Norme metodologice din 25 septembrie 2013

Capitolul IDispoziții generale

Articolul 1

(1)Normele metodologice de punere în aplicare a prevederilor Convenției nr. 16 a Comisiei Internaționale de Stare Civilă referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, semnată la Viena la 8 septembrie 1976, denumite în continuare norme metodologice, sunt elaborate în scopul punerii în aplicare în mod unitar a prevederilor Convenției nr. 16 a Comisiei Internaționale de Stare Civilă referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, semnată la Viena la 8 septembrie 1976, denumită în continuare Convenția nr. 16, de către:

a)personalul cu atribuții în domeniul stării civile din cadrul serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor;

b)ofițerii de stare civilă din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu sunt constituite astfel de servicii;

c)personalul din cadrul Direcției pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date din Ministerul Afacerilor Interne.

(2)Prezentele norme metodologice stabilesc și măsurile ce trebuie întreprinse pentru a se asigura că:

a)extrasele multilingve ale actelor de stare civilă eliberate de serviciile publice comunitare de evidență a persoanelor, precum și de către ofițerii de stare civilă din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale îndeplinesc condițiile necesare pentru a putea fi recunoscute de către statele părți la Convenția nr. 16;

b)extrasele multilingve ale actelor de stare civilă eliberate de autoritățile competente ale statelor părți la Convenția nr. 16 sunt recunoscute de către autoritățile și instituțiile publice române ca având aceeași valoare juridică ca și certificatele/extrasele de stare civilă emise de statele părți la Convenția nr. 16.

Articolul 2

(1)Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă privind nașterea, căsătoria sau decesul, denumite în continuare extrase multilingve, eliberate de autoritățile române, sunt documente cu aceeași putere doveditoare ca și certificatele de stare civilă și se folosesc de către titulari și persoanele îndreptățite în fața autorităților străine din statele părți la Convenția nr. 16.

(2)Extrasele multilingve eliberate de autoritățile române pot fi folosite de către cetățenii români aflați în străinătate inclusiv în fața misiunilor diplomatice și oficiilor consulare ale României, cu excepția situației când necesitatea prezentării certificatului de stare civilă în original în fața acestor autorități este prevăzută în mod expres prin dispozițiile legale în vigoare.

(3)Forma și conținutul extraselor multilingve eliberate de autoritățile române sunt prevăzute în anexele nr. 1-3.

Articolul 3

(1)Ministerul Afacerilor Interne, prin Direcția pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date, denumită în continuare D.E.P.A.B.D., asigură tipărirea extraselor multilingve.

(2)Documentele prevăzute la alin. (1) se distribuie, la cerere, contra cost, serviciilor publice comunitare județene de evidență a persoanelor și Direcției Generale de Evidență a Persoanelor a Municipiului București.

(3)Instituțiile prevăzute la alin. (2) distribuie, la cerere, contra cost, extrase multilingve serviciilor publice comunitare locale de evidență a persoanelor, denumite în continuare S.P.C.L.E.P., precum și primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu sunt constituite astfel de servicii.

Articolul 4

Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă eliberate în condițiile Convenției nr. 16 de către autoritățile competente ale statelor părți la această convenție, altele decât România, sunt recunoscute de către autoritățile și instituțiile publice române fără traducere, legalizare sau altă formalitate echivalentă și se utilizează în aceleași condiții ca și certificatele de stare civilă.

Articolul 5

(1)Prelucrarea datelor cu caracter personal în exercitarea atribuțiilor de stare civilă referitoare la eliberarea extraselor multilingve se face cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare.

(2)Autoritățile și instituțiile care prelucrează date cu caracter personal în domeniul prezentelor norme metodologice au obligația de a asigura protejarea datelor cu caracter personal și a documentelor împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat și împotriva oricărei forme de prelucrare ilegală.

Capitolul IIEliberarea extraselor multilingve

Articolul 6

(1)Extrasele multilingve se eliberează în baza actelor de stare civilă aflate în arhiva proprie sau, după caz, pe baza registrelor întocmite de parohii, ca urmare a unei cereri adresate S.P.C.L.E.P. ori primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu sunt constituite astfel de servicii. Modelul cererii privind eliberarea extraselor multilingve este prevăzut în anexa nr. 4.

