Procedura competitivă din 8 august 2016

Capitolul 1Domeniu de aplicare1.1. Prezenta procedură descrie principiile și etapele minime pe care trebuie să le parcurgă:

–solicitanții privați care achiziționează produse, servicii sau lucrări, în vederea depunerii cererii de finanțare/aplicației din fonduri europene, achiziții aferente unor cheltuieli eligibile ce pot fi decontate ulterior în cadrul proiectului, în cazul în care pentru acesta se semnează contractul de finanțare/acordul;

–beneficiarii privați care achiziționează produse, servicii sau lucrări în cadrul proiectelor finanțate din fondurile europene.

1.2.Solicitanții/Beneficiarii privați care achiziționează servicii sau lucrări aplică prevederile Legii nr. 98/2016 privind achizițiile publice, denumită în continuare lege, dacă sunt îndeplinite cumulativ condițiile prevăzute la art. 6 din lege.

1.3.Dacă sunt îndeplinite cumulativ condițiile stabilite la art. 6 alin. (1) sau la alin. (3) din lege, solicitantul/beneficiarul privat va respecta în totalitate prevederile din legislația privind achizițiile publice.

1.4.Sunt interzise divizarea în mai multe contracte de valoare mai mică, precum și utilizarea unor metode de calcul care să conducă la o subevaluare a valorii estimate, cu scopul de a se încadra sub pragurile prevăzute în lege sau cu scopul de a evita aplicarea prezentei proceduri .

1.5.În cazul în care solicitanții/beneficiarii privați se asociază cu o entitate care are calitatea de autoritate contractantă, în înțelesul art. 4 alin. (1) lit. c) din lege, aceștia au obligația să aplice prevederile legii.

Capitolul 2

Prevederi generale2.1. Solicitantul/Beneficiarul privat va utiliza numai termenii și definițiile reglementate prin prezenta procedură, în vederea evitării unor confuzii față de termenii utilizați de legislația aferentă domeniului achizițiilor publice.

2.2.Toate documentele achiziției trebuie să respecte prevederile din manualul de identitate vizuală/alte orientări specifice.

2.3.Toate documentele achiziției (inclusiv clarificările) vor fi redactate, respectiv publicate/transmise de solicitantul/ beneficiarul privat în limba română. Dacă se consideră necesar, documentele achiziției pot fi traduse și într-o altă limbă de către solicitantul/beneficiarul privat. În această situație solicitantul/beneficiarul privat se va asigura că nu există neconcordanțe între versiunea în limba română și cealaltă/celelalte versiune/versiuni. Dacă există traduceri într-o altă limbă, în cazul unui conflict între versiunea în limba română și orice versiune într-o altă limbă, va prevala varianta în limba română.

2.4.În cazul procedurilor competitive derulate de un solicitant privat, documentele achiziției trebuie corelate cu prevederile din Ghidul solicitantului sau alte reglementări ale finanțatorului, după caz.

2.5.În cazul procedurilor competitive derulate în cadrul unui proiect, beneficiarii privați trebuie să coreleze documentele achiziției cu clauzele contractelor de finanțare/acordurilor semnate.

2.6.Autoritățile cu competențe în gestionarea fondurilor europene trebuie să efectueze verificări ale achizițiilor derulate de solicitanții/beneficiarii privați, în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1.605/2002 al Consiliului, publicat în Jurnalul Oficial, seria L, nr. 298 din 26 octombrie 2012, respectiv reglementările specifice granturilor SEE/norvegian și Elveția.

2.7.În cazul contractelor de finanțare/acordurilor multianuale care se implementează pe o perioadă mai mare de 1 an calendaristic, beneficiarul privat va alege modalitatea de achiziție ținând cont de valoarea totală a produselor, serviciilor, lucrărilor care sunt considerate similare ori care se adresează operatorilor economici ce desfășoară în mod constant activități într-o piață de profil relevantă estimată pentru întreaga perioadă de implementare a proiectului, fără obligativitatea derulării unei singure proceduri/achiziții directe. Dacă va organiza mai multe proceduri/achiziții directe, beneficiarul privat se va asigura că aceste activități nu vor genera costuri administrative suplimentare în cadrul proiectului.

2.8.În cazul în care un beneficiar privat implementează mai multe contracte de finanțare/acorduri în aceeași perioadă, pentru alegerea procedurii de achiziții în cadrul unui proiect, valorile estimate din respectivele contracte de finanțare/acorduri pentru același tip de produs/serviciu/lucrare nu se cumulează. Ele vor fi estimate distinct pentru fiecare contract de finanțare/acord în parte.

Capitolul 3Definiții3.1. Procedura competitivă - etapele minime ce trebuie parcurse de solicitanții/beneficiarii privați în vederea atribuirii unui contract de achiziție.

3.2.Beneficiar privat - entitate juridică fără calitate de autoritate contractantă care a semnat un contract de finanțare/acord sau care are calitatea de partener în cadrul unui contract de finanțare/acord.

3.3.Partener - entitate juridică care participă alături de beneficiarul privat la desfășurarea activităților din cadrul proiectului.

3.4.Solicitant privat - entitate juridică fără calitate de autoritate contractantă care poate depune o cerere de finanțare/aplicație în cadrul programelor finanțate din fonduri europene, devenind beneficiar privat ulterior semnării contractului de finanțare/acordului.

3.5.Operator economic - orice persoană fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, sau grup ori asociere de astfel de persoane, care oferă în mod licit pe piață executarea de lucrări și/sau a unei construcții, furnizarea de produse ori prestarea de servicii, inclusiv orice asociere temporară formată între două ori mai multe dintre aceste entități.

3.6.Valoare estimată - o determinare valorică a obiectului unei achiziții care se stabilește pe baza calculării și însumării tuturor sumelor plătibile pentru îndeplinirea obiectivului propus (inclusiv cuantumul aferent procentului de diverse și neprevăzute, după caz), fără taxa pe valoarea adăugată, luând în considerare orice eventuale forme de opțiuni și prelungiri menționate în mod explicit în documentele achiziției.

