Ordin nr. 604 din 3 septembrie 2008

În temeiul art. 7 alin. (4) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008,

ministrul internelor şi reformei administrative emite următorul ordin:

Capitolul IDispoziţii generale

Articolul 1

Obiectul prezentului ordin îl constituie stabilirea sistemului decizional şi de monitorizare a implementării proiectelor din cadrul Programului general "Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii", denumit în continuare Programul general.

Articolul 2

Termenii şi expresiile utilizate în prezentul ordin sunt definite potrivit art. 2 din Ordinul ministrului internelor şi reformei administrative nr. 398/2008 şi Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 168/2008 privind stabilirea cadrului general pentru planificarea strategică şi financiară, gestionarea, implementarea şi auditarea utilizării fondurilor acordate României prin Programul general "Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii".

Capitolul IIComitetul director pentru Programul general "Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii"

Articolul 3

Se constituie Comitetul director pentru Programul general "Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii", denumit în continuare Comitetul director, ca structură de tip decizional în procesul de implementare a Programului general.

Articolul 4

Comitetul director are următoarele atribuţii principale:

a)analizează stadiul şi impactul proiectelor din cadrul Programului general pe baza raportărilor semestriale elaborate de autoritatea responsabilă şi adoptă, după caz, propuneri de modificare a politicilor Ministerului Internelor şi Reformei Administrative în domeniu;

b)aprobă propunerile de redistribuire a fondurilor alocate ce nu depăşesc 10%, în eventualitatea identificării unor noi priorităţi de acţiune, pentru care nu este necesar acordul Comisiei Europene, conform legislaţiei comunitare;

c)aprobă propunerile de redistribuire a fondurilor alocate ce depăşesc 10%, în vederea obţinerii acordului Comisiei Europene, obligatoriu pentru revizuirea programelor anuale pentru sumele realocate ce depăşesc 10% din sumele alocate iniţial României;

d)aprobă forma finală a planurilor multianuale şi a planurilor anuale, în vederea transmiterii acestora către Comisia Europeană, precum şi a versiunilor revizuite ale acestora;

e)aprobă forma finală a rapoartelor intermediare şi finale, în vederea transmiterii acestora către Comisia Europeană.

Articolul 5

(1)Comitetul director este alcătuit din secretarul de stat, şef al Departamentului ordine şi siguranţă publică, secretarul de stat, şef al Departamentului Schengen, secretarul de stat pentru relaţia cu Parlamentul şi afaceri europene şi secretarul general din cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative.

(2)Secretarul de stat, şef al Departamentului ordine şi siguranţă publică, îndeplineşte funcţia de preşedinte al Comitetului director.

(3)Autoritatea responsabilă, autoritatea delegată şi autoritatea de certificare pot fi reprezentate la întrunirile Comitetului director, la solicitarea preşedintelui acestuia.

(4)Secretariatul Comitetului director este asigurat de Serviciul fonduri europene din cadrul Direcţiei generale afaceri europene şi relaţii internaţionale.

Articolul 6

Preşedintele Comitetului director are următoarele atribuţii funcţionale:

a)propune agenda şi stabileşte lista invitaţilor la reuniunile Comitetului director;

b)convoacă reuniunile Comitetului director şi conduce dezbaterile.

Articolul 7

(1)La reuniunile Comitetului director pot participa şi alţi reprezentanţi ai structurilor Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, la invitaţia preşedintelui Comitetului director.

(2)Preşedintele Comitetului director poate invita la reuniunile acestui organism şi reprezentanţi ai altor instituţii sau autorităţi publice.

Articolul 8

(1)Comitetul director deliberează în mod valabil dacă la reuniune participă trei pătrimi din numărul membrilor săi şi adoptă decizii cu votul majorităţii membrilor prezenţi. Prezenţa preşedintelui este obligatorie. În caz de paritate, votul preşedintelui este hotărâtor.

(2)În cazul în care nu este îndeplinită condiţia cu privire la cvorumul necesar pentru deliberare prevăzută la alin. (1), reuniunea se suspendă. Reuniunea se reia după un interval de o săptămână, cu aceeaşi agendă.

(3)Deciziile Comitetului director se iau pe bază de consens, definit în sensul prezentului ordin ca expresia acordului de voinţă al membrilor cu privire la problema supusă dezbaterii şi la decizia propusă, considerată cea mai bună pentru gestionarea corespunzătoare a asistenţei, pe baza unor argumente coerente şi pragmatice.

