Hotărâre nr. 19 din 20 octombrie 2010

În temeiul art. 76 din Legea nr. 47/1992 privind organizarea şi funcţionarea Curţii Constituţionale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,

Plenul Curţii Constituţionale adoptă prezenta hotărâre.

Articolul I

Regulamentul de organizare şi funcţionare a Curţii Constituţionale, aprobat prin Hotărârea Plenului Curţii Constituţionale nr. 2/2005, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 116 din 4 februarie 2005, se modifică şi se completează după cum urmează:

1.Articolul 33 se modifică şi va avea următorul cuprins:

Art. 33. – Serviciul grefă, registratură şi arhivă efectuează operaţiunile privind primirea, înregistrarea, distribuirea, expedierea şi arhivarea corespondenţei, îndosarierea actelor, păstrarea registrelor, precum şi alte lucrări cu caracter auxiliar, necesare bunei desfăşurări a activităţii Curţii Constituţionale.

2.După articolul 33 se introduc 14 noi articole, articolele 33^1 - 33^14, cu următorul cuprins:

Art. 33^1. – Serviciul grefă, registratură şi arhivă este compus din personalul auxiliar, în sensul dispoziţiilor Legii nr. 567/2004 privind statutul personalului auxiliar de specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi curieri.

Art. 33^2. – Personalul Serviciului grefă, registratură şi arhivă este condus de grefierul-şef şi este coordonat de prim-magistratul-asistent.

Art. 33^3. – Personalul Serviciului grefă, registratură şi arhivă are următoarele atribuţii:

1.Grefierul-şef:

a)coordonează, îndrumă şi controlează activitatea personalului din subordine, în conformitate cu atribuţiile din prezentul regulament şi cu fişa postului;

b)asigură organizarea şi desfăşurarea şedinţelor de judecată, luând măsuri pentru înregistrarea şi constituirea corespunzătoare a dosarelor aflate pe rolul Curţii, pentru întocmirea şi transmiterea citaţiilor;

c)verifică şi semnează lista dosarelor care urmează a fi dezbătute în şedinţa publică, respectiv a celor aflate în pronunţare;

d)asigură realizarea corespunzătoare a activităţilor de grefă, registratură şi arhivă, precum şi a celei de curierat şi de expediere a corespondenţei Curţii;

e)întocmeşte adresa de comunicare şi trimite actele adoptate de Curte spre publicare în Monitorul Oficial al României, Partea I;

f)restituie documentele înaintate Curţii Constituţionale din eroare;

g)propune Plenului Curţii aprobarea programului de lucru al serviciului cu publicul;

h)întocmeşte şi semnează referatele de necesitate, notele de fundamentare şi alte documente privind activitatea serviciului;

i)certifică realitatea facturilor de plată care privesc serviciul;

j)întocmeşte planificarea serviciului de permanenţă a personalului din subordine, cu avizul prim-magistratului-asistent, şi o supune spre aprobare preşedintelui Curţii;

k)reprezintă serviciul în faţa conducerii Curţii;

l)propune secretarului general, cu consultarea prim-magistratului-asistent, acordarea unor prime trimestriale şi anuale. Propune prim-magistratului-asistent calificativele pentru activitatea profesională desfăşurată de către personalul serviciului; activitatea profesională desfăşurată de către grefierul-şef este evaluată de către prim-magistratul-asistent, care propune secretarului general acordarea unor prime trimestriale şi anuale;

m)realizează nemijlocit lucrările stabilite de preşedintele Curţii Constituţionale şi de prim-magistratul-asistent;

n)execută şi alte atribuţii date de conducerea Curţii.

2.Grefierii-registratori:

a)primesc şi înregistrează scrisorile şi adresele oficiale, petiţiile şi actele de sesizare a Curţii, le triază pe categorii şi ţin evidenţa acestora la zi;

b)completează zilnic datele în registrele Curţii prevăzute la art. 33^6 lit. a)-c) şi e);

c)formează dosarele pentru sesizările nou-intrate şi le completează cu documentele sosite ulterior;

d)organizează păstrarea dosarelor şi a deciziilor pronunţate în arhiva curentă şi asigură consultarea lor de către părţi sau reprezentanţii acestora în incinta serviciului şi în timpul programului de lucru cu publicul;

e)asigură transferul dosarelor între arhivă şi cabinetele judecătorilor şi magistraţilor-asistenţi;

f)asigură distribuirea la cabinetele judecătorilor, la magistraţii-asistenţi şi la serviciile Curţii, prin intermediul curierului, a corespondenţei sosite pe adresa Curţii, precum şi a materialelor ce alcătuiesc dosarele aflate pe rol, după consultarea magistratului-asistent desemnat în dosar;

g)expediază prin poştă actele Curţii şi restituie dosarele transmise Curţii;

h)asigură multiplicarea actelor adoptate de Curte şi le comunică persoanelor sau autorităţilor prevăzute de lege;

i)execută şi alte atribuţii date de grefierul-şef.

