pentru punerea în aplicare a Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii şi a tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi de reasigurare ale asigurătorilor/reasigurătorilor şi brokerilor de asigurare/reasigurare
În temeiul prevederilor art. 4 alin. (27) din Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare şi supravegherea asigurărilor, cu modificările şi completările ulterioare,
potrivit Hotărârii Consiliului Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor din 14 decembrie 2010, prin care s-au adoptat Normele privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii şi a tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi de reasigurare ale asigurătorilor/reasigurătorilor şi brokerilor de asigurare/reasigurare,
preşedintele Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor emite următorul ordin:
Se pun în aplicare Normele privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii şi a tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi de reasigurare ale asigurătorilor/reasigurătorilor şi brokerilor de asigurare/reasigurare, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.
Prezentele norme se aplică asigurătorilor, persoane juridice române, sucursalelor sau filialelor unui asigurător dintr-un stat terţ, precum şi sucursalelor unei societăţi de asigurare sau a unei societăţi mutuale dintr-un stat membru, care a primit o autorizaţie de la autoritatea competentă a statului membru de origine, reasigurătorilor, persoane juridice autorizate în condiţiile legii de Comisia de Supraveghere a Asigurărilor sau de autoritatea competentă a statului membru de origine, brokerilor de asigurare şi/sau reasigurare, persoane juridice române, precum şi brokerilor dintr-un stat membru care desfăşoară activităţi de intermediere pe teritoriul României, societăţi comerciale autorizate în condiţiile Legii nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare şi supravegherea asigurărilor, cu modificările şi completările ulterioare, denumite în continuare entităţi.
În baza normelor prevăzute la art. 1, entităţile prevăzute la art. 2 au obligaţia să emită proceduri proprii privind inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii şi a tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi de reasigurare care vor fi aprobate de administrator, consiliul de administraţie, respectiv membrii directoratului, după caz.
Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere de către entităţi revine administratorului, consiliului de administraţie, respectiv membrilor directoratului, după caz.
Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Preşedintele Comisiei de
Supraveghere a Asigurărilor,
Angela Toncescu
Bucureşti, 6 ianuarie 2011.
Nr. 1.
NORME
privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de
natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii şi a
tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi de reasigurare
ale asigurătorilor/reasigurătorilor şi brokerilor
de asigurare/reasigurare
(1)Prevederile prezentelor norme referitoare la inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii reprezintă dispoziţii generale specifice domeniului asigurărilor şi se completează cu normele emise în acest sens de Ministerul Finanţelor Publice, în măsura în care acestea nu contravin prezentelor reglementări.
(2)În sensul prezentelor norme inventarierea reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii şi tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi de reasigurare, respectiv cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.
(3)Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii şi a tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi de reasigurare ale fiecărei entităţi, precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei entităţii pentru respectivul exerciţiu financiar.
(1)În temeiul prevederilor reglementărilor contabile specifice domeniului asigurărilor şi ale Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, entităţile au obligaţia să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii deţinute, la începutul activităţii, cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar pe parcursul funcţionării lor, în cazul transferului de portofoliu, fuziunii, divizării, lichidării sau încetării activităţii sau retragerii autorizaţiei de funcţionare, precum şi în următoarele situaţii:
a)la cererea Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor şi a altor instituţii de control ale statului, cu prilejul efectuării controlului;
b)când sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
c)ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
d)cu prilejul reorganizării gestiunilor;
e)ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;
f)în alte cazuri prevăzute de lege.
(2)În cazul în care, în situaţiile enumerate la alin. (1), sunt inventariate toate elementele de natura activelor dintr-o gestiune, aceasta poate ţine loc de inventariere anuală, cu aprobarea administratorului, consiliului de administraţie, respectiv membrilor directoratului, după caz, cu condiţia ca în registrul-inventar să se cuprindă valoarea activelor faptice inventariate şi înscrise în listele de inventariere, actualizate cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar.
(3)Toate elementele de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii trebuie să fie date în administrare/răspundere gestionară sau în folosinţă, după caz, persoanelor semnificative ale entităţii, gestionarilor ori administratorilor, după caz. În acest sens, entităţile trebuie să emită decizii însoţite de proceduri proprii referitoare la desemnarea nominală a persoanelor care sunt responsabile de administrarea fiecărui element de activ, datorie şi capitaluri proprii.
(1)Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii şi a tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi de reasigurare ale asigurătorilor se face obligatoriu cu ocazia încheierii exerciţiului financiar.
(2)La asigurătorii/reasigurătorii cu activitate complexă, inventarierea/verificarea gestiunilor intermediarilor în asigurări/reasigurări poate fi efectuată pe parcursul exerciţiului financiar, cu condiţia asigurării valorificării şi cuprinderii rezultatelor inventarierii/verificării în situaţiile financiare anuale, întocmite pentru exerciţiul financiar respectiv.
(1)Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se efectuează de către comisii de inventariere în baza procedurilor proprii aprobate în acest sens. Comisiile de inventariere sunt numite prin decizie scrisă, emisă de administrator, consiliul de administraţie, respectiv membrii directoratului, după caz.
(2)În decizia de numire se menţionează în mod obligatoriu componenţa comisiei de inventariere (numele preşedintelui şi membrilor comisiei), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizată, gestiunea supusă inventarierii, data de începere şi de terminare a operaţiunilor de inventariere.
(3)Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de către o comisie centrală, numită prin decizie scrisă, emisă de persoanele prevăzute la alin. (1). La nivelul subunităţilor fără personalitate juridică organizarea inventarierii se asigură tot de către comisii de inventariere coordonate de către comisia centrală. În cazul brokerilor de asigurare şi/sau reasigurare cu un număr de salariaţi redus, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană. În această situaţie, răspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului.
