privind regimul actelor de studii și al documentelor școlare gestionate de unitățile de învățământ preuniversitar
(1)Prezentul regulament asigură cadrul legal privind gestionarea actelor de studii și a documentelor școlare care se eliberează în sistemul național de învățământ preuniversitar. Gestionarea implică: primirea, întocmirea, anularea, eliberarea, arhivarea și casarea actelor de studii și a documentelor școlare, după caz.
(2)Actele de studii din sistemul național de învățământ preuniversitar sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care atestă finalizarea de către titular a unui nivel de învățământ, cu sau fără examen de certificare/finalizare.
(3)În sistemul național de învățământ preuniversitar se emit următoarele acte de studii:
a)Certificat de echivalare a examenului de capacitate, pentru absolvenții învățământului de 8 ani, promoțiile de până în anul 1998 inclusiv, care doresc continuarea studiilor liceale - învățământ seral/frecvență redusă;
b)Diplomă de absolvire a învățământului gimnazial însoțită de foaia matricolă, parte a portofoliului educațional;
c)Certificat de competență lingvistică, document care atestă nivelul de cunoaștere a limbii române obținut în urma promovării examenului de competențe în limba română de către persoanele care au dobândit o formă de protecție internațională sau un drept de ședere în România, precum și pentru cetățenii statelor membre ale Uniunii Europene și ale Spațiului Economic European, respectiv ai Confederației Elvețiene și care nu cunosc limba română;
d)Certificat de calificare profesională nivel 3, însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
e)Certificat de calificare nivel 4, însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
f)Certificat de calificare profesională nivel 5, însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
g)Certificat de absolvire a ciclului inferior al liceului însoțit de foaia matricolă, parte a portofoliului educațional;
h)Diplomă de absolvire a 3 ani de liceu tehnologic însoțită de foaia matricolă, parte a portofoliului educațional - începând cu promoția de absolvenți 2028;
i)Diplomă de absolvire a liceului însoțită de foaia matricolă, parte a portofoliului educațional;
j)Diplomă de bacalaureat însoțită de foaia matricolă, parte a portofoliului educațional;
k)Diplomă de bacalaureat - secția bilingvă francofonă însoțită de foaia matricolă, parte a portofoliului educațional;
l)Certificatul de competență lingvistică de comunicare orală în limba română însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
m)Certificatul de competență lingvistică de comunicare orală în limba maternă însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
n)Certificatul de competență lingvistică într-o limbă de circulație internațională însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
o)Certificatul de competențe digitale însoțit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
p)Atestat de competențe profesionale;
q)Atestat de competențe lingvistice;
r)Atestat pentru predarea unei limbi străine în învățământul primar;
s)Certificat de revalorizare a competențelor profesionale;
t)Certificat de absolvire a învățământului obligatoriu de nivel primar în Programul „A doua șansă“.
(4)Actele de studii se eliberează în original sau duplicat.
(1)Documentele școlare sunt:
a)registrul matricol;
b)registrul de evidență a elevilor audienți;
c)catalogul clasei;
d)cataloagele pentru examenele de certificare/finalizare a studiilor;
e)cataloagele pentru examenele de corigențe și diferențe;
f)portofoliul educațional al elevului;
g)suplimentul descriptiv în format Europass;
h)foaia matricolă;
i)adeverința de studii/adeverința de absolvire;
j)adeverința care atestă finalizarea nivelului de învățământ/promovarea examenului de certificare/finalizare;
k)registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii;
l)registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii care atestă nivelul de cunoaștere a limbii române.
(2)Carnetul de elev reprezintă document de corespondență între unitatea de învățământ și familia elevului.
(3)Cardul național de elev, emis de unitatea de învățământ, reprezintă documentul din care rezultă calitatea de beneficiar al facilităților de transport, precum și al altor facilități oferite elevilor în conformitate cu legislația în vigoare.
(4)Absolvenților care au promovat clasele IX-XII/XIII cu medii generale de minimum 9,50, iar la examenul de bacalaureat au obținut media 10 li se eliberează diploma de merit, document al cărui format și conținut sunt stabilite și personalizate de fiecare unitate de învățământ.
(1)Conținutul și formatul actelor de studii sunt aprobate prin hotărâre a Guvernului, la propunerea Ministerului Educației, în conformitate cu prevederile art. 4 alin. (1) din Legea învățământului preuniversitar nr. 198/2023, cu modificările și completările ulterioare.
(2)În sistemul național de învățământ, actele de studii prevăzute la art. 1 alin. (2) se întocmesc numai în limba română, folosindu-se alfabetul latin, cu aplicarea semnelor diacritice.
(3)Actele de studii se tipăresc pe hârtie specială cu filigran continuu, sunt înseriate, numerotate și prevăzute cu elemente de siguranță.
(4)Formularele actelor de studii se broșează în carnete de câte 25 de bucăți.
(5)Începând cu anul școlar 2024-2025, actele de studii urmează să conțină ca element distinctiv un cod QR. Acesta conține un identificator unic care va permite identificarea și va confirma autenticitatea actului de studii, cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).
(6)Prin excepție de la alin. (5), actul de studii prevăzut la art. 1 alin. (3) lit. i) urmează să conțină ca element distinctiv codul QR începând cu anul școlar 2023-2024.
(7)Tipărirea actelor de studii prevăzute la art. 1 alin. (3) se efectuează de către Compania Națională „Imprimeria Națională“ - S.A., în baza unui protocol încheiat cu Ministerul Educației.
(1)Documentele școlare sunt tipărite numai pe hârtie de calitate, cu respectarea în mod obligatoriu a modelului și conținutului aprobate și afișate pe site-ul Ministerului Educației.
(2)În sistemul național de învățământ preuniversitar, documentele școlare prevăzute la art. 2 alin. (1) se întocmesc numai în limba română, folosindu-se alfabetul latin, cu aplicarea semnelor diacritice. Celelalte înscrisuri școlare pot fi redactate și în limba de predare. La solicitarea elevilor majori sau a reprezentanților legali, în cazul elevilor minori, documentele școlare pot fi emise și în limbi de circulație internațională și în limba de predare.
(1)Începând cu anul școlar 2023-2024, pentru actul de studii prevăzut la art. 1 alin. (3) lit. i), completarea actului de studii se face prin tipărire personalizată de către Compania Națională „Imprimeria Națională“ - S.A.
(2)Începând cu anul școlar 2024-2025, pentru actele de studii prevăzute la art. 1 alin. (3), completarea actelor de studii se face prin tipărire personalizată de către Compania Națională „Imprimeria Națională“ - S.A.
(3)Responsabilitatea tipăririi și a personalizării actelor de studii și a duplicatelor revine Companiei Naționale „Imprimeria Națională“ - S.A.
(4)Datele necesare pentru tipărirea și personalizarea actelor de studii sunt preluate din Sistemul Informatic Integrat al Învățământului din România (SIIIR), în care se regăsesc informațiile înscrise în registrele matricole și în cataloagele examenelor de certificare/finalizare a studiilor, după caz.
(5)Responsabilitatea completării, actualizării, verificării corectitudinii și exactității informațiilor din SIIIR revine comisiilor de gestionare a activităților derulate prin SIIIR din unitățile de învățământ, precum și comisiei județene/a municipiului București de management și monitorizare a activităților derulate prin SIIIR.
(1)În actele de studii, numele titularului, precum și toate prenumele se înscriu fără prescurtări, cu litere mari, de tipar, utilizând diacriticele. În toate actele de studii se înscriu cu majuscule toate inițialele prenumelui tatălui, doar prima literă din prenume. Inițialele prenumelui mamei se înscriu în cazul în care tatăl este necunoscut.
