privind acordarea statutului de operator economic autorizat (actualizat până la data de 30 aprilie 2009
*)Textul iniţial a fost publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 875 din 20 decembrie 2007. Aceasta este forma actualizată de S.C. "Centrul Teritorial de Calcul Electronic" S.A. Piatra-Neamţ până la data de 30 aprilie 2009, cu modificările şi completările aduse de: RECTIFICAREA nr. 9.647 din 30 noiembrie 2007; ORDINUL nr. 1.129 din 17 aprilie 2009.
Prezentele norme tehnice stabilesc modul de acordare în România, în conformitate cu prevederile art. 5a din Regulamentul Consiliului (CEE) nr. 2.913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările ulterioare, a statutului de operator economic autorizat.
(1)Statutul de operator economic autorizat poate fi solicitat de operatorii economici definiţi la art. 1 pct. 12 din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2.454/93 de stabilire a unor dispoziţii de aplicare a Regulamentului Consiliului (CEE) nr. 2.913/92 de instituire a Codului vamal comunitar, cu modificările ulterioare.
(2)Statutul de operator economic autorizat se atestă prin emiterea unuia dintre certificatele prevăzute la art. 14a din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2.454/93, cu modificările ulterioare.
(3)Certificatele de operator economic autorizat, denumite în continuare certificate AEO, sunt codificate astfel:
a)AEOC - certificat AEO pentru simplificări vamale;
b)AEOS - certificat AEO pentru securitate şi siguranţă;
c)AEOF - certificat AEO pentru simplificări vamale, securitate şi siguranţă.
(1)Statutul de operator economic autorizat este acordat operatorilor economici la solicitarea acestora prin depunerea unei cereri înaintate autorităţii vamale.
(2)Cererea prevăzută la alin. (1) se completează potrivit modelului şi notelor explicative din anexa 1c la Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2.454/93, cu modificările ulterioare.
(1)Cererea este însoţită în mod obligatoriu de următoarele documente:
Litera a) a alin. (1) al art. 4 a fost abrogată de pct. 1 al art. I din ORDINUL nr. 1.129 din 17 aprilie 2009, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 285 din 30 aprilie 2009.
b)certificatul de înregistrare al operatorului economic, în copie;
c)actul constitutiv al operatorului economic, cu modificările şi completările ulterioare, după caz, în copie;
d)cazierul judiciar al persoanei care îl reprezintă legal pe operatorul economic;
e)cazierul judiciar al angajatului operatorului economic, responsabil cu reprezentarea acestuia faţă de autoritatea vamală;
f)cazierul fiscal şi certificatul de atestare fiscală eliberate de autoritatea fiscală competentă;
g)o declaraţie pe propria răspundere, prin care operatorul economic se obligă:
–să notifice Autorităţii Naţionale a Vămilor orice modificare survenită în activitatea pe care urmează să o desfăşoare, legată de operaţiunile pe care trebuie să le reglementeze certificatul AEO sau de informaţiile transmise iniţial prin intermediul chestionarului prevăzut la lit. a);
–să informeze Autoritatea Naţională a Vămilor cu privire la evenimentele semnificative care ar putea afecta autorizarea sa, inclusiv cu privire la cazurile în care apare o modificare a condiţiilor de acces la informaţii sau a modalităţilor prin care informaţiile respective sunt făcute disponibile.
(2)Cererea însoţită de documentele enumerate la alin. (1) se transmite în scris la Autoritatea Naţională a Vămilor, str. Matei Millo nr. 13, sectorul 1, Bucureşti, cod poştal 010144, şi în format electronic la adresa aeo_ro@customs.ro.
(3)La cererea prevăzută la art. 3 alin. (1) se poate depune, în mod facultativ, chestionarul AEO - autoevaluare completat potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 1 şi instrucţiunilor de completare a chestionarului prevăzute în anexa nr. 2, precum şi instrucţiunilor de completare a chestionarului în funcţie de rolul solicitantului statutului de AEO în cadrul lanţului logistic internaţional şi tipul certificatului AEO solicitat, prevăzute în anexa nr. 3 la prezentele norme.
Alin. (3) al art. 4 a fost introdus de pct. 2 al art. I din ORDINUL nr. 1.129 din 17 aprilie 2009, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 285 din 30 aprilie 2009.
(1)Dacă sunt îndeplinite condiţiile prevăzute de reglementările vamale, cererea privind acordarea statutului de operator economic autorizat, depusă la Autoritatea Naţională a Vămilor, conform art. 3 şi 4, este acceptată de autoritatea vamală.
(2)Dacă cererea de acordare a statutului de operator economic autorizat nu este acceptată, Autoritatea Naţională a Vămilor informează solicitantul, în scris, despre decizia de neacceptare şi despre motivele care au stat la baza acestei decizii.
(1)Verificarea îndeplinirii condiţiilor de acordare a statutului de operator economic autorizat se efectuează, la nivel central şi teritorial, în conformitate cu prevederile art. 14a şi 14n din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2.454/93, cu modificările ulterioare, de structurile de specialitate din cadrul autorităţii vamale, prin controlul activităţii desfăşurate de operatorii economici solicitanţi aflaţi în raza lor de competenţă teritorială.
(2)Rezultatele verificării se consemnează într-un raport, care se transmite Autorităţii Naţionale a Vămilor.
(3)Rapoartele prevăzute la alin. (2) vor conţine propunerea structurilor de specialitate respective cu privire la acordarea sau refuzul acordării statutului de operator economic autorizat. În cazul în care se propune refuzul acordării statutului de operator economic autorizat, se vor preciza în mod detaliat motivele avute în vedere.
Activitatea de verificare efectuată de structurile de specialitate din cadrul autorităţii vamale va viza, în special, următoarele aspecte:
a)complexitatea şi acurateţea informaţiilor cuprinse în cererea de acordare a statutului de operator economic autorizat şi în documentele ce însoţesc cererea;
b)volumul şi complexitatea operaţiunilor derulate de operatorul economic;
c)gradul de pregătire profesională a angajaţilor responsabili cu derularea de activităţi reglementate de legislaţia vamală, aferente operaţiunilor pe care trebuie să le reglementeze certificatul AEO;
d)modul de organizare a evidenţelor, respectiv îndeplinirea condiţiilor necesare desfăşurării în condiţii optime a supravegherii vamale şi exercitării controlului ulterior asupra operaţiunilor derulate;
e)informaţiile transmise de alte structuri din cadrul autorităţii vamale române sau al autorităţilor vamale din alte state membre, la solicitarea expresă a structurii de specialitate care efectuează verificarea; în cazul informaţiilor solicitate din partea autorităţilor vamale din alte state membre, solicitarea este transmisă prin intermediul Autorităţii Naţionale a Vămilor, cu respectarea art. 14l din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2.454/93, cu modificările ulterioare;
Litera e) a art. 7 a fost modificată de RECTIFICAREA nr. 9.647 din 30 noiembrie 2007, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 33 din 16 ianuarie 2008.
f)informaţiile transmise de alte autorităţi publice din România, la solicitarea expresă a structurii de specialitate care efectuează verificarea;
g)informaţiile rezultate din certificatele emise anterior pe numele operatorului economic solicitant.
În evaluarea elementelor prevăzute la art. 7 lit. b), se iau în considerare caracteristicile specifice ale operatorilor economici, în special cele ale întreprinderilor mici şi mijlocii.
(1)Certificatele prevăzute la art. 7 lit. g) pot fi:
a)un certificat de securitate şi/sau de siguranţă recunoscut la nivel internaţional, eliberat pe baza unor convenţii internaţionale;
b)un certificat de securitate şi/sau de siguranţă european, eliberat pe baza legislaţiei comunitare;
c)un standard internaţional al Organizaţiei Internaţionale pentru Standardizare;
d)un standard european al organismelor europene de standardizare.
(2)În aplicarea prevederilor art. 7 lit. g), standardele de siguranţă şi securitate necesare pentru acordarea statutului de operator economic autorizat se consideră a fi îndeplinite în mod automat şi se aplică tuturor locaţiilor în care operatorii economici îşi desfăşoară activitatea, numai în situaţiile în care:
a)certificatele prevăzute la alin. (1) sunt emise de organisme de certificare acreditate la nivel internaţional, cum sunt, spre exemplu, cele acreditate în baza Acordului de recunoaştere multilaterală (LA), Acordului de recunoaştere reciprocă (MRA), sau de autorităţile naţionale competente şi sunt luate în considerare potrivit art. 14n alin. (2) din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2.454/93, cu modificările ulterioare;
b)certificatele prevăzute la alin. (1) au fost emise pe baza criteriilor în vigoare potrivit standardelor internaţionale cum sunt, spre exemplu, standardele ISO 9001, 14001, 20858, 28000, Codul internaţional pentru securitatea navelor şi a instalaţiilor portuare (ISPS), standardele impuse de organizaţii interguvernamentale precum Organizaţia Maritimă Internaţională (OMI), Comisia Economică pentru Europa a Naţiunilor Unite (CEE-ONU) sau Organizaţia Aviaţiei Civile Internaţionale(OACI), iar aceste standarde respectă pe deplin criteriile AEO, respectiv sunt identice sau comparabile cu cele prevăzute de art. 14k alin. (3) din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2.454/93, cu modificările ulterioare.
(1)În vederea evaluării capacităţilor de securitate a lanţului logistic internaţional al operatorului economic, participanţii în cadrul lanţului logistic internaţional trebuie să îndeplinească, în funcţie de rolul lor în cadrul acestuia, cerinţe specifice necesare pentru respectarea standardelor de securitate şi siguranţă corespunzătoare.
(2)Cerinţele prevăzute la alin. (1) sunt grupate în cele ce urmează după următoarele categorii de operatori:
a)producători;
b)exportatori;
c)expeditori de mărfuri;
d)deţinători de antrepozit vamal;
e)comisionari în vamă şi reprezentanţi vamali;
f)transportatori;
g)importatori.
Cerinţele impuse producătorilor în cadrul lanţului logistic internaţional se referă la:
a)garantarea siguranţei şi securităţii procesului de producţie pentru produsele sale;
b)garantarea siguranţei şi securităţii aprovizionării clienţilor săi cu aceste produse.
Cerinţele impuse exportatorilor în cadrul lanţului logistic se referă la:
a)responsabilitatea privind corectitudinea declaraţiei de export şi pentru depunerea acesteia la timp, în cazul în care declaraţia de export se depune de exportator;
b)efectuarea formalităţilor de export, în conformitate cu reglementările vamale, inclusiv măsuri de politică comercială şi, acolo unde este cazul, plata drepturilor de export;
c)asigurarea furnizării de mărfuri către transportatorul sau expeditorul de mărfuri ori către comisionarul în vamă sau reprezentantul vamal, în condiţii de securitate şi siguranţă.
(1)Cerinţele impuse expeditorilor de mărfuri în cadrul lanţului logistic internaţional se referă la:
a)respectarea reglementărilor privind formalităţile de transport;
b)garantarea securităţii şi siguranţei transportului de mărfuri, dacă este cazul;
c)respectarea reglementărilor privind declaraţiile sumare, dacă este cazul.
(2)În aplicarea prevederilor prezentului articol, prin expeditor de mărfuri se înţelege operatorul economic care se ocupă de transportul mărfurilor destinate comerţului internaţional, în numele unui exportator, în numele unui importator sau al unei alte persoane; în anumite cazuri, solicitantul expeditor de mărfuri prestează el însuşi şi serviciile conexe, asumându-şi, de asemenea, rolul de transportator.
Activităţile tipice ale unui expeditor de mărfuri pot include obţinerea, verificarea şi pregătirea documentaţiei necesare în vederea îndeplinirii cerinţelor vamale.
Cerinţele impuse deţinătorilor de antrepozit vamal în cadrul lanţului logistic internaţional se referă la:
a)luarea măsurilor necesare ca mărfurile aflate într-un antrepozit vamal sau în depozit temporar să nu iasă de sub supravegherea autorităţii vamale;
b)îndeplinirea obligaţiilor ce le revin din depozitarea mărfurilor cărora li se aplică regimul de antrepozit vamal sau de reglementările privind depozitarea temporară;
c)respectarea condiţiilor particulare specificate în cadrul autorizaţiei pentru magazia de depozitare temporară sau pentru antrepozitul vamal respectiv;
d)asigurarea unei protecţii adecvate împotriva actelor de efracţie, substituirii de mărfuri, manipulării frauduloase a mărfurilor sau accesului neautorizat în zona de depozitare;
Cerinţele impuse comisionarilor în vamă şi reprezentanţilor vamali în cadrul lanţului logistic internaţional se referă la:
a)aplicarea prevederilor necesare, în conformitate cu reglementările vamale specifice tipului de reprezentare, în vederea plasării mărfurilor sub un regim vamal;
b)în cazuri de reprezentare indirectă, responsabilitatea pentru corectitudinea declaraţiei vamale sau sumare şi pentru depunerea la timp a acesteia.
Cerinţele impuse transportatorilor în cadrul lanţului logistic internaţional se referă la:
a)garantarea securităţii şi siguranţei transportului de mărfuri, în special prin evitarea accesului neautorizat şi manipularea frauduloasă a mijloacelor de transport şi a mărfurilor transportate;
b)furnizarea documentaţiei de transport necesare, la cererea autorităţilor competente;
c)efectuarea formalităţilor legale ce le revin în calitatea pe care o deţin, în conformitate cu legislaţia vamală.