3.Grefierii:

a)întocmesc conceptele de citare şi citaţiile şi le predau grefierului-registrator spre expediere către părţi;

b)ţin legătura, prin telefon, fax, telegrame sau e-mail, cu părţile, cu instanţele judecătoreşti sau cu alte autorităţi în vederea completării actelor procedurale, întocmind notele doveditoare ale corespondenţei;

c)realizează lucrările premergătoare şedinţelor de dezbateri publice şi de deliberare, asigurând, cu ajutorul personalului care asigură multiplicarea şi a curierului, după caz, multiplicarea/scanarea, respectiv distribuirea la cabinetele judecătorilor şi la magistraţii-asistenţi a actelor şi documentelor care alcătuiesc dosarele de judecată;

d)informează de îndată magistraţii-asistenţi despre orice acte sosite la dosarele aflate pe rol;

e)completează condica de şedinţă şi o aduc, împreună cu dosarele aflate pe rol, la şedinţele de judecată, la care asistă obligatoriu un grefier;

f)întocmesc lista dosarelor care urmează a fi dezbătute în şedinţa publică, pe care o afişează la avizier şi o predau curierului spre difuzare la cabinetele judecătorilor, la magistraţii-asistenţi în mod corespunzător, precum şi la magistraţii-asistenţi-şefi şi la prim-magistratul-asistent;

g)întocmesc lista cu dosarele rămase în pronunţare, pe care o predau spre difuzare la cabinetele judecătorilor, la magistraţii-asistenţi în mod corespunzător, precum şi la magistraţii-asistenţi-şefi şi la prim-magistratul-asistent;

h)completează datele în registrul de evidenţă a redactării actelor Curţii;

i)execută şi alte atribuţii date de grefierul-şef.

4.Grefierii-arhivari şi grefierii-documentarişti:

a)preiau anual documentele create sau intrate în Curte, precum şi dosarele jurisdicţionale soluţionate, în vederea arhivării acestora;

b)efectuează preluarea arhivistică a documentelor primite, selecţionarea, inventarierea şi depozitarea acestora conform prevederilor legale;

c)ţin evidenţa sigiliilor;

d)multiplică actele adoptate de Curte;

e)facilitează consultarea operativă a dosarelor şi a altor documente aflate în arhiva generală;

f)înregistrează în registrele prevăzute la art. 33^6 lit. g)-i) şi păstrează ordinele emise de preşedintele Curţii, hotărârile Plenului administrativ al Curţii, precum şi dispoziţiile secretarului general;

g)verifică tehnoredactarea actelor Curţii înaintate de magistraţii-asistenţi;

h)execută şi alte atribuţii date de grefierul-şef.

5.Curierii:

a)recepţionează corespondenţa sosită pe adresa Curţii Constituţionale;

b)realizează transmiterea, în mod corespunzător, a actelor primite în acest scop, în interiorul Curţii, cabinetelor judecătorilor, magistraţilor-asistenţi, personalului Secretariatului General, precum şi, când este cazul, altor autorităţi;

c)pregătesc, pentru poşta militară, citaţiile întocmite de grefieri pentru Ministerul Public şi, atunci când este cazul, duc personal citaţiile Ministerului Public ori altor autorităţi;

d)transmit la poştă citaţiile şi întreaga corespondenţă trecută pe borderou, predată de grefierii-registratori;

e)execută şi alte atribuţii date de grefierul-şef.

Art. 33^4. – Atribuţiile fiecărui angajat din structura Serviciului grefă, registratură şi arhivă sunt stabilite şi detaliate în fişa postului, întocmită de grefierul-şef cu respectarea cadrului stabilit prin prezentul regulament şi aprobată de prim-magistratul-asistent. Pentru grefierul-şef, fişa postului se întocmeşte de prim-magistratul-asistent.