(2)Datele privind locul nașterii, precum și celelalte mențiuni se înscriu cu litere mari, de tipar. Înscrierea în actele de studii a locului nașterii se face conform nomenclatorului oficial aprobat și aflat în uz la data eliberării actului de naștere.
(3)Mediile obținute la examenul de certificare/finalizare a studiilor se înscriu cu cifre arabe, iar explicitarea acestora se înscrie după modelul: 7,89 (șapte 89%).
(4)Mențiunile despre an și zi se înscriu cu cifre arabe, iar luna se completează cu litere mari de tipar.
(5)În actele de studii nu se admit modificări privind datele cu caracter personal ale titularului. Nu se eliberează acte de studii cu nume sau prenume schimbate după eliberarea actelor de studii originale. În situația excepțională în care titularul unui act de studii își schimbă numele și/sau prenumele/CNP-ul pe cale administrativă sau pe cale judecătorească, dobândind astfel un alt certificat de naștere, în urma aprobării scrise a consiliului de administrație al unității de învățământ, i se eliberează un alt act de studii original. Pe actul de studii vor semna persoanele aflate în funcții la data completării și eliberării și se aplică sigiliul unității de învățământ.
(6)Actele de studii, cu excepția celor pe ale căror formulare nu se indică aceasta, poartă în mod obligatoriu, în spațiul rezervat, fotografia titularului, color, format 3 x 4 cm, fotografie care se aplică prin lipire. Pe fotografie se aplică timbrul sec.
(7)Actele de studii tipărite personalizat se semnează cu pastă, tuș sau cerneală neagră de către persoanele indicate pe tipizat și se aplică sigiliul unității de învățământ preuniversitar acreditate la care absolvenții au finalizat nivelul de învățământ/ au promovat nivelul de învățământ/examenul de certificare/ finalizare. Nu se admite aplicarea parafei în locul semnăturii originale.
(8)În situații excepționale, bine motivate, în care se constată imposibilitatea semnării actelor de studii de către președintele comisiei de examen de certificare/finalizare, acestea sunt semnate de către președintele comisiei județene de examen de certificare/finalizare. În aceste situații se aplică sigiliul unității de învățământ care a întocmit actele de studii.
(9)În toate cazurile, sigiliul trebuie să se aplice clar în spațiul delimitat în formular, fără a se acoperi semnăturile autorizate, iar textul trebuie să fie lizibil.
(10)Instrucțiunile de completare se tipăresc, parțial sau total, pe cotorul/matca formularelor actelor de studii.
(11)Atât actul de studii eliberat din matcă/cotor, cât și matca în cauză sunt completate identic și se păstrează în arhiva unității de învățământ, cu termen permanent.
(12)Unitățile de învățământ acreditate eliberează acte de studii pentru toți absolvenții care au finalizat nivelul de învățământ/au susținut și promovat examenul de certificare/ finalizare a studiilor, inclusiv pentru absolvenții unităților de învățământ autorizate să funcționeze provizoriu arondate acestora de inspectoratul școlar.
(13)Unitățile de învățământ preuniversitar acreditate, în baza situațiilor școlare transmise de către unitățile de învățământ preuniversitar autorizate să funcționeze provizoriu, au obligația să elibereze toate actele de studii la care absolvenții acestora au dreptul, conform prevederilor legale în vigoare.
(1)Absolvenții învățământului de stat și/sau particular autorizat/acreditat, în situația schimbării domiciliului într-o localitate din alt județ, menționată ca atare în cartea de identitate, pot susține, în baza unei aprobări speciale, examenul de certificare/finalizare a studiilor la o unitate similară de învățământ acreditată, cu sediul în județul de domiciliu, stabilită de inspectoratul școlar al județului respectiv. Aprobarea specială se acordă, în cazuri bine justificate, de către cele două inspectorate școlare, cu avizul celor două unități de învățământ implicate, în baza situației școlare transmise de către unitatea de învățământ absolvită.
(2)În afara acestei situații, înscrierea în alt județ este permisă numai cu aprobarea Comisiei Naționale de Bacalaureat, în urma unei cereri motivate și însoțite de documente doveditoare, transmise la direcția de specialitate din cadrul Ministerului Educației.
(3)Unitățile de învățământ la care absolvenții prevăzuți la alin. (1) și (2) au susținut și promovat examenul de certificare/finalizare eliberează actele de studii corespunzătoare la care aceștia au dreptul.
(4)Prevederile alin. (1)-(3) nu se aplică absolvenților învățământului de stat și/sau particular autorizat/acreditat, participanți la loturile naționale de pregătire pentru olimpiadele și concursurile internaționale sau la loturile lărgite ce se pregătesc pentru competițiile internaționale. În aceste cazuri, actele de studii vor fi eliberate de către unitățile de învățământ la care absolvenții au promovat ultimul an de studii, în baza extrasului din forma tipărită a catalogului electronic primit de la centrul de examen la care candidatul a susținut examenul de certificare/finalizare.
(1)Înainte de a fi eliberate absolvenților, actele de studii prevăzute cu spațiu rezervat pentru aplicarea timbrului sec vor fi prezentate la inspectoratul școlar, în vederea aplicării timbrului sec, însoțite de un borderou, în două exemplare, pentru fiecare categorie de acte de studii.
(2)Un exemplar din borderou rămâne la inspectoratul școlar, iar al doilea exemplar, vizat de inspectoratul școlar, se păstrează în arhiva unității de învățământ.
(3)Borderoul cuprinde următoarele rubrici: numărul curent, numele absolventului, inițialele prenumelui tatălui/mamei, prenumele absolventului, seria și numărul formularului, anul absolvirii, mențiuni.
(4)Pe borderouri se face mențiunea: „S-a aplicat timbrul sec pe un număr de .... (urmează denumirea actului de studii)“, după care urmează data, numele, prenumele și semnătura persoanei împuternicite pentru aplicarea timbrului sec.
(1)Unitățile de învățământ preuniversitar acreditate gestionează actele de studii menționate la art. 1 alin. (3), conform nivelului de învățământ/profilului/specializării/domeniului/calificării profesionale pentru care sunt acreditate.
(2)Unitățile de învățământ preuniversitar acreditate nu gestionează acte de studii pentru specializările/calificările profesionale autorizate să funcționeze provizoriu.
(3)Unitățile de învățământ preuniversitar care au autorizație de funcționare provizorie nu gestionează acte de studii.
(4)Responsabilitatea gestionării actelor de studii revine directorului și secretarului-șef/secretarului unității de învățământ acreditate.
(1)Actele de studii se eliberează, de regulă, titularilor, care semnează pe actul de studii și pe matcă (cotor).
(2)În situații excepționale - persoane grav bolnave, netransportabile, absente din țară - actele de studii se eliberează persoanelor împuternicite, pe bază de procură autentificată de notariat/consulat.
(3)În cazul elevilor cu vârsta sub 16 ani, actele de studii pot fi eliberate părinților/reprezentanților legali, fără a fi necesară procură.
(4)Împuternicitul semnează pentru primire, în clar, în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii și pe cotorul/matca actului de studii eliberat, dar nu și pe formularul original al actul de studii eliberat. În Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii, la rubrica „mențiuni“ se trec: numele, prenumele și calitatea împuternicitului, precum și datele de identitate ale acestuia.
(5)Actele de studii completate și neridicate din cauza decesului titularului pot fi eliberate soțului/soției, precum și unui membru al familiei - ascendent sau descendent de gradul I și II - titularului decedat, în baza unei cereri depuse la unitatea de învățământ. Cererea este însoțită de copia conformă cu originalul a certificatului de deces.
(1)Actele de studii se eliberează titularului/ împuternicitului pe baza prezentării cărții de identitate/procurii, în termen de maximum 90 de zile de la finalizarea nivelului de învățământ/promovarea examenului de certificare/finalizare, după caz.
