Norme din 22 noiembrie 2004

1.Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităţi, precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei unităţii pentru respectivul exerciţiu financiar.

2.Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv din cadrul societăţilor comerciale, societăţilor/companiilor naţionale, regiilor autonome, institutelor naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţilor cooperatiste, instituţiilor publice, asociaţiilor şi celorlalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi ale persoanelor fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, denumite în continuare unităţi, se efectuează potrivit prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, ale reglementărilor contabile aplicabile, precum şi ale prezentelor norme.

3.În temeiul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, unităţile au obligaţia să efectueze inventarierea generală a elementelor de activ şi de pasiv deţinute la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionării lor, în cazul fuziunii sau încetării activităţii, precum şi în următoarele situaţii:

a)la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;

b)ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;

c)ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;

d)cu prilejul reorganizării gestiunilor;

e)ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;

f)în alte cazuri prevăzute de lege.

În cazul în care, în situaţiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de activ dintr-o gestiune, aceasta poate ţine loc de inventariere anuală, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligaţia gestionării elementelor de activ şi de pasiv, cu respectarea prevederilor pct. 5 alin. 3.

În baza prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Ministerul Finanţelor Publice poate aproba excepţii de la regula inventarierii anuale pentru unele bunuri cu caracter special aflate în administrarea instituţiilor publice, la propunerea ordonatorilor principali de credite.

4.La începutul activităţii unităţii, inventarierea are ca scop principal stabilirea şi evaluarea elementelor de activ ce constituie aport la capitalul unităţii. Elementele de activ care constituie aport la capitalul social al agenţilor economici, la patrimoniul iniţial al persoanelor juridice fără scop patrimonial şi la patrimoniul instituţiilor publice se înscriu în registrul-inventar grupate pe conturi.

5.Inventarierea anuală a elementelor de activ şi de pasiv se face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, avându-se în vedere şi specificul activităţii fiecărei unităţi.

În cadrul agenţilor economici cu activitate complexă, bunurile pot fi inventariate şi înaintea datei de încheiere a exerciţiului financiar, cu condiţia asigurării valorificării şi cuprinderii rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare întocmite pentru exerciţiul financiar respectiv.

În situaţia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, în registrul-inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate şi înscrise în listele de inventariere actualizate cu intrările şi ieşirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar.

6.Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării elementelor de activ şi de pasiv şi care elaborează şi transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate la specificul unităţii.

7.Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv se efectuează de către comisii de inventariere, formate din cel puţin două persoane, numite prin decizie scrisă, emisă de persoanele autorizate prevăzute la pct. 6. În decizia de numire se menţionează în mod obligatoriu componenţa comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunea supusă inventarierii, data de începere şi de terminare a operaţiunilor.

La persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, precum şi la unităţile al căror număr de salariaţi este redus, iar valoarea bunurilor din gestiune nu depăşeşte plafonul stabilit de administratori, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană.

Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de către o comisie centrală, numită, de asemenea, prin decizie scrisă, emisă de persoanele autorizate prevăzute la pct. 6, care are ca sarcină să organizeze, să instruiască, să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a operaţiunilor de inventariere.

Comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.

Pentru desfăşurarea în bune condiţii a operaţiunilor de inventariere, în comisii vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică, care să asigure efectuarea corectă şi la timp a inventarierii elementelor de activ şi de pasiv, inclusiv evaluarea lor conform reglementărilor contabile aplicabile.

Inventarierea şi evaluarea elementelor de activ şi de pasiv se pot efectua atât cu salariaţii proprii, cât şi pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire corespunzătoare.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii şi nici contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective.

Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate şi numai prin decizie scrisă, emisă de către cei care i-au numit.

8.În vederea bunei desfăşurări a operaţiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane care au obligaţia gestionării elementelor de activ şi de pasiv trebuie să ia măsuri pentru crearea condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin:

–organizarea depozitării bunurilor grupate pe sortotipodimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft;

–ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiuni şi a celei contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenţe;

–participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere;

–asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru sortare, aşezare, cântărire, măsurare, numărare etc.;

–asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preţ etc.) a unor specialişti din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligaţia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise;

–dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare, cântărire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum şi cu formulare şi rechizite necesare;

–dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor inventariate;

–asigurarea protecţiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecţie a muncii;

–asigurarea securităţii uşilor, ferestrelor, porţilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc.

9.Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere sunt următoarele:

a)înainte de începerea operaţiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă:

–gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare;

–în afara bunurilor unităţii respective, are în gestiune şi alte bunuri aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente;

–are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinţă;

–are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente;

–a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale;

–deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;

–are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare/ieşire a bunurilor în/din gestiune.

Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenţa sa;

b)să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate;

c)să asigure închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare, în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerup operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea.

Dacă bunurile supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de acces, cu excepţia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi. La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact; în caz contrar, acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de constatare, care se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare.

Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate, în locuri special amenajate (fişete, casete, dulapuri etc.), încuiate şi sigilate. Sigiliul se păstrează, pe durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de inventariere;

d)să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de bunuri, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea.

