Ordin nr. 1.423 din 30 octombrie 2012

În baza prevederilor art. 5 alin. (2) şi (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,

având în vedere prevederile art. 19 lit. d) şi e) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare,

în temeiul art. 10 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 34/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Finanţelor Publice, cu modificările şi completările ulterioare,

viceprim-ministrul, ministrul finanţelor publice, emite următorul ordin:

Articolul I

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 469 din 5 iulie 2011, se modifică după cum urmează:

1.La articolul 4, alineatele (2) şi (3) vor avea următorul cuprins:

(2)Stadiul implementării şi dezvoltării sistemelor de control intern/managerial la nivelul entităţilor publice, precum şi situaţiile deosebite, constatate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, derulate de structurile prevăzute la art. 3 alin. (1), fac obiectul informării, prin întocmirea de situaţii semestriale/anuale, pe formatul-model prezentat în anexa nr. 3, care se transmit entităţilor publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea.

(3)Instituţiile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special transmit Ministerului Finanţelor Publice, Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, prin controlorii delegaţi numiţi la acestea de către ministrul finanţelor publice, situaţii centralizatoare ale situaţiilor semestriale/anuale, prevăzute la alin. (2), întocmite pe formatul-model prezentat în anexa nr. 3, până la data de 25 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat, respectiv până la 20 februarie a anului următor, pentru anul precedent.

2.Anexele nr. 3 şi 4 se modifică şi se înlocuiesc cu anexele nr. 1 şi 2, care fac parte integrantă din prezentul ordin.

Articolul II

Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi se afişează pe pagina de internet a Ministerului Finanţelor Publice.

Viceprim-ministru, ministrul finanţelor publice,

Florin Georgescu

Bucureşti, 30 octombrie 2012.

Nr. 1.423.

Anexa 1

(Anexa nr. 3 la Ordinul nr. 946/2005)

Entitatea publică .....................

Aprobat

Preşedintele structurii,

........................

(numele, prenumele/funcţia/semnătura/data)

SITUAŢIE CENTRALIZATOARE

semestrială/anuală privind stadiul

implementării şi dezvoltării sistemului de control

intern/managerial la data de*1)

.................................................

*1) Data situaţiei centralizatoare şi transmiterea acesteia:

–cap. I "Informaţii generale" se întocmeşte semestrial şi se transmite Ministerului Finanţelor Publice - Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, prin controlorii delegaţi, până la data de 25 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat, iar data situaţiei este, după caz, 30 iunie sau 31 decembrie;

–cap. II "Stadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării", se întocmeşte anual, data situaţiei fiind 31 decembrie, şi se transmite până la data de 20 februarie a anului următor pentru anul precedent.

Capitolul IInformaţii generale*2)

*2) La cap. I se fac următoarele precizări:

–în coloanele 2, 3 şi 4 se înscriu date cumulative corespunzătoare stării reale/mărimii indicatorilor specificaţi în coloana 1 pe rândurile 1-15 la data situaţiei centralizatoare, respectiv 30 iunie sau 31 decembrie;

–numărul total de entităţi publice subordonate, care se înscrie pe rândul 1 coloana 2, cuprinde entităţile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, după caz, terţiari de credite, precum şi entităţile din subordinea ordonatorilor secundari de credite;

–entităţile publice subordonate, care se înscriu pe rândurile 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 14 coloana 4, se referă la entităţile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, după caz, terţiari de credite, precum şi entităţile din subordinea ordonatorilor secundari de credite;

–activitate procedurabilă reprezintă totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli şi metode de lucru general valabile în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă, a obiectivelor compartimentului/entităţii publice;

–în coloana 5 se înscriu inclusiv menţiuni cu privire la situaţiile deosebite, constatate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, derulate de structura constituită şi investită cu astfel de atribuţii în cadrul entităţii publice.

Capitolul IIStadiul implementării standardelor de control

intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării

la data de 31 decembrie 20..*3)

*3) La cap. II se fac următoarele precizări:

–abrevierile "I", "PI" şi "NI", corespunzătoare coloanelor 2-10, au următoarele semnificaţii: "I" - implementat; "PI" - parţial implementat; "NI" - neimplementat;

–coloanele 8 - 10 se completează de ordonatorul principal de credite, prin cumularea informaţiilor conţinute în coloana 6 din anexa nr. 4.2 la instrucţiuni "Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării", transmise de entităţile publice direct subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari (care transmit inclusiv pentru entităţile aflate în subordine) sau, după caz, terţiari de credite.

Elaborat:

Secretariatul structurii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică

Anexa 2

(Anexa nr. 4 la Ordinul nr. 946/2005)

INSTRUCŢIUNI

privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea

raportului asupra sistemului de control intern/managerial

1.Prevederi generale

1.1.În conformitate cu dispoziţiile art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, conducătorul fiecărei entităţi publice elaborează anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial, denumit în continuare raport, întocmit potrivit formatului prevăzut în anexa nr. 4.3, care face parte integrantă din prezentele instrucţiuni.