(4)Comisia centrală de inventariere are sarcina să organizeze, să instruiască, să supravegheze, să controleze modul de efectuare a operaţiunilor de inventariere şi să asigure înregistrarea rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare anuale. Comisia centrală se asigură că programul referitor la desfăşurarea inventarierii anuale se desfăşoară până la finalizarea lucrărilor de încheiere a exerciţiului financiar. Rezultatele din procesul verbal, întocmit cu scopul de a lua deciziile care se impun, sunt prezentate pentru valorificare administratorului, consiliului de administraţie, respectiv membrilor directoratului, după caz.
(5)Comisia centrală de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.
(6)Pentru desfăşurarea în bune condiţii a operaţiunilor de inventariere, comisiile de inventariere vor fi alcătuite din cel puţin 2-4 persoane cu pregătire corespunzătoare de specialitate din cadrul departamentelor de asigurări de viaţă şi/sau asigurări generale, daune, reasigurări, juridic şi alte departamente, membri ai comisiilor de investiţii, ai comitetului de daune, conform structurii organizatorice, care să asigure sau să certifice efectuarea corectă şi la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi reasigurare, inclusiv evaluarea lor conform reglementărilor contabile specifice domeniului asigurărilor.
(7)Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi reasigurare ale entităţilor se efectuează numai cu salariaţi proprii.
(8)Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii stocurilor de materiale sau ai altor disponibilităţi băneşti aflate în casierii sau salariaţii/intermediarii cu atribuţii de încasare a primelor de asigurare supuse inventarierii, contabilii care ţin evidenţa gestiunilor respective şi nici auditorii interni sau statutari.
(9)Pentru inventarierea documentelor de asigurare date spre administrare şi utilizare salariaţilor proprii şi/sau intermediarilor persoane fizice sau persoane juridice, entităţile emit obligatoriu proceduri proprii astfel încât să se asigure inventarierea cel puţin o dată pe an a acestor gestiuni şi cuprinderea rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare anuale.
(10)Entităţile pot stabili prin proceduri interne ca la efectuarea operaţiunilor de inventariere să participe şi contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective, fără ca aceştia să facă parte din comisia de inventariere faptică.
(11)Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate şi numai prin decizie scrisă, emisă de către cei care i-au numit.
Administratorul, consiliul de administraţie, respectiv membrii directoratului, după caz, sunt obligaţi să ia măsuri pentru crearea condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, asigurându-se cel puţin:
–participarea tuturor membrilor comisiei de inventariere la lucrările de inventariere;
–identificarea tuturor elementelor de activ, datoriilor şi capitalurilor proprii care vor fi inventariate, conform normelor şi reglementărilor contabile specifice domeniului asigurărilor;
–securitatea sediilor, gestiunii, casieriei şi depozitelor etc.;
–dotarea comisiei de inventariere cu instrumente adecvate, cu birotica necesară şi cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor inventariate;
–ţinerea la zi, cu ajutorul programelor informatice, a evidenţei tehnice de gestiune a contractelor de asigurare, a valorilor materiale specifice domeniului asigurărilor (evidenţa la zi a contractelor de asigurare distribuite) a celorlalte valori, a evidenţei contabile, precum şi efectuarea confruntării datelor dintre evidenţa tehnică de gestiune şi evidenţa contabilă;
–verificarea gestiunilor privind documentele de asigurare şi a disponibilităţilor băneşti aflate la dispoziţia tuturor intermediarilor în asigurări;
–verificarea gestiunilor privind documentele de asigurare şi a disponibilităţilor băneşti aflate la dispoziţia personalului propriu cu sarcini în încheierea poliţelor şi încasarea primelor de asigurare;
–protecţia membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecţie a muncii.
(1)Listele de inventariere se întocmesc pentru fiecare categorie de active, datorii şi capitaluri proprii, atât în format letric, cât şi în format electronic.
(2)Asigurătorii au obligaţia să organizeze şi să întocmească liste de inventariere pentru fiecare categorie de activ, pentru fiecare tip de rezervă tehnică aferentă celor două categorii de asigurări (de viaţă şi generale).
(3)Informaţiile cuprinse în situaţiile privind inventarierea activităţii de asigurare sau intermediere se obţin cu ajutorul sistemelor informatice din evidenţa tehnică de gestiune a entităţilor.
(4)Asigurătorii care administrează fonduri de pensii facultative vor întocmi liste de inventariere distincte pentru elemente de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii aferente activităţii de administrare de fonduri de pensii facultative.
Inventarierea activelor necorporale
(1)Inventarierea imobilizărilor necorporale se efectuează prin constatarea existenţei şi apartenenţei acestora la entităţile deţinătoare, iar în cazul brevetelor, licenţelor, mărcilor şi al altor imobilizări necorporale este necesară dovedirea existenţei acestora pe baza titlurilor de proprietate sau a altor documente juridice de atestare a unor drepturi legale.
(2)În listele de inventariere a imobilizărilor necorporale aflate în curs de execuţie se menţionează pentru fiecare obiect în parte, pe baza constatării la faţa locului: denumirea obiectului şi valoarea determinată potrivit stadiului de execuţie, pe baza valorii din documentaţia existentă (devize), precum şi în funcţie de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii.
Inventarierea plasamentelor în imobilizări corporale şi în curs
(1)Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă dreptul de proprietate al acestora şi a altor documente, potrivit legii (extras de carte funciară etc.).
