Norme de lucru din 16 februarie 2006

Capitolul IProcurarea şi transmiterea în străinătate a certificatelor şi extraselor de pe actele de stare civilă

Articolul 1

În conformitate cu prevederile art. 11 alin. (5) şi (6) din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, cu modificările şi completările ulterioare, Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, prin Serviciul Central de Stare Civilă, întreprinde măsuri pentru procurarea şi transmiterea certificatelor de stare civilă, la cererea următoarelor categorii de persoane fizice:

a)străinii, ale căror acte şi fapte de stare civilă s-au produs şi s-au înregistrat în România, care s-au adresat misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale acestor ţări, acreditate în România;

b)cetăţenii români cu domiciliul sau reşedinţa în străinătate, care s-au adresat misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale României sau Ministerului Administraţiei şi Internelor.

Articolul 2

Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, prin Serviciul Central de Stare Civilă, poate primi cereri de procurare şi transmitere a certificatelor de stare civilă, pentru persoanele prevăzute la art. 1, prin intermediul:

a)misiunilor diplomatice şi al oficiilor consulare acreditate în România, pentru cetăţenii statelor pe care le reprezintă;

b)misiunilor diplomatice şi al oficiilor consulare ale României, pentru cetăţenii români cu domiciliul sau reşedinţa în străinătate;

c)Ministerului Administraţiei şi Internelor, pentru cetăţenii români cu domiciliul sau reşedinţa în străinătate, care i s-au adresat direct;

d)ofiţerilor de stare civilă care au primit solicitări scrise, prin corespondenţă.

Articolul 3

Transmiterea certificatelor de stare civilă se face în una dintre următoarele modalităţi:

a)cu adresă, potrivit anexei nr. 1, prin Ministerul Afacerilor Externe, dacă au fost solicitate de cetăţenii români cu domiciliul sau reşedinţa în străinătate, care s-au adresat misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare de carieră ale României sau Ministerului Administraţiei şi Internelor;

b)cu adresă, potrivit anexei nr. 2, dacă au fost solicitate prin intermediul misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare acreditate în România, potrivit convenţiilor la care ţara noastră este parte.

Articolul 4

În cazurile în care certificatele solicitate nu pot fi eliberate deoarece lipsesc sau sunt distruse registrele de stare civilă ori nu s-au indicat datele necesare identificării actului sau acestea sunt incomplete, se comunică acest lucru misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare acreditate în România şi Ministerului Afacerilor Externe, după caz, prin adresă, potrivit anexelor nr. 3 şi 4.

Articolul 5

(1)Potrivit obligaţiilor rezultate din tratatele, acordurile sau convenţiile la care România este parte ori în conformitate cu principiul reciprocităţii, în baza comunicărilor primite de la ofiţerii de stare civilă din cadrul primăriilor, Serviciul Central de Stare Civilă din cadrul Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor întocmeşte şi transmite misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale ţărilor respective acreditate în România, din oficiu, extrase de pe actele de căsătorie şi de deces privind cetăţenii acestor state, în vederea înscrierii modificărilor intervenite în statutul civil al acestora.

(2)Extrasele de pe actele de căsătorie şi de deces se completează cu respectarea regulilor tehnice stabilite de instrucţiunile în materie de stare civilă şi se transmit, cu adresă, misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare acreditate în România. Extrasele se semnează de şeful Serviciului Central de Stare Civilă, iar pe acestea se aplică timbrul sec cu inscripţia: "ROMÂNIA - SERVICIUL CENTRAL DE STARE CIVILĂ".

Capitolul IITransmiterea datelor referitoare la domiciliul sau reşedinţa unor persoane fizice

Articolul 6

Cererile misiunilor diplomatice şi ale oficiilor consulare acreditate în România ori ale altor organisme sau persoane fizice din străinătate, prin care se solicită date referitoare la domiciliul ori reşedinţa unor persoane fizice sau transmiterea în străinătate a comunicărilor de menţiuni de stare civilă, precum şi a certificatelor de stare civilă, se soluţionează de către Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor cu respectarea dispoziţiilor art. 29 şi 30 din Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare.

