Ordin nr. 318 din 11 octombrie 2007

În temeiul prevederilor art. 7 alin. (4) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative,

ministrul internelor şi reformei administrative emite următorul ordin:

Capitolul IDispoziţii generale

Articolul 1

Prezentul ordin instituie un ansamblu de norme tehnico-juridice prin care se stabilesc tipurile de control executate în cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, scopul controlului, obiectivele şi modalităţile de desfăşurare ale acestuia, documentele în care se concretizează acţiunile de control şi măsurile propuse de personalul cu atribuţii de control.

Articolul 2

În cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative se organizează şi se execută următoarele tipuri de control: inspecţii, controale de fond şi controale tematice.

Articolul 3

Scopul controlului este acela de creştere a eficienţei şi eficacităţii activităţii desfăşurate în cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative prin executarea activităţilor de comparare a rezultatelor obţinute cu obiectivele prevăzute, de măsurare a performanţelor realizate cu standardele stabilite iniţial, de identificare a abaterilor şi de adoptare a măsurilor pentru eliminarea acestora.

Articolul 4

Principiile care stau la baza controlului sunt:

a)principiul legalităţii - presupune ca toate activităţile specifice controlului să fie desfăşurate cu respectarea prevederilor Constituţiei şi ale legislaţiei în materie;

b)principiul obiectivităţii - presupune o evaluare corectă şi cât mai aproape de realitate a rezultatelor obţinute, a cauzelor care au determinat abaterile şi a măsurilor necesare înlăturării ori diminuării efectelor negative şi integrării celor pozitive;

c)principiul eficacităţii - se referă la oportunitatea şi finalitatea controlului, în scopul obţinerii rezultatelor scontate;

d)principiul eficienţei - are în vedere maximizarea rezultatelor activităţii de control în raport cu resursele utilizate: umane, financiare, de timp;

e)principiul controlului preventiv - presupune prevederea şi identificarea posibilelor erori şi abateri în scopul prevenirii acestora pe întreg parcursul desfăşurării procesului de management;

f)principiul motivării personalului - se referă la aplicarea cu obiectivitate a sistemului sancţiune-recompensă personalului implicat în activităţile de control;

g)principiul viziunii unitare - activitatea de control trebuie să aibă la bază o viziune unitară a problematicii, atât în sensul reglementărilor, cât şi al generalizării experienţei pozitive;

h)principiul coordonării şi cooperării unitare - în sensul că unitatea centrală de control coordonează toate activităţile de control şi în acelaşi timp cooperează cu structurile implicate;

i)principiul profesionalizării - presupune pregătirea profesională corespunzătoare a specialiştilor care efectuează activitatea de control, precum şi diseminarea informaţiilor, a bunelor practici şi a instrumentelor de lucru în domeniu;

j)principiul complementarităţii - presupune implicarea activă a structurilor de control ale fiecărei unităţi aflate în subordinea sau coordonarea ministerului în efectuarea permanentă a controlului activităţii proprii. Astfel, controlul realizat de Corpul de control al ministrului este completat de către cel intern, efectuat în cadrul structurilor ministerului;

k)principiul continuităţii - activităţile de control trebuie să aibă un caracter permanent;

l)principiul respectării demnităţii umane - presupune ca, în exercitarea activităţii de control, să fie respectate toate drepturile şi demnitatea persoanelor controlate.

Capitolul IIOrganizarea şi executarea inspecţiilor, controalelor de fond şi controalelor tematice

Secţiunea 1Organizarea şi executarea inspecţiei

Articolul 5

Inspecţia este controlul general, ierarhic superior şi planificat, dispus de către ministrul internelor şi reformei administrative, care vizează o examinare şi o cercetare complexă, multidisciplinară a activităţii structurilor ministerului, în scopul evaluării obiective a rezultatelor, a competenţei şi capacităţilor managerilor, al identificării şi corectării deficienţelor constatate.

Articolul 6

(1)Inspecţia se organizează numai de Corpul de control al ministrului.