3.7.Specificații tehnice - toate cerințele, inclusiv prescripții sau caracteristici de natură tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris, în mod obiectiv, într-o manieră corespunzătoare îndeplinirii necesității solicitantului/beneficiarului privat.

3.8.Ofertă - document prezentat de operatorul economic în cadrul procedurii competitive prin care își manifestă voința de a se angaja din punct de vedere juridic într-un proces de achiziție și care conține informații tehnice și financiare despre produse/servicii/lucrări aflate pe piață.

3.9.Documentele achiziției - toate documentele elaborate pentru o achiziție, atât cele elaborate de solicitantul/beneficiarul privat, cât și cele elaborate de operatorii economici, inclusiv documentele justificative care atestă plățile/realitatea achiziției.

3.10.Contract de furnizare - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un solicitant/beneficiar privat și unul sau mai mulți operatori economici, având ca obiect furnizarea de produse.

3.11.Contract de lucrări - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un solicitant/beneficiar privat și unul sau mai mulți operatori economici, având ca obiect fie exclusiv execuția, fie atât proiectarea, cât și execuția de lucrări/construcții sau realizarea, prin orice mijloace, a unei construcții.

3.12.Contract de servicii - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un solicitant/beneficiar privat și unul sau mai mulți operatori economici, având ca obiect prestarea de servicii.

Capitolul 4

Achiziția directă4.1. Dacă valoarea estimată a achiziției, fără TVA, este mai mică decât pragurile valorice prevăzute de art. 7 alin. (5) din lege, solicitantul/beneficiarul privat achiziționează direct produse, servicii sau lucrări.

4.2.Achiziția se realizează pe bază de documente justificative (de exemplu: contract, dacă este cazul, comandă, bon fiscal/ factură, ordin de plată, extras de cont, notă de recepție, fișă de cont, documente de transport sau altele, după caz).

4.3.Pentru achiziția directă nu este obligatorie semnarea unui contract. În cazul în care solicitantul/beneficiarul privat consideră că pentru predictibilitatea relațiilor comerciale are nevoie de clauze contractuale clare, acesta poate semna un contract în acest sens.

4.4.Reguli aplicabile:

1.Principiile economicității, eficienței și eficacității trebuie respectate indiferent de valoarea estimată a achiziției. Solicitantul/Beneficiarul privat este obligat să întreprindă toate măsurile pe care le consideră necesare în vederea respectării acestor principii, incluse în principiului bunei gestionări financiare, pornind de la premisa că procedează de o manieră similară și în organizarea activității proprii.

2.Achiziția directă nu trebuie să respecte o procedură și reguli de publicitate, respectiv nu trebuie să se publice anunț pe pagina web www.fonduri-ue.ro/alte forme de publicitate prevăzute de prezenta procedură.

3.Solicitantul/Beneficiarul privat, înainte de efectuarea achiziției directe, va întocmi o notă privind determinarea valorii estimate, care va include informațiile rezultate din cercetarea ofertelor din piață (oferte de preț solicitate, cataloage de produse etc.).

4.Pentru achizițiile directe efectuate în cadrul unui proiect, beneficiarul privat determină valoarea estimată pentru fiecare achiziție în parte încă de la momentul depunerii fișei de proiect/cererii de finanțare/aplicației. În cazul în care există un interval de timp semnificativ între depunerea cererii de finanțare/aplicației sau aprobarea contractului de finanțare/acordului și efectuarea achiziției, se pot înregistra modificări (creșteri/diminuări) de prețuri pe piață. Din acest motiv, se va verifica actualitatea valorii estimate a achiziției și, dacă este cazul, se va actualiza această valoare, înainte de efectuarea achiziției.

5.Solicitantul/Beneficiarul privat trebuie să facă dovada realității cheltuielii efectuate, inclusiv prin înregistrări contabile. Realitatea cheltuielilor trebuie dovedită și în cazul vizitelor la fața locului efectuate de către autoritățile cu competențe în gestionarea fondurilor europene/organismele cu competențe în verificarea fondurilor europene.

4.5.Dosarul achiziției (pentru solicitantul/beneficiarul privat)

4.6.Verificări efectuate de autoritățile cu competențe în gestionarea fondurilor europene

Capitolul 5

Procedura competitivă5.1. Dacă valoarea estimată a achiziției, fără TVA, este egală cu sau mai mare decât pragurile valorice prevăzute de art. 7 alin. (5) din lege, atunci solicitanții/beneficiarii privați aplică procedura competitivă prevăzută în cadrul acestui capitol, respectiv:

a)în cazul contractelor de furnizare, aplică procedura competitivă fără să existe o limită valorică superioară de la care să se aplice dispozițiile legii;

b)în cazul contractelor de servicii și lucrări, aplică procedura competitivă dacă nu îndeplinesc cumulativ condițiile prevăzute la art. 6 alin. (1) sau (3) din lege.

5.2.Încadrarea contractelor care au ca obiect cel puțin două tipuri de achiziție, constând în lucrări, servicii sau produse, se stabilește în funcție de obiectul principal al contractului în cauză. Obiectul principal se determină în funcție de cea mai mare dintre valorile estimate ale produselor, serviciilor sau lucrărilor respective.

Secţiunea 1 Principii aplicabile prezentei proceduri1.1. Pe parcursul întregului proces de achiziție prin procedură competitivă, la adoptarea oricărei decizii, trebuie avute în vedere următoarele principii:

a)principiul transparenței;

b)principiul economicității;

c)principiul eficienței;

d)principiul eficacității.

1.2.Prin transparență se înțelege aducerea la cunoștința publicului a informațiilor referitoare la procedura competitivă, astfel încât operatorii economici care operează pe piață să poată participa la competiție, asigurându-se prin aceasta promovarea concurenței. Având în vedere faptul că respectarea acestui principiu asigură premisele pentru respectarea celorlalte 3 principii, sunt prevăzute sancțiuni pentru nerespectarea cerințelor de publicitate.CerințeI. Transparența la inițierea procedurii:

a)solicitanții privați trebuie să publice un anunț într-un cotidian/ziar/publicație/gazetă național(ă) sau regional(ă), format tipărit sau online, ori pe o pagină web dedicată serviciilor de publicitate, în aceeași zi cu transmiterea de invitații de participare;

b)beneficiarii privați trebuie să publice un anunț însoțit de specificațiile tehnice aferente pe pagina web https://www.fonduri-ue.ro.

