Ordin nr. 946 din 4 iulie 2005 (actualizat)

*)Textul iniţial a fost publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 675 din 28 iulie 2005. Aceasta este forma actualizată de S.C. "Centrul Teritorial de Calcul Electronic" S.A. Piatra Neamţ până la data de 12 septembrie 2006, cu modificările şi completările aduse de ORDINUL nr. 1.389 din 22 august 2006.

În temeiul art. 11 alin. (5) din Hotărârea Guvernului nr. 208/2005 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Finanţelor Publice şi a Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, cu modificările ulterioare, al art. 5 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, şi al art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare,

având în vedere angajamentele asumate de România în cadrul capitolului 28 "Control financiar" de negociere cu Uniunea Europeană,

luând în considerare prevederile referitoare la controlul financiar din cap. 12 al Programului de guvernare pe perioada 2005-2008,

ministrul finanţelor publice emite următorul ordin:

Articolul 1

Se aprobă Codul controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice, prevăzut în anexa nr. 1.

Art. 1 a fost modificat de pct. 1 al art. I din ORDINUL nr. 1.389 din 22 august 2006, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 771 din 12 septembrie 2006.

Articolul 2

(1)Conducătorii entităţilor publice vor dispune - ţinând cont de particularităţile cadrului legal, organizaţional, de personal, de finanţare şi de alte elemente specifice, precum şi de standardele prevăzute în anexa la prezentul ordin - măsurile necesare pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemelor de control managerial ale fiecărei organizaţii, inclusiv a procedurilor, formalizate pe activităţi.

(2)Obiectivele, acţiunile, responsabilităţile, termenele, precum şi alte componente ale măsurilor respective vor fi cuprinse în programe de dezvoltare a sistemelor de control managerial, elaborate la nivelul fiecărei entităţi publice.

(3)În programe vor fi cuprinse în mod distinct şi acţiunile de perfecţionare profesională, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cat şi pentru cele de execuţie, prin cursuri organizate de Şcoala de Finanţe Publice şi Vama, Institutul Naţional de Administraţie sau de alte organisme abilitate.

Articolul 3

(1)În vederea monitorizarii, coordonării şi îndrumării metodologice cu privire la sistemele proprii de control managerial, prin act de decizie interna, conducătorul entităţii publice constituie structuri cu atribuţii în acest sens.

(2)Componenta, modul de organizare şi de lucru, precum şi alte elemente privind structurile prevăzute la alin. (1) se stabilesc, în funcţie de volumul şi de complexitatea activităţilor din fiecare entitate publică, de către conducătorul acesteia.

(3)În vederea elaborării procedurilor formalizate pe activităţi, entităţile publice pot utiliza modelul prezentat în anexa nr. 2.

Alin. (3) al art. 3 a fost introdus de pct. 2 al art. I din ORDINUL nr. 1.389 din 22 august 2006, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 771 din 12 septembrie 2006.

Articolul 4

(1)Programele întocmite conform art. 2 alin. (2) şi actele de constituire a structurilor prevăzute la art. 3 alin. (1) vor fi transmise, în vederea informării şi armonizării, la entităţile publice superioare, până la data de 29 iulie 2005. (2) Documentele prevăzute la alin. (1), care se referă la entităţile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special, vor fi transmise de către acestea la Ministerul Finanţelor Publice, Unitatea centrala de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, până la data de 15 august 2005. (3) Progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemelor de control managerial, în raport cu programele prevăzute la art. 2 alin. (2), precum şi situaţiile deosebite observate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică derulate de structurile prevăzute la art. 3 alin. (1) vor face obiectul informărilor care vor fi transmise până pe data de 10 a lunii următoare fiecărui trimestru încheiat, în cazul entităţilor prevăzute la art. 4 alin. (1) şi, respectiv, până la data de 15 a lunii următoare fiecărui trimestru încheiat, în cazul entităţilor prevăzute la art. 4 alin. (2).

Articolul 5

În vederea asigurării bunei gestiuni a fondurilor publice şi/sau a patrimoniului public, Ministerul Finanţelor Publice, prin Unitatea centrala de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, va aviza, din punct de vedere al referirilor la procedurile de control, proiectele de reglementări cu implicaţii financiare, care se elaborează şi se aproba la nivelul entităţilor publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special, la solicitarea acestora.

Articolul 5^1

Anexele nr. 1 şi 2 fac parte integrantă din prezentul ordin.

Art. 5^1 a fost introdus de pct. 3 al art. I din ORDINUL nr. 1.389 din 22 august 2006, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 771 din 12 septembrie 2006.

Articolul 6

Prezentul ordin va fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi va fi cuprins în pagina de Internet a Ministerului Finanţelor Publice.

Ministrul finanţelor publice,

Ionel Popescu

Bucureşti, 4 iulie 2005.

Nr. 946.

Anexa 1

CODUL CONTROLULUI INTERN

cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice

STANDARDELE DE MANAGEMENT/CONTROL INTERN LA ENTITĂŢILE

PUBLICE

–Prezentare generală -

1.O noua abordare a controlului intern

Acquis-ul comunitar în domeniul controlului intern este alcătuit, în mare măsura, din principii generale de buna practica, acceptate pe plan internaţional şi în Uniunea Europeană.

Modalitatea în care aceste principii, se transpun în sistemele de management/control intern este specifică fiecărei tari, ţinând cont de condiţiile constituţionale, administrative, legislative, culturale etc.

În contextul principiilor generale de buna practica care compun acquis-ul comunitar, controlului i se asociază o acceptiune mult mai larga, acesta fiind privit ca o funcţie managerială, şi nu ca o operaţiune de verificare. Prin funcţia de control, managementul constata abaterile rezultatelor de la obiective, analizează cauzele care le-au determinat şi dispune măsurile corective sau preventive ce se impun.

● Natura obiectivelor

Obiectivele entităţii publice pot fi grupate în trei categorii:

1) Eficacitatea şi eficienta funcţionarii

Aceasta categorie cuprinde obiectivele legate de scopurile entităţii publice şi de utilizarea eficienta a resurselor. De asemenea, tot aici sunt incluse şi obiectivele privind protejarea resurselor entităţii publice de utilizare inadecvata sau de pierderi, ca şi identificarea şi gestionarea pasivelor.

2) Fiabilitatea informaţiilor interne şi externe

Aceasta categorie include obiectivele legate de ţinerea unei contabilitati adecvate, ca şi de fiabilitatea informaţiilor utilizate în entitatea publică sau difuzate către terţi. De asemenea, în această categorie sunt incluse şi obiectivele privind protejarea documentelor împotriva a două categorii de fraude: disimularea fraudei şi distorsionarea rezultatelor.

3) Conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne

Aceasta categorie cuprinde obiective legate de asigurarea ca activităţile entităţii publice se desfăşoară în conformitate cu obligaţiile impuse de lege şi de regulamente, precum şi cu respectarea politicilor interne.

● Descompunerea şi formularea obiectivelor

În entitatea publică, obiectivele generale se descompun în obiective derivate, care, la rândul lor, se descompun în obiective specifice (individuale), formând un ansamblu coerent. Formularea obiectivelor poate fi calitativă sau cantitativă, însă, în orice caz, trebuie definiţi indicatori de rezultate, pe cat posibil comensurabili.

● Planificarea

Pentru a se realiza obiectivele, se desfăşoară activităţi adecvate, cărora este necesar sa li se aloce resurse. Expresia valorică a resurselor se reflecta în buget, care reprezintă planul financiar. Obiectivele, activităţile eşalonate în timp şi resursele aferente constituie planul de management. Planificarea constituie un element fundamental al sistemului de control, managerial, deoarece, prin plan, se stabileşte baza de referinţa în raport cu care aceasta se exercită.

● Organizarea

Activităţile prin care se realizează obiectivele (individuale, derivate şi generale) sunt transpuse în sarcini (componenta elementara), atribuţiuni şi funcţiuni (componente agregate) şi sunt atribuite, spre efectuare, componentelor structurale ale entităţii publice (posturi şi compartimente). Aceasta conduce la definirea unei structuri organizatorice adecvate îndeplinirii obiectivelor. Controlul managerial nu poate opera în afară unui plan şi a unei structuri organizatorice adecvate.

● Riscurile

Evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor constituie riscuri care trebuie identificate.

Managementul are obligaţia de a identifica riscurile şi de a întreprinde acele acţiuni care plaseaza şi menţin riscurile în limite acceptabile. Trebuie menţinut un echilibru între nivelul acceptabil al riscurilor şi costurile pe care le implica aceste acţiuni.

● Procedurile

Pentru realizarea obiectivelor trebuie să se asigure un echilibru între sarcini, competenţa (autoritate decizionala conferita prin delegare) şi responsabilităţi (obligaţia de a realiza obiectivele) şi să se definească proceduri. Procedurile reprezintă paşii ce trebuie urmati (algoritmul) în realizarea sarcinilor, exercitarea competentelor şi angajarea responsabilităţilor.

În acest context, se afirma, despre controlul intern, ca:

–este integrat în sistemul de management al fiecărei componente structurale a entităţii publice;

–intră în grija personalului de la toate nivelurile;

–oferă o asigurare rezonabila a atingerii obiectivelor, începând cu cele individuale şi terminand cu cele generale.

● Activităţile de control

Controlul este prezent pe toate palierele entităţii publice şi se manifesta sub forma autocontrolului, controlului în lant (pe faze ale procesului) şi a controlului ierarhic. Din punct de vedere al momentului în care se exercită, controlul este concomitent (operativ), ex-ante (feed-forward) şi ex-post (feed-back).

Printre activităţile de control curente se regăsesc: observarea, compararea, aprobarea, raportarea, coordonarea, verificarea, analiza, autorizarea, supervizarea, examinarea, separarea funcţiunilor şi monitorizarea. În afară activităţilor de control integrate în linia de management, pot fi organizate controale specializate, efectuate de componente structurate anume constituite (comisii, compartimente de control etc), a căror activitate se desfăşoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor.

● Definirea

Pentru o înţelegere adecvată a conceptului de control intern, privit prin prisma principiilor generale de buna practica acceptate pe plan internaţional şi în Uniunea Europeană, se reda mai jos definiţia adoptată de Comisia Europeană.

Controlul intern reprezintă ansamblul politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de către managementul şi personalul entităţii publice, în vederea furnizarii unei asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entităţii publice într-un mod economic, eficient şi eficace; respectarea regulilor externe şi a politicilor şi regulilor managementului; protejarea bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi depistarea fraudelor şi greşelilor; calitatea documentelor de contabilitate şi producerea în timp util de informaţii de încredere, referitoare la segmentul financiar şi de management*).

2.Scopul şi definirea standardelor de control intern

Standardele de control intern definesc un minimum de reguli de management, pe care toate entităţile publice trebuie să le urmeze.

Obiectivul standardelor, este de a crea un model de control managerial uniform şi coerent. De asemenea, standardele constituie un sistem de referinţa, în raport cu care se evaluează, sistemele de control intern, se identifica zonele şi direcţiile de schimbare.

Stabilirea sistemelor de control intră în responsabilitatea managementului fiecărei entităţi publice şi trebuie să aibă la baza standardele, elaborate de Ministerul Finanţelor Publice, Formularea cat mai generală a standardelor a fost necesară pentru a da posibilitatea managerilor să le aplice, în pofida deosebirilor semnificative între diferitele entităţi publice.

Sistemele de control managerial trebuie dezvoltate ţinând cont de specificul legal, organizaţional, de personal, de finanţare etc., al fiecărei entităţi publice în parte.

La elaborarea standardelor interne s-a ţinut cont de experienţa în domeniu a Comisiei Europene, INTOSAI, Comitetului Entităţilor publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway, Institutului Canadian al Contabililor Autorizaţi.

