Ordin nr. 3.010 din 20 decembrie 2011

Având în vedere dispoziţiile:

–Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului pentru Frontierele Externe pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general "Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii", publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 144 din 6 iunie 2007;

–Deciziei Comisiei 2008/456/CE din 5 martie 2008 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului de instituire a Fondului pentru frontierele externe pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general "Solidaritate şi gestionarea fluxurilor migratorii", în ceea ce priveşte sistemele de gestiune şi control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă şi financiară şi eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinanţate de fond, publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 167 din 27 iunie 2008,

în temeiul art. 7 alin. (4) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare, al art. 10 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 34/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Finanţelor Publice, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi al art. 2 din Hotărârea Guvernului nr. 1.506/2007 privind abilitarea Ministerului Administraţiei şi Internelor de a gestiona fondurile acordate României prin Programul general "Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii",

ministrul administraţiei şi internelor şi ministrul finanţelor publice emit următorul ordin:

Articolul 1

Obiectul prezentului ordin îl constituie stabilirea cadrului general pentru planificarea strategică şi financiară, gestionarea, implementarea şi auditarea utilizării asistenţei financiare acordate României prin intermediul Fondului pentru Frontierele Externe din cadrul Programului general "Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii", denumit în continuare Fondul.

Articolul 2

(1)În sensul prezentului ordin, următorii termeni se definesc astfel:

a)program multianual şi program anual - documentele de planificare strategică şi programare financiară, elaborate de România şi aprobate de Comisia Europeană, care au drept scop orientarea şi stimularea activităţii de atingere a obiectivelor stabilite în baza documentelor strategice sectoriale şi a liniilor directoare aprobate de Comisia Europeană;

b)Fond - Fondul pentru Frontierele Externe, astfel cum a fost instituit prin Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului pentru Frontierele Externe pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general "Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii";

c)autoritate responsabilă - organismul abilitat să gestioneze asistenţa financiară acordată României prin intermediul Fondului, să planifice şi să coordoneze activităţile finanţate în acest cadru şi întreaga comunicare cu Comisia Europeană;

d)autoritate delegată - organismul desemnat de către autoritatea responsabilă pentru a transfera către beneficiarii finali contribuţia financiară a Uniunii Europene aferentă proiectelor finanţate prin programele multianuale şi anuale, pentru a constata, stabili şi recupera de la aceştia sumele individualizate în cadrul procedurii de constatare a neregulilor şi pentru a implementa componentele de asistenţă tehnică finanţate prin programele anuale;

e)autoritate de certificare - organismul desemnat să certifice declaraţiile de cheltuieli aferente programelor anuale înaintea transmiterii acestora către Comisia Europeană, în conformitate cu reglementările europene şi procedurile proprii aplicabile;

f)autoritate de audit - organismul care efectuează auditarea utilizării asistenţei financiare acordate României, în conformitate cu procedurile proprii şi cu standardele internaţionale de audit acceptate;

g)beneficiar final - organismul, autoritatea, instituţia sau organizaţia din sectorul public responsabil/responsabilă pentru iniţierea ori iniţierea şi implementarea proiectelor aprobate spre finanţare, în cadrul Fondului;

h)ofiţer responsabil de program - persoana din cadrul administraţiei publice centrale care coordonează autoritatea responsabilă, având întreaga responsabilitate a managementului Fondului în România;

i)proiect de monopol - proiect finanţat în cazul situaţiilor de monopol de drept sau din raţiuni de securitate;

j)organism executiv - calitate în care acţionează autoritatea responsabilă în cazul în care decide să pună în aplicare proiectele în mod direct, întrucât caracteristicile acestora nu permit o altă manieră de punere în aplicare, de exemplu în cazul proiectelor de monopol;

k)organism de atribuire - calitate în care acţionează autoritatea responsabilă în cazul în care pune în aplicare proiectele, în general pe baza unei cereri deschise, anuale, de propuneri;

l)cheltuieli eligibile - cheltuieli realizate de către un beneficiar final aferente acţiunilor finanţate în cadrul programelor anuale care pot fi finanţate atât din contribuţia financiară a Uniunii Europene alocată din Fond, cât şi din cofinanţarea beneficiarului final;

m)cheltuieli neeligibile - cheltuielile inerente realizării proiectelor finanţate în cadrul planurilor anuale care nu pot fi finanţate din contribuţia financiară a Uniunii Europene alocată din Fond şi nici din cofinanţarea beneficiarului final, conform reglementărilor europene şi naţionale relevante, fără a se limita la acestea;