(2)Clădirile se inventariază prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate existente (numai documente originale) şi a dosarului tehnic al acestora. Pentru clădirile care reprezintă active admise să acopere rezervele tehnice ale asigurătorului, în conformitate cu cerinţele normelor emise de Comisia de Supraveghere a Asigurărilor, se solicită de la autorităţile competente documente din care să rezulte menţiunea că sunt libere de sarcini.
(3)În listele de inventariere a plasamentelor în terenuri şi construcţii, reprezentând active admise să acopere rezervele tehnice ale societăţilor de asigurare/reasigurare, se adaugă menţiuni potrivit celor consemnate în documentele justificative, care trebuie anexate (extrase de carte funciară etc. - aflate în perioada de valabilitate), în care se specifică că acestea sunt libere de sarcini şi că sunt asigurate conform unui contract de asigurare, distinct încheiat cu un alt asigurător, sau că sunt autoasigurate, cu condiţia cedării riscului în reasigurare unor societăţi de reasigurare de pe piaţa internaţională.
(4)Investiţiile puse în funcţiune total sau parţial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca imobilizări corporale, se înscriu în liste de inventariere distincte. De asemenea, lucrările de investiţii care nu se mai execută, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste de inventariere distincte, menţionându-se cauzele sistării sau abandonării, aprobarea de sistare ori abandonare şi măsurile ce se propun în legătură cu aceste lucrări.
(5)Inventarierea se efectuează, de asemenea, pentru lucrările şi serviciile în curs de execuţie sau neterminate.
(6)Inventarierea lucrărilor de modernizare nefinalizate sau de reparaţii ale clădirilor, instalaţiilor, mijloacelor de transport şi ale altor bunuri se face prin verificarea la faţa locului a stadiului fizic al lucrărilor. Astfel de lucrări se consemnează într-o listă de inventariere distinctă, în care se indică denumirea obiectului supus modernizării sau reparaţiei şi valoarea determinată potrivit costului de deviz şi celui efectiv al lucrărilor executate.
(7)În listele de inventariere a imobilizărilor corporale, aflate în curs de execuţie, se menţionează pentru fiecare obiect în parte, pe baza constatării la faţa locului: denumirea obiectului şi valoarea determinată potrivit stadiului de execuţie, pe baza valorii din documentaţia existentă (devize), precum şi în funcţie de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii.
Inventarierea plasamentelor în imobilizări financiare
(1)Inventarierea plasamentelor în imobilizări financiare se efectuează pe baza documentelor originale care atestă deţinerea acestora (registrul acţionarilor, documente care au stat la baza achiziţiei sau primirii cu titlu gratuit, contracte de depozit etc.) sau a confirmărilor cu emitenţii, cu respectarea legislaţiei în vigoare.
(2)Inventarierea plasamentelor financiare se efectuează întocmindu-se liste separate pentru plasamentele deţinute în cadrul grupului, plasamentele în imobilizări financiare cotate pe pieţe reglementate şi necotate şi pe categorii de instrumente financiare (titluri de stat şi bonuri de tezaur, obligaţiuni emise de autorităţi ale administraţiei publice locale, acţiuni şi alte participaţii cu randament variabil sau asimilat acestora pe o piaţă reglementată, împrumuturi pe termen lung, investiţii în unităţi de fond, alte instrumente financiare etc.).
(3)În listele de inventariere aferente plasamentelor financiare ale asigurătorilor se menţionează cel puţin denumirea emitentului, contractul, valoarea nominală, data achiziţiei, data scadenţei, valorile rezultate din evaluarile în conformitate cu reglementările contabile specifice domeniului asigurărilor, dobânzi de încasat, valoarea pierderilor din creanţe, precum şi orice restricţii sau limitări care ar influenţa baza de calcul al determinării coeficientului de lichiditate sau transferul (tranzacţionabilitatea) titlurilor (de exemplu, gaj).
(4)Lista de inventariere a plasamentelor financiare necotate este efectuată pe baza documentelor justificative care au stat la baza determinării valorilor stabilite cu ocazia inventarierii, precum şi a metodelor de determinare a acestora şi ajustărilor de valoare calculate şi este însoţită de aceste documente.
Inventarierea creanţelor şi datoriilor din operaţiuni de asigurare, de reasigurare şi intermediere în asigurări/reasigurări
(1)Creanţele şi datoriile din asigurarea directă, din reasigurare şi creanţele cu intermediarii în asigurări/reasigurări persoane juridice sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi datorii care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3 - model prevăzut în anexa nr. 3 la Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile), cu completările ulterioare, sau a notificărilor reciproce scrise.
(2)Listele de inventariere întocmite pentru creanţele din asigurarea directă conţin toate contractele de asigurare enumerate la nivel de contract (poliţă) aflat în vigoare la sfârşitul exerciţiului financiar, precum şi cel puţin date referitoare la: seria, numărul, perioada de valabilitate a contractului de asigurare/poliţă, numele complet al asiguratului, codul de identificare (CNP/CUI), soldul iniţial la început de an, prima brută subscrisă în exerciţiul financiar, prima brută încasată. Evaluarea în vederea determinării diferenţelor de curs valutar, favorabile sau nefavorabile, aferente creanţelor exprimate în valută şi soldul final al creanţei de încasat la finele exerciţiului financiar vor fi evidenţiate distinct.
(3)Inventarierea creanţelor cu intermediarii în asigurări/reasigurări se efectuează pe baza documentelor care au stat la baza operaţiunilor de stabilire a comisioanelor de intermediere (contracte de mandat, borderouri de depunere a documentelor de asigurare etc.) în cursul exerciţiului financiar. Verificarea şi confirmarea scrisă reciprocă a soldului final debitor şi/sau creditor al conturilor de decontări cu intermediarii în asigurări este obligatorie.