Standardele sunt grupate în cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului managerial:

● Mediul de control. Acesta grupează problemele legate de organizare, managementul resurselor umane, etica, deontologie şi integritate.

*)Alte definiţii ale controlului intern:

–INTOSAI

Controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurare rezonabila ca obiectivele managementului sunt îndeplinite;

–Comitetul Entităţilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.) - COSO

Controlul intern este un proces implementat de managementul entităţii publice, care intenţionează sa furnizeze o asigurare rezonabila cu privire la atingerea obiectivelor, grupate în următoarele categorii: eficacitatea şi eficienta funcţionarii; fiabilitatea informaţiilor financiare; respectarea fagilor şi regulamentelor.

–Institutul Canadian al Contabililor Autorizaţi (Criteria of Control) - CoCo

Controlul Intern este ansamblul elementelor unei organizaţii (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura şi sarcinile) care, în mod colectiv, îi ajuta pe oameni sa realizeze obiectivele entităţii publice, grupate în trei categorii: eficacitatea şi eficienta funcţionarii; fiabilitatea informatiei interne şi externe; respectarea legilor, regulamentelor şi politicilor interne.

● Performanta şi managementul riscurilor. Acest element subsumeaza problematica managementului legată de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianuala), programare (planul de management) şi performanta (monitorizarea performantei).

● Informarea şi comunicarea. În aceasta secţiune sunt grupate problemele ce ţin de crearea unui sistem informaţional adecvat şi a unui sistem de rapoarte privind execuţia planului de management, a bugetului, a utilizării resurselor, semnalarea abaterilor. De asemenea, conservarea şi arhivarea documentelor trebuie avută în vedere.

● Activităţi de control. Standardele subsumate acestui element-cheie al controlului managerial se focalizeaza asupra: documentării procedurilor; continuităţii operaţiunilor; înregistrării excepţiilor (abaterilor de proceduri); separarii atribuţiilor; supravegherii (monitorizarii) etc.

● Auditarea şi evaluarea. Problematica vizata de aceasta grupa de standarde priveşte dezvoltarea capacităţii de evaluare a controlului managerial, în scopul asigurării continuităţii procesului de perfecţionare a acestuia.

Fiecare standard este structurat pe 3 componente:

● Descrierea standardului - prezintă trăsăturile definitorii ale domeniului de management la care se referă standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia;

● Cerinţe generale - anunţa direcţiile determinante în care trebuie acţionat, în vederea respectării standardului;

● Referinţe principale - listeaza actele normative reprezentative, care cuprind prevederi aplicabile standardului.

Pe ansamblu, standardele şi referinţele principale asociate constituie pachetul reprezentativ al normelor de reglementare - Codul controlului intern -, care guvernează obiectivele, organizarea şi funcţionarea sistemelor de management financiar şi control (control intern) la entităţile publice.

În contextul acţiunilor pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemelor de control managerial, entităţile publice au obligaţia actualizării permanente a listei actelor normative reprezentative, cuprinse în componenţa "referinţe principale" a fiecărui standard, precum şi a completării acesteia cu orice alte reglementări care cuprind prevederi aplicabile fiecărui standard.

Ultimul alineat de la pct. 2 "Scopul şi definirea standardelor de control intern" de la Cap. "Prezentare generală" din anexa 1 a fost introdus de pct. 4 al art. I din ORDINUL nr. 1.389 din 22 august 2006, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 771 din 12 septembrie 2006.

STANDARDELE DE MANAGEMENT/CONTROL INTERN LA ENTITĂŢILE

PUBLICE

–lista standardelor -

–Mediul de control

Standardul 1 - ETICA, INTEGRITATEA

Standardul 2 - ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI

Standardul 3 - COMPETENTA, PERFORMANTA

Standardul 4 - FUNCŢII SENSIBILE

Standardul 5 - DELEGAREA

Standardul 6 - STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

–Performanţe şi managementul riscului

Standardul 7 - OBIECTIVE

Standardul 8 - PLANIFICAREA

Standardul 9 - COORDONAREA

Standardul 10 - MONITORIZAREA PERFORMANTELOR

Standardul 11 - MANAGEMENTUL RISCULUI

Standardul 15 - IP0TEZE, REEVALUARI

–Informarea şi comunicarea

Standardul 12 - INFORMAREA

Standardul 13 - COMUNICAREA

Standardul 14 - CORESPONDENTA

Standardul 16 - SEMNALAREA NEREGULARITĂŢILOR

–Activităţi de control

Standardul 17 - PROCEDURI

Standardul 18 - SEPARAREA ATRIBUŢIILOR

Standardul 19 - SUPRAVEGHEREA

Standardul 20 - GESTIONAREA ABATERILOR

Standardul 21 - CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII

Standardul 22 - STRATEGII DE CONTROL

Standardul 23 - ACCESUL LA RESURSE

–Auditarea şi evaluarea

Standardul 24 - VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI

Standardul 25 - AUDITUL INTERN

Standard 1

ETICA, INTEGRITATEA

1.1.Descrierea standardului

Entitatea publică asigura condiţiile necesare cunoaşterii, de către angajaţi, a reglementărilor care guvernează comportamentul acestora, prevenirea şi raportarea fraudelor*) şi neregulilor.

1.2.Cerinţe generale

–Managerul şi salariaţii trebuie să aibă un nivel corespunzător de integritate**) profesională şi personală şi să fie constienti de importanţa activităţii pe care o desfăşoară;

–Managerul, prin deciziile sale şi exemplul personal, sprijină şi promovează valorile etice şi integritatea profesională şi personală a salariaţilor. Deciziile şi exemplul personal trebuie să reflecte:

● valorificarea transparenţei şi probitatii în activitate;

● valorificarea competentei profesionale;

● iniţiativa prin exemplu;

● conformitatea cu legile, regulamentele, regulile şi politicile specifice;

● respectarea confidenţialităţii informaţiilor;

● tratamentul echitabil şi respectarea indivizilor;

● relaţiile loiale cu colaboratorii;

● caracterul complet şi exact al operaţiilor şi documentaţiilor;

● modul profesional de abordare a informaţiilor financiare;

–Salariaţii manifesta acel comportament şi dezvolta acele acţiuni percepute ca etice în entitatea publică;

–Managerul şi salariaţii au o abordare pozitiva faţă de controlul financiar, a cărui funcţionare o sprijină.

13.Referinţe principale***)

–Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările ulterioare;

–Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduita a funcţionarilor publici;

–Legea nr. 251/2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acţiuni de protocol în exercitarea mandatului sau a funcţiei;

–Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnitatilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu modificările şi completările ulterioare;

–Legea nr. 115/1996 privind declararea şi controlul averii demnitarilor, magistraţilor, funcţionarilor publici şi unor persoane cu funcţii de conducere, cu modificările şi completările ulterioare;

–Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduita a personalului contractual din autorităţile şi entităţile publice;

–Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările şi completările ulterioare;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 14/2005 privind modificarea formularelor privind declaraţia de avere şi pentru declaraţia de interese;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 56/2003 privind crearea statutului special al funcţionarului public denumit manager public, cu modificările şi completările ulterioare;

–Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1190/2004 pentru aprobarea Codului etic al profesiei de controlor delegat;

–Ordinul nr. 252/2004 al ministrului finanţelor publice, pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului intern.

*)Frauda înseamnă orice acţiune sau omisiune intenţionată în legătură cu: utilizarea sau prezentarea de declaraţii ori documente false, incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevăzute în Cap. III, secţiunea 4^1 din Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările ulterioare, care au ca efect alocarea/dobândirea, respectiv utilizarea nepotrivita sau incorectă a fondurilor comunitare de la bugetul general al Comunităţii Europene şi/sau a sumelor de cofinanţare aferente de la bugetul de stat, bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) lit. a) - f) şi l) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare, şi la art. 1 alin. (2) lit. a) - d) din Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 aprobată cu modificări prin Legea nr. 108/2004, cu modificările ulterioare; necomunicarea unei informaţii prin încălcarea unei obligaţii specifice, având acelaşi efect la care s-a făcut referire anterior; deturnarea acestor fonduri de la scopurile pentru care au fost acordate iniţial (conform art. 2 lit. b) din Ordonanţa Guvernului nr. 79/2003 privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi a fondurilor de cofinanţare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările şi completările ulterioare).

**)Integritate: Caracter integru; sentiment al demnităţii, dreptăţii şi constiinciozitatii, care serveşte drept călăuza în conduita omului; onestitate, cinste, probitate.

***)Valorile etice fac parte din cultura entităţii publice şi constituie un cod nescris, pe baza căruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea publică trebuie să aibă un cod de conduita oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniforma a valorilor etice a tuturor salariaţilor Codul etic stabileşte care sunt obligaţiile rezultate din lege cărora trebuie să li se supună salariaţii, în plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de muncă: depunerea declaraţiei de avere, a declaraţiei pentru prevenirea conflictului de interese. Exista şi cazuri în care legea prevede incompatibilităţi pentru ocuparea unor funcţii publice.

Codul de conduita a funcţionarilor publici este aprobat prin lege. La nivelul fiecărei instituţii, codul etic se aproba de către conducător.

Pentru a putea acţiona în conformitate cu valorile entităţii publice, salariaţii au nevoie de sprijin şi de o comunicare deschisă, în special atunci când este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor şi a incertitudinilor în materie de conduita adecvată. Salariaţii entităţilor publice sunt liberi sa comunice preocuparile lor în materie de etica. Managementul entităţii trebuie să creeze un mediu adecvat acestui tip de comunicare.

Conducerea trebuie să supravegheze comportamentul efectiv al salariaţilor din subordine, referitor la standardul de etica şi integritate şi sa trateze în mod adecvat orice abatere de la codul de conduita.

Standard 2

ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI

2.1.Descrierea standardului

Entitatea publică transmite angajaţilor şi actualizează permanent:

● documentul privind misiunea entităţii publice;

● regulamentele interne;

● fişa postului (funcţiei).

2.2.Cerinţe generale

–Atribuţiile entităţii publice pot fi realizate numai dacă sunt cunoscute de salariaţi şi aceştia acţionează concertat;

–Fiecare salariat are un rol bine definit în entitatea publică, stabilit prin fişa postului;

–Sarcinile sunt încredinţate şi rezultatele sunt comunicate numai în raportul manager - salariat - manager (şef - subaltern - şef);

–Managerii trebuie să identifice sarcinile în realizarea cărora salariaţii pot fi expuşi unor situaţii dificile şi care influenţează în mod negativ managementul entităţii;

–Managerul trebuie să-susţină salariatul în îndeplinirea sarcinilor sale.

2.3.Referinţe principale*)

–Legea nr. 90/2001 privind organizarea şi funcţionarea Guvernului României şi a ministerelor, modificată şi completată prin Legea nr. 23/2004;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 64/2003 privind stabilirea unor măsuri privind înfiinţarea, organizarea, reorganizarea sau funcţionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare în cadrul administraţiei publice centrale;

–Hotărârea Guvernului nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici;

–Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice;

–Hotărârea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizării principalelor funcţii de sprijin pe care le asigura ministerele, celelalte organe centrale şi organizaţii neguvernamentale privind prevenirea şi gestionarea situaţiilor de urgenta.

*)Managementul entităţii publice va comunică tuturor angajaţilor care sunt sarcinile entităţii, rezultate din actul normativ de organizare şi funcţionare. Totodată, se va îngriji ca aceste sarcini să se regaseasca în Regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice, la care să aibă acces toţi salariaţii. Se vor întocmi şi se vor actualiza, ori de câte ori necesităţile o vor cere, fişele postului pentru toţi funcţionarii publici şi personalul contractual din entitatea publică. Aceasta este o obligaţie permanenta, a fiecărui nivel de management.

Regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii se publică pe pagina de Internet a entităţii publice.

Standard 3

COMPETENTA, PERFORMANTA*)

3.1.Descrierea standardului

Managerul asigura ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competentelor şi asigura condiţii pentru dezvoltarea capacităţii profesionale a salariatului.

3.2.Cerinţe generale

–Managerul şi salariaţii au acele cunoştinţe, abilitaţi şi experienţa care fac posibila îndeplinirea eficienta şi efectivă a sarcinilor;

–Competenţa angajaţilor şi sarcinile încredinţate trebuie să se afle în echilibru permanent stabil. Acţiuni pentru asigurarea acestuia:

● definirea cunoştinţelor şi deprinderilor necesare pentru fiecare loc de muncă;

● conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit;

● identificarea planului de pregătire de baza a noului angajat, încă din timpul procesului de recrutare;

● revederea necesităţilor de pregătire, în contextul evaluării anuale a angajaţilor şi urmărirea evoluţiei carierei;

● asigurarea faptului ca necesităţile de pregătire identificate sunt satisfacute;

● dezvoltarea capacităţii interne de pregătire, complementara formelor de pregătire externe entităţii publice;

● definirea politicii de pregătire/mobilitate;

–Performanţele angajaţilor se evaluează cel puţin o dată pe an şi sunt discutate cu aceştia de către realizatorul raportului;

–Competenţa şi performanta trebuiesc susţinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, software-urile, brevetele, metodele de lucru etc;

–Nivelul de competenţa necesar este cel care constituie premisa performantei.

3.3.Referinţe principale

–Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificările şi completările ulterioare;

–Hotărârea Guvernului nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici;

–Hotărârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici;

–Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale;

–Hotărârea Guvernului nr. 1021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 92/2004 privind reglementarea drepturilor salariale şi a altor drepturi ale funcţionarilor publici pentru anul 2005;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele măsuri în domeniul funcţiei publice;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 92/2004 privind reglementarea drepturilor salariale şi a altor drepturi ale funcţionarilor publici pentru anul 2005;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele măsuri în domeniul funcţiei publice;

–Legea nr. 154/1998 privind sistemul de stabilire a salariilor de baza în sectorul bugetar şi a indemnizaţiilor pentru persoane care ocupa funcţii de demnitate publică;

–Legea nr. 40/1991 cu privire la salarizarea Preşedintelui şi Guvernului României şi a personalului Presedintiei, republicată;

–Hotărârile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a funcţiilor publice;

–Ordonanţa Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulţilor;

–Hotărârea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulţilor;

–Ordinul nr. 206/2005 al Preşedintelui Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici pentru aprobarea metodologiei de evaluare a posturilor şi a criteriilor de evaluare a posturilor;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 15/2005 privind unele măsuri pentru ocuparea prin concurs a funcţiilor publice vacante din cadrul autorităţilor şi entităţilor publice implicate în implementarea angajamentelor asumate prin negocierile pentru aderarea României la Uniunea Europeană;

–Actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale personalului din entităţile sistemului de apărare şi ordine publică, precum şi statutele corpurilor profesionale;

–Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiară a personalului care gestionează fonduri comunitare;

–Hotărârea Guvernului nr. 170/2005 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiară a personalului care gestionează fonduri comunitare.

*)Salariaţii entităţii publice trebuie să aibă cunoştinţele profesionale, competentele, atribuţiile şi Instrumentele necesare pentru a contribui la realizarea obiectului de activitate al entităţii publice.

Este stabilit prin lege ca ocuparea posturilor unei entităţi publice se face prin concurs. Acest lucru asigura premisele realizării sarcinilor entităţii de către persoane capabile şi competente, precum şi atingerea obiectivelor de viitor ale entităţii publice. Managementul entităţii publice evaluează continuu nevoile şi cerinţele acesteia, fapt care permite luarea unor decizii motivate în materie de formare, supraveghere, atribuire a sarcinilor şi de reorganizare. Conducerea poate recurge la servicii externe pentru a răspunde nevoilor care nu pot fi satisfacute cu resursele entităţii publice.

Formarea profesională poate fi axata pe acele competente care favorizează performanţele individuale şi pe abilitatile interpersonale care vizează luarea deciziilor şi învăţarea în grup.

Standard 4

FUNCŢII SENSIBILE

4.1.Descrierea standardului

Entitatea publică identifica funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politica adecvată de rotaţie a salariaţilor care ocupa astfel de funcţii.

4.2.Cerinţe generale

–În entitatea publică se întocmesc:

● inventarul funcţiilor sensibile;

● lista cu salariaţii care ocupa funcţii sensibile;

● planul pentru asigurarea rotatiei salariaţilor din funcţii sensibile, astfel încât un salariat sa nu activeze într-o astfel de funcţie, de regula, mai mult de 5 ani;

–În inventarul funcţiilor sensibile sunt reflectate, de regula, acele funcţii care prezintă risc semnificativ în raport cu obiectivele;

–Rotatia personalului se face cu efect minim asupra activităţii entităţii publice şi a salariaţilor.

4.3.Referinţe principale

–Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificările şi completările ulterioare;

–Legea nr. 188/1999 privind statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările ulterioare;

–Alte reglementări în domeniul muncii.

Standard 5

DELEGAREA

5.1.Descrierea standardului

Managerul stabileşte, în scris, limitele competentelor şi responsabilităţilor pe care le delega.

5.2.Cerinţe generale

–Delegarea de competenţa se face ţinând cont de imparţialitatea deciziilor ce urmează a fi luate de persoanele delegate şi de riscurile asociate acestor decizii;

–Salariatul delegat trebuie să aibă cunoştinţa, experienţa şi capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredinţat;

–Asumarea responsabilităţii, de către salariatul delegat, se confirma prin semnătura;

–Subdelegarea este posibila cu acordul managerului;

–Delegarea de competenţa nu exonerează pe manager de responsabilitate.

5.3.Referinţe principale

–Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare, art. 20 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite pot delega aceasta calitate inlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane împuternicite în acest scop. Prin actul de delegare ordonatorii principali de credite vor preciza limitele şi condiţiile delegării.";

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 108/2004;

–Regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice;

–Fişa postului;

–Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanţelor Publice, Direcţia generală de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a ministerului (pag. 14, pct. 2.1.2. "Delegarea de competenţa").

Standard 6

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

6.1.Descrierea standardului

Entitatea publică defineşte propria structura organizatorică, competentele, responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componenta structurală, şi informează în scris salariaţii.

6.2.Cerinţe generale

–Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie clare, coerente şi sa reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entităţii publice;

–Competenţa constituie capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea activităţilor specifice postului;

–Responsabilitatea reprezintă obligaţia de a îndeplini sarcinile şi se înscrie în limitele ariei de competenţa;

–Raportarea reprezintă obligaţia de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.

6.3.Referinţe principale*)

–Hotărârea Guvernului nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici;

–Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice.

*)În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii publice, managerul aproba structura organizatorică: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, posturi de lucru. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a acestor structuri se regaseste în statul de funcţii a entităţii. Scopul acestei acţiuni este realizarea în bune condiţii de eficienta şi eficacitate a obiectivelor entităţii.

Standard 7

OBIECTIVE

7.1.Descrierea standardului

Entitatea publică trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile entităţii, precum şi cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi sa comunice obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi

7.2.Cerinţe generale

–Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entităţii publice;

–Entitatea publică transpune obiectivele generale în obiective specifice şi în rezultate aşteptate pentru fiecare activitate şi le comunică personalului;

–Obiectivele trebuie astfel definite încât sa răspundă pachetului de cerinţe "S.M.A.R.T."*);

–Fixarea obiectivelor reprezintă atributul managementului, iar responsabilitatea realizării acestora revine atât managementului, cat şi salariaţilor;

–Multitudinea şi complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilităţilor, raspunderilor, de a asigura operativitate în cunoaşterea rezultatelor etc.

7.3.Referinţe principale**)

–Acest standard presupune ca, pentru toate obiectivele, să fie alocate resursele financiare, materiale şi umane necesare. În acest sens, Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare, prevede:

● art. 3 alin. (2): "Creditele bugetare aprobate se utilizează pentru finanţarea funcţiilor administraţiei publice, programelor, acţiunilor, obiectivelor şi sarcinilor prioritare, potrivit scopurilor prevăzute în legi şi alte reglementări [...]";

● art. 4 alin. (5): "Pentru acţiunile multianuale se înscriu în buget, distinct, creditele de angajament şi creditele bugetare";

● art. 14 alin. (1): "Cheltuielile bugetare au destinaţie precisa şi limitată şi sunt determinate de autorizările conţinute în legi specifice şi în legile bugetare anuale";

● art. 15 alin. (1): "În cazurile în care se fac propuneri de elaborare a unor proiecte de acte normative a căror aplicare atrage micşorarea veniturilor sau majorarea cheltuielilor aprobate prin buget, iniţiatorii au obligaţia sa prevadă şi mijloacele necesare pentru acoperirea minusului de venituri sau creşterea cheltuielilor [...]";

● art. 22 alin. (1): "Ordonatorii de credite au obligaţia de a angaja şi a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi destinaţiilor aprobate, pentru cheltuielile strict legate de activitatea entităţilor publice respective şi cu respectarea dispoziţiilor legale";

● art. 28 lit. f): referitor la estimarea anuală a performantelor fiecărui program care trebuie să precizeze: "acţiunile, costurile asociate, obiectivele urmărite, rezultatele obţinute şi estimate pentru anii următori, măsurate prin indicatori precisi, a căror alegere este justificată";

● art. 56 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite au obligaţia sa întocmească şi sa anexeze la situaţiile financiare anuale [...] obiectivele [...]";

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 108/2004;

–Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1159/2004 pentru aprobarea instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni;

–Legile bugetare anuale.

*)S - Precise (în limba engleze: Specific); M - Masurabile şi verificabile (în limba engleza: Measurable and verifiable); A - Necesare (în limba engleza: Appropriate); R - Realiste (în limba engleza: Realistic); T - Cu termen de realizare (în limba engleza: Time - dependent);

**)Obiectivele generale ale oricărei entităţi publice se referă la realizarea unor servicii publice de buna calitate, în condiţii de eficienta şi eficacitate maxima, astfel cum sunt prezentate aceste obiective în actul normativ care reglementează organizarea şi funcţionarea entităţii publice.

Standard 8

PLANIFICAREA

8.1.Descrierea standardului

Entitatea publică întocmeşte planuri prin care se pun în concordanta activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime.

8.2.Cerinţe generale

–Planificarea este una din funcţiile esenţiale ale managementului;

–Planificarea se referă la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Având în vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesita decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare;

–Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului;

–Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variaza în funcţie de diversi factori, precum: mărimea entităţii publice, structura decizionala a acesteia, necesitatea aprobării formale a unor activităţi etc.

–După orizontul de timp la care se referă, în general, se elaborează:

● planuri anuale;

● planuri multianuale;

–Specific planificării multianuale este stabilirea unei succesiuni de măsuri ce trebuiesc luate pentru atingerea obiectivelor.

