Ordin nr. 1.355 din 20 iulie 2009

Având în vedere:

–prevederile art. 22 alin. (1) lit. d) şi i) şi ale art. 25 alin. (4) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

–prevederile art. 3 lit. b) şi f) şi ale art. 6 lit. c) din Hotărârea Guvernului nr. 1.000/2006 privind organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici, cu modificările ulterioare;

–prevederile art. 5 din Hotărârea Guvernului nr. 553/2009 privind stabilirea unor măsuri cu privire la evidenţa funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici,

în temeiul art. 21 alin. (2) şi al art. 22 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 188/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi al art. 11 alin. (5) din Hotărârea Guvernului nr. 1.000/2006, cu modificările ulterioare,

preşedintele Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici emite prezentul ordin.

Articolul 1

(1)Prin prezentul ordin se asigură un cadru unitar privind stabilirea metodelor de completare, transmitere şi colectare periodică a datelor şi informaţiilor relevante privind evidenţa funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici din cadrul autorităţilor şi instituţiilor publice.

(2)Scopul prezentului ordin îl constituie asigurarea condiţiilor necesare îmbunătăţirii procesului de colectare a informaţiilor privind evidenţa funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici.

Articolul 2

Se aprobă Instrucţiunile de completare a formatelor-standard şi de transmitere a datelor şi informaţiilor cu privire la evidenţa funcţiilor publice şi funcţionarilor publici, denumite în continuare Instrucţiuni, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Articolul 3

(1)Formatele-standard de raportare prevăzute în anexele la Hotărârea Guvernului nr. 553/2009 privind stabilirea unor măsuri cu privire la evidenţa funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici, denumită în continuare Hotărâre, se completează cu respectarea regulilor procedurale prevăzute în Instrucţiuni.

(2)Conducătorii autorităţilor şi instituţiilor publice răspund de corectitudinea datelor şi informaţiilor completate în formatele standard de raportare.

(3)Persoana sau persoanele desemnate în condiţiile art. 3 din Hotărâre duc la îndeplinire obligaţiile autorităţilor şi instituţiilor publice prevăzute de prezentul ordin.

Articolul 4

(1)Formatul-standard privind modificările intervenite în situaţia funcţionarilor publici prevăzut în anexa nr. 1 la Hotărâre se aprobă de conducătorul autorităţii sau instituţiei publice şi se transmite Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici în termen de 10 zile lucrătoare de la data intervenirii modificării respective.

(2)Formatul-standard al evidenţei funcţiilor publice şi funcţionarilor publici prevăzut în anexa nr. 2 la Hotărâre se aprobă de conducătorul autorităţii sau instituţiei publice şi se transmite bianual Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici, în cursul lunii mai, respectiv noiembrie a fiecărui an.

Articolul 5

(1)Formatele-standard de raportare sunt publicate în format Excel pe portalul Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici, la adresa http://www.anfp.gov.ro, secţiunea "Materiale utile", subsecţiunea "Evidenţa funcţiilor şi funcţionarilor publici".

(2)Persoana sau persoanele desemnate în condiţiile art. 3 din Hotărâre au obligaţia să descarce modelul celor două formate-standard de raportare şi să le completeze numai în format prestabilit, cu respectarea condiţiilor tehnice de formatare şi de completare stabilite în Instrucţiuni, pentru a permite prelucrarea automată a datelor.

(3)Fişierul tip .xls cuprinzând informaţii privitoare la evidenţa funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici, respectiv fişierele tip .xls cuprinzând modificările intervenite în situaţia funcţionarilor publici, completate în condiţiile prevăzute de Instrucţiuni, se comunică Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici în format electronic, ca fişier ataşat al unui singur e-mail, al cărui subiect va fi format din indicativul judeţului_numele complet al autorităţii sau instituţiei publice respective_anul (exemplu: B_Agenţia Naţională pentru Ocuparea Forţei de Muncă_2009; VS_Primăria Zorleni_2009).

(4)Transmiterea formatelor de raportare completate se face prin comunicarea electronică la adresele de e-mail, astfel:

a)evidentafpcentrale@anfp.gov.ro, pentru autorităţile şi instituţiile publice din administraţia publică centrală;

b)evidentafpteritoriale@anfp.gov.ro, pentru serviciile publice deconcentrate ale ministerelor şi ale celorlalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale în unităţile administrativ-teritoriale;

c)evidentafplocale@anfp.gov.ro, pentru autorităţile şi instituţiile publice din administraţia publică locală.

