Metodologie din 26 iulie 2017

Capitolul IDispoziții generale

Articolul 1

Metodologia are ca scop stabilirea cadrului general de organizare a procesului de valorificare a rezultatelor activităților operaționale desfășurate de către unitățile interesate.

Articolul 2

Prin valorificarea rezultatelor activităților operaționale se urmărește atingerea următoarelor obiective:

a)fructificarea experienței acumulate în domeniile de competență ale unităților Ministerului Afacerilor Interne, denumit în continuare M.A.I.;

b)facilitarea schimbului de informații, cunoștințe, idei, concepte, experiență acumulată, pentru pregătirea, îndeplinirea și îmbunătățirea activităților viitoare;

c)perpetuarea bunelor practici și evitarea repetării deciziilor eronate;

d)actualizarea manualelor și documentelor specifice managementului intern.

Articolul 3

(1)Valorificarea rezultatelor activităților operaționale se realizează prin intermediul lecțiilor învățate.

(2)Lecția învățată reprezintă cunoștințele sau informațiile însoțite de concluzii și recomandări rezultate/extrase din experiențe și/sau observații colectate pe timpul acțiunilor, misiunilor sau exercițiilor, denumite în continuare activități specifice, precum și din studii de specialitate, care au fost validate și care, prin punere în aplicare, conduc la îmbunătățirea performanțelor.

(3)Îmbunătățirea performanțelor vizează corectarea disfuncționalităților apărute în organizarea, planificarea, conducerea, execuția, resursele necesare desfășurării activităților specifice, inclusiv formarea profesională a personalului participant.

Articolul 4

(1)Sistemul de lecții învățate reprezintă ansamblul tuturor resurselor unităților interesate implicate în procesul de lecții învățate.

(2)Direcția generală management operațional, denumită în continuare D.G.M.O., coordonează și îndrumă metodologic unitățile interesate, pentru implementarea, desfășurarea și dezvoltarea sistemului de lecții învățate.

(3)Conducerea unităților interesate trebuie să prevadă atribuții în domeniul lecțiilor învățate, în fișa postului personalului încadrat în structurile de management operațional/prevenire sau din cadrul altor structuri, denumit în continuare personal de specialitate.

Articolul 5

(1)D.G.M.O. operaționalizează baza documentară centralizată, iar unitățile interesate constituie baza documentară proprie, în care sunt introduse lecțiile identificate și lecțiile învățate, pe nivel de competență.

(2)Fluxul informațional constituit pentru diseminarea rapidă a datelor și informațiilor se realizează între structuri, pe cale ierarhică.

Capitolul IIAtribuții și responsabilități

Articolul 6

(1)D.G.M.O. îndeplinește următoarele atribuții:

a)coordonează personalul de specialitate din cadrul unităților interesate, în realizarea activităților din domeniul lecțiilor învățate;

b)partajează informațiile din baza documentară centralizată, în format electronic, pentru a fi accesibile unităților interesate;

c)centralizează, procesează, analizează și furnizează datele și informațiile obținute de la unitățile interesate, diseminează lecțiile învățate;

d)participă la elaborarea proiectelor de ordine, instrucțiuni, regulamente, metodologii, planuri și alte reglementări interne, în domeniul lecțiilor învățate;

e)elaborează rapoarte privind lecțiile învățate, necesare procesului de planificare a acțiunilor, și colaborează cu unitățile interesate, pentru asigurarea fluxului de informații și date.

(2)Unitățile interesate îndeplinesc următoarele atribuții:

a)colectează observații, date și informații în domeniul lecțiilor învățate;

b)prezintă propuneri/recomandări cu variante de măsuri pentru soluționarea problemelor, inclusiv pentru stabilirea responsabilităților de rezolvare a acestora;

c)identifică și recomandă, prin personalul de specialitate, modalități de îmbunătățire a activității în domeniul lecțiilor învățate;

d)gestionează și actualizează baza documentară proprie;

e)organizează și efectuează activități în domeniul lecțiilor învățate, în vederea asigurării aplicării unitare a reglementărilor interne.