(2)Actele de studii se eliberează titularilor cetățeni străini pe baza pașaportului. În cazul în care titularul nu se poate prezenta, actul de studii poate fi eliberat împuternicitului acestuia, pe baza unei procuri autentificate de notariat sau eliberate de ambasada țării respective în România ori de oficiul diplomatic/consular român din țara de reședință, cu respectarea prevederilor art. 10 alin. (4).
(1)Titularul/Împuternicitul este obligat să verifice corectitudinea datelor din tipizat și să semnaleze pe loc eventualele greșeli constatate.
(2)Actele de studii completate și neeliberate se păstrează în arhiva unității de învățământ emitente până la eliberare.
(3)Conducerea unității de învățământ are obligația de a lua măsuri pentru evitarea stocării nejustificate a actelor de studii.
Absolvenților, cetățeni români sau străini, li se eliberează actele de studii cu condiția să se achite de toate obligațiile financiare sau de altă natură către unitatea de învățământ respectivă.
(1)Eliberarea actelor de studii se consemnează în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii.
(2)Procura folosită de persoanele mandatate se păstrează în arhiva unității respective cu termen permanent.
(3)Pentru toate categoriile de acte de studii eliberate se ține o evidență corespunzătoare în registrele tipizate aflate în uz, consemnându-se: numărul de ordine dat de unitatea de învățământ, numărul de înregistrare al inspectoratului școlar, seria și numărul formularului, numele și prenumele titularului, prenumele tatălui/mamei, locul și data nașterii titularului, felul actului eliberat, anul școlar în care titularul a terminat studiile, data eliberării, numele și prenumele celui care a completat și eliberat actul, semnătura de primire și alte mențiuni.
(1)Necesarul de formulare pentru actele de studii se determină sub directa coordonare a directorului unității de învățământ, inclusiv pentru unitățile de învățământ autorizate să funcționeze provizoriu arondate unității de învățământ de către inspectoratul școlar.
(2)În baza necesarului furnizat de unitățile de învățământ, inspectoratele școlare centralizează comenzile și transmit Ministerului Educației cantitățile necesare ale formularelor de acte de studii pentru absolvenții fiecărei promoții.
(3)Ministerul Educației transmite către Compania Națională „Imprimeria Națională“ - S.A. necesarul de acte de studii centralizat.
(4)Ministerul Educației, prin compartimentul de specialitate, acordă anual serie și număr pentru toate tipurile de formulare ale actelor de studii și controlează sistematic respectarea riguroasă a gestionării acestora.
(1)Predarea/Preluarea de la Compania Națională „Imprimeria Națională“ - S.A. către inspectoratele școlare a formularelor actelor de studii comandate se face prin completarea unui proces-verbal care conține, în mod obligatoriu, seriile și numerele actelor de studii, în baza unei împuterniciri emise de inspectorul școlar general.
(2)Inspectorul școlar general desemnează, în afara delegatului împuternicit, o a doua persoană ca însoțitor.
(1)Inspectorii școlari generali sau inspectorii școlari generali adjuncți care răspund de actele de studii, împreună cu comisia de recepție a inspectoratului școlar, verifică la sosirea în instituție toate formularele pentru actele de studii procurate și le predau, pe bază de proces-verbal, persoanelor numite prin decizie a inspectorului școlar general pentru a răspunde de gestiunea actelor de studii.
(2)După verificarea efectuată de comisia de recepție a inspectoratului școlar, gestionarul înregistrează formularele în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii. În același registru se evidențiază și eliberarea formularelor către unitățile de învățământ.
(3)În cazul constatării unor nereguli, inspectoratul școlar îl informează, în termen de 24 de ore, pe furnizorul formularelor și ia măsurile corespunzătoare pentru soluționarea diferendelor.
(1)Inspectoratul școlar, prin gestionar, predă delegaților împuterniciți ai unităților de învățământ formularele actelor de studii, în concordanță cu necesarul de formulare pentru promoția anului respectiv, întocmindu-se un proces-verbal de predare-primire.
(2)Pe baza procesului-verbal de predare-primire se descarcă din gestiunea inspectoratului școlar în gestiunea unităților de învățământ, prin înregistrarea în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii, la rubrica „predare“, cu menționarea datei eliberării, a seriei și numărului/intervalului formularului/ formularelor, a denumirii unității de învățământ căreia i s-au predat formularul/formularele, a numelui, prenumelui, datelor din cartea de identitate și semnăturii directorului unității de învățământ care primește formularul/formularele.
(3)În situații excepționale, pentru formularele actelor de studii care nu conțin ca element distinctiv codul QR, pe baza unei aprobări, se pot transfera formulare de acte de studii de la un inspectorat școlar la alt inspectorat școlar. Aprobarea se acordă de către compartimentul de specialitate din cadrul Ministerului Educației, în urma unei cereri motivate însoțite de documente justificative. Transferul actelor de studii între unitățile de învățământ de pe raza unui inspectorat școlar se realizează doar cu aprobarea inspectoratului școlar respectiv.
La nivelul unității de învățământ, pe baza aceluiași proces-verbal de predare-primire, secretarul/secretarul-șef înregistrează toate formularele actelor de studii primite în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii.
(1)Păstrarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de studii completate și neridicate de titulari, a celor anulate, a registrelor de evidență, precum și a documentelor (împuterniciri speciale, delegații, procese-verbale pe baza cărora au fost primite/predate sau eliberate) se face în dulapuri metalice, în condiții de securitate deplină, cu termen de păstrare permanent.
(2)Directorii unităților de învățământ asigură baza materială necesară și răspund de organizarea și desfășurarea corespunzătoare a activității de întocmire și păstrare a documentelor școlare, precum și de eliberare a actelor de studii.
(1)La schimbarea directorului sau a persoanei împuternicite cu gestionarea actelor de studii dintr-o unitate de învățământ acreditată, toate aceste tipizate, inclusiv documentele de evidență, se predau cu proces-verbal noului director și persoanei numite pentru a îndeplini sarcinile prevăzute de prezentul regulament, menționându-se, în mod obligatoriu, denumirea actelor aflate în gestiune, seria și numărul lor, împreună cu procesele-verbale de predare-primire anterioare.
(2)Predarea-primirea se face prin redactarea unui proces-verbal, în două exemplare, în prezența unui reprezentant al inspectoratului școlar, desemnat de către inspectorul școlar general. Un exemplar al procesului-verbal se înaintează inspectoratului școlar.
(1)La sfârșitul fiecărui an școlar, dar nu mai târziu de 1 octombrie, directorul unității de învățământ verifică modul de gestionare a actelor de studii și stabilește stocul acestora. Toate aceste elemente sunt menționate într-un proces-verbal, a cărui copie este înaintată inspectoratului școlar.
(2)Actele de studii completate și neridicate, actele de studii eliberate și returnate din următoarele motive: completare greșită, cu ștersături sau adăugări, cu sigiliul aplicat necorespunzător, parțial distruse sau pronunțat deteriorate sau plastifiate se anulează, se păstrează și se arhivează la nivelul unității de învățământ, cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
(1)La intervale de timp de 10 ani, la nivelul inspectoratelor școlare se constituie, prin decizie a inspectorului școlar general, comisii care pot hotărî, pe bază de proces-verbal, casarea formularelor pentru actele de studii necompletate aflate în stoc. Din comisie fac parte:
a)președinte: inspectorul școlar general adjunct;
b)membru: inspectorul școlar sau altă persoană care răspunde de gestionarea formularelor actelor de studii la nivelul inspectoratului școlar;
c)membru: doi directori de unități de învățământ preuniversitar;
d)membru: consilierul juridic al inspectoratului școlar;
e)secretar: secretarul/secretarul-șef al unei unități de învățământ preuniversitar.