Articolul 6

(1)Datele şi informaţiile cuprinse în formatele-standard de raportare completate şi transmise în condiţiile prevăzute la art. 5 sunt centralizate şi prelucrate de Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici pe baza unor programe informatice.

(2)Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici validează rapoartele care sunt transmise în condiţiile prevăzute de Hotărâre şi de Instrucţiuni.

(3)Pe baza programelor informatice folosite pentru centralizarea şi prelucrarea datelor, Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici poate decide invalidarea formatelor de raportare şi neintegrarea datelor şi informaţiilor cuprinse în acestea, ca măsură procedurală specifică ce se aplică în situaţia neconformităţii cu instrucţiunile de completare.

(4)Invalidarea rapoartelor poate avea loc în următoarele situaţii:

a)netransmiterea formatelor de raportare în termenul prevăzut la art. 4;

b)netransmiterea formatelor de raportare în condiţiile prevăzute la art. 5 alin. (3);

c)constatarea de către Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici a unor date nereale sau erori procedurale în completarea formatelor de raportare.

Articolul 7

(1)Pe baza datelor şi informaţiilor cuprinse în formatele de raportare privind evidenţa funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici şi în formatele de raportare privind modificările intervenite în situaţia funcţionarilor publici, Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici elaborează rapoarte bianuale, pe care le publică pe portalul instituţiei, după cum urmează:

a)în luna iulie, pe baza informaţiilor din anexa nr. 2 la Hotărâre comunicate în luna mai a anului în curs şi pe baza informaţiilor din anexa nr. 1 la Hotărâre comunicate în semestrul I al anului în curs;

b)în luna ianuarie a anului următor, pe baza informaţiilor din anexa nr. 2 la Hotărâre comunicate în luna noiembrie a anului precedent şi pe baza informaţiilor din anexa nr. 1 la Hotărâre comunicate în semestrul II al anului precedent.

(2)Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici poate prezenta în cuprinsul rapoartelor prevăzute la alin. (1) şi lista instituţiilor şi autorităţilor publice care nu au transmis de două ori consecutiv formatele-standard de raportare completate în condiţiile şi termenele prevăzute în prezentul ordin.

Articolul 8

Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici recomandă prefecturilor şi consiliilor judeţene să acorde, la cererea acestora, sprijinul necesar primăriilor comunelor care nu au acces la mijloacele de comunicare informatică, în vederea transmiterii în format electronic a datelor şi informaţiilor din formatele de raportare, în condiţiile prevăzute la art. 5 alin. (3) lit. c).

Articolul 9

Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Preşedintele Agenţiei Naţionale

a Funcţionarilor Publici,

Andras Zsolt Szakal

Bucureşti, 20 iulie 2009.

Nr. 1.355.

Anexa

INSTRUCŢIUNI

de completare a formatelor-standard şi de transmitere

a datelor şi informaţiilor cu privire la evidenţa

funcţiilor publice şi a funcţionarilor publici

Capitolul IDispoziţii comune aplicabile pentru completarea formatelor-standard de raportare prevăzute în anexele nr. 1 şi 2 la Hotărâre

Secţiunea 1Scopul instrucţiunilor şi responsabilităţi ale autorităţilor şi instituţiilor publice în implementarea instrucţiunilor

Articolul 1

Scopul prezentelor instrucţiuni este de a asigura, prin intermediul unei reglementări unitare aplicabile autorităţilor şi instituţiilor publice, coordonarea metodologică necesară pentru completarea şi transmiterea formatului-standard privind modificările intervenite în situaţia funcţionarilor publici, prevăzut în anexa nr. 1 la Hotărâre, şi a formatului-standard al evidenţei funcţiilor publice şi funcţionarilor publici, prevăzut în anexa nr. 2 la Hotărâre.

Articolul 2

Conducătorii autorităţilor şi instituţiilor publice implicate în procesul de raportare dispun completarea cu atribuţii corespunzătoare a fişei postului şi/sau desemnează prin act administrativ persoana sau persoanele responsabile de implementarea prezentelor instrucţiuni, precum şi de completarea formatelor-standard de raportare prevăzute în anexele nr. 1 şi 2 la Hotărâre, precum şi de transmiterea acestora în condiţiile şi în termenele reglementate.