Nerespectarea obligațiilor de mai sus atrage aplicarea unei corecții financiare în conformitate cu partea a 3-a pct. 1 din anexa la H.G. nr. 519/2014.

II. Transparența la încheierea procedurii:

a)solicitanții privați trebuie să comunice în scris tuturor ofertanților rezultatul procedurii competitive, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziție;

b)beneficiarii privați trebuie să completeze informațiile referitoare la câștigătorul contractului pe pagina web https://www.fonduri-ue.ro, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului.

Nerespectarea obligațiilor de mai sus atrage după sine aplicarea unei corecții financiare în conformitate cu partea a 3-a pct. 2 din anexa la H.G. nr. 519/2014

1.3.Principiul economicității prevede minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoarea acestor rezultate.

1.4.Principiul eficienței presupune asigurarea unui raport optim între resursele utilizate și rezultatele obținute.

1.5.Principiul eficacității vizează gradul de îndeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare activitate planificată, în sensul obținerii rezultatelor scontate.

Secţiunea a 2-a Evitarea conflictului de interese2.1. Solicitanții/Beneficiarii privați, persoane fizice/juridice, în aplicarea procedurilor competitive de achiziție au obligația de a lua toate măsurile necesare pentru a evita situațiile de natură să determine apariția unui conflict de interese.

2.2.Sunt aplicabile prevederile art. 13 și 14 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare O.U.G. nr. 66/2011, coroborate cu prevederile art. 8 din anexa la Hotărârea Guvernului nr. 875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare H.G. nr. 875/2011.

2.3.Dacă solicitantul/beneficiarul privat constată că se află în una dintre situațiile menționate în O.U.G. nr. 66/2011, acesta va menționa în nota justificativă de atribuire motivele pentru care respinge oferta respectivă.

2.4.Solicitantul/Beneficiarul privat trebuie să includă în dosarul achiziției o declarație pe propria răspundere din care să rezulte că nu a încălcat prevederile referitoare la conflictul de interese, precum și declarația ofertantului câștigător, conform modelului orientativ:

2.5.Dispozițiile prezentei secțiuni se completează corespunzător cu prevederile legislației naționale referitoare la conflictul de interese.Secţiunea a 3-a Elaborarea specificațiilor tehnice și determinarea valorii estimate3.1. Elaborarea specificațiilor tehnice1. Solicitantul/Beneficiarul privat elaborează cerințele tehnice obiective ce descriu obiectul achiziției pentru a se asigura de îndeplinirea corespunzătoare a scopului proiectului.

2.Prin excepție de la regulă, solicitantul/beneficiarul privat poate atribui contractul unui anumit operator economic în următoarele situații:

a)scopul achiziției este crearea sau achiziționarea unei opere de artă sau unei reprezentații artistice unice;

b)concurența lipsește din motive tehnice;

c)protecția unor drepturi exclusive, inclusiv drepturi de proprietate intelectuală;

d)atunci când produsele care fac obiectul achiziției sunt fabricate exclusiv în scop de cercetare științifică, experimental, de studiu sau de dezvoltare, iar contractul de achiziție nu prevede producția în serie a unor cantități ale produsului în vederea stabilirii viabilității comerciale a acestuia sau recuperarea costurilor de cercetare și dezvoltare;

e)atunci când este necesară achiziționarea de la contractantul inițial desemnat ca urmare a derulării unei proceduri competitive pentru atribuirea unui contract de furnizare/servicii/lucrări a unor cantități suplimentare de produse destinate înlocuirii parțiale sau extinderii produselor ori instalațiilor existente și numai dacă schimbarea contractantului inițial ar pune solicitantul/beneficiarul privat în situația de a achiziționa produse cu caracteristici tehnice diferite de cele deja existente care ar conduce la incompatibilitate sau la dificultăți tehnice disproporționate de utilizare și întreținere;

f)pentru cumpărarea de produse sau servicii (care îndeplinesc cerințele tehnice necesare) în condiții speciale avantajoase de la un operator economic care încetează definitiv activitățile comerciale sau care se află într-o procedură de faliment, de concordat preventiv sau într-o procedură similară.

3.Specificațiile tehnice trebuie să cuprindă toate cerințele necesare pentru elaborarea ofertei. Solicitantul/Beneficiarul trebuie să elaboreze aceste specificații într-o manieră obiectivă/clară/detaliată pentru a se asigura de îndeplinirea corespunzătoare a scopului proiectului.

4.Definirea unor cerințe care indică o anumită origine, sursă, producție, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerț, un brevet de invenție, o licență de fabricație, care pot avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici ori a anumitor produse, nu reprezintă o bună practică. Se admite o astfel de indicație în situația în care nu se pot descrie obiectiv specificațiile și numai însoțită de mențiunea "sau echivalent".

5.În cazul beneficiarilor privați, specificațiile tehnice prezentate generic în cererea de finanțare/aplicație trebuie detaliate în documentele achiziției.

6.În cazul în care se constată că specificațiile tehnice menționate în cererea de finanțare/aplicație nu mai sunt actuale, beneficiarul privat trebuie să comunice aceste aspecte autorității cu competențe în gestionarea fondurilor europene înainte de lansarea procedurii competitive, pentru a evalua din timp, împreună cu reprezentanții acestor instituții, un eventual impact asupra clauzelor din contractul de finanțare/acord și pentru a lua măsurile care se impun.

7.În cadrul documentului "Specificații tehnice" se vor prezenta, în ordinea priorității, elementele de departajare a ofertelor, dacă este cazul.