Art. 33^5. – În cadrul Serviciului grefă, registratură şi arhivă se întocmesc şi se păstrează:

a)registrele Curţii prevăzute la art. 33^6;

b)borderouri pentru corespondenţa jurisdicţională şi administrativă, pentru expedieri prin poşta civilă şi militară;

c)evidenţa sigiliilor şi a registrelor pentru magistraţii-asistenţi;

d)evidenţa Arhivei Curţii.

Art. 33^6. – Registrele Curţii Constituţionale, întocmite şi păstrate de Serviciul grefă, registratură şi arhivă, sunt următoarele:

a)registrul de intrare-ieşire a corespondenţei cu caracter administrativ, în care se trec de către grefierii-registratori, în ordine cronologică, toate cererile şi celelalte acte care nu privesc activitatea jurisdicţională a Curţii, toate scrisorile, petiţiile şi adresele cu caracter administrativ;

b)registrul de intrare-ieşire a dosarelor, în care se trec de către grefierii-registratori, în ordine cronologică, toate actele de sesizare a Curţii;

c)registrul general de dosare, în care se trec de către grefierii-registratori, în ordinea intrării, toate actele de sesizare a Curţii, precum şi toată corespondenţa în legătură cu acestea; numărul de înregistrare din acest registru reprezintă numărul de dosar, la care se adaugă litera corespunzătoare încadrării sesizării în categoriile de atribuţii prevăzute la art. 146 din Constituţie; în dreptul fiecărui dosar astfel înregistrat se vor trece: data solicitării şi transmiterii punctelor de vedere de către autorităţi, orice cerere legată de dosar, data depunerii raportului, termenele de judecată, data redactării deciziei, hotărârii sau avizului, după caz, data transmiterii actelor Curţii la Regia Autonomă "Monitorul Oficial", instanţe, respectiv la diverse autorităţi publice, în cazurile prevăzute de lege;

d)condica şedinţelor de judecată, în care se înscriu de către grefier toate dosarele din fiecare şedinţă, în ordinea din lista dosarelor, numele judecătorilor şi al magistraţilor-asistenţi participanţi la şedinţă;

e)registrul de termene al arhivei, în care se înscriu dosarele pe termene de judecată;

f)registrul de evidenţă a redactării actelor Curţii, în care se trec în ordine şi separat, în funcţie de distincţia făcută la art. 11 alin. (1) din Legea nr. 47/1992, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, toate deciziile şi hotărârile pronunţate, precum şi avizele emise; data redactării se consideră data depunerii de către magistratul-asistent la mapa preşedintelui Curţii Constituţionale a deciziei, hotărârii sau avizului; se înregistrează, de asemenea, data transmiterii actului la Regia Autonomă "Monitorul Oficial", precum şi numărul şi data Monitorului Oficial al României în care se publică actul;

g)registrul hotărârilor Plenului administrativ al Curţii Constituţionale;

h)registrul de ordine emise de preşedintele Curţii Constituţionale;

i)registrul dispoziţiilor secretarului general;

j)registrul de corespondenţă secretă.

Art. 33^7. – La sfârşitul fiecărui an, după ultima operaţiune din fiecare registru, se va întocmi un proces-verbal de închidere, care va fi semnat de grefierul-şef şi de prim-magistratul-asistent, aplicându-se sigiliul. Dacă este cazul, înscrierile se vor face în aceleaşi registre, reîncepându-se cu o nouă numerotare.

Art. 33^8. – Evidenţa din registrul general de dosare se ţine, simultan, şi pe suport electronic.

Art. 33^9. – La propunerea prim-magistratului-asistent sau a secretarului general, preşedintele Curţii poate aproba şi ţinerea altor registre în afara celor prevăzute la art. 33^6, dacă sunt necesare activităţii Curţii.

Art. 33^10. – Modelul registrelor prevăzute la art. 33^6 se aprobă de Plenul Curţii.

Art. 33^11. – (1) Înregistrarea în registrele corespunzătoare, formarea dosarelor, multiplicarea şi distribuirea acestora către cabinetele membrilor Curţii şi magistraţii-asistenţi se fac imediat după repartizarea acestora de către preşedintele Curţii Constituţionale, care va fi datată. Persoana care multiplică actul de sesizare va face menţiune pe acesta despre data predării spre distribuire.