(2)Cererea privind eliberarea extrasului multilingv poate fi adresată S.P.C.L.E.P. ori, după caz, primăriei unității administrativ-teritoriale:

a)care are în păstrare actul de stare civilă; saub) de la locul de domiciliu/reședință al solicitantului.

Articolul 7

(1)Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă privind nașterea și/sau căsătoria se eliberează titularilor sau reprezentanților legali ai acestora, iar extrasele multilingve ale actelor de stare civilă privind decesul se eliberează membrilor familiei ori altor persoane îndreptățite. Extrasele multilingve se pot elibera și altor persoane împuternicite prin procură specială.

(2)Cetățenii români cu domiciliul în România se legitimează, în vederea eliberării extraselor multilingve, cu actul de identitate aflat în termen de valabilitate.

(3)Minorii în vârstă de peste 14 ani, deținători sau nu ai unui act de identitate, au dreptul să solicite și să primească extrase multilingve de naștere sau de căsătorie în nume propriu, asistați, după caz, de unul dintre părinți sau de tutore, care semnează cererea prevăzută la art. 6.

(4)Cetățenii statelor membre ale Uniunii Europene și ai Confederației Elvețiene ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în România se legitimează, în vederea eliberării extraselor multilingve, cu documente de identitate eliberate de statele ai căror cetățeni sunt sau cu pașaport, aflate în termen de valabilitate.

(5)Cetățenii români cu domiciliul în străinătate și străinii ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în România se legitimează, în vederea eliberării extraselor multilingve, cu pașaport valabil.

(6)Apatrizii ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în România se legitimează, în vederea eliberării extraselor multilingve, cu permis de ședere temporar sau pe termen lung ori, după caz, cu pașaport aflat în termen de valabilitate, emis în baza Convenției privind statutul apatrizilor, adoptată la New York la 28 septembrie 1954, la care România a aderat prin Legea nr. 362/2005.

Articolul 8

(1)Atât la primirea cererii prevăzute la art. 6 alin. (1), cât și la eliberarea extrasului multilingv, personalul cu atribuții pe linie de stare civilă din cadrul instituției care primește cererea, respectiv care eliberează extrasul multilingv, este obligat să verifice identitatea persoanei care l-a solicitat/căreia i se eliberează, pe baza documentelor prevăzute la art. 7. Pe cotorul extrasului multilingv de stare civilă se trec seria, numărul și tipul documentului prin care s-a făcut legitimarea solicitantului extrasului multilingv.

(2)În cazul în care cererea este depusă la primăria de la locul de domiciliu/reședință, personalul prevăzut la alin. (1) înaintează de îndată, dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare, cererea, în original, instituției care are în păstrare actul de stare civilă. În termen de 3 zile lucrătoare de la data primirii cererii, instituția care are în păstrare actul de stare civilă completează și expediază extrasul multilingv primăriei de la locul de domiciliu/reședință, în vederea înmânării acestuia solicitantului.

(3)În situația în care, la depunerea cererilor privind eliberarea extraselor multilingve, se stabilește că au intervenit modificări privitoare la numele și/sau prenumele titularului actului, cetățean român, cetățean al altui stat membru al Uniunii Europene sau al Confederației Elvețiene, străin sau apatrid al cărui act de stare civilă este înregistrat în România, acestea se soluționează după clarificarea neconcordanțelor, în baza documentelor justificative prezentate de către solicitant.

(4)Extrasul multilingv se eliberează solicitantului de către S.P.C.L.E.P. ori, după caz, de către ofițerii de stare civilă din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează aceste servicii, în termen de maximum 30 de zile de la data depunerii cererii.

(5)Transmiterea cererii înregistrate la primăria de la locul de domiciliu/reședință al solicitantului către instituția care are în păstrare actul de stare civilă, precum și transmiterea extrasului multilingv de stare civilă ce urmează a fi eliberat la primăria de la locul de domiciliu/reședință, în condițiile alin. (2), se realizează potrivit dispozițiilor Hotărârii Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea și protecția, pe teritoriul României, a corespondenței clasificate, cu modificările și completările ulterioare.