n)cofinanţare publică - orice contribuţie pentru finanţarea cheltuielilor eligibile din sumele aprobate în bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) lit. a)-g) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare, art. 1 alin. (2) lit. a)-d) din Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare, inclusiv cofinanţarea acordată de la bugetul de stat pentru alţi beneficiari decât cei finanţaţi integral sau parţial din bugetul de stat sau din bugetele locale;

o)contribuţia naţională - totalul sumelor cheltuite în cadrul implementării Fondului, fiind formată din cofinanţarea publică şi cheltuielile neeligibile;

p)contribuţia financiară a Uniunii Europene - sumele alocate României de către Uniunea Europeană din Fond pentru finanţarea obiectivelor aprobate prin programul multianual şi anual;

q)partener în cadrul proiectului - orice entitate juridică ce pune în aplicare un proiect în cooperare cu un beneficiar final, punând la dispoziţia proiectului resurse şi primind parte din contribuţia Uniunii Europene, prin intermediul beneficiarului final;

r)asociat - orice autoritate naţională care participă alături de autoritatea responsabilă/autoritatea delegată la implementarea unei acţiuni finanţate în cadrul Fondului, în virtutea competenţelor pe care le are în domeniul vizat (expertiză tehnică, nivel înalt de specializare sau puteri administrative);

s)acord de cooperare - instrumentul juridic care detaliază decizia autorităţii responsabile/autorităţii delegate de a implementa, în mod direct, o acţiune finanţată din Fond în asociere cu o altă autoritate naţională cu competenţe în domeniul vizat;

t)debite faţă de bugetul Uniunii Europene - sumele datorate bugetului Uniunii Europene ca urmare a neregulilor identificate în cadrul proiectelor şi săvârşite ca urmare a nerespectării prevederilor contractuale, a legislaţiei europene relevante sau a altor documente încheiate ori convenite între Comisia Europeană şi Guvernul României şi care au cauzat un prejudiciu bugetului din care au fost finanţate;

u)cerere de fonduri - reprezintă documentul întocmit de către beneficiarii finali prin care solicită transferul sumelor reprezentând finanţarea nerambursabilă acordată. Transferul se realizează prin intermediul autorităţii delegate, după aprobarea autorităţii responsabile;

v)cerere de transfer de fonduri - reprezintă documentul întocmit de către autoritatea delegată, în baza cererilor de fonduri întocmite de beneficiarii finali, prin care solicită de la autoritatea responsabilă aprobarea şi transferul sumelor reprezentând finanţarea nerambursabilă acordată;

w)decizie de finanţare - instrumentul juridic în baza căruia autoritatea responsabilă acordă finanţare nerambursabilă beneficiarului final în vederea punerii în aplicare a proiectului de monopol, încheiat în conformitate cu procedurile elaborate de autoritatea responsabilă cu respectarea principiului separării corespunzătoare a funcţiilor.

(2)În conformitate cu prevederile Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului, se constituie următoarele sisteme şi funcţii:

a)sistemul de gestionare şi control, care cuprinde proceduri de asigurare a corectitudinii şi regularităţii cheltuielilor declarate în cadrul programelor anuale, proceduri privind identificarea şi definirea funcţiilor îndeplinite de autorităţile implicate în gestionarea Fondului, proceduri detaliate privind punerea în aplicare a sarcinilor delegate, proceduri de raportare şi monitorizare a neregulilor şi de recuperare a sumelor plătite în mod nejustificat, în vederea asigurării existenţei unei piste de audit suficiente;

b)sistemul de monitorizare, care este coordonat de comitetul de monitorizare, compus din reprezentanţi ai autorităţii responsabile şi ai autorităţii delegate. În cadrul comitetului de monitorizare, Autoritatea de Audit de pe lângă Curtea de Conturi şi autoritatea de certificare participă în calitate de observator. Comitetul de monitorizare analizează stadiul proiectelor şi acţiunilor finanţate din Fond pentru fazele de programare, contractare, implementare şi evaluare, pe baza raportărilor semestriale elaborate de autoritatea responsabilă. În acest sens, comitetul de monitorizare stabileşte măsurile necesare pentru implementarea corespunzătoare a proiectelor şi acţiunilor finanţate în cadrul Fondului. Comitetul de monitorizare se reuneşte semestrial şi este prezidat de conducătorul autorităţii responsabile. Secretariatul comitetului de monitorizare este asigurat de către Serviciul fonduri europene din cadrul Direcţiei generale afaceri europene şi relaţii internaţionale din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor;

