Norme metodologice din 18 aprilie 2003

Capitolul IDispoziții generale

Articolul 1

Termenii și expresiile folosite în prezentele norme metodologice au înțelesul prevăzut la art. 2 din anexa nr. 1 la hotărâre.

Articolul 2

(1)Prezentele norme metodologice reglementează condițiile pe care trebuie să le îndeplinească persoanele fizice sau juridice, române ori străine, autorizate în conformitate cu reglementările în vigoare, pentru a fi mandatate de MLPTL să efectueze auditul privind operarea în siguranța a navelor și prevenirea poluarii navelor, conform cerințelor Codului I.S.M. și ale convențiilor internaționale aplicabile.

(2)Mandatarea se face pe bază de contract de mandat special, încheiat între respectivele persoane fizice sau juridice prevăzute la alin. (1) și MLPTL.

Articolul 3

Auditul se efectuează pe bază de contract încheiat între auditor/echipa de auditori și compania care a solicitat auditarea.

Articolul 4

(1)În contractul încheiat între companie și echipa de audit se va stipula persoana conducatoare a echipei. Acestei persoane trebuie să i se confere prin contractul încheiat competența în luarea hotărârilor finale privind executarea auditului, formularea observațiilor și redactarea textului privind nonconformitatile constatate.

(2)În cazul în care, pentru efectuarea auditului, este necesară o echipa formată din mai mulți auditori, aceștia răspund solidar pentru asigurarea derulării procesului de auditare în conformitate cu Codul I.S.M., cu convențiile internaționale aplicabile și cu normele metodologice emise de MLPTL.

(3)Conducătorului echipei de audit îi revin și responsabilitățile privind:

a)stabilirea planului auditului;

b)prezentarea raportului de audit.

Articolul 5

În cazul în care compania angajează o persoană juridică mandatata de MLPTL pentru efectuarea auditului, echipa de audit desemnată de aceasta va trebui să aibă nominalizat conducătorul, precum și membrii acesteia.

Articolul 6

Auditorii sunt răspunzători pentru conformarea cu cerințele necesare efectuării auditului, pentru asigurarea secretului privind documentele referitoare la certificare și pentru asigurarea confidențialității informațiilor.

Articolul 7

Persoanele fizice sau juridice, române și străine, care efectuează activitatea de consultanța pentru organizarea sistemului de management al siguranței (SMS) în cadrul companiei, nu pot efectua auditul respectivei companii.

Articolul 8

(1)Auditorii independenți, persoane fizice sau juridice mandatate de MLPTL pentru efectuarea auditurilor, trebuie să corespundă cerințelor specifice prevăzute în prezentele norme metodologice.

(2)Auditul va fi efectuat numai de auditori independenți, persoane fizice sau persoane juridice specializate și autorizate, care au fost mandatate pe baza cererii acestora și a îndeplinirii condițiilor prevăzute în prezentele norme metodologice.

Articolul 9

MLPTL trebuie să se asigure, pe baza actelor doveditoare, ca exista independenta între auditorii mandatați și personalul care furnizează serviciile de consultanța pentru companie sau cei care sunt implicați în managementul companiei ori sunt acționari la aceasta.

Capitolul IICerințe privind competența de baza a auditorilor independenți care efectuează audit pentru verificările anuale ale DOC sau pentru verificările intermediare/suplimentare ale SMC

Articolul 10

Personalul care participa la verificarea conformitatii cu cerințele Codului I.S.M. trebuie să aibă o pregătire minima, astfel:

a)să fie absolvenți de studii superioare cu o vechime în munca de minimum doi ani; saub) să aibă o calificare într-o instituție maritima și experienta relevanta ca ofițer maritim la bordul navelor.

Articolul 11

(1)Pe lângă pregătirea minima, personalul prevăzut la art. 10 trebuie să fi urmat și un curs de perfecționare aprobat sau recunoscut de către ANR, cu respectarea reglementărilor specifice în vigoare, care să le asigure competența și deprinderile necesare pentru verificarea conformitatii cu cerințele Codului I.S.M. și, în special, privind:

a)cunoașterea și înțelegerea Codului I.S.M.;

b)regulile și reglementările obligatorii;

c)termenii de referința pe care companiile trebuie să le aibă în vedere, asa cum este prevăzut în Codul I.S.M.;

d)tehnici de efectuare a examinarilor, a sondajelor, a evaluărilor și a raportarilor;

e)aspecte tehnice și operationale privind SMS;

f)cunoștințe de baza privind transportul naval;

g)participarea la cel puțin un audit privind SMS.

(2)Cunoștințele prevăzute la alin. (1) se dovedesc cu diplome sau certificate obținute în urma unor examene scrise sau orale.