Articolul 9

(1)Înregistrarea cererilor privind eliberarea extraselor multilingve se face în Registrul de intrare-ieșire al corespondenței.

(2)Gestiunea extraselor multilingve se ține într-un registru al cărui model este prevăzut în anexa nr. 5.

Articolul 10

(1)La cerere, solicitanților li se eliberează concomitent mai multe extrase multilingve completate în baza aceluiași act de stare civilă.

(2)La rubrica "mențiuni" din cuprinsul actului de stare civilă se consemnează data și numărul extraselor multilingve eliberate.

Articolul 11

Abrogat.

18.04.2017Articolul 11 din Capitolul II a fost abrogat de Articolul V din HOTĂRÂREA nr. 223 din 12 aprilie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 268 din 18 aprilie 2017

Capitolul IIIModul de completare a extraselor multilingve

Articolul 12

(1)Extrasele multilingve se completează în limba română, cu majuscule, de tipar, ținând seama atât de datele care rezultă din cuprinsul actului din registrul de stare civilă, cât și de modificările intervenite potrivit mențiunilor înscrise ulterior întocmirii acestuia.

(2)Extrasele multilingve pot fi completate atât olograf, cu cerneală neagră, cât și în sistem informatic.

Articolul 13

La completarea extraselor multilingve se respectă următoarele reguli:

a)denumirea oricărei localități menționate într-un extras multilingv se completează astfel cum este înscrisă în cuprinsul actului din registrul de stare civilă și este urmată de denumirea statului unde este situată localitatea, atunci când acest stat este altul decât România;

b)în cazul în care o rubrică din actul de stare civilă nu este completată, rubrica corespunzătoare din extrasul multilingv se barează cu o linie orizontală, înainte de a fi semnat actul;

c)în cazul în care o rubrică din actul de stare civilă este completată, rubrica corespunzătoare din extrasul multilingv se completează cu mențiunile respective, iar spațiul rămas liber se barează cu o linie orizontală, înainte de a fi semnat actul;

d)rubrica "ALTE MENȚIUNI CU PRIVIRE LA ACT" din cuprinsul extraselor multilingve ale actelor de stare civilă privind nașterea și căsătoria, ce conține simboluri care să indice căsătoria, divorțul, anularea căsătoriei, decesul titularului actului de naștere, precum și decesul soțului sau al soției, se completează utilizându-se exclusiv următoarele simboluri: Mar = căsătorie, Div = divorț, A = anulare, D = deces, Dm = decesul soțului, Df = decesul soției, Nf2ι/Nιe = nnăscut/născutăκ CM = contract matrimonial, SC = separație de corp;

e)simbolurile Mar, Div, A, D, Dm și Df sunt urmate de data și locul producerii evenimentului; simbolul Mar este urmat, în plus, de numele și prenumele soțului/soției; simbolul Nf2ι/Nιe este urmat de numele de familie purtat la naștere și simbolul CM este urmat de regimul matrimonial ales;

f)extrasele multilingve conțin data eliberării lor, semnătura ofițerului de stare civilă, precum și sigiliul stării civile de la S.P.C.L.E.P., respectiv al primăriei unității administrativ-teritoriale care le-a eliberat;

g)în cuprinsul extrasului multilingv, datele sunt înscrise cu cifre arabe, indicând succesiv ziua, luna și anul; ziua și luna sunt indicate prin două cifre, iar anul prin 4 cifre; primele 9 zile ale lunii și primele 9 luni ale anului sunt indicate prin cifre de la 01 la 09;

h)pentru a indica sexul sunt utilizate exclusiv simbolurile M = masculin, respectiv F = feminin.

Articolul 14

La eliberarea extraselor multilingve, pe marginea actelor de stare civilă se înscrie mențiunea "eliberat extras nr. ......../............/(zz ll aaaa)" sau, după caz, "eliberat extrase de la nr. .....la nr. . ......../............/(zz ll aaaa)".