Articolul 3

(1)Persoana sau persoanele responsabile de implementarea prezentelor instrucţiuni, precum şi de completarea şi transmiterea formatului-standard de raportare prevăzut în anexele nr. 1 şi 2 la Hotărâre este/sunt persoana(ele) de contact în relaţia cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, denumită în continuare Agenţie.

(2)Datele de contact ale persoanei sau persoanelor sunt utilizate de Agenţie pentru a lămuri anumite aspecte legate de raportare.

(3)Agenţia introduce datele de contact ale persoanei sau persoanelor responsabilă/responsabile într-o bază de date, administrată şi utilizată în vederea dezvoltării reţelei de raportare.

Articolul 4

(1)Fiecare coloană sau rubrică a tabelelor afişează în momentul selectării un marcaj electronic care conţine îndrumări metodologice de completare şi se referă la principalele dispoziţii speciale despre modul de completare a coloanei sau a rubricii respective, cuprinse în prezentele instrucţiuni.

(2)În cadrul foilor de lucru există coloane sau rubrici care nu trebuie completate; acestea sunt blocate la scriere.

(3)Coloanele sau rubricile care trebuie completate sunt formatate în ceea ce priveşte dimensiunea, culoarea şi proprietăţile caracterelor.

(4)Coloanele sau rubricile evidenţiate prin culoare mai închisă se completează numai cu cifre. Este obligatorie completarea acestor rubrici. În cazul în care nu există date exprimate în cifre, se înscrie în mod obligatoriu cifra 0 (zero). Înscrierea cifrei zero este necesară pentru a permite utilizarea formulelor şi prelucrarea datelor pe baza programelor informatice utilizate de Agenţie. Fiecărei coloane sau rubrici care trebuie completată îi sunt atribuite limite ale valorilor numerice care pot fi înscrise. La completarea cu text sau în momentul în care coloana ori rubrica se completează cu alte valori numerice decât cele considerate admisibile din punct de vedere procedural, se afişează automat un mesaj de eroare, fiind necesară revizuirea modului de completare a coloanei sau a rubricii respective.

(5)Coloanele sau rubricile neevidenţiate prin culoare mai închisă se completează cu text care poate conţine şi cifre.

(6)Modificarea oricărui tabel sau completarea cu litere a coloanelor ori rubricilor evidenţiate prin culoare mai închisă îl face inutilizabil.

(7)Formatele de raportare prevăzute în anexele nr. 1 şi 2 la Hotărâre conţin tabele care se completează cu respectarea condiţiilor tehnice prestabilite specifice fiecărui format de raportare stabilit de Agenţie.Secţiunea a 2-a Reguli şi responsabilităţi privind evaluarea şi îmbunătăţirea procesului de implementare

Articolul 5

(1)Evaluarea şi îmbunătăţirea procesului de implementare a prezentelor instrucţiuni se realizează:

a)la nivelul fiecărei autorităţi sau instituţii publice, pe baza analizelor interne, a concluziilor rezultate pe baza acestora şi a soluţiilor considerate adecvate pentru creşterea calităţii implementării prezentelor instrucţiuni;

b)la nivelul Agenţiei, pe baza analizei generale a procesului de raportare şi implementare a prezentelor instrucţiuni la nivelul autorităţilor şi instituţiilor publice, precum şi pe baza analizei interne a procesului de centralizare şi prelucrare a datelor şi informaţiilor transmise de autorităţi şi instituţii publice.

(2)Pentru asigurarea calităţii procesului de implementare a prezentelor instrucţiuni, Agenţia poate posta pe portalul instituţiei, la adresa http://www.anfp.gov.ro, secţiunea "Materiale utile", subsecţiunea "Evidenţa funcţiilor şi funcţionarilor publici", următoarele:

a)modele cu caracter exemplificativ privind completarea unor rubrici sau coloane cuprinse în tabelele din formatele-standard de raportare prevăzute în anexele nr. 1 şi 2 la Hotărâre, în scopul facilitării înţelegerii şi aplicării prezentelor instrucţiuni;

b)recomandări privind îmbunătăţirea procesului de raportare sau, după caz, de eliminare/diminuare a erorilor de raportare, pe baza analizelor periodice pe care Agenţia le efectuează cu privire la aplicarea prezentelor instrucţiuni şi la desfăşurarea procesului de implementare.