Articolul 7

(1)Personalul de specialitate din cadrul D.G.M.O. are următoarele responsabilități:

a)analizează, conform solicitărilor unităților interesate, cerințele de analiză de nivel integrat;

b)identifică și formulează propuneri/modalități concrete de îmbunătățire a procesului de lecții învățate/de perfecționare a sistemului de lecții învățate;

c)participă, independent sau în cadrul unor echipe de evaluare, la procesul de colectare a observațiilor, datelor și informațiilor;

d)evaluează rezultatele activităților specifice domeniului lecțiilor învățate;

e)întocmește, cu sprijinul personalului de specialitate din unitățile interesate, Buletinul informativ privind lecțiile învățate și îl diseminează, cu sprijinul structurilor de profil, cu respectarea normelor de protecție a informațiilor clasificate;

f)asigură transmiterea/primirea, dacă situația o impune, la/de la alte instituții din Sistemul național de apărare, ordine publică și securitate națională a documentelor cu caracter integrat, în domeniul lecțiilor învățate.

(2)Personalul de specialitate din cadrul unităților interesate are următoarele responsabilități:

a)centralizează, procesează, analizează, furnizează datele și informațiile obținute, prin colectare directă și/sau indirectă, și comunică lecțiile învățate unităților interesate, în scopul îmbunătățirii activității;

b)prezintă propuneri/recomandări cu variante de măsuri pentru soluționarea disfuncționalităților identificate;

c)formulează și diseminează lecțiile învățate, în domeniul de competență;

d)participă la elaborarea proiectelor de ordine, regulamente, instrucțiuni, metodologii, planuri și alte reglementări interne în domeniul lecțiilor învățate.

(3)Șeful/comandantul unității implicate poate stabili și alte responsabilități specifice personalului de specialitate, în funcție de domeniul de competență.

Capitolul IIIEtapele procesului de lecții învățate

Secţiunea 1Prezentarea etapelor

Articolul 8

(1)Procesul de lecții învățate constă în ansamblul de activități organizate și desfășurate, pe etape, în conformitate cu dispozițiile șefului/comandantului unității interesate.

(2)Etapele procesului de lecții învățate sunt:

a)etapa I - pregătirea pentru observarea și colectarea datelor și informațiilor;

b)etapa a II-a - observarea și colectarea datelor și informațiilor;

c)etapa a III-a - analiza datelor și informațiilor;

d)etapa a IV-a - avizarea notei de informare;

e)etapa a V-a - implementarea și monitorizarea lecțiilor identificate;

f)etapa a VI-a - validarea lecțiilor identificate;

g)etapa a VII-a - valorificarea și diseminarea lecțiilor învățate.

(3)Dinamica procesului de lecții învățate este prevăzută în anexa nr. 1.

Secţiunea a 2-aDescrierea etapelor§1. Etapa I

Articolul 9

Pregătirea pentru observarea și colectarea datelor și informațiilor specifice cuprinde următoarele activități:

a)planificarea activităților;

b)precizarea obiectivelor ce urmează a fi analizate și evaluate.

§2. Etapa a II-a

Articolul 10

(1)Observarea datelor și informațiilor se poate realiza în mod activ/direct și/sau pasiv/indirect.

(2)Observarea activă/directă a datelor și informațiilor, pe timpul desfășurării unei activități specifice, se efectuează prin stocarea informației colectate, într-un format structurat, și oferirea posibilității reaccesării ulterioare.

(3)Observarea pasivă/indirectă se realizează prin obținerea datelor și informațiilor din analiza rapoartelor după activitatea specifică sau a oricărui tip de document, considerat relevant pentru activitatea de lecții învățate.

(4)Activitatea de observare și colectare de date și informații este o obligație a întregului personal din cadrul unităților M.A.I. care participă la activitățile specifice.