(2)Unitățile de învățământ prezintă la inspectoratele școlare actele de studii necompletate propuse pentru casare, pe bază de proces-verbal, în baza căruia se descarcă de gestiune.
(3)Procesele-verbale de casare se întocmesc în 3 exemplare și cuprind, în mod obligatoriu, următoarele date: tipul formularului actului de studii, seria și numărul fiecărui formular propus pentru casare, modul în care a fost casat, data întocmirii, semnăturile descifrabile ale membrilor comisiei.
(4)Procesul-verbal de casare se va publica în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a.
(5)Un exemplar al procesului-verbal de casare, însoțit de dovada publicării în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, se transmite compartimentului de specialitate din cadrul ministerului.
(1)Unitățile de învățământ preuniversitar acreditate/autorizate să funcționeze provizoriu gestionează documentele școlare prevăzute la art. 2 alin. (1).
(2)Necesarul de documente școlare se determină sub directa coordonare a directorului unității de învățământ, în raport cu cifra de școlarizare.
(3)Responsabilitatea gestionării documentelor școlare revine, după caz, directorului și secretarului-șef/secretarului unității de învățământ acreditate/autorizate să funcționeze provizoriu, dirigintelui/învățătorului/învățătoarei/institutorului/profesorului pentru învățământul primar sau titularului de disciplină, în condițiile prevăzute de prezentul regulament.
(4)După încheierea anului școlar, toate documentele școlare se păstrează și se arhivează la nivelul unității de învățământ acreditate/autorizate să funcționeze provizoriu, cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
(1)În cazul în care, pe parcursul frecventării nivelului de învățământ, elevul își schimbă numele sau prenumele/CNP-ul pe cale administrativă sau pe cale judecătorească, dobândind un alt certificat de naștere, această modificare se operează în documentele școlare la solicitarea scrisă a elevului sau a reprezentantului legal al acestuia, după caz, pe baza actelor doveditoare. Solicitarea, însoțită de actele doveditoare ale schimbării de nume sau prenume/CNP, în copie conformă cu originalul, se arhivează, cu termen de păstrare permanent. Documentele școlare eliberate ulterior schimbării identității se completează cu noua identitate.
(2)Completarea documentelor școlare se poate face electronic sau olograf, cu cerneală neagră sau albastră, fără spații libere.
(3)Eventualele modificări se fac cu tuș sau cu cerneală roșie, menționându-se actul în temeiul căruia au fost efectuate.
(4)Toate rubricile rămase libere se barează.
(5)Este interzis să se facă ștersături, răzuiri, acoperire cu pastă corectoare, prescurtări și/sau adăugări în documentele școlare.
(1)Registrul matricol, în format letric sau în format electronic, devine document școlar cu regim special, după completarea cu datele de identificare ale elevilor.
(2)În format letric, registrul matricol se tipărește în format A3, pe filiere (teoretică/vocațională/tehnologică). Instrucțiunile de completare se regăsesc tipărite pe copertă.
(3)Înscrierea elevilor în registrul matricol se face în conformitate cu datele din certificatul de naștere. În cazul persoanelor care au cetățenia unui stat terț al Uniunii Europene, înscrierea elevilor în registrul matricol se realizează în conformitate cu datele înscrise în pașaport și în alte înscrisuri oficiale care atestă starea civilă, emise de statul care a eliberat pașaportul. Dacă există neconcordanță între pașaport și înscrisurile oficiale, prevalează datele din pașaport.
(4)În cazurile excepționale prevăzute la art. 6 alin. (5) se procedează la consemnarea corespunzătoare în registrul matricol a noii identități.
(5)Atribuirea numărului matricol se face începând cu numărul 1, la începutul școlarizării, pe niveluri și forme de învățământ, pe baza documentelor de stare civilă, cu modificările ulterioare, la nivel de unitate de învățământ.
(6)Pentru elevii transferați în timpul anului școlar, numărul matricol se atribuie în continuarea seriei anului respectiv.
(7)În registrul matricol se consemnează mediile anuale încheiate la fiecare disciplină, din catalogul clasei, la care se adaugă mențiuni cu privire la eventualele examene de diferență.
(8)Anual, situația școlară este certificată de secretarul unității de învățământ și este confirmată, după verificare, de directorul acesteia.
(9)În mod obligatoriu, numărul matricol al fiecărui elev din catalog trebuie să corespundă cu cel din registrul matricol, număr care se păstrează pe toată durata școlarizării în respectiva unitate de învățământ.
(10)Pentru situațiile aprobate prin metodologii specifice de transfer de la un nivel de pregătire la altul, de la o formă de organizare la alta și de la o specializare la alta, în cadrul aceleiași filiere sau între filiere diferite, se menționează denumirea disciplinelor la care s-au susținut examene de diferență și notele obținute, fără modificarea mediilor generale ale anilor echivalați.
(11)Pentru elevii transferați în cadrul aceluiași nivel de învățământ, de la o/un filieră/profil/specializare la alta/altul, se specifică examenele de diferență și rezultatele obținute, menționându-se media anuală calculată la unitatea de învățământ de la care provin - fără recalcularea mediei generale.
(12)Pentru absolvenții învățământului profesional, ai școlilor de arte și meserii și/sau ai anului de completare, care își continuă studiile în învățământul liceal, în rubricile corespunzătoare anilor școlari absolviți se trece baza legală de continuare a studiilor, respectiv „se continuă studiile conform Hotărârii Guvernului nr. ..... sau Ordinului ministrului nr. ....“; în această situație, media finală a anilor de studii se calculează pentru anii școlari frecventați la învățământul liceal, ciclul superior, și nu se iau în calcul mediile anilor de studii din învățământul profesional și de la eventualele examene de diferențe.
(13)Pentru absolvenții care au promovat examenul de certificare/finalizare a studiilor, odată cu eliberarea actelor de studii se completează în caseta corespunzătoare și rezultatele examenului.
(14)Atât în registrul matricol, cât și în catalogul clasei se înscriu lizibil și în întregime toate disciplinele înscrise în planul-cadru aferent filierei/profilului/specializării/calificării corespunzătoare/ corespunzător fiecărei clase/fiecărui an de studii.
(15)Registrul matricol, după completarea procesului-verbal tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează cu termen de păstrare permanent.
(16)Scoaterea registrului matricol din unitatea de învățământ este interzisă.
(17)Registrul matricol electronic se tipărește, semnează, avizează și arhivează de către directorul unității de învățământ, la finalul anului școlar, cu respectarea prevederilor prezentului regulament.
(1)Registrul de evidență a elevilor audienți este similar registrului matricol și, după completare, devine document școlar cu regim special.
(2)Înscrierea în registrul de evidență a elevilor audienți se realizează în conformitate cu prevederile art. 26.
(3)Registrul de evidență a elevilor audienți, după completarea procesului-verbal tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează cu termen de păstrare permanent.
(1)Catalogul clasei, în format letric sau în format electronic, devine document școlar cu regim special, după completarea cu datele de identificare ale elevilor. Letric, catalogul clasei se tipărește în format A3. Instrucțiunile de completare se tipăresc pe copertă.
(2)Înscrierea elevilor în catalogul clasei se face în conformitate cu datele din certificatul de naștere și din registrul matricol, menționându-se în mod explicit numărul matricol, volumul și pagina. Aceste elemente de identificare sunt trecute la începutul anului școlar de către învățător/învățătoare, institutor, profesor pentru învățământul primar sau de către profesorul diriginte, pe baza datelor furnizate de secretariat. Eventualele completări se fac în baza documentelor existente la secretariatul unității de învățământ.