(4)În cazul în care nu se ajunge la consens, situaţia se prezintă ministrului internelor şi reformei administrative, care va decide.

(5)Membrii Comitetului director pot fi consultaţi şi în scris. În spiritul respectării principiului parteneriatului, consultările scrise se aplică doar în cazuri excepţionale, justificate corespunzător.

(6)În cazul consultării scrise, prin secretariatul Comitetului director, se transmite membrilor acestuia un punctaj cu problemele apărute, inclusiv motivele care necesită luarea unei decizii în regim de urgenţă şi soluţiile identificate.

(7)Dacă, în termen de 5 zile lucrătoare de la data transmiterii, secretariatul primeşte obiecţii scrise asupra documentelor transmise conform procedurii de consultare scrisă, acestea se transmit preşedintelui Comitetului director, care procedează la analizarea acestora cu membrii care au formulat obiecţii. Documentul rezultat va fi transmis tuturor membrilor Comitetului director, pentru consultare.

(8)În lipsa unui răspuns scris din partea membrilor trimis secretariatului în termen de 10 zile lucrătoare de la data retransmiterii, documentele se consideră adoptate. În cazul în care există obiecţii, acestea sunt examinate în cadrul unei reuniuni a Comitetului director.

(9)Secretariatul transmite membrilor Comitetului director varianta finală a documentelor adoptate, cu aplicarea termenelor prevăzute la alin. (7) şi (8).

Articolul 9

(1)Membrii Comitetului director au următoarele atribuţii:

a)participă la reuniunile Comitetului director şi la procesul de adoptare a deciziilor;

b)se informează reciproc şi dezbat aspectele relevante legate de implementarea Programului general;

c)urmăresc ducerea la îndeplinire a deciziilor Comitetului director.

(2)Membrii Comitetului director nu sunt remuneraţi pentru activitatea desfăşurată în cadrul acestuia.

Articolul 10

(1)Comitetul director se reuneşte, de regulă, semestrial sau ori de câte ori este necesar, la solicitarea preşedintelui.

(2)Convocarea reuniunilor Comitetului director se face, de regulă, în scris, invitaţiile fiind transmise prin poştă, curier, fax sau e-mail.

(3)Secretariatul propune spre aprobare preşedintelui agenda preliminară a următoarei reuniuni şi, ulterior, o trimite membrilor Comitetului director.

(4)Propunerile de completare/modificare a agendei preliminare se adresează preşedintelui în termen de două zile lucrătoare de la data primirii acesteia. Agenda finală se supune aprobării preşedintelui şi se transmite împreună cu documentele-suport membrilor şi invitaţilor cu cel puţin 5 zile lucrătoare înainte de data reuniunii.

(5)La începutul fiecărei reuniuni se adoptă agenda şi se discută stadiul realizării măsurilor stabilite la reuniunea precedentă.

(6)La sfârşitul fiecărei reuniuni se stabileşte data orientativă a următoarei reuniuni a Comitetului director.

(7)Reuniunile Comitetului director nu au caracter public.

(8)Deciziile adoptate în cadrul reuniunii Comitetului director sunt consemnate de către secretariat într-un proces-verbal. Acest document se transmite tuturor membrilor Comitetului director, precum şi responsabililor cu îndeplinirea deciziilor în termen de două zile lucrătoare de la data reuniunii.

(9)Observaţiile asupra procesului-verbal pot fi trimise secretariatului în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea acestuia. Observaţiile sunt consemnate de secretariat în anexa la procesul-verbal. Procesul-verbal şi anexele sunt transmise membrilor şi celorlalţi participanţi la reuniunea Comitetului director în termen de 10 de zile lucrătoare de la data reuniunii.