(4)Listele de inventariere pentru creanţele cu intermediarii în asigurări/reasigurări se întocmesc distinct, nominal, pe categorii de intermediari persoane fizice, persoane juridice, brokeri de asigurare şi alţi intermediari în asigurări, şi cuprind cel puţin datele de identificare ale intermediarilor în asigurări (numărul din Registrul intermediarilor în asigurări, contractele de mandat derulate în exerciţiul financiar, primele de asigurare intermediate/încasate, comisioanele brute datorate şi achitate, sumele aflate în sold la finele perioadei inventariate).
(5)Ajustările de valoare pentru creanţele de la intermediari stabilite cu ocazia inventarierii (de exemplu, în situaţia retragerii sau a suspendării autorizaţiei de funcţionare) sunt evidenţiate într-un analitic distinct.
(6)Inventarierea creanţelor sau datoriilor cu reasigurătorii direcţi sau cu intermediarii în reasigurări se efectuează pe baza documentelor de reasigurare (contracte încheiate cu reasigurătorii, deconturi interne sau externe primite de la reasigurători/intermediari) derulate în cursul exerciţiului financiar. Verificarea soldului conturilor de creanţe sau datorii este efectuată obligatoriu în baza confirmărilor scrise primite de la partenerii externi/interni. Ajustările de valoare pentru creanţele de la reasigurători stabilite cu ocazia inventarierii sunt evidenţiate distinct.
(7)Listele de inventariere ale creanţelor sau datoriilor cu reasigurătorii se întocmesc distinct pentru fiecare reasigurător pentru operaţiunile de acceptări şi cedări în reasigurare pe tipuri de contracte (proporţionale, oprire daune etc.). Acestea cuprind cel puţin informaţii cu privire la datele complete de identificare ale (re)asigurătorului (denumirea, adresa completă, ratingul acordat de o instituţie specializată recunoscută pe plan internaţional, după caz) şi detalii aferente contractelor de (re)asigurare, precum perioada de valabilitate a contractului, valoarea primelor brute subscrise acceptate sau cedate în reasigurare, distinct pe fiecare categorie de asigurări, pe fiecare clasă de asigurare potrivit normelor emise de Comisia de Supraveghere a Asigurărilor.
(8)Listele de inventariere trebuie să conţină şi comisioanele de acordat sau de primit, depozitele constituite la reasigurători, estimarea daunelor de acordat sau de recuperat, participarea la profitul reasigurătorului, precum şi alte elemente, după caz.
(9)Brokerii de asigurare/reasigurare inventariază creanţele şi datoriile în baza documentelor justificative (contracte de mandat) care au stat la baza operaţiunilor de intermediere, iar confirmarea soldurilor reciproce cu asigurătorii se efectuează potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) care, în anexă, poate cuprinde informaţiile referitoare atât la documentele privind comisioanele de intermediere, cât şi la documentele de asigurare neutilizate aflate la dispoziţia acestora.
(10)Listele de inventariere a creanţelor şi/sau datoriilor cu asigurătorii trebuie să cuprindă cel puţin datele de identificare ale asigurătorului, contractele de intermediere derulate în exerciţiul financiar, soldul iniţial la început de an, valoarea primelor de asigurare intermediate în exerciţiul financiar, valoarea comisioanelor brute datorate, comisioanele achitate şi sumele aflate în sold la finele perioadei.
(11)Creanţele, evidenţiate pe clase de asigurare aferente sumelor recuperabile provenite din achiziţionarea creanţelor asiguraţilor faţă de terţi (subrogare în drepturile acestora) sau din achiziţionarea drepturilor de proprietate asupra bunurilor asigurate, estimate cu prudenţă, se inventariază pe baza documentelor justificative de constituire a creanţei (hotărâri judecătoreşti, angajamente de plată, procese-verbale însoţite de note de fundamentare aprobate de conducerea executivă a asiguratorului etc.), menţionându-se cel puţin data constituirii acestora, soldul iniţial şi soldul final. Listele de inventariere a acestor creanţe trebuie întocmite distinct pe clase de asigurare, pe persoane fizice, persoane juridice/alţi asigurători. Propunerile comisiei de inventariere cu privire la ajustările de valoare pentru depreciere aferente acestor creanţe din subrogare sunt cuprinse în liste de inventariere separate.
Inventarierea creanţelor şi obligaţiilor faţă de terţi
(1)Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi datorii care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, precum şi datoriile sau creanţele faţă de asigurători constituite în baza prevederilor art. 22 şi 54 din Legea nr. 136/1995 privind asigurările şi reasigurările în România, cu modificările şi completările ulterioare, trebuie să fie confirmate potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise.
(2)Nerespectarea prevederilor alin. (1), precum şi refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme şi se sancţionează potrivit legii.
(3)În situaţia entităţilor care efectuează decontarea creanţelor şi obligaţiilor pe bază de deconturi interne sau deconturi externe periodice (lunare) confirmate de către parteneri, aceste documente pot ţine locul extraselor de cont confirmate.
(4)Inventarierea soldului creanţelor şi/sau a obligaţiilor faţă de bugetele locale sau bugetul consolidat al statului se efectuează pe baza certificatelor de atestare fiscală eliberate de autorităţile competente, pentru data de 31 decembrie sau pentru sfârşitul perioadei pentru care se efectuează inventarierea.
Inventarierea altor elemente de activ
(1)Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare sau cântărire, după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte se desfac prin sondaj, acest lucru urmând a fi menţionat şi în listele de inventariere respective.