c)sistemul de control la faţa locului, care constă în controalele efectuate de către autoritatea responsabilă sau comisia mixtă de control la faţa locului. Comisia mixtă de control la faţa locului este formată din reprezentanţi ai autorităţii responsabile şi ai autorităţii delegate având ca scop efectuarea verificărilor cu privire la aspecte de natură administrativă, financiară, tehnică şi fizică a proiectelor, pentru a se asigura că, din punctul de vedere al obiectivului proiectului, cheltuielile declarate sunt reale şi legitime, iar proiectele finanţate respectă regulile de implementare. Preşedinţia comisiei mixte de control la faţa locului este deţinută de către autoritatea responsabilă. Activităţile de control se finalizează cu întocmirea, de către autoritatea responsabilă sau, după caz, de către comisia mixtă de control la faţa locului, a raportului de control care stă la baza întocmirii titlului de creanţă de către compartimentul specializat din cadrul autorităţii delegate, în conformitate cu prevederile Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora;

d)sistemul de verificare a sesizărilor interne sau externe, a alertelor la neregulă/fraudă primite de către autoritatea responsabilă sau autoritatea delegată, care constă în activităţile de prevenire, constatare a neregulilor, de stabilire şi de recuperare a creanţelor bugetare rezultate din nereguli, activităţi efectuate de către o comisie mixtă de verificare formată din reprezentanţi desemnaţi ai autorităţii delegate şi ai autorităţii responsabile, la sediul beneficiarilor finali ai finanţării, în conformitate cu prevederile Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011. Preşedinţia comisiei mixte de verificare este deţinută de către autoritatea delegată;

e)sistemul de audit instituit la nivelul autorităţii de audit, care constă în efectuarea unor verificări a cheltuielilor declarate, pe baza unui eşantion care trebuie să reprezinte cel puţin 10% din totalul cheltuielilor declarate eligibile pentru fiecare program anual.

Articolul 3

(1)Sumele corespunzătoare contribuţiei financiare a Uniunii Europene acordate României din Fond se virează în contul de valută al Ministerului Finanţelor Publice deschis la Centrala Băncii Naţionale a României.

(2)Sumele aferente Fondului se gestionează de Ministerul Administraţiei şi Internelor şi de celelalte instituţii beneficiare.

(3)Fondurile externe nerambursabile aferente proiectelor, respectiv componentelor de asistenţă tehnică implementate din Fond se cuprind de către beneficiari, respectiv de către autoritatea delegată în bugetul fondurilor externe nerambursabile, anexa la bugetul acestora, la titlul "Proiecte cu finanţare din fonduri externe nerambursabile", articolul "Sume aferente Fondului Frontierelor Externe".

(4)În termen de două zile lucrătoare de la solicitarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, Ministerul Finanţelor Publice virează în contul indicat de acesta sumele în valută aferente Fondului, încasate în contul prevăzut la alin. (1).

(5)Contractele pentru derularea proiectelor finanţate din Fond sunt încheiate în moneda euro.

(6)Plăţile din cadrul contractelor finanţate din Fond sunt efectuate în moneda naţională.

(7)Disponibilul aferent Fondului poate fi utilizat cu aprobarea prealabilă a Ministerului Administraţiei şi Internelor, în calitate de autoritate responsabilă, pentru finanţarea unor proiecte în derulare, chiar dacă instituţia beneficiară în cauză nu a solicitat transferul sumelor pentru efectuarea plăţilor.

(8)Creditele bugetare, altele decât cele aferente fondurilor externe nerambursabile, se cuprind în bugetul beneficiarilor finali, la sursa de finanţare 01 "Buget de stat", la poziţia distinctă menţionată la alin. (3), astfel:

a)sumele reprezentând cofinanţarea publică pentru proiectele finanţate din Fond, conform programării anuale transmise spre aprobare Comisiei Europene;

b)sumele necesare continuării finanţării proiectelor finanţate din Fond, în cazul indisponibilităţii temporare a contribuţiei financiare a Uniunii Europene;

c)sumele necesare finanţării cheltuielilor neeligibile aferente proiectelor finanţate, inclusiv TVA şi diferenţe de curs valutar.

