Reglementări contabile

Reglementări contabile din 17 februarie 2015

privind contabilitatea în partidă simplă

Emitent: Ministerul Finanțelor Publice
Publicat în: Monitorul Oficial nr. 139 din 24 februarie 2015
Sursă oficială: legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocumentAfis/165938(filă nouă)

Istoricul versiunilor(3)

Textul actului

100%

Cuprins

Capitolul IAria de aplicabilitate

Prezentele reglementări se aplică de către:

1.persoanele fizice şi asocierile fără personalitate juridică, ale căror venituri sunt supuse impozitului pe venit în conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare (Codul fiscal), al căror venit net anual este determinat în sistem real, pe baza datelor din contabilitate, şi este obţinut din următoarele surse:

a)activităţi independente;

b)cedarea folosinţei bunurilor;

c)activităţi agricole, silvicultură şi piscicultură.

Persoanele care desfăşoară activităţi independente şi care au obligaţia ţinerii contabilităţii conform prezentelor reglementări sunt persoanele care obţin venituri din:

a.1 - activităţi economice (persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale şi întreprinderi familiale);

a.2 - profesii libere (medici, avocaţi, notari, auditori financiari, consultanţi fiscali, experţi contabili, arhitecţi şi alte profesii reglementate);

a.3 - drepturi de proprietate intelectuală (în condiţiile în care optează pentru determinarea venitului net în sistem real);

2.persoanele sau entităţile care, prin actul normativ de înfiinţare, prin legi speciale sau prin alte acte normative, au obligaţia ţinerii contabilităţii în partidă simplă, cu excepţia persoanelor juridice fără scop patrimonial.

Capitolul IIDispoziţii generale privind ţinerea contabilităţii în partidă simplă

1.În sensul prezentelor reglementări, contabilitatea în partidă simplă reprezintă ansamblul registrelor şi documentelor financiar-contabile, legal reglementate, care servesc la evidenţierea în contabilitate, în mod cronologic şi sistematic, a operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative.

2.Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă pot utiliza formularele financiar-contabile prevăzute în prezentele reglementări sau numai o parte din acestea, în funcţie de elementele specifice activităţii desfăşurate, astfel încât acestea să permită determinarea informaţiilor necesare pentru îndeplinirea obligaţiilor prevăzute de legislaţia în vigoare.

3.În funcţie de necesităţi, persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă pot utiliza şi alte formulare financiar-contabile prevăzute în Normele metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu completările ulterioare. În acest caz, elementele referitoare la conturi, debit, credit, semnături de aprobare, avizare, precum şi alte elemente similare, nu se completează.

4.Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă pot folosi şi alte formulare prevăzute în mod expres de acte normative care reglementează activităţi economice specifice (agricultură, exploatarea masei lemnoase, jocuri de noroc etc.).

5.Formularele financiar-contabile pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.

6.În condiţiile utilizării sistemelor informatice, trebuie să fie respectate criteriile minimale privind programele informatice utilizate în domeniul financiar-contabil, prevăzute de Normele metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare.

7.Factura se întocmeşte, se utilizează, se corectează, se reconstituie (în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii) şi se arhivează în conformitate cu prevederile Codului fiscal.

8.Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă au obligaţia să efectueze inventarierea la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an, precum şi la încetarea activităţii.

9.Inventarierea cuprinde toate elementele de natura activelor şi datoriilor care contribuie la desfăşurarea activităţii persoanei care conduce contabilitatea în partidă simplă şi se face cu respectarea prevederilor Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

10.În sensul prezentelor reglementări, elementele patrimoniale sunt bunurile şi drepturile care contribuie la desfăşurarea activităţii persoanei care conduce contabilitatea în partidă simplă. Acestea cuprind: imobilizări corporale (mijloace fixe), stocuri şi imobilizări necorporale, respectiv programe informatice, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similare.

11.Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă nu întocmesc situaţii financiare anuale.

Capitolul IIINorme generale privind contabilitatea în partidă simplă şi documentele financiar-contabile

1.Contabilitatea în partidă simplă se ţine în limba română şi în moneda naţională.

2.Orice operaţiune economico-financiară se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza evidenţierii în contabilitatea în partidă simplă, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

3.Documentele justificative care se evidenţiază în contabilitatea în partidă simplă angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit.

4.Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

–denumirea documentului;

–denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei care întocmeşte documentul;

–numărul documentului şi data întocmirii acestuia;

–codul de înregistrare fiscală (când este cazul);

–menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);

–conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;

–datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate;

–numele, prenumele şi semnătura persoanei care a întocmit documentul, după caz;

–alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

5.În documentele financiar-contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee, şi nici lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă.

6.Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul corect sau cifra corectă. Corectarea se face pe toate exemplarele documentului financiar-contabil şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul, menţionându-se şi data efectuării corecturii.

7.În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul întocmit greşit se anulează şi se păstrează sau rămâne în carnetul respectiv.

8.Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pastă de pix sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.