(2)În listele de inventariere a materialelor se menţionează modul în care s-a făcut inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza calculelor respective.
(3)Bunurile aflate asupra angajaţilor la data inventarierii (echipamente, mobilier etc.) se inventariază şi se trec în liste de inventariere distincte, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor. În cadrul evidenţierii acestora pe spaţii/locuri de muncă, bunurile sunt centralizate şi comparate cu datele din evidenţa tehnico-operativă, precum şi cu cele din evidenţa contabilă.
(4)Comisia de inventariere are obligaţia să controleze toate locurile în care pot exista bunuri care trebuie supuse inventarierii.
Toate bunurile ce se inventariază se înscriu în listele de inventariere, care trebuie să se întocmească pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii de bunuri.
(1)Bunurile existente în entitate şi aparţinând altor entităţi (închiriate, în leasing, în concesiune, în administrare, în custodie etc.) se inventariază şi se înscriu în liste de inventariere distincte.
(2)Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie să conţină informaţii cu privire la numărul şi data actului de predare-primire şi ale documentului de livrare, precum şi alte informaţii utile.
(3)Listele de inventariere cuprinzând bunurile aparţinând terţilor se trimit şi persoanei fizice sau juridice, române ori străine, după caz, căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele nepotriviri în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea listelor de inventariere.
(4)În caz de nepotriviri, entitatea deţinătoare este obligată să clarifice situaţia diferenţelor respective şi să comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea sesizării.
(5)Pentru situaţiile prevăzute în prezentul articol, entităţile deţinătoare ale bunurilor sunt obligate să efectueze inventarierea şi să trimită spre confirmare listele de inventariere, după cum proprietarii acelor bunuri sunt obligaţi să ceară confirmarea privind bunurile existente la terţi. Neprimirea confirmării privind bunurile existente la terţi nu reprezintă confirmare tacită.
(6)Documentele de asigurare (contracte/poliţe de asigurare, chitanţele de încasare în numerar a primelor de asigurare) primite de la asigurători, dar neutilizate, aflate la dispoziţia intermediarilor în asigurări, sunt incluse în liste de inventariere separate, distinct pe tip de document de asigurare şi confirmate în baza proceselor-verbale de verificare sau a confirmărilor reciproce scrise.
(7)Sumele reprezentând diferenţe de prime de asigurare/comisioane intermediate etc. constatate ca urmare a confirmărilor reciproce scrise, primite de la intermediari sau asigurători, trebuie să fie evidenţiate şi înregistrate în contabilitatea entităţilor numai în baza documentelor justificative care au stat la baza operaţiunilor respective.
(1)Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mişcare ori greu vandabile, comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum şi pentru creanţele şi obligaţiile incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere distincte sau situaţii analitice separate, după caz.
(2)Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât să se evite omiterea ori inventarierea de două sau de mai multe ori a aceloraşi bunuri.
(3)Bunurile aflate în expediţie se inventariază de către entităţile furnizoare, iar bunurile achiziţionate aflate în curs de aprovizionare se inventariază de entitatea cumpărătoare şi se înscriu în liste de inventariere distincte.
Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere pentru inventarierea bunurilor sunt următoarele:
a)înainte de începerea operaţiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă:
–gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare;
–în afara bunurilor entităţii respective are în gestiune şi alte bunuri aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente;
–are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate ori valoare are cunoştinţă;
–are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente;
–a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale;
–deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;
–are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.
De asemenea, gestionarul menţionează în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare/ieşire a bunurilor în/din gestiune.
Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor şi de către comisia de inventariere. Semnarea declaraţiei de către gestionar se face în faţa comisiei de inventariere;
b)să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate;
c)să asigure închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare, în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerup operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea.
Atunci când bunurile supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de acces, cu excepţia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi. La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact; în caz contrar, acest fapt se consemnează într-un proces-verbal de constatare, care se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare.
Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate în locuri special amenajate (fişete, casete, dulapuri etc.), încuiate şi sigilate.
Preşedintele comisiei de inventariere răspunde de operaţiunea de sigilare;
d)să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de bunuri, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea;
e)să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând depunerea numerarului la casieria entităţii;
f)să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în bună stare de funcţionare;
g)în cazul în care gestionarul nu s-a prezentat la data şi ora fixate pentru începerea operaţiunilor de inventariere, comisia de inventariere sigilează gestiunea şi comunică aceasta comisiei centrale sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii, conform procedurilor proprii privind inventarierea. Aceste persoane au obligaţia să îi aducă la cunoştinţă imediat, în scris, gestionarului despre reprogramarea inventarierii ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea operaţiunilor de inventariere.
Dacă gestionarul nu se prezintă nici de această dată la locul, data şi ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezenţa reprezentantului său legal sau a altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să îl reprezinte pe gestionar.
Pentru desfăşurarea corespunzătoare a inventarierii este indicat, dacă este posibil, să se sisteze operaţiunile de intrare-ieşire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de predare sau de primire a bunurilor.
(1)Disponibilităţile băneşti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de garanţie, acreditivele, ipotecile, precum şi alte valori aflate în casieria entităţilor se inventariază cu respectarea prevederilor legale.
(2)Disponibilităţile aflate în conturi la bănci sau la unităţile Trezoreriei Statului se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea entităţii.
În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi bancară, puse la dispoziţie de instituţiile de credit şi unităţile Trezoreriei Statului, vor purta ştampila oficială a acestora.
(3)Disponibilităţile în lei şi în valută din casierie se inventariază în ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind exerciţiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul şi cu cele din contabilitate, în baza procesului-verbal de inventariere a monetarului şi/sau a altor valori aflate în casierie.