Cerinţele impuse importatorilor în cadrul lanţului logistic internaţional se referă la:
a)responsabilitatea de a atribui mărfurilor prezentate autorităţii vamale o destinaţie vamală, în cazul în care nu au numit un reprezentant în relaţiile lor cu autoritatea vamală, care să acţioneze în cadrul reprezentării indirecte;
b)responsabilitatea pentru corectitudinea declaraţiei şi pentru depunerea acesteia la timp, în cazul în care declaraţia vamală se depune de importator;
c)întocmirea formalităţilor legale necesare, în conformitate cu reglementările vamale referitoare la importul de mărfuri;
d)garantarea siguranţei şi securităţii primirii mărfurilor, evitându-se în special accesul neautorizat şi manipularea frauduloasă a acestora.
Ori de câte ori un operator economic autorizat deţine informaţii că unul dintre partenerii săi de afaceri care face parte din lanţul logistic nu îndeplineşte standardele de securitate şi siguranţă corespunzătoare responsabilităţilor ce îi revin, este obligat să întreprindă imediat măsurile necesare pentru securitatea lanţului logistic şi să informeze în acest sens autoritatea vamală.
Când cererea de acordare a statutului de operator economic autorizat a fost acceptată, iar potrivit art. 6 alin. (3) a fost emisă propunerea de acordare a statutului de operator economic autorizat, Autoritatea Naţională a Vămilor eliberează certificatul AEO cu respectarea art. 14o şi 14p din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2.454/93, cu modificările ulterioare.
Certificatul AEO se completează potrivit modelului şi notelor explicative din anexa 1d la Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2.454/93, cu modificările ulterioare, şi se întocmeşte în două exemplare. Un exemplar se predă solicitantului, iar celălalt exemplar se păstrează în evidenţa autorităţii vamale.
(1)Numărul de înregistrare al certificatului AEO se acordă în ordine cronologică. Evidenţa certificatelor AEO se ţine într-un registru de evidenţă a certificatelor AEO întocmit potrivit modelului din anexa nr. 4. (2) Numărul de înregistrare al certificatului AEO are forma unei succesiuni de caractere alfanumerice, cu următoarea structură: două caractere alfabetice reprezentând codul ISO-alpha 2 al statului membru emitent, 4 caractere alfabetice reprezentând codificarea tipului de certificat conform art. 2 alin. (3) şi 11 caractere numerice reprezentând numărul de ordine din registrul de evidenţă a certificatelor.
(3)Certificatul AEO se înscrie în documentul administrativ unic, în caseta nr. 44, sub următoarea formă: codul din TARIC atribuit certificatului AEO, urmat de numărul de înregistrare al certificatului AEO.
Autoritatea Naţională a Vămilor suspendă statutul de operator economic autorizat, în cazul certificatelor emise în România, în condiţiile respectării art. 14r-14u din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2.454/93, cu modificările ulterioare.
Autoritatea Naţională a Vămilor retrage statutul de operator economic autorizat, în cazul certificatelor emise în România, în condiţiile respectării art. 14v din Regulamentul Comisiei (CEE) nr. 2.454/93, cu modificările ulterioare.
Autorităţile vamale verifică cel puţin o dată pe an respectarea de către operatorul economic autorizat a condiţiilor şi criteriilor care îi sunt aplicabile.
Anexele nr. 1-4 fac parte integrantă din prezentele norme tehnice.
───────
la normele tehnice
──────────────────
ROMÂNIA
AUTORITATEA NAŢIONALĂ A VĂMILOR
Subsecţiunea 5.07 din anexa 1 a fost modificată de RECTIFICAREA nr. 9.647 din 30 noiembrie 2007, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 33 din 16 ianuarie 2008.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│SUBSECŢIUNEA 5.08 - ÎNCĂRCAREA MĂRFURILOR STANDARDUL DE SIGURANŢĂ│
│ ŞI SECURITATE AVUT ÎN VEDERE│
│ │
│95. Menţionaţi dacă v-aţi documentat asupra ISO/PAS 28001:2006 │
│ procedurilor documentare şi (Secţiunea A 3.3.) │
│ fizice de control al încărcării mărfurilor. ISO/PAS 11712: 116 │
│ ISO/PAS 17712 │
│ Bifaţi una dintre opţiunile de mai jos: ISPS Code*) │
│ Nu [] Da [] │
│ │
│96. Menţionaţi dacă v-aţi documentat asupra ISO/PAS 28001:2006 │
│ măsurilor de securitate şi siguranţă (Secţiunea A 3.3.) │
│ cerute de clienţii dumneavoastră la │
│ momentul încărcării mărfurilor. │
│ │
│ Bifaţi una dintre opţiunile de mai jos: │
│ Nu [] Da [] │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│SUBSECŢIUNEA 5.09 - CERINŢE DE SECURITATE STANDARDUL DE SIGURANŢĂ│
│ PENTRU FURNIZORI ŞI SECURITATE AVUT ÎN VEDERE│
│ │
│97. Menţionaţi dacă aveţi proceduri stabilite ISO/PAS 28001:2006 │
│ cu furnizorii dumneavoastră (Secţiunea A 3.3.) │
│ privind implementarea măsurilor de │
│ securitate şi siguranţă. │
│ │
│ Bifaţi una dintre opţiunile de mai jos: │
│ Nu [] Da [] │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│SUBSECŢIUNEA 5.10 - SECURITATEA PERSONALULUI STANDARDUL DE SIGURANŢĂ│
│ ŞI SECURITATE AVUT ÎN VEDERE│
│ │
│98. Menţionaţi dacă v-aţi documentat asupra ISO/PAS 28001:2006 │
│ procedurilor privind politica de (Secţiunea A 3.3.) │
│ personal care ia în considerare cerinţele │
│ de securitate ale activităţii │
│ dumneavoastră. │
│ │
│ Bifaţi una dintre opţiunile de mai jos: │
│ Nu [] Da [] │
│ │
│99. Menţionaţi dacă vă instruiţi personalul ISO/PAS 28001:2006 │
│ în ceea ce priveşte cerinţele de (Secţiunea A 3.3.) │
│ securitate şi siguranţă. │
│ │
│ Bifaţi una dintre opţiunile de mai jos: │
│ Nu [] Da [] │
│ │
│100. Menţionaţi dacă aveţi cerinţe de securitate ISO/PAS 28001:2006 │
│ aplicabile personalului angajat (Secţiunea A 3.3.) │
│ cu titlu temporar. │
│ │
│ Bifaţi una dintre opţiunile de mai jos: │
│ Nu [] Da [] │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│SUBSECŢIUNEA 5.11 - SERVICII EXTERNE STANDARDUL DE SIGURANŢĂ│
│ ŞI SECURITATE AVUT ÎN VEDERE│
│ │
│101. Menţionaţi dacă aveţi cerinţele de ISO/PAS 28001:2006 │
│ securitate incluse în contractele (Secţiunea A 3.3.) │
│ încheiate cu furnizorii externi, │
│ cum sunt, spre exemplu, cele aplicabile │
│ personalului care asigură paza, │
│ curăţenia sau întreţinerea. │
│ │
│ Bifaţi una dintre opţiunile de mai jos: │
│ Nu [] Da [] │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│SUBSECŢIUNEA 5.12 - ACORD PENTRU PUBLICAREA INFORMAŢIILOR │
│ │
│102. În conformitate cu prevederile art. 14 lit. x din Regulamentul │
│ Comisiei (CEE) nr. 2.454/93, cu modificările ulterioare, │
│ Autoritatea Naţională a Vămilor trebuie să întreţină o evidenţă │
│ informatică care cuprinde cererile depuse, cererile respinse şi │
│ certificatele AEO emise, modificate, suspendate şi revocate. │
│ Prin semnarea şi depunerea acestei cereri sunteţi de acord ca │
│ Autoritatea Naţională a Vămilor să facă schimb de informaţii cu │
│ autorităţile vamale din alte state membre. │
│ Comisia Europeană deţine o bază de date a certificatelor AEO pentru │
│ accesul către public prin intermediul internetului. │
│ Includerea în această listă este voluntară. │
│ În situaţia în care obţineţi certificat AEO, sunteţi de acord ca │
│ informaţiile despre dumneavoastră să fie incluse în această bază │
│ de date? │
│ │
│ Bifaţi una dintre opţiunile de mai jos: │
│ Nu [] Da [] │
│ │
│ Semnătură Nume (utilizaţi majuscule) │
│ ┌─────────────────────────────┐ ┌─────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │ │ │
│ └─────────────────────────────┘ └─────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Data Statutul celui care semnează │
│ (proprietar, partener, director) │
│ ┌─────────────────────────────┐ ┌─────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │ │ │
│ └─────────────────────────────┘ └─────────────────────────────────┘ │
│ │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
*)Codul ISPS reprezintă codul internaţional pentru securitatea navelor şi facilităţilor portuare, prevăzut în Hotărârea Guvernului nr. 248/2004 privind aprobarea Normelor metodologice de implementare a prevederilor Codului internaţional pentru securitatea navelor şi facilităţilor portuare - Codul ISPS, acceptat de România prin Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 80/2003 pentru acceptarea de către România a amendamentelor la anexa Convenţiei internaţionale pentru ocrotirea vieţii omeneşti pe mare, 1974, amendată, şi a Codului internaţional pentru securitatea navelor şi facilităţilor portuare, adoptate la Conferinţa Organizaţiei Maritime Internaţionale, la Londra, în perioada 9-13 decembrie 2002.
la normele tehnice
INSTRUCŢIUNI DE COMPLETAREA CHESTIONARULUI
Scopul chestionarului este de a furniza autorităţilor vamale informaţii suplimentare faţă de cele cuprinse în cererea de acordare a statutului AEO.
Prezentele instrucţiuni furnizează îndrumări privind răspunsul la întrebările puse, precum şi informaţii despre standardele ce trebuie îndeplinite şi dovedite ca fiind îndeplinite autorităţilor vamale, în vederea acordării statutului menţionat.
Răspunsurile la întrebări trebuie să fie complete şi exacte la toate întrebările relevante pentru tipul de certificat AEO pentru care se optează; în caz contrar, autoritatea vamală poate returna cererea în vederea completării sau modificării, după caz.
Completarea chestionarului nu presupune anexarea de documente suplimentare; orice altă informaţie, în special "procedurile documentate" la care se face referire în mod repetat pe parcursul chestionarului, precum şi persoanele responsabile, potrivit subiectului abordat, trebuie să fie disponibile pe durata investigării premergătoare luării deciziei de autorizare sau refuzului acesteia, pentru a permite autorităţii vamale verificarea elementelor necesare. De aceea se recomandă ca cererea să nu fie transmisă până când nu sunt îndeplinite toate procedurile menţionate şi se poate răspunde "da" la aceste întrebări.
Completarea chestionarului presupune analiza prealabilă a instrucţiunilor de completare a întrebărilor de la secţiunea 4 "Solvabilitatea financiară"; neîndeplinirea criteriilor speciale tratate de această secţiune determină respingerea automată a cererii de acordare a statutului AEO.
În cazul deţinerii unei acreditări standard recunoscute internaţional, potrivit prevederilor art. 9 din normele tehnice, fapt ce trebuie menţionat în răspunsul la pct. nr. 6 din chestionar, acest lucru va fi luat în considerare la evaluarea cererii, acolo unde cerinţele AEO sunt identice sau comparabile. În cazul deţinerii unei astfel de acreditări, includeţi detaliile, suplimentar faţă de chestionar, şi la rubrica 15 din formularul cererii de autorizare.
Dacă acreditarea menţionată la alineatul precedent este relevantă pentru statutul AEO, dar este recunoscută numai în România, acest lucru trebuie menţionat la pct. nr. 6 din chestionar, iar dovezile privind deţinerea acesteia trebuie furnizate în timpul investigaţiei.
Condiţiile şi criteriile pentru eliberarea unui certificat AEO, corespunzătoare fiecărei categorii de operatori menţionaţi la art. 10 alin. 2 din normele tehnice, se aplică uniform tuturor operatorilor economici, indiferent de dimensiunea lor, ţinând însă cont de faptul că standardul de conformare poate varia, fiind proporţional cu dimensiunea şi complexitatea activităţii, cu tipul de mărfuri cu care operează sau cu alte elemente.
1.Se înscriu numele şi adresele persoanelor în cauză, prin includerea exclusivă a asociaţilor care sunt implicaţi în activităţile sau procesele decizionale curente ale firmei.
Reprezentantul sau reprezentanţii legali sunt, în sensul prezentului punct, persoanele responsabile cu reprezentarea operatorului economic în situaţiile care implică legislaţia vamală, cum sunt, spre exemplu, avocaţi sau jurişti angajaţi direct de operator sau numiţi să îl reprezinte pe acesta în probleme vamale legate de operaţiunile derulate.
2.Se înscrie o descriere scurtă, cum ar fi, spre exemplu: producător şi distribuitor de accesorii auto, casă de expediţii, firmă de comenzi prin poştă, exportator de produse farmaceutice.
3.Se înscriu informaţii privind locaţiile şi adresa acestora, precum şi activitatea desfăşurată la fiecare dintre acestea; când numărul locaţiilor este mare, se indică numărul total al acestora şi se înscriu informaţii referitoare numai la primele 5 din punctul de vedere al importanţei.