Articolul 11

(1)Colectarea datelor și informațiilor se realizează prin completarea, cu datele și informațiile observate, a Formularului pentru consemnarea lecției identificate, observației, datei colectate, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 2.

(2)Formularul se completează de către personalul participant la activitate/personalul de specialitate și se avizează de către șeful unității interesate/activității/misiunii.

(3)Șeful/comandantul unității interesate, care monitorizează modul de desfășurare a activităților, stabilește și modul de clasificare/relevanță a lecțiilor identificate, respectiv nominalizează, acolo unde este cazul, alte unități interesate, astfel:

a)relevante pentru unitatea interesată care le-a identificat;

b)relevante pentru mai multe unități interesate;

c)nerelevante.

(4)Colectarea datelor și informațiilor se realizează în cadrul:

a)activităților specifice interne, interinstituționale sau externe;

b)analizelor unor evenimente și situații care au avut loc în trecut;

c)testărilor, evaluărilor și verificărilor;

d)activităților de cooperare internațională în domeniile de competență ale M.A.I.;

e)acțiunilor de intervenție desfășurate de către serviciile de urgență profesioniste.

(5)Indiferent de durata unei activități specifice, termenul de completare a formularului de colectare a datelor și informațiilor nu trebuie să depășească 15 zile lucrătoare de la data încheierii activității specifice.

(6)La activitățile la care participă mai multe unități interesate, formularul de colectare a datelor și informațiilor se completează de către fiecare dintre acestea, conform domeniului de competență.

§3. Etapa a III-a

Articolul 12

(1)Analiza datelor și informațiilor are rolul de a evidenția aspectele pozitive și negative referitoare la activități, precum și direcțiile de urmat în continuare.

(2)Activitatea de analiză cuprinde următoarele faze:

a)stabilirea obiectivelor pe baza cerințelor beneficiarului - obiectivele formulate trebuie să fie clare, demonstrabile și realizabile;

b)pregătirea analizei - se organizează activitățile și se colectează datele și informațiile specifice lecțiilor învățate, înainte de desfășurarea activităților;

c)efectuarea analizei - pe timpul desfășurării unei activități;

d)analizarea datelor după desfășurarea activității specifice - se elaborează concluzii pe baza cărora se fac recomandări;

e)redactarea notei de informare.

(3)Algoritmul cerințelor de analiză este prevăzut în anexa nr. 3.

(4)Beneficiarul lecției învățate este unitatea M.A.I., direct interesată de îmbunătățirea performanțelor.

Articolul 13

Nota de informare cuprinde:

a)denumirea și descrierea datelor și informațiilor analizate;

b)măsurile/sarcinile propuse pentru soluționare;

c)recomandări privind structura responsabilă pentru soluționare;

d)domeniile de aplicabilitate vizate, în care pot fi aduse îmbunătățiri și descrierea acestora pe scurt;

e)recomandări pentru ca lecția identificată să fie luată în considerare/validată;

f)impactul probabil asupra activităților dacă problema nu este soluționată.

§4. Etapa a IV-a

Articolul 14

(1)Personalul de specialitate prezintă nota de informare comandantului/șefului unității interesate, care dispune avizarea, în baza următoarelor cerințe:

a)aplicabilitatea corespunzătoare a cerințelor pentru unitățile interesate;

b)valoarea lecției care trebuie să corespundă cerințelor beneficiarului;

c)obiectivitatea, bazată pe constatări reale, studiu și investigare atentă;

d)claritatea lecției, care trebuie să ajute beneficiarul să înțeleagă conținutul acesteia fără a avea cunoștințe suplimentare referitoare la contextul, cadrul general care a condus la identificarea problemei respective;

e)activitatea, numărul de participanți, locul de desfășurare, generalități privind modul de desfășurare a activității specifice;

f)indicatori de interoperabilitate ținând cont de nivelul și apartenența forțelor participante;

g)recomandări și propuneri.