La unităţile de desfacere cu amănuntul, care folosesc metoda global-valorică, gestionarul trebuie să întocmească şi să depună la contabilitate, înainte de începerea inventarierii, raportul de gestiune în care să se înscrie toate documentele de intrare şi de ieşire a mărfurilor, precum şi cele privind numerarul depus la casierie, întocmit până în momentul începerii inventarierii;

e)să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul) şi depunerea numerarului la casieria unităţii;

f)să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în bună stare de funcţionare.

În cazul în care gestionarul lipseşte, comisia de inventariere aplică sigiliul şi comunică aceasta conducerii unităţii respective. Conducerea unităţii are obligaţia să îl încunoştinţeze imediat, în scris, pe gestionar despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea lucrărilor.

Dacă gestionarul sau reprezentantul său legal nu se prezintă la locul, data şi ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezenţa altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să îl reprezinte pe gestionar.

10.Pentru desfăşurarea corespunzătoare a inventarierii este indicat, dacă este posibil, să se sisteze operaţiunile de intrare-ieşire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor.

Dacă operaţiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, se prevede crearea unei zone tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau să se permită expedieri la clienţi, iar operaţiunile respective se vor efectua numai în prezenţa comisiei de inventariere, care va menţiona pe documentele respective "primit în timpul inventarierii" sau "eliberat în timpul inventarierii", după caz, în scopul evitării inventarierii duble sau a omisiunilor.

11.Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii vor fi afişate la loc vizibil.

12.Inventarierea imobilizărilor necorporale se efectuează prin constatarea existenţei şi apartenenţei acestora la unităţile deţinătoare, iar în cazul brevetelor, licenţelor, al know-how şi al mărcilor de fabrică este necesară dovedirea existenţei acestora pe baza titlurilor de proprietate.

13.Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă proprietatea acestora şi a schiţelor de amplasare.

Clădirile se inventariază prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate şi a dosarului tehnic al acestora.

Construcţiile şi echipamentele speciale cum sunt: reţelele de energie electrică, termică, gaze, apă, canal, telecomunicaţii, căile ferate şi altele similare se inventariază potrivit regulilor stabilite de deţinătorii acestora.

Imobilizările corporale care în perioada inventarierii se află în afara unităţii (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate în cursă de lungă durată, maşinile de forţă şi utilajele energetice, maşinile, utilajele şi instalaţiile de lucru, aparatele şi instalaţiile de măsurare, control şi reglare şi mijloacele de transport date pentru reparaţii în afara unităţii se inventariază înaintea ieşirii lor temporare din unitate sau prin confirmare scrisă primită de la unitatea unde acestea se găsesc.

14.În listele de inventariere a imobilizărilor necorporale şi corporale aflate în curs de execuţie se menţionează pentru fiecare obiect în parte, pe baza constatării la faţa locului: denumirea obiectului, descrierea amănunţită a stadiului în care se află acesta, pe baza valorii din documentaţia existentă (devize), precum şi în funcţie de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii. Materialele şi utilajele primite de la beneficiari pentru montaj şi neîncorporate în lucrări se inventariază separat.

15.Investiţiile puse în funcţiune total sau parţial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca imobilizări corporale, se înscriu în liste de inventariere separate. De asemenea, lucrările de investiţii care nu se mai execută, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste de inventariere separate, arătându-se cauzele sistării sau abandonării, aprobarea de sistare sau abandonare şi măsurile ce se propun în legătură cu aceste lucrări.

16.Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte nu se desfac decât prin sondaj, acest lucru urmând a fi menţionat şi în listele de inventariere respective.

La lichidele a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare şi măsurare, conţinutul vaselor - stabilit în funcţie de volum, densitate, compoziţie etc. - se verifică prin scoaterea de probe din aceste vase, ţinându-se seama de densitate, compoziţie şi de alte caracteristici ale lichidelor, care se constată fie organoleptic, fie prin măsurare sau probe de laborator, după caz.

Materialele de masă ca: ciment, oţel beton, produse de carieră şi balastieră, produse agricole şi alte materiale similare, ale căror cântărire şi măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe bază de calcule tehnice.

În listele de inventariere a materialelor prevăzute la alineatele precedente se menţionează modul cum s-a făcut inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza calculelor.

17.Bunurile din domeniul public al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale, date în administrare instituţiilor publice şi regiilor autonome potrivit legii, se inventariază şi se evidenţiază în mod distinct în cadrul acestor unităţi.

18.Bunurile aflate asupra angajaţilor la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariază şi se trec în liste separate, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor. În cadrul evidenţierii acestora pe formaţii şi locuri de muncă, bunurile vor fi centralizate şi comparate cu datele din evidenţa tehnico-operativă, precum şi cu cele din evidenţa contabilă.

Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariază cu prioritate fără a se stânjeni desfacerea imediată a acestora.

Comisia de inventariere are obligaţia să controleze toate locurile în care pot exista bunuri supuse inventarierii.

19.Toate bunurile ce se inventariază se înscriu în listele de inventariere, care trebuie să se întocmească pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii de bunuri.