(3)Înscrierea disciplinelor în catalogul clasei se face lizibil și în întregime, în conformitate cu planul-cadru aferent filierei/profilului/specializării/calificării corespunzătoare/corespunzător clasei respective și în funcție de disciplinele opționale stabilite.
(4)Pentru evaluarea periodică, pentru înscrierea absențelor, precum și pentru încheierea mediilor anuale răspunde în mod direct titularul de disciplină. Este interzisă înscrierea datelor fără note. Învățătorul/Învățătoarea, institutorul, profesorul pentru învățământul primar sau profesorul diriginte răspunde de exactitatea calculului aritmetic al mediei generale anuale.
(5)La sfârșitul anului școlar se întocmește, pe ultima pagină a catalogului clasei, un proces-verbal privind verificarea mediilor și a mediilor generale, semnat de învățător/învățătoare, institutor, profesor pentru învățământul primar, profesorul diriginte și titularii de discipline și vizat de directorul unității de învățământ.
(6)Notele/Mediile înscrise greșit în catalogul letric se corectează prin tăiere cu o linie orizontală și se înlocuiesc cu notele corespunzătoare, cu cerneală roșie, se semnează de către titularul de disciplină și de director, după care se aplică sigiliul unității de învățământ.
(7)Scoaterea catalogului din unitatea de învățământ este interzisă.
(8)Catalogul în format letric, după completarea procesuluiverbal tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează cu termen de păstrare permanent.
(9)Catalogul electronic este un sistem informatic integrat care gestionează situația școlară a preșcolarilor și elevilor prin înregistrarea absențelor, notelor, mediilor, cu generare de rapoarte și statistici relevante la nivel de clasă, unitate de învățământ, județ și sistem național de învățământ preuniversitar, precum și alte date legate de parcursul educațional și procesele administrative aferente acestuia.
(10)Catalogul electronic asigură comunicarea dintre personalul didactic al unității de învățământ și părinții/reprezentanții legali ai beneficiarilor primari, cu respectarea Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.
(11)Catalogul electronic se dezvoltă și se utilizează în conformitate cu standardele tehnice și de securitate stabilite de către Ministerul Educației și aprobate prin ordin de ministru.
(12)Aprobarea, înființarea, organizarea, funcționarea, planul de migrare și interconectare, precum și calendarul operaționalizării catalogului electronic se stabilesc prin ordin al ministrului educației.
(13)Până la operaționalizarea catalogului electronic la nivelul întregului sistem de învățământ preuniversitar, acesta se tipărește, semnează, avizează și arhivează la finalul fiecărui an școlar, cu respectarea prevederilor prezentului regulament.
(1)Catalogul pentru examenul de certificare/ finalizare a studiilor devine document școlar cu regim special, după completare. Completarea sa se face cu respectarea rubricilor din formular, conform metodologiei specifice fiecărui tip de examen de certificare/finalizare.
(2)Eventualele corecturi se fac cu cerneală roșie, se confirmă prin semnătura președintelui și prin aplicarea ștampilei de examen, astfel încât să nu se acopere înscrisul din catalog.
(3)După întocmire, catalogul pentru examenul de certificare/finalizare a studiilor este verificat de toți membrii comisiei, care, după însușirea conținutului, semnează pe coperta formularului și în locurile prevăzute expres în formular.
(4)După completare, catalogul menționat la alin. (1) se arhivează cu termen de păstrare permanent.
(1)Prevederile art. 29 se aplică în mod corespunzător și în cazul cataloagelor pentru examenele de corigență și de diferențe.
(2)Pe cataloagele prevăzute la alin. (1) se aplică sigiliul unității de învățământ.
(1)Portofoliul educațional al elevului reprezintă cartea de identitate educațională a acestuia și cuprinde totalitatea diplomelor, certificatelor sau a altor înscrisuri obținute în urma evaluării competențelor dobândite de către acesta în contexte de învățare formale, nonformale și informale.
(2)Utilizarea lui debutează începând cu clasa pregătitoare și se eliberează tuturor elevilor care au absolvit anii școlari începând cu clasa a II-a.
Suplimentul descriptiv în format Europass se completează și se eliberează în baza unei metodologii aprobate prin ordin al ministrului educației.
(1)Foaia matricolă se eliberează obligatoriu absolvenților din sistemul național de învățământ preuniversitar care au absolvit/finalizat un nivel de învățământ, conform sistemului național de învățământ aprobat prin lege.
(2)Foaia matricolă se întocmește pe baza informațiilor din registrul matricol, prin copierea exactă a datelor.
(3)Unitățile de învățământ preuniversitar acreditate/ autorizate să funcționeze provizoriu eliberează foi matricole întocmite și semnate de conducerea acestora, pe care se aplică sigiliul unității de învățământ.
(4)Pentru absolvenții învățământului profesional, ai școlilor de arte și meserii și/sau ai anului de completare, care își continuă studiile în învățământul liceal, în rubricile corespunzătoare anilor școlari absolviți se trece baza legală de continuare a studiilor, respectiv „se continuă studiile conform Hotărârii Guvernului nr. .... sau Ordinului ministrului nr. ...“. În această situație, media finală a anilor de studii se calculează pentru anii școlari frecventați la învățământul liceal, ciclul superior, și nu se iau în calcul mediile anilor de studii din învățământul profesional și de la eventualele examene de diferențe.
(5)Foile matricole eliberate absolvenților învățământului liceal prevăzuți la alin. (4) vor conține, în mod obligatoriu, durata studiilor școlii absolvite anterior învățământului liceal și nivelul de calificare obținut.
(6)Foile matricole eliberate absolvenților care au studiat în străinătate sau la organizații furnizoare de educație care organizează și desfășoară, pe teritoriul României, activități de învățământ corespunzătoare unui sistem educațional din altă țară, înscrise în Registrul special al Agenției Române de Asigurare a Calității în Învățământul Preuniversitar (ARACIP), vor conține mențiunea „la calcularea mediei pentru clasele V-VIII/IX-XII/XIII se vor lua în considerare doar perioadele de studii absolvite la unități de învățământ din sistemul național de învățământ preuniversitar“.
(7)În situația pierderii, furtului sau distrugerii foii matricole eliberate, în urma unei cereri depuse de către titular/împuternicit, se eliberează o altă foaie matricolă.
(8)Foaia matricolă se eliberează la cerere, în format letric și/sau în format electronic.
(1)Adeverințele de studii și adeverințele de absolvire sunt documente școlare care se deosebesc de celelalte documente prin faptul că se eliberează solicitanților pe bază de cerere, cu specificarea destinației și a termenului de valabilitate de 90 de zile, și nu au caracter de regim special.
(2)Adeverințele de studii și adeverințele de absolvire se completează pe baza datelor din registrul matricol, se semnează de către directorul/directorul adjunct și de secretarulșef/secretarul unității de învățământ, aplicându-se sigiliul, și se înregistrează în registrul de intrare-ieșire al corespondenței din unitatea de învățământ. În registru trebuie să apară în clar numele și prenumele/denumirea solicitantului, data solicitării, numărul, data și persoana pe numele căreia se eliberează adeverința, numele în clar și semnătura persoanei care a completat și a eliberat documentul.
(3)Prin adeverința de studii se precizează faptul că titularul a finalizat unul sau mai multe/mulți semestre (dacă este cazul)/ani de studiu, că a urmat anumite discipline și se indică mediile obținute.
(4)Adeverința de studii se eliberează elevilor, părinților/reprezentanților legali, împuterniciților acestora sau la solicitarea scrisă a unor unități de învățământ ori a altor persoane juridice.
(5)Pentru orice alte solicitări, conducerea unității de învățământ va elibera o adeverință simplă.