8.3.Referinţe principale *)

–Legile bugetare anuale;

–Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare;

● Art. 4 alin. (1): "Legea bugetară anuală prevede şi autorizează, pentru anul bugetar, veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului bugetar";

● Art. 4 alin. (5): "Pentru acţiunile multianuale se înscriu în buget distinct, creditele de angajament şi creditele bugetare";

● Art. 4 alin. (6): "În vederea realizării acţiunilor multianuale ordonatorii de credite încheie angajamente legale, în limita creditelor de angajament aprobate prin buget pentru anul bugetar respectiv";

● Art. 22 alin. (2) lit. g): "Organizarea evidentei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenţi acestora.";

● Art. 32: "Ministerul Finanţelor Publice va înainta Guvernului, până la data de 1 mai, obiectivele politicii fiscale şi bugetare pentru anul bugetar pentru care se elaborează proiectul de buget şi următorii 3 ani împreună cu limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite [...]";

● Art. 34 alin. (1): "Ordonatorii principali de credite au obligaţia ca până la data de 15 iulie a fiecărui an să depună la Ministerul Finanţelor Publice propunerile pentru proiectul de buget şi anexele la acesta, pentru anul bugetar următor, cu încadrarea în limitele de cheltuieli şi estimările pentru următorii 3 ani [...];

● Art. 39 alin. (1): "Ordonatorii principali de credite vor prezenta anual programul de investiţii publice, pe clasificatia funcţională";

● Art. 39 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite vor transmite pentru fiecare obiectiv de investiţii inclus în programul de investiţii informaţii financiare şi nefinanciare";

● Art. 43, referitor la cuprinderea în buget a obiectivelor de investiţii;

● Art. 53 alin. (1) - (3), referitor la planificarea plăţii salariilor;

–Hotărârea Guvernului nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanţei de urgenta a Guvernului nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare;

● Art. 2 alin. (1): "Autoritatea contractantă are obligaţia de a stabili programul anual al achiziţiilor publice. Programul anual ai achiziţiilor publice cuprinde totalitatea contractelor de furnizare, de lucrări şi de servicii, pe care autoritatea contractantă intenţionează să le atribuie în decursul anului bugetar următor";

–Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1159/2004 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 108/2004;

–Hotărârea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spaţiile cu destinaţia de birou sau pentru activităţi colective ori de deservire ce pot fi utilizate de ministere;

–Ordonanţa Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autorităţile administraţiei publice şi entităţile publice, cu modificările ulterioare;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 63/1999 cu privire la gestionarea fondurilor nerambursabile alocate României de către Comunitatea Europeană, precum şi a fondurilor de cofinanţare aferente acestora, cu modificările şi completările ulterioare.

*)Controlul este un mecanism necesar în raport cu planificarea, în sensul existenţei unui set clar de instrumente de măsurare care să poată indica - pe de o parte - care este progresul în realizarea obiectivelor şi - pe de altă parte - acţiunile corective, atunci când este necesar.

Standard 9

COORDONAREA

9.1.Descrierea standardului.

Pentru atingerea obiectivelor, deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale entităţii publice trebuiesc coordonate, în scopul asigurării convergentei şi coerentei acestora.

9.2.Cerinţe generale

–Managementul asigura coordonarea deciziilor şi acţiunilor compartimentelor structurale ale entităţii publice;

–Atunci când necesităţile o impun, se pot organiza structuri specializate, care să sprijine managementul în activitatea de coordonare;

–Coordonarea influenţează decisiv rezultatele interactiunii dintre salariaţi în cadrul raporturilor profesionale;

–Salariaţii trebuie să ţină cont de consecinţele deciziilor lor şi ale acţiunilor lor asupra întregii entităţi publice;

–Coordonarea eficienta presupune consultări prealabile, atât în cadrul structurilor unei entităţi publice, cat şi între structurile respective.

9.3.Referinţe principale

–Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, republicată;

–Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare:

Art. 22. – (1) Ordonatorii de credite au obligaţia de a angaja şi de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi destinaţiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea entităţilor publice respective şi cu respectarea dispoziţiilor legale.

(2)Ordonatorii de credite răspund, potrivit legii, de:

a)angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor în limita creditelor bugetare repartizate aprobate potrivit prevederilor art. 21;

b)realizarea veniturilor;

c)angajarea şi utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare;

d)integritatea bunurilor încredinţate entităţii pe care o conduc;

e)organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii şi prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrare şi execuţiei bugetare;

f)organizarea sistemului de monitorizare a programului de achiziţii publice şi a programului de lucrări de investiţii publice;

g)organizarea evidentei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenţi acestora;

h)organizarea şi ţinerea la zi a evidentei patrimoniului, conform prevederilor legale.

–Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, art. 4 alin. (1): "Conducătorii entităţii publice trebuie să asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea şi perfecţionarea structurilor organizatorice, reglementărilor metodologice, procedurilor şi criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinţele generale şi specifice de control intern";

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 108/2004;

–Hotărârea Guvernului nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanţei de urgenta a Guvernului nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, art. 2 alin. (1), referitor la programul anual al achiziţiilor publice.

Standard 10

MONITORIZAREA PERFORMANTELOR*)

10.1.Descrierea standardului

Entitatea publică asigura, pentru fiecare politica şi activitate, monitorizarea performantelor, utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanti, inclusiv cu privire la economicitate, eficienta şi eficacitate.

10.2.Cerinţe generale

–Managementul trebuie să primească sistematic raportări asupra desfăşurării activităţii entităţii publice;

–Managementul evaluează performanţele, constatând eventualele abateri de la obiective, în scopul luării măsurilor corective ce se impun;

–Sistemul de monitorizare a performantei este influenţat de mărimea şi natura entităţii publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/şi a indicatorilor, de modul de acces al salariaţilor la informaţii.

10.3.Referinţe principale

–Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare:

● art. 22 alin. (2) lit. c): "angajarea şi utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare.";

● art. 22 alin. (2) lit f): "organizarea sistemului de monitorizare a programului de achiziţii publice şi a programului de lucrări şi investiţii publice.";

● art. 56 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite au obligaţia sa întocmească şi sa anexeze la situaţiile financiare anuale rapoarte anuale de performanţă, în care să se prezinte, pe fiecare program, obiectivele, rezultatele preconizate şi cele obţinute, indicatorii şi costurile asociate, precum şi situaţii privind angajamentele legale.";

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 108/2004;

–Hotărârea Guvernului nr. 925/2003 privind reorganizarea Consiliului Guvernamental pentru Monitorizarea Reformei Administraţiei Publice;

–Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1159/2004 pentru aprobarea instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni.

*)Monitorizarea performantelor - supraveghere, urmărire, de către aparatul de conducere al entităţii publice, prin intermediul unor indicatori relevanti, a performantelor activităţii aflate în coordonare.

Standard 11

MANAGEMENTUL RISCULUI*)

11.1.Descrierea standardului

Entitatea publică analizează sistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare, în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea planurilor respective.

11.2.Cerinţe generale

–Orice acţiune sau inacţiune prezintă un risc de nerealizare a obiectivelor;

–Riscurile sunt acceptabile, dacă măsurile care vizează evitarea acestora nu se justifica în plan financiar;

–Riscurile semnificative apar şi se dezvolta în special ca urmare a:

● managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea publică şi mediile în care aceasta acţionează;

● unor sisteme de conducere centralizate excesiv;

–Un sistem de control intern eficient presupune implementarea în entitatea publică a managementului riscurilor;

–Managerul are obligaţia creării şi menţinerii unui sistem de control intern sanatos, în principal, prin:

● identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea şi eficienta operaţiunilor, respectarea regulilor şi regulamentelor, încrederea în informaţiile financiare şi de management intern şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea fraudelor;

● definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;

● evaluarea probabilitatii ca riscul să se materializeze şi a mărimii impactului acestuia;

● monitorizarea şi evaluarea riscurilor şi a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor;

● verificarea raportarii execuţiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.

11.3.Referinţe principale

–Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare:

● art. 21 alin. (4): "Ordonatorii principali de credite vor repartiza, potrivit alin. (1), creditele bugetare, după reţinerea a 10% din prevederile aprobate acestora, pentru asigurarea unei executii bugetare prudente, cu excepţia cheltuielilor de personal şi a celor care decurg din obligaţii internaţionale, care vor fi repartizate integral. Repartizarea sumelor reţinute în proporţie de 10% se face în semestrul al doilea, după examinarea de către Guvern a execuţiei bugetare pe primul semestru.";

–Hotărârea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizării funcţiilor pe care le asigura ministerele şi organizaţiile neguvernamentale privind prevenirea situaţiilor de urgenta;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 108/2004;

–Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanţelor Publice, Direcţia generală de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finanţelor Publice - (pagina 82, pct. 4.4. "Controlul preventiv al unor operaţiuni cu risc ridicat".)

*)Managementul riscului - metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publică, cu costuri minime.

Managementul riscului cuprinde o gama larga de activităţi riguros definite şi organizate, plecand de la condiţiile de existenta şi obiectivele fundamentale ale entităţii publice, precum şi analiza factorilor de risc într-o concepţie de funcţionare optima şi eficienta.

Standard 12

INFORMAREA

12.1.Descrierea standardului

Entitatea publică stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecventa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât managerii şi salariaţii, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să-şi poată îndeplini sarcinile.

12.2.Cerinţe generale

–Informaţia este indispensabila unui management sanatos, unei monitorizari eficace, identificarii situaţiilor de risc în faze anterioare ale manifestării acestora;

–Cultura entităţii publice*) are o incidenţa majoră asupra cantităţii, naturii şi fiabilitatii informaţiilor, ca şi în ceea ce priveşte lărgirea gamei acestora în domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilităţilor şi obligaţiilor de raportare, obiectivelor entităţii publice, planurilor etc.;

–Informaţia trebuie să fie corecta, credibila, clara, completa, oportuna, utila, uşor de înţeles şi receptat;

–Managerul şi salariaţii trebuie să primească şi sa transmită informaţiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor;

–Informaţia trebuie să beneficieze de o circulaţie rapida, în toate sensurile, inclusiv în şi din exterior.

*)Cultura entităţii publice - forma de cultura organizaţională, ce reprezintă armonizarea valorilor individuale. În vederea orientarii lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entităţii publice. Cultura reflecta atitudinea pe care o are entitatea publică faţă de schimbare.

Într-o entitate publică cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise şi prin standarde de etica socială şi de comportare. Acestea sunt relativ stabile în timp.

În entităţile publice exista, în general, o cultura de tip normativ, în care accentul se pune pe urmărirea corecta a procedurilor, care sunt mai importante decât rezultatele. De asemenea, în acest tip de cultura organizaţională, standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate.

12.3.Referinţe principale

–Legea nr. 52/2003 privind transparenta decizionala în administraţia publică;

–Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat cu modificările şi completările ulterioare;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobării tacite, aprobată prin Legea nr. 486/2003;

–Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public;

–Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public;

–Legile bugetare anuale;

–Bugetul aprobat al fiecărei instituţii publice;

–Analize periodice asupra execuţiei bugetare;

–Analize periodice asupra documentelor a căror viza a fost refuzată de controlul financiar preventiv, precum şi asupra operaţiunilor efectuate pe propria răspundere a ordonatorului de credite;

–Ordine/decizii ale conducătorului entităţii publice.

Standard 13

COMUNICAREA

13.1.Descrierea standardului

Entitatea publică trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare interna şi externa, care să asigure o difuzare rapida, fluenta şi precisa a informaţiilor, astfel încât acestea, sa ajungă complete şi la timp la utilizatori.

13.2.Cerinţe generale

–Managerul asigura funcţionarea unui sistem eficient de comunicare;

–Prin componentele sale, sistemul de comunicare serveşte scopurilor utilizatorilor;

–Sistemul de comunicare trebuie să fie flexibil şi rapid, atât în interiorul entităţii publice, cat şi între aceasta şi mediul extern;

–Procesul de comunicare trebuie să fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, în ceea ce priveşte prelucrarea informaţiilor şi achitarea de responsabilităţi în materie de comunicare.