Capitolul IVProcurarea și transmiterea în străinătate a extraselor de pe actele de stare civilă

Articolul 15

D.E.P.A.B.D., prin Serviciul Central de Stare Civilă, întreprinde măsuri pentru procurarea extraselor multilingve de la instituțiile prevăzute la art. 6, la cererea următoarelor categorii de persoane fizice:

a)străini care s-au adresat misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare străine acreditate în România și ale căror acte și fapte de stare civilă s-au produs și s-au înregistrat în România;

b)cetățeni români cu domiciliul sau reședința în străinătate, care s-au adresat misiunilor diplomatice și oficiilor consulare ale României sau Ministerului Afacerilor Interne;

c)apatrizi care s-au adresat misiunilor diplomatice și oficiilor consulare ale României sau Ministerului Afacerilor Interne și ale căror acte și fapte de stare civilă s-au produs și s-au înregistrat în România.

Articolul 16

D.E.P.A.B.D., prin Serviciul Central de Stare Civilă, poate primi cereri de procurare a extraselor multilingve, pentru persoanele prevăzute la art. 15, prin intermediul:

a)misiunilor diplomatice și al oficiilor consulare străine acreditate în România, pentru cetățenii statelor pe care le reprezintă:

b)misiunilor diplomatice și al oficiilor consulare ale României, pentru cetățenii români cu domiciliul sau reședința în străinătate și pentru apatrizi;

c)Ministerului Afacerilor Interne, pentru cetățenii români cu domiciliul sau reședința în străinătate și apatrizii care s-au adresat direct acestei instituții.

Articolul 17

(1)Transmiterea de către D.E.P.A.B.D. a extraselor multilingve către solicitanți se face în una dintre următoarele modalități:

a)cu adresă scrisă, prin Ministerul Afacerilor Externe, dacă eliberarea extraselor multilingve a fost solicitată prin intermediul misiunilor diplomatice și oficiilor consulare ale României sau Ministerului Afacerilor Interne, de către cetățeni români cu domiciliul sau reședința în străinătate sau de către apatrizi;

b)cu notă verbală, dacă eliberarea extraselor multilingve a fost solicitată prin intermediul misiunilor diplomatice și oficiilor consulare străine acreditate în România, potrivit convențiilor la care țara noastră este parte, de către cetățeni străini ale căror acte și fapte de stare civilă s-au produs și s-au înregistrat în România.

(2)Dispozițiile art. 8 alin. (4) nu se aplică în cazul eliberării extraselor multilingve solicitanților prevăzuți la alin. (1).

Articolul 18

În cazul în care extrasele multilingve solicitate nu pot fi eliberate deoarece registrele de stare civilă lipsesc sau sunt distruse ori nu s-au indicat toate datele necesare identificării actului, aceasta se comunică misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare străine acreditate în România și Ministerului Afacerilor Externe, după caz, prin notă verbală/adresă.

Articolul 19

În cazul cererilor de procurare și transmitere în străinătate a extraselor multilingve, sunt desfășurate următoarele activități:

a)D.E.P.A.B.D., prin Serviciul Central de Stare Civilă, întreprinde demersurile necesare la primăria unității administrativ-teritoriale în păstrarea căreia se află actul de stare civilă, în vederea procurării extrasului multilingv completat în condițiile prevăzute la art. 12 și 13;

b)în cazul în care registrele de stare civilă au fost predate serviciilor județene ale Arhivelor Naționale/Serviciului Municipiului București al Arhivelor Naționale, primăria unității administrativ-teritoriale prevăzută la lit. a) solicită acestor instituții eliberarea extrasului de pe actul respectiv, completează extrasul multilingv și îl înaintează la Serviciul Central de Stare Civilă din cadrul D.E.P.A.B.D.;

c)în situația în care se constată lipsa registrului de stare civilă - exemplarul I sau a unor acte din cuprinsul acestuia, primăria unității administrativ-teritoriale prevăzută la lit. a) solicită extras de pe actul aflat în păstrarea structurilor de stare civilă din cadrul serviciului public comunitar județean de evidență a persoanelor, respectiv al Direcției de stare civilă din cadrul Direcției Generale de Evidență a Persoanelor a Municipiului București;