(1)Până la eliberarea fiecărui act de studii prevăzut la art. 1 alin. (2), absolvenților din învățământul preuniversitar care au finalizat un nivel de învățământ/au promovat examenul de certificare/finalizare li se poate elibera, la cerere, adeverința care atestă finalizarea nivelului de învățământ/promovarea examenului de certificare/finalizare.
(2)Adeverințele care atestă finalizarea nivelului de învățământ/promovarea examenului de certificare/finalizare se înregistrează într-un registru de evidență special constituit cu această destinație la nivelul unității de învățământ.
(3)Adeverințele primesc număr de înregistrare corespunzător celui din registrul de evidență special.
(4)Adeverințele se întocmesc și completează de către secretarul unității de învățământ și se semnează de acesta și de directorul unității de învățământ la care absolvenții au finalizat nivelul de învățământ/au promovat examenul de certificare/ finalizare, aplicându-se și sigiliul unității de învățământ.
(5)Fiecărui absolvent i se eliberează o singură adeverință în original, în format letric.
(6)Adeverințele conțin următoarele informații, după cum urmează:
a)date din registrele matricole și din cataloagele examenului de certificare/finalizare;
b)denumirea și adresa unității de învățământ;
c)numele, toate inițialele prenumelui tatălui și toate prenumele titularului se înscriu fără prescurtări, cu litere mari, de tipar, utilizând diacriticele, precum și CNP-ul absolventului. Inițialele prenumelui mamei se înscriu în cazul în care tatăl este necunoscut;
d)mediile obținute la examenul de certificare/finalizare a studiilor se înscriu cu cifre arabe, iar explicitarea acestora se înscrie după modelul: 7,89 (șapte 89%).
(7)Adeverințele se completează cu datele din registrul matricol sau catalogul de examen de certificare/finalizare a studiilor, după caz.
(8)Până la eliberarea actelor de studii corespunzătoare finalizării nivelului de învățământ/promovării examenului de certificare/finalizare, înscrierea la un alt nivel de învățământ a absolvenților se face pe baza acestor adeverințe.
(9)Adeverința care atestă finalizarea nivelului de învățământ/promovarea examenului de certificare/finalizare poate fi eliberată și în format electronic, certificată printr-o semnătură electronică calificată de către Ministerul Educației. Standardele tehnice și de securitate privind completarea și eliberarea adeverinței în format electronic se stabilesc prin ordin al ministrului educației.
(10)Termenul de valabilitate a adeverinței este până la eliberarea actului de studiu corespunzător, dar nu mai mult de 12 luni de la data eliberării acesteia.
(1)Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii devine document școlar cu regim special, după completarea cu datele de identificare ale elevului, la nivelul unităților de învățământ care gestionează acte de studii.
(2)Înscrierea datelor se face în ordine cronologică, fără să se lase rânduri libere între o activitate și alta, chiar dacă este vorba de primire, predare sau transfer de acte de studii.
(3)În prima parte a Registrului unic de evidență a formularelor actelor de studii sunt înscrise denumirile formularele actelor de studii primite, predate sau transferate, după caz.
(4)Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii cuprinde și o a doua parte, care se referă la evidența nominală a eliberării actelor de studii titularilor sau împuterniciților acestora.
(5)Eventualele corecturi se fac numai cu cerneală roșie.
(6)Numerotarea actelor de studii eliberate se face începând cu numărul 1 și se continuă până la epuizarea lotului seriei respective; în procesul-verbal de la sfârșitul Registrului unic de evidență a formularelor actelor de studii se face mențiunea pozițiilor anulate, a stocului existent, certificând în clar numele și prenumele persoanelor care au efectuat operațiunile de întocmire și eliberare. Mențiunea se semnează de secretarul-șef/secretar și se avizează de director.
(7)Numerotarea seriei noi se face începând cu numărul 1, și nu în continuare.
(8)Pentru actul de studii eliberat pe bază de procură notarială/consulară, la rubrica „Mențiuni“ se trec datele de identitate ale împuternicitului și se semnează de către acesta.
(9)Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii, după completarea procesului-verbal tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează, cu termen de păstrare permanent.
(1)Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii care atestă nivelul de cunoaștere a limbii române se întocmește pentru certificatele de competențe lingvistice obținute în urma promovării examenului de competențe în limba română de către persoanele care au dobândit o formă de protecție internațională sau un drept de ședere în România, precum și de către cetățenii statelor membre ale Uniunii Europene și ale Spațiului Economic European și ai Confederației Elvețiene și care nu cunosc limba română.
(2)Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii care atestă nivelul de cunoaștere a limbii române devine document școlar cu regim special, după completarea cu datele de identificare ale absolvenților la nivelul unităților de învățământ care gestionează acte de studii.
(3)Prevederile art. 36 alin. (2)-(9) se aplică în mod corespunzător în cazul Registrului unic de evidență a formularelor actelor de studii care atestă nivelul de cunoaștere a limbii române.
(1)Prevederile art. 5 se aplică și pentru actele de studii ale absolvenților unităților de învățământ preuniversitar acreditate înființate în cadrul instituțiilor de învățământ superior acreditate.
(2)Instituțiile de învățământ superior în cadrul cărora funcționează unități de învățământ preuniversitar acreditate pentru nivel de învățământ/profil/specializare/domeniu/calificare profesională acreditat/acreditată gestionează actele de studii prevăzute la art. 1 alin. (2).
(3)Instituția de învățământ superior acreditată pentru unitatea de învățământ preuniversitar înființată în cadrul acesteia stabilește și transmite către Ministerul Educației necesarul de formulare de acte de studii pentru nivelul de învățământ/profilul/specializarea/domeniul/calificarea profesională pentru care a fost acreditată și informează inspectoratul școlar cu privire la numărul de formulare de acte de studii comandate.
(4)Formularele actelor de studii se ridică de la Compania Națională „Imprimeria Națională“ - S.A. de către delegații instituțiilor de învățământ superior, pe baza comenzilor avizate de către Ministerul Educației.
(5)Pe actele de studii eliberate absolvenților care au urmat un/o nivel de învățământ/profil/specializare/domeniu/calificare profesională acreditat/acreditată în unitatea de învățământ preuniversitar înființată în cadrul instituției de învățământ superior se aplică sigiliul și timbrul sec al instituției de învățământ superior.
(6)Actul de studii se eliberează titularului/împuternicitului pe baza prezentării cărții de identitate/procurii, în termen de maximum 90 de zile de la data promovării nivelului de învățământ/examenului de certificare/finalizare, după caz.
(7)Pentru unitatea de învățământ preuniversitar înființată în cadrul unei instituții de învățământ superior, documentele școlare prevăzute la art. 2 alin. (1) sunt gestionate de către instituția de învățământ superior.
(8)Costurile aferente tipăririi formularelor tipizate ale actelor de studii se suportă de către instituțiile de învățământ superior.
(9)Prevederile din prezentul regulament referitoare la gestionarea actelor de studii în original sau a duplicatelor, precum și a documentelor școlare se aplică în mod corespunzător de către instituțiile de învățământ superior acreditate în cadrul cărora sunt înființate unități de învățământ preuniversitar.
(1)În situația pierderii sau a furtului unui act de studii, titularul/împuternicitul depune la unitatea de învățământ care a emis actul de studii original o cerere de eliberare a unui duplicat.
(2)Cererea de eliberare a duplicatului este însoțită de următoarele documente, care se arhivează cu termen de păstrare permanent la unitatea de învățământ:
a)declarația notarială/consulară, dată de titularul actului, în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare, împrejurările în care actul de studii a fost pierdut, precum și alte precizări care să confirme dispariția actului de studii respectiv. Se va face în mod obligatoriu următoarea mențiune: „actul de studii original nu a fost lăsat gaj/garanție la o instituție de stat sau particulară, din țară sau din străinătate, și nu a fost înstrăinat cu bună știință altei persoane fizice sau juridice“;
b)dovada publicării pierderii sau furtului actului de studii în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a;
c)copie conformă cu originalul după certificatul de naștere/căsătorie;
d)două fotografii color, format 3 x 4 cm.
