Norme de lucru din 16 februarie 2006

Capitolul IProcurarea și transmiterea în străinătate a certificatelor și extraselor de pe actele de stare civilă

Articolul 1

În conformitate cu prevederile art. 11 alin. (5) și (6) din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, cu modificările și completările ulterioare, Inspectoratul Național pentru Evidența Persoanelor, prin Serviciul Central de Stare Civilă, întreprinde măsuri pentru procurarea și transmiterea certificatelor de stare civilă, la cererea următoarelor categorii de persoane fizice:

a)străinii, ale căror acte și fapte de stare civilă s-au produs și s-au înregistrat în România, care s-au adresat misiunilor diplomatice și oficiilor consulare ale acestor țări, acreditate în România;

b)cetățenii români cu domiciliul sau reședința în străinătate, care s-au adresat misiunilor diplomatice și oficiilor consulare ale României sau Ministerului Administrației și Internelor.

Articolul 2

Inspectoratul Național pentru Evidența Persoanelor, prin Serviciul Central de Stare Civilă, poate primi cereri de procurare și transmitere a certificatelor de stare civilă, pentru persoanele prevăzute la art. 1, prin intermediul:

a)misiunilor diplomatice și al oficiilor consulare acreditate în România, pentru cetățenii statelor pe care le reprezintă;

b)misiunilor diplomatice și al oficiilor consulare ale României, pentru cetățenii români cu domiciliul sau reședința în străinătate;

c)Ministerului Administrației și Internelor, pentru cetățenii români cu domiciliul sau reședința în străinătate, care i s-au adresat direct;

d)ofițerilor de stare civilă care au primit solicitări scrise, prin corespondență.

Articolul 3

Transmiterea certificatelor de stare civilă se face în una dintre următoarele modalități:

a)cu adresă, potrivit anexei nr. 1, prin Ministerul Afacerilor Externe, dacă au fost solicitate de cetățenii români cu domiciliul sau reședința în străinătate, care s-au adresat misiunilor diplomatice și oficiilor consulare de carieră ale României sau Ministerului Administrației și Internelor;

b)cu adresă, potrivit anexei nr. 2, dacă au fost solicitate prin intermediul misiunilor diplomatice și oficiilor consulare acreditate în România, potrivit convențiilor la care țara noastră este parte.

Articolul 4

În cazurile în care certificatele solicitate nu pot fi eliberate deoarece lipsesc sau sunt distruse registrele de stare civilă ori nu s-au indicat datele necesare identificării actului sau acestea sunt incomplete, se comunică acest lucru misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare acreditate în România și Ministerului Afacerilor Externe, după caz, prin adresă, potrivit anexelor nr. 3 și 4.

Articolul 5

(1)Potrivit obligațiilor rezultate din tratatele, acordurile sau convențiile la care România este parte ori în conformitate cu principiul reciprocității, în baza comunicărilor primite de la ofițerii de stare civilă din cadrul primăriilor, Serviciul Central de Stare Civilă din cadrul Inspectoratului Național pentru Evidența Persoanelor întocmește și transmite misiunilor diplomatice și oficiilor consulare ale țărilor respective acreditate în România, din oficiu, extrase de pe actele de căsătorie și de deces privind cetățenii acestor state, în vederea înscrierii modificărilor intervenite în statutul civil al acestora.

(2)Extrasele de pe actele de căsătorie și de deces se completează cu respectarea regulilor tehnice stabilite de instrucțiunile în materie de stare civilă și se transmit, cu adresă, misiunilor diplomatice și oficiilor consulare acreditate în România. Extrasele se semnează de șeful Serviciului Central de Stare Civilă, iar pe acestea se aplică timbrul sec cu inscripția: "ROMÂNIA - SERVICIUL CENTRAL DE STARE CIVILĂ".

Capitolul IITransmiterea datelor referitoare la domiciliul sau reședința unor persoane fizice

Articolul 6

Cererile misiunilor diplomatice și ale oficiilor consulare acreditate în România ori ale altor organisme sau persoane fizice din străinătate, prin care se solicită date referitoare la domiciliul ori reședința unor persoane fizice sau transmiterea în străinătate a comunicărilor de mențiuni de stare civilă, precum și a certificatelor de stare civilă, se soluționează de către Inspectoratul Național pentru Evidența Persoanelor cu respectarea dispozițiilor art. 29 și 30 din Legea nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare.