(4)Disponibilităţile în numerar sau din conturile curente în lei şi în valută aflate în conturile deschise la instituţiile de credit, altele decât conturile prin care se derulează activitatea curentă a intermediarilor în asigurare/reasigurare, reprezentând încasările făcute în numele sau în contul asiguraţilor sau reasiguraţilor, reprezentând prime de asigurare sau de reasigurare, pot fi virate în conturile curente ale asigurătorului, până în ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar.
(1)Înscrierea în listele de inventariere a mărcilor poştale, a timbrelor fiscale, a tichetelor de călătorie, a tichetelor de masă, a tichetelor cadou, a tichetelor de creşă, a tichetelor de vacanţă, a bonurilor cantităţi fixe şi altele asemenea se face la valoarea lor nominală.
(2)Pentru bunurile de această natură, constatate fără utilitate (expirate, deteriorate), se întocmesc liste de inventariere distincte.
Inventarierea cheltuielilor în avans/cheltuielilor de achiziţie reportate
(1)Inventarierea cheltuielilor în avans şi a cheltuielilor de achiziţie reportate se efectuează ţinându-se seama de modul de constituire şi de procedurile interne aprobate.
(2)Listele de inventariere se întocmesc pentru fiecare tip de cheltuială în avans sau de achiziţie reportată constituită după natură (comisioane, publicitate etc.).
(3)Pentru cheltuielile de achiziţie reportate lista de inventariere cuprinde baza de date referitoare la metoda de calcul determinată în conformitate cu cerinţele prevederilor normelor emise de Comisia de Supraveghere a Asigurărilor, componenţa soldului iniţial, constituire, eliberare şi a soldului final.
(4)Procedurile interne aprobate, pe baza cărora se constituie cheltuielile de achiziţie reportate, precum şi metodologia de calcul al acestora se anexează la dosarul de inventariere.
Inventarierea rezervelor tehnice ale asigurătorilor şi a tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi de reasigurare
(1)Rezervele tehnice brute ale asigurătorului se inventariază pe fiecare tip de rezervă tehnică, pe categorie de asigurări, urmărindu-se respectarea prevederilor legale şi a normelor interne cu privire la constituirea şi menţinerea corespunzătoare.
(2)Partea din rezervele tehnice aferente contractelor cedate în reasigurare se inventariază distinct, pe categorii de asigurări, iar listele de inventariere cuprind toate informaţiile pentru fiecare tip de rezervă tehnică constituită, eliberată, sold final, la nivel de contract, dosar de daună cedat în reasigurare etc.
(3)Bazele de date conţin pentru fiecare tip de rezervă tehnică cel puţin următoarele informaţii: sold iniţial la început de an, constituirea, diminuarea/eliberarea, sold final pe contract de asigurare, totalizate pe clase/categorie de asigurare practicată, după caz. Pentru rezervele tehnice de daune informaţiile trebuie prezentate pe fiecare dosar de daună constituit, plătit, prescris sau alte situaţii prevăzute de lege, sold final.
(4)Bazele de date referitoare la subscriere în exerciţiul financiar a primelor de asigurare aferente contractelor (poliţelor) încheiate trebuie salvate în format electronic şi cuprind cel puţin informaţii privind contractele de asigurare enumerate la nivel de contract (poliţă) încheiată şi subscrisă în exerciţiului financiar, seria, numărul, numele complet al asiguratului, codul de identificare (CNP/CUI) perioada de valabilitate a contractului, valoarea primei brute subscrise în exerciţiul financiar, valoarea primei brute încasate, riscurile cuprinse în asigurare, alte date prevăzute de normele emise de Comisia de Supraveghere a Asigurărilor, totalizate pe clase/categorii de asigurare.
(5)Bazele de date referitoare la contractele (poliţele) de asigurare subscrise în exerciţiile financiare anterioare aferente contractelor de asigurare cu perioadă de valabilitate mai mare de un an (multianuale) cuprind cel puţin informaţiile enunţate la alin. (4).
(6)La dosarul de inventariere se anexează, pe suport informatic durabil, toate informaţiile necesare determinării bazelor de date ale căror totaluri obţinute din evidenţa tehnică de gestiune trebuie să confirme la nivel de contract (poliţă) soldul rezervelor tehnice brute, veniturile din prime brute subscrise, indemnizaţiile brute plătite, primele brute încasate, primele cedate în reasigurare, veniturile din prime de asigurare încasate în avans, comisioanele de achiziţie curente şi reportate, alte date şi informaţii privind activitatea de asigurare care sunt evidenţiate în contabilitate.
(7)Documentele şi informaţiile care alcătuiesc dosarul de inventariere solicitate în structura prevăzută de prevederile prezentelor norme sunt obligatorii începând cu inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii şi a tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi reasigurare ale anului 2011.
Pentru toate celelalte elemente de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terţi se fac cereri de confirmare, care se ataşează la listele respective de inventariere după primirea confirmării.
Listele de inventariere
(1)Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menţioneze dacă toate bunurile şi valorile băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa. De asemenea, acesta menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile sunt menţionate la sfârşitul listelor de inventariere.
(2)Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către preşedintele şi membrii comisiei de inventariere, de către gestionar, precum şi de către specialiştii solicitaţi de către preşedintele comisiei de inventariere pentru participarea la identificarea bunurilor inventariate.
(3)În cazul gestiunilor colective (cu mai mulţi gestionari), listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea se semnează atât de către gestionarul predător, cât şi de către cel primitor.