8.Solicitantul/Beneficiarul privat trebuie să solicite prin documentul "Specificații tehnice" o declarația pe propria răspundere din partea ofertanților din care să rezulte că aceștia nu se află în conflict de interese, conform art. 15 din O.U.G. nr. 66/2011. La finalul procedurii ofertantul câștigător va reînnoi această declarație, dacă este cazul.De reținut:

–Prezenta procedură nu reglementează noțiunea "fișă de date". Solicitantul/Beneficiarul privat nu are obligația de a structura informațiile din procedura competitivă prin utilizarea "fișei de date".– Prezenta procedură nu reglementează noțiunea "criterii de calificare/selecție". Stabilirea acestora nu este obligatorie și nu reprezintă o regulă. Dacă solicitantul/beneficiarul consideră că pentru îndeplinirea obligațiilor din contractul ce urmează a fi implementat este nevoie de o anumită capacitate financiară, experiență similară anterioară, un anumit tip de personal sau alte cerințe, atunci acesta poate include astfel de cerințe, dar trebuie să le justifice într-un document separat. În această situație solicitantul/beneficiarul privat nu va putea renunța în etapa de analiză a ofertelor la cerințele scrise. Solicitantul/Beneficiarul privat nu trebuie să îngrădească dreptul ofertantului de a dovedi îndeplinirea cerințelor menționate prin orice tip de mijloace verificabile.

–Prezenta procedură nu reglementează noțiunile "garanție de participare/garanția de bună execuție/depozite valorice". Nu se impune solicitarea de garanții de natura celor menționate mai sus, în cazul achizițiilor private, deoarece constituirea de astfel de garanții presupune costuri suplimentare care pot îngreuna participarea la procedura competitivă și care se vor reflecta în prețul ofertat de operatorii economici. Pentru a se asigura de îndeplinirea corespunzătoare a obligațiilor contractuale, solicitantul/beneficiarul privat poate include în contract clauze care să garanteze implementarea în bune condiții a contractului (de exemplu penalități, verificări la anumite intervale prestabilite etc.).– Prezenta procedură nu reglementează noțiunea "criteriu de atribuire". În vederea respectării principiilor economicității, eficienței și eficacității, solicitantul/beneficiarul privat va alege oferta cu cele mai multe avantaje pentru realizarea scopului proiectului/viitorului proiect. De asemenea, în nota justificativă de atribuire se vor prezenta avantajele tehnice și financiare care motivează alegerea, raportat la cerințele solicitate. Avantajele tehnice și financiare care motivează alegerea se raportează exclusiv la informațiile prezentate în ofertă/răspunsurile la clarificările solicitate.

3.2.Determinarea valorii estimate1. Valoarea estimată a achiziției se determină înainte de inițierea procedurii competitive și trebuie să fie valabilă la momentul inițierii procedurii.

2.Valoarea estimată a achiziției se determină pe baza ofertelor de preț existente pe piață (primite/solicitate/obținute prin studiu de piață etc.) sau pe baza unor informații din achizițiile/contractele anterioare recente, în scopul asigurării rezonabilității costurilor estimate, și va întocmi în acest scop nota justificativă privind determinarea valorii estimate.

3.În determinarea valorii estimate, solicitantul/beneficiarul privat are obligația să se raporteze la valoarea estimată cumulată a produselor, serviciilor sau lucrărilor care sunt considerate similare, respectiv care au același obiect, sau sunt destinate utilizării identice ori similare ori care se adresează operatorilor economici ce desfășoară constant activități într-o piață de profil relevantă.

4.Prin excepție de la pct. 3, achizițiile efectuate înainte de aprobarea contractului de finanțare de către solicitanți nu se cumulează cu cele efectuate în timpul derulării contractului de finanțare.

5.Pentru achizițiile efectuate în cadrul unui proiect, beneficiarul privat determină valoarea estimată pentru fiecare achiziție în parte încă de la momentul depunerii fișei de proiect/cererii de finanțare/aplicației. În cazul în care există un interval de timp semnificativ între depunerea cererii de finanțare/aplicației sau aprobarea contractului de finanțare/acordului și efectuarea achiziției, se pot înregistra modificări (creșteri/diminuări) de prețuri pe piață. Din acest motiv, se va verifica actualitatea valorii estimate a achiziției și, dacă este cazul, se va actualiza această valoare. Verificarea actualității valorii estimate se va realiza înainte de publicare, deoarece, în caz contrar, există riscul depunerii de oferte necorespunzătoare.

Secţiunea a 4-a Derularea procedurii competitive4.1. Prospectarea piețeiI. Publicarea anunțului în cazul solicitanților privați1. Solicitantul privat are obligația de a publica un anunț într-un cotidian/ziar/publicație/gazetă național(ă) sau regional(ă), format tipărit sau online, ori pe pagina web dedicată serviciilor de publicitate (nu este vorba despre pagina web proprie a solicitantului/beneficiarului privat).

2.Publicarea anunțului nu este obligatorie în situațiile de excepție descrise la secțiunea a 3-a pct. 3.1 subpct. 2.

3.Nepublicarea anunțului, cu excepția situațiilor expres reglementate de prezenta procedură, atrage o corecție de 25% din valoarea contractului de achiziție.

4.Anunțul va conține, în mod obligatoriu, cel puțin următoarele elemente:

–informații generale privind solicitantul (denumirea solicitantului, adresa, datele de contact, mijloacele de comunicare etc.);

–denumirea/obiectul și locul de livrare a produselor/ execuție a lucrărilor/prestare a serviciilor, după caz;

–tipul și durata contractului;

–valoarea estimată (se menționează dacă se poate ajusta prețul contractului);

–data, locul și ora-limită de depunere a ofertelor;

–eventuale formalități care trebuie îndeplinite de operatorii economici în legătură cu participarea la procedură.

5.Mijloacele de comunicare stabilite în anunț nu pot fi modificate ulterior (exemple de mijloace de comunicare: e-mail, fax, poștă etc.).

6.Nu este obligatorie publicarea specificațiilor tehnice împreună cu anunțul. În cazul nepublicării specificațiilor tehnice, solicitantul privat are obligația de a menționa în anunț adresa de la care acestea se pot obține și de a asigura, la cerere, accesul imediat și neîngrădit la aceste informații. Totodată solicitantul privat are obligația de a menține o evidență clară a operatorilor economici care au solicitat specificațiile tehnice, cu precizarea datelor de identificare a acestora și data la care au ridicat aceste specificații. Acest document trebuie pus la dispoziția autorităților cu competențe în gestionarea fondurilor europene/organismelor cu competențe în verificarea fondurilor europene.