Articolul 7

Informațiile privind domiciliul, reședința ori alte date despre cetățenii români se transmit misiunilor diplomatice și oficiilor consulare acreditate în România și Ministerului Afacerilor Externe sau altor organe centrale, prin adresă.

Capitolul IIIActivități ce se desfășoară în vederea procurării și transmiterii în străinătate a certificatelor de stare civilă

Articolul 8

În cazul cererilor de procurare și transmitere în străinătate a certificatelor de stare civilă, Serviciul Central de Stare Civilă din cadrul Inspectoratului Național pentru Evidența Persoanelor desfășoară următoarele activități:

a)verifică în evidența persoanelor cărora li s-au eliberat certificate de stare civilă, pentru a stabili dacă s-a mai eliberat un certificat similar sau dacă există o altă cerere în curs de rezolvare; dacă persoanele nu figurează în evidență, se va întocmi câte o fișă de evidență pentru fiecare persoană al cărei certificat se solicită;

18.04.2017Litera b) din Articolul 8, Capitolul III a fost abrogată de Punctul 1, Articolul IV din HOTĂRÂREA nr. 223 din 12 aprilie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 268 din 18 aprilie 2017

c)efectuează verificări în Registrul național de evidență a persoanelor și în evidența centrală a persoanelor, în situația în care datele furnizate sunt insuficiente în vederea completării acestora;

d)întreprinde demersurile necesare la primăria în păstrarea căreia se află actul de stare civilă, în vederea procurării certificatului de stare civilă și a unui extras cu toate mențiunile existente pe marginea actului respectiv;

e)în cazul în care registrele de stare civilă au fost predate la direcțiile județene ale Arhivelor Naționale, respectiv a municipiului București, primăria solicită acestor instituții eliberarea extrasului de pe actul respectiv, completează certificatul de stare civilă și înaintează ambele documente la Serviciul Central de Stare Civilă din cadrul Inspectoratului Național pentru Evidența Persoanelor; în același mod se procedează și în situația când se constată lipsa registrului de stare civilă - exemplarul I sau a unor acte din cuprinsul acestuia, când se solicită extras de pe actul aflat în păstrarea structurilor de stare civilă din cadrul serviciului public comunitar județean de evidență a persoanelor, respectiv al Direcției de Stare Civilă din cadrul Direcției Generale de Evidență a Persoanelor a Municipiului București;

f)dacă actul de stare civilă nu a fost identificat, solicită verificări la Direcția Generală de Pașapoarte, pentru a-i furniza din evidențele pe care le deține informații privind localitatea și data unde a fost înregistrat actul sau unde acesta a fost transcris ori reconstituit;

g)în vederea elucidării unor neclarități privind datele din certificatele sau actele de stare civilă, solicită verificări prin intermediul serviciilor publice comunitare locale sau județene de evidență a persoanelor;

h)verifică corectitudinea completării certificatului de stare civilă, prin comparare cu extrasul trimis și mențiunile înscrise pe acesta;

i)redactează adresa de transmitere a certificatului de stare civilă către misiunile diplomatice sau oficiile consulare acreditate în România, Ministerul Afacerilor Externe sau către alte organe centrale.

Capitolul IVDispoziții finale

Articolul 9

(1)Inspectoratul Național pentru Evidența Persoanelor ia măsuri de efectuare a traducerii în limba română a cererilor și a altor documente ce țin de rezolvarea lucrărilor specifice.

(2)Cererile adresate misiunilor diplomatice și oficiilor consulare acreditate în România, precum și misiunilor diplomatice și oficiilor consulare ale României se completează pe formulare-tip, stabilite de comun acord de către Ministerul Administrației și Internelor prin Inspectoratul Național pentru Evidența Persoanelor și Ministerul Afacerilor Externe.

(3)Misiunile diplomatice și oficiile consulare acreditate în România transmit aceste cereri cu note verbale, traduse în limba română.

Articolul 10

Cererile de procurare și transmitere în străinătate a certificatelor de stare civilă se soluționează în termen de 30 de zile de la data înregistrării lor.

Articolul 11

Direcția pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date poate elibera certificate, potrivit anexei nr. 5, care să ateste în străinătate domiciliul unor cetățeni români, în vederea obținerii unor drepturi sau a apărării intereselor acestora.

18.04.2017Articolul 11 din Capitolul IV a fost modificat de Punctul 2, Articolul IV din HOTĂRÂREA nr. 223 din 12 aprilie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 268 din 18 aprilie 2017

Articolul 12

Toate mențiunile transmise serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, referitoare la modificări intervenite în statutul civil al persoanelor fizice, se introduc în baza de date automată.