Exemplu: Str. Principală nr. 2, sectorul 6, Bucureşti - sediu social înregistrat, sediu principal birou contabil şi informatizare, toate înregistrările vamale, Str. Secundată nr. 3, Ploieşti - producţie de centrale termice, Str. Terţiară nr. 7 - producţie de centrale termice, Str. Repetiţiei nr. 1, Craiova, - depozit pentru mărfuri, vânzări către clienţii din România, Str. Repetiţiei nr. 2, Craiova - depozit pentru mărfuri, vânzări către clienţii din comunitate şi din afara comunităţii; numărul total de sedii: 17.
Informaţii complete şi detaliate privind locaţiile şi activităţile trebuie puse la dispoziţia autorităţii vamale cu ocazia investigaţiei efectuate în vederea verificării cererii.
4.Informaţiile solicitate prin intermediul acestui punct au ca scop stabilirea faptului dacă operatorul economic acţionează în nume propriu sau în numele altui operator.
Exemplu:
a)deţinătorul unui depozit care depozitează numai propriile mărfuri sau un importator care importă mărfuri numai în nume propriu este operator care acţionează în nume propriu;
b)deţinătorul unui depozit care depozitează propriile mărfuri şi ale altor firme sau un importator care importă mărfuri în nume propriu şi pentru alte 4 firme este operator care acţionează în nume propriu şi în numele altei persoane;
c)deţinătorul unui depozit care depozitează numai mărfurile altor firme sau un comisionar în vamă ori un reprezentant vamal care acţionează ca reprezentant direct este operator care acţionează în numele altor firme.
5.Informaţiile solicitate prin intermediul acestui punct au ca scop obţinerea de informaţii preliminare privind efectuarea sau neefectuarea de schimburi comerciale cu mărfuri cu alţi operatori asociaţi; informaţiile nu se referă la schimburi comerciale cu servicii.
Exemplu: toate achiziţiile sunt de la firme legate care îşi desfăşoară activitatea în China sau se efectuează importuri şi distribuţie în numele a 12 firme asociate din România şi 3 din Franţa.
Informaţii complete şi detaliate privind acest aspect trebuie puse la dispoziţia autorităţii vamale cu ocazia investigaţiei efectuate în vederea verificării cererii.
6.Se înscriu detalii despre acreditările de standard deţinute, care sunt:
a)relevante pentru chestionar;
b)recunoscute independent;
c)recunoscute numai în România.
La rubrica 15 din formularul cererii de autorizare se includ detalii despre standardele recunoscute internaţional, potrivit art. 9 din normele tehnice sau din coloana "Standardul de siguranţă şi securitate avut în vedere" a chestionarului.
7.Documentele menţionate pot consta în organigrama generală a întregii firme, care trebuie să includă: diferitele domenii sau departamente ale firmei, funcţiile şi responsabilităţile lor, structura ierarhică.
8.Se înscrie numărul aproximativ, cunoscut la momentul depunerii cererii.
9.Se înscriu, spre exemplu, numele directorilor, şefilor de serviciu, contabilului-şef, şefului serviciului financiar, şefului serviciului care se ocupă cu vămuirea.
10.Procedurile la care se referă prezentul punct trebuie să scoată în evidenţă măsurile ce se aplică în situaţiile în care angajaţi cheie lipsesc pe termen scurt sau lung, cum sunt, spre exemplu, şeful serviciului care se ocupă cu operaţiuni de vămuire şi funcţionarul care se ocupă de import, precum şi cum şi de către cine sunt îndeplinite responsabilităţile lor curente.
13.În cazul operatorilor economici nou-înfiinţaţi, care dispun de un număr mai mic de 3 seturi complete de evidenţe contabile, se înscriu detalii referitoare numai la cele complete; dacă operatorul nu are o activitate de schimburi comerciale suficient de îndelungată pentru a finaliza seturi complete de evidenţe contabile, se înscrie menţiunea "nu este cazul".
14.A se vedea instrucţiunile de la pct. nr. 13.
15.Se înscriu informaţii referitoare la locaţiile deţinute de operatorul economic care solicită acordarea statutului AEO sau care aparţin unei persoane terţe, cum este, spre exemplu, un depozit; se indică o cifră aproximativă în metri pătraţi sau metri cubi a capacităţii totale de depozitare din toate locaţiile.
Procentul mediu utilizat trebuie să reflecte variaţiile sezoniere.
Dacă numărul locaţiilor în cauză este mai mic de 5, informaţiile menţionate mai sus se indică distinct pentru fiecare locaţie.
17.Se menţionează numărul declaraţiilor vamale şi valoarea mărfurilor aferente acestora pentru fiecare dintre regimurile vamale: punerea în liberă circulaţie, tranzitul, antrepozitul vamal, perfecţionarea activă, transformare sub control vamal, admiterea temporară, perfecţionarea pasivă şi exportul.
Exemplu:
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
PUNEREA ÎN LIBERĂ
AN CIRCULAŢIE EXPORT TRANZIT
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
–Număr Valoare Număr Valoare Număr Valoare
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
2005 2.200 9,6 mil. lei 400 2,6 mil. lei 150 0,8 mil. lei
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
2006 2.500 10,3 mil. lei 350 2,6 mil. lei 100 0,4 mil. lei
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
2007 2.400 10,2 mil. lei 340 2,1 mil. lei 100 0,5 mil. lei
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
18.Se menţionează suma totală a taxelor plătite pentru operaţiunile vamale menţionate la pct. 17.
Exemplu:
──────────────────────────────────────────────────────────────────
AN TAXE VAMALE ACCIZE TVA
──────────────────────────────────────────────────────────────────
2005 300 000 mil. lei 0 1,75 mil. lei
──────────────────────────────────────────────────────────────────
2006 400 000 mil. lei 0 1,87 mil. lei
──────────────────────────────────────────────────────────────────
2007 380 000 mil. lei 0 1,85 mil. lei
──────────────────────────────────────────────────────────────────
19.A se vedea instrucţiunile de la pct. 17 şi 18.
20.Se înscriu detalii despre un număr de maximum 5 ţări terţe cu care operatorul economic derulează operaţiuni comerciale, cum sunt, spre exemplu SUA, China, Taiwan, Canada şi Egipt.
21.Se înscriu următoarele elemente:
a)numele şi funcţia angajatului responsabil cu clasificarea mărfurilor sau, în cazul în care această activitate este îndeplinită de o persoană terţă, denumirea ori numele acesteia;
b)în cazul în care activitatea de clasificare a mărfurilor este îndeplinită de o persoană terţă, procedurile utilizate de operatorul economic pentru a se asigura că activitatea a fost îndeplinită corect şi în conformitate cu instrucţiunile transmise;
c)dacă sunt organizate evidenţe distincte pe fiecare produs, aşa încât fiecare articol să fie legat de un cod de marfă, cu menţionarea ratei corespunzătoare a taxei vamale şi a TVA;
d)informaţii privind procedurile utilizate pentru clasificarea mărfurilor sau produselor noi, incluzând informaţiile utilizate pentru clasificarea mărfurilor, cum sunt, spre exemplu, tariful vamal sau informaţiile furnizate de structura organizatorică responsabilă cu emiterea informaţiilor în privinţa clasificării mărfurilor din cadrul Autorităţii Naţionale a Vămilor;
e)detalii despre avizele de încadrare tarifară obligatorii deţinute;
f)informaţii privind procedurile, persoanele responsabile şi frecvenţa cu care operatorul economic revizuieşte clasificările şi actualizează dosarul produsului, precum şi alte informaţii privind alte evidenţe conexe, inclusiv procedurile de notificare a modificărilor către alte persoane cu atribuţii în acest domeniu, cum este, spre exemplu, comisionarul în vamă sau reprezentantul vamal ori personalul de la biroul de achiziţii.
Informaţii complete şi detaliate privind acest aspect sunt puse la dispoziţia autorităţii vamale cu ocazia investigaţiei efectuate în vederea verificării cererii; acestea includ:
a)detalii, liste sau dosare ale produselor, codurile de marfă şi taxele vamale aferente acestora;
b)resursele şi informaţiile deţinute, cum sunt, spre exemplu, tariful vamal actualizat sau informaţii tehnice utilizate în mod curent pentru clasificarea mărfurilor.
22.Preferinţele tarifare permit acordarea unei rate a taxei vamale reduse sau zero la importurile din ţările pentru care acestea sunt acordate. Preferinţele tarifare la export permit clienţilor aflaţi în anumite ţări necomunitare să beneficieze în mod similar de aceste facilităţi.
23.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să descrie modalitatea în care operatorul economic se asigură:
a)că ţara de export are dreptul să acorde o preferinţă şi că mărfurile beneficiază de o rată preferenţială a taxei vamale;
b)că sunt îndeplinite cerinţele privind transportul direct sau lipsa manipulării mărfurilor;
c)că dispune de un certificat valabil şi original sau de o declaraţie pe factură disponibilă în momentul când se solicită preferinţa;
d)că certificatul sau declaraţia pe factură este corespunzătoare lotului de mărfuri şi sunt respectate regulile de origine;
e)că nu există posibilitatea de a dubla utilizarea certificatului sau declaraţiei pe factură;
f)că tratamentul preferenţial este solicitat în perioada de valabilitate a certificatului sau declaraţiei pe factură;
g)că certificatul sau declaraţia pe factură este păstrată pentru procesul de audit, în deplină siguranţă.
24.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să descrie modalitatea în care operatorul economic se asigură:
a)că mărfurile se califică pentru acordarea preferinţei la export, ca urmare, spre exemplu, a respectării regulilor de origine;
b)că toate documentele, calculele, costurile şi descrierile proceselor ce concură la dovedirea originii preferenţiale, precum şi certificatul de origine sau declaraţia pe factură sunt păstrate pentru procesul de audit în deplină siguranţă;
c)că documentele corespunzătoare, cum sunt, spre exemplu, certificatul de origine sau declaraţia pe factură, sunt semnate şi emise la timp de către un membru autorizat al personalului;
d)că declaraţiile pe factură nu sunt emise pentru transporturile de mărfuri de valoare medie şi mare decât dacă autoritatea vamală a aprobat acest lucru;
e)că certificatele de origine nefolosite sunt depozitate în deplină siguranţă;
f)că certificatele de origine sunt prezentate, la solicitarea autorităţii vamale, cu ocazia exportului.
26.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să descrie modalitatea în care operatorul economic:
a)se asigură că mărfurile proprii nu fac obiectul unei măsuri de restricţie sau prohibiţie;
b)controlează mărfurile cu dublă utilizare;
c)stabileşte care este procedura de obţinere şi cine emite o licenţă sau un permis necesar;
d)se asigură că obţine licenţa corespunzătoare de la autoritatea emitentă la momentul necesar;
e)se asigură că licenţa necesară acoperă lotul de mărfuri în cauză, este valabilă şi nu este expirată;
f)prezintă, pune la dispoziţie şi predă, în conformitate cu cerinţele autorităţilor vamale şi ale altor autorităţi abilitate, informaţiile solicitate;
g)efectuează înscrierea în evidenţe şi păstrarea copiilor de pe documente, dacă acestea sunt necesare pentru desfăşurarea auditului.
28.Se înscriu, după caz:
a)numele ţărilor necomunitare; şi/sau b) numele şi adresele fabricanţilor pentru ale căror mărfuri trebuie plătite taxe anti-dumping şi compensatorii.
29.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să descrie:
a)metoda sau metodele utilizate pentru stabilirea valorii în vamă;
b)cum se completează declaraţiile de valoare în vamă şi cum se anexează la cerere;
c)cum se determină valoarea în vamă şi TVA;
d)cum sunt justificate costurile de transport şi de asigurare;
e)dacă au fost utilizate decizii emise de autoritatea vamală, privind valoarea în vamă;
f)dacă există o legătură între cumpărător şi vânzător, în termenii reglementărilor comunitare, şi influenţa pe care ar putea să o aibă această legătură asupra preţului mărfurilor importate;
g)dacă sunt restricţii privind transferul mărfurilor de către cumpărător;
h)dacă vânzarea sau preţul face obiectul unor condiţii sau consideraţii pentru care nu se poate stabili o valoare corespunzătoare a mărfurilor evaluate;
i)dacă există drepturi de autor şi drepturi de licenţă referitoare la mărfurile importate, plătibile direct sau indirect de cumpărător, ca o condiţie a vânzării;
j)dacă au fost făcute înţelegeri potrivit cărora o parte a profiturilor provenite din orice revânzare, transfer sau utilizare ulterioară este plătită direct ori indirect vânzătorului;
k)dacă există costuri suportate de cumpărător ce nu sunt incluse în preţ, privind comisioanele sau cheltuielile de brokeraj, cu excepţia comisioanelor de cumpărare, sau cheltuieli privind containerele ori ambalajul;
l)dacă sunt mărfuri şi/sau servicii furnizate de cumpărător gratuit ori la costuri reduse, pentru a fi utilizate în vederea producţiei şi vânzării la export a mărfurilor importate;
m)dacă există alte costuri decât cele asociate cu livrarea mărfurilor importate incluse în preţul de plătit;
n)cum este înştiinţată persoana care întocmeşte declaraţia cu privire la alte costuri posibile, care nu sunt legate direct de un transport de marfă.Secţiunea a 2-a Controlul privind respectarea legislaţiei
Evidenţa/cazierul operatorului economic trebuie să reflecte înregistrările din ultimii 3 ani anteriori întocmirii cererii de autorizare.