(9)Pentru componentele de asistenţă tehnică finanţate din Fond, creditele bugetare, altele decât cele aferente fondurilor externe nerambursabile, se cuprind în bugetul autorităţii delegate, la sursa de finanţare 01 "Buget de stat", la poziţia distinctă menţionată la alin. (3), astfel:

a)sumele necesare finanţării cheltuielilor aferente transferului de fonduri din conturile autorităţii delegate în conturile contractanţilor, beneficiarilor activităţilor finanţate din componentele de asistenţă tehnică şi beneficiarilor finali ai proiectelor finanţate din Fond;

b)sumele necesare finanţării cheltuielilor neeligibile aferente componentelor de asistenţă tehnică, inclusiv TVA şi diferenţe de curs valutar.

(10)Sumele utilizate de către beneficiarii finali, în vederea continuării implementării proiectelor finanţate din Fond, în cazul indisponibilităţii temporare a contribuţiei financiare a Uniunii Europene, sunt rambursate de către autoritatea responsabilă/autoritatea delegată în conturile de venituri bugetare, conturi de cheltuieli bugetare, respectiv conturi de disponibilităţi, în funcţie de tipul cheltuielilor, ale beneficiarilor, din care au fost finanţate proiectele, ca urmare a primirii disponibilului aferent Fondului de la Comisia Europeană.

(11)Disponibilităţile din contribuţia financiară a Uniunii Europene şi din contribuţia naţională aferente Fondului rămase la sfârşitul anului bugetar în curs în conturile deschise pentru gestionarea proiectelor finanţate din Fond se reportează în anul următor păstrându-se destinaţia iniţială.

(12)Pe baza deciziei autorităţii responsabile, dobânda acumulată în conturile deschise pentru gestionarea Fondului se utilizează în cadrul programului anual în cauză, fiind considerată resursă a statului membru cu titlu de cofinanţare publică şi este declarată Comisiei Europene la momentul elaborării declaraţiei de cheltuieli ca parte a raportului final privind punerea în aplicare a programului anual în cauză.

(13)Penalităţile contractuale aplicate pentru neîndeplinirea corespunzătoare a contractelor finanţate din Fond, precum şi sumele rezultate din executarea garanţiilor bancare emise pentru proiectele finanţate din Fond sunt considerate resurse ale statului membru şi se fac venit la bugetul de stat, în termen de 30 de zile de la data primirii din partea Comisiei Europene a scrisorii de aprobare a raportului final pentru punerea în aplicare a programului anual în cauză.

Articolul 4

Se desemnează Direcţia generală afaceri europene şi relaţii internaţionale din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumită în continuare D.G.A.E.R.I., în calitate de autoritate responsabilă pentru gestionarea asistenţei europene acordate României din Fond şi a sumelor reprezentând contribuţia naţională aferentă.

Articolul 5

Autoritatea responsabilă are următoarele atribuţii principale:

a)elaborează programul multianual şi programele anuale, asigurând atât corelarea măsurilor prevăzute cu celelalte documente strategice din domeniile vizate de problematica Programului general, cât şi coerenţa şi complementaritatea dintre cofinanţarea din Fond şi din alte instrumente financiare naţionale şi europene relevante, şi le supune aprobării comitetului director în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului internelor şi reformei administrative nr. 604/2008 privind sistemul decizional şi de monitorizare a implementării proiectelor din cadrul Programului general "Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii", denumit în continuare comitet director;

b)organizează, în conformitate cu normele şi practicile naţionale în vigoare, consultări cu autorităţile şi organismele implicate în aplicarea programului multianual/anual;

c)furnizează consultanţă şi sprijin beneficiarilor finali în procesul de stabilire a acţiunilor pentru programul multianual, evaluează şi selectează proiectele în urma consultării cu instituţiile implicate, în cazul în care au fost propuse prea multe proiecte sau al supradimensionării bugetului, de către oricare dintre beneficiarii finali;

d)asigură punerea în aplicare a Fondului, conform scopului şi principiilor definite în reglementările europene specifice şi cu respectarea legislaţiei naţionale în vigoare;

e)iniţiază modificări ale programului multianual, în conformitate cu prevederile art. 22 din Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului;

f)în cazul unor situaţii temeinic motivate, care nu au fost prevăzute în momentul elaborării programului anual şi care necesită o acţiune urgentă, aprobă revizuirea a până la 10% din defalcarea financiară a contribuţiei fondului între diferitele acţiuni ale programului anual sau poate aloca până la 10% din defalcarea altor acţiuni conforme cu direcţiile de acţiune stabilite şi informează, în mod corespunzător, Comisia Europeană cu privire la programul anual revizuit;

