Procedură din 6 mai 2025

Capitolul I

Dispoziții generale1. Au obligația de a întocmi și accesa Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINE, denumit în continuare Registru, de a completa și transmite în acesta elementele contractului individual de muncă, privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea acestuia, denumite în continuare date, următoarele categorii de angajatori:

a)persoane fizice sau juridice de drept privat;

b)instituții/autorități publice/alte entități juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;

c)misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanțele organizațiilor internaționale acreditate în România, institutele culturale și reprezentanțele comerciale și economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetățenia română sau pentru străinul cu drept de muncă în România.

Capitolul II

Mențiuni cu privire la înființarea Registrului2. Unitățile fără personalitate juridică ale angajatorilor - sucursale, agenții, reprezentanțe, puncte de lucru sau alte asemenea unități fără personalitate juridică au obligația de a înființa, completa și transmite Registrul, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții:

a)au primit delegare de competență pentru încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă;

b)au primit delegare de competență pentru completarea și transmiterea datelor în Registru.

Capitolul III

Mențiuni cu privire la completarea Registrului3. Registrul cuprinde datele existente în baza națională de date, transmise de angajatori, potrivit prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 161/2006 privind întocmirea și completarea registrului general de evidență a salariaților, cu modificările și completările ulterioare, ale Hotărârii Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidență a salariaților, cu modificările și completările ulterioare, și ale Hotărârii Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților.

4.Registrul se completează cu respectarea prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINE, prin utilizarea portalului reges.inspectiamuncii.ro.

5.Completarea și transmiterea datelor în Registru, precum și prelucrarea acestora se realizează de către unul sau mai mulți salariați, desemnați prin decizie scrisă de către angajatori, cu respectarea dispozițiilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

6.Angajatorii prevăzuți la pct. 1 lit. a) și c) pot contracta serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori, astfel cum sunt definiți la art. 2 lit. b) din Hotărârea Guvernului nr. 295/2025, cu respectarea obligațiilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.

7.În situația reglementată la pct. 6, completarea și transmiterea datelor în Registru se realizează de prestatorii contractați sau de către salariații proprii ai acestora, desemnați prin decizie scrisă.

8.Angajatorii care au contractat serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru au obligația de a completa și transmite în acesta, utilizând opțiunea „Delegare“, următoarele date:

a)datele de identificare ale prestatorului - CUI/CIF, denumirea prestatorului;

b)data încheierii contractului de prestări servicii;

c)data de început a prestării de servicii;

d)durata contractului de prestări servicii;

e)data încetării contractului de prestări servicii.

9.Transmiterea datelor prevăzute la pct. 8 se realizează în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii, respectiv încetării contractului de prestări servicii.

10.În cazul în care, pentru înființarea, completarea și transmiterea Registrului, angajatorii folosesc aplicații informatice proprii de gestiune a salariaților, aceste aplicații trebuie să cuprindă și să furnizeze elementele/datele obligatorii care sunt publicate pe portalul reges.inspectiamuncii.ro.

Capitolul IV

Mențiuni cu privire la transmiterea Registrului11. Registrul se completează și se transmite prin intermediul portalului reges.inspectiamuncii.ro sau prin aplicații informatice proprii ale angajatorilor, conectate la acest portal.

12.Completarea și transmiterea datelor în Registru se fac cu respectarea termenelor stabilite în Hotărârea Guvernului nr. 295/2025.

13.Angajatorii au obligația de a completa și transmite datele în Registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat.

14.Accesul salariaților/foștilor salariați la aplicația REGES-ONLINE se face individual, după cum urmează:

a)prin utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicația RoeID;

b)prin utilizarea unui certificat digital calificat, în condițiile Legii nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea;

c)prin obținerea aprobării unei solicitări de activare a contului, de la inspectoratul teritorial de muncă căruia i se adresează la ghișeu, în baza identificării vizuale și verificării cărții de identitate a solicitantului.

15.Accesul angajatorilor la aplicația REGES-ONLINE se face individual, după cum urmează:

a)prin utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicația RoeID;

b)prin utilizarea unui certificat digital calificat, în condițiile Legii nr. 214/2024;

c)prin obținerea aprobării unei solicitări de activare a contului, până la obținerea accesului conform lit. a) sau b), dar nu mai mult de 30 de zile, de la inspectoratul teritorial de muncă căruia i se adresează la ghișeu, în baza identificării vizuale și verificării cărții de identitate a solicitantului.