20.Bunurile aparţinând altor unităţi (închiriate, în leasing, în custodie, cu vânzare în consignaţie, spre prelucrare etc.) se inventariază şi se înscriu în liste separate. Listele de inventariere pentru aceste bunuri vor conţine informaţii cu privire la numărul şi data actului de predare-primire şi ale documentului de livrare, precum şi alte informaţii utile.

Listele de inventariere cuprinzând bunurile aparţinând terţilor se trimit şi persoanei fizice sau juridice, române ori străine, după caz, căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele nepotriviri în termen de 5 zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea în acest termen presupune recunoaşterea exactităţii datelor înscrise în listele de inventariere.

În caz de nepotriviri, unitatea deţinătoare este obligată să clarifice situaţia diferenţelor respective şi să comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de 5 zile de la primirea sesizării.

21.Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mişcare ori greu vandabile, comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum şi pentru creanţele şi obligaţiile incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere separate sau situaţii analitice separate, după caz.

22.Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât să se evite omiterea ori inventarierea de două sau de mai multe ori a aceloraşi bunuri.

23.Bunurile aflate în expediţie se inventariază de către unităţile furnizoare, iar bunurile achiziţionate aflate în curs de aprovizionare se inventariază de unitatea cumpărătoare şi se înscriu în liste de inventariere separate.

24.Înainte de începerea inventarierii producţiei în curs de execuţie şi a semifabricatelor din producţia proprie, este necesar:

–să se predea la magazii şi la depozite, pe baza documentelor, toate piesele, ansamblurile şi agregatele a căror prelucrare a fost terminată;

–să se colecteze din secţii sau ateliere toate produsele reziduale şi deşeurile, întocmindu-se documentele de constatare;

–să se întocmească documentele de constatare şi să se clarifice situaţia semifabricatelor a căror utilizare este îndoielnică.

25.În cazul producţiei în curs de execuţie se inventariază atât produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrării impuse de procesul tehnologic de producţie, cât şi produsele care, deşi au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepţionare tehnică sau nu au fost completate cu toate piesele şi accesoriile lor.

În cadrul producţiei în curs de execuţie se cuprind, de asemenea, lucrările şi serviciile în curs de execuţie sau neterminate.

26.Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate la locurile de muncă şi nesupuse prelucrării, nu se consideră producţie în curs de execuţie. Acestea se inventariază separat şi se repun în conturile din care provin, diminuându-se cheltuielile, iar după terminarea inventarierii acestora se vor evidenţia în conturile iniţiale de cheltuieli.

Inventarierea producţiei în curs de execuţie din cadrul secţiilor auxiliare se face prin stabilirea gradului de executare a lucrărilor (reparaţii, lucrări pentru terţi etc.).

27.La unităţile de construcţii-montaj, în listele de inventariere a producţiei neterminate se includ:

–categoriile de lucrări şi părţi de elemente de construcţii la care n-a fost executat întregul volum de lucrări prevăzute în normele de deviz;

–lucrările executate (terminate), dar nerecepţionate de către beneficiar.

28.Inventarierea lucrărilor de modernizare nefinalizate sau de reparaţii ale clădirilor, instalaţiilor, maşinilor, utilajelor, mijloacelor de transport şi ale altor bunuri se face prin verificarea la faţa locului a stadiului fizic al lucrărilor. Astfel de lucrări se consemnează într-o listă de inventariere separată, în care se indică denumirea obiectului supus modernizării sau reparaţiei, gradul de executare a lucrării, costul de deviz şi cel efectiv al lucrărilor executate.

29.Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi datorii care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3), prezentat ca model în anexa la prezentele norme, sau punctajelor reciproce, în funcţie de necesităţi. Nerespectarea acestei proceduri, precum şi refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme.

În situaţia unităţilor care efectuează decontarea creanţelor şi obligaţiilor pe bază de conturi sau deconturi externe periodice confirmate de către partenerii externi, aceste documente ţin locul extraselor de cont confirmate.

30.Disponibilităţile băneşti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de garanţie, acreditivele, ipotecile, precum şi alte valori aflate în casieria unităţilor se inventariază în conformitate cu prevederile legale.

Disponibilităţile aflate în conturi la bănci sau la unităţile Trezoreriei Statului se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea unităţii.

În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucrătoare a anului, puse la dispoziţie de unităţile bancare şi unităţile Trezoreriei Statului, vor purta ştampila oficială a acestora.

Disponibilităţile în lei şi în valută din casieria unităţii se inventariază în ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind exerciţiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul şi cu cele din contabilitate.

31.Înscrierea în listele de inventariere a mărcilor poştale, a timbrelor fiscale, tichetelor de călătorie, bonurilor cantităţi fixe, a biletelor de spectacole, de intrare în muzee, expoziţii şi altele asemenea se face la valoarea lor nominală, cu excepţia timbrelor cu valoare filatelică.

32.Pentru toate celelalte elemente de activ şi de pasiv, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terţi se fac cereri de confirmare, care se vor ataşa la listele respective după primirea confirmării.

33.Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menţioneze dacă toate bunurile şi valorile băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa. De asemenea, acesta menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de inventariere.

Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.