7.Pentru a asigura o publicitate suplimentară, solicitantul privat va transmite obligatoriu, în aceeași zi cu publicarea anunțului, și invitația de participare la procedura competitivă către cel puțin doi potențiali ofertanți, care activează pe piața relevantă, concomitent cu publicarea acesteia pe pagina de internet a solicitantului, dacă există. Invitația de participare va fi însoțită de specificațiile tehnice și trebuie să conțină cel puțin informațiile din anunț.

8.În anunț/invitație se acordă un termen pentru elaborarea și prezentarea ofertei, luând în considerare complexitatea contractelor. Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice de la publicarea anunțului/transmiterea invitației, iar pentru contractele de servicii și lucrări se acordă minimum 10 zile calendaristice de la publicarea anunțului/transmiterea invitației.

9.La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau în calcul ziua de publicare/transmitere a anunțului/invitației și ziua în care se depun ofertele.

10.În cazul în care există solicitări de clarificare din partea operatorilor economici, răspunsurile vor fi aduse la cunoștința tuturor operatorilor economici interesați, respectiv prin trimiterea răspunsului către operatorii care au solicitat specificațiile tehnice și către cei cărora li s-a transmis invitație de participare, după caz (aceste clarificări nu se publică, dacă solicitantul a ales să aplice prevederile pct. 6).

11.În situația în care intervin solicitări de clarificare care pot duce la modificări/ajustări ale specificațiilor tehnice, solicitantul poate să prelungească termenul de depunere a ofertelor, astfel încât să asigure timpul necesar pentru elaborarea acestora, cu respectarea condițiilor de comunicare prevăzute la pct. 10.12. La finalul procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziție, solicitantul privat va comunica tuturor ofertanților, în scris, rezultatul procedurii competitive.

13.În cazul în care solicitantul privat nu comunică rezultatul procedurii competitive, cu excepția situațiilor expres reglementate de prezenta procedură, se aplică o corecție de 5% din valoarea contractului de achiziție. Termenul este exprimat în zile calendaristice și se calculează din ziua imediat următoare semnării contractului. Dacă termenul se împlinește într-o zi nelucrătoare, acesta se încheie la expirarea ultimei ore a următoarei zile lucrătoare.

II. Publicarea anunțului în cazul beneficiarilor privați1. Beneficiarul privat are obligația de a publica un anunț pe pagina web www.fonduri-ue.ro, secțiunea "Achiziții privați", însoțit de specificațiile tehnice.

2.Publicarea anunțului pe pagina web www.fonduri-ue.ro este asigurată gratuit de Ministerul Fondurilor Europene.

3.Publicarea anunțului și a specificațiilor tehnice nu este obligatorie în situațiile de excepție descrise la secțiunea a 3-a pct. 3.1 subpct. 2.

4.Nepublicarea anunțului pe pagina web www.fonduri-ue.ro însoțit de specificațiile tehnice, cu excepția situațiilor expres reglementate de prezenta procedură, atrage o corecție de 25% din valoarea contractului de achiziție. Nu este suficient să se menționeze adresa de la care se pot obține specificațiile. Trebuie să se asigure accesul neîngrădit la aceste informații.

5.Aspecte tehnice

● Accesarea paginii web– În vederea obținerii dreptului de publicare, beneficiarul privat va solicita autorității cu competențe în gestionarea fondurilor europene emiterea "codului de acces și parolei", care vor fi utilizate de acesta în vederea publicării anunțului.

–Lista persoanelor de contact din cadrul autorităților cu competențe în gestionarea fondurilor europene poate fi consultată la adresa: https//www.fonduri-ue/info/lista-contact.

● Limita actuală pentru dimensiunea fișierului atașat anunțului este de 10 MB. Pentru fișierele de modificări și clarificări anexate ulterior publicării, până la data de expirare a procedurii, este de 2 MB.

● În cazul în care dimensiunea fișierelor atașate anunțului depășește valorile menționate mai sus și specificațiile tehnice nu pot fi publicate, beneficiarul privat are obligația de a menționa în anunț adresa de la care acestea se pot obține și de a asigura, la cerere, accesul imediat și neîngrădit la aceste informații.

6.Pentru a asigura o publicitate suplimentară, beneficiarul privat poate transmite în aceeași zi cu publicarea anunțului și invitații de participare la procedura competitivă. În acest caz, informațiile publicate trebuie să fie identice cu cele cuprinse în invitațiile de participare. Transmiterea de invitații nu este obligatorie. Beneficiarul privat poate transmite potențialilor ofertanți invitațiile prin intermediul mijloacelor de comunicare: fax, e-mail, poștă etc.

7.În anunț/invitație se acordă un termen pentru elaborarea și prezentarea ofertei, luând în considerare complexitatea contractelor. Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice de la publicarea anunțului, iar pentru contractele de servicii și lucrări se acordă minimum 10 zile calendaristice de la publicarea anunțului. La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau în calcul ziua de publicare/transmitere a anunțului/invitației și ziua în care se depun ofertele.

8.În caz de clarificări/modificări, în anunț se va bifa câmpul care anunță operatorii economici că s-au adus clarificări/modificări la informațiile inițiale.

9.În situația în care intervin solicitări de clarificare care pot duce la modificări/ajustări ale specificațiilor tehnice, beneficiarul privat poate să prelungească termenul de depunere a ofertelor, astfel încât să asigure timpul necesar pentru elaborarea acestora, cu respectarea condițiilor de publicitate.

10.La finalul procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziție, se va completa anunțul pe pagina web www.fonduri-ue.ro cu informații despre câștigătorul contractului.

