Hotărâre nr. 295 din 27 martie 2025

În temeiul art. 108 din Constituția României, republicată, și al art. 34 alin. (7) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare,

Guvernul României adoptă prezenta hotărâre.

Articolul 1

Prezenta hotărâre stabilește condițiile de întocmire și accesare a Registrului general de evidență a salariaților, denumit în continuare Registru, de completare și transmitere în acesta a elementelor contractului individual de muncă, privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea acestuia, de către următoarele categorii de angajatori:

a)persoane fizice sau juridice de drept privat;

b)instituții/autorități publice/alte entități juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;

c)misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanțele organizațiilor internaționale acreditate în România, institutele culturale și reprezentanțele comerciale și economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetățenia română sau pentru străinul cu drept de muncă în România.

Articolul 2

În sensul prezentei hotărâri, termenii de mai jos au următoarele semnificații:

a)REGES-ONLINE - Registrul general de evidență a salariaților online - platformă informatică destinată completării, transmiterii, gestionării, consultării și procesării datelor referitoare la elementele contractului individual de muncă, cu respectarea dispozițiilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor);

b)prestator - persoana fizică ce desfășoară activități economice în condițiile Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 44/2008 privind desfășurarea activităților economice de către persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 182/2016, cu modificările și completările ulterioare, expertul contabil și contabilul autorizat care își exercită profesia individual ori prin societate de expertiză contabilă/societate de contabilitate în condițiile Ordonanței Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activității de expertiză contabilă și a contabililor autorizați, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau persoana juridică ce, în baza unui contract de prestări servicii încheiat cu angajatorul, efectuează serviciul de completare și transmitere a elementelor privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă;

c)date - elementele privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă.

Articolul 3

(1)Pentru persoanele care urmează să desfășoare activitate în baza unui contract individual de muncă, încheiat potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau în baza unor legi speciale, angajatorii menționați la art. 1 completează și transmit în Registru datele menționate la art. 4 alin. (2), cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către aceste persoane.

(2)Angajatorii au obligația să completeze datele în Registru în ordinea cronologică a încheierii, modificării, suspendării și încetării contractului individual de muncă.

(3)Angajatorii care au înființat sedii secundare, sucursale, agenții, reprezentanțe sau alte asemenea unități fără personalitate juridică, cărora le-au delegat competența încadrării personalului, pot delega acestora și competența completării și transmiterii datelor în Registru, în numele angajatorului.

(4)Dreptul și obligația privind completarea și transmiterea datelor în Registru sunt exclusiv ale angajatorului.

(5)Completarea și transmiterea datelor în Registru, precum și prelucrarea acestora se realizează de către unul sau mai mulți salariați, desemnați prin decizie scrisă de către angajatorii prevăzuți la art. 1, cu respectarea prevederilor legale privind protecția și confidențialitatea datelor cu caracter personal.

(6)Angajatorii prevăzuți la art. 1 lit. a) și c) pot contracta serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatorii prevăzuți la art. 2 lit. b), cu respectarea obligațiilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.

(7)În cazul prevăzut la alin. (6), completarea și transmiterea datelor în Registru, precum și prelucrarea acestora se realizează de către unul sau mai mulți salariați desemnați prin decizie scrisă de către prestator, dintre salariații proprii.

(8)Prestatorii prevăzuți la alin. (6) nu pot subcontracta serviciile de completare și transmitere a datelor în Registru încredințate de angajator.

(9)Angajatorii care au contractat serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru au obligația de a completa și transmite în acesta următoarele date:

a)datele de identificare ale prestatorului - codul unic de identificare - CUI/codul de identificare fiscală - CIF, denumirea prestatorului, sediul social, numele și prenumele reprezentantului legal în cazul persoanei juridice;

b)data încheierii contractului de prestări servicii;

c)data de început al prestării de servicii;

d)durata contractului de prestări servicii;

e)data încetării contractului de prestări servicii.

(10)Transmiterea datelor prevăzute la alin. (9) se realizează în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii, respectiv a încetării contractului de prestări servicii.