În cazul gestiunilor colective (cu mai mulţi gestionari), listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea se semnează atât de către gestionarul predător, cât şi de către cel primitor.

34.Inventarierea elementelor de activ ale unităţii se materializează prin înscrierea acestora, fără spaţii libere şi fără ştersături, în formularul "Lista de inventariere" (cod 14-3-12), prezentat ca model în anexa la prezentele norme. Acest formular serveşte ca document pentru stabilirea lipsurilor şi a plusurilor de bunuri şi valori, constatate cu ocazia inventarierii, precum şi pentru constatarea deprecierilor.

În cazul imobilizărilor corporale, precum şi al celorlalte elemente de activ pentru care au fost constituite provizioane pentru deprecieri, în listele de inventariere (cod 14-3-12) se va înscrie valoarea contabilă netă a acestora (col. 9), care se va compara cu valoarea lor actuală, stabilită cu ocazia inventarierii (col. 12).

Pentru inventarierea elementelor de activ şi de pasiv ce nu reprezintă bunuri este suficientă prezentarea lor în situaţii analitice distincte care să fie totalizate şi să justifice soldul conturilor sintetice respective în care acestea sunt cuprinse şi care se preiau în Registrul-inventar (cod 14-1-2).

Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice cod 14-3-12/a), prezentată ca model în anexa la prezentele norme, se utilizează pentru acele gestiuni la care evidenţa analitică a bunurilor se ţine după metoda global-valorică.

În funcţie de necesităţi, unităţile pot utiliza şi formularul Lista de inventariere (cod 14-3-12/b), prezentat ca model în anexa la prezentele norme.

35.Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înscriu rezultatele inventarierii elementelor de activ şi de pasiv, grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ.

Elementele de activ şi de pasiv înscrise în registrul inventar au la bază listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere şi situaţiile analitice, după caz, care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţ.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările sau ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de activ şi de pasiv.

36.Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din contabilitate.

Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză a tuturor stocurilor înscrise în fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantităţilor consemnate în listele de inventariere, cu evidenţa tehnico-operativă pentru fiecare poziţie în parte.

37.Evaluarea elementelor de activ şi de pasiv cu ocazia inventarierii se face potrivit prevederilor reglementărilor contabile aplicabile, precum şi ale prezentelor norme. Evaluarea se va efectua cu respectarea principiului permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare trebuie menţinute, asigurând comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile.

38.Evaluarea activelor imobilizate şi a stocurilor, cu ocazia inventarierii, se face la valoarea actuală a fiecărui element, denumită valoare de inventar, stabilită în funcţie de utilitatea bunului, starea acestuia şi preţul pieţei.

39.La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se va aplica principiul prudenţei, potrivit căruia se va ţine seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor.

În cazul în care se constată că valoarea de inventar, stabilită în funcţie de utilitatea bunului pentru unitate şi preţul pieţei, este mai mare decât valoarea cu care acesta este evidenţiat în contabilitate, în listele de inventariere se vor înscrie valorile din contabilitate.

În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar.

40.Imobilizările necorporale şi corporale constatate ca fiind depreciate se vor evalua la valoarea actuală a fiecăreia, stabilită în funcţie de utilitatea sa şi preţul pieţei. Corectarea valorii contabile a imobilizărilor necorporale şi corporale şi aducerea lor la nivelul valorii de inventar se efectuează, în funcţie de tipul de depreciere existentă, fie prin înregistrarea unei amortizări suplimentare, în cazul în care se constată o depreciere ireversibilă, fie prin constituirea sau suplimentarea unor provizioane pentru depreciere, în cazul în care se constată o depreciere reversibilă a acestora.

41.Evaluarea imobilizărilor corporale la data bilanţului se efectuează la cost, mai puţin amortizarea şi provizioanele cumulate din depreciere, sau la valoarea reevaluată, aceasta fiind valoarea justă la data reevaluării, mai puţin orice amortizare şi orice pierdere din depreciere cumulată, în conformitate cu reglementările contabile aplicabile.

42.Activele de natura stocurilor se evaluează la valoarea contabilă, mai puţin deprecierile constatate. În cazul în care valoarea contabilă a stocurilor este mai mare decât valoarea de inventar, valoarea stocurilor se diminuează până la valoarea realizabilă netă, prin constituirea unui provizion pentru depreciere.

43.Provizioanele pentru deprecieri sau amortizarea suplimentară se înregistrează în contabilitate indiferent de situaţia economică a unităţii, inclusiv în cazul în care aceasta înregistrează pierdere contabilă.

44.Evaluarea titlurilor de valoare (titluri de participare, titluri de plasament, alte titluri) se efectuează, în cazul celor cotate pe pieţe reglementate şi supravegheate de Comisia Naţională a Valorilor Mobiliare, pe baza preţului mediu ponderat, calculat pe ultimele 12 luni calendaristice, pentru titlurile tranzacţionate în respectivul interval de timp, iar în cazul titlurilor netranzacţionate pe pieţele reglementate şi supravegheate, în funcţie de valoarea activului net pe acţiune.