(1)Completarea listelor de inventariere se efectuează fie folosind sistemul informatic de prelucrare automată a datelor, fie prin înscrierea elementelor de active identificate, fără spaţii libere şi fără ştersături, conform procedurilor interne aprobate.
(2)Listele de inventariere utilizate sunt cele prevăzute ca model în anexa nr. 3 la Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare.
(3)În cazul imobilizărilor corporale, precum şi al celorlalte elemente de natura activelor pentru care există constituite ajustări pentru depreciere sau ajustări pentru pierdere de valoare, în listele de inventariere se înscrie valoarea de înregistrare în contabilitate a acestora, mai puţin ajustările pentru depreciere sau pierdere de valoare înregistrate până la data inventarierii, care se compară cu valoarea lor actuală, stabilită cu ocazia inventarierii, pe bază de constatări faptice.
(4)În situaţia în care elementele de natura activelor sunt inventariate prin metode de identificare electronică (de exemplu, cititor de cod de bare etc.), datele fiind transmise direct în sistemul informatic financiar-contabil, listele de inventar sunt editate direct din sistemul informatic. Se vor edita listele complete cu toate poziţiile inventariate sau în mod selectiv numai pentru acele poziţii (repere) unde se constată diferenţe cantitative sau valorice (deprecieri), după caz.
(5)În cazul în care se editează liste de inventariere care cuprind numai poziţiile (reperele) la care se constată diferenţe cantitative sau valorice, listele complete de inventariere se păstrează pe suport magnetic, pe durata legală de păstrare a documentelor. În astfel de situaţii, evaluarea bunurilor în vederea stabilirii eventualelor ajustări se efectuează prin analiza şi evaluarea tuturor elementelor inventariate, nu numai a celor la care s-au constatat diferenţe cantitative.
(6)Inventarierile parţiale, precum şi inventarierile efectuate în cursul anului, atunci când entitatea efectuează mai multe inventarieri, se efectuează cu respectarea prezentelor norme, mai puţin completarea "Registrului-inventar" (cod 14-1-2), care se efectuează cu ocazia inventarierii anuale.
(7)Pentru inventarierea elementelor de natura activelor care nu au substanţă materială, a datoriilor şi capitalurilor proprii se întocmesc situaţii analitice distincte. Totalul situaţiilor analitice astfel întocmite se verifică cu soldurile conturilor sintetice corespunzătoare, care se preiau în "Registrul-inventar" (cod 14-1-2).
(1)Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din contabilitate.
(2)Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză a tuturor stocurilor înscrise în fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantităţilor consemnate în listele de inventariere cu evidenţa tehnico-operativă pentru fiecare poziţie.
Evaluarea, cu ocazia inventarierii
(1)Evaluarea, cu ocazia inventarierii, a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se face potrivit prevederilor Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene specific domeniului asigurărilor, precum şi ale prezentelor norme.
(2)Evaluarea se va efectua cu respectarea principiului permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare trebuie menţinute, asigurând comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile.
(1)La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se aplică principiul prudenţei, potrivit căruia se ţine seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare.
(2)În cazul în care se constată că valoarea de inventar a bunurilor este mai mare decât valoarea cu care acestea sunt evidenţiate în contabilitate, în listele de inventariere se înscriu valorile din contabilitate.
(3)În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar.
(1)Pentru elementele de natura activelor la care s-au constatat deprecieri, pe baza listelor de inventariere întocmite distinct, comisia de inventariere face propuneri de ajustări pentru depreciere sau ajustări pentru pierdere de valoare, după caz, ori de înregistrare a unor amortizări suplimentare (pentru deprecierile ireversibile ale imobilizărilor amortizabile), acolo unde este cazul, arătând totodată cauzele care au determinat aceste deprecieri.
(2)Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate la bunuri, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicită explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării bunurilor, respectiv a urmăririi decontării creanţelor.
(3)Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor analizate, comisia de inventariere stabileşte natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi natura plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.
(4)În situaţia constatării unor plusuri în gestiune, bunurile respective se evaluează potrivit reglementărilor contabile specifice domeniului asigurărilor.
(5)În cazul constatării unor lipsuri imputabile în gestiune, administratorii, consiliul de administraţie, respectiv membrii directoratului, după caz, trebuie să impute persoanelor vinovate bunurile lipsă la valoarea lor de înlocuire.
(6)Prin valoare de înlocuire, în sensul prezentelor norme, se înţelege costul de achiziţie a unui bun cu caracteristici şi grad de uzură similare celui lipsă în gestiune la data constatării pagubei, care cuprinde preţul de cumpărare practicat pe piaţă, la care se adaugă taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare şi alte cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv. În cazul bunurilor constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piaţă, valoarea de imputare se stabileşte de către o comisie formată din specialişti în domeniul respectiv.
(7)La stabilirea valorii debitului, în cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate infracţiuni, se are în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:
–să existe riscul de confuzie între sorturile aceluiaşi bun material, din cauza asemănării în ceea ce priveşte aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;
–diferenţele constatate în plus sau în minus să se refere la aceeaşi perioadă de gestiune şi la aceeaşi gestiune.
(8)Nu se admite compensarea în cazurile în care s-a făcut dovada că lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective, cauzată de persoanele care răspund de gestionarea acestor bunuri.
(9)Pentru pagubele constatate în gestiune răspund persoanele vinovate de producerea lor. Imputarea acestora se face la valoarea de înlocuire, aşa cum a fost definită la alin. (6).
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii şi dosarul de inventariere
(1)Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal.
(2)Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal, următoarele elemente: data întocmirii, numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere, numărul şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere, gestiunea/gestiunile inventariată/inventariate, data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea, volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, propunerile privind ajustările de valoare; propuneri de scoatere din funcţiune a imobilizărilor corporale, respectiv din evidenţă a imobilizărilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri, constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.
