Procedura simplificată din 1 aprilie 2016

Capitolul IDomeniu de aplicare

Prezenta procedură descrie principiile şi etapele minime pe care trebuie să le parcurgă solicitanţii privaţi care achiziţionează bunuri, servicii sau lucrări, în vederea depunerii cererii de finanţare din instrumente structurale 2014-2020, achiziţii aferente unor cheltuieli eligibile ce pot fi decontate ulterior în cadrul proiectului, în cazul în care pentru acesta se semnează contractul de finanţare.

Solicitanţii privaţi care achiziţionează servicii sau lucrări aplică prevederile Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare (O.U.G. nr. 34/2006) dacă sunt îndeplinite cumulativ condiţiile art. 9 lit. c) şi c^1) din acelaşi act normativ.

Dacă valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA, depăşeşte pragurile valorice prevăzute de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, atunci solicitanţii privaţi aplică procedura simplificată, prevăzută la cap. VII, respectiv:

a)în cazul contractelor de furnizare, solicitanţii privaţi aplică procedura simplificată fără să existe o limită valorică superioară de la care să se aplice dispoziţiile O.U.G. nr. 34/2006;

b)în cazul contractelor de servicii şi lucrări, solicitanţii privaţi aplică procedura simplificată dacă nu îndeplinesc cumulativ condiţiile de la art. 9 lit. c) şi c^1) din actul normativ citat mai sus.

Capitolul IIAchiziţia directă

Dacă valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA, nu depăşeşte pragurile valorice prevăzute de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006 pentru fiecare achiziţie, solicitantul privat achiziţionează direct produse, servicii sau lucrări.

Achiziţia se realizează pe bază de documente justificative (de exemplu: comandă, bon fiscal, factură, contract etc.).

În acest caz, dosarul achiziţiei va cuprinde o Notă privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizată la momentul achiziţiei, dacă este cazul) şi documentele justificative ale achiziţiei, inclusiv documentele care dovedesc îndeplinirea obligaţiilor contractuale (de exemplu: procese-verbale de recepţie servicii şi lucrări, livrabile, procese-verbale de predare-primire etc.).

Nu este obligatorie semnarea unui contract.

Capitolul IIITemei legal

–prevederile art. 125 din Regulamentul (UE) nr. 1.303/2013 al Parlamentului European şi al Consiliului din 17 decembrie 2013 de stabilire a unor dispoziţii comune privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală şi Fondul european pentru pescuit şi afaceri maritime, precum şi de stabilire a unor dispoziţii generale privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune şi Fondul european pentru pescuit şi afaceri maritime şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului.

Capitolul IVDefiniţii

–solicitant privat - entitate juridică fără calitate de autoritate contractantă conform prevederilor art. 8 din O.U.G. nr. 34/2006, care poate aplica în cadrul programelor operaţionale finanţate din instrumente structurale 2014-2020, devenind ulterior semnării contractului de finanţare beneficiar privat;

–instrumentele structurale 2014-2020 - asistenţa financiară nerambursabilă primită de România, în calitate de stat membru al Uniunii Europene, prin intermediul Fondului European de Dezvoltare Regională, Fondului Social European şi al Fondului de coeziune pentru perioada de programare 2014-2020;

–operator economic - oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrări persoană fizică autorizată/juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate în domeniu, care oferă în mod licit pe piaţă produse, servicii şi/sau execuţie de lucrări;

–valoare estimată - o determinare valorică a obiectului contractului de achiziţie care se stabileşte pe baza calculării şi însumării tuturor sumelor plătibile pentru îndeplinirea contractului respectiv, fără taxa pe valoarea adăugată, luând în considerare orice forme de opţiuni şi, în măsura în care acestea pot fi anticipate la momentul estimării, orice eventuale suplimentări sau majorări ale valorii contractului;

–procedură simplificată - etapele minime ce trebuie parcurse de solicitanţii privaţi în vederea atribuirii şi semnării unui contract de achiziţie;

–specificaţii tehnice - cerinţe tehnice obiective ce descriu obiectul achiziţiei;

–oferta - document/e cerut/e de solicitantul privat în procesul de prospectare a pieţei şi/sau în cadrul procedurii simplificate care conţine informaţii despre produse/servicii/lucrări aflate pe piaţă;

–contract de furnizare - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un solicitant privat şi unul sau mai mulţi operatori economici, având ca obiect livrarea de produse;

–contract de lucrări - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un solicitant privat şi unul sau mai mulţi operatori economici având ca obiect proiectarea şi execuţia, precum şi proiectarea şi/sau execuţia de lucrări sau realizarea prin orice mijloace a unei construcţii;

–contract de servicii - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un solicitant privat şi unul sau mai mulţi operatori economici, având ca obiect prestarea de servicii.