(3)Persoanele desemnate în condiţiile art. 2 au obligaţia de a consulta periodic, anterior completării şi transmiterii formatelor de raportare prevăzute în anexele nr. 1 şi 2 la Hotărâre, portalul Agenţiei la adresa de internet din Hotărâre, în vederea informării lor cu privire la măsuri de natura celor prevăzute la alin. (2).

Capitolul IIDispoziţii speciale privind completarea formatului-standard de raportare privind modificările intervenite în situaţia funcţionarilor publici, prevăzut în anexa nr. 1 la Hotărâre

Articolul 6

Datele şi informaţiile cuprinse în formatul-standard de raportare prevăzut în anexa nr. 1 la Hotărâre se referă la orice modificare intervenită în situaţia funcţionarilor publici din cadrul autorităţii sau instituţiei publice, după cum urmează:

a)numirea unei persoane într-o funcţie publică, pe perioadă nedeterminată sau determinată, în urma unui concurs de recrutare;

b)modificarea raporturilor de serviciu ale unui funcţionar public;

c)modificări în situaţia disciplinară a unui funcţionar public;

d)promovarea în funcţia publică;

e)avansarea în treptele de salarizare;

f)suspendarea raporturilor de serviciu ale funcţionarilor publici;

g)încetarea raporturilor de serviciu ale funcţionarilor publici.

Articolul 7

Formatul de raportare prevăzut în anexa nr. 1 la Hotărâre conţine un fişier Excel, intitulat "FSR_MISFP", care la rândul său conţine 7 foi de lucru (tabele), după cum urmează:

a)foaia "Numire", anexa nr. 1a la Hotărâre, conţine informaţii referitoare la persoanele care sunt numite într-o funcţie publică, pe perioadă nedeterminată sau determinată [conform prevederilor art. 4 alin. (2) şi (3) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare], în urma unui concurs de recrutare (art. 56 din Legea nr. 188/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare);

b)foaia "Modificare", anexa nr. 1b la Hotărâre, cuprinde informaţii referitoare la orice modificare a raporturilor de serviciu ale unui funcţionar public, în condiţiile prevăzute de art. 87 alin. (2) din Legea nr. 188/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

c)foaia "Sancţiuni", anexa nr. 1c la Hotărâre, cuprinde informaţii referitoare la orice modificare intervenită în situaţia unui funcţionar public, conform prevederilor cap. VIII din Legea nr. 188/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

d)foaia "Promovare", anexa nr. 1d la Hotărâre, cuprinde informaţii referitoare la funcţionarii publici care au promovat în clasa sau în gradul profesional, conform prevederilor secţiunilor a 4-a şi a 5-a a cap. VI din Legea nr. 188/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

e)foaia "Avansare", anexa nr. 1e la Hotărâre, cuprinde informaţii referitoare la funcţionarii publici care au avansat în treapta de salarizare conform prevederilor legislaţiei aplicabile funcţionarilor publici;

f)foaia "Suspendare", anexa nr. 1f la Hotărâre, cuprinde informaţii referitoare la orice funcţionar public căruia i se suspendă raportul de serviciu, conform prevederilor secţiunii a 2-a a cap. IX din Legea nr. 188/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

g)foaia "Încetare", anexa nr. 1g la Hotărâre, cuprinde informaţii referitoare la orice funcţionar public căruia îi încetează raporturile de serviciu, conform prevederilor art. 97 din Legea nr. 188/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Articolul 8

În foaia "Numire" se vor completa informaţiile referitoare la persoanele care au fost numite într-o funcţie publică în urma unui concurs de recrutare, după cum urmează:

a)coloanele "Numele" şi "Prenumele" se vor completa cu numele, respectiv prenumele, complet, fără prescurtări, al funcţionarului public respectiv;

b)coloana "CNP" se va completa cu codul numeric personal al funcţionarului public - maximum 13 caractere; prima cifră trebuie să fie cuprinsă între 1 şi 4;

c)coloana "Funcţia publică" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu funcţia publică pe care o ocupă persoana respectivă;

d)coloanele "Clasa", "Gradul" şi "Treapta de salarizare" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu clasa, gradul profesional şi treapta de salarizare corespunzătoare funcţiei publice deţinute de persoana respectivă;