(3)În urma analizării cererii depuse, consiliul de administrație al unității de învățământ aprobă eliberarea duplicatului.
(4)Pentru actele de studii prevăzute cu cod QR, unitatea de învățământ sau, după caz, instituția de învățământ superior în care funcționează unitatea de învățământ care a eliberat actul de studii original solicită la Compania Națională „Imprimeria Națională“ - S.A. tipărirea unui nou formular de act de studii cu cod QR, cu avizul compartimentului de specialitate din cadrul Ministerului Educației.
(1)Pentru actele de studii care nu conțin cod QR, duplicatul se întocmește pe baza documentelor aflate în arhiva unității de învățământ care a emis actul de studii original, pe un formular identic cu cel original emis la data absolvirii, și se eliberează după procedura prevăzută la actele de studii originale.
(2)În cazul actului de studii care conține ca element distinctiv codul QR, duplicatul va fi tipărit și personalizat de către Compania Națională „Imprimeria Națională“ - S.A. în aceleași condiții ca actul original.
(3)În cazul în care nu se mai găsesc formulare identice cu cele originale la nicio unitate de învățământ de pe raza inspectoratului școlar, se aplică prevederile art. 18 alin. (3). Dacă la nivel național nu se găsesc formulare identice sau similare cu cele originale, destinate promoțiilor de elevi înmatriculați înaintea intrării în vigoare a Legii învățământului nr. 84/1995, republicată, cu modificările și completările ulterioare, se procedează la comandarea de la Compania Națională „Imprimeria Națională“ - S.A. a formularelor, conform modelelor elaborate în baza Legii învățământului nr. 84/1995, republicată, cu modificările și completările ulterioare, în urma avizării de către compartimentul de specialitate din cadrul Ministerului Educației.
(4)Duplicatele actelor de studii se completează în mod identic cu actul de studii original. În cazul în care pe actul de studii original nu sunt înscrise în clar numele persoanelor semnatare, se completează (SS) „indescifrabil“.
(5)Pe duplicat se menționează următoarele înscrisuri suplimentare, scrise cu tuș sau cu cerneală de culoare roșie, într-un spațiu corespunzător, după cum urmează:
a)pe fața actului de studii, în partea de sus: „DUPLICAT“;
b)pe versoul actului de studii: „Acest DUPLICAT este eliberat conform Aprobării ............ (denumirea unității de învățământ care a aprobat eliberarea duplicatului) nr.
din ...........................
Confirmăm autenticitatea înscrisurilor cuprinse în prezentul act de studii.“, text care se certifică prin semnătură atât de directorul, cât și de secretarul-șef/secretarul unității de învățământ aflați în funcții la data eliberării, aplicându-se și sigiliul unității de învățământ. Timbrul sec se aplică în locul marcat.
(6)Duplicatele poartă, în partea de sus, seria și numărul actului original eliberat.
(7)Pe duplicat se înregistrează numărul și data eliberării, număr care se completează cu cerneală roșie în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii.
(8)În Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii, la titular, se menționează, cu cerneală roșie, seria și numărul duplicatului, numărul din registrul de eliberare și data eliberării.
(9)Borderoul pentru aplicarea timbrului sec pe duplicate cuprinde următoarele rubrici: număr curent, numele, inițialele prenumelui tatălui/mamei, prenumele complet al absolventului, seria și numărul formularului, numărul dat de unitatea de învățământ, anul absolvirii, mențiuni - seria și numărul actului original - urmându-se aceeași procedură ca pentru actele de studii originale.
(10)În registrul matricol și pe matca/cotorul actului original, când actul s-a eliberat din carnet cu matcă/cotor, se consemnează seria și numărul duplicatului eliberat.
(1)Absolventul/Absolventa unei unități de învățământ a cărei arhivă se găsește la Arhivele Naționale sau la serviciile județene ale Arhivelor Naționale, care solicită un duplicat sau un document școlar, depune la inspectoratul școlar pe raza căruia a funcționat unitatea de învățământ o cerere de eliberare a duplicatului, respectiv a documentului școlar, însoțită de documentele doveditoare, eliberate de Arhivele Naționale/ serviciile județene ale Arhivelor Naționale.
(2)Pe baza analizei documentelor prezentate, inspectorul școlar general nominalizează o unitate de învățământ cu același nivel de pregătire, cu același domeniu de pregătire sau domenii de pregătire din același profil, în vederea eliberării duplicatului, respectiv a documentului școlar solicitat.
(3)Pe versoul duplicatului, precum și al documentului școlar eliberat în aceste condiții, unitatea de învățământ emitentă face următoarele mențiuni, cu cerneală roșie: „A fost eliberat conform Aprobării inspectoratului școlar județean/al municipiului București nr. ........ din data ......, pe baza documentelor eliberate de Arhivele Naționale/serviciile județene ale Arhivelor Naționale care dețin(e) arhiva fostei ....................... (denumirea fostei unități). Confirmăm autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii/document școlar.“, text care se certifică prin semnătură atât de directorul, cât și de secretarul-șef/secretarul unității de învățământ aflați în funcții la data eliberării, aplicându-se și sigiliul unității de învățământ. Timbrul sec se aplică pe actul de studii, în locul marcat.
(1)Termenul pentru eliberarea duplicatelor este, de regulă, 90 de zile de la aprobarea cererii.
(2)Duplicatul se eliberează titularului/împuternicitului conform prevederilor art. 10.
(3)În cazul pierderii, distrugerii, furtului sau al completării greșite a duplicatului din vina unității de învățământ emitente, se eliberează un alt duplicat, cu respectarea prevederilor art. 39.
(1)Situațiile școlare pot fi reconstituite, la cererea titularilor, numai dacă se face dovada, prin acte emise de organele de stat competente, că arhiva unității de învățământ care a eliberat actul de studii sau documentul școlar a fost distrusă sau pierdută.
(2)Cererile de reconstituire se depun de către titulari la inspectoratele școlare în raza cărora funcționează sau a funcționat unitatea de învățământ respectivă.
(3)La cererea de reconstituire a studiilor se anexează următoarele documente:
a)declarația notarială a titularului actului de studii/documentului școlar ce urmează a fi reconstituit, care cuprinde următoarele elemente:
(i)denumirea actului de studii/documentului școlar solicitat;
(ii)denumirea unității de învățământ care a eliberat actul de studii/documentul școlar;
(iii)ziua, luna, anul, sesiunea absolvirii;
(iv)numele și prenumele sub care a fost eliberat;
(v)împrejurările în care actul de studii/documentul școlar a fost pierdut sau distrus;
b)dovada pentru plata taxelor prevăzute de legislația în vigoare;
c)două fotografii color, format 3 x 4 cm, după caz;
d)dovada eliberată de serviciile județene/ale municipiului București ale/al Arhivelor Naționale sau de primăria comunei/orașului/municipiului, din care să rezulte că arhiva școlii în care s-au aflat documentele privind situația școlară cerută de solicitant a fost distrusă sau pierdută;
e)copie de pe cartea de muncă sau de pe alt act echivalent, dacă este cazul;
f)certificatul de naștere în copie conformă cu originalul;
g)orice alte dovezi.
(4)Dosarul întocmit pentru reconstituirea studiilor se înaintează spre aprobare inspectoratului școlar.