(2)Inspecţia este executată de o comisie formată din specialişti ai Corpului de control al ministrului.

(3)Preşedintele comisiei este directorul general al Corpului de control al ministrului sau unul dintre adjuncţii acestuia.

Articolul 7

Inspecţia se execută la nivelul departamentelor, direcţiilor generale centrale, al celorlalte instituţii şi structuri aflate în subordinea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, precum şi la autorităţi ale administraţiei publice locale, potrivit legii.

Articolul 8

Inspecţiile se desfăşoară în baza planului unic de inspecţii aprobat anual de către ministrul internelor şi reformei administrative, la propunerea Corpului de control al ministrului.

Articolul 9

(1)Inspecţia se execută în baza planului de inspecţie care cuprinde următoarele:

a)unitatea (instituţia) care face obiectul inspecţiei;

b)scopul şi obiectivele inspecţiei;

c)perioada de activitate supusă inspecţiei;

d)componenţa comisiei şi subcomisiilor;

e)durata de desfăşurare a inspecţiei.

(2)Perioada de executare a inspecţiei se poate prelungi prin dispoziţie motivată a directorului general al Corpului de control al ministrului, după caz, până la realizarea obiectivelor stabilite prin planul de inspecţie.

(3)Constatările efectuate pe timpul inspecţiei, concluziile şi măsurile propuse de Corpul de control al ministrului se materializează în raportul de inspecţie şi se supun aprobării ministrului internelor şi reformei administrative.

Articolul 10

(1)Preşedintele comisiei de inspecţie răspunde de pregătirea inspecţiei, scop în care dispune, cu cel puţin 5 zile înaintea declanşării acestei activităţi, măsurile necesare documentării şi instruirii membrilor comisiei în legătură cu specificul misiunilor şi sarcinilor structurilor inspectate, cunoaşterea legislaţiei, a ordinelor, instrucţiunilor şi dispoziţiilor de linie.

(2)În termenul prevăzut la alin. (1), preşedintele comisiei de inspecţie ia măsuri de înştiinţare a şefului structurii care urmează a fi inspectată cu privire la data începerii inspecţiei, perioada supusă inspecţiei şi obligaţia întocmirii raportului de informare prevăzut în anexa nr. 1. (3) Din comisiile de inspecţie pot face parte, la solicitarea preşedintelui acesteia, specialişti cu experienţă profesională în domeniu din alte structuri ale Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, desemnaţi de şefii acestora.

Articolul 11

(1)Inspecţia debutează prin prezentarea la sediul instituţiei inspectate a obiectivelor inspecţiei şi a membrilor comisiei de inspecţie de către preşedintele acesteia, după care şeful structurii evaluate prezintă raportul de informare şi personalul cu atribuţii de conducere.

(2)Pe timpul executării inspecţiei, în vederea realizării obiectivelor acesteia, personalul instituţiei inspectate este obligat să pună la dispoziţia inspectorilor toate materialele şi documentele din dotarea unităţii sau deţinute în exercitarea atribuţiunilor de serviciu şi să furnizeze toate datele şi informaţiile care au legătură cu exercitarea sarcinilor de serviciu.

(3)Ridicarea oricăror înscrisuri sau documente de către inspectori se efectuează în condiţiile prevăzute de lege.

(4)Dacă pe timpul executării inspecţiei sunt comise abateri disciplinare de către personalul inspectat, preşedintele comisiei de inspecţie ia măsuri pentru sesizarea şefilor/comandanţilor competenţi ai acestuia, în vederea dispunerii cercetării prealabile.

(5)În cazul în care pe timpul inspecţiei se constată indicii cu privire la existenţa unor pagube create de către personalul instituţiei inspectate, preşedintele comisiei de inspecţie dispune măsuri de efectuare a cercetării administrative şi recuperarea pagubei, potrivit dispoziţiilor legale în vigoare.