(11)Contractarea serviciului de completare și transmitere a datelor în Registru nu exonerează angajatorul de obligațiile stabilite de prezenta hotărâre.

(12)Răspunderea pentru completarea, transmiterea și corectitudinea datelor transmise în Registru revine în exclusivitate angajatorului.

(13)Angajatorii sau, după caz, prestatorii care completează și transmit datele în Registru au obligația să prelucreze datele cu caracter personal ale salariaților, cu respectarea dispozițiilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

Articolul 4

(1)Registrul se înființează în formă electronică, se completează și se transmite pe platforma informatică pusă la dispoziție de Inspecția Muncii.

(2)Angajatorii prevăzuți la art. 1 completează și transmit în Registru următoarele date, fără a avea caracter limitativ:

a)datele de identificare ale angajatorului, cum ar fi: denumirea, codul unic de identificare - CUI, codul de identificare fiscală - CIF, sediul social, numele și prenumele reprezentantului legal - pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, domiciliul - pentru persoanele fizice;

b)datele de identificare ale salariaților, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, numărul de identificare fiscală - NIF, cetățenia și țara de proveniență - Uniunea Europeană - UE, din afara Uniunii Europene, Spațiul Economic European - SEE;

c)pentru persoanele cu dizabilități, gradul, tipul de handicap și durata certificatului de încadrare în grad și tip de handicap;

d)data încheierii contractului individual de muncă, numărul acestuia și data începerii activității;

e)funcția/ocupația, conform specificației Clasificării ocupațiilor din România sau altor acte normative;

f)tipul contractului individual de muncă;

g)durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/determinată;

h)locul de muncă, respectiv fix sau mobil;

i)durata timpului de muncă și repartizarea acestuia;

j)salariul de bază lunar brut, indemnizațiile, sporurile, precum și alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă;

k)datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de muncă temporară;

l)data transferului, precum și datele de identificare ale angajatorului la care se face transferul în condițiile legii;

m)data la care începe și data la care încetează detașarea, precum și datele de identificare ale angajatorului la care se face detașarea;

n)data la care începe și data la care încetează detașarea transnațională, definită la art. 2 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 16/2017 privind detașarea salariaților în cadrul prestării de servicii transnaționale, cu modificările și completările ulterioare, statul în care urmează să se realizeze detașarea transnațională, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detașat, precum și natura acestei activități;

o)data la care începe și data la care încetează detașarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spațiului Economic European, statul în care urmează să se realizeze detașarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detașat, precum și natura acestei activități;

p)perioada, cauzele de suspendare și data încetării suspendării contractului individual de muncă;

q)data și temeiul legal al încetării contractului individual de muncă.

Articolul 5

(1)Transmiterea în Registru a datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) se face după cum urmează:

a)datele prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. a)-k) se transmit cel târziu în ziua anterioară începerii activității pentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul;

b)datele prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. l) se transmit în termen de 5 zile lucrătoare de la data transferului, respectiv de la data preluării prin transfer;

c)datele prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. m) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detașării salariatului;

d)datele prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. n) și o) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detașării salariatului pe teritoriul altui stat;

e)datele prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. p) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/datei încetării suspendării, cu excepția cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical, a absențelor nemotivate, precum și a situațiilor de suspendare în caz de forță majoră, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării;

f)datele prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. q) se transmit cel târziu la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoștință a evenimentului ce a determinat, în condițiile legii, încetarea contractului individual de muncă.

(2)Orice modificare a datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. b) și c) se transmite în Registru în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a documentului din care rezultă modificarea intervenită.

(3)Orice modificare a datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. e)-i) se transmite în Registru cel târziu în ziua anterioară producerii modificării. Excepție fac situațiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătorești, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoștință de conținutul acesteia.

(4)Orice modificare a datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. j) se transmite în Registru în termen de 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării. Excepție fac situațiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătorești, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoștință de conținutul acesteia.

(5)Orice modificare privind perioada de detașare prevăzută la art. 4 alin. (2) lit. m)-o) se transmite în Registru cel târziu în ziua anterioară producerii modificării.