1.2.Raportul constituie forma oficială de asumare a responsabilităţii manageriale de către conducătorul entităţii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial şi este documentul prin care instituţiile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special furnizează Ministerului Finanţelor Publice informaţiile necesare elaborării raportului prevăzut de lege, care se prezintă Guvernului.

1.3.Responsabilitatea managerială defineşte un raport juridic de obligaţie a îndeplinirii sarcinilor de către managerul entităţii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace, eficiente şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice şi să răspundă pentru neîndeplinirea obligaţiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea managerului pentru toate cele 5 componente ale controlului intern/managerial în sectorul public: mediul de control; performanţa şi managementul riscului; informarea şi comunicarea; activităţi de control; auditarea şi evaluarea.

1.4.Sintagma "entitate publică" este utilizată în înţelesul definit la art. 2 lit. m) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, astfel: "entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public".

1.5.Raportul cuprinde declaraţii ale conducătorului entităţii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial al entităţii, existent la data închiderii exerciţiului financiar.

1.6.Declaraţiile formulate de conducătorul entităţii publice se întemeiază pe datele, informaţiile şi constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a stării sistemului de control intern/managerial, controalele ex-post, rapoartele de audit intern, precum şi din recomandările rezultate din rapoartele de audit extern.

1.7.În vederea elaborării raportului, conducătorul entităţii publice dispune programarea şi efectuarea de către conducătorii de compartimente aflaţi în subordine a operaţiunii de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial.

1.8.Realizarea autoevaluării constituie principala formă de implementare a regulii de management definită de standardul 24 "Verificarea şi evaluarea controlului" din Codul controlului intern/managerial, conform căreia entitatea publică trebuie să instituie o funcţie de evaluare a propriului sistem de control intern/managerial, a cărei exercitare este în responsabilitatea fiecăreia dintre persoanele care ocupă o funcţie de conducere în entitatea publică. Această funcţie de autoevaluare nu poate fi nici confundată şi nici substituită de evaluarea sistemului de control intern/managerial pe care o realizează compartimentul de audit public intern, pe baza unei metodologii specifice, în aplicarea standardului 25 "Auditul intern" şi a normelor care reglementează activitatea în acest domeniu.

1.9.Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entităţii publice poate recurge la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern, în condiţiile prevederilor Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 1.702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi exercitarea activităţii de consiliere desfăşurate de către auditorii interni din cadrul entităţilor publice, dar şi a altor structuri cu rol de îndrumare metodologică a implementării sistemului de control intern/managerial, şi, după caz, la consilierea de către controlorul delegat numit de ministrul finanţelor publice să îşi exercite atribuţiile la respectiva entitate publică.

1.10.Operaţiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al entităţii se realizează prin programarea şi efectuarea următoarelor acţiuni:

a)convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control intern/managerial, denumită în continuare Structură, constituită prin act de decizie internă a conducătorului entităţii publice, în conformitate cu prevederile art. 3 alin. (1) din ordin, având ca obiect stabilirea măsurilor de organizare şi realizare a operaţiunii de autoevaluare;

b)completarea de către fiecare compartiment din organigrama entităţii publice a "Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial", prevăzut în anexa nr. 4.1, care face parte integrantă din prezentele instrucţiuni, şi asumarea de către conducătorul de compartiment a realităţii datelor, informaţiilor şi constatărilor înscrise în acesta;

c)întocmirea de către Structură a Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2, care face parte integrantă din prezentele instrucţiuni, prin centralizarea informaţiilor din chestionarele de autoevaluare, semnate şi transmise de conducătorii de compartimente;

d)aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, care se realizează astfel:

–sistemul este conform dacă sunt implementate toate cele 25 de standarde;

–sistemul este parţial conform dacă sunt implementate între 13 şi 24 de standarde;

–sistemul este neconform dacă sunt implementate mai puţin de 13 standarde.

1.11.Entitatea publică are obligaţia să elaboreze şi să păstreze pe o perioadă de cel puţin 5 ani documentaţia relevantă cu privire la organizarea şi funcţionarea sistemului de control intern/managerial propriu şi pe cea referitoare la operaţiunea de autoevaluare a acestuia.

2.Conţinutul raportului

2.1.Formatul de raport cuprinde declaraţiile minimal obligatorii pe care trebuie să le formuleze conducătorul entităţii publice.