g)organizează procedurile de evaluare şi atribuire a proiectelor de monopol de drept şi semnează deciziile de finanţare;

h)monitorizează obţinerea rezultatelor generale şi a impactului, astfel cum acestea au fost definite prin programul multianual şi programele anuale, prin efectuarea de controale la faţa locului şi prin analizarea rapoartelor periodice elaborate de beneficiarii finali şi de autorităţile implicate în gestionarea proiectelor finanţate din Fond;

i)efectuează misiuni de control individual sau împreună cu autoritatea delegată în cadrul comisiei mixte de control cu privire la aspectele administrative, financiare, tehnice şi fizice ale proiectelor, cu scopul de a se asigura dacă cheltuielile declarate sunt reale şi legitime, dacă proiectele finanţate au fost executate în conformitate cu acordurile de finanţare, dacă s-au respectat normele privind contribuţia europeană acordată, cererile de fonduri ale beneficiarului final sunt corecte şi dacă proiectele şi cheltuielile au respectat normele europene şi naţionale relevante, precum şi de a se asigura că acestea evită dubla finanţare a cheltuielilor cu alte sisteme europene sau naţionale şi cu alte perioade de programare;

j)în cadrul comisiei mixte de verificare, participă la verificarea sesizărilor interne sau externe, a alertelor la neregulă/fraudă primite de către autoritatea responsabilă sau autoritatea delegată, conform prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011;

k)verifică şi aprobă cererile de transfer de fonduri întocmite de autoritatea delegată şi transmite autorităţii delegate instrucţiuni de urmat, în vederea efectuării transferurilor de fonduri către beneficiarii finali sau a punerii la dispoziţie a unor informaţii adiţionale, după caz;

l)monitorizează activitatea autorităţii delegate prin analizarea rapoartelor şi a transferurilor de fonduri către beneficiarii finali;

m)desfăşoară activităţi de identificare, constatare a neregulilor, de stabilire şi de recuperare a creanţelor bugetare rezultate din nereguli, în situaţiile în care autoritatea delegată poate fi stabilită ca debitor;

n)primeşte şi analizează rapoartele de nereguli transmise de către autoritatea delegată;

o)raportează Comisiei Europene orice neregulă care a făcut obiectul unei prime constatări administrative sau judiciare în raportul intermediar ori final privind punerea în aplicare a programelor anuale în conformitate cu art. 27 din Decizia Comisiei nr. 2008/456/CE din 5 martie 2008 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului de instituire a Fondului pentru frontierele externe pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general "Solidaritate şi gestionarea fondurilor migratorii", în ceea ce priveşte sistemele de gestiune şi control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă şi financiară şi eligibilitatea cheltuielilor privind proiecte cofinanţate de Fond;

p)monitorizează efectuarea corecţiilor financiare şi recuperarea sumelor plătite nejustificat de către autoritatea delegată, precum şi a plăţilor efectuate către bugetul general al Uniunii Europene, în cazul cheltuielilor constatate ca fiind neeligibile;

q)avizează procedurile de lucru ale instituţiilor implicate în implementarea Fondului;

r)se asigură că evaluările Fondului respectă termenele prevăzute şi standardele de calitate stabilite de Comisia Europeană;

s)se asigură că autoritatea de audit primeşte, în scopul desfăşurării misiunilor de audit, toate informaţiile necesare privind procedurile de gestionare utilizate şi proiectele şi acţiunile cofinanţate din Fond;

t)se asigură că autoritatea de certificare primeşte toate informaţiile necesare privind procedurile şi verificările desfăşurate cu privire la cheltuielile efectuate, în vederea realizării certificării;

u)elaborează şi prezintă Comisiei Europene rapoarte intermediare şi finale privind punerea în aplicare a programelor anuale, certificări emise de către autoritatea de certificare şi cereri de plăţi sau, după caz, declaraţii de restituire;

v)păstrează înregistrări pentru fiecare activitate în versiuni certificate, conform cu originalul, pe suporturi de date acceptate şi în condiţii corespunzătoare;

w)coordonează activitatea comitetului de monitorizare, prezintă membrilor acestuia recomandările primite de la Comisia Europeană şi se asigură de implementarea, în termenele stabilite, a măsurilor de îndeplinire a acestora;

x)cooperează cu Comisia Europeană la realizarea evaluărilor ex-post a implementării Fondului asupra rezultatelor şi concluziilor acestei evaluări;

y)răspunde, împreună cu autoritatea delegată şi cu beneficiarii finali, pentru respectarea măsurilor din programele multianuale/anuale aprobate şi pentru eligibilitatea operaţiunilor finanţate din Fond, aplicând un management financiar şi tehnic riguros şi transparent;

z)aprobă documentele privind publicitatea şi vizibilitatea proiectelor şi a acţiunilor finanţate din Fond.