Articolul 13

Anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din prezentele norme de lucru.

Anexa nr. 1

MINISTERUL ADMINISTRATIEI Operator de date

ȘI INTERNELOR cu caracter personal

(sigla) nr. 1.388

Evp.

Inspectoratul Național pentru

Evidenta Persoanelor

Către

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

DIRECȚIA GENERALĂ AFACERI CONSULARE

La adresa dvs. nr. ....... din ....... și a Ambasadei ........ la .....

nr. ....... din ...........,

vă trimitem alăturat certificatul de naștere, căsătorie, deces, seria ....

nr. ........ privind pe .........................................

.........................................................................

.........................................................................

.........................................................................

.........................................................................

.........................................................................

Mențiuni ................................................................

.........................................................................

Director general,

Confidențial date cu caracter personal prelucrate în conformitate cu

prevederile Legii nr. 677/2001.

Anexa nr. 2

MINISTERUL ADMINISTRATIEI Operator de date

ȘI INTERNELOR cu caracter personal

(sigla) nr. 1.388

Evp.

Inspectoratul Național pentru

Evidenta Persoanelor

Inspectoratul Național pentru Evidența Persoanelor din Ministerul

Administrației și Internelor prezintă salutul său Ambasadei .......... la

București și, în referire la nota verbală nr. ........... din .........,

are onoarea de a-i remite certificatul de ......... seria ..... nr. ......

privind pe ......................

Inspectoratul Național pentru Evidența Persoanelor din Ministerul

Administrației și Internelor folosește acest prilej pentru a reînnoi

ambasadei asigurarea deosebitei sale considerațiuni.

Ambasada ..............................

București

Confidențial date cu caracter personal prelucrate în conformitate cu

prevederile Legii nr. 677/2001.

Anexa nr. 3

MINISTERUL ADMINISTRATIEI Operator de date

ȘI INTERNELOR cu caracter personal

(sigla) nr. 1.388

Evp.

Inspectoratul Național pentru

Evidenta Persoanelor

Inspectoratul Național pentru Evidența Persoanelor din Ministerul

Administrației și Internelor prezintă salutul său Ambasadei .............

la București și are onoarea de a-i comunică, în referire la nota verbală

nr. ........ din ........, că ...........................................

.........................................................................

.........................................................................

Inspectoratul Național pentru Evidența Persoanelor din Ministerul

Administrației și Internelor folosește acest prilej pentru a reînnoi

ambasadei asigurarea deosebitei sale considerațiuni.

Ambasada ....................................

București

Confidențial date cu caracter personal prelucrate în conformitate cu

prevederile Legii nr. 677/2001.

Anexa nr. 4

MINISTERUL ADMINISTRATIEI Operator de date

ȘI INTERNELOR cu caracter personal

(sigla) nr. 1.388

Evp.

Inspectoratul Național pentru

Evidenta Persoanelor

Către

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

DIRECȚIA GENERALĂ AFACERI CONSULARE

La adresa dvs. nr. ......... din ......., vă facem cunoscut că nu se poate

trimite certificatul de ....... privind pe ......., întrucât ..............

...........................................................................

...........................................................................

Director general,

Confidențial date cu caracter personal prelucrate în conformitate cu

prevederile Legii nr. 677/2001.

Anexa nr. 5

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE Operator de date

(sigla) cu caracter personal

Evp. nr. …………………

Direcția pentru Evidența Persoanelor

și Administrarea Bazelor de Date

Nr. …………… din ……………

CERTIFICAT

privind domiciliul înregistrat în Registrul național de evidență a persoanelor

Domnul/Doamna ..........., fiul/fiica lui .......... și al/a ............., născut/născută la data de .........., figurează înregistrat/înregistrată în Registrul național de evidență a persoanelor cetățean român cu domiciliul în/cu ultimul domiciliu avut în

............................. .

S-a eliberat prezentul certificat în vederea valorificării unor drepturi sau a apărării intereselor sale în străinătate.

Director,

............................

Confidențial date cu caracter personal prelucrate în conformitate cu prevederile Legii nr. 677/2001, cu modificările și completările ulterioare.

18.04.2017Anexa 5 a fost modificată de Punctul 3, Articolul IV din HOTĂRÂREA nr. 223 din 12 aprilie 2017, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 268 din 18 aprilie 2017