Tratamentul plusurilor de valoare rezultate din evaluarea titlurilor de valoare este cel prevăzut de reglementările contabile aplicabile.

45.Evaluarea creanţelor şi a datoriilor se face la valoarea lor probabilă de încasare sau de plată, în conformitate cu reglementările contabile aplicabile. Diferenţele constatate în minus între valoarea de inventar stabilită la inventariere şi valoarea contabilă netă a creanţelor se înregistrează în contabilitate pe seama provizioanelor pentru deprecierea creanţelor.

46.Evaluarea creanţelor şi a datoriilor exprimate în valută se face la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naţională a României, valabil pentru data încheierii exerciţiului financiar. Diferenţele de curs valutar favorabile sau nefavorabile între cursul de schimb valutar la care sunt înregistrate creanţele sau datoriile în valută şi cursul de schimb valutar de la data încheierii exerciţiului se înregistrează potrivit reglementărilor contabile aplicabile.

Scăderea din evidenţă a creanţelor şi datoriilor ale căror termene de încasare sau de plată sunt prescrise se efectuează numai după ce au fost întreprinse toate demersurile juridice, potrivit legii, pentru decontarea acestora.

47.Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal, următoarele elemente: data întocmirii; numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere; numărul şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariată; data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri; constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

48.Pentru elementele de activ la care s-au constatat deprecieri, pe baza listelor de inventariere întocmite distinct, comisia de inventariere face propuneri privind constituirea provizioanelor pentru depreciere sau de înregistrare a unor amortizări suplimentare (pentru deprecierile ireversibile ale imobilizărilor), acolo unde este cazul, arătând totodată cauzele care au determinat aceste deprecieri.

49.Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate la bunuri, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie să primească explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării, respectiv a urmăririi decontării creanţelor.

Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileşte caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi caracterul plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.

50.În situaţia constatării unor plusuri în gestiune, bunurile respective se vor evalua la valoarea justă.

În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, administratorii vor lua măsura imputării acestora la valoarea lor de înlocuire.

Prin valoare de înlocuire, în sensul prezentelor norme, se înţelege costul de achiziţie al unui bun cu caracteristici şi grad de uzură similare celui lipsă în gestiune la data constatării pagubei, care va cuprinde preţul de cumpărare practicat pe piaţă, la care se adaugă taxele nerecuperabile, inclusiv T.V.A., cheltuielile de transport, aprovizionare şi alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv. În cazul bunurilor constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piaţă, valoarea de imputare se stabileşte de către o comisie formată din specialişti în domeniul respectiv.

La stabilirea valorii debitului, în cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate infracţiuni, se va avea în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

–să existe riscul de confuzie între sorturile aceluiaşi bun material, din cauza asemănării în ceea ce priveşte aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;

–diferenţele constatate în plus sau în minus să privească aceeaşi perioadă de gestiune şi aceeaşi gestiune.

Nu se admite compensarea în cazurile în care s-a făcut dovada că lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorate vinovăţiei persoanelor care răspund de gestionarea acestor bunuri.

Listele cu sorturile de produse, mărfuri, ambalaje şi alte valori materiale care întrunesc condiţiile de compensare datorită riscului de confuzie se aprobă anual de către administratori, respectiv de către ordonatorii de credite, şi servesc pentru uz intern în cadrul unităţilor respective.

Compensarea se face pentru cantităţi egale între plusurile şi lipsurile constatate.

În cazul în care cantităţile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decât cantităţile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalităţii cantitative prin eliminarea din calcul a diferenţei în plus.

Această eliminare se face începând cu sorturile care au preţurile unitare cele mai scăzute, în ordine crescătoare.

În cazul în care cantităţile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat lipsuri, sunt mai mari decât cantităţile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la stabilirea egalităţii cantitative prin eliminarea din calcul a cantităţii care depăşeşte totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face începând cu sorturile care au preţurile unitare cele mai scăzute, în ordine crescătoare.

51.Pentru bunurile la care sunt acceptate scăzăminte, în cazul compensării lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scăzămintele se calculează numai în situaţia în care cantităţile lipsă sunt mai mari decât cantităţile constatate în plus.

În această situaţie, cotele de scăzăminte se aplică în primul rând la bunurile la care s-au constatat lipsurile.

Dacă în urma aplicării scăzămintelor respective mai rămân diferenţe cantitative în minus, cotele de scăzăminte se pot aplica şi asupra celorlalte bunuri admise în compensare, la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferenţe.

Diferenţa stabilită în minus în urma compensării şi aplicării tuturor cotelor de scăzăminte, reprezentând prejudiciu pentru unitate, se recuperează de la persoanele vinovate, în conformitate cu dispoziţiile legale.

Normele privind limitele admisibile la perisabilitate sau cele stabilite intern nu se aplică anticipat, ci numai după constatarea existenţei efective a lipsurilor şi numai în limita acestora.

De asemenea, normele de scăzăminte nu se aplică automat, aceste norme fiind considerate limite maxime.

Pentru pagubele constatate în gestiune răspund persoanele vinovate de producerea lor. Imputarea acestora se va face la valoarea de înlocuire, aşa cum a fost definită în prezentele norme.