(6)În cazul în care pe timpul inspecţiei se constată săvârşirea unor infracţiuni de către personalul unităţii instituţiei inspectate, preşedintele comisiei de inspecţie ia măsuri pentru sesizarea organului competent să efectueze urmărirea penală.

(7)Pe timpul inspecţiei membrii comisiei de inspecţie întocmesc note de constatare cu concluziile rezultate la sfârşitul evaluării fiecărui domeniu de activitate, formaţiune/subunitate sau autoritate a administraţiei publice locale ori centrale şi se aduc la cunoştinţă, sub semnătură, conducerii instituţiei inspectate şi personalului evaluat.

(8)Modelul notei de constatare este prevăzut în anexa nr. 2. (9) Pe timpul inspecţiei personalul evaluat poate contesta la preşedintele comisiei de inspecţie, în scris şi motivat, concluziile cuprinse în notele de constatare.

(10)Preşedintele comisiei de inspecţie se pronunţă, până la încheierea inspecţiei, în legătură cu admiterea sau respingerea contestaţiei.

(11)Când preşedintele comisiei de inspecţie apreciază că obiectivele inspecţiei au fost realizate, acesta declară închisă inspecţia. Cu această ocazie sunt prezentate conducerii instituţiei inspectate principalele concluzii ale inspecţiei.

Articolul 12

(1)Raportul de inspecţie se elaborează de comisia de inspecţie în termen de 20 de zile de la închiderea inspecţiei.

(2)Raportul de inspecţie cuprinde realizările, disfuncţiile, deficienţele şi planul cu măsuri de ordin organizatoric, administrativ şi disciplinar pentru remedierea acestora.

(3)În cadrul raportului de inspecţie, activitatea instituţiei este apreciată prin efectuarea mediei notelor acordate pentru fiecare dintre obiectivele generale prevăzute la art. 22, astfel:

a)FOARTE BINE FB - 9,00-10,00;

b)BINE B - 7,00- 8,99;

c)SATISFĂCĂTOR S - 5,00- 6,99;

d)NESATISFĂCĂTOR NS - 1,00- 4,99. (4) Nota obţinută la fiecare obiectiv general rezultă din media notelor acordate la obiectivele specifice.

(5)Calificativul general acordat instituţiei inspectate este luat în considerare, conform semnificaţiei date, la întocmirea evaluărilor anuale ale personalului cu funcţii de conducere.

Articolul 13

(1)După aprobarea raportului de inspecţie de către ministrul internelor şi reformei administrative, preşedintele comisiei de inspecţie îl prezintă şefului instituţiei inspectate, la sediul acesteia.

(2)În termen de 3 luni de la data prezentării raportului de inspecţie sau la alte termene prevăzute în cuprinsul acestuia, şeful instituţiei inspectate informează, în scris, Corpul de control al ministrului despre stadiul realizării măsurilor stabilite în urma inspecţiei.

(3)În termen de 6 luni de la prezentarea raportului de inspecţie, de regulă, Corpul de control verifică modul de executare a măsurilor stabilite.Secţiunea a 2-a Organizarea şi executarea controlului de fond

Articolul 14

Controlul de fond este activitatea de verificare internă, planificată, dispusă de către şefii/comandanţii departamentelor, direcţiilor generale centrale, ai celorlalte instituţii şi structuri aflate în subordinea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, în scopul evaluării activităţii structurilor subordonate, a competenţei şi capacităţii managerilor, al identificării şi corectării deficienţelor constatate.

Articolul 15

(1)Controlul de fond se execută în baza planului unic de control, aprobat anual de către şefii structurilor care le organizează.

(2)Controlul de fond este condus de către şefii/comandanţii menţionaţi la art. 14 sau de alte persoane delegate de către aceştia.

(3)În planul de control sunt cuprinse următoarele:

a)scopul şi obiectivele controlului;

b)perioada de activitate supusă controlului;

c)componenţa comisiei de inspecţie şi a subcomisiilor;

d)durata de desfăşurare a controlului.