(2)Nota de informare avizată capătă valoarea de lecție identificată.

§5. Etapa a V-a

Articolul 15

(1)Implementarea și monitorizarea lecțiilor identificate se fac de către personalul de specialitate, care urmărește îndeplinirea măsurilor și recomandărilor.

(2)Măsurile și recomandările reprezintă ceea ce trebuie făcut pentru obținerea unui rezultat pozitiv sau pentru evitarea repetării unei greșeli.

(3)La implementarea și monitorizarea lecțiilor identificate sunt avute în vedere:

a)unitatea interesată care implementează și monitorizează lecția;

b)stadiul în care se află lecția identificată: în curs de implementare, avizată, validată, stabilire măsuri, învățată;

c)domeniul de activitate la care se referă lecția identificată;

d)nivelul de clasificare;

e)structura responsabilă.

§6. Etapa a VI-a

Articolul 16

(1)Validarea lecțiilor identificate urmărește confirmarea faptului că implementarea măsurilor și recomandărilor inițiale a dus la îmbunătățirea performanțelor.

(2)Pentru ca lecțiile identificate să devină lecții învățate, personalul de specialitate al unității interesate prezintă comandantului/șefului unității raportul de validare a lecției identificate, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 4.

(3)După aprobarea raportului de validare a lecției identificate, documentul are caracterul unei lecții învățate.

§7. Etapa a VII-a

Articolul 17

(1)Valorificarea lecțiilor învățate răspunde nevoilor de pregătire, planificare și organizare a activităților specifice și se realizează prin integrarea rezultatelor obținute în documente de lucru, manuale, regulamente, instrucțiuni, ordine sau publicații M.A.I.

(2)Lecțiile învățate pot fi implementate în norme interne doar la nivelul unităților interesate și rămân în bazele documentare, cu specificarea formei de valorificare a acestora.

(3)Lecțiile învățate care nu sunt introduse în norme interne se mențin în bazele documentare și, în funcție de situație, pot fi implementate pe timpul/după executarea activităților specifice.

(4)Lecțiile învățate se publică în Buletinul informativ al M.A.I. privind lecțiile învățate sau în alte publicații de specialitate și se diseminează structurilor M.A.I., în funcție de domeniul de competență al acestora.

Articolul 18

Diseminarea lecțiilor învățate are rolul de a facilita schimbul de informații, în scopul îmbunătățirii performanțelor activităților specifice, în cadrul domeniului de aplicabilitate, și se realizează de către personalul de specialitate din cadrul D.G.M.O.

Capitolul IVDispoziții finale

Articolul 19

(1)Lecțiile identificate se introduc în baza documentară proprie constituită la nivelul unității interesate, iar lecțiile învățate se raportează la D.G.M.O. pentru implementarea în baza documentară centralizată.

(2)În situația în care lecția identificată depășește autoritatea sau competența unității interesate care a identificat-o, se înaintează D.G.M.O. sau structurii care are autoritatea și resursele necesare pentru soluționare.

(3)Domeniile și subdomeniile specifice unităților interesate se pot completa în funcție de specificul fiecărei structuri, potrivit listei prevăzute în anexa nr. 5, și pot fi actualizate ori de câte ori situația impune.

Articolul 20

(1)Personalul de specialitate realizează, centralizează și actualizează permanent baza documentară cu lecții învățate.

(2)Bazele documentare constituite la nivelul unităților interesate se conectează la baza documentară centralizată.

Articolul 21

Anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din prezenta metodologie.

Anexa nr. 1

la metodologie

Dinamica procesului lecțiilor învățate!ImagineAnexa nr. 2

la metodologie

Avizat

Șeful unității/activității/misiunii

Gradul militar/profesional

..........................................