e)coloana "Data numirii în funcţia publică" va fi completată cu data la care funcţionarul public respectiv a ocupat funcţia publică prevăzută la lit. c) şi d);

f)coloana "Procent spor vechime" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu valoarea corespunzătoare;

g)coloana "Procent indemnizaţie de conducere" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu valoarea corespunzătoare sau prin completarea manuală a procentului. În cazul funcţiilor publice de execuţie pentru care indemnizaţia de conducere este 0, se va selecta opţiunea "-" (liniuţă);

h)coloana "Procent spor gestiune fonduri" se va completa cu valoarea corespunzătoare;

i)coloana "Procent total alte sporuri" se va completa cu valoarea procentuală totală a celorlalte drepturi salariale lunare primite de persoana respectivă;

j)coloana "Tipul compartimentului" se completează, prin selectare din lista predefinită, alegându-se tipul departamentului în care este încadrat funcţionarul public respectiv;

k)coloana "Denumirea compartimentului" se va completa cu denumirea completă, fără prescurtări, a compartimentului în care este încadrat funcţionarul public respectiv.

Articolul 9

(1)În foaia "Numire" se vor completa informaţii referitoare atât la funcţionarii publici care sunt numiţi într-o funcţie publică pe perioadă nedeterminată, cât şi la persoanele care ocupă o funcţie publică pe perioadă determinată.

(2)Pentru funcţiile publice de conducere şi cele din categoria înalţilor funcţionari publici, la coloanele "Clasa", "Grad profesional" şi "Treapta de salarizare" se va selecta din lista predefinită opţiunea "-" (liniuţă).

Articolul 10

În foaia "Modificare" se vor completa informaţii referitoare la funcţionarii publici cărora li se modifică raportul de serviciu, după cum urmează:

a)coloanele "Numele" şi "Prenumele" se vor completa cu numele, respectiv, prenumele, complet, fără prescurtări, al funcţionarului public respectiv;

b)coloana "CNP" se va completa cu codul numeric personal al funcţionarului public - maximum 13 caractere; prima cifră trebuie să fie cuprinsă între 1 şi 4;

c)coloana "Tipul modificării" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu una dintre modalităţile prevăzute de art. 87 alin. (2) din Legea nr. 188/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

d)coloana "Data modificării raporturilor de serviciu" se va completa cu data actului administrativ prin care a fost modificat raportul de serviciu al funcţionarului public respectiv;

e)coloana "Noua funcţie publică" se va completa prin selectare din lista predefinită, doar în cazul în care se impune [detaşare pe o funcţie publică inferioară conform art. 89 alin. (2) din Legea nr. 188/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; transferul într-o funcţie publică inferioară conform art. 90 alin. (4) şi (5) din Legea nr. 188/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; exercitarea cu caracter temporar a unei funcţii publice de conducere], dacă este cazul;

f)coloanele "Clasa", "Gradul" şi "Treapta de salarizare" se completează, dacă este cazul, prin selectare din lista predefinită, cu clasa, gradul profesional şi treapta de salarizare corespunzătoare noii funcţii publice ocupate de funcţionarul public în urma modificării raportului de serviciu;

g)coloana "Noua autoritate/instituţie publică" se va completa cu denumirea completă, fără prescurtări, a autorităţii sau instituţiei publice în care îşi va desfăşura activitatea funcţionarul public respectiv în urma modificării raporturilor de serviciu. Această coloană nu se va completa în cazul mutării în cadrul altui compartiment din aceeaşi autoritate/instituţie publică sau în cazul exercitării cu caracter temporar a unei funcţii publice de conducere în cadrul aceleiaşi autorităţi ori instituţii publice, dacă este cazul;

h)coloana "Cod fiscal al noii autorităţi/instituţii publice" se va completa, dacă este cazul, cu codul fiscal al instituţiei sau autorităţii publice în care îşi va desfăşura activitatea funcţionarul public, respectiv în urma modificării raporturilor de serviciu, dacă este cazul;

i)coloana "Tipul compartimentului" se completează, prin selectare din lista predefinită, alegându-se tipul departamentului în care este încadrat funcţionarul public, respectiv în urma modificării raporturilor de serviciu;

j)coloana "Denumirea departamentului" se va completa denumirea completă, fără prescurtări, a compartimentului în care este încadrat funcţionarul public, respectiv în urma modificării raporturilor de serviciu.