9.Pentru evidenţierea în contabilitatea în partidă simplă a operaţiunilor efectuate se utilizează următoarele registre contabile: Registrul-jurnal de încasări şi plăţi (cod 14-1-1/b) şi Registrul-inventar (cod 14-1-2/b), prevăzute la cap. V.

10.Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi astfel completate, încât să permită în orice moment identificarea şi controlul operaţiunilor economico-financiare efectuate.

11.Registrul-jurnal de încasări şi plăţi (cod 14-1-1/b) serveşte la înregistrarea cronologică a tuturor sumelor încasate şi plătite, atât în numerar, cât şi prin conturi bancare.

12.Sumele înregistrate în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi (cod 14-1-1/b) se totalizează lunar.

13.Registrul-inventar (cod 14-1-2/b) serveşte la înregistrarea elementelor de natura activelor şi datoriilor inventariate.

14.Modelele registrelor de contabilitate utilizate de persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă, precum şi normele de întocmire şi utilizare a acestora sunt prezentate la cap. V.

15.Registrele de contabilitate parafate şi înregistrate la organele fiscale teritoriale anterior intrării în vigoare a prezentelor reglementări pot fi utilizate până la epuizare, cu condiţia respectării conţinutului de informaţii şi a normelor de întocmire şi utilizare a acestora prevăzute la cap. V.

16.Elementele patrimoniale se evidenţiază în contabilitate la valoarea de intrare, respectiv la cost de achiziţie, de producţie sau la preţul pieţei, în baza documentelor justificative care atestă dobândirea acestora.

17.Evidenţa imobilizărilor corporale (mijloace fixe) se ţine cu ajutorul Fişei mijlocului fix (cod 14-2-2).

18.Operaţiunile efectuate în valută se evidenţiază în contabilitate în moneda naţională, utilizându-se cursul de schimb valutar de la data efectuării operaţiunii.

Prin curs de schimb de la data efectuării operaţiunii se înţelege cursul de schimb al pieţei valutare, comunicat de Banca Naţională a României, din ultima zi bancară anterioară operaţiunii, disponibil ca informaţie la momentul efectuării operaţiunii (încasare, plată, emitere de documente).

Sumele aferente operaţiunilor în valută se înregistrează în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi (cod 14-1-1/b) în lei, cu menţionarea în coloana de explicaţii a valorii în valută.

19.În condiţiile utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, în conformitate cu prevederile legale, documentul în baza căruia se înregistrează în contabilitate încasările zilnice este raportul fiscal de închidere zilnică, respectiv registrul special întocmit în condiţiile defectării aparatelor de marcat electronice fiscale.

20.În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente financiar-contabile, se vor lua măsuri de reconstituire a acestora, cu aplicarea prevederilor Ordinului ministrului economiei şi finanţelor nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare.

Capitolul IVArhivarea şi păstrarea documentelor financiar-contabile

1.Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă au obligaţia să păstreze în arhiva lor registrele de contabilitate şi documentele justificative care au stat la baza evidenţierii operaţiunilor economico-financiare în contabilitatea în partidă simplă.

2.Termenul de păstrare a Registrului-jurnal de încasări şi plăţi (cod 14-1-1/b) şi a Registrului-inventar (cod 14-1-2/b) este de 10 ani.

3.Documentele justificative utilizate de persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă se păstrează pe o perioadă de 5 ani, cu excepţia statelor de salarii care se păstrează 50 de ani.

4.Documentele justificative care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de utilizare mai mare decât perioada prevăzută la pct. 3 se păstrează pe perioada de utilizare a bunurilor.

5.Arhivarea documentelor financiar-contabile se face cu respectarea următoarelor reguli:

–documentele se grupează în dosare care se numerotează;

–gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui an la care se referă acestea;

–dosarele conţinând documente financiar-contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

6.Arhivarea electronică a documentelor financiar-contabile se face cu respectarea condiţiilor prevăzute de Normele metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare.

Capitolul VRegistrele şi documentele financiar-contabile utilizate în scopul conducerii contabilităţii în partidă simplă

Secţiunea 1Nomenclatorul registrelor şi formularelor financiar-contabile

┌────┬────────────────────────────────────────────────────────┬──────────────┐

│Nr. │ Denumirea formularului │ Cod │

│crt.│ │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────┤

│ │Registrul-jurnal de încasări şi plăţi │ 14-1-1/b │

│ │Registrul-inventar │ 14-1-2/b │

│ │Fişa mijlocului fix │ 14-2-2 │

│ │Factura**) │ │

│ │Aviz de însoţire a mărfii │ 14-3-6A │

│ │Listă de inventariere │ 14-3-12 │

│ │Chitanţă │ 14-4-1 │

│ │Chitanţă pentru operaţiuni în valută │ 14-4-1/a │

│ │Dispoziţia de plată/încasare către casierie │ 14-4-4 │

│ │Statul de salarii │ 14-5-1/k │

└────┴────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────┘

Secţiunea a 2-aModelele şi normele de întocmire şi utilizare a registrelor contabile

REGISTRUL-JURNAL DE ÎNCASĂRI ŞI PLĂŢI

(cod 14-1-1/b)

Registrul-jurnal de încasări şi plăţi este documentul contabil care serveşte la înregistrarea încasărilor şi plăţilor aferente activităţii persoanelor care conduc evidenţa contabilă pe baza regulilor contabilităţii în partidă simplă.

Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se întocmeşte într-un exemplar, înregistrarea operaţiunilor pe baza documentelor justificative făcându-se distinct, pe fiecare operaţiune de încasare/plată.

În Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se înregistrează atât operaţiunile în numerar, cât şi cele efectuate prin contul curent de la bancă, la valoarea prevăzută în documentele justificative, inclusiv taxa pe valoarea adăugată.

Încasările din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi cuprind:

–sumele încasate din desfăşurarea activităţii;

–aporturile în numerar şi prin conturi bancare aduse la începerea activităţii ori în cursul desfăşurării acesteia;

–sumele primite sub formă de credite bancare sau de alte împrumuturi;

–sumele primite ca despăgubiri;

–sumele primite sub formă de sponsorizări, mecenat sau donaţii;

–sumele primite reprezentând forme de sprijin cu destinaţie specială din fonduri nerambursabile (subvenţii);

–alte sume încasate (de exemplu: restituiri de impozite, taxe, penalităţi).

Plăţile din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi cuprind:

–plăţile efectuate în cadrul activităţii desfăşurate în scopul realizării de venituri;

–sumele reprezentând restituirea aporturilor în numerar şi prin conturi bancare;

–sumele reprezentând rambursarea de credite bancare sau de alte împrumuturi;

–alte plăţi efectuate (de exemplu: penalităţi, amenzi plătite ş.a.).

Sumele înregistrate în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se totalizează lunar.

În condiţiile conducerii evidenţei contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, fiecare operaţiune economico-financiară se va înregistra în ordine cronologică, în funcţie de data efectuării operaţiunii de încasare/plată.

Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se editează anual sau la cererea organului de control.

Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii acestuia.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al Registrului-jurnal de încasări şi plăţi este următorul:

–data efectuării operaţiunii de încasare/plată;

–denumirea şi numărul documentului justificativ care stă la baza înregistrării operaţiunii;

–explicaţii privind natura operaţiunii;

–suma încasată în numerar sau prin bancă, ce rezultă din fiecare document justificativ;

–suma plătită în numerar sau prin bancă, ce rezultă din fiecare document justificativ.

Nr. pagină ......

REGISTRUL-JURNAL DE ÎNCASĂRI ŞI PLĂŢI

┌────┬───────────┬────────────┬──────────┬─────────────────┬──────────────────┐

│Nr. │ Data │ Documentul │Explicaţii│ Încasări │ Plăţi │

│crt.│operaţiunii│(fel, număr)│ ├─────────┬───────┼─────────┬────────┤

│ │ de │ │ │ Numerar │ Bancă │ Numerar │ Bancă │

│ │ încasare/ │ │ │ │ │ │ │

│ │ plată │ │ │ │ │ │ │

├────┼───────────┼────────────┼──────────┼─────────┼───────┼─────────┼────────┤

│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │

└────┴───────────┴────────────┴──────────┴─────────┴───────┴─────────┴────────┘

14-1-1/b

REGISTRUL-INVENTAR

(cod 14-1-2/b)

Registrul-inventar serveşte ca document contabil de înregistrare a elementelor de natura activelor şi datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creanţele şi datoriile).

Registrul-inventar se întocmeşte de către persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă, într-un exemplar.

Registrul-inventar se completează la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar, precum şi cu ocazia încetării activităţii.

Registrul-inventar se completează prin înscrierea tuturor elementelor inventariate, element cu element, sau prin preluarea totalurilor din listele de inventariere a elementelor grupate după natura lor, potrivit opţiunii persoanei respective. În acest caz, listele de inventariere se anexează la Registrul-inventar.

În cazul încetării activităţii, Registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor inventariate faptic la acea dată.

În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică.

În coloana 2 se înscriu elementele inventariate, fie element cu element, fie denumirea grupei de elemente inventariate preluată din lista de inventariere.

În coloana 3 se înscrie valoarea de inventar reprezentată de:

–valoarea de intrare a elementelor patrimoniale inventariate, potrivit documentelor justificative, sau totalurile din listele de inventariere a elementelor patrimoniale grupate după natura lor;

–valoarea rămasă de încasat, respectiv de plată, rezultată în urma inventarierii creanţelor şi a datoriilor.

În condiţiile conducerii evidenţei contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, Registrul-inventar se editează anual sau la cererea organului de control.

Registrul-inventar se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

Nr. pagină .................

REGISTRUL-INVENTAR

la data de ...........

┌────┬──────────────────────────────────┬────────────────────┐

│Nr. │Denumirea elementelor inventariate│Valoarea de inventar│

│crt.│ │ │

├────┼──────────────────────────────────┼────────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │

├────┼──────────────────────────────────┼────────────────────┤

│ │ │ │

└────┴──────────────────────────────────┴────────────────────┘

Întocmit,

14-1-2/b