Este obligatoriu ca în perioada menţionată să nu fi fost înregistrată nicio încălcare gravă sau repetată a reglementărilor vamale; cazierul este acceptat dacă unele încălcări ale reglementărilor vamale sunt minore ori neglijabile în comparaţie cu numărul sau cu amploarea operaţiunilor ori activităţilor pe care operatorul economic le desfăşoară şi care au incidenţă cu activitatea vamală şi nu creează dubii privind nivelul general de respectare a legii.
Persoanele în cazul cărora condiţia de mai sus trebuie verificată sunt:
a)operatorul economic ca entitate economică;
b)persoanele responsabile sau care exercită controlul asupra managementului firmei;
c)persoana care reprezintă legal operatorul economic, dacă este cazul;
d)angajatul operatorului economic responsabil cu reprezentarea acestuia faţă de autoritatea vamală.
Elementele luate în considerare sunt:
a)neregulile sau greşelile, considerate ca întreg, pe bază cumulativă;
b)frecvenţa acestora, pentru a stabili dacă există o problemă sistematică;
c)dacă a existat o intenţie de fraudă sau dacă este vorba de neglijenţă;
d)dacă operatorul economic a notificat autorităţii vamale, din proprie iniţiativă, informaţii privind greşelile sau neregulile descoperite;
e)dacă operatorul economic a luat măsuri de remediere pentru a preveni sau a minimiza eventuale greşeli viitoare.
Dacă persoanele care exercită controlul asupra managementului firmei sunt stabilite sau rezidente într-o ţară terţă, nivelul de respectare a legii de către acestea se apreciază pe baza evidenţelor şi informaţiilor disponibile.
În cazul în care operatorul economic a fost înfiinţat de mai puţin de 3 ani, nivelul de respectare a legii se apreciază pe baza evidenţelor şi informaţiilor disponibile, inclusiv implicarea persoanelor în cauză în activităţile desfăşurate anterior.
30.Se menţionează autorizaţiile emise, suspendate sau cererile de autorizare refuzate de către autoritatea vamală.
Exemplu:
Mai 2005 - cererea de antrepozitare vamală a fost refuzată din cauza lipsei necesităţii economice.
Iunie 2006 - autorizaţia pentru utilizarea procedurilor simplificate de vămuire a fost retrasă din cauză că în mod repetat nu au fost depuse declaraţii suplimentare.
Refuzarea oricărei cereri sau suspendarea, retragerea oricărei autorizaţii vamale nu conduce în mod automat la respingerea solicitării de acordare a statutului AEO.
31.Neregulile la care se face referire constau în neregulile sau greşelile cu implicaţii asupra sumelor de bani datorate ori asupra regularizărilor de diferenţe, cum sunt, spre exemplu, cele legate de utilizarea unei autorizaţii.
În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)numirea unei persoane de contact responsabile din firmă, care să comunice neregulile sau greşelile, inclusiv suspiciunile de activitate infracţională, către autoritatea vamală sau către alte instituţii guvernamentale;
b)cerinţele de efectuare a controalelor, în special cele referitoare la faptul că evidenţele au fost înregistrate şi păstrate în mod exact, complet şi la timp, cum sunt, spre exemplu, declaraţii sau reveniri către autoritatea vamală şi către alte instituţii guvernamentale, respectarea condiţiilor de aprobare şi autorizare, inclusiv frecvenţa acestor controale;
c)utilizarea resurselor interne de audit pentru testarea procedurilor proprii;
d)modalitatea de înştiinţare a personalului despre cerinţe sau modificarea acestora;
e)frecvenţa modificărilor viitoare;
f)controalele de management necesare pentru a se asigura respectarea procedurilor.
32.Informaţiile ce trebuie furnizate la acest punct se referă la neregulile şi greşelile cu implicaţii asupra sumelor de bani datorate sau asupra regularizărilor de diferenţe, cum sunt, spre exemplu, cele legate de utilizarea unei autorizaţii.
Exemplu:
–martie-septembrie 2005: utilizarea incorectă a codului monedei de facturare la importurile din China, având ca rezultat declararea unei taxe vamale şi TVA mai mari de 5.500 lei;
–decembrie 2006: nu s-a depus cererea de restituire a suspendării trimestriale de drepturi de proprietate intelectuală.
Dacă numărul greşelilor sau neregulilor este foarte mare, se înscriu numărul total al acestora şi un rezumat al principalelor motive ce au determinat săvârşirea acestora.
33.Se menţionează măsurile de remediere întreprinse.
Exemplu:
pentru cele două cazuri exemplificate la punctul precedent:
–6 octombrie 2005: modificarea sistemului informatizat pentru a preveni acordarea liberului de vamă fără o verificare suplimentară a corectitudinii codului monedei de facturare utilizat;
–depunerea cererii de restituire a sumelor restante; procedurile de restituire a suspendării de drepturi de proprietate intelectuală sunt revizuite pentru a include controalele trimestriale ale managementului şi pentru a fi transmise personalului implicat.
Aceste informaţii pot fi detaliate şi probate pe parcursul investigării efectuate la sediul nostru.
34.Informaţiile cuprinse la acest punct diferă de cele de la pct. 32; se include o enumerare a tuturor greşelilor sau neregulilor săvârşite de operatorul economic care au fost identificate de autoritatea vamală sau de alte instituţii guvernamentale, suplimentare faţă de cele pe care operatorul economic le-a descoperit, legate de declaraţiile de import, reexport, export şi tranzit, depuse pe parcursul ultimilor 3 ani.
Greşelile sau neregulile menţionate sunt cele care ar fi putut avea ca rezultat supraevaluarea sau subevaluarea sumelor datorate ori necesitatea regularizării plăţii diferenţelor în plus sau în minus, cum este, spre exemplu, cazul în care nu s-a obţinut şi nu s-a declarat o anumită licenţă.
Dacă numărul greşelilor sau neregulilor este foarte mare, se înscriu numărul total al acestora şi un rezumat al principalelor motive ce au determinat săvârşirea acestora.
35.A se vedea explicaţiile de la pct. 33.
37.Informaţii suplimentare privind mărfurile care prezintă riscuri sporite se găsesc şi în anexa 44c la Regulamentul Comisiei (CEE) 2.454/93, cu modificările ulterioare.
Este obligatorie deţinerea unui sistem contabil care să permită un control vamal bazat pe audit.
Pentru a permite autorităţii vamale să efectueze controalele necesare, operatorul economic trebuie să permită accesul fizic sau electronic la evidenţele proprii; accesul electronic la evidenţele proprii nu constituie o condiţie preliminară pentru respectarea cerinţei menţionate.
Este obligatorie deţinerea unui sistem sau unor procese de organizare a evidenţei care fac distincţia dintre mărfurile comunitare şi necomunitare; această condiţie nu se aplică în cazul unui certificat AEOS, aceasta fiind singura diferenţă de cerinţe dintre un certificat AEOS şi un certificat AEOF.
În sensul prezentelor norme tehnice, întrebărilor din chestionar şi al instrucţiunilor de completare a acestuia, auditul trebuie înţeles ca o acţiune de verificare a sistemelor informatice ale operatorului economic, din motive de securitate; în cadrul acestei acţiuni se compară fiecare înregistrare contabilă cu sursa ei, pentru a se verifica exactitatea.
Auditul complet permite operatorului economic să îşi urmărească activităţile operaţionale din fluxul de mărfuri şi produsele care intră, sunt procesate şi ies din firmă.
Un audit complet generează şi o evidenţă completă a istoriei activităţii, care permite operatorului economic să urmărească orice informaţie, de la intrarea sa în evidenţe până la ieşire.
Sistemul contabil include în mod normal:
a)registrul general;
b)registrul de vânzări;
c)registrul de achiziţii;
d)activele firmei;
e)conturi de administrare/management.
Sistemul logistic include în mod normal:
a)întocmirea ordinului de vânzare;
b)întocmirea ordinului de achiziţionare;
c)fabricaţie;
d)inventar - stocare, depozitare;
e)încărcare şi transport;
f)furnizor şi client.
38.Documentul menţionat la acest punct se bazează pe evidenţele contabile ale operatorului economic, care trebuie să includă:
a)vânzări;
b)achiziţii şi ordine de achiziţii;
c)verificarea inventarului;
d)stocare şi mişcări între locurile de stocare;
e)producţie;
f)vânzări şi ordine de vânzare;
g)declaraţiile şi documentaţia vamală;
h)încărcare;
i)transport;
j)contabilizare, de exemplu, facturare, note de debit şi credit, remiteri şi plăţi.
Când operatorul economic utilizează un calculator pentru a controla sistemele contabile şi logistice, acesta furnizează autorităţii vamale, cu ocazia investigaţiei prealabile autorizării, informaţii privind:
a)extinderea computerizării;
b)platforma hard disponibilă şi sistemul de operare care rulează pe ea;
c)segregarea funcţiilor dintre dezvoltare, testare şi operaţii;
d)segregarea funcţiilor printre utilizatori;
e)cum este controlat accesul la diferitele părţi ale sistemului;
f)dacă au fost făcute adaptări la pachetul standard;
g)lista de conturi din registre;
h)dacă sistemul foloseşte conturi provizorii de verificare;
i)cum sunt înscrise în registru obligaţiile referitoare la taxe vamale, accize şi TVA;
j)dacă se operează în loturi;
k)dacă evidenţele cu privire la stoc şi cele financiare sunt conectate între ele.
39.Răspundeţi la acest punct prin alegerea uneia dintre următoarele variante:
a)numai pe un calculator independent;
b)prin calculatoare care sunt legate în reţea;
c)prin utilizarea unui sistem bazat pe un server principal;
d)prin alte mijloace.
40.În sensul prezentului punct, prin sistem de operare se înţelege colecţia de programe ale calculatorului, care permit acestuia să funcţioneze şi să execute aplicaţiile de software, cum sunt, spre exemplu, Windows, Unix şi OS390.
41.Se înscriu numele aplicaţiilor folosite, inclusiv modulele corespunzătoare, şi se precizează care din următoarele variante este aplicabilă:
a)o soluţie de planificare a resurselor întreprinderii integrate complet, cum este, spre exemplu, cea bazată pe programele Oracle E Business;
b)o combinaţie de aplicaţii software de contabilitate şi logistică;
c)o soluţie software pentru afaceri, focalizată pe întreprinderile mici şi mijlocii;
d)o soluţie software dezvoltată special.
Pe parcursul investigaţiei de verificare a cererii de către autoritatea vamală se furnizează informaţii detaliate cu privire la orice adaptare survenită la pachetul software standard utilizat, precum şi motivele acestei adaptări.
42.Se înscrie numele furnizorului.
45.Se înscrie adresa locaţiei către care sunt dirijate activităţile efectuate prin sistemul informatic al operatorului economic, respectiv către solicitantul statutului de operator economic autorizat sau către o parte terţă; când activităţile proprii sunt derulate în mai multe locaţii, se înscriu informaţii despre activităţile derulate la fiecare dintre acestea.
Operatorul economic trebuie să dispună de un sistem de control intern care să corespundă tipului şi dimensiunii obiectului de activitate, suficient dezvoltat pentru administrarea fluxului de mărfuri şi pentru identificarea tranzacţiilor care nu respectă legislaţia sau creează greşeli ori neregularităţi.
46.Detalii suplimentare privind ceea ce trebuie inclus în instrucţiunile documentare ce acoperă procesele de control se găsesc în explicaţiile de la pct. 49-52; acestea trebuie să acopere toată gama de activităţi derulate, inclusiv cele aferente transportului şi cele proprii activităţii de casă de expediţie.
Pe parcursul investigaţiei de verificare a cererii de către autoritatea vamală se furnizează informaţii care probează faptul că operatorul economic a revizuit procedurile de control în mod regulat şi complet, a motivat prin documente orice schimbări şi a informat personalul implicat în astfel de activităţi cu privire la schimbările aduse.
47.Activităţile de control intern menţionate la acest punct fac trimitere la cele detaliate la pct. 46.
Exemple de tipuri de audit pot fi:
a)auditul intern din cadrul operatorului economic sau cel efectuat de către firma-mamă;
b)auditul extern efectuat de către clienţi, contabili sau auditori independenţi, autoritatea vamală sau alte instituţii guvernamentale.
Pe parcursul investigaţiei de verificare a cererii de către autoritatea vamală, operatorul economic trebuie să pună la dispoziţia acestei autorităţi toate rapoartele de audit efectuate, precum şi dovezile cu privire la orice acţiune de remediere întreprinsă în scopul corectării oricărei deficienţe identificate.
48.Prin datele din baza de date, în sensul informaţiilor de la acest punct, se înţelege informaţiile-cheie cu privire la activitatea operatorului economic, cum sunt, spre exemplu, numele şi adresele clienţilor, furnizorii, fişierele pe produs conţinând informaţii cu privire la descrierea mărfurilor, codurile mărfurilor şi originea acestora.
În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă următoarele informaţii:
a)cum sunt aranjate, menţinute, schimbate şi arhivate datele relevante pentru autoritatea vamală;
b)cine este persoana sau compartimentul din cadrul operatorului economic, responsabil cu derularea activităţilor menţionate la lit. a);
c)când activităţile menţionate la lit. a) sunt efectuate de un alt operator economic, detalii privind activitatea acestuia;
d)cum sunt autorizate modificările la procedura de derulare a activităţilor menţionate la lit. a);
e)cum este controlat accesul la informaţiile privind activităţile menţionate la lit. a).