(3)Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 7 zile lucrătoare de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, administratorului, consiliului de administraţie, respectiv membrilor directoratului. Acesta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil şi al conducătorului compartimentului juridic, decide asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.
(4)Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii este însoţit de dosarul de inventariere a activităţii de asigurare, care cuprinde anexele întocmite cu ocazia operaţiunilor de inventariere. Acest dosar conţine cel puţin:
a)lista de inventariere a imobilizărilor necorporale;
b)lista de inventariere a plasamentelor în imobilizări corporale, a terenurilor, clădirilor şi construcţiilor proprietate şi imobilizări în curs, a lucrărilor sistate;
c)propuneri de scoatere din funcţiune a imobilizărilor corporale, respectiv din evidenţă a imobilizărilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri;
d)situaţia inventarierii plasamentelor în instrumente financiare pe categorii de instrumente şi activitate de asigurare;
e)situaţia inventarierii creanţelor din asigurarea directă aferentă asigurărilor de viaţă şi asigurărilor generale, după caz;
f)situaţia creanţelor/datoriilor din reasigurare;
g)situaţia creanţelor/datoriilor cu intermediarii în asigurări pe categorii de intermediari;
h)situaţia creanţelor cu asigurătorii pentru brokerii de asigurare;
i)situaţia creanţelor aferente sumelor recuperabile provenite din achiziţionarea creanţelor asiguraţilor faţă de terţi (subrogare în drepturile acestora) sau din achiziţionarea drepturilor de proprietate asupra bunurilor asigurate, distinct pe asigurători şi distinct pe alte categorii;
j)situaţia altor debite din prestări servicii în domeniul asigurărilor;
k)situaţia contractelor de asigurare subscrise în exerciţiul financiar pentru asigurările de viaţă şi distinct pentru asigurările generale, după caz;
l)situaţia de inventariere a sumelor asigurate plătite din daunele şi prestaţiile la asigurările de viaţă şi distinct pentru asigurările generale, după caz;
m)lista de inventariere a mijloacelor fixe a imobilizărilor corporale şi necorporale în curs, alte active materiale şi stocuri utilizând formularul comun pe economie "Lista de inventariere" cod 14-3-12 şi 14-3-12 b;
n)situaţia inventarierii cheltuielilor în avans;
o)situaţia inventarierii cheltuielilor de achiziţie reportate pe categorii de asigurare, după caz;
p)situaţia inventarierii rezervelor tehnice pentru asigurările de viaţă şi asigurările generale, pe categorii de rezerve tehnice la nivel de contract de asigurare/dosar de daună - plătit, prescris şi alte situaţii prevăzute de lege etc.;
q)situaţia inventarierii dosarelor aflate pe rolul instanţelor de judecată având ca obiect pretenţiile formulate împotriva terţilor;
r)situaţia inventarierii dosarelor aflate pe rolul instanţelor de judecată având ca obiect pretenţiile formulate de terţi împotriva asigurătorului sau brokerului de asigurare în calitate de pârât;
s)alte situaţii, anexe, procese-verbale, extrase de cont, confirmări scrise etc.;
t)balanţa de verificare cu înregistrarea operaţiunilor rezultate în urma inventarierii semnată de comisia de inventariere;
u)suportul în format electronic (CD/DVD).
(5)Procesul-verbal inclusiv anexele sunt întocmite în format letric (pentru liste cu un volum mare de date se pot obţine din sistemele informatice situaţii centralizatoare care sunt semnate de membrii comisiei de inventariere, certificate pentru concordanţa datelor de către compartimentul financiar-contabil) şi salvate în format electronic pe un suport durabil, arhivate în conformitate cu reglementările legale în vigoare.
"Registrul-inventar" (cod 14-1-2)
(1)"Registrul-inventar" (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ.
Se întocmeşte într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat şi parafat.
(2)Elementele de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii înscrise în registrul-inventar au la bază listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere şi situaţiile analitice, după caz, care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţ.
(3)În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările sau ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se efectuează astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi de reasigurare.
(4)Completarea registrului-inventar se efectuează în momentul în care se stabilesc soldurile tuturor conturilor bilanţiere, inclusiv cele aferente impozitului pe profit, şi ajustările pentru depreciere sau pierdere de valoare, după caz.
(5)Registrul-inventar poate fi adaptat în funcţie de specificul şi necesităţile entităţilor, cu condiţia respectării conţinutului minim de informaţii prevăzut pentru acesta.
(6)Registrul-inventar se întocmeşte la nivelul fiecărei subunităţi a entităţii, precum şi, centralizat, la nivel de entitate.
Rezultatele inventarierii
(1)Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidenţa tehnico-operativă în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către administrator, consiliul de administraţie, respectiv membrii directoratului, după caz.
(2)Rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, şi în conformitate cu reglementările contabile conforme cu directivele europene specifice domeniului asigurărilor.
(3)Pe baza registrului-inventar şi a balanţei de verificare întocmite la finele exerciţiului financiar se întocmeşte bilanţul, parte componentă a situaţiilor financiare anuale, ale cărui posturi trebuie să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a tranzacţiilor privind activitatea de asigurare şi de reasigurare stabilită pe baza inventarului.
Nerespectarea în orice mod a dispoziţiilor prezentelor norme se sancţionează de către Comisia de Supraveghere a Asigurărilor în condiţiile şi potrivit prevederilor art. 39 din Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare şi supravegherea asigurărilor, cu modificările şi completările ulterioare.
Forma oficială este cea publicată în Monitorul Oficial.