13.3.Referinţe principale

–Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public;

–Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001;

–Adresa pe Internet a entităţii publice;

–Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată;

–Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, republicată;

–Hotărârea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenta relaţiilor financiare dintre autorităţile publice şi întreprinderile publice, precum şi transparenta financiară în cadrul anumitor întreprinderi;

–Hotărârea Guvernului nr. 1085/2003 pentru aplicarea unor proceduri ale Legii nr. 161/2003 referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naţional;

–Hotărârea Guvernului nr. 1723/2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocratiei în activitatea de relaţii cu publicul

Standard 14

CORESPONDENTA ŞI ARHIVAREA

14.1.Descrierea standardului

Fiecare entitate publică organizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondentei astfel încât sistemul să fie accesibil managerului, angajaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare în domeniu.

14.2.Cerinţe generale

–Corespondenta trebuie să fie purtatoarea unor informaţii utile în interiorul şi în exteriorul entităţii publice;

–Corespondenta utilizează purtători diferiţi ai informatiei (hârtie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) şi se realizează prin mijloace diferite (curierul, posta, posta electronică, fax etc);

–Ponderea în care entitatea publică utilizează unul sau altul dintre purtători şi apelează la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondentei este determinata de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare interna şi/sau al terţilor, nivelul de pregătire al salariaţilor, urgenta, distanta, costul, siguranţa, restricţiile din reglementări etc;

–În funcţie de tipul de purtător şi mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenta, operaţiunile de intrare, ieşire, înregistrare şi stocare trebuiesc adaptate corespunzător, pe baza unor planuri elaborate în acest sens, astfel încât, pentru fiecare caz, să poată fi reflectate cerinţele majore privind;

● asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;

● confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;

● stocarea (arhivarea) corespondentei;

● accesul la corespondenta realizată.

14.3.Referinţe principale

–Hotărârea Guvernului nr. 1007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administraţiei publice;

–Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică;

–Hotărârea Guvernului nr. 1259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică;

–Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1998, cu modificările şi completările ulterioare;

–Hotărârea Guvernului nr. 51/2003 privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor şi/sau deţinătorilor de documente, persoane juridice, care s-au desfiinţat;

–Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petitiilor;

–Hotărârea Guvernului nr. 1349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea şi protecţia, pe teritoriul României, a corespondentei clasificate.

Standard 15

IPOTEZE, REEVALUARI

15.1.Descrierea standardului

Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate constient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformarii mediului, impune reevaluarea obiectivelor.

15.2.Cerinţe generate

–Ipotezele se formulează în legătură cu obiectivele ce urmează a fi realizate şi stau la baza fixării acestora;

–Salariaţii implicaţi în realizarea unui obiectiv trebuie să fie constienti de ipotezele formulate şi acceptate în legătură cu obiectivul în cauza;

–Ipotezele de care salariaţii nu sunt constienti reprezintă un obstacol în capacitatea de adaptare;

–Reevaluari ale nevoilor de informare - concretizate în schimbări în ceea ce priveşte informaţiile necesar a fi colectate, în modul de colectare, în conţinutul rapoartelor sau sistemelor de informaţii conexe - trebuiesc efectuate dacă se modifica ipotezele ce au stat la baza obiectivelor.

15.3.Referinţe principale

–Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 108/2004;

–Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice.

Standard 16

SEMNALAREA NEREGULARITĂŢILOR *)

16.1 Descrierea standardului

Salariaţii, deosebit de comunicările pe care le realizează în legătură cu atingerea obiectivelor faţă de care sunt responsabili, au şi posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, sa semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalari sa atragă un tratament inechitabil sau discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri.

16.2.Cerinţe generale

–Managerii trebuie să stabilească şi sa comunice salariaţilor procedurile corespunzătoare, aplicabile în cazul semnalarii unor neregularităţi;

–Managerii au obligaţia sa întreprindă cercetările adecvate, în scopul elucidarii celor semnalate şi, dacă este cazul, sa ia măsurile ce se impun;

–Salariaţii care semnaleaza, conform procedurilor, neregularităţi, de care, direct sau indirect, au cunoştinţa, vor fi protejati împotriva oricăror discriminări;

–Semnalarea neregularităţilor trebuie să aibă un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delatiune;

–Managerul trebuie să promoveze respectul faţă de lege şi spiritul de încredere.

16.3.Referinţe generale

–Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, entităţile publice şi din alte unităţi care semnaleaza încălcări ale legii;

–Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie;

–Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată;

–Legea nr. 672/2002 privind, auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare.

*)Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, în contextul aplicării valorilor culturii încrederii şi al asigurării unul mediu de moralitate în cadrul entităţii publice, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfata cu delatiunea. Pentru ca acest risc să fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe inţelegerea faptului ca, în cadrul entităţii publice, toţi salariaţii exercita diverse nivele de management şi ca au, în mod esenţial, aceleaşi obiective:

–de a realiza servicii publice de buna calitate, cu costuri minime, trebuincioase contribuabilului;

–de a-şi păstra locurile de muncă.

Într-un astfel de mediu se creează anticorpii necesari reechilibrarii sistemului, în cazul producerii unor agresiuni din interiorul sau din exteriorul entităţii publice. Dacă nu se creează astfel de anticorpi, managementul trebuie să asigure descoperirea şi înlăturarea neregularităţilor, prin dialog liber cu membrii entităţii publice. Angajaţilor le revine sarcina ca, în cazul identificarii unor dovezi în ceea ce priveşte existenta unor posibile fraude, corupţie sau orice alta activitate ce poate afecta în sens negativ interesele majore ale entităţii publice, care depăşesc nivelul de competenţa al managementului propriu, sau în cazul în care sunt implicate nivele ale acestuia, sa aducă respectivele dovezi la cunoştinţa organelor abilitate ale statului. În nici un caz un salariat care descoperă dovezi de acest gen şi acţionează pentru scoaterea lor la lumina nu trebuie sancţionat, şi nici recompensat. Acţiunea sa trebuie privită ca exercitarea unei îndatoriri profesionale.

Realizarea în practica a acestui standard se face şi cu ajutorul fisei postului.

Standard 17

PROCEDURI *)

17.1.Descrierea standardului

Pentru activităţile din cadrul entităţii publice şi, în special, pentru operaţiunile economice, aceasta elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaţilor implicaţi.

17.2.Cerinţe generale

–Entitatea publică trebuie să se asigure ca, pentru orice acţiune şi/sau eveniment semnificativ, exista o documentaţie adecvată şi ca operaţiunile sunt consemnate în documente;

–Documentaţia trebuie să fie completa, precisa şi sa corespundă structurilor şi politicilor entităţii publice;

–Documentaţia cuprinde, politici administrative, manuale, instrucţiuni operaţionale, check-lists-uri sau alte forme de prezentare a procedurilor;

–Documentaţia trebuie să fie actualizată, utila, precisa, uşor de examinat, disponibilă şi accesibila managerului, salariaţilor, precum şi terţilor, dacă este cazul;

–Documentaţia asigura continuitatea activităţii, în pofida fluctuatiei de personal;

–Lipsa documentaţiei, caracterul incomplet sau/şi neactualizarea acesteia constituie riscuri în realizarea obiectivelor;

–Întocmirea şi urmărirea executării graficului de circulaţie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea publică.

17.3.Referinţe principale

–Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 108/2004;

–Ordonanţa Guvernului nr. 79/2003 privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi a fondurilor de cofinanţare aferente utilizate necorespunzător;

–Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată:

● art. 4 alin. (1): "Conducătorul entităţii publice trebuie să asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea şi perfecţionarea structurilor organizatorice, reglementărilor metodologice, procedurilor*) şi criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinţele generale şi specifice de control intern,";

–Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificările ulterioare;

–Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor entităţilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale;

–Ordinul Preşedintelui Consiliului Concurentei nr. 136/2003 pentru punerea în aplicare a instrucţiunilor privind vânzările de terenuri şi/sau clădiri de către autorităţile publice.

*)Exista doua acceptiuni cu privire la proceduri:

–aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizări şi instrucţiuni, elaborate de către entitatea publică pentru organizarea aplicării unor reglementări de rang superior, aprobate de către conducătorul entităţii publice sau chiar de către Guvern (a se vedea, ca exemplu, art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002);

–aceea a metodelor de lucru şi a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul acestui standard - specifice pentru fiecare entitate publică, referitoare la activităţile acesteia. Aceste proceduri trebuie să fie:

● scrise, respectiv formalizate. Cunoştinţele individuale şi colective trebuie stocate şi puse în ordinea care corespunde scopurilor entităţii publice;

● simple şi specifice. Procedurile scrise se constituie în instrument de lucru, pentru ca executanţii sa cunoască normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entităţii publice;

● actualizate în mod permanent, în funcţie de evoluţia reglementărilor în materie;

● aduse la cunoştinţa executanţilor.

Standard 18

SEPARAREA ATRIBUŢIILOR

18.1.Descrierea standardului

Elementele operaţionale, şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să fie separate.

18.2.Cerinţe generale

–Separarea atribuţiilor şi -responsabilităţilor este una dintre modalităţile prin care se reduce riscul de eroare, frauda, încălcare a legislaţiei, precum şi riscul de a nu putea detecta aceste probleme;

–Prin separarea atribuţiilor se creează condiţiile ca nici o persoană sau compartiment sa nu poată controla toate etapele importante ale unei operaţiuni sau ale unui eveniment;

–Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor între mai multe persoane creează premisele unui echilibru eficace al puterilor;

–Managerii entităţilor publice în care, datorită numărului mic de salariaţi, se limitează posibilitatea de aplicare a separarii atribuţiilor şi responsabilităţilor, trebuie să fie constienti de riscuri şi sa compenseze aceasta limitare prin alte măsuri.

18.3.Referinţe principale

–Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare:

● art. 24 alin. (1): "Angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor din fonduri publice se aproba de către ordonatorul de credite, iar plata acestora se efectuează de către contabil.";

–Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată:

● art. 11: "Separarea atribuţiilor": "Persoana care exercită controlul financiar preventiv propriu nu trebuie să fie implicata, prin sarcinile de serviciu, în efectuarea operaţiunii supuse controlului financiar preventiv propriu".;

–Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanţelor Publice, Direcţia generală de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finanţelor Publice - Cap. 2 - "Actorii financiari. Principiul separarii funcţiunilor [...]";

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 108/2004.

Standard 19

SUPRAVEGHEREA*)

19.1.Descrierea standardului

Entitatea publică asigura măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în scopul realizării în mod eficace a acestora.

19.2.Cerinţe generale

–Managerul trebuie să monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura ca procedurile sunt respectate de către salariaţi în mod efectiv şi continuu;

–Controalele de supraveghere implica revizuiri în ceea ce priveşte munca depusa de salariaţi, rapoarte despre excepţii, testări prin sondaje sau orice alte modalităţi care confirma respectarea procedurilor;

–Managerul verifica şi aproba munca salariaţilor, da instrucţiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislaţia şi pentru a veghea asupra înţelegerii şi aplicării instrucţiunilor;

–Supravegherea activităţilor este adecvată, în măsura în care:

● fiecărui salariat i se comunică atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţa atribuite;

● se evaluează sistematic munca fiecărui salariat;

● se aproba rezultatele muncii obţinute în diverse etape ale realizării operaţiunii.

19.3.Referinţe principale

–Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată:

● art. 4: "Obligaţiile conducătorului entităţii publice în domeniul controlului intern; cerinţele controlului intern." [alin. (1) şi alin. (2)];

● art. 22: "Măsuri operative." alin. (1) - (9) cu privire la inspecţii;

–Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice;

–Regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice.

*)Managementul entităţilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atribuţiile ce îi revin pe linia supravegherii curente a activităţii, condiţie de exercitare a acesteia şi răspunderile şi, de asemenea, sa initieze, să aplice şi sa dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile şi eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual şi controlul ierarhic al salariaţilor.

Standard 20

GESTIONAREA ABATERILOR

20.1 Descrierea standardului

Entitatea publică se asigura ca, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor.