Articolul 6

Se desemnează Oficiul de plăţi şi contractare Phare din cadrul Ministerului Finanţelor Publice, denumit în continuare OPCP, pentru îndeplinirea funcţiei de autoritate delegată pentru gestionarea asistenţei europene acordate României prin Fond.

Articolul 7

Autoritatea delegată are următoarele atribuţii principale:

a)deschide conturi în euro/RON pentru gestionarea sumelor aferente Fondului, precum şi pentru recuperarea debitelor;

b)primeşte, verifică şi aprobă cererile de fonduri întocmite de către beneficiarii finali;

c)întocmeşte cereri de transfer de fonduri şi le înaintează către autoritatea responsabilă în vederea verificării acestora şi aprobării transferului de fonduri;

d)efectuează către beneficiarii finali transferul fondurilor, după primirea aprobării autorităţii responsabile, conform deciziei de finanţare emise de autoritatea responsabilă;

e)asigură menţinerea evidenţelor financiare şi păstrarea tuturor documentelor justificative privind operaţiunile pe care le derulează cu respectarea termenelor de păstrare legale pentru fiecare program/proiect/contract;

f)operează în conturile deschise pentru gestionarea sumelor aferente Fondului, în condiţiile efectuării tuturor verificărilor standard şi a reconcilierilor bancare necesare;

g)transmite lunar către autoritatea responsabilă, în copie conformă cu originalul, documentele contabile justificative şi documentele-suport, documentele de plată sau alte documente cu valoare justificativă privind operaţiunile care s-au derulat în luna anterioară;

h)furnizează autorităţii de certificare şi autorităţii responsabile rapoarte lunare privind situaţia financiară a fiecărui contract şi informaţii actualizate privind transferurile de fonduri efectuate;

i)efectuează periodic, cu autoritatea responsabilă şi cu beneficiarii finali, reconcilierea datelor contabile privind sumele încasate/transferate;

j)participă la misiunile de control în cadrul comisiei mixte de control la faţa locului, desfăşurând verificări ce vizează aspecte de natură administrativă, tehnică, financiară şi fizică a proiectelor finanţate;

k)centralizează rapoartele de nereguli transmise de către autorităţile implicate, iar, trimestrial, elaborează rapoarte de nereguli cuprinzătoare pentru întreg Fondul şi le transmite autorităţii responsabile;

l)recuperează de la beneficiarii finali sumele neutilizate/nejustificate;

m)întreprinde măsurile necesare pentru asigurarea auditării conturilor de către autorităţile naţionale, cooperează cu Comisia Europeană şi Curtea de Conturi şi sprijină aceste instituţii în îndeplinirea cerinţelor de audit;

n)desfăşoară activităţi de identificare, constatare a neregulilor, de stabilire şi de recuperare a creanţelor bugetare rezultate din nereguli, în situaţiile în care autoritatea delegată nu poate fi stabilită ca debitor;

o)participă în calitate de preşedinte în cadrul misiunilor de verificare a sesizărilor şi/sau alertelor la neregulă/fraudă în cadrul comisiei mixte, contrasemnând raportul de verificare emis la finalizarea verificărilor desfăşurate în temeiul Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011;

p)întocmeşte procesul-verbal de constatare a neregulilor în baza constatărilor inserate în raportul de verificare menţionat la lit. o), care constituie titlu de creanţă în temeiul Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011;

q)pentru componentele de asistenţă tehnică finanţate din Fond, asigură derularea procedurilor de achiziţii publice, în conformitate cu legislaţia naţională în domeniul achiziţiilor publice, pentru toate activităţile aprobate de autoritatea responsabilă şi asigură administrarea contractelor;

r)autorizează şi efectuează plăţi pentru activităţile finanţate din componentele de asistenţă tehnică, către contractanţi, respectiv către beneficiarii activităţilor finanţate din componentele de asistenţă tehnică, în baza documentelor de plată verificate şi aprobate de către autoritatea responsabilă cu menţiunea "citit şi aprobat" şi a documentelor justificative aferente;

s)operaţionalizează şi asigură funcţionarea sistemului contabil necesar administrării financiare a Fondului.