Capitolul VPrincipii aplicabile prezentei proceduri

Pe parcursul întregului proces de achiziţie, la adoptarea oricărei decizii, trebuie avute în vedere următoarele principii:

–principiul transparenţei;

–principiul economicităţii;

–principiul eficienţei;

–principiul eficacităţii.

Prin transparenţă se înţelege aducerea la cunoştinţa publicului a informaţiilor referitoare la procedura simplificată, astfel încât piaţa operatorilor economici să poată participa la competiţie, iar procedura derulată să fie imparţială, asigurându-se prin aceasta promovarea concurenţei, garantarea tratamentului egal şi nediscriminării.

Principiul economicităţii prevede minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate.

Respectarea principiului eficienţei presupune asigurarea unui raport optim între rezultatul obţinut (calitate) şi resursele financiare alocate.

Principiul eficacităţii vizează gradul de îndeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare activitate planificată, în sensul obţinerii rezultatelor scontate.

Capitolul VIEvitarea conflictului de interese

Solicitanţii privaţi, persoane fizice/juridice, în aplicarea procedurii de achiziţie simplificată au obligaţia de a lua toate măsurile necesare pentru a evita situaţiile de natură să determine apariţia unui conflict de interese.

În cazul solicitanţilor privaţi sunt aplicabile prevederile art. 14 şi 15 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare (O.U.G. nr. 66/2011), coroborate cu prevederile art. 8 din Normele metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 875/2011, cu modificările şi completările ulterioare.

Capitolul VIIProcedura simplificată

Etapa 1 - Elaborarea specificaţiilor tehnice

Solicitantul privat elaborează cerinţele tehnice obiective ce descriu obiectul achiziţiei, în funcţie de necesităţile proprii, respectând prevederile prezentei proceduri şi ale celor din Ghidul solicitantului.

În situaţiile de excepţie, când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecţia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziţie poate fi atribuit numai unui anumit operator economic, vor fi descrise detaliat şi motivate specificaţiile tehnice particulare.

De asemenea, dacă produsele ce urmează a fi achiziţionate sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu excepţia testelor de viabilitate comercială şi a producţiei pe scară largă destinate recuperării costurilor de cercetare şi dezvoltare, atunci solicitantul privat va evidenţia şi detalia motivat particularităţile tehnice şi scopul achiziţiei.

Etapa 2 - Prospectarea pieţei

a)Publicarea unui anunţ

Solicitantul privat va publica anunţ într-un/într-o cotidian/ziar/publicaţie/gazetă naţional/ă, regional/ă sau local/ă, format tipărit sau online, ori pagina web de publicitate.

Publicarea anunţului nu este obligatorie în următoarele cazuri:

–atunci când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecţia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziţie poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;

–produsele sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu excepţia testelor de viabilitate comercială şi a producţiei pe scară largă destinate recuperării costurilor de cercetare şi dezvoltare.

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Atenţie! │

│ Motivarea acestor situaţii trebuie să fie atent elaborată. │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Nepublicarea anunţului, cu excepţia situaţiilor expres reglementate de prezenta procedură, atrage după sine o corecţie de 25% din valoarea eligibilă a contractului de achiziţie.

Anunţul va conţine, în mod obligatoriu, cel puţin următoarele elemente:

–informaţii generale privind solicitantul (denumirea solicitantului, adresa, datele de contact, mijloacele de comunicare etc.);

–denumirea/obiectul şi locul de livrare a produselor/execuţie a lucrărilor/prestare a serviciilor, după caz;

–tipul şi durata contractului;

–valoarea estimată (se menţionează dacă se poate ajusta preţul contractului);

–data şi ora-limită de depunere a ofertelor;

–formalităţi care trebuie îndeplinite de operatorii economici în legătură cu participarea la procedură.

Nu este obligatorie publicarea specificaţiilor tehnice împreună cu anunţul. În cazul nepublicării specificaţiilor tehnice, solicitantul privat are obligaţia de a menţiona în anunţ adresa de la care acestea se pot obţine şi de a asigura, la cerere, accesul imediat şi neîngrădit la aceste informaţii.

