Lege nr. 135 din 15 mai 2007 (republicată)

29.06.2024Titlul legii a fost modificat de Punctul 1., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

*)Republicată în temeiul art. 248 din Legea nr. 187/2012 pentru punerea în aplicare a Legii nr. 286/2009 privind Codul penal, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 757 din 12 noiembrie 2012, rectificată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 117 din 1 martie 2013, cu modificările ulterioare, dându-se textelor o nouă numerotare.

Legea nr. 135/2007 a fost publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 345 din 22 mai 2007.

Capitolul IDispoziții generale

Articolul 1

(1)Prezenta lege stabilește regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării și utilizării documentelor electronice arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică.

29.06.2024sintagma: documentelor în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

(2)Activitatea de arhivare a documentelor electronice se realizează de creatorul ori deținătorul documentelor, după caz, ca parte a obligațiilor ce îi revin potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau de către un furnizor de servicii de arhivare electronică, în condițiile prezentei legi.

29.06.2024Articolul 1, Capitolul I a fost completat de Punctul 2., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

Articolul 1^1

Dispozițiile prezentei legi nu se aplică activităților de arhivare a documentelor electronice create și deținute de autoritățile și instituțiile publice în nume propriu și/sau pentru unitățile, instituțiile și structurile aflate în subordinea sau în coordonarea acestora.

29.06.2024Capitolul I a fost completat de Punctul 3., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

Articolul 2

Operațiunile de prelucrare arhivistică a documentelor electronice se fac cu respectarea dispozițiilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, precum și a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul și protecția informației cu caracter public sau privat.

29.06.2024sintagma: documentelor în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

Capitolul IIDefiniții

Articolul 3

În înțelesul prezentei legi, termenii și noțiunile de mai jos au următoarea semnificație:

a)administrator al arhivei electronice - persoana fizică sau juridică acreditată de autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu să administreze sistemul electronic de arhivare și documentele arhivate în cadrul arhivei electronice;

b)arhivă electronică - ansamblul documentelor electronice create, primite și păstrate de o organizație în exercitarea activității sale;

29.06.2024Litera b), Articolul 3, Capitolul II a fost modificată de Punctul 4., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

b^1)arhivare electronică - activitate, parte a managementului arhivistic al documentelor, ce implică transferul acestora dintr-un mediu de activitate curentă și păstrarea lor într-un depozit de arhivă electronică;

29.06.2024Articolul 3, Capitolul II a fost completat de Punctul 5., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

b^2)depozit de arhivă electronică - ansamblul organizațional, metodologic și tehnic ce permite păstrarea arhivei electronice, cu asigurarea caracteristicilor inițiale de integritate, autenticitate și a posibilității de utilizare a documentelor;

29.06.2024Articolul 3, Capitolul II a fost completat de Punctul 5., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

b^3)document electronic - orice conținut stocat în format electronic, în special sub formă de text sau de înregistrare audio, video sau audiovizuală;

29.06.2024Articolul 3, Capitolul II a fost completat de Punctul 5., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

c)furnizor de servicii de arhivare electronică - orice persoană fizică sau juridică, acreditată să presteze servicii legate de arhivarea electronică;

d)mediu de stocare - orice mediu pe care se poate înregistra sau de pe care se poate reda un document electronic;

29.06.2024sintagma: document în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

e)mesaj electronic - documentul electronic ce conține date de identificare privind expeditorul, destinatarul, precum și momentul de timp la care acesta a fost expediat, realizat în scopul transmiterii la distanță a unei informații prin mijloace electronice;

29.06.2024sintagma: documentul în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

f)regim de acces la document - gradul în care se acordă drept de acces la document de către titularul dreptului de dispoziție asupra documentului;

g)sistem electronic de arhivare - sistemul informatic destinat colectării, stocării, organizării și catalogării documentelor electronice în scopul conservării, consultării și redării acestora;

29.06.2024sintagma: documentelor în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

h)titular al dreptului de dispoziție asupra documentului - persoana fizică sau juridică proprietară sau, după caz, emitentă a documentului, care are dreptul de a stabili și modifica regimul de acces la document, conform legislației în vigoare.