52.Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 3 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, administratorului unităţii. Acesta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil şi al conducătorului compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult 5 zile de la primirea procesului-verbal, asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.

53.Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidenţa tehnico-operativă în termen de cel mult 3 zile de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către administrator sau ordonatorul de credite.

Rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile.

Pe baza registrului-inventar şi a balanţei de verificare întocmite la 31 decembrie se întocmeşte bilanţul care face parte din situaţiile financiare anuale, ale cărui posturi, în conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale reglementărilor contabile aplicabile, trebuie să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a elementelor de activ şi de pasiv stabilită pe baza inventarului.

54.Prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale reglementărilor contabile aplicabile referitoare la obligativitatea corelării datelor din bilanţ cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a elementelor de activ şi de pasiv stabilită pe baza inventarului, se aplică şi instituţiilor publice.

În acest scop ordonatorii de credite au obligaţia de a organiza operaţiunile de inventariere potrivit prezentelor norme, cu următoarele precizări:

Valoarea bunurilor aflate în stoc la sfârşitul anului la unităţile subordonate fără compartimente proprii de contabilitate - înregistrate pe cheltuieli -, pe baza listelor de inventariere separate, se evidenţiază în contabilitatea ordonatorului de credite prin diminuarea cheltuielilor şi majorarea valorii stocurilor de bunuri.

La începutul anului următor, operaţiunea se stornează prin debitarea contului de cheltuieli şi creditarea contului de bunuri corespunzător.

În acelaşi mod se procedează şi cu valoarea stocurilor de bunuri aflate în secţiile, laboratoarele, atelierele etc. instituţiilor publice, eliberate din magazie, dar neconsumate încă.

Comisia de inventariere la instituţiile publice este unică, atribuţiile ei referindu-se atât la patrimoniul administrat direct de aceasta, cât şi la patrimoniul instituţiilor subordonate, fără personalitate juridică, care nu au compartimente proprii de contabilitate (circumscripţii veterinare, şcoli generale etc.). În aceste cazuri, din comisia de inventariere face parte, în mod obligatoriu, şi câte un reprezentant al unităţii respective fără personalitate juridică.

Bunurile aflate în administrarea instituţiilor publice se inventariază anual, cu excepţia clădirilor, construcţiilor speciale şi a celorlalte bunuri aflate în gestiunea misiunilor diplomatice şi a oficiilor consulare, care se inventariază o dată la 3 ani.

Inventarierea bunurilor din patrimoniul cultural naţional mobil, a fondurilor de carte, a valorilor de muzeu şi a recuzitei în cadrul instituţiilor artistice de spectacole se face în condiţiile şi la termenele stabilite prin norme elaborate de Ministerul Culturii şi Cultelor, cu avizul Ministerului Finanţelor Publice.

În funcţie de specificul activităţii unor unităţi, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale ai căror conducători au calitatea de ordonatori principali de credite pot elabora norme proprii privind inventarierea unor bunuri cu caracter specific aflate în administrare, inclusiv pentru stabilirea unor excepţii de la regula generală de inventariere, care vor fi avizate de Ministerul Finanţelor Publice.

Bunurile inventariate la instituţiile publice se evaluează şi se înscriu în listele de inventariere la valoarea contabilă (valoarea de înregistrare).

Bunurile constatate lipsă la inventariere se evaluează şi se înregistrează în contabilitate la valoarea contabilă. Lipsurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de înlocuire, determinată potrivit prezentelor norme.

Bunurile constatate în plus se evaluează şi se înregistrează în contabilitate la costul de achiziţie al acestora, în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, în funcţie de preţul pieţei la data constatării sau de costul de achiziţie al bunurilor similare.

Până la aplicarea principiului prudenţei pentru deprecierile consemnate în procesul-verbal de inventariere, instituţiile publice nu constituie provizioane.

Pentru lipsuri, sustrageri şi orice ale fapte care produc pagube ce constituie infracţiuni, ordonatorul de credite este obligat să sesizeze organele de urmărire penală în condiţiile şi la termenele stabilite de lege.

Pagubele constatate la inventariere, imputate persoanelor vinovate, precum şi debitorii deveniţi insolvabili se evidenţiază în contabilitate în conturi analitice distincte, iar în cadrul acestora, pe fiecare debitor, urmărindu-se recuperarea lor potrivit legii.

Scăderea din contabilitate a unor pagube care nu se datorează culpei unei persoane se face în baza aprobării ordonatorului de credite respectiv, cu avizul ordonatorului de credite ierarhic superior.

Plusul de casă constatat cu ocazia inventarierii numerarului din casieriile instituţiilor publice se varsă la bugetul din care este finanţată instituţia publică, subcapitolul bugetar "încasări din alte surse".

55.Derogările de la regula inventarierii anuale, precum şi alte reglementări contrare prezentelor norme, aprobate anterior de Ministerul Finanţelor Publice pentru unele categorii de instituţii publice, se abrogă.

Anexa

LISTA DE INVENTARIERE

(Cod 14-3-12)

(Cod 14-3-12/b)

1.Serveşte ca:

–document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unităţii;

–document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale) şi a altor valori (elemente de trezorerie etc.);

–document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate;

–document pentru întocmirea registrului-inventar;

–document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri;

–document centralizator al operaţiunilor de inventariere.