Articolul 11

(1)În foaia "Sancţiuni" se vor completa informaţii referitoare la funcţionarii publici a căror situaţie disciplinară a suferit modificări, după cum urmează:

a)coloanele "Numele" şi "Prenumele" se vor completa cu numele, respectiv prenumele, complet, fără prescurtări, al funcţionarului public respectiv;

b)coloana "CNP" se va completa cu codul numeric personal al funcţionarului public - maximum 13 caractere; prima cifră trebuie să fie cuprinsă între 1 şi 4;

c)coloana "Funcţia publică" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu funcţia publică pe care o ocupă persoana respectivă;

d)coloanele "Clasa", "Gradul" şi "Treapta de salarizare" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu clasa, gradul profesional şi treapta de salarizare corespunzătoare funcţiei publice deţinute de persoana respectivă;

e)coloana "Sancţiunea aplicată" se completează prin selectare din lista predefinită;

f)coloana "Data aplicării sancţiunii disciplinare" se va completa cu data actului administrativ prin care s-a aplicat sancţiunea disciplinară respectivă;

g)coloana "Motivul sancţionării" se completează prin selectare din lista predefinită.

(2)Tabelul al doilea al anexei nr. 1c se completează cu respectarea regulilor prevăzute la alin. (1).

(3)Coloana "Data radierii" se completează cu data de la care sancţiunea aplicată funcţionarului public se radiază de drept, în condiţiile legii.

Articolul 12

În foaia "Promovare" se vor completa informaţii referitoare la funcţionarii publici care promovează în clasă, grad profesional sau într-o funcţie publică de conducere, după cum urmează:

a)coloanele "Numele" şi "Prenumele" se vor completa cu numele, respectiv prenumele, complet, fără prescurtări, al funcţionarului public respectiv;

b)coloana "CNP" se va completa cu codul numeric personal al funcţionarului public - maximum 13 caractere; prima cifră trebuie să fie cuprinsă între 1 şi 4;

c)coloana "Tipul promovării" se completează, prin selectare din lista predefinită, în funcţie de situaţia respectivă;

d)coloana "Funcţia publică pe care promovează" se va completa, prin selectare din lista predefinită, selectându-se noua funcţie publică ocupată de funcţionarul public în urma promovării;

e)coloanele "Clasa", "Gradul" şi "Treapta" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu clasa, gradul profesional şi treapta de salarizare corespunzătoare noii funcţii publice ocupate de funcţionarul public în urma promovării;

f)coloana "Data promovării" se va completa cu data actului administrativ prin care funcţionarul public este numit în noua funcţie publică în urma promovării.

Articolul 13

În foaia "Avansare" se vor completa informaţii referitoare la funcţionarii publici care avansează în treapta de salarizare, după cum urmează:

a)coloanele "Numele" şi "Prenumele" se vor completa cu numele, respectiv prenumele, complet, fără prescurtări, al funcţionarului public respectiv;

b)coloana "CNP" se va completa cu codul numeric personal al funcţionarului public - maximum 13 caractere; prima cifră trebuie să fie cuprinsă între 1 şi 4;

c)coloanele "Clasa" şi "Gradul" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu clasa şi gradul profesional corespunzătoare funcţiei publice deţinute de persoana respectivă;

d)coloana "Treapta de salarizare de pe care avansează" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu treapta de salarizare deţinută de funcţionarul public înaintea avansării;

e)coloana "Treapta de salarizare pe care avansează" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu treapta de salarizare deţinută de funcţionarul public după avansare;

f)coloana "Data avansării" se va completa cu data actului administrativ prin care funcţionarul public este avansat în treapta de salarizare.

Articolul 14

(1)Foaia "Suspendare" se va completa cu informaţii referitoare la funcţionarii publici care au raporturile de serviciu suspendate, după cum urmează:

a)coloanele "Numele" şi "Prenumele" se vor completa cu numele, respectiv prenumele, complet, fără prescurtări, al funcţionarului public respectiv;

b)coloana "CNP" se va completa cu codul numeric personal al funcţionarului public - maximum 13 caractere; prima cifră trebuie să fie cuprinsă între 1 şi 4;

c)coloana "Funcţia publică" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu funcţia publică pe care o ocupă persoana respectivă;

d)coloanele "Clasa", "Gradul" şi "Treapta de salarizare" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu clasa, gradul profesional şi treapta de salarizare corespunzătoare funcţiei publice deţinute de persoana respectivă;

e)coloana "Motivul suspendării" se completează prin selectare din lista predefinită;

f)coloana "Data suspendării" se va completa cu data actului administrativ prin care se constată suspendarea raporturilor de serviciu ale funcţionarului public.