(6)Pe perioada detașării prevăzută la art. 4 alin. (2) lit. m), transmiterea în Registru a suspendărilor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. p) se face în condițiile prevăzute la alin. (1) lit. e), iar modificările prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. h)-j) se completează și se transmit în Registru de către angajatorul la care s-a dispus detașarea, în aceleași condiții ca cele prevăzute la alin. (2) și (3) sau cel mai târziu până la data încetării detașării, dacă aceasta este anterioară acestor termene.

(7)Orice modificare a datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. a) se transmite în Registru în termen de 3 zile lucrătoare de la data producerii modificării.

(8)Orice corecție a erorilor survenite în completarea Registrului se face la data la care angajatorul a luat cunoștință de acestea.

Articolul 6

Inspecția Muncii, în calitate de operator de date cu caracter personal, administrează baza de date cu respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal, fără a putea interveni asupra datelor care, potrivit legii, sunt completate exclusiv de către angajatori.

Articolul 7

Angajatorii au obligația de a completa și de a transmite datele în Registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat.

Articolul 8

(1)Angajatorii prevăzuți la art. 1 au obligația de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariații încadrați cu contract individual de muncă, de a-l păstra în bune condiții la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar, dacă este delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum și de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

(2)În situația în care părțile au optat să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, angajatorii prevăzuți la art. 1 au obligația de a întocmi un dosar de personal în format electronic, cu respectarea prevederilor legale privind arhivarea documentelor în formă electronică, care va fi pus la dispoziția inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

(3)Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puțin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în Registru.

(4)La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligați să îi elibereze acestuia copii ale documentelor existente în dosarul personal, în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării.

(5)Documentele sunt eliberate în copie certificată pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator.

(6)La încetarea activității salariatului, angajatorii au obligația să îi elibereze acestuia o adeverință care să ateste activitatea desfășurată, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, precum și un extras din Registru, certificat prin semnătură, în condițiile legii.

(7)La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligați să îi elibereze acestuia o adeverință care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, astfel cum rezultă din Registru și din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la data solicitării.

(8)Dosarele personale ale fiecărui salariat se păstrează în condiții corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum și respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal și ale art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, referitoare la statele de plată. Angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiții, precum și pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor obligații.

Articolul 9

(1)Constituie contravenție netransmiterea datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. a)-j) cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul și se sancționează conform art. 260 alin. (1) lit. e^1) din Legea nr. 53/2003, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

(2)Constituie contravenție și se sancționează astfel următoarele fapte:

a)netransmiterea în Registru, în termenul prevăzut la art. 5 alin. (1) lit. a), a elementelor contractului individual de muncă, pentru care există dovada executării acestuia, respectiv prestarea muncii și plata salariului, cu declararea la Agenția Națională de Administrare Fiscală, în termenul legal, a elementelor contractului individual de muncă și a sumelor aferente drepturilor salariale, cu amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei pentru fiecare persoană neînregistrată în Registru;

b)netransmiterea datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. l), în termenele prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. b), cu amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei;

c)netransmiterea datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. m), în termenele prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. c), cu amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei pentru fiecare situație de detașare neînregistrată în Registru;

d)netransmiterea datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. n) și o), în termenele prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. d), cu amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei pentru fiecare situație de detașare neînregistrată în Registru;

e)netransmiterea datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. p), în termenele prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. e), cu amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei pentru fiecare situație de suspendare neînregistrată în Registru.

(3)Constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei următoarele fapte:

a)netransmiterea modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. b), c) și e)-j), în termenele prevăzute la art. 5 alin. (2), (3) și (4);

b)netransmiterea modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. m)-o), în termenele prevăzute la art. 5 alin. (5);

c)netransmiterea modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. a), în termenul prevăzut la art. 5 alin. (7);

d)netransmiterea modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. p) și q), în termenul prevăzut la art. 5 alin. (1) lit. e) și f).