Numele și prenumele

Formular pentru consemnarea lecției identificate, observației, datei colectate1. Date generale

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│STRUCTURA INIȚIATOARE: │

├─────────────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┤

│Domeniu │Data constatării: │

├─────────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤

│Subdomeniu │Actualizat: │

├─────────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤

│Evenimentul: se consemnează denumirea │ │

│activității/misiunii/exercițiului │Clasificare: │

└─────────────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┘

2.Titlu - denumirea lecției identificate, a observației sau a problemei

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

3.Constatare

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

4.Detaliere

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

5.Concluzie

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

6.Recomandare de implementare

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

7.Structura principal responsabilă

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

8.Termen de îndeplinire

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

9.Comentariu

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

10.Persoană de contact

┌───────────────────┬────────────────┬─────────────────────────────────────────┐

│Nume, prenume: │Grad: │Unitatea Ministerului Afacerilor Interne:│

├───────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Telefon: │ │Fax: │

├───────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│E-mail: │Locație/adresă: │ │

└───────────────────┴────────────────┴─────────────────────────────────────────┘

11.Mod de relevanță:

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│[] relevante pentru unitatea interesată care le-a identificat │

│[] relevante pentru mai multe unități interesate .................. (de │

│exemplu: Inspectoratul General al Poliției Române, Inspectoratul General al │

│Jandarmeriei Române, Inspectoratul General pentru Situații de Urgență etc.) │

│[] nerelevante │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

a)relevante pentru unitatea interesată care le-a identificat;

b)relevante pentru mai multe unități interesate - caracter integrat și nominalizarea acestora (de exemplu: IGPR, IGJR, IGSU etc.);

c)nerelevante.

Anexa nr. 3

la metodologie

Algoritmul cerințelor de analiză!ImagineAnexa nr. 4

la metodologie

Aprob

Șeful unității

...................................

Gradul militar/profesional

Numele și prenumele

RAPORT

de validare a lecțiilor identificate (structura-cadru)

1.Baza legală în temeiul căreia s-a organizat activitatea2. Sinteza activităților desfășurate:

–perioada/data și locul de desfășurare;

–obiectivele stabilite/activități;

–măsuri și sarcinile îndeplinite;

–unitatea/unitățile participante3. Deficiențe/observații constatate4. Resursele alocate și eficiența utilizării acestora5. Lecția/lecțiile identificată/identificate6. Propuneri de perfecționare a activității7. Anexe

Întocmit,

Personal de specialitate

....................................

Gradul militar/profesional

Numele și prenumele

Anexa nr. 5

la metodologie

LISTA

cu domeniile și subdomeniile specifice pentru configurarea bazei documentare cu lecții identificate/învățate

Font 9

┌────┬─────────────┬─────────────────────────────────┬──────────┬───────────────┬──────────┐

│Nr. │ Unitatea │ │Codificare│ │Codificare│

│crt.│interesată*1)│ Domeniu*2) │ domeniu │ Subdomenii*3) │ domeniu │

├────┼─────────────┼─────────────────────────────────┼──────────┼───────────────┼──────────┤

│ 1 │ IGPR │Se completează conform atribu- │ │● planificarea │ │

├────┼─────────────┤țiilor funcționale specifice ├──────────┤ ├──────────┤

│ 2 │ IGJR │fiecărei unități interesate, │ │● conducerea │ │

├────┼─────────────┤prevăzute în actele normative de ├──────────┤ ├──────────┤

│ 3 │ IGPF │organizare și funcționare. │ │● execuția │ │

├────┼─────────────┤ ├──────────┤ ├──────────┤

│ 4 │ IGSU │ │ │● logistica │ │

├────┼─────────────┤ ├──────────┤ ├──────────┤

│ 5 │ IGAv │ │ │● formarea │ │

│ │ │ │ │profesională │ │

├────┼─────────────┤ ├──────────┤ ├──────────┤

│ 6 │ IGI │ │ │ │ │

├────┼─────────────┤ ├──────────┤ ├──────────┤

│ 7 │ ANRSPS │ │ │ │ │

└────┴─────────────┴─────────────────────────────────┴──────────┴───────────────┴──────────┘