Articolul 7

Informaţiile privind domiciliul, reşedinţa ori alte date despre cetăţenii români se transmit misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare acreditate în România şi Ministerului Afacerilor Externe sau altor organe centrale, prin adresă.

Capitolul IIIActivităţi ce se desfăşoară în vederea procurării şi transmiterii în străinătate a certificatelor de stare civilă

Articolul 8

În cazul cererilor de procurare şi transmitere în străinătate a certificatelor de stare civilă, Serviciul Central de Stare Civilă din cadrul Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor desfăşoară următoarele activităţi:

a)verifică în evidenţa persoanelor cărora li s-au eliberat certificate de stare civilă, pentru a stabili dacă s-a mai eliberat un certificat similar sau dacă există o altă cerere în curs de rezolvare; dacă persoanele nu figurează în evidenţă, se va întocmi câte o fişă de evidenţă pentru fiecare persoană al cărei certificat se solicită;

b)verifică dacă a fost depusă chitanţa de plată a taxei consulare;

c)efectuează verificări în Registrul naţional de evidenţă a persoanelor şi în evidenţa centrală a persoanelor, în situaţia în care datele furnizate sunt insuficiente în vederea completării acestora;

d)întreprinde demersurile necesare la primăria în păstrarea căreia se află actul de stare civilă, în vederea procurării certificatului de stare civilă şi a unui extras cu toate menţiunile existente pe marginea actului respectiv;

e)în cazul în care registrele de stare civilă au fost predate la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, respectiv a municipiului Bucureşti, primăria solicită acestor instituţii eliberarea extrasului de pe actul respectiv, completează certificatul de stare civilă şi înaintează ambele documente la Serviciul Central de Stare Civilă din cadrul Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor; în acelaşi mod se procedează şi în situaţia când se constată lipsa registrului de stare civilă - exemplarul I sau a unor acte din cuprinsul acestuia, când se solicită extras de pe actul aflat în păstrarea structurilor de stare civilă din cadrul serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor, respectiv al Direcţiei de Stare Civilă din cadrul Direcţiei Generale de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bucureşti;

f)dacă actul de stare civilă nu a fost identificat, solicită verificări la Direcţia Generală de Paşapoarte, pentru a-i furniza din evidenţele pe care le deţine informaţii privind localitatea şi data unde a fost înregistrat actul sau unde acesta a fost transcris ori reconstituit;

g)în vederea elucidării unor neclarităţi privind datele din certificatele sau actele de stare civilă, solicită verificări prin intermediul serviciilor publice comunitare locale sau judeţene de evidenţă a persoanelor;

h)verifică corectitudinea completării certificatului de stare civilă, prin comparare cu extrasul trimis şi menţiunile înscrise pe acesta;

i)redactează adresa de transmitere a certificatului de stare civilă către misiunile diplomatice sau oficiile consulare acreditate în România, Ministerul Afacerilor Externe sau către alte organe centrale.

Capitolul IVDispoziţii finale

Articolul 9

(1)Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor ia măsuri de efectuare a traducerii în limba română a cererilor şi a altor documente ce ţin de rezolvarea lucrărilor specifice.

(2)Cererile adresate misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare acreditate în România, precum şi misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale României se completează pe formulare-tip, stabilite de comun acord de către Ministerul Administraţiei şi Internelor prin Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor şi Ministerul Afacerilor Externe.

(3)Misiunile diplomatice şi oficiile consulare acreditate în România transmit aceste cereri cu note verbale, traduse în limba română.

Articolul 10

Cererile de procurare şi transmitere în străinătate a certificatelor de stare civilă se soluţionează în termen de 30 de zile de la data înregistrării lor.

Articolul 11

Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor poate elibera certificate, potrivit anexei nr. 5, care să ateste în străinătate domiciliul şi cetăţenia română ale unor persoane, în vederea obţinerii unor drepturi sau a apărării intereselor acestora, cu plata anticipată a taxelor consulare, în condiţiile legii.

Articolul 12

Toate menţiunile transmise serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, referitoare la modificări intervenite în statutul civil al persoanelor fizice, se introduc în baza de date automată.