d)în cazul în care actul de stare civilă nu a fost identificat, D.E.P.A.B.D., prin Serviciul Central de Stare Civilă, solicită Direcției Generale de Pașapoarte din cadrul Ministerului Afacerilor Interne efectuarea de verificări în evidențele pe care le deține;

e)D.E.P.A.B.D., prin Serviciul Central de Stare Civilă, redactează nota verbală/adresa de transmitere a extrasului multilingv către misiunea diplomatică sau oficiul consular străin acreditat în România ori, după caz, către Ministerul Afacerilor Externe care a primit cererea de procurare a extraselor multilingve potrivit art. 15 și 16.

Capitolul VDispoziții tranzitorii și finale

Articolul 20

(1)Extrasul multilingv greșit completat sau deteriorat se retrage de către instituția care l-a eliberat și se anulează.

(2)Anularea extrasului multilingv se face prin bararea acestuia cu două linii, în diagonală, respectiv "X", și înscrierea, cu majuscule, a textului "ANULAT".

(3)De la data retragerii, extrasele multilingve greșit completate sau deteriorate sunt considerate nule.

(4)Extrasele multilingve anulate se distrug, prin ardere, de către personalul cu atribuții de stare civilă din cadrul serviciilor publice comunitare județene de evidență a persoanelor, cu ocazia controlului anual al activității de stare civilă, și se evidențiază în procesul-verbal de control. Numărul extraselor multilingve care urmează a fi distruse se menționează, pe categorii, în procesul-verbal de constatare întocmit cu ocazia controlului.

Articolul 21

(1)Elementele de siguranță ale extrasului multilingv se stabilesc prin ordin al ministrului afacerilor interne, care se emite în termen de 30 de zile de la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I, a hotărârii Guvernului de aprobare a prezentelor norme metodologice.

(2)Adăugarea unor rubrici sau simboluri în cuprinsul extraselor multilingve eliberate de instituțiile prevăzute la art. 6, altele decât cele cuprinse în modelele stabilite în anexele nr. 1-3, este supusă acordului prealabil al Adunării Generale a Comisiei Internaționale de Stare Civilă.

Articolul 22

Anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din prezentele norme metodologice.

Anexa nr. 1

la normele metodologice

!Imagine!Imagine!Imagine!ImagineAnexa nr. 2

la normele metodologice

!Imagine!Imagine!Imagine!ImagineAnexa nr. 3

la normele metodologice

!Imagine!Imagine!Imagine!ImagineAnexa nr. 4

la normele metodologice

–model -

Verificat identitatea solicitantului Înregistrat la nr. .....

Ofițer de stare civilă delegat, din .......... 20 ......

....................................

L.S.

Domnule primar,

Subsemnatul(a), ....., fiul/fiica lui ......... și al/a ......, domiciliat(ă) în ....../(comuna, orașul, municipiul)......, strada/satul ....... nr. ...., bloc ...., scară ...., etaj ...., apartament ...., județul/sectorul ...., titular(ă) al/a documentului de identitate .... seria .... nr. ....., eliberat(ă) de ......., vă rog să binevoiți a-mi elibera un extras multilingv al actului de ......... privind pe ............, sens în care fac următoarele precizări:

–titularul este născut la data de ....., în localitatea ......., județul ...........;

–titularul este căsătorit cu ....... la data de ......., în localitatea ....., județul .......;

–titularul ..... a decedat la data de ......, în localitatea ......, județul ......... .

Semnătură solicitant Semnătură părinte/reprezentant legal

...................... ....................................

Data .................

Eliberat extras multilingv de ........ seria .........nr. .......

Data...................... Am primit extrasul multilingv

Ofițer de stare civilă delegat,

............................... Semnătura ..................

Anexa nr. 5

la normele metodologice

EXTRASE MULTILINGVE DE ............ ELIBERATE

NOTE:

1.Se va constitui câte un registru pentru fiecare tip de extras multilingv.

2.Extrasele multilingve se vor înscrie în registru numai în ordinea numerică, de la cel mai mic la cel mai mare.