(2)Întocmirea conceptelor de citare şi emiterea procedurilor de chemare în faţa Curţii se fac imediat după fixarea termenului de judecată, pentru cauzele de natură urgentă, sau cel mai târziu a doua zi lucrătoare, în celelalte cauze. Persoana care întocmeşte procedurile va face menţiune, pe conceptul de citare, despre data predării acestora spre expediere.

(3)Expedierea corespondenţei se va realiza prin poştă, agent procedural sau curier, prin fax ori e-mail sau prin orice alt mijloc de comunicare ce poate fi identificat şi supravegheat şi care să asigure caracterul oficial al acesteia.

Art. 33^12. – (1) Corespondenţa care poartă menţiunea "confidenţial" sau "personal" se înregistrează numai cu această menţiune, fără a fi desfăcută, după care se predă destinatarului.

(2)Corespondenţa cu caracter secret de stat se prezintă nedesfăcută direct preşedintelui Curţii Constituţionale, fiind evidenţiată într-un registru special.

Art. 33^13. – (1) La formarea dosarelor Curţii, pe coperta acestora se vor menţiona: denumirea Curţii, numărul dosarului, autorii sesizării şi obiectul sesizării.

(2)Dosarul trebuie să aibă toate filele cusute şi numerotate; după soluţionarea definitivă se va proceda la şnuruire şi la aplicarea sigiliului, iar pe faţa interioară a ultimei coperţi grefierul-registrator va certifica numărul filelor, în cifre şi în litere.

(3)Scoaterea dosarelor din incinta Curţii este interzisă.

(4)Dosarele vor fi puse la dispoziţia părţilor sau a reprezentanţilor legali ai acestora pentru studiu numai în arhivă, după identificarea şi notarea în registrul general de dosare a numelui şi a prenumelui persoanelor care le solicită, verificându-se actele de identitate, procurile sau împuternicirile avocaţiale, precum şi integralitatea dosarului la restituire. Personalul arhivei supraveghează studiul dosarelor.

Art. 33^14. – (1) Serviciul grefă, registratură şi arhivă asigură eliberarea certificatelor întocmite de magistraţii-asistenţi şi a copiilor de pe actele din dosarele Curţii Constituţionale, precum şi restituirea înscrisurilor originale depuse la dosarele Curţii.

(2)Cererile pentru eliberarea certificatelor se primesc de către grefierul-şef, care le prezintă, împreună cu dosarul cauzei, prim-magistratului-asistent. Prim-magistratul-asistent redactează şi semnează, în baza rezoluţiei preşedintelui Curţii Constituţionale, certificatele solicitate. Copia certificatului se ataşează la dosarul Curţii.

(3)Cererile de restituire a înscrisurilor originale depuse la dosarele Curţii se încuviinţează de preşedintele Curţii Constituţionale, la propunerea prim-magistratului-asistent. Restituirea înscrisurilor originale se face pe baza unei cereri motivate, formulată de petiţionar, şi numai dacă actul poate fi păstrat în copie, fără ca prin aceasta să se producă o vătămare părţilor din proces. Copia de pe act se va verifica pentru conformitate de grefierul-şef, care va aplica ştampila Curţii pe fiecare filă. Cererea şi copia actului se vor păstra la dosarul cauzei.

3.Se abrogă secţiunea 1 "Registrele Curţii" din cadrul capitolului IV "Funcţionarea Curţii", precum şi orice alte dispoziţii contrare.

Articolul II

Prezenta hotărâre intră în vigoare la data de 1 ianuarie 2011.

Articolul III

Regulamentul de organizare şi funcţionare a Curţii Constituţionale, aprobat prin Hotărârea Plenului Curţii Constituţionale nr. 2/2005, cu modificările şi completările aduse prin prezenta hotărâre, se va republica în Monitorul Oficial al României, Partea I, dându-se articolelor o nouă numerotare.

Prezenta hotărâre a fost adoptată de Plenul Curţii Constituţionale, cu unanimitate de voturi, în şedinţa sa din 20 octombrie 2010.

PREŞEDINTELE CURŢII CONSTITUŢIONALE,

AUGUSTIN ZEGREAN

Contrasemnează:

Secretar general,

Ruxandra Săbăreanu

Bucureşti, 20 octombrie 2010.

Nr. 19.