11.În cazul în care beneficiarul privat nu completează informațiile menționate la pct. 10, cu excepția situațiilor expres reglementate de prezenta procedură, se aplică o corecție de 5% din valoarea contractului de achiziție. Termenul este exprimat în zile calendaristice și se calculează din ziua imediat următoare semnării contractului. Dacă termenul se împlinește într-o zi nelucrătoare, acesta se încheie la expirarea ultimei ore a următoarei zile lucrătoare. Dovada respectării acestor cerințe de publicitate se poate prezenta sub formă de print screen (captură de ecran înregistrată în registrul intern al firmei). Informațiile pot fi vizualizate permanent pe pagina web https://www.fonduri-ue.ro.

12.Dacă la momentul publicării anunțului aferent unei proceduri cu mai multe loturi beneficiarul privat previzionează faptul că pentru anumite loturi contractele de achiziție vor fi semnate la intervale de timp mai mari de 5 zile calendaristice (de exemplu: urgența în executarea unui contract în raport cu celelalte contracte, respectarea unui termen asumat legat de proiect etc.), în scopul evitării corecției de 5% pentru nepublicarea informațiilor privind câștigătorii tuturor contractelor, beneficiarul privat poate publica câte un anunț de achiziție pentru fiecare lot în parte, situație în care pentru fiecare lot sistemul electronic va vizualiza o procedură distinctă. Urmând această cale, anunțul nu va mai fi condiționat de semnarea contractelor aferente celorlalte loturi.

13.În situația în care la momentul publicării anunțului aferent unei proceduri cu mai multe loturi beneficiarul privat nu a previzionat semnarea contractelor aferente loturilor la momente diferite, dar se află în situația în care contractele se semnează la intervale de timp mai mari de 5 zile calendaristice, pentru a evita aplicarea corecției de 5%, acesta va salva și imprima un print screen (captură de ecran înregistrată în registrul intern al firmei) cu care va justifica și va dovedi faptul că a publicat anunțurile privind câștigătorul contractului aferent fiecărui lot, în termen. De asemenea, va elabora o notă justificativă cu privire la motivele care au condus la decalarea datelor de semnare. Publicarea unor anunțuri diferite pentru loturi nu este considerată divizare artificială a procedurii, dacă se aplică pentru fiecare lot o procedură competitivă.

4.2.Analiza ofertelor și elaborarea notei justificative de atribuire1. Solicitantul/Beneficiarul privat compară ofertele primite prin raportarea lor la toate cerințele publicate și alege oferta care îndeplinește cerințele tehnice și prezintă avantaje față de acestea, la un raport calitate/preț competitiv.

2.În situația în care nu se depune nicio ofertă, procedura competitivă se poate relua cu respectarea tuturor prevederilor procedurale aferente, după o analiză a cauzelor care au condus la anularea procedurii.

3.Dacă se depun numai oferte care nu respectă prevederile de la subsecțiunea "Specificații", procedura se va anula. În acest caz, procedura se poate relua (cu respectarea tuturor prevederilor aferente procedurii competitive), după o analiză a cauzelor care au condus la această situație.

4.Dacă se primește o singură ofertă, solicitantul/beneficiarul privat poate să o analizeze și să procedeze la atribuirea contractului de achiziție dacă oferta respectă specificațiile tehnice elaborate.

5.Prezenta procedură nu stabilește obligativitatea constituirii unei comisii de evaluare. Prin urmare, se poate desemna o persoană de specialitate care va întocmi și semna nota justificativă de atribuire.

6.Solicitantul/Beneficiarul privat nu evaluează ofertele care sunt transmise după data de expirare (data și ora din anunț). Acestea se vor returna nedeschise.

7.Solicitantul/Beneficiarul privat are obligația de a pune la dispoziția reprezentanților autorității cu competențe în gestionarea fondurilor europene/organismelor cu competențe în verificarea fondurilor europene, cu prilejul vizitelor la fața locului, documentele justificative ale procedurii competitive, inclusiv cele care confirmă data și ora la care au fost primite ofertele.

8.Pentru a asigura o justificare corespunzătoare în alegerea ofertei pentru contractare, se elaborează nota justificativă de atribuire, pornind de la cerințele solicitate, detaliind avantajele și dezavantajele ofertelor primite în raport cu fiecare specificație în parte/celelalte oferte. De asemenea, având în vedere că scopul procedurii este realizarea optimă a obiectivelor proiectului finanțat, este recomandat ca în notă să se detalieze modalitatea în care avantajul din ofertă contribuie la realizarea proiectului.

Modelul notei justificative de atribuire (orientativ)

9.În analiza ofertelor se ține cont de toate cerințele pe care le-a menționat solicitantul/beneficiarul privat în documentele achiziției. Dacă în conținutul documentului "Specificații tehnice" sunt menționate și cerințe care țin de verificarea capacității tehnice/financiare a operatorilor economici sau alt tip de cerințe, acestea vor face obiectul analizei.

10.În analiza ofertelor nu se pot adăuga alte cerințe și nu se poate renunța la specificațiile deja enunțate în anunț/specificații/clarificări/modificări.

11.Dacă solicitantul/beneficiarul privat identifică erori de fond în documentele achiziției care nu au fost clarificate înainte de data de expirare a anunțului, procedura nu se va încheia cu atribuirea contractului. În acest caz procedura se va anula, se vor corecta erorile identificate și se va relua procedura.

4.3.Contestarea

În situația în care un operator economic este nemulțumit de modul în care s-a desfășurat procedura competitivă, acesta se poate adresa instanțelor de judecată competente pentru soluționarea cauzei.

Secţiunea a 5-a Contractul de achiziție5.1. Semnarea contractului de achiziție1. Contractul se va semna numai cu operatorul economic desemnat prin nota justificativă de atribuire.

2.Contractul trebuie să menționeze datele de identificare ale celor două părți semnatare, obiectul, valoarea și durata contractului. Vor fi prevăzute în mod expres condiții referitoare la prestarea serviciilor, execuția lucrărilor, livrare, montaj, punere în funcțiune, recepție, standarde de calitate, service, garanții, posibilitatea de acordare a unui avans etc., după caz, conform prevederilor legale aplicabile.

3.Specificațiile tehnice, clarificările și oferta aleasă vor fi parte integrantă din contract, sub formă de anexe.