2.2.Conducătorul entităţii publice poate include în raport şi alte informaţii referitoare la anumite elemente ale sistemului de control intern/managerial propriu, cum ar fi:

a)informaţii şi constatări care să permită formularea unor aprecieri în legătură cu eficacitatea sistemului în exerciţiul financiar următor;

b)prezentarea unor elemente considerate relevante în programul şi activitatea compartimentului de audit intern;

c)stadiul implementării măsurilor/acţiunilor/etapelor prevăzute în programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;

d)formularea unor rezerve privind eficacitatea sistemului de control intern/managerial, prin menţionarea uneia sau mai multor slăbiciuni semnificative ale sistemului, existente la data închiderii exerciţiului financiar, caz în care este obligatorie prezentarea măsurilor destinate înlăturării acestora, precum şi termenele de realizare aferente;

e)analiza raportului cost/beneficiu la stabilirea şi aplicarea măsurilor de control intern/managerial.

3.Aprobarea şi prezentarea raportului

3.1.Raportul se aprobă prin semnarea acestuia de către titularul de drept al competenţei sau de către titularul unei competenţe delegate în condiţiile legii, în conformitate cu principiul responsabilităţii manageriale.

3.2.Raportul conducătorului entităţii publice se transmite odată cu situaţia financiară anuală şi se prezintă organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege.

3.3.Au obligaţia de a prezenta Ministerului Finanţelor Publice - Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control rapoarte anuale, întocmite conform prezentelor instrucţiuni, numai conducătorii entităţilor publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.

Anexa 4.1

la instrucţiuni

Compartiment .............

Conducător de compartiment

..............................

(numele şi prenumele, funcţia/semnătura/data)

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE

a stadiului de implementare a standardelor

de control intern/managerial

*1) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, Structura poate defini şi include în chestionarul de autoevaluare şi criterii specifice proprii.

*2) Fiecare răspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului" şi se probează cu documente justificative corespunzătoare.

*3) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit compartiment, în coloana 2 se precizează "neaplicabil" în dreptul fiecărui criteriu general de evaluare al acelui standard, prin acronimul "NA", şi se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului". La nivelul unui compartiment pot fi considerate neaplicabile numai standardele: 4 "Funcţii sensibile" şi 25 "Auditul intern", cu respectarea condiţiei ca la nivelul entităţii toate standardele să fie aplicabile.

*4) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:

–implementat (I), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Da";

–parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul din criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Da";

–neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Nu".

Anexa 4.2

la instrucţiuni

Entitatea publică ..........

Aprobat

Preşedintele structurii

.....................

(numele şi prenumele/funcţia/semnătura/data)

SITUAŢIA SINTETICĂ

a rezultatelor autoevaluării

Elaborat:

Secretariatul structurii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică

Notă *) La nivelul entităţii publice, un standard de control intern/managerial se consideră că este:

–implementat (I), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;

–parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă între 41% şi 89% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând; de asemenea, un standard se consideră parţial implementat şi în cazul în care raportul coloana 4/coloana 2 = 100%;

–neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând.

Anexa 4.3

la instrucţiuni

Denumirea entităţii publice .............................

Nr. ................./data ..............................

RAPORT

asupra sistemului de control intern/managerial

la data de 31 decembrie 20...

În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, subsemnatul ......................... (numele şi prenumele), în calitate de ..................... (denumirea funcţiei de conducător al entităţii publice), declar că .......... (denumirea entităţii publice) dispune de un sistem de control intern/managerial ale cărui concepere şi aplicare ........................ (permit/permit parţial/nu permit) conducerii ................. (şi, după caz, consiliului de administraţie) să furnizeze o asigurare rezonabilă că fondurile publice gestionate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice au fost utilizate în condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficienţă şi economicitate.

Această declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă şi demnă de încredere asupra sistemului de control intern/managerial al entităţii, formulată în baza autoevaluării acestuia.

Sistemul de control intern/managerial ................ (cuprinde/cuprinde parţial/nu cuprinde) mecanisme de autocontrol, iar aplicarea măsurilor vizând creşterea eficacităţii acestuia ................ (are/nu are) la bază evaluarea riscurilor.

Precizez ca declaraţiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilităţii manageriale şi au drept temei datele, informaţiile şi constatările consemnate în documentaţia aferentă autoevaluării sistemului de control intern/managerial, deţinută în cadrul ................ (denumirea entităţii publice), precum şi în rapoartele de audit intern şi extern.

Prezentul raport s-a elaborat în conformitate cu Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat, cu modificările ulterioare.

Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că la data de 31 decembrie 20 ................ sistemul de control intern/managerial al ............. (denumirea entităţii publice) este ................... (conform/parţial conform/neconform) cu standardele cuprinse în Codul controlului intern/managerial.

Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise ordonatorului ......... (principal/secundar) de credite de către ordonatorii ........ (secundari şi/sau terţiari) de credite, direct subordonaţi, rezultă că:

–(nr. ) entităţi au sisteme conforme;

–(nr. ) entităţi au sisteme parţial conforme;

–(nr. ) entităţi au sisteme neconforme.

..........................

(funcţia)

(numele şi prenumele)

(semnătura şi ştampila)