislaţiei sanitar-veterinare şi pentru siguranţa alimentelor de către alimentele cu destinaţia de ajutoare alimentare, pe tot lanţul de producţie şi distribuţie a acestora, şi reclamaţiile privind siguranţa şi calitatea alimentelor distribuite, în conformitate cu protocolul semnat cu beneficiarul în acest sens.

6.Autorităţile executive ale autorităţilor publice locale participante la program au următoarele obligaţii:

a)comunică instituţiei prefectului, anterior demarării procedurii de achiziţie publică în vederea atribuirii contractelor de furnizare, numărul de beneficiari din categoriile menţionate la art. 3 alin. (1), adresa depozitului autorităţii publice locale unde furnizorii vor livra ajutoarele alimentare, persoana de contact la depozit şi persoana împuternicită să semneze procesele-verbale de recepţie, precum şi tabelul centralizator. La stabilirea numărului de beneficiari, autorităţile executive ale autorităţilor publice locale pot lua în calcul, consultând instituţia prefectului, şi procentul pe mai mulţi ani de neprezentări, dar şi evoluţiile previzibile ale unor categorii de beneficiari;

b)solicită şi primesc de la serviciile deconcentrate ale Casei Naţionale de Pensii Publice, Agenţiei Naţionale pentru Plăţi şi Inspecţie Socială şi Agenţiei Naţionale pentru Ocuparea Forţei de Muncă şi de la direcţiile generale de asistenţă socială şi protecţia copilului numărul de beneficiari şi listele iniţiale prevăzute la art. 5 alin. (3) lit. a), cu beneficiarii menţionaţi la art. 3 alin. (1) lit. a)-g), şi întocmesc listele iniţiale pentru beneficiarii prevăzuţi la art. 3 alin. (1) lit. h), conform evidenţelor proprii. Serviciile deconcentrate ale Casei Naţionale de Pensii Publice, Agenţiei Naţionale pentru Plăţi şi Inspecţie Socială şi Agenţiei Naţionale pentru Ocuparea Forţei de Muncă şi direcţiile generale de asistenţă socială şi protecţia copilului vor avea în vedere corectitudinea listelor, inclusiv sub aspectul veniturilor cumulate sau al dublelor înregistrări;

c)completează tabelul cu listele iniţiale primite potrivit lit. b) cu următoarele coloane: număr de cutii primite, data primirii, semnătura de primire, observaţii, categorii de raportat. Pe coloana de observaţii va fi notat, în cazul beneficiarilor adăugaţi pe listă, documentul justificativ, anexat la listă, valabil la data distribuţiei, în baza căruia aceştia au fost adăugaţi la lista iniţială. Pentru beneficiarii minori, în această coloană va fi notat numele părintelui sau tutorelui care ridică ajutoarele alimentare, calitatea acestuia (tata/mama/tutore) şi codul numeric personal. Pe coloana "categorii de raportat" va fi menţionată categoria de raportat la UE căreia îi aparţine beneficiarul, respectiv: persoane până la 15 ani inclusiv, persoane peste 65 de ani inclusiv, femei, persoane cu dezabilităţi;

d)întocmesc listele de suplimentare, liste avizate de asistenţii sociali în baza anchetelor sociale desfăşurate pentru identificarea persoanelor de la art. 5^1 lit. c). Listele de suplimentare vor avea acelaşi cap de tabel ca şi listele iniţiale;

e)primesc cantităţile şi datele de livrare pe localitate de la instituţia prefectului conform graficului de livrare transmis de Ministerul Fondurilor Europene, păstrează legătura operativă cu furnizorul privind livrările la datele respective. Pot solicita modificarea cantităţilor şi datelor de livrare comunicate, de comun acord cu furnizorul şi cu informarea Ministerului Fondurilor Europene şi a instituţiei prefectului, păstrând cantitatea totală recepţionată pe fiecare tranşă de livrări;

f)recepţionează integral cantităţile de ajutoare alimentare alocate prin contractele de furnizare, la datele din graficul de livrări, pe baza proceselor-verbale de recepţie cantitativă şi calitativă încheiate la data livrării, sub monitorizarea instituţiei prefectului;

g)păstrează două originale din cele 3 exemplare originale ale procesului-verbal, din care unul pentru arhiva proprie şi unul pentru Ministerul Fondurilor Europene, pe care îl transmite la solicitarea acestuia. Păstrează, de asemenea, un exemplar al tabelului centralizator cu livrările recepţionate în cadrul unei tranşe, conform contractului de livrare;

h)comunică, cel mai târziu a doua zi, instituţiei prefectului cantitatea recepţionată în cursul unei zile, împreună cu numărul de proces-verbal de recepţie;

i)asigură distribuţia pe listele iniţiale şi pe listele de suplimentare, având în vedere respectarea eligibilităţii la data distribuţiei, cantitatea alocată pe localitate, comunicată de Ministerul Fondurilor Europene, prin instituţia prefectului, şi termenele maxime pentru finalizarea distribuţiei, respectiv 45 de zile calendaristice pentru lista iniţială şi 15 zile calendaristice pentru lista de suplimentare;

j)asigură capacităţi de depozitare corelate cu cantităţile alocate, condiţii corespunzătoare de depozitare pentru păstrarea calităţii şi integrităţii produselor şi măsuri de siguranţă contra furturilor, sustragerilor şi calamităţilor naturale;

k)organizează ţinerea de evidenţe de gestiune a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor, de la prima recepţie şi până la consemnarea de stoc zero;

l)la finalizarea distribuţiei anuale, transmit instituţiei prefectului Sinteza datelor privind derularea POAD la nivelul autorităţilor publice locale, însoţită de observaţii şi propuneri privind derularea POAD, precum şi Sinteza privind realizarea măsurilor auxiliare;

m)arhivează, timp de trei ani începând cu data de 31 decembrie ce urmează transmiterii conturilor în care sunt incluse cheltuielile aferente operaţiunii respective, următoarele documente:

● procesele-verbale de recepţie şi tabelele centralizatoare;

● lista de distribuţie iniţială şi lista de suplimentare, împreună cu documentele justificative anexate;

● documentele de redistribuire între autorităţile executive ale autorităţilor publice locale;

● documentele de evidenţă a gestiunii;

● Sinteza datelor privind derularea POAD la nivelul localităţii şi Sinteza privind realizarea măsurilor auxiliare;

● alte documente legate de derularea POAD;

n)asigură, la nivelul localităţii, acţiunile de informare şi comunicare prevăzute la art. 19 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.