În sensul prezentei subsecţiuni, informaţiile referitoare la fluxul mărfurilor includ:
a)importuri de mărfuri din statele care nu sunt membre ale Uniunii Europene;
b)importuri de mărfuri din statele care nu sunt membre ale Uniunii Europene, având ca ţară de expediţie un stat membru al Uniunii Europene, fără ca în acesta din urmă mărfurile să fi fost puse în liberă circulaţie;
c)transferul de mărfuri care nu provin din Uniunea Europeană, care nu se află în liberă circulaţie, din alte state membre sau din România.
49.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă următoarele informaţii:
a)proceduri de comandare a achiziţiilor;
b)confirmarea ordinului;
c)expedierea/transportul bunurilor;
d)condiţii de livrare Incoterms;
e)aranjamente de vămuire;
f)solicitări de documente susţinătoare;
g)transportul mărfurilor de la frontieră la sediul operatorului economic sau al clientului acestuia;
h)recepţionarea mărfurilor la sediul clientului operatorului economic;
i)plată/decont;
j)cum, când şi de către cine sunt introduse mărfurile în evidenţele de stoc;
k)corespondenţa dintre ordinul de achiziţie şi mărfurile recepţionate;
l)aranjamente pentru returnarea/refuzul mărfurilor;
m)aranjamente pentru contabilizare şi raportare a expedierilor rapide şi transporturi supraîncărcate;
n)aranjamente pentru identificarea şi amendarea intrărilor incorecte în evidenţele de stoc;
o)controlul calităţii;
p)identificarea mărfurilor necomunitare din sistem;
r)folosirea sediului unei părţi terţe sau a sediului clientului, de exemplu, antrepozitul vamal de tip A, şi proceduri pentru schimbul de informaţii.
50.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)adresa locaţiei de depozitare a mărfurilor;
b)măsuri luate pentru depozitarea sigură a mărfurilor periculoase sau cu grad ridicat de risc;
c)modalităţi de înregistrare a stocului în funcţie de valoarea şi/sau de cantitatea mărfurilor;
d)existenţa şi frecvenţa prelevărilor din stoc;
e)aranjamente privind corespondenţa dintre evidenţele proprii ale acestuia şi cele ale unei părţi terţe, când sediul unei părţi terţe este folosit pentru depozitarea mărfurilor;
f)utilizarea unei eventuale locaţii temporare pentru depozitarea mărfurilor;
g)modalităţi de înregistrare şi control al stocului;
h)măsuri luate pentru identificarea mărfurilor ce provin din Uniunea Europeană sau din afara Uniunii Europene, dar nu corespund acordării unui certificat AEOS;
i)mişcarea şi înregistrarea mărfurilor între locaţiile cu aceleaşi sedii sau sedii diferite;
j)aranjamente necesare soluţionării problemelor care generează stricăciuni, deteriorare sau distrugere a mărfurilor, pierderile şi variaţiile de stoc;
k)măsuri aplicate pentru controlul calităţii.
51.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)recepţia comenzilor de efectuare a unor lucrări;
b)achiziţionarea de articole pentru stoc şi livrarea din depozit;
c)procesul de fabricare, responsabilităţile personalului şi ţinerea evidenţelor;
d)coduri ale reţetei de fabricaţie;
e)înregistrarea produsului şi a stocului nefolosit în evidenţele de stoc;
f)folosirea în producţie a metodelor de fabricare standard;
g)controale de monitorizare şi administrare a procesului de fabricaţie, cum sunt, spre exemplu, ratele de randament;
h)modalităţi de soluţionare a problemelor ce constau în nereguli, variaţiile de stoc, deşeurile, produsele derivate şi pierderile din procesul de fabricaţie;
i)verificarea calităţii mărfurilor fabricate şi înregistrarea rezultatelor;
j)măsuri luate pentru depozitarea în siguranţă a mărfurilor periculoase.
52.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)primirea comenzii clientului şi ridicarea ordinului de lucrări şi achiziţii;
b)informarea antrepozitului cu privire la ordinul de vânzare/acordarea liberului de vamă pentru mărfuri;
c)instrucţiuni către partea terţă în cazul în care mărfurile sunt depozitate în altă parte;
d)colectarea produselor;
e)proceduri de ambalare;
f)cum, unde şi de către cine sunt actualizate evidenţele de stoc;
g)controlul calităţii;
h)note de expediere/colectare;
i)condiţii de livrare Incoterms;
j)transportul mărfurilor la clienţi sau la frontieră pentru reexportare;
k)ridicarea facturilor de vânzare;
l)instrucţiuni transmise comisionarului în vamă sau reprezentantului vamal pentru reexporturi, ridicarea mărfurilor şi controlul documentelor justificative;
m)existenţa confirmărilor de primire sau a dovezii de expediere a mărfurilor;
n)mărfuri returnate - verificare, numărare, înregistrare în stoc;
o)plata şi note de credit;
p)soluţionarea neregulilor sau a problemelor ce apar când se impune o expediere rapidă.
53.În sensul prezentului punct, pentru operatorii economici din categoria importatorilor, exportatorilor sau deţinătorilor de antrepozit vamal procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)măsurile luate de operator pentru a se asigura că declaraţiile vamale întocmite în nume propriu sunt complete, corecte şi depuse la timp, incluzând efectuarea verificărilor administrative;
b)prezentarea sau disponibilitatea documentaţiei justificative a datelor prezentate;
c)date actualizate privind denumirea şi adresa comisionarilor în vamă sau reprezentanţilor vamali ori părţilor terţe folosite;
d)modalităţi de desemnare a comisionarilor sau a reprezentanţilor vamali, cum sunt, spre exemplu, verificări de credibilitate şi disponibilitate a abilităţilor necesare, pe care operatorul economic le efectuează înainte de desemnare;
e)împrejurările în care sunt folosiţi comisionarii sau reprezentanţii vamali;
f)responsabilităţile detaliate în contracte, inclusiv tipul de reprezentare de către comisionarul în vamă sau reprezentantul vamal, cum este, spre exemplu, reprezentarea directă sau indirectă;
g)măsurile luate pentru furnizarea unor instrucţiuni clare şi lipsite de ambiguitate comisionarului în vamă sau reprezentantului vamal pe care îl folosesc;
h)modalitatea de furnizare a documentelor justificative comisionarului în vamă sau reprezentantului vamal pe care îl folosesc, incluzând prezentarea sau reţinerea/returnarea mărfurilor;
i)acţiunile ce trebuie întreprinse de comisionarul în vamă sau de reprezentantul vamal atunci când acesta apreciază că instrucţiunile sunt neclare;
j)măsuri de control şi verificare de către operatorul economic a corectitudinii şi punctualităţii activităţii comisionarului în vamă sau reprezentantului vamal;
k)modalitatea de informare a comisionarului în vamă sau reprezentantului vamal folosit cu privire la erorile/amendamentele referitoare la intrările şterse;
l)modalităţi de rezolvare a neregulilor;
m)modalităţi de transmitere a erorilor constatate către autoritatea vamală.
În sensul aceluiaşi punct, pentru operatorii economici care acţionează în calitate de comisionar în vamă sau reprezentant vamal, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)responsabilităţi detaliate în contracte, incluzând tipul de reprezentare ce urmează a fi folosit, cum este, spre exemplu, directă sau indirectă;
b)măsurile luate de operatorul economic pentru a se asigura că declaraţiile vamale întocmite sunt complete, corecte şi depuse la timp, incluzând efectuarea verificărilor administrative;
c)prezentarea sau disponibilitatea promptă a documentaţiei justificative;
d)modalitatea în care personalul propriu este ţinut la curent cu exigenţele clienţilor şi cu cele ale contractului;
e)acţiunile întreprinse atunci când se apreciază că instrucţiunile transmise de client sunt neclare sau că detaliile furnizate sunt incorecte;
f)acţiunile întreprinse atunci când se descoperă o eroare sau un amendament cu privire la intrările şterse;
g)modalităţi de transmitere a erorilor constatate către autoritatea vamală.
54.Operatorii economici trebuie să aibă implementate proceduri satisfăcătoare pentru arhivarea şi recuperarea evidenţelor şi informaţiilor proprii, precum şi pentru protecţia împotriva pierderii de informaţii.
În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)perioada de timp în care datele rămân disponibile on-line în forma lor originală;
b)în ce fel şi pentru cât timp sunt arhivate datele;
c)pe ce fel de suport media sunt stocate datele;
d)în ce format software sunt stocate datele;
e)dacă datele sunt comprimate şi în ce stadiu;
f)măsurile luate de operatorul economic pentru a se asigura în ceea ce priveşte:
(i)disponibilitatea pe termen lung a calităţii tehnice a mijloacelor de înregistrare;
(îi) disponibilitatea codului de hardware şi al programului;
(iii)descrierea datelor;
(iv)codul programului;
g)dacă există aranjamentele particulare cu părţi terţe;
h)frecvenţa şi locaţia oricărui back-up şi oricărei informaţii arhivate.
55.Operatorii economici trebuie să dispună de măsuri de securitate a sistemelor informatice corespunzătoare, cum sunt, spre exemplu, protecţia de tip firewalls şi programele antivirus, pentru a proteja sistemul informatic propriu de intruziuni neautorizate şi a se putea garanta securitatea documentaţiei.
În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)un plan de siguranţă actualizat care să descrie măsurile implementate care protejează sistemul informatic de accesul neautorizat, precum şi de distrugerea sau pierderea deliberată de informaţii;
b)eventualitatea operării cu mai multe sisteme în site-uri multiple şi cum sunt controlate acestea;
c)persoana responsabilă pentru protecţia şi funcţionarea sistemului computerizat al firmei; responsabilitatea nu trebuie limitată la o singură persoană, ci la mai multe persoane capabile să-şi monitorizeze acţiunile una alteia;
d)modul în care se eliberează autorizaţia de acces şi nivelul de acces la sistemele informatice; accesul la informaţii sensibile trebuie limitat la personalul autorizat să aplice schimbările/completările la informaţii;
e)formatul de stabilire a parolelor, frecvenţa schimbărilor şi cine emite parolele;
f)protecţia firewall şi antivirus;
g)schimbarea, întreţinerea şi actualizarea detaliilor de utilizator;
h)rezolvarea incidentelor atunci când sistemul a fost compromis;
i)frecvenţa testării sistemului informatic împotriva accesului neautorizat şi înregistrarea rezultatelor;
j)un plan de recuperare a continuităţii şi de evitare a compromiterii activităţii în caz de incidente;
k)back-up-uri de rutină atunci când sistemul nu funcţionează, incluzând restaurarea tuturor programelor şi datelor relevante.
56.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)înregistrarea şi back-up-ul documentelor, incluzând scanarea şi microfilmul, precum şi limitarea accesului;
b)un plan de securitate actualizat care să descrie măsurile existente pentru protecţia documentelor faţă de accesul neautorizat, precum şi faţă de distrugerea sau pierderea lor deliberată;
c)stocarea fişierelor în siguranţă, incluzând responsabilităţile pentru administrarea lor;
d)rezolvarea incidentelor care compromit siguranţa documentelor;
e)testarea sistemului propriu împotriva accesului neautorizat şi înregistrarea rezultatelor;
f)un plan de recuperare a continuităţii şi de evitare a compromiterii activităţii în caz de incidente;
g)acţiunile întreprinse pentru remediere ca rezultat al oricărui incident real;
h)numele membrilor personalului autorizat pentru accesul la documente;
i)numele persoanelor autorizate să schimbe detaliile cu privire la documente;
j)exigenţe de securitate solicitate partenerilor şi altor contacte, cum sunt, spre exemplu, comisionarii în vamă sau reprezentanţii vamali care administrează informaţiile sensibile ce le-au fost furnizate.Secţiunea a 4-a Solvabilitatea financiară
În sensul chestionarului şi al activităţii de investigare pentru acordarea statutului AEO, prin solvabilitate financiară se înţelege o stare financiară bună, suficientă pentru îndeplinirea de către operator a angajamentelor cu privire la caracteristicile tipului de activitate şi se bazează pe înregistrările din ultimii 3 ani anteriori depunerii cererii de autorizare.
Când operatorul economic a funcţionat mai puţin de 3 ani, solvabilitatea financiară se analizează pe baza evidenţelor şi informaţiilor disponibile.
Solvabilitatea unui operator economic nu este considerată ca fiind dovedită şi cererea de autorizare se respinge când:
a)operatorul economic este menţionat în mod curent în evidenţele privind insolvabilitatea, preluarea în administrare, starea de lichidare sau faliment;
b)a fost făcută o plângere împotriva garanţiei constituite de operatorul economic;
c)operatorul economic a făcut o cerere de amânare a taxelor în ultimii 3 ani;
d)operatorul economic a întârziat cu plata banilor pe care îi datorează autorităţii vamale în ultimii 3 ani, fără a se exclude sumele care nu sunt încă datorate legal sau care sunt în recurs.
Prin excepţie de la situaţiile de mai sus, condiţia privind solvabilitatea financiară se consideră îndeplinită în cazul în care există circumstanţe atenuante acceptabile, cum sunt:
a)operatorul economic a intrat în lichidare voluntară din alte motive decât cele de ordin financiar;
b)operatorul economic nu este la curent cu existenţa datoriei, deoarece aceasta a fost emisă către o adresă incorectă.