4.Nu se pot modifica prin contract specificațiile tehnice și oferta câștigătoare care au stat la baza atribuirii contractului.

5.Orice contract semnat în condițiile legislației naționale în vigoare începe să producă efecte din momentul semnării acestuia de către ambele părți. Anterior semnării contractului nu pot fi furnizate produse/prestate servicii/executate lucrări și nu pot fi efectuate plăți. Același principiu este aplicabil și actelor adiționale la aceste contracte.

5.2.Implementarea contractului de achiziție1. Se vor respecta întocmai clauzele contractuale asumate.

2.Orice modificare a contractului se consemnează printr-un act adițional.

3.Scopul actului adițional trebuie să fie strâns legat de obiectul contractului inițial.

4.Modificări la contract se pot face doar în perioada de execuție a contractului.

5.Specificațiile tehnice/Oferta, care au/a stat la baza semnării contractului de finanțare/acordului, se pot/poate modifica în cazul produselor, dacă ceea ce s-a ofertat nu se mai comercializează în mod curent pe piață (cu prezentarea unei dovezi în acest sens) și dacă produsele se înlocuiesc cu produse cu caracteristici egale sau superioare din punct de vedere tehnic care nu ridică probleme de compatibilitate, fără modificarea prețului, cu respectarea prevederilor Ghidului solicitantului și ale contractului de finanțare/acordului.

6.Orice modificare ce prelungește durata de execuție a contractului trebuie efectuată astfel încât implementarea să fie realizată înaintea expirării contractului de finanțare/acordului în cauză, iar plățile să fie realizate conform regulilor de eligibilitate stabilite prin contractul de finanțare/acord. În cazul în care durata de execuție a constituit un avantaj decisiv în alegerea ofertei câștigătoare, este permisă prelungirea duratei de execuție dacă nu este afectat avantajul ofertantului câștigător față de următorul clasat. Dacă este afectat acest avantaj, beneficiarul își asumă aplicarea principiului proporționalității de la cap. 6.7. Aplicarea unei clauze contractuale de revizuire clare, precise și fără echivoc, care a fost menționată de solicitantul/beneficiarul privat în documentele achiziției, nu constituie o modificare contractuală.

8.Solicitantul/Beneficiarul privat nu are dreptul de a efectua una sau mai multe modificări succesive ale contractului de achiziție care cumulate au ca efect:

–neaplicarea prezentei proceduri (de exemplu: mai multe achiziții directe cu același obiect care însumate ca valoare conduceau la obligativitatea aplicării unei proceduri competitive);

–favorizarea ofertantului câștigător (de exemplu: acordarea unui avans care nu a fost prevăzut de solicitantul/beneficiarul privat în documentele achiziției);

–neaplicarea prevederilor din domeniul achizițiilor publice (de exemplu: prin modificarea/modificările efectuată/efectuate, noua situație creată îndeplinește condițiile cumulative din lege).

9.Este interzisă modificarea contractului dacă aceasta conduce la modificări substanțiale. Sunt considerate modificări substanțiale modificările care:

–schimbă elementele ofertei sau ale achiziției, inclusiv ale necesităților și cerințelor stabilite prin anunț sau specificațiile tehnice;

–afectează concurența existentă ca urmare a aplicării procedurii competitive (modificarea introduce condiții care, dacă ar fi fost incluse în procedura inițială, ar fi permis acceptarea unei alte oferte decât cea acceptată inițial sau ar fi atras și alți participanți la procedură);

–schimbă natura contractului (de exemplu: se modifică obiectul contractului prin creșterea ponderii serviciilor în raport cu produsele, astfel încât devin aplicabile prevederile legii prin îndeplinirea cumulativă a condițiilor).

5.3.Ajustarea prețului1. Pe parcursul îndeplinirii contractului de achiziție, prețul poate fi ajustat numai în următoarele situații:

a)au avut loc modificări legislative, modificări ale normelor tehnice sau au fost emise de către autoritățile publice locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunțarea la anumite taxe/impozite locale, al căror efect se reflectă în creșterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat prețul contractului de achiziție;

b)pe piață au apărut anumite condiții în urma cărora s-a constatat creșterea/diminuarea indicilor de preț pentru elemente constitutive ale ofertei, al căror efect se reflectă în creșterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat prețul contractului de achiziție.

2.Posibilitatea de ajustare a prețului trebuie să fie precizată atât în anunț, cât și în contractul încheiat, prin clauze speciale în acest sens.

3.Solicitantul/Beneficiarul privat are obligația de a preciza totodată, atât în anunț, cât și în contractul încheiat, și modul concret de ajustare a prețului, indicii care vor fi utilizați, precum și sursa informațiilor cu privire la evoluția acestora, cum ar fi buletine statistice sau cotații ale burselor de mărfuri. Lipsa, modificarea sau completarea respectivelor informații/clauze determină inaplicabilitatea prevederilor referitoare la posibilitatea de ajustare a prețului contractului de achiziție, suplimentarea prețului contractului putând fi asigurată în acest caz din bugetul propriu, fără a depăși pragurile valorice prevăzute de lege.

4.În orice situație, prețul contractului nu poate fi ajustat decât în măsura strict necesară pentru acoperirea creșterii costurilor pe baza cărora s-a fundamentat prețul contractului.

5.Modul de ajustare a prețului contractului de achiziție nu trebuie să conducă în niciun caz la depășirea pragurilor prevăzute în lege sau la anularea/diminuarea avantajelor competitive menționate în nota justificativă de atribuire, cu excepția cazului prevăzut la pct. 1 lit. a).Secţiunea a 6-a Dosarul achiziției6.1. La finalul procedurii se va întocmi dosarul de achiziție care va conține următoarele documente:

Secţiunea a 7-aLista de verificare

Pentru procedura competitivă autoritățile cu competențe în gestionarea fondurilor europene verifică următoarele elemente:

Capitolul 6Aplicarea principiului proporționalității

Secţiunea 1 Principiul proporționalității în legislația aplicabilă1.1. Conform art. 2 alin. (1) lit. n) din O.U.G. nr. 66/2011, principiul proporționalității presupune că orice măsură administrativă ce se adoptă trebuie să fie adecvată, necesară și corespunzătoare scopului urmărit, atât în ceea ce privește resursele angajate în constatarea neregulilor, cât și în ceea ce privește stabilirea creanțelor bugetare rezultate din nereguli, ținând seama de natura și frecvența neregulilor constatate și de impactul financiar al acestora asupra proiectului/programului respectiv.