Capitolul IIIFurnizarea serviciilor de arhivare a documentelor electronice

29.06.2024sintagma: documentelor în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

Articolul 4

Orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre păstrare documente electronice în cadrul unei arhive electronice, în condițiile prezentei legi.

29.06.2024sintagma: documente în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

Articolul 5

Furnizarea serviciilor de arhivare electronică nu este supusă niciunei autorizări prealabile și se desfășoară în concordanță cu principiile concurenței libere și loiale, cu respectarea actelor normative în vigoare.

Articolul 6

(1)Cu 30 de zile înainte de începerea activităților legate de arhivarea documentelor electronice, persoanele care intenționează să furnizeze servicii de arhivare electronică au obligația de a notifica autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu cu privire la data începerii acestor activități.

29.06.2024sintagma: documentelor în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

(2)Odată cu efectuarea notificării prevăzute la alin. (1), administratorul arhivei electronice are obligația de a comunică autorității de reglementare și supraveghere specializate în domeniu toate informațiile referitoare la procedurile de securitate și de conservare utilizate, precum și orice alte informații cerute de către autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu.

(3)Administratorul arhivei electronice are obligația de a comunică autorității de reglementare și supraveghere specializate în domeniu, cu cel puțin 10 zile înainte, orice intenție de modificare a procedurilor de securitate și de conservare, cu precizarea datei și orei la care modificarea intră în vigoare, precum și obligația de a confirma, în termen de 24 de ore, modificarea efectuată.

(4)În cazurile de urgență în care securitatea serviciilor de arhivare este afectată, administratorul arhivei electronice poate efectua modificări ale procedurilor de securitate și de conservare, urmând să comunice, în termen de 24 de ore, autorității de reglementare și supraveghere specializate în domeniu, modificările efectuate și justificarea deciziei luate.

(5)Administratorul arhivei electronice este obligat să respecte, pe parcursul desfășurării activității, procedurile de securitate și de conservare declarate potrivit alin. (2)-(4).

Capitolul IVCrearea arhivei electronice

Articolul 7

Primirea unui document electronic în arhiva electronică este condiționată de îndeplinirea următoarelor cerințe:

a)semnarea documentelor în formă electronică cu semnătură electronică calificată sau semnătură electronică avansată aparținând titularului dreptului de dispoziție asupra documentului, denumită în continuare semnătură electronică;

08.10.2024Litera a), Articolul 7, Capitolul IV a fost modificată de Alineatul (9), Articolul 36, Capitolul IX din LEGEA nr. 214 din 5 iulie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 647 din 8 iulie 2024

b)valabilitatea semnăturii electronice a titularului dreptului de dispoziție asupra documentului;

c)depunerea cheii de criptare și decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidența Legii nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare;

d)transmiterea informațiilor prevăzute la art. 8 alin. (2).

29.06.2024sintagma: document în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

Articolul 8

(1)Documentul electronic ce îndeplinește condițiile prevăzute la art. 7 este semnat electronic de către administratorul arhivei electronice, cu semnătura electronică, în care se atestă și faptul că documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotărârii titularului dreptului de dispoziție asupra documentului. Documentul electronic, astfel identificat, este arhivat în locația stabilită de administratorul arhivei electronice.

29.06.2024sintagma: Documentul în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

29.06.2024sintagma: Documentul în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

(2)Administratorul arhivei electronice atașează, pentru fiecare document electronic arhivat, o fișă în formă electronică, ce va conține cel puțin următoarele informații:

a)proprietarul documentului electronic;

29.06.2024sintagma: documentului în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

b)emitentul documentului electronic;

29.06.2024sintagma: documentului în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

c)titularul dreptului de dispoziție asupra documentului;

d)istoricul documentului electronic;

29.06.2024sintagma: documentului în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

e)tipul documentului electronic;

29.06.2024sintagma: documentului în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

f)nivelul de clasificare a documentului electronic;

29.06.2024sintagma: documentului în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

g)formatul digital în care este arhivat documentul electronic;

29.06.2024sintagma: documentul în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

h)cuvintele-cheie necesare identificării documentului electronic;

29.06.2024sintagma: documentului în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

i)elementele de localizare a suportului fizic;

j)identificatorul unic al documentului electronic, în cadrul arhivei electronice;

29.06.2024sintagma: documentului în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

k)data emiterii documentului;

l)data arhivării;

m)termenul de păstrare a documentului.