Pentru a asigura o publicitate suplimentară, solicitantul privat transmite, în aceeaşi zi cu publicarea anunţului, şi invitaţie de participare la procedura simplificată către potenţiali ofertanţi, concomitent cu publicarea acesteia pe pagina de internet a solicitantului, dacă există. Invitaţia de participare va fi însoţită de specificaţiile tehnice şi trebuie să conţină cel puţin informaţiile din anunţ.

În anunţ/invitaţie se acordă un termen pentru elaborarea şi prezentarea ofertei, luând în considerare complexitatea contractelor. Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice, iar pentru contractele de servicii şi lucrări se acordă minimum 10 zile calendaristice.

La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau în calcul ziua de publicare/transmitere a anunţului/invitaţiei şi ziua în care se depun ofertele.

În cazul în care există solicitări de clarificare din partea operatorilor economici, răspunsurile vor fi aduse la cunoştinţa tuturor operatorilor economici interesaţi, respectiv prin trimiterea răspunsului către operatorii care au solicitat specificaţiile tehnice şi către cei cărora li s-a transmis invitaţie de participare, după caz.

La finalul procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziţie, solicitantul privat va comunica tuturor ofertanţilor, în scris, rezultatul procedurii simplificate.

În cazul în care solicitantul privat nu comunică informaţiile menţionate mai sus, cu excepţia situaţiilor expres reglementate de prezenta procedură, se aplică o corecţie de 5% din valoarea eligibilă a contractului de achiziţie.

b)Analiza ofertelor

Solicitantul privat compară ofertele primite. Dacă se primeşte o singură ofertă, solicitantul poate să o analizeze şi să procedeze la atribuirea contractului de achiziţie dacă oferta respectă specificaţiile tehnice elaborate conform etapei 1.

c)Elaborarea Notei justificative de atribuire

Se justifică alegerea ofertei pentru contractare (se prezintă avantajele tehnice şi financiare care motivează alegerea în raport cu celelalte oferte primite/specificaţiile tehnice).

În situaţiile de excepţie când publicarea anunţului nu este obligatorie, alegerea trebuie motivată în Nota justificativă de atribuire prin raportare la specificaţiile tehnice particulare/scopul achiziţiei.

Etapa 3 - Semnarea contractului de achiziţie

Contractul se va semna numai cu operatorul economic stabilit prin Nota justificativă de atribuire.

a)Reguli aplicabile contractului de achiziţie:

● Contractul trebuie să menţioneze datele de identificare ale celor două părţi semnatare, obiectul, valoarea şi durata contractului. Vor fi prevăzute în mod expres condiţii referitoare la prestarea serviciilor, execuţia lucrărilor, livrare, montaj, punere în funcţiune, recepţie, standarde de calitate, service, garanţii, posibilitatea de acordare a unui avans etc., după caz, conform prevederilor legale aplicabile.

● Oferta aleasă şi specificaţiile tehnice vor fi parte integrantă din contract, sub formă de anexe.

● Nu se pot modifica prin contract specificaţiile tehnice şi oferta câştigătoare care au stat la baza atribuirii contractului.

● Orice contract semnat în condiţiile legislaţiei naţionale în vigoare începe să producă efecte din momentul semnării acestuia de către ambele părţi. Anterior semnării contractului nu pot fi furnizate/prestate/executate bunuri/servicii/lucrări şi nu pot fi efectuate plăţi. Acelaşi principiu este aplicabil şi actelor adiţionale la aceste contracte.

b)Ajustarea preţului

b.1) Pe parcursul îndeplinirii contractului de achiziţie, preţul poate fi ajustat numai în următoarele situaţii:

1.au avut loc modificări legislative, modificări ale normelor tehnice sau au fost emise de către autorităţile publice centrale sau locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunţarea la anumite taxe/impozite locale, al căror efect se reflectă în creşterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului de achiziţie;

2.pe piaţă au apărut anumite condiţii, în urma cărora s-a constatat creşterea/diminuarea indicilor de preţ pentru elemente constitutive ale ofertei, al căror efect se reflectă în creşterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului de achiziţie.