Articolul 8

(1)Se desemnează structura specializată a Direcţiei generale financiare din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor pentru îndeplinirea funcţiei de autoritate de certificare pentru asistenţa acordată din Fond.

(2)Atribuţiile autorităţii de certificare sunt prevăzute în art. 31 din Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului.

(3)Autoritatea responsabilă, autoritatea delegată şi beneficiarii finali au obligaţia să transmită autorităţii de certificare informaţiile şi documentele necesare în scopul certificării, în termenele şi conform precizărilor stabilite prin procedura interinstituţională privind informarea adecvată a autorităţii de certificare.

ART 9

(1)Se desemnează Autoritatea de Audit de pe lângă Curtea de Conturi a României în calitate de autoritate de audit pentru asistenţa financiară acordată României de către Uniunea Europeană prin intermediul Fondului.

(2)Atribuţiile autorităţii de audit sunt prevăzute la art. 32 din Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului şi la art. 20 alin. (2) din Decizia Comisiei nr. 456/2008/CE .

(3)Situaţia rezumativă anuală a auditurilor prevăzută la art. 53b (3) din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1.605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităţilor Europene, cu modificările ulterioare, se realizează de către Autoritatea de Audit de pe lângă Curtea de Conturi a României.

Articolul 10

Evaluarea procesului de implementare a Fondului se realizează de către autoritatea responsabilă prin externalizarea acestor servicii, în baza unui contract de achiziţie publică sau prin resurse proprii, cu aprobarea ofiţerului responsabil de program.

Articolul 11

Beneficiarii finali ai asistenţei financiare acordate din Fond au următoarele atribuţii principale:

a)identifică propuneri de proiecte finanţate din fondurile alocate din Fond şi contribuţia naţională pe baza priorităţilor stabilite în programul multianual şi le înaintează autorităţii responsabile pentru aprobare;

b)întreprind toate demersurile pe care le presupune exerciţiul de programare, în vederea asigurării eligibilităţii proiectelor propuse, completarea sau modificarea fişei de proiect şi redimensionarea bugetului solicitat c) elaborează norme procedurale proprii de lucru care sunt supuse avizării de către ofiţerul responsabil de program;

d)administrează proiectele şi contractele aferente acestora şi întreprind măsurile necesare pentru a asigura îndeplinirea de către contractant a sarcinilor ce îi revin conform contractului;

e)actualizează programul anual al achiziţiilor publice propriu, prin includerea procedurilor de achiziţie publică derulate în vederea atribuirii/încheierii contractelor/acordurilor-cadru de furnizare/servicii/lucrări prevăzute în programele anuale şi multianuale;

f)întocmesc documentaţiile de atribuire, stabilind specificaţiile tehnice, criteriile de calificare şi/sau selecţie şi factorii de evaluare, determină valorile estimative ale contractelor şi elaborează proiectele de contract;

g)organizează procedura de achiziţii pentru proiectele finanţate din fondurile alocate din Fond şi contribuţia naţională şi evaluează ofertele depuse conform prevederilor legislaţiei naţionale aplicabile în materia achiziţiilor publice;

h)atribuie şi încheie contractele de achiziţie publică în cadrul proiectelor finanţate din Fond în conformitate cu legislaţia naţională în vigoare privind achiziţiile publice;

i)atunci când este cazul, supun modificării contractele atât pentru asigurarea conformităţii cu reglementările legislaţiei europene şi naţionale în vigoare, cât şi în condiţiile prevederilor contractuale şi informează în acest sens autoritatea responsabilă şi autoritatea delegată;

j)autorizează şi efectuează plăţi către contractanţi, în baza facturilor însoţite de documentele justificative necesare efectuării plăţii, prevăzute în contract;

k)întocmesc şi transmit autorităţii delegate cereri de fonduri însoţite de documente justificative aferente, în conformitate cu decizia de finanţare;

l)furnizează autorităţii responsabile şi autorităţii delegate, lunar, informaţii privind planificarea procedurii de achiziţii, a evaluării ofertelor, a atribuirii contractelor, rapoarte referitoare la situaţia financiară a fiecărui proiect, precum şi evidenţe detaliate privind plăţile efectuate;