29.06.2024sintagma: document în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

(3)În cazul în care documentul electronic a fost generat prin transferarea informației de pe suport analog pe suport digital, fișa va conține în plus următoarele informații:

a)referiri la proprietarul originalului și locația în care se găsește originalul;

b)metoda de transfer utilizată;

c)dispozitivul hardware utilizat;

d)programul de calculator utilizat.

29.06.2024sintagma: documentul în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

Articolul 9

(1)Administratorul arhivei electronice este obligat să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor electronice, intrate în arhiva electronică în cadrul unui registru în formă electronică.

29.06.2024sintagma: documentelor în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

(2)Accesul la registrul arhivei electronice este public numai pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispoziție asupra documentului a stabilit un regim de acces public.

(3)Referința, în registrul arhivei, la un document care face parte din categoria documentelor clasificate, poate fi obținută în funcție de drepturile de acces ale solicitantului.

Articolul 10

(1)Administratorul arhivei electronice trebuie să dispună de resurse financiare pentru acoperirea prejudiciilor pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfășurării activităților de arhivare electronică. Modalitatea asiguratorie se stabilește prin decizie a autorității de reglementare și supraveghere specializată în domeniu.

(2)În cazul în care arhiva electronică conține sau urmează să conțină documente clasificate, administratorul arhivei electronice trebuie să îndeplinească condițiile legale privind protecția informațiilor clasificate.

(3)Arhivarea documentelor electronice clasificate se realizează pe sisteme informatice și de comunicații securizate și acreditate corespunzător nivelului de clasificare a informațiilor conținute, conform legislației în domeniul protecției informațiilor clasificate.

29.06.2024Articolul 10, Capitolul IV a fost completat de Punctul 6., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

Articolul 11

Fișa de însoțire a documentului va fi arhivată separat de document și înregistrată în registrul electronic al arhivei electronice. În cazul în care fișa face referire la un document clasificat, referința în registru va fi criptată.

Capitolul VConservarea arhivei electronice

Articolul 12

(1)Administratorul arhivei electronice este obligat să păstreze codul-sursă al tuturor programelor utilizate pentru construirea și exploatarea arhivei electronice, în fișiere semnate electronic și clasificate, după caz.

(2)Administratorul arhivei electronice este obligat să depună la Arhivele Naționale o copie a codului-sursă al tuturor programelor utilizate pentru construirea și exploatarea arhivei electronice.

(3)În cazul în care administratorul arhivei electronice nu dispune de codul-sursă, prevederile alin. (1) și (2) se aplică pentru codul-sursă executabil.

Articolul 13

(1)Administratorul arhivei electronice are obligația să asigure întreținerea și să pună la dispoziție programe informatice, care să permită translatarea oricărui document electronic, arhivat din formatul în care a fost generat într-un format care să permită vizualizarea, reproducerea și stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor în uz curent.

29.06.2024sintagma: document în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

(2)În momentul arhivării unui document generat într-un format nerecunoscut de produsele existente în biblioteca de algoritmi și programe informatice, administratorul arhivei electronice are obligația ca, odată cu arhivarea documentului, să adauge în bibliotecă descrierea formatului acestuia, precum și programele informatice cu care documentul a fost generat și poate fi vizualizat.

Capitolul VIConsultarea arhivei electronice

Articolul 14

(1)Regimul de acces la un document electronic, precum și modificarea acestuia se stabilesc exclusiv de către titularul dreptului de dispoziție asupra documentului printr-un act, care va fi semnat atât de titularul dreptului de dispoziție asupra documentului, cât și de administratorul arhivei electronice.

29.06.2024sintagma: document în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

(2)Regimul de acces la documentul electronic, stabilit în conformitate cu alin. (1), va fi înscris în fișa de format electronic a documentului, iar actul prin care s-a stabilit acest regim, generat electronic sau transferat în format electronic, va constitui o anexă a documentului arhivat.