Articolul 11

(1)Secretariatul are următoarele atribuţii principale:

a)asigură pregătirea logistică şi transmiterea invitaţiilor de participare la reuniunea Comitetului director;

b)primeşte şi, după caz, întocmeşte şi integrează documentele-suport relevante pentru desfăşurarea reuniunilor Comitetului director şi asigură transmiterea acestora către membrii Comitetului director;

c)ţine evidenţa şi monitorizează modul de implementare a deciziilor Comitetului director, prezentând la fiecare reuniune a acestuia stadiul realizării lor;

d)primeşte şi asigură soluţionarea corespondenţei legate de activitatea Comitetului director;

e)asigură păstrarea şi arhivarea, în format electronic şi pe hârtie, a tuturor documentelor referitoare la reuniunile Comitetului director;

f)pune la dispoziţia membrilor grupurilor de lucru ale Comitetului director, stabilite conform art. 12, în vederea evaluării, documentele aferente aplicaţiilor depuse spre finanţare;

g)transmite lista finală a propunerilor de proiecte, aprobată de Comitetul director, către autoritatea delegată;

h)informează Autoritatea de Audit de pe lângă Curtea de Conturi asupra agendei de lucru şi deciziilor luate în cadrul reuniunilor Comitetului director.

(2)Orice solicitare de informaţii cu privire la activitatea Comitetului director se adresează secretariatului fie pe cale electronică, fie pe suport hârtie.

Articolul 12

(1)Prin decizie a Comitetului director se pot înfiinţa grupuri tehnice de lucru, pentru a asista Comitetul director în îndeplinirea atribuţiilor sale.

(2)Prin decizia prevăzută la alin. (1) se stabilesc structurile Ministerului Internelor şi Reformei Administrative care urmează să desemneze reprezentanţi în cadrul grupurilor tehnice de lucru, precum şi termenele de rezolvare a sarcinilor.

(3)Conducătorii structurilor Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, stabilite potrivit alin. (2), desemnează reprezentanţii în termen de două zile de la comunicarea deciziei de către secretariat.

(4)Grupurile tehnice de lucru se întrunesc ori de câte ori este necesar, la solicitarea secretariatului, în aplicarea deciziilor Comitetului director.

Articolul 13

(1)Persoanele care participă la procesul decizional, de monitorizare şi implementare a Programului general trebuie să semneze o declaraţie de imparţialitate şi confidenţialitate, conform modelelor prevăzute de legislaţia în vigoare.

(2)Declaraţiile semnate se depun la autoritatea responsabilă, care asigură păstrarea acestora pe termen de 5 ani.

(3)Declaraţiile de imparţialitate şi confidenţialitate se actualizează în fiecare an.

Capitolul IIIComisiile de evaluare a proiectelor din cadrul Programului general

Articolul 14

(1)În vederea derulării procesului de selecţie a proiectelor, autoritatea delegată constituie o comisie de evaluare a proiectelor, a cărei componenţă se aprobă de autoritatea responsabilă.

(2)Criteriile generale şi specifice de conformitate administrativă, eligibilitate, evaluare şi selecţie a proiectelor, utilizate de comisiile de evaluare, se stabilesc de autoritatea delegată, cu avizul autorităţii responsabile.

Articolul 15

În vederea evaluării aplicaţiilor depuse spre finanţare în cadrul Programului general, comisia de evaluare desfăşoară următoarele etape procedurale:

a)ia cunoştinţă de aplicaţiile primite din partea solicitanţilor, înregistrate de autoritatea contractantă;

b)realizează o verificare a îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanţi/candidaţi, prin raportare la solicitările autorităţii contractante;

c)realizează o evaluare tehnică şi financiară a aplicaţiilor;

d)întocmeşte un raport de atribuire, supus validării autorităţii delegate, cu avizul autorităţii responsabile.

Capitolul IVSituaţii de monopol legal

Articolul 16

(1)În cazul în care autoritatea delegată acţionează în calitate de executant cu atribuţii de monopol legal, specifice domeniului ordine şi siguranţă publică, aceasta poate beneficia de fondurile din cadrul Programului general, sub rezerva adoptării unei decizii de finanţare avizate de autoritatea responsabilă şi aprobate de secretarul de stat coordonator al autorităţii delegate.

(2)Decizia de finanţare reprezintă actul care se elaborează în cazul în care beneficiarul se găseşte în instituţia care gestionează asistenţa financiară nerambursabilă aferentă unei acţiuni în scopul atingerii priorităţilor strategice din Programul general.