2.Se întocmeşte într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile prevăzute de dispoziţiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unităţii şi separat pentru cele aparţinând altor unităţi, aflate asupra personalului unităţii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc., şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.

În cazul bunurilor primite în custodie şi/sau consignaţie, pentru prelucrare etc., se întocmeşte în două exemplare, iar copia se înaintează unităţii în a cărei evidenţă se află bunurile respective.

În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât şi de gestionarul (gestionarii) care primeşte (primesc) gestiunea.

În listele de inventariere a bunurilor aflate în ambalaje originale intacte, a lichidelor a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare şi măsurare sau a materialelor de masă, în vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante ori ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataşa notele de calcul privind inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza calculelor.

Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate în secţiile de producţie şi nesupuse prelucrării, se înscriu separat în listele de inventariere.

Materialele, obiectele de inventar, produsele finite şi ambalajele se înscriu în listele de inventariere pe feluri, indicându-se codul, unitatea de măsură, unii indici calitativi (tărie alcoolică, grad de umiditate la cereale etc.).

Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparţinând altor unităţi trebuie să conţină, pe lângă elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numărul şi data actului de predare-primire.

Pentru stocurile fără mişcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează procesele-verbale în care se arată cauzele nefolosirii, caracterul şi gradul deteriorării sau deprecierii, dacă este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum şi persoanele vinovate, după caz.

Constatările făcute se soluţionează de conducerea unităţii în conformitate cu dispoziţiile legale.

3.Circulă:

–la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor şi a deprecierilor constatate la inventar, precum şi pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;

–la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionând pe ultima filă a listei de inventariere că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa;

–la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenţelor valorice şi semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum şi pentru verificarea calculelor efectuate;

–la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la compartimentul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere;

–la conducătorul unităţii, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute;

–la unitatea căreia îi aparţin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc., în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea formularului;

–data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–denumirea unităţii;

–gestiunea; locul de depozitare;

–numărul curent;

–denumirea bunurilor inventariate;

–codul sau numărul de inventar;

–unitatea de măsură;

–cantităţi: stocuri faptice, stocuri scriptice, diferenţe în plus, diferenţe în minus;

–preţul unitar;

–valoarea contabilă: valoarea, diferenţe în plus, diferenţe în minus;

–valoarea de inventar;

–deprecierea: valoarea, motivul;

–comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura;

–contabilitate: numele şi prenumele, semnătura.

LISTA DE INVENTARIERE

(pentru gestiuni global-valorice - cod 14-3-12/a)

1.Serveşte ca:

–document pentru inventarierea mărfurilor, ambalajelor şi altor materiale aflate în evidenţa cantitativ-valorică în unităţile cu amănuntul;

–document pentru stabilirea minusurilor şi plusurilor valorice din gestiunile inventariate;

–document justificativ de înregistrare în evidenţa de la locurile de depozitare şi în contabilitate;

–document pentru întocmirea registrului-inventar;

–document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri.

2.Se întocmeşte în două exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni şi conturi de materiale, mărfuri şi ambalaje, şi se semnează de membrii comisiei de inventariere, de gestionar şi contabilul care ţine evidenţa gestiunii. În cazul predării-primirii gestiunii, listele de inventariere se întocmesc în 3 exemplare, dintre care un exemplar la gestionarul predător, un exemplar la gestionarul care primeşte gestiunea, iar un exemplar la contabilitate.

Pentru bunurile deteriorate total sau parţial, degradate, precum şi pentru cele fără mişcare sau cele care nu mai pot fi valorificate se întocmesc liste de inventariere separate.

În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de toţi gestionarii sau de persoanele care au calitatea de gestionar, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât şi de gestionarul (gestionarii) care primeşte (primesc) gestiunea.

Pentru bunurile aflate în ambalaje originale intacte, lichidele a căror cantitate faptică nu se poate stabili prin transvazare şi măsurare sau mărfurile în vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, în listele de inventariere se menţionează modul în care s-a făcut inventarierea şi datele tehnice care stau la baza calculelor.

În listele de inventariere se înscriu stocurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz.

Datele privind bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere imediat după determinarea cantităţilor inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, ţinându-se seama de dimensiunile şi unităţile de măsură cu care figurează în evidenţa de la locurile de depozitare şi în contabilitate.

Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleaşi preţuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate.

Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare amănunţită a exactităţii tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor şi înregistrărilor din contabilitate şi din evidenţa de la locurile de depozitare. Greşelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.