Alte elemente pe care autoritatea vamală le ia în considerare în analiza solvabilităţii financiare sunt:
a)dacă conturile operatorului economic au fost înregistrate la autorităţile competente în limitele de timp prevăzute de regulamentul firmei;
b)afirmaţiile oficiale făcute de către auditori cu privire la continuitatea activităţii, generată de rentabilitatea afacerii;
c)poziţia capitalului curent net;
d)poziţia capitalului net şi capitalul intangibil extins.
În cadrul investigaţiei efectuate pentru verificarea cererii de acordare a statutului AEO, autoritatea vamală poate accepta faptul că în anumite circumstanţe poate fi normal ca o afacere să deţină un capital net negativ, cum este, spre exemplu, cazul în care un operator economic este înfiinţat de o companie-mamă pentru cercetare şi dezvoltare, iar obligaţiile financiare pot fi consolidate de un împrumut de la o instituţie-mamă sau financiară.
În astfel de circumstanţe, capitalul net negativ poate fi judecat ca nefiind un indicator al incapacităţii de plată a datoriilor legale; autoritatea vamală poate solicita alte dovezi, cum ar fi, spre exemplu, un angajament de la împrumutător sau o scrisoare de facilităţi bancare care să satisfacă exigenţele sau, în cazul unui asociat unic ori partener, o listă cu orice bun personal folosit ca justificare a solvabilităţii activităţii.
57 şi 58. A se vedea explicaţiile de la lit. a) de mai sus.
Autorităţile vamale pot solicita ca, în scopul analizei solvabilităţii financiare, să ceară ca prezentarea conturilor anuale ale operatorului economic să fie actualizată şi, cu ocazia investigaţiei efectuate la faţa locului, să verifice copiile seturilor complete ale conturilor sau extraselor anuale pe ultimii 3 ani; conturile prescurtate nu sunt suficiente.
Când operatorul economic este nou-înfiinţat sau activitatea sa a debutat de curând, solvabilitatea financiară este analizată pe baza evidenţelor şi informaţiilor disponibile la momentul solicitării.
Pe parcursul investigaţiei efectuate de autoritatea vamală la faţa locului, operatorul economic trebuie să pună la dispoziţie informaţii privind ultima plată şi încasare de numerar, bilanţul şi profitul, inclusiv pierderile prevăzute şi aprobate de către directori, parteneri sau asociatul unic, după caz.
Dacă activitatea operatorului economic este finanţată dintr-un împrumut de la altă firmă sau instituţie financiară, autoritatea vamală poate solicita o copie a înregistrărilor privind istoricul activităţii, precum şi scrisoarea de facilităţi bancare şi dovada că operatorul economic funcţionează în cadrul facilităţii aprobate de sold debitor.
Această secţiune nu se completează în cazul solicitării unui certificat AEOC.
În cazul în care se impune completarea secţiunii, operatorul economic trebuie să demonstreze că dispune de un nivel ridicat de cunoştinţe cu privire la măsurile de securitate şi siguranţă, pe plan intern, dar şi în cadrul activităţii derulate în comun cu clienţii, furnizorii şi prestatorii de servicii externe.
60.Se înscriu numele persoanelor responsabile pentru coordonarea măsurilor de siguranţă şi securitate; detaliile referitoare la responsabilităţile stabilite pentru acestea sunt analizate de autoritatea vamală cu ocazia investigării efectuate la faţa locului.
61.Pentru susţinerea datelor înscrise la acest punct, operatorul economic trebuie să efectueze sau să aranjeze o evaluare a propriei activităţi pe parcursul investigaţiei efectuate la faţa locului de autoritatea vamală, astfel încât aceasta din urmă să poată stabili dacă există capacitatea administrativă privind îndeplinirea cerinţelor de securitate şi siguranţă AEO.
Cu ocazia evaluării autoritatea vamală va urmări identificarea riscurilor şi ameninţărilor ce pot apărea în acea parte a lanţului de furnizori în care îşi desfăşoară activitatea operatorul economic, precum şi investigarea măsurilor existente pentru a reduce riscurile şi ameninţările.
Evaluarea are ca subiect următoarele:
a)mărfurile cu care se efectuează schimburi comerciale;
b)sediile şi clădirile folosite la stocare, fabricare sau alte activităţi;
c)componenţa personalului, inclusiv a celui care urmează să fie recrutat iminent, folosirea personalului temporar, muncă subcontractată;
d)transportul de mărfuri, încărcarea şi descărcarea acestora;
e)sistemul computerizat, evidenţele şi documentele contabile;
62.Pentru susţinerea datelor înscrise la acest punct, operatorul economic trebuie să dezvolte şi să confirme prin documente metodele şi procedurile de adresare pentru aceste riscuri, cu ocazia investigaţiei efectuate la faţa locului de autoritatea vamală.
Procedurile menţionate trebuie să includă modul de raportare a incidentelor şi frecvenţa revizuirilor stabilite pentru viitor; autoritatea vamală poate solicita probe privind modalitatea şi termenele de informare a personalului propriu şi a vizitatorilor despre aceste proceduri.
63.Pentru susţinerea datelor înscrise la acest punct, operatorul economic trebuie să dispună de proceduri documentate pentru a permite şi a încuraja personalul şi vizitatorii să raporteze orice incident privind securitatea, cum sunt, spre exemplu, accesul neautorizat, furtul, folosirea personalului neverificat.
Procedurile trebuie să includă modul în care este comunicat incidentul, către cine se face comunicarea şi unde sunt localizate punctele de informare, precum şi persoanele responsabile cu investigarea, raportarea şi recepţionarea informaţiilor.
Incidentele descoperite pe parcursul investigaţiei efectuate la faţa locului trebuie remediate imediat, fără a se aştepta revizuirea procedurilor privind siguranţa şi securitatea; autoritatea vamală poate solicita probe privind comunicarea ulterioară a măsurilor luate către personal şi vizitatori şi modul în care aceasta s-a desfăşurat.
64 şi 65. În sensul acestor puncte, mărfurile avute în vedere sunt, spre exemplu, cele din categoria substanţelor chimice periculoase, mărfurilor cu valoare mare, mărfurilor supuse accizelor, într-o bază exactă sau inexactă, în ultimii 3 ani.
66 şi 68. Pentru susţinerea datelor înscrise la aceste puncte, autoritatea vamală solicită efectuarea unei evaluări argumentate a ameninţărilor, efectuată fie de operator, fie de compania de securitate ale cărei servicii sunt folosite; evaluarea este pusă la dispoziţia autorităţii menţionate cu ocazia investigaţiei efectuate la faţa locului.
Evaluarea este direct influenţată de locaţia sediilor, cum sunt, spre exemplu, cele aflate în zone cu incidente frecvente de furt, sau de felul mărfurilor cu care se operează,cum sunt, spre exemplu, cele cu valoare mare; informaţiile privind solicitările de verificare ale unor astfel de aspecte, inclusiv modalitatea de transmitere a solicitării, sunt prezentate autorităţii vamale cu ocazia investigaţiei efectuate la faţa locului.
Operatorul economic trebuie să ia măsuri astfel încât clădirile să fie construite din materiale care să prevină accesul ilegal şi să ofere protecţie faţă de intruziuni.
Măsurile adecvate de control privind accesul trebuie luate astfel încât să prevină accesul neautorizat în sedii, zone de lucru, zone de transport, staţii de încărcare, zone cargo şi birouri. Asemenea măsuri depind, spre exemplu, de mărimea şi de tipul activităţii sau de felul mărfurilor.
69.Informaţiile înscrise la acest punct se referă la localizarea limitelor externe ale sediului, cum sunt, spre exemplu, gardurile şi porţile; este obligatoriu ca toate ferestrele, porţile, gardurile interne şi externe să fie securizate cu dispozitive de închidere sau monitorizare alternativă a accesului ori măsuri de control, cum sunt, spre exemplu, sistemele de alarmă antispargere interne/externe sau sistemele de circuit închis TV.
70.Informaţiile înscrise la acest punct includ accesul oamenilor şi vehiculelor la toate uşile principale, porţile, intrările către partea ocupată de operator sau clădiri; când uşile sau porţile de intrare nu sunt închise, acestea trebuie prevăzute cu un sistem alternativ de monitorizare a accesului sau proceduri de control suplimentare, cum sunt, spre exemplu, pază sau recepţie.
71.Informaţiile înscrise la acest punct se referă la uşi şi ferestre interioare şi exterioare ale clădirii; acestea trebuie închise sau securizate prin utilizarea lacătelor, cartelelor, telecomenzilor sau altor mijloace.
72.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate se aplică numai personalului autorizat să aibă acces la chei pentru a închide clădiri, birouri, camere, zone de securitate, fişete, vehicule şi maşini şi trebuie să includă informaţii privind:
a)locurile special desemnate unde sunt păstrate cheile;
b)persoana responsabilă pentru verificarea şi securitatea cheilor;
c)registrul unde este notată persoana care a luat cheile, de ce şi când le-a restituit;
d)datele referitoare la pierderea sau lipsa cheilor în momentul restituirii.
73.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să indice cine are acces, la ce zone, clădiri, camere şi cum este acest acces controlat, spre exemplu, prin utilizarea telecomenzii sau a unei cartele de intrare; accesul trebuie limitat în zonele unde are loc fabricarea sau încărcarea ori descărcarea, unde sunt păstrate computerele, sumele de bani în numerar sau alte locuri cu destinaţie specială. Sistemul de securitate trebuie să fie capabil, de asemenea, să identifice tentativele de acces neautorizat.
74.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)modalitatea de control şi înregistrare a vizitatorilor cu vehicule particulare care vin la sediul operatorului economic;
b)modalitatea de control al vehiculelor personalului propriu la sediul operatorului economic;
c)zonele de parcare special amenajate pentru vizitatori şi personal, care nu sunt aproape de zonele de securitate, cum sunt, spre exemplu, staţiile de încărcare, pentru a evita posibilitatea furturilor, obstrucţionare sau inferenţă;
d)verificările efectuate de operatorul economic pentru a se asigura că solicitările de parcare corespund cerinţelor de securitate şi siguranţă.
75.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind acţiunile întreprinse când accesul neautorizat sau intruziunea a fost descoperită, cum ar fi, spre exemplu, implicarea personalului de securitate internă sau a poliţiei, şi trebuie să includă precizări privind:
a)persoana responsabilă numită pentru a i se raporta incidentele;
b)modalitatea de transmitere a informaţiilor în legătură cu ce şi cum trebuie raportate incidentele către personalul propriu şi vizitatori;
c)numărul de incidente raportate cu care operatorul economic s-a confruntat, respectiv date privind înregistrările efectuate în ceea ce primeşte anunţarea poliţiei sau a personalului de conducere;
d)revizuirea şi amendarea procedurilor de securitate, dacă acestea au avut loc, şi notificarea personalului şi vizitatorilor cu privire la modificări.
76.Informaţiile înscrise la acest punct au în vedere faptul că operatorul economic trebuie să ia măsuri de verificare periodică a limitelor externe şi a clădirilor, fie de o persoană numită special, fie de o parte terţă; când partea terţă este responsabilă pentru verificarea şi mentenanţa limitelor externe şi a clădirilor, aceasta trebuie să raporteze personalului din cadrul operatorului economic persoana desemnată pentru activităţile de mentenanţă şi control în ceea ce priveşte limitele externe şi clădirile.
În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)frecvenţa verificărilor, de către cine şi cum se realizează;
b)modalitatea de înregistrare a rezultatelor verificărilor;
c)modalitatea de revizuire şi amendare a procedurilor existente;
d)modalitatea de notificare către personal.
Măsurile luate de operatorul economic pentru manipularea mărfurilor trebuie să includă protejarea împotriva introducerii, schimbului sau pierderii vreunui material şi pătrunderii prin efracţie în unităţile de transport; unităţile de transport includ containere, cisterne, dube, camioane, vehicule, conducte sau alte mijloace de transport al mărfurilor.
77.În cazul în care unităţile de transport nu aparţin operatorului economic, acesta trebuie să implementeze proceduri adecvate pentru a examina integritatea unităţii de transport înainte de încărcare; procesul de inspecţie menţionat la pct. 78 este obligatoriu pentru personal. Informaţiile detaliate privind proprietarii sau furnizorii de unităţi de transport sunt prezentate autorităţii vamale cu ocazia investigaţiei efectuate la faţa locului.
78.Inspecţiile unităţilor de transport menţionate la acest punct se efectuează, în funcţie de tipul acestora, la 7 puncte de inspecţie, inclusiv la unitatea de tractare:
a)perete din faţă;
b)perete din stânga;
c)partea dreaptă;
d)podeaua;
e)tavan/acoperiş;
f)uşi interioare/exterioare;
g)exterior/tren de aterizare.
79.În sensul informaţiilor înscrise la prezentul punct, integritatea unităţilor de transport trebuie asigurată prin monitorizare permanentă sau prin păstrarea acestora într-o zonă închisă, sigură; numai persoanele autorizate şi identificate corespunzător pot avea acces în unităţile de transport.
În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)modalitatea de control al accesului la zona în care sunt ţinute unităţile de transport;
b)măsurile luate pentru ca numai persoanele autorizate să aibă acces;
c)modalitatea de menţinere permanentă a monitorizării unităţilor de transport, cum este, spre exemplu, desemnarea unor persoane şi a înlocuitorilor acestora.
80.În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)persoana responsabilă căreia îi sunt raportate incidentele;
b)modalitatea de raportare şi înregistrare a incidentelor;
c)acţiunile întreprinse în cazul unui incident, incluzând raportarea la poliţie sau personalului de conducere.
d)modalitatea de revizuire şi amendare a procedurilor existente;
e)modalitatea de notificare a oricărei schimbări către personal.