(4)Constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 3.000 lei la 6.000 lei următoarele fapte:

a)completarea Registrului cu date eronate sau incomplete;

b)nerespectarea prevederilor art. 3 alin. (8)-(10) privind transmiterea în Registru a informațiilor despre încheierea contractelor de prestări servicii în termenul stabilit.

(5)Constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 3.000 lei la 6.000 lei încălcarea obligației de a păstra dosarul personal la sediul angajatorilor sau, după caz, la sediul secundar, care are delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă.

(6)Constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei încălcarea de către angajator a prevederilor art. 8 alin. (4)-(8).

(7)Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor angajatorilor se fac de către inspectorii de muncă.

(8)Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor prevăzute la alin. (1)-(6) se fac cu respectarea:

a)art. 22 din Convenția de la Viena cu privire la relațiile diplomatice, încheiată la Viena la 18 aprilie 1961, ratificată prin Decretul nr. 566/1968, respectiv a art. 31 din Convenția de la Viena cu privire la relațiile consulare, la care România a aderat prin Decretul nr. 481/1971;

b)art. 31 din Convenția de la Viena cu privire la relațiile diplomatice, încheiată la Viena la 18 aprilie 1961, ratificată prin Decretul nr. 566/1968, respectiv a art. 43 din Convenția de la Viena cu privire la relațiile consulare, la care România a aderat prin Decretul nr. 481/1971, referitoare la imunitatea de jurisdicție a agenților diplomatici, respectiv a agenților consulari;

c)inviolabilității și imunității reprezentanțelor organizațiilor internaționale acreditate în România potrivit convențiilor/ acordurilor de sediu la care România este parte.

Articolul 10

(1)Inspecția Muncii asigură accesul autorităților/ instituțiilor publice la informațiile din Registru, pe baza unor aplicații de interogare specifice sau prin punerea la dispoziție a unor informații din Registru, cu respectarea măsurilor de protecție a datelor cu caracter personal, numai dacă în cuprinsul actului normativ de organizare și funcționare a acestora se prevede că acestea au dreptul de a primi aceste informații în vederea realizării atribuțiilor lor. Condițiile, procedura de lucru și limitele accesului la informații se stabilesc de Inspecția Muncii prin protocoale de colaborare încheiate cu autoritățile/instituțiile publice solicitante, în condițiile legii, care vor fi publicate pe pagina de internet a Inspecției Muncii.

(2)Pentru personalul încadrat în Ministerul Afacerilor Externe cu raport de muncă, prevederile prezentei hotărâri se aplică în condițiile stabilite printr-un protocol de colaborare încheiat între Ministerul Afacerilor Externe și Inspecția Muncii.

(3)În scopul realizării atribuțiilor, Inspecția Muncii beneficiază de accesul la bazele de date, strict necesare, deținute de autorități/instituții publice, potrivit legii.

Articolul 11

(1)Angajatorii au obligația de a se înregistra în Registru în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri.

(2)În termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, angajatorii au obligația de a completa și de a transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic care face obiectul soluției tehnice pentru transmiterea datelor în registru de către angajatori, prevăzut de art. 10 din Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților.

(3)Încălcarea obligației prevăzute la alin. (1) constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 15.000 lei la 20.000 lei.

(4)Încălcarea obligației prevăzute la alin. (2) constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei.

(5)Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor se fac de către inspectorii de muncă.

Articolul 12

În termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, Ministerul Muncii, Familiei, Tineretului și Solidarității Sociale va aproba prin ordin elementele de funcționalitate tehnică a Procedurii de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din Registru, care se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Articolul 13

Contravențiilor prevăzute în prezenta hotărâre le sunt aplicabile dispozițiile Ordonanței Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravențiilor, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările și completările ulterioare.

Articolul 14

Prezenta hotărâre intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I, cu excepția prevederilor art. 9 și art. 11 alin. (3) și (4), care intră în vigoare la 30 de zile de la data publicării.

Articolul 15

La 6 luni de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri se abrogă Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1005 din 19 decembrie 2017.

București, 27 martie 2025.

Nr. 295.