29.06.2024sintagma: documentul în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

(3)Administratorul arhivei electronice este obligat să respecte regimul de acces la document, stabilit conform alin. (1), atât la arhivare, cât și la acordarea accesului la documentul electronic din arhivă.

29.06.2024sintagma: documentul în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

(4)Răspunderea pentru stabilirea regimului de acces la un document electronic revine în exclusivitate titularului dreptului de dispoziție asupra documentului, iar răspunderea pentru respectarea regimului de acces la documentul electronic, atât la arhivare, cât și la acordarea accesului la document, revine administratorului arhivei electronice.

29.06.2024sintagma: document în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

29.06.2024sintagma: documentul în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

Articolul 15

Administratorul arhivei electronice va asigura, în condițiile prevăzute la art. 14 și în concordanță cu prevederile legislației în vigoare, modul de acces permanent sau la cerere, pentru fiecare document electronic în parte.

29.06.2024sintagma: document în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

Articolul 16

Administratorul arhivei electronice are următoarele obligații:

a)întreținerea arhivei electronice;

b)crearea unei arhive electronice de siguranță, care să cuprindă toate documentele electronice arhivate și care se actualizează permanent off-line;

29.06.2024sintagma: documentele în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

c)utilizarea unui sistem de securitate omologat, care să garanteze integritatea, securitatea și, unde este cazul, confidențialitatea documentelor electronice arhivate;

29.06.2024sintagma: documentelor în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

d)asigurarea redării oricărui document electronic conținut în arhivă;

29.06.2024sintagma: document în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

e)asigurarea distrugerii documentelor a căror perioadă de arhivare a expirat;

f)notificarea autorității de reglementare și supraveghere specializate în domeniu, cu cel puțin 60 de zile înainte, a intenției de încetare a activității, cu excepția cazurilor de forță majoră. În acest caz, administratorul arhivei electronice are obligația de a transfera arhiva electronică către alt furnizor de servicii de arhivare electronică, cu acordul autorității de reglementare și supraveghere specializate în domeniu.

Articolul 17

(1)Arhivele electronice sunt depozitate în centre de date supuse autorizării prealabile, cu respectarea normelor privind asigurarea:

a)integrității și securității documentelor electronice;

29.06.2024sintagma: documentelor în formă electronică a fost înlocuită de Punctul 7., Articolul II din LEGEA nr. 201 din 25 iunie 2024, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 594 din 26 iunie 2024

b)securității și integrității spațiului ocupat de echipamentele care găzduiesc arhivele electronice;

c)recuperării informației în urma dezastrelor naturale, conform reglementărilor în vigoare.

(2)În termen de 90 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu va emite norme metodologice privind autorizarea centrelor de date.

Capitolul VIIContravenții

Articolul 18

Nerespectarea dispozițiilor prezentei legi atrage, după caz, răspunderea contravențională, civilă sau penală.

Articolul 19

Constituie contravenție dacă, potrivit legii, nu constituie infracțiuni, nerespectarea de către administratorul arhivei electronice a prevederilor art. 6, 8, 9, 11, 15 și 16.

Articolul 20

Contravențiile prevăzute la art. 19 se sancționează cu amendă de la 3.000 lei la 10.000 lei.

Articolul 21

(1)Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor prevăzute în cadrul prezentului capitol sunt de competența personalului cu atribuții de control din cadrul autorității de reglementare și supraveghere specializate în domeniu.

(2)Contravențiilor prevăzute în prezentul capitol le sunt aplicabile prevederile Ordonanței Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravențiilor, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările și completările ulterioare.

Articolul 22

(1)Responsabilitatea aplicării dispozițiilor prezentei legi și a reglementărilor legate de aceasta revine autorității de reglementare și supraveghere specializate în domeniu, prevăzută la cap. IV din Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, cu modificările ulterioare.

(2)În termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a prezentei legi autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu, în colaborare cu Arhivele Naționale, va elabora reglementări și metodologii în aplicarea prezentei legi, procedura acordării, suspendării, retragerii deciziei de acreditare a administratorului arhivei electronice, precum și a autorizării centrelor de date.