81.În sensul informaţiilor cuprinse la prezentul punct, operatorul economic trebuie să ia măsuri pentru ca întreţinerea şi reparaţia unităţilor de transport să fie făcute periodic şi nu numai în cazuri de distrugere sau incidente; dacă întreţinerea şi reparaţia sunt efectuate în exterior, integritatea unităţilor cargo trebuie inspectată la reîntoarcerea la locaţiile operatorului economic, chiar dacă operaţiunile de efectuare externe au fost supervizate de personalul propriu.
În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)solicitările transmise personalului propriu privind verificarea integrităţii unităţilor de transport la reîntoarcerea lor;
b)verificările ce trebuie efectuate, când şi de către cine;
c)modalitatea de comunicare către personalul propriu a procedurilor;
d)verificări efectuate privind managementul şi frecvenţa acestora, astfel încât operatorul economic să se poată asigura că unităţile de transport sunt reexaminate.
Informaţiile din această secţiune acoperă circulaţia mărfurilor operatorului economic importate şi exportate între sedii şi frontieră, prin Uniunea Europeană şi, în cadrul României, între diferite sedii.
83.Informaţiile cuprinse la acest punct se referă, spre exemplu, la camioane cu prelată, cisterne, dube, avion, mijloace de transport pe cale ferată sau maritimă ori alte mijloace de transport.
84.Informaţiile indicate la acest punct se completează cu detalii privind contractorii externi, furnizate autorităţilor vamale cu ocazia investigaţiei efectuate la faţa locului.
85.Informaţiile înscrise la acest punct ţin cont de necesitatea menţionării exprese în contractele de transport extern a solicitărilor operatorului economic în ceea ce priveşte siguranţa şi securitatea mărfurilor sale, de la colectare către livrare; este necesar să se prevadă dacă firma contractată pentru transport subcontractează activitatea şi, în această situaţie, cum vor continua să fie întreţinute standardele de siguranţă şi securitate.
Autoritatea vamală nu îl ţine responsabil pe operatorul economic pentru siguranţa şi securitatea mişcărilor de mărfuri, când:
a)contractul de transport pentru mărfurile proprii include livrarea către birourile operatorului economic, iar acesta din urmă nu are niciun control asupra transportului acestora, sau b) clientul colectează marfa de la sediile operatorului economic şi aranjează livrarea, exportul sau reexportul fără nicio implicare a operatorului în livrarea acestora.
În caz contrar faţă de prevederile punctului precedent, contractele încheiate trebuie să includă următoarele prevederi exprese:
a)contractorul va angaja doar şoferi care sunt verificaţi din punctul de vedere al siguranţei;
b)încărcăturile vor fi securizate tot timpul pentru a preveni accesul neautorizat, cum sunt, spre exemplu, sigiliile şi lacătele;
c)inspectarea vehiculelor se face periodic după încetarea călătoriei;
d)şoferul va asigura integritatea încărcăturii în timp ce alte partide de marfă sunt adăugate sau îndepărtate;
e)dacă activitatea este subcontractată de către şofer, iar solicitările şi standardele similare sunt menţinute;
f)incidentele vor fi raportate prompt;
g)frecvenţa reînnoirii/revizuirii contractului.
86.Informaţiile înscrise la acest punct ţin cont de necesitatea utilizării aceleiaşi companii de transport conform unei baze periodice verificate ca fiind de încredere şi oneste; în situaţiile în care acest lucru nu este posibil, este necesară realizarea standardelor de securitate care sunt similare cu cele aplicabile în cazul utilizării contractorilor care nu au fost selectaţi în mod special. Operatorul economic poate întocmi o listă separată pentru contractorii uzuali folosiţi şi o listă suplimentară folosită ca rezervă în cazuri rare, dar care trebuie, de asemenea, să respecte aceleaşi standarde.
87.Informaţiile înscrise la acest punct ţin cont de necesitatea realizării securităţii mărfurilor care urmează să între, fără ca acest fapt să implice în mod obligatoriu sigilarea acestora.
Ca parte a activităţilor de procesare a mărfurilor de intrare, este necesară efectuarea în mod obişnuit a controalelor de securitate pe timpul transportului şi la primirea la locaţiile operatorului economic, în vederea asigurării integrităţii livrării; aceasta presupune verificarea faptului că sigiliile aplicate atât de autorităţile vamale, cât şi cele comerciale sunt încă intacte, iar detaliile care le individualizează sunt înregistrate şi comparate cu documentele însoţitoare.
Când obligaţia sigilării mărfurilor intervine, cum este, spre exemplu, efectuarea tranzitului, trebuie să se ţină cont de necesitatea ca acele sigilii să fie folosite pentru mărfurile adecvate, să respecte standardele în vigoare şi să fie aplicate în conformitate cu cerinţele legale.
Pentru sigiliile vamale se stabilesc proceduri privind notificarea promptă a autorităţilor vamale.
Când sigiliul aplicat iniţial nu este intact, procedura menţionată la acest punct include, de asemenea, informaţii privind persoanele care trebuie informate, modalitatea de investigare a ceea ce s-a întâmplat şi modalitatea de înregistrare a impactului asupra încărcării.
În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)nominalizarea personalului responsabil cu primirea şoferului şi mărfurilor la sosire;
b)respectarea unui program pentru sosirile aşteptate;
c)coordonarea sosirilor neaşteptate;
d)înregistrarea documentelor de transport şi documentelor vamale ce însoţesc mărfurile;
e)verificarea mărfurilor cu documentele de transport şi documentele vamale ce însoţesc mărfurile;
f)verificarea integrităţii tuturor sigiliilor;
g)înregistrarea rezultatelor şi finalizării tuturor verificărilor;
h)informarea autorităţii vamale despre sosirea mărfurilor, în vederea efectuării controalelor proprii acestei autorităţi;
i)cântărirea/numărarea şi marcarea mărfurilor prin comparaţie cu lista de împachetare/comanda de achiziţie;
j)calitatea testării;
k)dacă mărfurile sunt marcate adecvat înainte de a fi introduse în stoc în vederea identificării;
l)identificarea şi raportarea discrepanţelor şi testelor nereuşite privind controlul calităţii;
m)informarea departamentului de achiziţii şi a administraţiei privind primirea mărfurilor.
88.Informaţiile înscrise la acest punct ţin cont de faptul că, atunci când există înţelegeri privind măsurile de securitate cu furnizori locali şi/sau furnizori din comunitate sau din afara comunităţii, personalul trebuie avertizat asupra acelor înţelegeri şi asupra procedurilor stabilite pentru verificarea respectării lor.
În cazul mărfurilor de risc sau cu valoare mare, înţelegerile pot, spre exemplu, să stabilească ca mărfurile:
a)să sosească în aceeaşi stare în care au plecat de la furnizor;
b)să fie sigilate în orice moment;
c)să nu fi încălcat nicio cerinţă de securitate sau siguranţă.
În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii privind:
a)comunicarea unor astfel de înţelegeri personalului responsabil cu primirea mărfurilor, astfel încât acesta să fie avertizat despre ce trebuie să facă pentru fiecare caz, dacă o neregulă este descoperită;
b)revizuirea şi actualizarea periodică a acestor proceduri;
c)verificări de management/supervizare pentru a asigura respectarea acestor cerinţe de către personal.
89.Informaţiile înscrise la acest punct ţin cont de faptul că nu trebuie să fie posibilă livrarea mărfurilor către o zonă nesupervizată; operatorul economic trebuie să impună proceduri în vederea evitării situaţiilor în care mărfurile rămân nesupravegheate.
În sensul prezentului punct, procedurile menţionate trebuie să includă informaţii despre:
a)posesia unei arii destinate pentru primirea mărfurilor, care să fie sigură şi securizată în vederea prevenirii accesului neautorizat la vehicule şi mărfuri;
b)faptul că primirea mărfurilor este supravegheată de către personal autorizat.
90.Informaţiile înscrise la acest punct ţin cont de faptul că operatorul economic trebuie să aducă, în mod regulat, la cunoştinţă personalului propriu măsurile de siguranţă şi securitate pentru a fi în permanenţă avertizat asupra lor; de asemenea, operatorul economic trebuie să respecte obligaţiile legale privind starea, siguranţa şi securitatea mărfurilor manipulate de către personal şi să efectueze analize de risc privind recepţia mărfurilor.
În sensul prezentului punct, procedurile de siguranţă şi securitate trebuie documentate şi aduse la cunoştinţă personalului propriu şi trebuie să includă menţiuni despre:
a)cum trebuie tratate mărfurile care s-au deplasat în mod periculos în interiorul containerului pe timpul transportului;
b)pierderi;
c)cum trebuie tratate încărcăturile periculoase;
d)cerinţe de igienă/alimente contaminate şi articole perisabile;
e)infestări descoperite;
f)încărcături neaşteptate;
g)frecvenţa revizuirii procedurilor.
91.Procedurile menţionate la acest punct trebuie să includă, suplimentar faţă de cele menţionate la pct. 49:
a)cum şi pe baza căror documente, când şi de către cine au fost introduse mărfurile primite în baza de date a stocului;
b)verificarea mărfurilor prin comparaţie cu listele de încărcare şi comenzile de achiziţie;
c)înregistrarea mărfurilor în baza de date a stocurilor cât mai curând posibil după sosirea acestora.
92.Informaţiile înscrise la prezentul punct trebuie să ţină cont de necesitatea unei separări a responsabilităţilor privind comanda mărfurilor - achiziţie, recepţie şi depozitare, intrarea mărfurilor în sistem şi administrare, precum şi plata facturii, în funcţie de mărimea şi complexitatea activităţii.
93.Procedurile menţionate la acest punct trebuie să includă, suplimentar faţă de cele menţionate la pct. 50:
a)o suprafaţă stabilită pentru depozitarea bunurilor care va fi atât securizată şi sigură, cât şi cunoscută temeinic de către personalul de control;
b)suprafaţa de depozitare va fi accesibilă numai personalului autorizat;
c)prelevări periodice din stoc;
d)controlul mărfurilor intrate, transferuri către alte locaţii, înlocuiri permanente sau temporare;
e)acţiuni ce trebuie întreprinse în caz că sunt depistate nereguli, neconcordanţe, pierderi sau furturi;
f)măsuri ce trebuie luate în cazul deteriorării sau distrugerii mărfurilor;
g)manipularea şi procesarea mărfurilor şi returnarea acestora către stocuri;
h)separarea diferitelor tipuri de mărfuri, cum ar fi, spre exemplu, cele comunitare, necomunitare, mărfuri de valoare mare sau mărfuri periculoase;
i)întreţinerea şi actualizarea înregistrărilor de stocuri incluzând prompt locaţia mărfurilor;
j)referirea la toate aspectele menţionate la subsecţiunea 5.02 privind securitatea fizică a locaţiilor de depozitare;
k)standardele de securitate care depind de tipul mărfurilor şi complexitatea activităţii, astfel încât spaţiul de depozitare poate varia de la o singură cameră dintr-un bloc de birouri până la o activitate extinsă în mai multe locaţii operând în câteva state membre.
94.Procedurile menţionate la acest punct trebuie să includă, suplimentar faţă de cele menţionate la pct. 51:
a)o suprafaţă sau suprafeţe stabilite pentru producţia de bunuri;
b)când bunurile produse sunt împachetate în alte locaţii externe, sunt necesare înţelegeri privind securitatea cu persoanele responsabile de acele locaţii externe în vederea asigurării integrităţii bunurilor; integritatea acestora trebuie, de asemenea, reverificată dacă aceştia returnează bunurile la locaţiile operatorului economic, după încărcare;
c)acces autorizat în suprafeţele de producţie numai pentru personalul nominalizat şi pentru persoanele autorizate în acest scop;
d)supervizarea şi monitorizarea procesului de producţie de către sisteme şi/sau de către personalul propriu;
e)separarea responsabilităţilor dintre persoanele responsabile cu controlul metodelor de fabricaţie şi persoanele responsabile cu stabilirea metodelor de fabricaţie;
f)asigurarea calităţii şi inspecţia produsului finit pentru a împiedica intervenţia necorespunzătoare/neautorizată;
g)referirea la toate aspectele menţionate la subsecţiunea 5.02 privind securitatea fizică a locaţiilor de producţie.
95.Informaţiile înscrise la acest punct ţin cont de faptul că personalul operatorului economic trebuie să fie însărcinat să supervizeze încărcarea bunurilor pentru a evita încărcarea nesupervizată a acestora sau omiterea lor la încărcare.