(2)Tabelul al doilea al anexei nr. 1f se completează cu respectarea regulilor prevăzute la alin. (1).

(3)Coloana "Data încetării suspendării" se completează cu data de la care încetează suspendarea raporturilor de serviciu ale funcţionarului public.

Articolul 15

Foaia "Încetare" va cuprinde informaţii referitoare la funcţionarii publici cărora le-au încetat raporturile de serviciu, după cum urmează:

a)coloanele "Numele" şi "Prenumele" se vor completa cu numele, respectiv prenumele, complet, fără prescurtări, al funcţionarului public respectiv;

b)coloana "CNP" se va completa cu codul numeric personal al funcţionarului public - maximum 13 caractere; prima cifră trebuie să fie cuprinsă între 1 şi 4;

c)coloana "Funcţia publică" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu funcţia publică pe care o ocupă persoana respectivă;

d)coloanele "Clasa", "Gradul" şi "Treapta de salarizare" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu clasa, gradul profesional şi treapta de salarizare corespunzătoare funcţiei publice deţinute de persoana respectivă;

e)coloana "Motivul încetării" se completează prin selectare din lista predefinită;

f)coloana "Data încetării" se va completa cu data actului administrativ prin care se constată încetarea raporturilor de serviciu ale funcţionarului public.

Capitolul IIIDispoziţii speciale privind completarea formatului-standard al evidenţei funcţiilor publice şi funcţionarilor publici prevăzut în anexa nr. 2 la Hotărâre

Articolul 16

Datele şi informaţiile cuprinse în formatul-standard de raportare prevăzut în anexa nr. 2 la Hotărâre se referă la semestrul pentru care acesta se completează la nivelul autorităţilor şi instituţiilor publice şi se transmite Agenţiei.

Articolul 17

Formatul de raportare prevăzut în anexa nr. 2 la Hotărâre conţine un fişier Excel, intitulat "FSR_EFPFP", care la rândul său conţine 3 foi de lucru (tabele), după cum urmează:

a)foaia "Instituţie", tabelul I din anexa nr. 2 la Hotărâre, conţine informaţii referitoare la autoritatea sau instituţia publică la care se referă raportarea;

b)foaia "Structura_posturi", tabelul II din anexa nr. 2 la Hotărâre, conţine informaţii referitoare la numărul de posturi vacante aferente funcţiilor publice din cadrul instituţiei sau autorităţii publice;

c)foaia "Funcţionari", tabelul III din anexa nr. 2 la Hotărâre, conţine informaţii referitoare la funcţionarii publici din cadrul autorităţii sau instituţiei publice respective.

Articolul 18

În foaia "Instituţie" se completează singurul rând, după cum urmează:

a)coloana "Cod fiscal" se completează cu codul fiscal al instituţiei sau autorităţii publice;

b)coloana "Tipul autorităţii/instituţiei publice" nu se completează, valoarea predefinită fiind introdusă de către Agenţie;

c)coloana "Judeţul" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu judeţul în care îşi are sediul autoritatea sau instituţia publică;

d)coloana "Localitatea" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu localitatea în care îşi are sediul autoritatea sau instituţia publică;

e)coloana "Denumirea autorităţii/instituţiei publice" se va completa cu denumirea completă, fără prescurtări, a autorităţii sau a instituţiei publice;

f)coloana "Adresa" se va completa cu adresa completă a autorităţii sau a instituţiei publice (mai puţin judeţul şi localitatea, care au fost completate în coloanele C şi D);

g)coloanele "Nr. telefon" şi "Nr. fax" se vor completa cu numărul de telefon, respectiv de fax, al autorităţii sau instituţiei publice, inclusiv prefixul judeţului respectiv, fără puncte sau alte caractere - maximum 10 caractere (de ex. 0217007070).