3.Circulă:

–la gestionar (sau gestionari, în cazul predării-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecărei file a listei, menţionând pe ultima filă a listei că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa (lor), că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa (lor), că nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum şi faptul că preţurile, cantităţile, calităţile şi unităţile de măsură au fost stabilite în prezenţa sa (lor) şi nu are (au) obiecţiuni de făcut;

–la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecărei file a listei, calcularea listelor de inventariere, întocmirea recapitulaţiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilităţilor, conform dispoziţiilor legale, în cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii;

–la compartimentul financiar-contabil unde se efectuează confruntarea dintre raportul de gestiune predat la contabilitate şi valoarea totală a inventarului faptic. Totodată se iau măsuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate şi înregistrarea în contabilitate a provizioanelor pentru depreciere;

–la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la oficiul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării, deteriorării bunurilor, numele persoanelor vinovate şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere;

–la conducătorul unităţii, împreună cu proceseleverbale sus-menţionate, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute.

4.Se arhivează:

–la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

–la compartimentul de verificări gestionare (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea formularului;

–data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

–denumirea unităţii;

–gestiunea;

–locul de depozitare;

–numărul curent;

–denumirea bunurilor inventariate;

–unitatea de măsură; cantitatea;

–preţul unitar de înregistrare în contabilitate;

–valoarea contabilă;

–valoarea de inventar;

–deprecierea: valoarea, motivul;

–comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura;

–gestionarul şi gestionarul primitor (în cazul predării-primirii gestiunii): numele şi prenumele, semnătura;

–contabilitate: numele şi prenumele, semnătura.

Notă *) Se semneaza de gestionarul primitor, în cazul predarii-primirii gestiunii.

EXTRAS DE CONT

(Cod 14-6-3)

1.Serveşte la comunicarea şi solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relaţii economico-financiare şi ca instrument de conciliere prearbitrală.

2.Se întocmeşte în 3 exemplare de compartimentul financiar-contabil al unităţii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică.

3.Circulă:

–la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi conducătorul unităţii emitente, pentru semnare (toate exemplarele);

–la unitatea debitoare (exemplarele 1 şi 2), care restituie unităţii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului.

Eventualele obiecţii asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont.

4.Se arhivează:

–la compartimentul financiar-contabil al unităţii emitente (exemplarul 3, precum şi exemplarul 2, după primirea confirmării);

–la compartimentul financiar-contabil al unităţii debitoare (exemplarul 1).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

–denumirea unităţii creditoare;

–codul de identificare fiscală;

–nr. de înmatriculare la oficiul registrului comerţului;

–sediul (localitatea, strada, numărul);

–judeţul;

–contul;

–banca;

–denumirea formularului;

–denumirea unităţii debitoare;

–felul, numărul şi data documentului;

–explicaţii;

–suma;

–semnături: conducătorul unităţii, inclusiv ştampila, conducătorul compartimentului financiar-contabil.

–model -

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Unitatea creditoare: Nr. de înregistrare ...... din ...... │

│......................... Către ............................... │

│Cod de identificare fiscala ......... │

│Nr. de inmatriculare la Oficiul Registrului Comerţului .................. │

│Sediul (localitatea, strada, numar) ..................................... │

│Judeţul ................. │

│Cont .................... │

│Banca ................... │

│ │

│ EXTRAS DE CONT │

│ Conform dispoziţiilor în vigoare va instiintam ca, în evidentele │

│ noastre contabile, la data de ............, unitatea dvs. │

│ figurează cu urmatoarele debite: .............................. │

│ ............................................................... │

├─────────────────────────┬────────────────────────┬───────────────────────────┤

│ Documentul │ │ │

│(felul, numărul şi data) │ Explicatii │ Suma │

├─────────────────────────┼────────────────────────┼───────────────────────────┤

├─────────────────────────┼────────────────────────┼───────────────────────────┤

├─────────────────────────┼────────────────────────┼───────────────────────────┤

├─────────────────────────┼────────────────────────┼───────────────────────────┤

├─────────────────────────┼────────────────────────┼───────────────────────────┤

├─────────────────────────┼────────────────────────┼───────────────────────────┤

├─────────────────────────┼────────────────────────┼───────────────────────────┤

└─────────────────────────┴────────────────────────┴───────────────────────────┘

14-6-3 t2

(verso)

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ În termen de 5 zile de la primire urmeaza sa ne restituiti acest extras │

│ confirmat pentru suma acceptata, iar în cazul constatarii de diferente │

│ sa anexati nota explicativa cuprinzind obiectiile dvs. Prezentul extras │

│ de cont tine loc de conciliere conform procedurii arbitrale. │

│ │

│ Conducatorul unităţii, Conducatorul compartimentului │

│ financiar-contabil │

│ L.S. .......... ........................ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Unitatea debitoare Nr. de înregistrare ......... din ......│

│.................... Către ..................................│

│.................... ..................................│

│.................... ..................................│

│ │

│ Confirmam prezentul extras de cont pentru suma de ..... lei, pentru │

│ achitarea careia (se va completa după caz): │

│ a) am depus la banca ordinul de plată nr. ........ din......... │

│ b) am depus la Oficiul Postal nr. ..... mandatul postal nr. ...... din ....│

│ c) urmeaza sa efectuam plata într-un termen de ................... │

│ Obiectiile noastre privind sumele din prezentul extras de cont sunt │

│ cuprinse în nota explicativa anexata. │

│ │

│ Conducatorul unităţii, Conducatorul compartimentului │

│ financiar-contabil, │

│ L.S. ........... ........................... │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