1.2.Art. 17 din O.U.G. nr. 66/2011 precizează că orice acțiune întreprinsă în sensul constatării unei nereguli și al stabilirii creanțelor bugetare rezultate din nereguli se realizează cu aplicarea principiului proporționalității, ținând-se seama de natura și de gravitatea neregulii constatate, precum și de amploarea și de implicațiile financiare ale acesteia.

1.3.Conform părții a 3-a, pct. 3 din anexa la H.G. nr. 519/2014, aplicarea principiului proporționalității se realizează luând în considerare gravitatea abaterii, prejudiciul provocat sau posibil să fie provocat fondurilor europene și fondurilor publice naționale aferente acestora.

1.4.Pentru aplicarea principiului proporționalității trebuie îndeplinite cumulativ două elemente: primul este determinarea gravității abaterii și cel de al doilea se referă la prejudiciul provocat sau posibil să fie provocat. În funcție de aceste două elemente se pot întâlni mai multe situații:

1.În funcție de gravitatea abaterii există:

a)abateri cu grad mic de impact;

b)abateri cu grad mediu de impact;

c)abateri cu grad mare de impact.

În acest caz se menționează actul normativ nerespectat și descrierea gravității abaterii.

2.Referitor la prejudiciu, acesta poate fi:

a)prejudiciu provocat - calcularea cuantumului (valoarea efectivă) rezultat în urma abaterii de la prevederile actului normativ;

b)prejudiciu posibil să fie provocat - estimarea valorii ce ar fi rezultat în urma abaterii de la prevederile actului normativ;

c)imposibilitatea de a estima valoarea prejudiciului rezultat în urma abaterii de la prevederile actului normativ.Secţiunea a 2-a Îndrumări privind aplicarea unitară a principiului proporționalității*1)

a)între 1% și 5% din valoarea contractului în cauză, în situația în care abaterea este cu grad mic de impact;

b)între 6% și 10% din valoarea contractului în cauză, în situația în care abaterea este cu grad mediu de impact;

c)între 11% și 15% din valoarea contractului în cauză, în situația în care abaterea este cu grad mare de impact.

Exemple:

–există oferte ce respectă toate specificațiile tehnice, care se încadrează în valoarea estimată, dar beneficiarul/solicitantul privat alege o ofertă cu caracteristici tehnice inferioare - suntem în situația unei abateri cu grad mare de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 15% din valoarea contractului în cauză;

–există oferte care respectă toate specificațiile tehnice, dintre care numai unele depășesc valoarea estimată, dar beneficiarul/solicitantul privat alege o ofertă cu caracteristici tehnice corespunzătoare, însă cu o valoare mai mare decât a altor oferte care au caracteristici tehnice similare sau superioare cu cele solicitate și care se încadrează și în valoarea estimată - suntem în situația unei abateri cu grad mare de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 15% din valoarea contractului în cauză (dacă diferența nu este plătită din bugetul propriu);

–există oferte ce respectă toate specificațiile tehnice, care depășesc valoarea estimată, dar beneficiarul/solicitantul privat alege o ofertă cu caracteristici tehnice inferioare, care nu depășește valoarea estimată - suntem în situația unei abateri cu grad mediu de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 10% din valoarea contractului în cauză;

–nu există nicio ofertă care respectă toate specificațiile tehnice, dar aceste oferte nu depășesc valoarea estimată și beneficiarul/solicitantul privat alege oferta care respectă majoritatea specificațiilor tehnice - suntem în situația unei abateri cu grad mic de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 5% din valoarea contractului în cauză;

–există oferte care respectă toate specificațiile tehnice, dar care depășesc valoarea estimată și beneficiarul/solicitantul privat alege o ofertă care respectă toate specificațiile tehnice, dar depășește valoarea estimată - suntem în situația unei abateri cu grad mic de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 5% din valoarea contractului în cauză (dacă diferența nu este plătită din bugetul propriu);

–modificarea nejustificată a ordinii de prioritate a elementelor de departajare a ofertelor față de cea publicată de solicitantul/beneficiarul privat în documentele achiziției, situație care determină alegerea unei alte oferte câștigătoare decât cea care ar fi rezultat din aplicarea ordinii de prioritate inițiale - suntem în situația unei abateri cu grad mare de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 15% din valoarea contractului în cauză;

–modificarea justificată a ordinii de prioritate a elementelor de departajare a ofertelor față de cea publicată de solicitantul/beneficiarul privat în documentele achiziției, situație care determină alegerea unei alte oferte câștigătoare decât cea care ar fi rezultat din aplicarea ordinii de prioritate inițiale - suntem în situația unei abateri cu grad mediu de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 10% din valoarea contractului în cauză;

–modificarea ordinii de prioritate a elementelor de departajare a ofertelor, situație care nu determină alegerea unei alte oferte câștigătoare decât cea care ar fi rezultat din aplicarea ordinii de prioritate inițiale - suntem în situația unei abateri cu grad mic de impact și se va aplica o corecție/reducere procentuală de 5% din valoarea contractului în cauză.

2.3.În situația unor abateri deosebit de grave, autoritățile cu competențe în gestionarea fondurilor europene pot aplica corecții/reduceri procentuale cuprinse între 16% și 25%, justificând neîncadrarea în situațiile de la pct. 2.2.

Exemplu:

–în situațiile exceptate de la procedura competitivă (concurența lipsește din motive tehnice) se constată că justificarea excepției nu este susținută de o documentare adecvată (există în mod evident soluții alternative) - suntem în situația unei abateri deosebit de grave și se va aplica o corecție/reducere procentuală de până la 25% din valoarea contractului în cauză.