(1)În situația în care solicitantul nu poate face dovada deținerii unui act de studii/document școlar sau dacă se apreciază că dovezile din dosarul întocmit pentru reconstituirea studiilor nu sunt pe deplin concludente, inspectoratul școlar decide emiterea actului de studii în duplicat/documentului școlar.
(2)În cazul în care pentru eliberarea actului de studii/documentului școlar solicitat prin reconstituire este necesară susținerea unor examene, se menționează și notele obținute la aceste examene de verificare a cunoștințelor într-o foaie matricolă, anexă la actul de studii.
(1)Pe baza analizei dosarului prezentat, inspectorul școlar general nominalizează o unitate de învățământ cu același nivel de pregătire, cu același domeniu de pregătire sau domenii de pregătire din același profil, în vederea eliberării duplicatului/documentului școlar solicitat.
(2)Pe versoul duplicatului eliberat în aceste condiții, unitatea de învățământ emitentă va face, cu cerneală roșie, următoarele mențiuni: „A fost eliberat conform Aprobării inspectoratului școlar județean/al municipiului București nr. ........ din data ......, pe baza reconstituirii situației școlare de la .................. (denumirea fostei unități). Confirmăm autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii.“, text care se certifică prin semnătură atât de directorul, cât și de secretarul-șef/secretarul unității de învățământ aflați în funcții la data eliberării, aplicându-se și sigiliul unității de învățământ. Timbrul sec se aplică în locul marcat.
(1)Actele de studii eliberate completate greșit, cu ștersături sau adăugări, cu sigiliul aplicat necorespunzător, parțial distruse sau pronunțat deteriorate sau plastifiate se anulează cu aprobarea conducerii unității de învățământ, prin scrierea cu cerneală roșie, pe toată diagonala imprimatului, a cuvântului „ANULAT“, atât pe actul care urmează să fie anulat, cât și pe matcă/cotor.
(2)Mențiunea respectivă, scrisă cu cerneală roșie, se face și în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii.
(3)În cazurile prevăzute la alin. (1), conducerea unității de învățământ dispune completarea altor formulare corespunzătoare, astfel:
a)act original, în cazul în care unitatea de învățământ păstrează aceleași elemente de identificare: denumirea, sigiliul, numele și prenumele, precum și semnătura persoanelor indicate pe tipizat, timbrul sec;
b)duplicat, în cazul în care se constată imposibilitatea de a se completa un formular de act de studii în condițiile prevăzute la lit. a). În acest caz, cererea de eliberare a duplicatului este însoțită de copia de pe actul de identitate și două fotografii color, format 3 x 4 cm, după caz.
(4)În situațiile excepționale în care actele de studii sunt neeliberate, fiind completate parțial, cu/sau fără fotografie sau completate greșit, cu ștersături sau adăugări, cu sigiliul aplicat necorespunzător sau sunt parțial distruse sau pronunțat deteriorate, iar unitatea de învățământ nu păstrează aceleași elemente de identificare (denumirea, sigiliul, numele și prenumele, precum și semnătura persoanelor indicate pe tipizat, timbrul sec), cu aprobarea scrisă a consiliului de administrație a inspectoratului școlar, în baza documentelor justificative transmise de către unitatea de învățământ, se procedează după cum urmează:
a)pentru actele de studii necompletate în termenul legal sau completate parțial, cu/sau fără fotografie, se finalizează completarea acestora;
b)pentru actele de studii completate greșit, cu ștersături sau adăugări, cu sigiliul aplicat necorespunzător sau care sunt parțial distruse sau pronunțat deteriorate se completează alte acte de studii.
(5)În situația prevăzută la alin. (4), pe versoul formularului și pe cotor/matcă se scrie cu cerneală roșie, în partea de sus, nota: „Prezentul ....... (act de studii) a fost completat la data de ....., ca urmare a nerespectării termenului legal de completare“, text care se certifică prin semnătură atât de directorul, cât și de secretarul-șef/secretarul unității de învățământ aflați în funcții la data eliberării, aplicându-se și sigiliul unității de învățământ.
(1)În cazul în care directorul unei unități de învățământ constată dispariția unui formular de act de studii, acesta întreprinde cercetări, încheie proces-verbal cu privire la cele constatate, sesizează instituția ierarhic superioară și, ulterior, organele de urmărire penală.
(2)Formularele de acte de studii care fac obiectul alin. (1) sunt declarate „nule“ prin publicarea unui anunț de către unitatea de învățământ în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a.
(1)Publicarea în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, a unui anunț privind pierderea sau furtul unui act de studii, de către titularul actului de studii sau împuternicitul acestuia, are ca efect juridic anularea respectivului act de studii.
(2)Actele de studii pot fi anulate și în temeiul unei hotărâri judecătorești definitive. În acest caz se face mențiunea în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii, precizându-se numărul și data hotărârii, precum și instanța care a pronunțat hotărârea.
(1)Conducerea inspectoratului școlar are obligația de a verifica corectitudinea și exactitatea informațiilor din SIIIR.
(2)Costurile aferente tipăririi formularelor tipizate ale actelor de studii se suportă după cum urmează:
a)pentru unitățile de învățământ preuniversitar de stat, sumele se suportă de la bugetul de stat, prin bugetul Ministerului Educației;
b)pentru unitățile de învățământ preuniversitar particulare acreditate, sumele se suportă de acestea.
(1)În cazul în care unele unități de învățământ au fost reorganizate sau desființate, actele de studii neeliberate la absolvire, foile matricole sau suplimentele descriptive în format Europass, după caz, se completează și se eliberează după prevederile prezentului regulament, de către unitatea de învățământ desemnată de inspectoratul școlar să păstreze arhiva unității de învățământ reorganizate sau desființate.
(2)Actele de studii, foile matricole sau suplimentele descriptive prevăzute la alin. (1), eliberate în aceste condiții, poartă scrisă cu cerneală roșie și mențiunea: „A fost eliberat de ......, care deține arhiva fostei ........... (denumirea fostei unități)“, text care se certifică prin semnătură atât de directorul, cât și de secretarul-șef/secretarul unității de învățământ aflați în funcții la data eliberării, aplicându-se și sigiliul unității de învățământ.
(1)Pentru gestionarea neconformă a actelor de studii și a documentelor școlare, persoanele responsabile răspund disciplinar, patrimonial sau penal, în condițiile legii.
(2)Emiterea actelor de studii și a documentelor școlare în alte condiții decât cele prevăzute de prezentul regulament se pedepsește conform legii penale.
(1)Cererile pentru eliberări de acte de studii sau extrase din documentele școlare ori pentru confirmarea lor, primite direct din străinătate de către instituțiile/unitățile de învățământ, se soluționează de către acestea conform prevederilor prezentului regulament.
(2)Extrasele din programele și planurile de învățământ, adeverințele de orice fel, care se eliberează cetățenilor străini sau români, fac obiectul deciziei unității de învățământ pe care solicitanții au absolvit-o.
(1)Diplomele, certificatele și celelalte acte de studii emise de unitățile de învățământ preuniversitar din străinătate nu fac obiectul vizării de către inspectoratele școlare.
(2)Diplomele, certificatele și celelalte acte de studii obținute în străinătate, precum cele emise de către organizațiile furnizoare de educație care școlarizează pe teritoriul României în baza unui curriculum al altui stat sau acreditat internațional sunt valabile numai după echivalarea acestora, conform legii.
Inspectoratul școlar este obligat, printr-o comisie special constituită, să asigure controlul sistematic al activității de gestionare a actelor de studii și a documentelor școlare la nivelul unităților de învățământ.
Ministerul Educației organizează anual instruiri, precum și acțiuni de control privind modul în care sunt gestionate actele de studii și documentele școlare.
Forma oficială este cea publicată în Monitorul Oficial.