Articolul 13

Anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din prezentele norme de lucru.

Anexa 1

MINISTERUL ADMINISTRATIEI Operator de date

ŞI INTERNELOR cu caracter personal

(sigla) nr. 1.388

Evp.

Inspectoratul Naţional pentru

Evidenta Persoanelor

Către

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

DIRECŢIA GENERALĂ AFACERI CONSULARE

La adresa dvs. nr. ....... din ....... şi a Ambasadei ........ la .....

nr. ....... din ...........,

vă trimitem alăturat certificatul de naştere, căsătorie, deces, seria ....

nr. ........ privind pe .........................................

.........................................................................

.........................................................................

.........................................................................

.........................................................................

.........................................................................

Menţiuni ................................................................

.........................................................................

Director general,

Confidenţial date cu caracter personal prelucrate în conformitate cu

prevederile Legii nr. 677/2001.

Anexa 2

MINISTERUL ADMINISTRATIEI Operator de date

ŞI INTERNELOR cu caracter personal

(sigla) nr. 1.388

Evp.

Inspectoratul Naţional pentru

Evidenta Persoanelor

Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor din Ministerul

Administraţiei şi Internelor prezintă salutul său Ambasadei .......... la

Bucureşti şi, în referire la nota verbală nr. ........... din .........,

are onoarea de a-i remite certificatul de ......... seria ..... nr. ......

privind pe ......................

Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor din Ministerul

Administraţiei şi Internelor foloseşte acest prilej pentru a reînnoi

ambasadei asigurarea deosebitei sale consideraţiuni.

Ambasada ..............................

Bucureşti

Confidenţial date cu caracter personal prelucrate în conformitate cu

prevederile Legii nr. 677/2001.

Anexa 3

MINISTERUL ADMINISTRATIEI Operator de date

ŞI INTERNELOR cu caracter personal

(sigla) nr. 1.388

Evp.

Inspectoratul Naţional pentru

Evidenta Persoanelor

Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor din Ministerul

Administraţiei şi Internelor prezintă salutul său Ambasadei .............

la Bucureşti şi are onoarea de a-i comunică, în referire la nota verbală

nr. ........ din ........, că ...........................................

.........................................................................

.........................................................................

Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor din Ministerul

Administraţiei şi Internelor foloseşte acest prilej pentru a reînnoi

ambasadei asigurarea deosebitei sale consideraţiuni.

Ambasada ....................................

Bucureşti

Confidenţial date cu caracter personal prelucrate în conformitate cu

prevederile Legii nr. 677/2001.

Anexa 4

MINISTERUL ADMINISTRATIEI Operator de date

ŞI INTERNELOR cu caracter personal

(sigla) nr. 1.388

Evp.

Inspectoratul Naţional pentru

Evidenta Persoanelor

Către

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

DIRECŢIA GENERALĂ AFACERI CONSULARE

La adresa dvs. nr. ......... din ......., vă facem cunoscut că nu se poate

trimite certificatul de ....... privind pe ......., întrucât ..............

...........................................................................

...........................................................................

Director general,

Confidenţial date cu caracter personal prelucrate în conformitate cu

prevederile Legii nr. 677/2001.

Anexa 5

MINISTERUL ADMINISTRATIEI Operator de date

ŞI INTERNELOR cu caracter personal

(sigla) nr. 1.388

Evp.

Inspectoratul Naţional pentru

Evidenta Persoanelor

CERTIFICAT

de atestare a domiciliului şi a cetăţeniei române

Doamna/Domnul ........., fiica/fiul lui ....... şi a/al .............,

născută/născut la data de .........., figurează în Registrul naţional de

evidenţă a persoanelor ca fiind cetăţean român şi are domiciliul în

............................................................. .

S-a eliberat prezentul certificat în vederea valorificării unor drepturi

sau a apărării intereselor sale în străinătate.

S-a încasat taxa consulară în valoare de 220.000 lei, cu chitanţa seria

nr. ........ emisă de .......... la ...........

Director general,

Confidenţial date cu caracter personal prelucrate în conformitate cu

prevederile Legii nr. 677/2001.