16.Autorizarea accesului la Registru unui angajator se face după cum urmează:

a)pentru reprezentanții legali ai angajatorilor înregistrați la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) autorizarea se realizează automat de către sistem, prin verificarea în RECOM a calității solicitantului;

b)pentru reprezentanții legali ai angajatorilor neînregistrați la ONRC, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv, certificatul de înregistrare fiscală, actul care atestă calitatea de reprezentant legal a solicitantului;

c)pentru împuterniciții desemnați de reprezentanții legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică de către respectivii împuterniciți semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: certificat de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală, hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv, împuternicire notarială pentru solicitant sau, după caz, contractul de prestări servicii/actul adițional la acesta din care rezultă obligația prestatorului, prin reprezentantul legal al acestuia, de creare a contului de acces al angajatorului în Registru;

d)pentru împuterniciții desemnați de reprezentanții legali ai angajatorilor cu capital de stat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: act constitutiv, act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală și împuternicire semnată digital de către reprezentantul legal sau împuternicire notarială pentru solicitant;

e)pentru reprezentanții legali și împuterniciții angajatorilor prevăzuți de Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările și completările ulterioare, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală și actul administrativ semnat digital de către reprezentantul legal de desemnare a împuternicitului.

17.Inspectoratul teritorial de muncă respinge cererea de acces la Registru în cazul nerespectării condițiilor prevăzute la pct. 16, precum și în cazul în care constată inadvertențe în documentele comunicate în vederea autorizării, în termen de cel mult 3 zile lucrătoare.

18.În cazul respingerii cererii de acces, în condițiile reglementate de pct. 17, angajatorii au obligația de a formula o nouă cerere, cu respectarea prevederilor prezentei proceduri.

Capitolul VMențiuni referitoare la modul de obținere a extraselor din Registru19. Salariații pot obține extrase din Registru astfel:

a)online, prin accesarea aplicației REGES-ONLINE, secțiunea „Registrul pentru Salariați“ sau a aplicației „Salariat“, de pe telefonul mobil;

b)de la Info Kioskul amplasat la sediul inspectoratului teritorial de muncă;

c)de la angajatori;

d)de la inspectoratul teritorial de muncă, în situația în care salariatul nu are nicio posibilitate tehnică de a obține acces la REGES-ONLINE.

20.Angajatorii pot obține extrase din Registru prin accesarea aplicației REGES-ONLINE, secțiunea „Registrul pentru Angajatori“.

Capitolul VI

Mențiuni referitoare la perioada de tranziție de la modul de transmitere a datelor în Registru cu utilizarea de fișiere „RVS“ generate din Revisal la noul sistem informatic REGES-ONLINE21. Angajatorii au obligația de a solicita accesul în Registru până la data de 31.12.2025.

09.10.2025Punctul 21., Capitolul VI a fost modificat de Articolul I din ORDINUL nr. 2.143 din 7 octombrie 2025, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 935 din 9 octombrie 2025

22.Până la data de 31.12.2025 angajatorii au obligația de a completa și de a transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic care face obiectul soluției tehnice pentru transmiterea datelor în registru de către angajatori (Revisal), prevăzut la art. 10 din Hotărârea Guvernului nr. 905/2017.

09.10.2025Punctul 22., Capitolul VI a fost modificat de Articolul I din ORDINUL nr. 2.143 din 7 octombrie 2025, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 935 din 9 octombrie 2025

23.Angajatorii care nu au înființat și transmis Registrul, conform Hotărârii Guvernului nr. 905/2017, până la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 vor utiliza exclusiv REGES-ONLINE.

24.Angajatorii care au transmis datele în Registru anterior datei intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 pot transmite în continuare fișiere generate din aplicația Revisal, atât online, cât și la ghișeele inspectoratului teritorial de muncă, doar până la data înregistrării în platforma REGES-ONLINE, fără a depăși termenul prevăzut la pct. 21.

09.10.2025Punctul 24., Capitolul VI a fost modificat de Articolul I din ORDINUL nr. 2.143 din 7 octombrie 2025, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 935 din 9 octombrie 2025

25.La data intrării în vigoare a prezentei proceduri se sistează operațiunile de eliberare a numelui de utilizator și parolei pentru transmiterea fișierelor generate din aplicația Revisal și serviciile de recuperare informații în vederea refacerii bazei de date Revisal, angajatorii având posibilitatea utilizării noului sistem REGES-ONLINE.

26.Indiferent de modul de transmitere a datelor în Registru de către angajatori, salariații vor putea obține extrase din Registru în urma înrolării în REGES-ONLINE.