Articolul 19

În foaia "Structură posturi" se vor completa informaţiile referitoare la numărul de posturi vacante aferent funcţiilor publice vacante, actualizat la data completării raportării, după cum urmează:

a)coloana "Funcţia publică" se completează, prin selectare din lista predefinită, prin alegerea denumirii funcţiei publice vacante pentru care există posturi vacante;

b)coloana "Clasa" se completează, prin selectare din lista predefinită, prin alegerea clasei corespunzătoare funcţiei publice;

c)coloana "Gradul profesional" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu gradul profesional corespunzător funcţiei publice;

d)coloana "Treapta de salarizare" se completează prin selectare din lista predefinită, cu treapta de salarizare corespunzătoare funcţiei publice;

e)coloana "Posturi vacante" se va completa cu numărul de posturi vacante aferente funcţiei publice, clasei, gradului profesional şi treptei de salarizare.

Articolul 20

(1)În coloana "Funcţia publică" se vor completa numai funcţiile publice pentru care există posturi vacante.

(2)Pentru funcţiile publice de conducere şi cele din categoria înalţilor funcţionari publici, la coloanele "Clasa", "Gradul profesional" şi "Treapta de salarizare" se va selecta din lista predefinită opţiunea "-" (liniuţă).

Articolul 21

În foaia "Funcţionari publici" se vor completa informaţiile referitoare la funcţionarii publici, actualizate la data completării raportării, după cum urmează:

a)coloana "CNP" se va completa cu codul numeric personal al funcţionarului public - maximum 13 caractere; prima cifră trebuie să fie cuprinsă între 1 şi 4;

b)coloanele "Numele" şi "Prenumele" se vor completa cu numele, respectiv prenumele, complet, fără prescurtări, al funcţionarului public respectiv;

c)coloana "Funcţia publică" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu funcţia publică pe care o ocupă persoana respectivă;

d)coloanele "Clasa", "Gradul profesional" şi "Treapta de salarizare" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu clasa, gradul profesional şi treapta de salarizare corespunzătoare funcţiei publice deţinute de persoana respectivă;

e)coloana "Spor vechime (Procent)" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu valoarea corespunzătoare;

f)coloana "Indemnizaţie conducere (Procent)" se completează, prin selectare din lista predefinită, cu valoarea corespunzătoare sau se completează manual procentul. În cazul funcţiilor publice de execuţie pentru care indemnizaţia de conducere este 0 se va selecta opţiunea "-" (liniuţă);

g)coloana "Procent total alte sporuri" se va completa cu valoarea procentuală totală a celorlalte drepturi salariale lunare primite de persoana respectivă;

h)coloana "Data numirii în funcţie" va fi completată cu data la care funcţionarul public respectiv a ocupat funcţia publică prevăzută la lit. c) şi d);

i)coloana "Modalitatea de ocupare a funcţiei" se va completa, prin selectare din lista predefinită, cu modalitatea prin care persoana respectivă a ocupat funcţia publică prevăzută la lit. c) şi d);

j)coloana "Tipul compartimentului" se completează, prin selectare din lista predefinită, alegându-se tipul departamentului în care este încadrat funcţionarul public;

k)coloana "Denumirea compartimentului" se va completa denumirea completă, fără prescurtări, a compartimentului în care este încadrat funcţionarul public.

Articolul 22

(1)În foaia "Funcţionari publici" se vor completa informaţii referitoare atât la funcţionarii publici care ocupă o funcţie publică pe perioadă nedeterminată, cât şi persoanele care ocupă o funcţie publică pe perioadă determinată.

(2)În cazul în care o persoană exercită cu caracter temporar o funcţie publică de conducere la data completării raportării, va fi luată în considerare funcţia publică de conducere exercitată temporar.

(3)Nu vor fi luaţi în considerare funcţionarii publici care sunt detaşaţi sau delegaţi la alte autorităţi ori instituţii publice. Responsabilitatea transmiterii de informaţii referitoare la aceste persoane revine autorităţilor sau instituţiilor publice la care sunt delegaţi/detaşaţi funcţionarii publici respectivi.

(4)În cazul în care postul aferent funcţionarilor publici delegaţi/detaşaţi nu a fost ocupat pe perioadă determinată, acesta va fi considerat post vacant şi va fi inclus în foaia "Structura posturi".

(5)Pentru funcţiile publice de conducere şi cele din categoria înalţilor funcţionari publici la coloanele "Clasa", "Gradul" şi "Treapta de salarizare" se va selecta din lista predefinită opţiunea "-" (liniuţă).