(4)Perioada de executare a controlului de fond se poate prelungi, după caz, până la realizarea obiectivelor stabilite prin planul de control.

(5)Elaborarea şi aprecierea concluziilor desprinse se materializează prin raportul de control.

Articolul 16

Prevederile art. 9-12 se aplică în mod corespunzător şi în cazul controalelor de fond.

Secţiunea a 3-aOrganizarea şi executarea controlului tematic

Articolul 17

Controlul tematic este activitatea de verificare internă, neplanificată, care se execută, de regulă, inopinat, prin care se urmăresc analizarea, evaluarea, îndrumarea şi/sau sprijinul unei activităţi determinate şi se execută atât de Corpul de control al ministrului, cât şi de direcţiile din aparatul central, instituţiile şi structurile aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, pe toate nivelurile ierarhice.

Articolul 18

(1)Controlul tematic se execută în baza planului de control aprobat de către şefii/comandanţii menţionaţi la art. 14 sau de alte persoane delegate de către aceştia.

(2)Controlul tematic este condus de către şefii/comandanţii menţionaţi la art. 14 sau de persoanele delegate.

(3)Prevederile art. 15 alin (3) şi (4) se aplică în mod corespunzător şi în cazul controalelor tematice.

Articolul 19

(1)Durata, mijloacele şi modalităţile de executare a controlului tematic, componenţa comisiilor şi obiectivele de control se stabilesc de către şefii/comandanţii care le dispun.

(2)Rezultatele controalelor tematice se materializează în raportul de control, nota de constatare sau în registre speciale destinate acestui scop.

(3)La încheierea controalelor tematice nu se acordă calificative.

Articolul 20

Controlul tematic debutează prin prezentarea la sediul instituţiei controlate a obiectivelor controlului tematic şi a membrilor comisiei de inspecţie de către preşedintele acesteia.

Articolul 21

Prevederile art. 9 alin. (1) şi (3), art. 11 alin. (2)-(11), art. 12 alin. (1) şi (2) şi ale art. 13 alin. (1) se aplică în mod corespunzător şi în cazul controlului tematic.

Capitolul IIIObiectivele generale şi specifice ale inspecţiilor şi controalelor

Articolul 22

Obiectivele generale care se urmăresc cu ocazia inspecţiilor şi controalelor sunt, în principal, următoarele:

a)modul şi stadiul de implementare a strategiilor şi planurilor de acţiuni prioritare;

b)legitimitatea, eficacitatea, eficienţa, finalitatea activităţii unităţii şi conformitatea strategică a organizării şi funcţionării structurii;

c)gradul de încredere al comunităţii şi imaginea instituţiilor în rândul opiniei publice;

d)organizarea şi executarea activităţilor specifice conform atribuţiilor funcţionale;

e)activitatea de management resurse umane;

f)pregătirea funcţionarilor publici cu statut special şi a personalului militar pentru îndeplinirea misiunilor;

g)organizarea activităţilor pentru creşterea capacităţii de răspuns a unităţii în situaţii deosebite şi capacitatea operativă şi de intervenţie;

h)activitatea de organizare, asigurarea cu personal, folosirea şi evidenţa acestuia;

i)activitatea de înzestrare şi respectarea disciplinei în domeniu;

j)pregătirea pentru reacţii în situaţii de criză şi logistica pentru stări excepţionale;

k)ordinea interioară, starea şi practica disciplinară;

l)activitatea de management logistic;

m)activitatea medicală şi sanitar-veterinară;

n)activitatea financiar-contabilă;

o)activitatea de comunicaţii şi informatică;

p)activitatea de secretariat, relaţii cu publicul, arhivă şi informare-documentare;

q)activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate;

r)activitatea de psihologie;

s)activitatea juridică;

ş) competenţa managerială şi diagnoza climatului organizaţional.

Articolul 23

Obiectivele specifice ale inspecţiei sau controlului se stabilesc în planurile de inspecţie sau de control.