Capitolul VComitetul de monitorizare a proiectelor din cadrul Programul general

Articolul 17

Comitetul de monitorizare instituit potrivit art. 3 din Ordinul ministrului internelor şi reformei administrative nr. 398/2008 şi Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 168/2008 privind stabilirea cadrului general pentru planificarea strategică şi financiară, gestionarea, implementarea şi auditarea utilizării fondurilor acordate României prin Programul general "Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii", stabileşte măsurile necesare pentru implementarea corespunzătoare a proiectelor din cadrul Programului general, după cum urmează:

a)analizează şi promovează spre aprobare în cadrul Comitetului director forma finală a planurilor multianuale şi a planurilor anuale, precum şi formele revizuite ale acestora;

b)analizează şi promovează spre aprobare în cadrul Comitetului director rapoartele intermediare şi finale, în vederea transmiterii acestora către Comisia Europeană;

c)în cazul necesităţii modificării politicilor Ministerului Internelor şi Reformei Administrative în domeniu, analizează şi promovează spre aprobare în cadrul Comitetului director rapoartele periodice ale autorităţii responsabile şi autorităţii delegate privind stadiul implementării proiectelor;

d)analizează riscurile asociate proiectelor aflate în derulare şi măsurile corective adoptate, stabilind, după caz, acţiuni suplimentare de intervenţie;

e)analizează şi promovează spre aprobare în cadrul Comitetului director redistribuirea fondurilor alocate ce nu depăşesc 10%, în eventualitatea identificării unor noi priorităţi de acţiune, pentru care nu este necesar acordul Comisiei Europene, conform cadrului comunitar aplicabil;

f)analizează şi promovează spre aprobare în cadrul Comitetului director redistribuirea fondurilor alocate ce depăşesc 10%, în vederea obţinerii acordului Comisiei Europene, obligatoriu pentru revizuirea programelor anuale pentru sumele realocate ce depăşesc 10% din sumele alocate iniţial României.

Capitolul VIFactori decizionali

Articolul 18

(1)La nivelul structurilor Ministerului Internelor şi Reformei Administrative implicate în gestionarea Programului general se stabilesc următoarele funcţii:

a)ofiţer responsabil de program, denumit în continuare ORP, şeful Direcţiei generale afaceri europene şi relaţii internaţionale;

b)ofiţer delegat pentru activitatea de contractare şi plată, denumit în continuare ODACP, şeful Oficiului Român pentru Imigrări, respectiv inspectorul general al poliţiei de frontieră;

c)ofiţer responsabil pentru activitatea de certificare, denumit în continuare ORAC, şeful Direcţiei generale financiare.

(2)ORP, ODACP şi ORAC îşi desemnează înlocuitorul legal la nivel de director general adjunct sau similar.

(3)ORP, ODACP şi ORAC îndeplinesc toate atribuţiile care le revin în calitate de conducători ai autorităţilor desemnate prin Ordinul ministrului internelor şi reformei administrative nr. 398/2008 şi al ministrului economiei şi finanţelor nr. 168/2008. (4) În îndeplinirea atribuţiilor funcţionale, ORP emite decizii.

(5)Deciziile ORP emise în aplicarea dispoziţiilor art. 4 din Decizia Comisiei nr. 2008/22/CE de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 573/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului de instituire a Fondului European pentru Refugiaţi pentru perioada 2008-2013 în cadrul programului general "Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii", în ceea ce priveşte sistemele de gestiune şi control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă şi financiară şi eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinanţate de fond, publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 7 din 10 ianuarie 2008, sunt obligatorii în toate aspectele care privesc gestionarea Programului general pentru structurile Ministerului Internelor şi Reformei Administrative care au responsabilităţi legate de implementarea Programului general, cu excepţia celor care au atribuţii de audit şi certificare.

(6)Dispoziţiile alin. (5) se aplică şi deciziilor ORP emise în aplicarea dispoziţiilor corespunzătoare din deciziile Comisiei de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 573/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului, a Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului şi a Deciziei nr. 575/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului.

Capitolul VIIPrevederi finale

Articolul 19

Autoritatea delegată are obligaţia să pună în aplicare toate măsurile necesare pentru asigurarea accesului la informaţii şi a transparenţei, în vederea garantării unei acoperiri mediatice cât mai largi, utilizând diferite forme şi metode de comunicare.

Articolul 20

Cheltuielile prilejuite de organizarea întrunirilor Comitetului director şi ale Comitetului de monitorizare se suportă din bugetul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative.

Articolul 21

Prezentul ordin intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Ministrul internelor

şi reformei administrative,

Cristian David

Bucureşti, 3 septembrie 2008.

Nr. 604.