Procedurile menţionate la acest punct trebuie să includă, suplimentar faţă de cele menţionate la pct. 52:
a)nominalizarea personalului responsabil cu primirea şoferului şi cu încărcarea mărfurilor;
b)personalul nominalizat va fi prezent în orice moment;
c)procedura aplicabilă dacă personalul nominalizat nu este disponibil, cum ar fi, spre exemplu, nominalizarea înlocuitorilor;
d)încărcarea va avea loc numai în prezenţa personalului autorizat;
e)cântărirea, numărarea, etichetarea şi marcarea bunurilor;
f)măsuri ce trebuie luate în cazul depistării unor discrepanţe/nereguli;
g)aplicarea de sigilii şi înregistrarea în documente/baze de date, asigurându-se că sigiliile au fost folosite pentru bunurile pentru care au fost destinate, cu respectarea standardelor în vigoare şi aplicate în conformitate cu cerinţele legale;
h)menţionarea în baza de date a faptului că bunurile trebuie însoţite de documentele de vamă şi transport;
i)verificarea bunurilor cu documentele însoţitoare vamale şi de transport;
j)înregistrarea rezultatelor verificărilor şi a finalizării acestora;
k)informarea autorităţilor vamale, pe baza solicitării acestora, la plecarea mărfurilor pentru a le permite acestora efectuarea controalelor proprii;
l)informarea departamentului/administraţiei despre plecarea mărfurilor;
m)cum, pe baza căror documente, când şi de către cine sunt mărfurile încărcate sau înregistrate în baza de date a stocurilor;
n)verificarea mărfurilor cu listele de încărcare şi comenzile privind vânzările;
o)înregistrarea mărfurilor ce ies din stoc imediat după plecarea mărfurilor;
p)confirmarea primirii mărfurilor, precum şi orice neregulă comisă de către clienţi;
r)dovada de export, unde este cazul.
96.Informaţiile înscrise la acest punct ţin cont de faptul că măsurile de securitate şi siguranţă sunt aplicabile numai dacă clienţii operatorului economic au stabilit cerinţe specifice de comun acord cu acesta, cum sunt, spre exemplu, cele potrivit cărora toate mărfurile trebuie să fie sigilate, împachetate şi etichetate într-un anume fel, aşa încât să poată fi verificate prin intermediul aparatelor de scanare cu raze X. În acest caz, personalul trebuie avertizat privind aceste înţelegeri, iar procedurile operatorului economic trebuie să includă verificări de management/supervizare pentru a asigura îndeplinirea acestor cerinţe de către personalul propriu; procedurile trebuie revizuite şi actualizate periodic.
97.Informaţiile înscrise la acest punct ţin cont de faptul că operatorul economic trebuie să implementeze măsuri pentru a permite identificarea clară a partenerilor comerciali, în vederea securizării lanţului internaţional de livrări. Operatorul economic este responsabil numai pentru partea de activitate proprie din lanţul de livrări şi pentru mărfurile pe care le are sub control.
Securitatea lanţului de livrări poate fi asigurată numai pe baza înţelegerilor contractuale dintre parteneri.
Transporturile care nu sunt sau sunt doar parţial acoperite de măsuri de securitate nu pot fi considerate pe deplin sigure şi sunt supuse intervenţiei autorităţii vamale.
Solicitările adresate de operatorii economici furnizorilor lor pot include, spre exemplu, ca toate mărfurile să fie marcate, sigilate, împachetate, etichetate într-un anume fel, aşa încât să poată fi verificate prin intermediul aparatelor de scanare cu raze X şi să respecte toate standardele internaţionale.
În cazul existenţei unor solicitări de felul celor menţionate la alineatul precedent, procedurile operatorilor economici trebuie să includă:
a)vizite regulate, ori de câte ori este posibil, având ca premise activităţile furnizorilor, pentru a se verifica condiţiile cerute şi posibilitatea de a fi îndeplinite;
b)comunicarea acestor aranjamente personalului propriu pentru a se verifica conformitatea la sosirea mărfurilor;
c)dispoziţii privind mijloacele utilizate de personal pentru raportarea neregularităţilor/incidentelor;
d)management/verificări supervizate pentru a se asigura că personalul respectă aceste cerinţe;
e)întreprinderea unei acţiuni de remediere, rezultat al oricărei breşe identificate în aceste aranjamente;
f)trecerea în revistă şi aducerea la zi a procedurilor pe o bază regulată.
98.Informaţiile înscrise la acest punct ţin cont de faptul că politica de angajare a operatorului economic trebuie să reflecte securitatea cerinţelor bazate pe evaluările de risc proprii.
Procedurile menţionate la acest punct trebuie să includă:
a)efectuarea verificărilor de fond pentru angajaţii existenţi şi pentru cei noi care vor lucra sau se vor deplasa în poziţii de securitate sensibile;
b)cercetarea sau luarea de referinţe asupra recrutării;
c)pentru posturi critice/de securitate, verificări ale cazierului judiciar;
d)luarea de referinţe privind posibile implicări în proceduri judiciare, aflate în aşteptarea declanşării;
e)modalităţile de predare a accesoriilor computerizate, când personalul lipseşte sau este concediat;
f)luarea de referinţe privind oricare alte slujbe deţinute de angajat.
99.Informaţiile înscrise la acest punct ţin cont de faptul că angajaţii operatorului economic trebuie să primească o instruire corespunzătoare cu privire la cerinţele de securitate şi siguranţă, cum sunt, spre exemplu, securitatea protocoalelor de conectare la reţele informatice, detectarea imixtiunii/falsificării şi raportarea incidentelor şi riscurilor asociate lanţului de furnizori internaţionali.
O unitate sau un grup de persoane din cadrul operatorului economic sau din afara acestuia trebuie să fie responsabil pentru instruirea personalului; pregătirea trebuie actualizată atunci când intervin modificări.
100.Informaţiile înscrise la acest punct ţin cont de posibilitatea ca operatorul economic să impună cerinţe de securitate şi siguranţă distincte pentru personalul angajat cu titlu temporar.
În acest sens, procedurile menţionate la acest punct trebuie să includă:
a)contracte cu agenţiile de funcţionari, detaliind nivelurile verificărilor de securitate ce urmează a fi aplicate;
b)folosirea doar a agenţiilor de funcţionari cunoscute, care întrunesc cerinţele;
c)standarde similare de securitate pentru personalul temporar şi permanent în egală măsură şi aplicarea cerinţelor procedurale menţionate la pct. 98.
Informaţii privind îndeplinirea acestor cerinţe trebuie puse de operatorul economic la dispoziţia autorităţii vamale cu ocazia investigaţiei la faţa locului pe care aceasta o efectuează.
101.Informaţiile înscrise la acest punct ţin cont de faptul că operatorul economic poate opta pentru organizarea activităţii prin utilizarea de contractanţi externi pentru servicii, cum sunt, spre exemplu, transportul, baza de securitate, curăţătoria şi întreţinerea; în această situaţie este necesară includerea în contractele încheiate a cerinţelor procedurale de securitate menţionate la pct. 98 şi 100.
Operatorul economic trebuie să pună la dispoziţia autorităţii vamale, cu ocazia investigaţiei la faţa locului pe care aceasta o efectuează, contractele încheiate pentru serviciile menţionate.
102.Baza de date a certificatelor AEO: Detaliile privind cererile de autorizare, emiterea sau respingerea acestora sunt păstrate în evidenţa autorităţii vamale române. Aceste informaţii sunt trimise Comisiei Europene, care păstrează o bază de date conţinând toate mesajele din acest domeniu transmise de toate statele membre.
Această bază de date este accesibilă numai administraţiilor vamale ale statelor membre. Comisia Europeană va publică separat o listă a comercianţilor pentru accesul public la internet. Includerea pe această listă este voluntară.
În cazul în care operatorul economic este de acord să fie inclus în lista menţionată, se bifează caseta corespunzătoare.
Semnătura: Chestionarul trebuie semnat de asociatul unic, unul dintre asociaţi, un director sau acţionar majoritar, în măsura în care această persoană reprezintă legal operatorul economic; în situaţia în care chestionarul este prelucrat electronic, semnătura poate fi adăugată pe parcursul investigaţiei pe care autoritatea vamală o efectuează la faţa locului.
Întrebările cuprinse în chestionar se completează de operatorul economic în funcţie de tipul de certificat AEO pentru care optează, precum şi în funcţie de categoria din care face parte operatorul economic care solicită acordarea certificatului, aşa cum acestea sunt menţionate la art. 10 din normele tehnice.
Operatorul economic poate opta pentru una sau mai multe categorii, în funcţie de poziţia în care se află în cadrul lanţului logistic internaţional; chestionarul se completează corespunzător categoriilor pentru care se optează.
Singura diferenţă dintre situaţiile în care se optează pentru acordarea certificatului AEOS şi cele în care se optează pentru acordarea certificatului AEOF constă în răspunsurile de la întrebările subsecţiunii 3.04 "Fluxul mărfurilor" din chestionar, în sensul că pentru obţinerea certificatului AEOS, sistemul logistic al operatorului economic nu este solicitat să facă diferenţa dintre bunurile comunitare şi cele necomunitare.
În cazul secţiunilor 1, a 2-a, a 3-a şi a 4-a şi al subsecţiunii 5.12 din chestionar, răspunsurile trebuie furnizate, indiferent de tipul de certificat, dar ţinând cont de categoria de operator din care face parte solicitantul în cadrul lanţului logistic internaţional.
În cazul secţiunii a 5-a din chestionar, răspunsurile trebuie furnizate doar de către solicitanţii certificatelor AEOS şi AEOF, ţinând cont de categoria de operator din care face parte solicitantul în cadrul lanţului logistic internaţional.
la normele tehnice
INSTRUCŢIUNI
de completare a chestionarului în funcţie
de rolul solicitantului statutului de AEO
în cadrul lanţului logistic internaţional
şi tipul certificatului AEO solicitat
┌─────┬──────────┬──────────┬─────────┬──────────┬─────────┬────────┬──────────┐
│În- │Producător│Exportator│Expeditor│Deţinător │Reprezen-│ Tran- │Importator│
│tre- │ │ │ │ de │ tant │ spor- │ │
│ba- │ │ │ │antrepozit│ vamal │ ta- │ │
│re │ │ │ │ vamal │ │ tor │ │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 1 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 2 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 3 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 4 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 5 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 6 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 7 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 8 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 9 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 10 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 11 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 12 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 13 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 14 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 15 │ v │ v │ v │ v │ v*) │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 16 │ v │ v │ v │ v │ v*) │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 17 │ v │ v │ v │ v │ v │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 18 │ v*) │ v │ v*) │ v │ v │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 19 │ v │ v │ v*) │ v │ v │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 20 │ v*) │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 21 │ v*) │ v │ v*) │ v │ v │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 22 │ v*) │ v │ v*) │ v │ v │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 23 │ v*) │ v │ v*) │ v │ v │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 24 │ v*) │ v │ v*) │ v │ v │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 25 │ v*) │ v │ v*) │ v │ v │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 26 │ v*) │ v │ v*) │ v │ v │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 27 │ v*) │ v*) │ v*) │ v │ v │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 28 │ v*) │ v*) │ v*) │ v │ v │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 29 │ v*) │ v │ v*) │ v │ v │ v*) │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 30 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 31 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 32 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 33 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 34 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 35 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 36 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 37 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 38 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 39 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 40 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 41 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 42 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 43 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 44 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 45 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 46 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 47 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 48 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 49 │ v*) │ │ │ v │ │ │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 50 │ v*) │ v │ │ v │ │ │ v*) │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 51 │ v │ │ │ │ │ │ │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 52 │ v │ v │ │ v │ │ │ │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 53 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 54 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 55 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 56 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 57 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 58 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 59 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 60 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 61 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 62 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 63 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 64 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 65 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 66 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 67 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 68 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 69 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 70 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 71 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 72 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 73 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 74 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 75 │ v │ v │ v │ v │ │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 76 │ v │ v │ v │ v │ │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 77 │ v │ v │ v │ v │ │ v │ │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 78 │ v │ v │ v │ v │ │ v │ │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 79 │ v │ v │ v │ v │ │ v │ │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 80 │ v │ v │ v │ v │ │ v │ │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 81 │ v │ v │ v │ v │ │ v │ │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 82 │ v │ v │ v │ v │ │ v │ │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 83 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 84 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 85 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 86 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 87 │ │ │ v │ v │ │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 88 │ │ │ v │ v │ │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 89 │ │ │ v │ v │ │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 90 │ │ │ v │ v │ │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 91 │ │ │ v │ v │ │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 92 │ │ │ v │ v │ │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 93 │ v │ v │ v │ v │ │ v*) │ v*) │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 94 │ v │ v*) │ │ │ │ │ │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 95 │ v │ v │ v │ v │ │ v │ │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 96 │ v │ v │ v │ v │ │ v │ │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 97 │ │ │ │ │ │ │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 98 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│ 99 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│100 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│101 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
├─────┼──────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┤
│102 │ v │ v │ v │ v │ v │ v │ v │
└─────┴──────────┴──────────┴─────────┴──────────┴─────────┴────────┴──────────┘
Legendă:
Simbolul v indică faptul că trebuie completat răspunsul la întrebarea respectivă.
Simbolul v*) indică faptul că răspunsul se înscrie numai dacă este relevant.
la normele tehnice
REGISTRUL DE EVIDENŢĂ A CERTIFICATELOR AEO
┌───────────────────────────────┬──────────────────────┬───────────────────────┐
│Numărul şi data certificatului │Denumirea operatorului│ Observaţii │
│ AEO │ economic autorizat │ │
├───────────────────────────────┼──────────────────────┼───────────────────────┤
│ │ │ │
├───────────────────────────────┼──────────────────────┼───────────────────────┤
│ │ │ │
├───────────────────────────────┼──────────────────────┼───────────────────────┤
│ │ │ │
├───────────────────────────────┼──────────────────────┼───────────────────────┤
│ │ │ │
├───────────────────────────────┼──────────────────────┼───────────────────────┤
│ │ │ │
└───────────────────────────────┴──────────────────────┴───────────────────────┘
Forma oficială este cea publicată în Monitorul Oficial.