Capitolul IVDispoziţii finale

Articolul 24

La întocmirea planului unic de inspecţie, pentru evitarea suprapunerii activităţilor de control efectuate de structurile cu atribuţii în acest sens, comandanţii/şefii departamentelor, direcţiilor generale centrale, ai celorlalte instituţii şi structuri aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative vor informa Corpul de control al ministrului, până la data de 30 noiembrie, despre controalele executate în anul curent şi cele planificate în anul următor.

Articolul 25

Inspecţiile şi controalele se execută concomitent cu desfăşurarea activităţilor curente de către structurile evaluate, acordându-se sprijin în organizarea şi îndeplinirea sarcinilor şi misiunilor specifice acestora, înlăturarea deficienţelor constatate şi a cauzelor care le-au generat.

Articolul 26

Inspecţiile şi controalele la structurile aparatului central din Ministerul Internelor şi Reformei Administrative se execută potrivit prevederilor prezentului ordin, iar obiectivele se stabilesc în funcţie de atribuţiile prevăzute în regulamentele proprii de organizare şi funcţionare.

Articolul 27

Corpul de control al ministrului verifică şi monitorizează modalităţile în care comandanţii/şefii departamentelor, direcţiilor generale centrale, ai celorlalte instituţii şi structuri aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative organizează şi execută activităţile de control reglementate prin prezentul ordin.

Articolul 28

Structurile aflate în subordonarea/coordonarea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative înaintează Corpului de control al ministrului, în format electronic, regulamentele de organizare şi funcţionare, ordinele, instrucţiunile, metodologiile, dispoziţiile care le reglementează activitatea internă, precum şi rapoartele privind concluziile controalelor de fond şi tematice efectuate, în termen de 5 zile de la aprobarea acestora.

Articolul 29

Anexele nr. 1 şi 2 fac parte integrantă din prezentul ordin.

Articolul 30

Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Ministrul internelor

şi reformei administrative,

Cristian David

Bucureşti, 11 octombrie 2007.

Nr. 318.

Anexa 1

RAPORT DE INFORMARE*)

1.Scurt istoric:

a)acte normative în baza cărora a fost înfiinţată unitatea;

b)evoluţia în timp a unităţii prin prisma reorganizărilor structurale.

2.Realizările obţinute în perioada supusă inspecţiei, pe linia îndeplinirii atribuţiilor şi misiunilor specifice:

a)indicatori şi situaţii statistice comparative pe etape de timp;

b)măsuri pentru eficientizarea activităţilor, stabilite de alte structuri de control, precum şi cele proprii, monitorizarea acestora şi stadiul îndeplinirii lor.

3.Greutăţi care au impietat activitatea unităţii

4.Disfuncţii şi nereguli identificate în activitatea proprie, pe domenii de activitate.

Şeful unităţii,

Notă *) Raportul de informare se întocmeşte de către şeful/comandantul unităţii ce urmează a fi evaluată/verificată.Anexa 2

NOTĂ DE CONSTATARE

cu principalele concluzii rezultate în urma

inspecţiei efectuate pe linie de .........

(denumirea obiectivului sau domeniului de activitate verificat)

la ........ (denumirea unităţii)

1.Modul de îndeplinire a sarcinilor şi atribuţiilor specifice (baza legală şi realizări)

2.Greutăţi întâmpinate

3.Nereguli şi disfuncţionalităţi constatate

4.Neajunsuri remediate pe timpul efectuării inspecţiei (măsuri proactive)

5.Calificativul propus (dacă este cazul, se vor propune calificative pe compartimente de muncă şi subunităţi)

6.Program cu măsurile propuse pentru remedierea neregulilor constatate, cu responsabilităţi şi termene precise, referitoare la probleme de concepţie, organizatorice sau neconcordanţe cu actele normative etc.

Din partea:

..................... .....................

(denumirea structurii (denumirea structurii

de control) inspectate)

.................................................

(denumirea direcţiei centrale din care face parte

specialistul cooptat în comisia de inspecţie)