20.2.Cerinţe generale

–În derularea acţiunilor pot aparea circumstanţe deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care induc abateri ce nu permit derularea tranzacţiilor prin procedurile existente;

–Abaterile de la procedurile existente trebuie să fie documentate şi justificate, în vederea prezentării spre aprobare;

–Este necesară analiza periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate acţiunile, în vederea desprinderii unor concluzii de buna practica pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.

20.3.Referinţe principale

–Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată:

● art. 20: "Regimul refuzului de viza";

● art. 21: "Autorizarea efectuării unor operaţiuni pentru care se refuza viza de control financiar preventiv";

● art. 22: "Măsuri operative" (referitor la efectuarea de inspecţii de către Ministerul Finanţelor Publice, în cazurile în care exista indicii ale unor abateri de la legalitate sau regularitate în efectuarea de operaţiuni, în cazul în care este sesizat de către un contabil-şef în legătură cu efectuarea de operaţiuni pe propria răspundere a ordonatorului de credite, fără viza de control financiar preventiv etc.).

Standard 21

CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII

21.1.Descrierea standardului

Entitatea publică asigura măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, cu deosebire în cel economico-financiar.

21.2.Cerinţe generale

–Entitatea publică este o organizaţie a carei activitate trebuie să se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala întrerupere a activităţii acesteia afectează atingerea obiectivelor propuse;

–Situaţii diferite, care afectează continuitatea activităţii: mobilitatea salariaţilor; defecţiuni ale echipamentelor din dotare; disfuncţionalităţi produse de unii prestatori de servicii; schimbări de proceduri etc.;

–Pentru fiecare din situaţiile care apar, entitatea publică trebuie să acţioneze în vederea asigurării continuităţii, prin diverse măsuri, de exemplu:

● angajarea de personal în locul celor pensionaţi sau plecaţi din entitatea publică din alte considerente;

● delegarea, în cazul absentei temporare (concedii, plecari în misiune etc.);

● contracte de service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare;

● contracte de achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente din dotare;

–Existenta inventarului situaţiilor care pot conduce la discontinuitati în activitate şi a măsurilor care să prevină apariţia lor.

21.3.Referinţe principale

–Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificările ulterioare;

–Hotărârea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici;

–Hotărârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici;

–Hotărârea Guvernului nr. 1021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele măsuri în domeniul funcţiei publice;

–Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii şi alte drepturi de asigurări sociale, cu modificările şi completările ulterioare;

–Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările ulterioare.

Standard 22

STRATEGII DE CONTROL

22.1.Descrierea standardului

Entitatea publică construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a acestor strategii.

22.2.Cerinţe generale

–Exista un raport de interdependenta între strategiile, politicile şi programele elaborate pentru atingerea obiectivelor şi strategiile de control. Fără o strategie de control adecvată, creşte riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica şi programele entităţii publice şi, deci, al nerealizarii obiectivelor la nivelul exigenţelor preconizate;

–Strategiile de control sunt cu atât mai complexe şi mai laborioase cu cat fundamentarea şi realizarea obiectivelor entităţii publice sunt mai complexe şi mai dificile;

–Strategiile de control se supun conceptului de strategie, în general, acestea necesitand studii, în vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregătirii personalului de control, a îmbunătăţirii metodelor şi procedurilor de control, a modului de evaluare a controalelor etc.;

–Strategiile de control se referă şi la tipurile de control aplicabile situaţiei. În paleta larga a modalităţilor de control şi a criteriilor de clasificare a acestora, regasim:

● activităţi de control: observatia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.;

● clasificarea controlului în funcţie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj);

● clasificarea controlului în funcţie de scopul urmărit: control de conformitate; control de perfecţionare; control de adaptare etc;

● clasificarea controlului în funcţie de apartenenţa organelor de control: control propriu; control exterior;

● clasificarea controlului în funcţie de executanţi: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate;

● clasificarea controlului în funcţie de modul de execuţie: control direct; control indirect; control incrucisat;

● clasificarea controlului în funcţie de baza normativa: control normativ; control practic; control teoretic;

● clasificarea controlului în funcţie de interesul entităţii: control pentru sine; control pentru alţii;

● clasificarea controlului în funcţie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;

● clasificarea controlului în funcţie de momentul efectuării acestuia: control ex-ante; control concomitent; control ex-post;

● etc.

22.3.Referinţe principale

–Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată;

–Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;

–Strategia dezvoltării controlului financiar public intern în România;

–Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare.

Standard 23

ACCESUL LA RESURSE

23.1.Descrierea standardului

Managerul stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi informationale ale entităţii publice şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corecta a acestor resurse.

23.2.Cerinţe generale

–Restrângerea accesului, la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora;

–Severitatea restrictiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursa şi de riscul pierderilor potenţiale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilitatii bunurilor şi valorilor se au în vedere costul, riscul potenţial de pierdere sau utilizare inadecvata;

–Între resurse şi sumele înregistrate în evidente se fac comparaţii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor şi valorilor determina frecventa acestor verificări;

23.3.Referinţe principale

–Legea nr. 500/2002 privind finanţele publicei cu modificările ulterioare;

–Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, republicată;

–Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 618/2002 pentru aprobarea Precizărilor privind inventarierea bunurilor din domeniul public al statului;

–Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv;

–Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobată cu modificări prin Legea nr. 201/2003, cu modificările ulterioare;

–Legea nr. 213/1998 privind proprietatea publică şi regimul juridic al acesteia;

–Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat cu modificările şi completările ulterioare;

–Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de încasare şi utilizare a fondurilor băneşti primite sub forma donaţiilor şi sponsorizarilor de către entităţile publice;

–Legile bugetare anuale;

–Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale, republicată;

–Hotărârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plata şi de valorificare a bunurilor aparţinând entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioară;

–Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor, cu modificările şi completările ulterioare;

–Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casa;

–Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate;

–Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu;

–Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, cu modificările şi completările ulterioare.

Standard 24

VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI

24.1.Descrierea standardului

Entitatea publică instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaborează politici, planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni.

24.2.Cerinţe generale

–Managerul trebuie să asigure verificarea şi evaluarea în mod continuu a funcţionarii sistemului de control intern şi a elementelor sale. Disfunctionalitatile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin măsuri corective;

–Verificarea operaţiunilor garantează contribuţia controalelor interne la realizarea obiectivelor;

–Evaluarea eficacitatii controlului se poate referi, în funcţie de cerinţe specifice şi/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entităţii publice, fie la unele dintre acestea, opţiune care revine managerului;

–Managerul stabileşte modul de realizare a evaluării eficacitatii controlului.

24.3.Referinţe principale

–Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;

–Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată;

–Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice;

–Regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice.

Standard 25

AUDITUL INTERN

25.1 Descrierea standardului

Entitatea publică înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit, care are în structura sa auditori competenţi, a căror activitate se desfăşoară, de regula, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.

25.2.Cerinţe generale

–Auditul intern asigura evaluarea independenta şi obiectivă a sistemului de control intern al entităţii publice;

–Auditorul intern finalizează acţiunile sale prin rapoarte de audit, în care enunta punctele slabe identificate în sistem şi formulează recomandări pentru eliminarea acestora;

–Managerul dispune măsurile necesare, având în vedere recomandările din rapoartele de audit intern, în scopul eliminării punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.

25.3.Referinţe principale

–Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;

–Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, cu modificările ulterioare;

–Actul intern de aprobare a Normelor metodologice de organizare şi exercitare a auditului public intern în cadrul entităţilor publice.

Anexa 2

Entitatea publică ......................

Departamentul (Direcţia) ...............

┌───────┐

│ MODEL │

└───────┘

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ*)

..................................

..................................

COD: P.O. ........

Ediţia ..........

Revizia .........

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau,

după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

┌────┬──────────────────────────────┬───────────┬─────────┬──────┬───────────┐

│ │ Elemente privind │ Numele şi │ Funcţia │ Data │ Semnătură │

│ │ responsabilii/operaţiunea │ prenumele │ │ │ │

│ ├──────────────────────────────┼───────────┼─────────┼──────┼───────────┤

│ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

├────┼──────────────────────────────┼───────────┼─────────┼──────┼───────────┤

│1.1.│Elaborat │ │ │ │ │

├────┼──────────────────────────────┼───────────┼─────────┼──────┼───────────┤

│1.2.│Verificat │ │ │ │ │

├────┼──────────────────────────────┼───────────┼─────────┼──────┼───────────┤

│1.3.│Aprobat │ │ │ │ │

└────┴──────────────────────────────┴───────────┴─────────┴──────┴───────────┘

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

2.Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

operaţionale

┌────┬─────────────────────────┬────────────┬─────────────┬──────────────────┐

│ │ │ │ │ Data la care se │

│ │ Ediţia sau, după caz, │ Componenta │ Modalitatea │aplică prevederile│

│ │revizia în cadrul ediţiei│ revizuită │ reviziei │ ediţiei sau │

│ │ │ │ │ reviziei ediţiei │

│ ├─────────────────────────┼────────────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

├────┼─────────────────────────┼────────────┼─────────────┼──────────────────┤

│2.1.│Ediţia I │ x │ x │ │

├────┼─────────────────────────┼────────────┼─────────────┼──────────────────┤

│2.2.│Revizia 1 │ │ │ │

├────┼─────────────────────────┼────────────┼─────────────┼──────────────────┤

│2.3.│Revizia 2 │ │ │ │

├────┼─────────────────────────┼────────────┼─────────────┼──────────────────┤

│... │Revizia

│ │ │ │

├────┼─────────────────────────┼────────────┼─────────────┼──────────────────┤

│... │Ediţia a II-a │ x │ x │ │

├────┼─────────────────────────┼────────────┼─────────────┼──────────────────┤

│... │Revizia 1 │ │ │ │

├────┼─────────────────────────┼────────────┼─────────────┼──────────────────┤

│2.n.│............. │ │ │ │

└────┴─────────────────────────┴────────────┴─────────────┴──────────────────┘

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

3.Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,

revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

┌────┬──────────────┬────────┬────────────┬───────┬───────┬────────┬─────────┐

│ │ Scopul │Exemplar│Compartiment│Funcţia│Nume şi│ Data │Semnătură│

│ │ difuzării │ nr. │ │ │prenume│primirii│ │

│ ├──────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤

│ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │

├────┼──────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤

│3.1.│ aplicare │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤

│3.2.│ aplicare │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤

│... │ .... │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤

│... │ informare │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤

│... │ .... │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤

│... │ evidenţă │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤

│... │ .... │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤

│... │ arhivare │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤

│... │ .... │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤

│... │ alte scopuri │ │ │ │ │ │ │

├────┼──────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤

│3.n.│ .... │ │ │ │ │ │ │

└────┴──────────────┴────────┴────────────┴───────┴───────┴────────┴─────────┘

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

4.Scopul procedurii operaţionale

4.1.Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi

persoanele implicate;

4.2.Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării

activităţii;

4.3.Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a

personalului;

4.4.Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare

şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei;

...........................

4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaţionale.

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

5.Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

5.1.Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura

operaţională;

5.2.Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului

de activităţi desfăşurate de entitatea publică;

5.3.Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de

activitatea procedurată;

5.4.Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de

rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor

implicate în procesul activităţii.