m)asigură menţinerea evidenţelor financiare privind operaţiunile pe care le derulează;

n)supraveghează în permanenţă îndeplinirea de către contractant a obligaţiilor asumate în conformitate cu contractul semnat;

o)răspund de recepţia bunurilor, serviciilor şi a lucrărilor menţionate în facturile emise de contractanţi, întocmesc documentaţia de recepţie în vederea efectuării plăţilor conform condiţiilor contractuale şi întocmesc şi păstrează înregistrările aferente recepţiei;

p)ţin evidenţa repartizării şi utilizării bunurilor achiziţionate din fondurile alocate din Fond şi contribuţia naţională, conform destinaţiei şi scopului prevăzute în program;

q)pun la dispoziţia structurilor de control şi audit toate datele şi informaţiile solicitate;

r)asigură publicitatea acţiunilor realizate şi a bunurilor achiziţionate, conform prevederilor europene în vigoare, şi transmit spre aprobare materialele de promovare autorităţii responsabile;

s)suportă cheltuielile considerate neeligibile de către Comisia Europeană, autorităţile de audit naţionale şi europene, precum şi alte instituţii şi structuri abilitate cu atribuţii de control în ceea ce priveşte gestionarea financiară a proiectelor finanţate din Fond;

ş) răspund, împreună cu autoritatea responsabilă şi autoritatea delegată, pentru respectarea măsurilor din programele multianuale/anuale aprobate şi pentru eligibilitatea operaţiunilor finanţate din Fond, aplicând un management financiar şi tehnic riguros şi transparent;

t)întocmesc documentele de raportare lunară privind stadiul implementării contractelor, rapoartele de monitorizare şi evaluare a contractelor, conform procedurilor Fondului, şi le supun aprobării autorităţii responsabile;

ţ) operaţionalizează şi asigură funcţionarea sistemului contabil necesar gestionării sumelor primite din Fond;

u)utilizează registre contabile şi asigură înregistrarea contabilă adecvată a serviciilor/bunurilor/lucrărilor finanţate din Fond;

v)asigură transmiterea către autoritatea responsabilă şi autoritatea delegată, la solicitarea acestora, a informaţiilor şi documentelor privind înregistrarea în contabilitate a serviciilor/bunurilor/lucrărilor finanţate din Fond;

w)organizează şi păstrează arhiva documentaţiei proiectelor finanţate din Fond.

Articolul 12

(1)În vederea reflectării fondurilor acordate României prin Programul general în poziţia netă a României în relaţia financiară cu Uniunea Europeană, Unitatea de coordonare a relaţiilor bugetare cu Uniunea Europeană din cadrul Ministerului Finanţelor Publice primeşte de la autoritatea responsabilă şi prelucrează datele privind contribuţia financiară a Uniunii Europene, conform procedurii şi modelului elaborate de Ministerul Finanţelor Publice.

(2)Autoritatea responsabilă transmite Unităţii de coordonare a relaţiilor bugetare cu Uniunea Europeană din cadrul Ministerului Finanţelor Publice următoarele informaţii, conform procedurii elaborate de Ministerul Finanţelor Publice:

a)estimările alocărilor bugetare anuale pentru România, comunicate de Comisia Europeană pentru Fond, în conformitate cu art. 23 alin. (2) din Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului;

b)situaţia sumelor necesare achitării debitelor faţă de bugetul Uniunii Europene, inclusiv a achitării acestora şi a majorărilor de întârziere ca urmare a nerecuperării la timp a sumelor de la beneficiari;

c)situaţia sumelor aferente contribuţiei financiare a Uniunii Europene, transferate de Comisia Europeană, pentru Fond.

Articolul 13

La data intrării în vigoare a prezentului ordin, prevederile Ordinului ministrului internelor şi reformei administrative şi al ministrului economiei şi finanţelor nr. 398/168/2008 privind stabilirea cadrului general pentru planificarea strategică şi financiară, gestionarea, implementarea şi auditarea utilizării fondurilor acordate României prin Programul general "Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii", publicat în Monitorul Oficial al României nr. 170 din 5 martie 2008, cu modificările şi completările ulterioare, referitoare la Fondul pentru frontierele externe pentru perioada 2007-2013, nu se mai aplică.

Articolul 14

Prezentul ordin intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Ministrul administraţiei şi internelor,

Constantin-Traian Igaş

Ministrul finanţelor publice,

Gheorghe Ialomiţianu