Capitolul IIICerințe privind competența auditorilor pentru verificarea inițială și verificarea pentru reinnoire

Articolul 12

Pentru o evaluare corecta a îndeplinirii de către o companie sau de o nava a cerințelor Codului I.S.M. persoanele care urmează să efectueze verificarea inițială sau verificările pentru reînnoirea DOC și SMC trebuie să aibă calitatea de auditor-șef și să facă dovada următoarelor competente suplimentare necesare, față de cele prevăzute la art. 9 și 10, pentru:

a)a determina dacă elementele SMS se conformează sau nu cerințelor Codului I.S.M.;

b)a determina eficienta SMS al companiei sau al navei, pentru a verifica conformitatea cu regulile și reglementările aplicabile, asa cum au fost evidentiate de documentele inspecțiilor statutare și de clasificare;

c)a estima eficienta SMS în asigurarea conformitatii cu alte reguli și reglementări tehnice care nu sunt cuprinse în inspecțiile statutare și de clasificare și de a avea posibilitatea verificării conformitatii cu aceste reguli și reglementări;

d)a evalua dacă au fost luate în considerare practicile recomandate de Organizație, MLPTL, societățile de clasificare și de alte organizații maritime.

Capitolul IVCerințe privind competența auditorilor-șefi (lead auditor)

Articolul 13

(1)Pentru a li se recunoaște calitatea de auditor-șef, conform prevederilor art. 12, auditorii trebuie să demonstreze participarea, în calitate de asistenți sau membri ai echipei de audit, la cel puțin 5 audituri, efectuate conform cerințelor Codului I.S.M., dintre care 3 trebuie să fie audituri inițiale sau pentru reînnoirea certificatelor, complete atât la companie, cat și la bordul navelor.

(2)În cazul în care auditorul a efectuat 3 sau mai multe audituri conform standardelor internaționale de asigurare a calității ISO, acestea pot fi echivalate cu un număr de maximum 3 audituri conform Codului I.S.M.

Capitolul VCerințe privind competența auditorilor pentru verificarea anuală, intermediara și interimara

Articolul 14

Persoanele care urmează să efectueze verificarea anuală, intermediara și interimara trebuie să satisfacă cerințele de baza pentru personalul care efectuează verificări și să facă dovada ca a participat la minimum doua verificări anuale sau verificări inițiale. Aceste persoane trebuie să primească instrucțiuni speciale necesare care să le asigure competența cerută pentru determinarea eficientei SMS al companiei.

Capitolul VICondiții minime pentru mandatarea auditorilor

Articolul 15

(1)Pentru încheierea contractului de mandat special persoanele fizice sau juridice prevăzute la art. 2 alin. (1) vor depune o cerere scrisă la MLPTL, însoțită de documentele, certificatele și de alte materiale relevante în susținerea cererii. În cerere se va menționa în mod expres tipul de activitate pentru care se solicita mandatarea, respectiv:

a)evaluarea SMS, implementat de companiile de navigație românești;

b)evaluarea SMS, organizat la bordul navelor care arboreaza pavilionul român;

c)emiterea certificatului de management al siguranței interimar pentru navele care arboreaza pavilionul român, aflate la momentul auditarii în afară granițelor tarii, în baza mandatului acordat de către ANR.

(2)Auditorii mandatați sunt obligați să efectueze procesul de auditare conform cerințelor Codului I.S.M., convențiilor internaționale aplicabile și ale legislației în vigoare.

(3)Aceasta obligație va fi înscrisă în contractul de mandat special care se încheie între MLPTL și auditori. În contractul de mandat special va fi stipulat și dreptul de control al MLPTL, exercitat prin ANR, asupra activității auditorilor.

Articolul 16

Contractul de mandat special încheiat între MLPTL și auditor, la solicitarea auditorului, este valabil timp de 5 ani de la data încheierii, cu posibilitatea prelungirii acestuia, la cererea auditorului, depusa cu 30 de zile înainte de data expirării.

Articolul 17

(1)Contractul de mandat special se va încheia cu respectarea legislației în vigoare și luându-se în considerare cerințele prevăzute în Rezoluția IMO A.739 (18) și va conține cel puțin prevederi referitoare la:

a)tipurile de activități pentru care este valabil auditul în conformitate cu cerințele Codului I.S.M.;

b)angajamentul de a nu se implica în managementul sau în administrarea companiilor de navigație ori a navelor;

c)respectarea condițiilor prevăzute la art. 15 alin. (2);

d)efectuarea auditului cu personal propriu sau cu alți auditori, în funcție de situațiile concrete.

(2)Auditorii mandatați își vor desfășura activitatea în conformitate cu legislația în vigoare, luând în considerare prevederile anexei la Rezoluția Organizației A.789 (19) privind activitățile de supraveghere și certificare specifice ale unei organizații recunoscute care acționează în numele administrației.

(3)Pentru efectuarea auditurilor auditorii mandatați vor putea utiliza personal propriu, precum și alți auditori, în funcție de fiecare situație concretă. Pentru efectuarea auditului inițial al companiilor și al navelor vor fi folosiți numai auditori proprii având statut de angajat permanent. Pentru efectuarea celorlalte tipuri de audit se vor putea folosi și auditori care nu au statut de angajat permanent, dar se va avea întotdeauna în vedere respectarea cerințelor înscrise la cap. II-V din prezentele norme metodologice.

Articolul 18

Contractul de mandat special poate fi revocat de MLPTL în cazul în care se constata abateri grave ale auditorului de la prevederile contractului sau de la procedurile de auditare. Revocarea se face pe baza rapoartelor înaintate de ANR.