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

6.Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

6.1.Reglementări internaţionale

-

-

-

6.2.Legislaţie primară

-

-

-

6.3.Legislaţie secundară

-

-

-

6.4.Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice

-

-

-

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

7.Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

7.1.Definiţii ale termenilor

┌────┬────────────────────┬──────────────────────────────────────────────────┐

│Nr. │ Termenul │ Definiţia şi/sau, dacă este cazul, │

│crt.│ │ actul care defineşte termenul │

├────┼────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤

│ 1.│Procedura │Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor │

│ │operaţională │paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru │

│ │ │stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea │

│ │ │realizării activităţii, cu privire la aspectul │

│ │ │procesual │

├────┼────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤

│ 2.│Ediţie a unei │Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei │

│ │proceduri │proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată │

│ │operaţionale │ │

├────┼────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤

│ 3.│Revizia în cadrul │Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau │

│ │unei ediţii │altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai │

│ │ │multor componente ale unei ediţii a procedurii │

│ │ │operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi │

│ │ │difuzate │

├────┼────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤

│... │................ │.............................. │

├────┼────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤

│ n │................ │.............................. │

└────┴────────────────────┴──────────────────────────────────────────────────┘

7.2.Abrevieri ale termenilor

┌────┬────────────────────┬──────────────────────────────────────────────────┐

│Nr. │ Abrevierea │ Termenul abreviat │

│crt.│ │ │

├────┼────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤

│ 1.│ P.O. │ Procedura operaţională │

├────┼────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤

│ 2.│ E │ Elaborare │

├────┼────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤

│ 3.│ V │ Verificare │

├────┼────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤

│ 4.│ A │ Aprobare │

├────┼────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤

│ 5.│ Ap. │ Aplicare │

├────┼────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤

│ 6.│ Ah. │ Arhivare │

├────┼────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤

│... │ .... │ ........ │

├────┼────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤

│ n │ .... │ ........ │

└────┴────────────────────┴──────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

8.Descrierea procedurii operaţionale

8.1.Generalităţi

8.2.Documente utilizate

8.2.1.Lista şi provenienţa documentelor

8.2.2.Conţinutul şi rolul documentelor

8.2.3.Circuitul documentelor

8.3.Resurse necesare

8.3.1.Resurse materiale

8.3.2.Resurse umane

8.3.3.Resurse financiare

8.4.Modul de lucru

8.4.1.Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

8.4.2.Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

8.4.3.Valorificarea rezultatelor activităţii

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

9.Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

┌────┬───────────────────────────────────────────┬───┬───┬───┬───┬───┬───┬───┐

│Nr. │ Compartimentul (postul)/ │ I │II │III│IV │ V │ VI│...│

│crt.│ acţiunea (operaţiunea) │ │ │ │ │ │ │ │

├────┼───────────────────────────────────────────┼───┼───┼───┼───┼───┼───┼───┤

│ │ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │...│

├────┼───────────────────────────────────────────┼───┼───┼───┼───┼───┼───┼───┤

│ 1 │ a │ E │ │ │ │ │ │ │

├────┼───────────────────────────────────────────┼───┼───┼───┼───┼───┼───┼───┤

│ 2 │ b │ │ V │ │ │ │ │ │

├────┼───────────────────────────────────────────┼───┼───┼───┼───┼───┼───┼───┤

│ 3 │ c │ │ │ A │ │ │ │ │

├────┼───────────────────────────────────────────┼───┼───┼───┼───┼───┼───┼───┤

│ 4 │ d │ │ │ │Ap.│ │ │ │

├────┼───────────────────────────────────────────┼───┼───┼───┼───┼───┼───┼───┤

│ 5 │ e │ │ │ │ │Ap.│ │ │

├────┼───────────────────────────────────────────┼───┼───┼───┼───┼───┼───┼───┤

│ 6 │ f │ │ │ │ │ │Ah.│ │

├────┼───────────────────────────────────────────┼───┼───┼───┼───┼───┼───┼───┤

│... │

│ │ │ │ │ │ │...│

├────┼───────────────────────────────────────────┼───┼───┼───┼───┼───┼───┼───┤

│ n │ z │ │ │ │ │ │ │...│

└────┴───────────────────────────────────────────┴───┴───┴───┴───┴───┴───┴───┘

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

10.Anexe, înregistrări, arhivări

┌─────┬───────────┬──────────┬──────┬─────────┬────────┬────────────┬────────┐

│ Nr. │ Denumirea │Elaborator│Aprobă│Număr de │Difuzare│ Arhivare │ Alte │

│anexă│ anexei │ │ │exemplare│ ├───┬────────┤elemente│

│ │ │ │ │ │ │Loc│Perioadă│ │

├─────┼───────────┼──────────┼──────┼─────────┼────────┼───┼────────┼────────┤

│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │

├─────┼───────────┼──────────┼──────┼─────────┼────────┼───┼────────┼────────┤

│ 1 │ │ │ │ │ │ │ │ │

├─────┼───────────┼──────────┼──────┼─────────┼────────┼───┼────────┼────────┤

│ 2 │ │ │ │ │ │ │ │ │

├─────┼───────────┼──────────┼──────┼─────────┼────────┼───┼────────┼────────┤

│

│ │ │ │ │ │ │ │ │

├─────┼───────────┼──────────┼──────┼─────────┼────────┼───┼────────┼────────┤

│ n │ │ │ │ │ │ │ │ │

└─────┴───────────┴──────────┴──────┴─────────┴────────┴───┴────────┴────────┘

┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Entitate publică │ Procedura operaţională │ Ediţia ........ │

│ ..................... │ ....................... │ Nr. de ex. .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Revizia ....... │

│ │ │ Nr. de ex. .... │

│ Departamentul (Direcţia)│ Cod: P.O. ...... ├────────────────────────┤

│ ..................... │ │ Pagina

din .... │

│ │ ├────────────────────────┤

│ │ │ Exemplar nr. ...... │

└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘

11.Cuprins

┌────────────────────┬────────────────────────────────────────────────┬──────┐

│ Numărul componentei│ Denumirea componentei din cadrul │Pagina│

│în cadrul procedurii│ procedurii operaţionale │ │

│ operaţionale │ │ │

├────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┼──────┤

│ │Coperta │ │

├────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┼──────┤

│ 1. │Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea│ │

│ │şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei │ │

│ │în cadrul ediţiei procedurii operaţionale │ │

├────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┼──────┤

│ 2. │Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul │ │

│ │ediţiilor procedurii operaţionale │ │

├────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┼──────┤

│ 3. │Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează│ │

│ │ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei│ │

│ │procedurii operaţionale │ │

├────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┼──────┤

│ 4. │Scopul procedurii operaţionale │ │

├────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┼──────┤

│ 5. │Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale │ │

├────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┼──────┤

│ 6. │Documentele de referinţă (reglementări) │ │

│ │aplicabile activităţii procedurate │ │

├────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┼──────┤

│ 7. │Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi │ │

│ │în procedura operaţională │ │

├────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┼──────┤

│ 8. │Descrierea procedurii operaţionale │ │

├────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┼──────┤

│ 9. │Responsabilităţi şi răspunderi în derularea │ │

│ │activităţii │ │

├────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┼──────┤

│ 10. │Anexe, înregistrări, arhivări │ │

├────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┼──────┤

│ 11. │Cuprins │ │

└────────────────────┴────────────────────────────────────────────────┴──────┘

PRECIZĂRI

cu privire la modelul de procedură operaţională

A. Precizări generale

a.1) Prezenta procedură operaţională este un model.

Modelul prezentat completează segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activităţile entităţilor publice în domeniul dezvoltării sistemelor de management financiar şi control, procedurile operaţionale fiind cunoscute în practică şi sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri formalizate etc.

a.2) Entităţile publice, în funcţie de mărimea entităţii, de politica adoptată cu privire la sistemul propriu de management financiar şi control, de gradul de dotare, de tipurile de activităţi şi complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedură operaţională în forma prezentată, în forme completate şi îmbunătăţite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, după modelul altor ghiduri întâlnite în practica domeniului, cu precizarea că, indiferent de forma adoptată, trebuie avute în vedere prevederile Standardului de control intern nr. 17 "Proceduri", prezentat în anexa nr. 1 la ordin.

a.3) Pentru o bună gestionare a elaborării, aprobării şi aplicării procedurilor operaţionale, conducătorii entităţilor publice trebuie să asigure derularea tuturor acţiunilor privind elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemelor de management financiar şi control, dispuse la art. 2, 3 şi 4 din ordin.

a.4) Procedurile trebuie elaborate, aprobate şi aplicate în condiţiile cunoaşterii şi respectării regulilor de management constituite în cele 25 de standarde de control prevăzute în anexa nr. 1 la ordin.

Indiferent de activitatea la care se referă, o procedură operaţională poartă amprenta fiecărui standard de control, din oricare dintre cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial, respectiv mediul de control, performanţa şi managementul riscului, informarea şi comunicarea, activităţile de control, auditarea şi evaluarea.

a.5) Condiţiile esenţiale ale procedurilor operaţionale stabilesc, printre altele, că acestea trebuie să fie scrise şi formalizate pe suport hârtie şi/sau electronic, simple şi specifice pentru fiecare activitate, actualizate în mod permanent şi aduse la cunoştinţă executanţilor şi celorlalţi factori interesaţi.

a.6) În măsura în care dotarea tehnică şi pregătirea personalului permit, operaţiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operaţionale se pot derula şi prin utilizarea sistemelor informatice.

B. Precizări privind componentele modelului de procedură operaţională

b.1) Precizări comune componentelor

b.1.1) Datele de identificare din cartuşul de capăt se trec pe fiecare pagină, cu modificările cerute de rubrici, acolo unde este cazul.

b.1.2) Denumirea procedurii operaţionale şi codul acesteia se stabilesc în cadrul fiecărei entităţi publice şi trebuie să reflecte activitatea procedurată şi locul acesteia în sistemul de codificare utilizat.

b.1.3) Ediţiile se numerotează cu cifre române, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.

b.1.4) Orice modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură, cu efect asupra activităţii procedurate, determină revizia sau, după caz, elaborarea unei noi ediţii pentru procedura operaţională respectivă.

b.1.5) În măsura în care este posibil, se asigură pagină distinctă pentru fiecare componentă a procedurii operaţionale.

b.2) Precizări specifice componentelor

b.2.1) Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale (componenta 1):

–responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaţiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de decizie internă a conducătorului entităţii publice;

–când una sau mai multe dintre operaţiuni se realizează, conform deciziei, de către un grup sau o comisie, în listă se cuprind toţi membrii grupului sau ai comisiei.

b.2.2) Cu privire la Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale (componenta 2):

–se cuprind, în ordine cronologică, toate ediţiile şi, respectiv, reviziile în cadrul ediţiilor;

–când se realizează o nouă ediţie a procedurii operaţionale, coloanele nr. 2 şi 3, privind componenta revizuită, precum şi modalitatea reviziei, nu se completează;

–coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveşte acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operaţionale;

–la fixarea datei de la care se aplică prevederile noii ediţii sau revizii (coloana nr. 4) se are în vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea şi studierea acesteia de către aplicatori.

b.2.3) Cu privire la Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale (componenta 3):

–coloana nr. 1 (Scopul difuzării) are în vedere faptul că oricare compartiment/persoană a cărui/cărei activitate intră sub incidenţa aplicării, informării, evidenţei, arhivării sau este în alte scopuri în legătură cu procedura respectivă trebuie să aibă la dispoziţie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizării prin noi ediţii sau revizii.

b.2.4) Cu privire la Scopul procedurii operaţionale (componenta 4):

–entitatea publică, spre deosebire de scopurile considerate generale şi prezentate ca exemple în modelul procedurii operaţionale la această componentă, identifică şi înscrie scopurile specifice în cazul fiecărei proceduri operaţionale elaborate, ţinând cont de rolul, locul, importanţa, precum şi de alte elemente privind activitatea procedurată; de exemplu, în cazul unei activităţi de aprovizionare, unul dintre scopurile specifice ale procedurii operaţionale este şi acela al descrierii, identificării şi asigurării necesarului de produse şi servicii.

b.2.5) Cu privire la Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (componenta 5):