Posibilitatea de ajustare a preţului trebuie să fie precizată atât în anunţ, cât şi în contractul încheiat, prin clauze speciale în acest sens. Solicitantul privat are obligaţia de a preciza totodată şi modul concret de ajustare a preţului, indicii care vor fi utilizaţi, precum şi sursa informaţiilor cu privire la evoluţia acestora, cum ar fi buletine statistice sau cotaţii ale burselor de mărfuri. Lipsa, modificarea sau completarea respectivelor informaţii/clauze determină inaplicabilitatea prevederilor referitoare la posibilitatea de ajustare a preţului contractului de achiziţie.

b.2) Ajustarea preţului în lipsa unor clauze concrete este posibilă numai în următoarele cazuri:

1.atunci când survin circumstanţe imprevizibile şi independente de voinţa părţilor, altele decât cele prevăzute la lit. b.1); sau

2.atunci când durata de aplicare a procedurii, în mod neprevăzut, depăşeşte perioada preconizată iniţial şi din motive care exclud orice culpă a solicitantului/operatorului economic.

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Atenţie! │

│ În orice situaţie, preţul contractului nu poate fi ajustat decât în măsura│

│strict necesară pentru acoperirea creşterii costurilor pe baza cărora s-a │

│fundamentat preţul contractului. │

│ Modul de ajustare a preţului contractului de achiziţie nu trebuie să │

│conducă în niciun caz la depăşirea pragurilor prevăzute în O.U.G. nr. 34/2006 │

│sau la diminuarea avantajelor menţionate în Nota justificativă de atribuire. │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Etapa 4 - Implementarea contractului de achiziţie

Se vor respecta întocmai clauzele contractuale asumate.

Reguli de modificare a contractului de achiziţie:

● Modificarea contractului de achiziţie se realizează prin acte adiţionale.

● Modificări la contract se pot face doar în perioada de execuţie a contractului.

● Orice modificare a contractului nu trebuie să conducă la diminuarea avantajelor menţionate în Nota justificativă de atribuire.

● Scopul actului adiţional trebuie să fie strâns legat de obiectul contractului iniţial.

● Solicitantul privat poate suplimenta preţul contractului, dacă asigură finanţare din bugetul propriu. Modificarea valorii contractului se poate realiza în cazul contractelor de servicii şi lucrări, fără a depăşi pragurile valorice prevăzute de art. 9 lit. c) şi c^1) din O.U.G. nr. 34/2006.

● Specificaţiile tehnice/oferta, care au stat la baza semnării contractului, se pot modifica în cazul produselor doar dacă ceea ce s-a ofertat nu se mai comercializează în mod curent pe piaţă (cu prezentarea unei dovezi în acest sens) şi/sau dacă se înlocuiesc cu produse cu caracteristici egale sau superioare din punct de vedere tehnic care nu ridică probleme de compatibilitate, fără modificarea preţului.

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Atenţie! │

│ Toate documentele aferente procedurii simplificate vor fi redactate, │

│respectiv publicate în limba română. │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Capitolul VIIIDosarul achiziţiei

La finalul procedurii se va întocmi dosarul de achiziţie care va conţine, pentru procedurile simplificate, având o valoare estimată care depăşeşte pragul valoric prevăzut de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, următoarele documente:

Font 9

┌────┬──────────────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────────┐

│Nr. │ │ Contract de │

│crt.│ Documente care trebuie introduse în dosarul achiziţiei ├───────┬─────────┬────────┤

│ │ │lucrări│furnizare│servicii│

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤

│ 1.│Specificaţiile tehnice │ v │ v │ v │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤

│ 2.│Nota privind determinarea valorii estimate actualizată │ v │ v │ v │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤

│ 3.│Dovada anunţului │ v │ v │ v │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤

│ 4.│Nota justificativă de atribuire │ v │ v │ v │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤

│ 5.│Declaraţii pe propria răspundere din care rezultă că nu a │ │ │ │

│ │încălcat prevederile referitoare la conflictul de interese│ v │ v │ v │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤

│ 6.│Ofertele originale │ v │ v │ v │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤

│ 7.│Contractul de achiziţie │ v │ v │ v │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤

│ 8.│Comunicarea rezultatului procedurii simplificate şi dovada│ │ │ │

│ │transmiterii │ v │ v │ v │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤

│ 9.│Actele adiţionale (după caz) │ v │ v │ v │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────┤

│ 10.│Alte documente relevante │ v │ v │ v │

└────┴──────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴─────────┴────────┘