–această componentă se bazează pe colaborarea dintre compartimentele entităţii publice, astfel încât la fixarea şi definirea activităţii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activităţi (pct. 5.2 şi 5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea respectivă (pct. 5.4) să fie eliminată orice situaţie de suprapunere de activităţi, de activităţi necuprinse în procesul de analiză şi elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuţii între compartimente, de atribuţii pentru care nu au fost fixate responsabilităţi etc.;

–de exemplu, în cazul unei proceduri operaţionale privind raportarea numărului de personal şi a veniturilor salariale se recomandă:

–prezentarea activităţii de raportare a datelor privind numărul de personal şi veniturile salariale ale acestuia (pct. 5.1);

–delimitarea acesteia, în special de alte activităţi de raportare, cum ar fi cele financiare, cele privind achiziţiile etc. (pct. 5.2);

–nominalizarea activităţilor privind organizarea concursurilor, examenelor de angajare sau de întocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca activităţi furnizoare de informaţii către activitatea de raportare a numărului de personal şi a veniturilor salariale, sau nominalizarea activităţii de elaborare a rapoartelor de sinteză, pe ansamblul entităţii publice, care se bazează pe informaţiile primite de la activitatea procedurată (pct. 5.3);

–nominalizarea, ca furnizoare de date, a compartimentului/persoanei cu atribuţii/sarcini de organizare a concursurilor/examenelor de angajare, a direcţiilor/serviciilor la nivelul cărora se întocmesc pontajele, a compartimentului/persoanei care elaborează statele de salarii etc. sau a compartimentului de sinteză, ca beneficiar de informaţii. Se nominalizează ca fiind implicate în procesul activităţii persoana/biroul/serviciul cu sarcina evidenţei personalului şi a stabilirii drepturilor salariale ale acestuia (pct. 5.4).

b.2.6) Cu privire al Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate (componenta 6):

–această componentă priveşte, în special, listarea documentelor cu rol de reglementare faţă de activitatea procedurată;

–este necesar să fie cunoscute şi respectate toate reglementările care guvernează fiecare activitate;

–gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementărilor, unde: reglementările internaţionale în legătură cu domeniul respectiv sunt cele la care România este parte; legislaţia primară se referă la legi şi la ordonanţe ale Guvernului; legislaţia secundară are în vedere hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuţii de reglementare şi care sunt emise în aplicarea legilor şi/sau a ordonanţelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice (legislaţie terţiară), se referă la instrucţiuni, precizări, decizii, ordine sau altele asemenea şi au efect asupra activităţii procedurate.

b.2.7) Cu privire la Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională (componenta 7):

–se va urmări definirea acelor termeni care: reprezintă element de noutate; sunt mai puţin cunoscuţi; prezintă sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.;

–se recomandă precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineşte termenul în cauză;

–se va avea în vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituţii etc.) utilizaţi cu mai mare frecvenţă în textul procedurii operaţionale şi/sau care, în urma acestei acţiuni, permit o înţelegere şi utilizare mai uşoară a procedurii;

–se recomandă ca ordinea în care se înscriu atât definiţiile termenilor în tabelul 7.1, cât şi abrevierile termenilor în tabelul 7.2, să fie aceea dată de prima apariţie în textul procedurii operaţionale a termenului definit sau abreviat, după caz;

–în tabelele 7.1 şi 7.2 din modelul de procedură operaţională au fost definiţi şi, respectiv, abreviaţi, pentru exemplificare, termeni utilizaţi în model.

b.2.8) Cu privire la Descrierea procedurii operaţionale (componenta 8):

–această componentă reprezintă, în fapt, esenţa procedurii operaţionale. În acelaşi timp este şi acea componentă care nu este generalizabilă prin model de procedură decât în termeni foarte largi. Componenta este dependentă, în mod direct, de condiţiile concrete în care se desfăşoară activitatea respectivă în cadrul entităţii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi pregătirea profesională a salariaţilor şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management financiar şi control. Cele câteva puncte şi subpuncte, enumerate la această componentă în prezentul model de procedură operaţională, recomandă una din multitudinea de posibilităţi de descriere a acestei componente;

–la "Generalităţi" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activităţii. Se va evita repetarea acelora deja abordate în cadrul celorlalte componente ale procedurii operaţionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaţionale (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referinţă aplicabile activităţii procedurate (prezentate la componenta 6). De exemplu, în cazul unei proceduri operaţionale privind activitatea de aprovizionare, la "Generalităţi" se poate menţiona că aceasta urmăreşte descrierea clară a produsului/serviciului de achiziţionat, verificarea şi aprobarea documentelor utilizate în procesul de aprovizionare, relaţiile cu furnizorii/prestatorii, recepţia produsului/serviciului aprovizionat, păstrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se pot prezenta principiile generale aplicabile activităţii, cum ar fi: transparenţa, egalitatea şanselor potenţialilor furnizori/prestatori, legalitatea, imparţialitatea, confidenţialitatea etc.;

–la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, în principal, cele de natura formularelor, dar şi manuale, instrucţiuni operaţionale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizează informaţii necesare derulării activităţii, contribuie la prelucrarea de date în cadrul procesului sau transmit rezultatele obţinute altor utilizatori. De reţinut că documentele trebuie să fie actualizate, utile, precise, uşor de examinat, disponibile şi accesibile managerului, salariaţilor şi terţilor, dacă este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 şi 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putând fi comasate sau detaliate în funcţie de amploarea, volumul, diversitatea şi complexitatea documentelor respective;

–la "Lista şi provenienţa documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are în vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea şi actualizarea acestora, a codurilor de identificare, dacă este cazul, a regimului informaţiilor conţinute etc. În această listă se nominalizează şi documentele interne de această natură, emise şi utilizate în cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, între compartimentele entităţii publice;

–la "Conţinutul şi rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate în forma completă, anexând la procedură modele ale documentelor, instrucţiuni de completare a acestora şi menţiuni referitoare la rolul lor;

–subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are în vedere compartimentele/persoanele la care trebuie să circule documentele în procesul de realizare a activităţii, precum şi operaţiunile ce se efectuează în legătură cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoană pe la care circulă. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activităţii să fie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul entităţii publice. Se recomandă utilizarea reprezentării grafice a circuitului documentelor;

–pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvoltă pe structura clasică a acestora, respectiv resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) şi, respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De menţionat că structura resurselor este foarte sensibilă faţă de activitatea la care ne referim; la unele activităţi resursa necesară preponderentă este cea materială, iar la altele este preponderentă resursa umană sau resursa financiară ori combinaţii ale acestora;

–subpct. 8.3.1 "Resursa materială" se dezvoltă pe elementele de logistică: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, reţea, imprimantă, posibilităţi de stocare a informaţiilor etc., dar şi pe elemente de altă natură, dacă specificul activităţii o impune. De exemplu, în cazul unei entităţi publice cu activitate de teren intensă, cu deplasări auto frecvente, activitatea de transport capătă o conotaţie distinctă, iar procedura operaţională aferentă, la resursa materială, va trebui să reflecte parcul auto, fapt care, în acest caz, va da greutate sporită acestui tip de resursă, în comparaţie cu resursa umană sau financiară;

–subpct. 8.3.2 "Resursa umană" fixează compartimentul/compartimentele şi/sau persoana/persoanele din cadrul entităţii publice care sunt implicate, prin atribuţiile/sarcinile de serviciu, în realizarea activităţii procedurate;

–subpct. 8.3.3 "Resursa financiară" are în vedere prevederea în buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile necesare desfăşurării activităţii, acoperirea contravalorii serviciilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat în activitatea respectivă etc.), dar şi a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activităţi. De exemplu, în situaţia unei activităţi de achiziţie, resursa financiară trebuie să reflecte sumele din buget aferente programului de achiziţii al entităţii publice;

–pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus în procedura operaţională, numai prin aportul salariaţilor implicaţi direct în acea activitate;

–subpct. 8.4.1 "Planificarea operaţiunilor şi a acţiunilor activităţii" se sprijină, pe de o parte, pe acţiunile identificate, aşa cum sunt ele listate în cadrul tabelului de la componenta 9 "Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii", iar pe de altă parte, pe o bună cunoaştere şi stăpânire a cerinţelor generale şi a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8 "Planificarea" şi a Standardului de control intern nr. 11 "Managementul riscului", prezentate în anexa nr. 1 la ordin. Acţiunile analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate şi a măsurilor de limitare a efectului acestora, a condiţiilor de eficienţă şi legalitate impuse, puse în corelaţie şi într-o succesiune logică şi cronologică, constituie în fapt instrumentul de planificare cuprins în procedura operaţională pentru activitatea analizată. Un exemplu în acest sens poate fi considerat Cadrul general al proiectelor de operaţiuni supuse vizei de control financiar preventiv, anexa nr. 1 la Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003

, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cadrele specifice ale proiectelor de operaţiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, ca activitate de sine-stătătoare, documente elaborate şi aprobate la nivelul fiecărei entităţi publice;

–subpct. 8.4.2 "Derularea operaţiunilor şi acţiunilor" reflectă programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate în realizarea activităţii, în care acesta/aceasta uzează de toate instrumentele specifice şi acţionează corespunzător prevederilor din procedura operaţională şi, în special, celor din instrumentul de planificare a activităţii. Se recomandă cuprinderea în procedura operaţională, sub formă tabelară, a modului de operare, unde pe verticală se pot cuprinde etapele ce se derulează în legătură cu activitatea respectivă, iar pe orizontală se precizează intrările de informaţii (de la cine? ce?), operaţiunile, acţiunile/prelucrările, completările etc., ce au loc faţă de datele intrate, instrumentele utilizate în acest scop, ieşirile de rezultate (care? către cine? etc.). Recomandăm ca exemplu de instrument utilizat în derularea unei activităţi consultarea modelelor privind listele de verificare (check-lists) a proiectelor de operaţiuni prezentate la viză în cadrul activităţii de control financiar preventiv propriu, modele aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 912/2004

pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003

, cu modificările ulterioare;

–subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activităţii" poate fi orientat către mai multe direcţii, ca de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanţă asociaţi activităţii; furnizarea datelor şi informaţiilor cu privire la rezultatele activităţii către beneficiarii acestora; identificarea măsurilor de îmbunătăţire etc.

b.2.9) Cu privire la Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii (componenta 9):

–se va urmări identificarea tuturor acţiunilor care au loc în legătură cu activitatea procedurată, precum şi fixarea acestora pe compartimentele (posturile) cărora le revin responsabilităţile şi/sau, după caz, răspunderile faţă de acestea;

–se recomandă cuprinderea acţiunilor în tabel, pe cât posibil, în ordinea logică a desfăşurării lor, iar a compartimentelor (posturilor), în ordinea intervenţiei în proces;

–în tabelul 9 din modelul de procedură operaţională, compartimentele (posturile) au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., acţiunile (operaţiunile), cu a, b, c, ..., iar responsabilităţile/răspunderile, cu abrevierile regăsite în tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observăm, de exemplu, că operaţiunea a este o operaţiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operaţiunea c este o operaţiune de aprobare A, în răspunderea postului III; acţiunea f este o acţiune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.

b.2.10) Cu privire la Anexe, înregistrări, arhivări (componenta 10):

–este necesar ca procedura operaţională să cuprindă în anexe toate instrumentele relevante, prezentate în cadrul celorlalte componente ale acesteia, şi care sunt aplicabile în realizarea activităţii;

–pentru o mai bună ordonare şi evidenţă a anexelor, se recomandă întocmirea tabelului prezentat la componenta 10 din model.

Anexa 2 a fost introdusă de pct. 5 al art. I din ORDINUL nr. 1.389 din 22 august 2006, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 771 din 12 septembrie 2006, având conţinutul anexei din acest act normativ.